Code of Conduct FAQ. Qu est-ce que le Code of Conduct? Pourquoi B. Braun doit-elle se doter d un Code of Conduct?

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1 Code of Conduct FAQ Qu est-ce que le Code of Conduct? Le Code of Conduct est un code de conduite qui s applique à tous les collaborateurs de B. Braun. Il comprend dix principes qui doivent être suivis par les collaborateurs. Le respect de ces principes offre la plus grande sécurité possible pour un comportement conforme au droit (compliance). Le Code of Conduct concerne tout un chacun, des ouvriers aux membres du directoire. Pourquoi B. Braun doit-elle se doter d un Code of Conduct? Entreprise familiale responsable, B. Braun a la réputation d agir avec la plus grande correction éthique et dans le plus strict respect de la loi. A travers les règles du Code of Conduct, B. Braun impose à tous ses collaborateurs d adopter un comportement conforme au droit. Ce cadre fournit les repères nécessaires à un tel comportement. Par ailleurs, les Code of Conduct ont une longue tradition dans d autres pays et sont perçus comme un complément utile aux instruments juridiques et sociaux existants.

2 Sur quoi le Code of Conduct est-il basé? Le directoire a défini les dix lignes directrices des activités de B. Braun dans la stratégie du groupe. L une d elles est l engagement volontaire de pratiquer la compliance. Le Code of Conduct, qui se base sur les législations fondamentales applicables internationalement, fixe les conditions cadres nécessaires pour ce faire. Ce code de conduite fournit donc les bases d un comportement conforme au droit. Il va de soi que les collaborateurs doivent également se référer aux législations locales en vigueur. Que faut-il entendre par «compliance»? Traduit littéralement, le terme «compliance» signifie «conformité au droit». Pour garantir cette conformité au droit, il faut respecter les lois en vigueur. Suffit-il de respecter le Code of Conduct pour garantir la compliance? Les collaborateurs de B. Braun peuvent garantir la compliance nécessaire dans leur domaine de travail spécifique en suivant les principes décrits dans le Code of Conduct. Les dix principes énoncés ne permettent néanmoins pas de couvrir l ensemble des cas. C est la raison pour laquelle les collaborateurs peuvent faire appel au Compliance Officer local s ils ont la moindre question. Comment les contenus du Code of Conduct sont-ils mis en œuvre dans la pratique? Outre une large communication des directives au sein de l entreprise, les collaborateurs de B. Braun reçoivent également une formation pour les y familiariser. Un grand programme est prévu pour communiquer de manière intelligible les contenus du Code of Conduct. En outre, le Compliance Officer local et un éventuel Compliance Committee local aident les collaborateurs à mettre en pratique les principes du Code of Conduct.

3 Quelle influence la compliance ou la non-compliance a-t-elle sur l évolution des activités? La base de toutes les relations commerciales de B. Braun est un comportement irréprochable d un point de vue juridique et éthique. Le Code of Conduct fixe le cadre obligatoire de cet engagement volontaire dans le cadre des règles légales. D un point de vue organisationnel aussi, la compliance constitue donc la base d un développement durable des activités. La compliance est dès lors un facteur déterminant d une évolution positive des activités. Comment doivent se comporter les collaborateurs qui ne savent pas avec certitude s ils suivent ou non le Code of Conduct? B. Braun encourage une communication ouverte ; les supérieurs ont donc l obligation d aider leurs collaborateurs à mettre en œuvre le Code of Conduct. Dans un premier temps, il s agit d écarter tout doute à propos du respect du Code of Conduct en discutant avec le supérieur hiérarchique. S il reste des questions, on peut, dans un second temps, s adresser au Compliance Officer local. Comment doivent se comporter les collaborateurs qui ne savent pas avec certitude si tous les processus de leur domaine de travail sont «compliants»? Quand un collaborateur craint que ce qu il fait ou projette de faire pourrait éventuellement être en conflit avec le Compliance Management System de B. Braun, il peut s adresser à tout moment, par téléphone ou par , aux interlocuteurs locaux en matière de gestion de la compliance. Il est également possible de transmettre une demande ou de signaler un problème par courrier interne. Il va sans dire que tous les signalements et demandes sont traités de manière confidentielle. Que risquent les collaborateurs qui violent un ou plusieurs points du Code of Conduct? Les décisions varient d un cas à l autre et ne peuvent pas être généralisées. Toute violation sera poursuivie.

4 A qui les collaborateurs peuvent-ils adresser les questions qu ils se posent à propos du Code of Conduct ou de la compliance? Si vous avez des questions sur les thèmes abordés, les collaborateurs de B. Braun peuvent compter sur l aide de leurs supérieurs hiérarchiques et du Compliance Officer local. Les personnes de contact du Compliance Management System peuvent également être contactées. Comment signaler un problème dans le système d alerte? Il est possible de signaler un problème au Compliance Office par divers canaux : par courrier, téléphone et (coordonnées). Pour tous les signalements, il est important de répondre clairement aux questions suivantes : 1. Qui? Un signalement doit clairement indiquer qui est l expéditeur du signalement. Une communication en bonne et due forme ne pourra être menée que si l expéditeur est clairement identifiable. Les signalements anonymes sont régis par les règles exceptionnelles décrites à la fin des questions. 2. Quoi? Le collaborateur qui signale un problème doit en indiquer l objet. Vous voudrez bien tenir compte du fait que les Compliance Officers ont besoin de connaître les faits dans leur intégralité. Il se peut que d autres informations encore doivent être communiquées. C est pourquoi il est souvent utile que votre signalement ne soit pas anonyme car cela facilite la demande d informations complémentaires. Les contenus qui ne se prêtent pas à un signalement sont mentionnés au point «Quels contenus ne peuvent pas être signalés dans le système d alerte?». 3. Quand? Il est important de délimiter clairement dans le temps le fait décrit, de manière à pouvoir préciser les responsabilités et le contexte. Le signalement doit être effectué sans délai (dans les jours qui suivent de manière générale). On ne peut réagir que de manière limitée aux incidents qui remontent loin dans le passé. 4. Où? Le lieu concerné par le signalement doit être formulé le plus précisément possible. Ayez soin, dans la mesure du possible, d indiquer le pays, le lieu, le site, la division et le département. Signalements anonymes Les signalements anonymes divergent du schéma décrit ci-dessus. Pour signaler un problème anonymement, vous voudrez bien utiliser un compte d empêchant toute identification personnelle, par exemple une adresse que vous avez créée sous un nom fantaisiste, chose extrêmement facile à faire auprès de services de messagerie privés. Pour la rédaction du signalement, il convient d insister sur la question QUOI (voir point 2 ci-dessus). Concernant les indications de lieu et de temps, vous devez prendre garde à ne fournir aucune information qui permette éventuellement de remonter jusqu à vous. Il se peut néanmoins que des précisions doivent vous être demandées. Nous vous prions dès lors de bien vouloir consulter régulièrement le compte d anonyme que vous avez créé, de façon à pouvoir garder le contact, même sur base anonyme. Nous garantissons pour tous les signalements via le système d alerte le plus haut degré de protection des données et des droits de la vie privée. Merci d avance pour votre soutien!

5 Quels contenus ne peuvent pas être signalés dans le système d alerte? Le système d alerte sert à examiner des questions en rapport avec la compliance et le Code of Conduct de B. Braun. Toute mise en cause ou dénonciation d un collaborateur pour des motifs personnels ou politiques constitue une utilisation abusive et punissable de ce système. B. Braun Medical SA Corporate Communications 6204 Sempach ZB1844_