PROCESSUS DE FACTURATION

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Salomé Sauvé
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1 PS S 003 REV. : B DATE : 26/09/2005 Page 1 / 8 PROCESSUS DE FACTURATION 1. Caractéristiques du processus Représentation graphique ( voir page suivante) Contrôle des factures S-INTER Codification des n de factures : Enregistrement de la facture Diffusion de la facture Archivage des factures S-INTER Relances Réception d'une facture fournisseur Paiement d'une facture fournisseur Synthèse des modifications successives : Annexe 1 : Relance Annexe 2 : Relance Annexe 3 : Mise en demeure Annexe 4 : Déclaration de danger de sinistre Annexe 5 : Liste des litiges Annexe 6 : Bordereau de remise de cheque Annexe 7 : Echeancier fournisseurs... 9 REV A B DATE D APPLICATION 28/10/2004 Nom REDACTEUR S. STROOBANT Nom VERIFICATEUR MF CUEGNET Nom APPROBATEUR JC. CHARLES S. STROOBANT M. LAUNE JC CHARLES C D E

2 Page 2 / 8 1. Caractéristiques du processus Intitulé Finalité Référence Eléments d entrée Eléments de sortie Ressources Processus de facturation Gerer et assurer/obtenir le paiement des prestations réalisées dans le meilleur délai Gerer le paiement des fournisseurs Norme : ISO 9001v manuel qualité S-INTER Relevé de facturation Le dossier technique La base de données la reclamation du client La facture du fournisseur Le reglement des factures client Le marche (voir plans qualité) la commande Le tableau de commandes ou d'engagements de dépenses La facture Le justificatif de facturation : rapport technique, tableau récapitulatif,..) La base de données mise à jour le rapport mensuel ( pour Canon) les relances (factures impayées) Le paiement des factures fournisseurs La validation du marché (voir plans qualité) L'acceptation de la commande Le tableau de factures humaines : Directeur financier: (voir définitions de fonction) administrative si possible avec 2 ans d'expérience matérielles : Bureau avec téléphone Ordinateurs avec logiciels bureautique et de gestion Armoires de rangement Documents : un plan comptable Pilote du processus Directeur des opérations 6 mois Revue Indicateurs Objectifs Balance agé des factures en dépassement de paiement Un maximum de reglements reçus à la date d'échéance. Progression de % Nombre de reclamations des clients Nombre de reclamations en baisse Nombre de litiges (après 3 relances pour factures impayées) Nombre de litige en baisse Nombre de report d'échéance dû à des dossiers incomplèts Nombre de report d'échéance en baisse Nombre de relances fournisseurs pour raison de factures Nombre de relances en baisse non-payées reçues en recommandé. 2. Représentation graphique ( voir page suivante)

3 PS S 003 rev. B - PROCESSUS DE FACTURATION Fonctions - Acteurs Documents de référence Facturation clients Réception relevé de facturation OU dossier technique Processus de réalisation Facturation Site Facturation Service ADMIN Edition facture Base de données Logiciel traitement de texte Edition facture CLIENT Service ADMIN Service ADMIN Envoi facture Envoi facture ARCHIVE Rangement par mois Enrégistrement Facture Client Réception paiement Enregistrer le paiement Logiciel comptable Re mise de checque ou Comptable Date d'échéance dépassé et Paiement reçu? logiciel comptable relances téléphoniques NON Suivi balance agée PS S 003 Relance 1 (courrier) Relance 2 (courrier) Intervention du chef de département conçerné Mise en demeure Prise de décision par chef de département conçerné Litige Envoi du dossier à l'assurance crédit Paiement par client Avoir remboursement par l'assurance ouverture d'une fiche de non-conformité (si nécessaire) Réclamation client Transfert au département concerné. Analyse ou chef de département Réponse au client exemplaire original Facturation fournisseurs Réception factures fournisseurs Fournisseurs Processus ACHATS scanner Logiciel comptable IAQ 092 Enrégistrement des factures BL + Commande Rapprocher BL + Commande + copie de la facture chef de dépt. ou resp. logistique LITIGE Pilote du processus IAQ 074 : Tableau d'engagement de dépenses Completer le tableau d'engagement de dépenses (=Tableau des factures non-parvenus) Se cré taire Tous le s processus Classement par mois par n Duplicata pour site demandeur Bon à Vérification Facture payer OK! Distribuer la facture (= 2e exemplaire ou copie) Dossier complet? Transmission au siège social logiciel comptable échéancier fournisseurs Oui NON Attente date d'échéance Report échéance Analyse & décision Informer le fournisseur NON Date d'échéance et dossier présent? NON dossier absent Oui dossier approuvé Paiement factures + Service Qualité Page 3 Rangement et Archivage par site/mois Présentation au DAF pour approbation Dossier refusé Décision du DAF + report d'échéance Bordereau de reglement

4 Page 4 / 8 3. Contrôle des factures S-INTER Chaque facture est contrôlée. On vérifie notamment : La conformité des informations sur la facture par rapport aux exigences du client qui ont été acceptées dans le cadre de la revue de contrat. La conformité de la facture selon le rapport d'intervention ou du BL qui a été établi, La conformité du montant et des autres informations par rapport à la commande du client. On vérifie particulièrement la présence d'un numéro de commande, l'adresse de facturation, les conditions de règlement et le délai de règlement. 4. Codification des n de factures : AAMM/SS AA : Année, MM : Mois, SS : Code du site, : numéro séquentiel entre 1 et Il est important de conserver la continuïté chronologique des numéros de facture après enregistrement en comptabilité. 5. Enregistrement de la facture L'enrégistrement d'une facture S-INTER concerne les éléments suivants: la date de la facture le n de la facture le compte client le montant la date d'échéance le code de l'atelier émetteur de la facture. 6. Diffusion de la facture Selon ce qui est convenu avec le client : 1 ou 2 exemplaires de la facture sont expédiés au client, 1 exemplaire est conservé dans l'établissement. 7. Archivage des factures S-INTER Les éléments suivants sont archivés : La facture : une copie de chaque facture est archivée. Les factures sont rangées par mois. La remise de cheque. (Elles sont rangées par mois et par banque) La durée de l'archivage défini par la procédure PR QUA 024.

5 Page 5 / 8 8. Relances Les relances sont faites de façon périodique: Chaque mois (vers le 15), on vérifie quelles factures ont été payées: Les clients qui n'ont pas payé, recevront une première relance. Si un mois plus tard le paiement n'a pas été reçu, une deuxième relance est envoyée. Un deuxième délai d'un mois est respecté avant de procéder à une mise en demeure. Le courrier de mise en demeure est envoyé en recommandé. Une déclaration est faite à la société de recouvrement. Après la mise en demeure, le dossier devient un litige. On fera tout pour obtenir l'explication pour le non-paiement. Le directeur financier s'adresse au chef de département afin d'obtenir une décision : -le client paiera finalement le montant dû, - S-INTER fait un avoir. 9. Réception d'une facture fournisseur Les factures fournisseurs sont réceptionnées par le siège social à Vendin le Vieil Un tampon est apposé sur chaque facture reçue : Ce tampon identifie la facture par : son numéro interne sa date d'échéance imputation (suivant le document IAQ092) atelier = demandeur des articles Après enregistrement, la facture originale sera classée. Une copie est envoyée sur les sites correspondants accompagnée d'un tableau récapitulatif indiquant le nom du fournisseur et le N interne. 10. Paiement d'une facture fournisseur Pour effectuer le paiement d'une facture fournisseur, le dossier doit être complèt : facture le BL (= preuve de réception des articles) la copie de la commande Le service 'facturation fournisseur' vérifie si l'ensemble des justificatifs est associé à chaque facture et qu'aucune facture ne manque par rapport au tableau récapitulatif. L'ensemble des documents sera classé avec l'original de la facture en attente de l'échéance pour le règlement. 11. Synthèse des modifications successives : Révision A : Révision B : Création Paragraphe 1 : complétér les ressources humaines nécessaires + enlèvement secrétaire comptable + revue de processus remis à 6 mois Paragraphe 2 : représentation graphique Paragraphe 7 : durée d'archivage Paragraphe 8

6 Page 6 / Annexe 1 : Relance Annexe 2 : Relance 2

7 Page 7 / Annexe 3 : Mise en demeure 15. Annexe 4 : Déclaration de danger de sinistre

8 Page 8 / Annexe 6 : Bordereau de remise de cheque 17. Annexe 7 : Echeancier fournisseurs

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