Envoi des données «Elèves» de WinPage vers Siel Inscriptions, recherches d élèves et envois

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1 Envoi des données «Elèves» de WinPage vers Siel Inscriptions, recherches d élèves et envois Vous trouverez ci-dessous, la procédure d envois des données des élèves de WinPage vers Siel. Elle est identique à celle déjà mise en œuvre lors des envois des 30/09 et 15/01 de l année scolaire Pour rappel, la carte d identité et le lecteur de carte branché (norme ACR38) à l ordinateur sont indispensables au bon déroulement des différents processus. Important : Vous ne devez envoyer une inscription vers SIEL qu à partir du moment où l élève est présent physiquement dans l école sous peine de devoir annuler cette inscription postérieurement si l élève ne se présente pas. 1. Les élèves qui ne se sont pas représentés seront préalablement clôturés dans WinPage au 30/06/2017 puis archivés (sans les avoir envoyés vers SIEL, bien évidemment). 2. Les élèves qui se sont représentés au moins un jour dans l école et qui le cas échéant l auraient quittée avant le 30/09/2017 doivent être envoyés vers Siel avec un des motifs de clôture prévus par la réglementation (Accès rapide Elèves Choisir un élève Onglet «scolarité» encoder la date du dernier jour de classe Choisir le motif de clôture). C est seulement après l envoi vers Siel que l élève pourra être archivé dans WinPage. Avant de développer et de décrire les différentes étapes, quelques consignes à respecter Préparation au premier envoi vers Siel 1. Faire une copie de sécurité. 2. Vérifier les données «SIEL» a. Si des données sont manquantes après une première vérification, compléter les fiches des élèves (par la mise à jour collective) puis fermer l aperçu. b. Si des données sont à corriger, procéder de même avant l envoi. Envoi d un premier élève vers Siel Dans Accès rapide Elèves, commencer par sélectionner un seul élève pour vérifier que la communication entre SIEL et WinPage fonctionne bien. Une fois sélectionné cliquer sur «Envoi». Lors du premier envoi, votre code PIN vous sera demandé une et une seule fois. (S il vous est demandé de l encoder plusieurs fois, c est qu il y a un problème au niveau de votre carte d identité (Contacter l Etnic au 02/ ) SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 1/9

2 Contrôle de l envoi et de la réception Vérifier le message reçu avant d effectuer l envoi de tous vos élèves (voir les deux cas ci-dessous) : 1 er cas : Msg reçus : 1 a. Traitement terminé Communication : OK Dans l écran «Retours» «Elèves inscrits» : doit correspondre au nombre d élèves envoyés (la première fois, ce sera 1 si un seul élève a été envoyé). Si c est le cas, vous pouvez envoyer tous vos élèves. b. En cas de souci, deux cas possibles : cliquer sur le bouton «Réception» jusqu à obtenir une réponse (max. 5 minutes). Si vous avez toujours le même message réessayer plus tard surtout en périodes de comptage. N hésitez pas à consulter notre FAQ-SIEL ( et éventuellement nous contacter. 2 ème cas : - Elèves refusés : o Erreur : erreur de profil => vérifier vos n FASE!!! o Autres erreurs : consulter les erreurs fréquemment rencontrées sur notre site WEB ( ErreursFrequentes.pdf). Ce document est régulièrement mis à jour. Dans le dossier de population 30/09/2017 de l application Primver, les élèves comptabilisés seront automatiquement implémentés. Si le résultat n est pas celui attendu, il faudra corriger la (les) fiche(s) d inscription dans WinPage et la renvoyer vers Siel. Si nécessaire, les pages suivantes détaillent les différents processus de manière plus complètes SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 2/9

3 Détails des écrans relatifs aux inscriptions d élèves vers Siel et la recherche d un élève via Siel : Ces deux boutons et vont permettre d inscrire un élève dans Siel mais aussi de lancer une recherche d élève dans les données SIEL suivant différents critères. 1. Inscriptions SIEL Cliquez sur pour accéder à l écran : SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 3/9

4 Quatre parties composent cet écran : Pour rappel : Avant chaque envoi, vérifier que votre carte soit bien insérée dans son lecteur Votre code PIN vous sera demandé pendant l opération A. La partie «dialogue», au haut de l écran Vide au départ, c est là que les différentes étapes d avancement vont apparaître Exemples : B. La partie «Liste des élèves» Tous les élèves de votre école sont repris dans cette liste (sauf ceux en classe d attente). SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 4/9

5 Vous avez la possibilité d en rechercher un en particulier dans cette liste. Les colonnes : (1) : case à cocher afin d envoyer le ou les enfants cochés vers SIEL (pour y être inscrit(s) ou désinscrit(s)). N FWB : numéro d identification unique qui sera attribué par la FWB à l élève. (2) : dernière action réussie I = Inscription ajoutée C = Inscription clôturée A = Inscription annulée Envoi sans RN : à cocher uniquement dans certains cas (Voir partie Retours Élèves refusés) Les colonnes «Capital-périodes» (uniquement en période de comptage). WP correspond au capital-périodes encodé par l école dans WinPage. 30/09 et 15/01 : capital-périodes calculé par SIEL. C. La partie «Envois» Ce bouton va vous permettre de vérifier les données WinPage de tous les élèves que vous avez sélectionnés (le nombre d élèves sélectionnés apparaît au bas de la liste des élèves). Ce bouton va vous permettre d envoyer tous les élèves que vous avez sélectionnés (le nombre d élèves sélectionnés apparaît au bas de la liste des élèves). En résumé, la «Réception» consiste à recevoir une réponse de la part de SIEL suite à votre envoi. Généralement, cette réponse vous est envoyée automatiquement ; néanmoins, dans certains cas, vous devrez redemander cette réponse en cliquant sur le bouton «Réception». SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 5/9

6 Dans la partie «dialogue», vous devez recevoir au moins autant de réponses que vous avez envoyé de demandes (inscription, clôture, annulation, ). Si ce n est pas le cas, cliquez à nouveau sur le bouton «Réception». Vous ne risquez rien en cliquant plus que nécessaire sur le bouton «Réception». D. La partie «Retours» La liste des élèves apparaît suivant le filtre coché (par défaut vous verrez les élèves non-inscrits) - Elèves non-inscrits : o Élèves que vous n avez pas encore envoyés vers SIEL. - Tous les élèves : o Liste de tous vos élèves (sauf classe d attente) - Elèves inscrits : doit correspondre au nombre d élèves envoyés (la première fois, ce sera 1 si vous n avez envoyé qu un seul élève). - Inscrits clôturés ou annulés : o Liste des élèves dont l inscription est clôturée ou annulée. - Elèves refusés : o Erreur : erreur de profil => vérifier vos n FASE!!! o Autres erreurs : consulter les erreurs fréquemment rencontrées sur notre site WEB ( ErreursFrequentes.pdf). Ce document est régulièrement mis à jour. o Bouton «Erreurs système» écriture rouge : nous contacter o vous permet d éventuellement imprimer la liste des élèves avec l erreur correspondant au refus de l inscription (parfois l action à réaliser est indiquée également). Erreur : utiliser le bouton de recherche. Erreurs et : Envoyer à nouveau l élève sans RN. SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 6/9

7 2. Recherches d élèves : IMPORTANT : Ne pas utiliser cette fonction pour rechercher TOUS les élèves de votre école : c est très long et inutile. Après correction d une fiche Elève dans WinPage suite à une recherche, ne pas oublier de renvoyer cette fiche vers SIEL. : Plusieurs raisons peuvent être signalées lors des ERREURS RETOURNÉES PAR SIEL L orthographe du nom et /ou prénom n est pas correct Un nom composé sans trait d union Trois types de recherche sont possibles sur base : du registre national de la combinaison Nom, prénom, date de naissance et sexe du n FWB Comment faire? 1. Sélectionner le type de recherche 2. Sélectionner le ou les élève(s) à rechercher 3. Cliquer sur «Envoi» et attendre la réponse (en haut de l écran) 4. Cliquer sur «Afficher les résultats» Un écran partagé en trois colonnes apparaît. La colonne centrale reprend les données que vous avez encodées dans WinPage. SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 7/9

8 La colonne de gauche reprend les données issues du registre national si elles existent. La colonne de droite peut être vide ou reprendre des données déjà envoyées par une école dans SIEL. Si une discordance existe entre les colonnes, elle apparaît en ROUGE. Vous pouvez choisir de corriger ou pas les données de WinPage. Pour corriger, utiliser les flèches qui vont transférer les données vers la colonne centrale afin de modifier les données de WinPage. Autre exemple de correction : ci-dessus, scinder le n de la maison (65/ pour le n de la maison et 011 pour le n de boîte) : Vous avez la possibilité d annuler toutes les modifications apportées ou de les enregistrer dans la fiche signalétique de l élève dans WinPage. SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 8/9

9 En bas, à droite, vous avez la possibilité de décocher la fiche active (après l avoir corrigée et enregistrée, par exemple). Ceci vous permet de garder uniquement les fiches à vérifier «Visualiser toutes les fiches» permet de visualiser les fiches cachées également. En cas de message!!! Des messages peuvent apparaître au bas de l écran, à gauche Si aucune solution ne vous est suggérée, veuillez essayer un autre type de recherche ou envoyer cet élève (pour inscription) vers SIEL sans RN. Et si le message est «trop technique» comme ci-dessous, contactez-nous SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 9/9