PCI (Portail de commande Internet) Table des matières

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1 2017 PCI 5.0

2 Table des matières Se connecter au PCI... 3 Comment commander dans le PCI... 5 Les différents menus du PCI Menu «Commande» : Menu «Rapports» : Menu «Utilisateur» : Menu «Administration» : Colabor Technologie de l information

3 Se connecter au PCI Entrer votre nom d utilisateur et votre mot de passe et cliquer ensuite sur le bouton «Soumettre». Cocher la case «Conserver le nom d utilisateur» si vous ne voulez pas entrer votre nom d utilisateur à chaque fois que vous vous connecterez. Note : Si vous vous trompez trop de fois de mot de passe, il se peut que votre compte se verrouille. Si vous êtes verrouillé, vous devez contacter votre distributeur Colabor pour qu il puisse vous déverrouiller et qu ensuite vous puissiez cliquer sur «Mot de passe oublié?». Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur «Mot de passe oublié?». Entrer alors votre adresse courriel et vous recevrez les instructions pour changer votre mot de passe par courriel. Vous avez un délai de 1 journée pour utiliser le lien «Cliquer ici» dans le courriel reçu. 3 Colabor Technologie de l information

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5 Comment commander dans le PCI Si votre code d utilisateur se réfère à plusieurs commerces, il faudra tout d abord sélectionner le commerce pour lequel vous voulez effectuer la commande. Si votre code d utilisateur se réfère à un seul commerce, vous serez automatiquement dirigé à l écran principal où il est possible de : Récupérer une commande ouverte (cliquer sur pour la télécharger ou sur pour la détruire) Créer une nouvelle commande (choisir la date de livraison désirée et ensuite cliquer sur le bouton «Soumettre») Charger une commande sauvegardée auparavant (cliquer sur le bouton «Parcourir» pour sélectionner votre fichier et ensuite cliquer sur le bouton «Soumettre») 5 Colabor Technologie de l information

6 Par défaut, la liste des produits disponibles dans votre profil d achat sera affichée sur une ou plusieurs pages. Vous pouvez commencer à commander des produits à ce moment! Date de livraison : Indique la date de livraison que vous avez sélectionnée. Il sera possible de modifier cette date lorsque vous passerez à la caisse (juste avant d envoyer votre commande). Option de recherches : Vous pouvez faire plusieurs types de recherches pour trouver un produit. Vous pouvez aller dans le champ «Rechercher parmi la liste sélectionnée» et entrer soit un code de produit, un code UPC, un ou des mots et cliquer sur la lampe de poche. Attention : La recherche valide aussi dans quelle liste vous voulez faire la recherche (dans votre profil client, dans le catalogue complet, parmi les bulletins en cours, dans une liste d achat si vous en avez créé, etc ). L option PDF, Excel ou CSV., permet de générer la liste de produits dans un fichier 6 Colabor Technologie de l information

7 Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton pour pouvoir faire une recherche plus avancée : Dans la recherche avancée, vous pouvez indiquer plusieurs critères combinés (Exemple : tous les biscuits de la marque Novali). Vous devez cliquer sur le bouton «Appliquer» pour lancer la recherche. 7 Colabor Technologie de l information

8 Une fois les résultats de la recherche affichée, le bouton de recherche avancée deviendra de couleur orange pour vous indiquer que vous êtes en mode recherche. Si vous retourner dans le bouton de recherche avancée, vous pourrez voir votre recherche ainsi que le bouton «Enlever le filtre» pour annuler votre recherche. 8 Colabor Technologie de l information

9 Pour annuler une recherche et afficher tous les produits de la liste sélectionnée (profil client, catalogue complet, bulletin, liste d achat, etc ), cliquer sur l icône : Tri de la liste des produits : Il y a 3 manières possibles de trier la liste des produits disponibles pour vous : Par description des produits Par séquence de bottin (l ordre de séquence a été déterminé par votre distributeur) Par séquence alphabétique de bottin Commander les produits : Pour commander vos produits, vous n avez qu à entrer des quantités dans la colonne appropriée pour les produits dont vous avez besoin. En ajoutant des quantités à votre commande, vous remarquerez que la ligne du total de la commande se calcule automatiquement, et que le nombre de produits commandés et le nombre d éléments commandés se cumule dans le bouton «Passer à la caisse». 9 Colabor Technologie de l information

10 En cliquant dans un champ de la colonne quantité (sur la ligne du produit désiré), une fenêtre s ouvrira montrant la dernière date à laquelle vous avez commandé ce produit, son historique de vente, et s il y a lieu, les quantités restantes de commandes bulletin. Note : Si la case «Quantité» est de couleur vert pâle, cela veut dire qu il y a des quantités restantes de commandes bulletins disponibles pour commander. 10 Colabor Technologie de l information

11 En cliquant sur le code de produit, vous pourrez voir plus d information sur le produit : Et en cliquant sur le bouton «Plus de détails», encore plus de détails sur le produit seront affichés. Vous pouvez aussi à ce moment, ajouter des quantités dans votre commande pour le produit sélectionné et pour le format désiré! 11 Colabor Technologie de l information

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13 Si vous voulez retirer un produit de votre profil pour ne plus le voir dans votre liste d achat, vous n avez qu à cliquer sur le bouton dans les détails du produit. 13 Colabor Technologie de l information

14 En cliquant sur le nom de la marque déposée ou sur le nom du manufacturier du produit, vous vous retrouverez dans le catalogue de tous les produits de la même marque déposée ou du même manufacturier. Vous pourrez ainsi commander, par exemple, tous les produits de la marque «Jersey Shore»! 14 Colabor Technologie de l information

15 Un ou des icônes peuvent s afficher si des produits ont les particularités suivantes : Produit en promotion Produit en commande spéciale Produit consigné Produit à préparation requise Produit facturé au poids Produit promotionnel Produit ayant une certification (comme Aliment Québec). En cliquant sur l icône, vous pourrez voir le logo de la certification : Lorsqu un produit nécessite une préparation, l icône message sera affiché. En cliquant dessus, vous pourrez écrire un message concernant la préparation de ce produit (Exemple : pour un produit de charcuterie, on pourrait indiquer dans le message : SVP trancher mince). Lorsque votre message sera enregistré, l icône deviendra bleue : 15 Colabor Technologie de l information

16 L icône permet de voir si le produit fait partie d une liste d achat. Si le produit est inclus dans la liste d achat, un crochet sera affiché à côté du nom de la liste d achat. À partir de cette option, vous pouvez ajouter ou retirer un produit à une liste d achat en cochant ou décochant la case de la liste d achat désirée. Vous pouvez aussi créer une nouvelle liste d achat en inscrivant le nouveau nom dans le champ «Inscrivez un nom». 16 Colabor Technologie de l information

17 Bouton «Passer à la caisse» : Cette option permet de réviser votre commande et de l envoyer par la suite. En cliquant sur le bouton «Passer à la caisse», vous vous retrouverez dans l écran pour valider et finaliser votre commande. Date de livraison : Vous pouvez à ce moment-ci modifier votre date de livraison si désirée. Numéro de commande (PO) : Vous permet d indiquer votre numéro de référence pour votre commande d achat chez votre distributeur. Message : Vous permet d ajouter un message destiné à votre distributeur. Bouton : Cet icône vous permet de modifier le format du produit à commander. Bouton «Enregistrer» : Vous permet d enregistrer votre commande. Vous pourrez la récupérer dans la liste des «Commandes ouvertes». 17 Colabor Technologie de l information

18 Bouton «Continuer» : Vous permet de retourner à votre commande en cours pour ajouter ou retirer des produits ou tout simplement pour faire des recherches. Bouton «Envoyer» : Vous permet d envoyer officiellement la commande. Une question vous demandant si vous voulez vraiment l envoyer vous sera posée, et vous devrez cocher la case correspondante pour indiquer que vous avez pris connaissance des conditions d utilisation. Il est obligatoire de cocher les conditions d utilisation pour être en mesure d envoyer votre commande. Un courriel vous sera envoyé ainsi qu à votre télévendeur pour que celui-ci la révise dans les prochaines heures. Bouton «Aviser» : Permet d envoyer un courriel à la personne qui a la responsabilité d envoyer la commande. Seul un utilisateur qui n a pas le droit d «Envoyer» la commande peut voir ce bouton. En cliquant sur le bouton, une liste apparait et il faut sélectionner le nom à qui vous voulez envoyer le courriel d avertissement comme quoi la commande est en attente d être approuvée. Note : Pour imprimer votre commande, cliquer sur le bouton droit de votre souris et sélectionner l option «Imprimer». 18 Colabor Technologie de l information

19 Les différents menus du PCI Dans la barre en haut du PCI, il y a différents menus de disponibles. Voici les détails de chacun d entre eux. 1- Menu «Commande» : Commande en cours : Permet de retourner à la commande en cours. Exporter la commande : Permet d exporter la commande dans un fichier «.cde». Vous pourrez enregistrer ce fichier dans votre ordinateur pour la réutiliser comme modèle plus tard. Nouvelle commande : Permet de commencer une nouvelle commande. Entrée rapide : Permet la saisie directe d une commande par code de produit ou par code UPC du produit. L entrée rapide peut être utilisée avec un appareil «Opticon» pour balayer («scanner») le code UPC d une étiquette de produit et ensuite entrer les quantités désirées. La commande est sauvegardée automatiquement aux deux minutes, mais vous pouvez aussi enregistrer votre commande en cliquant sur le bouton «Enregistrer». 19 Colabor Technologie de l information

20 Entrée numérisée : Permet de balayer («scanner») des codes à barres et de les importer directement dans le PCI (s utilise avec un appareil «Opticon Bluetooth»). Assurez-vous d avoir le curseur dans l encadré avant d ajouter les produits de l Opticon. Cliquer sur le bouton «Soumettre» afin de finaliser la commande. Cliquer sur le bouton «Réinitialiser» si vous voulez effacer ce qui a été entré. S il y a des erreurs, vous serez redirigé dans un autre écran et vous pourrez voir les erreurs. Vous aurez alors le choix de corriger les erreurs (bouton «Retour») ou de faire passer le reste de la commande (bouton «Charger»). Commandes spéciales : Permet de voir la liste des produits en commandes spéciales qui ont été commandés et qui n ont pas encore été livré à votre entreprise. : Permet de visualiser les détails de la commande du produit en commande spéciale. 20 Colabor Technologie de l information

21 Listes d achats : Permet la gestion de vos listes d achats personnalisées. Dans cette section, il est possible de créer, de consulter (commander) ou d éliminer vos listes d achats. Vous pouvez également faire une recherche sur le nom d une liste. : Vous permet de créer une nouvelle liste d achats. : Vous permet d importer les produits de la liste pour que vous puissiez commander les produits participants de cette liste. : Vous permet de modifier le nom de la liste, les numéros de séquences de la liste (pour que les produits soient affichés dans l ordre que vous désirez), ou d éliminer un produit dans la liste. : Vous permet de détruire une liste d achats complète. Note : En cliquant sur le bouton dans la section «produits» de la liste d achats, vous serez en mesure de modifier le numéro de séquence (pour l ordre d affichage des produits de la liste). De plus, si le produit est un produit de préparation requise, la section «Message» ne sera pas grisée et il sera possible d entrer un message par défaut au lieu d entrer le même message à chaque fois pour le produit de préparation. 21 Colabor Technologie de l information

22 Note générale pour les listes d achats: Pour imprimer une liste d achats, cliquer sur le bouton droit de votre souris et sélectionner l option «Imprimer». Il est également possible de générer les listes d achats en format PDF, Excel ou CSV en cliquant sur le bouton «Exporter» :. Historique des commandes : Permet de visualiser toutes les commandes qui ont été envoyées chez votre distributeur, même si elles n ont pas été envoyées (commandées) à partir du PCI. Si une commande se retrouve dans cette section, c est qu elle est déjà dans le système de votre distributeur. : Permet de visualiser les détails de la commande. : Permet de charger cette commande dans votre panier avec les quantités qui avaient été commandées. Notez que votre panier ne sera pas écrasé, que les produits seront ajoutés à votre commande en cours. 22 Colabor Technologie de l information

23 2- Menu «Rapports» : Dans cette section, vous pouvez générer et/ou consulter : les rapports de consommation les rapports de produits à court les états de compte Pour générer un des 3 rapports ci-dessus, il faut cliquer sur le bouton du rapport désiré, sélectionner les paramètres désirés et cliquer sur le bouton. Une fois que le rapport sera dans la section des «fichiers générés», cliquer sur l icône, pour visualiser (télécharger) le rapport. les factures, factures indirectes, charges diverses et les crédits Pour générer une facture, une charge diverse, un crédit ou une facture indirecte, il suffit de cliquer sur, pour générer le rapport et le retrouver dans la section des «fichiers générés». Vous serez alors en mesure de le visualiser. 23 Colabor Technologie de l information

24 3- Menu «Utilisateur» : On trouve dans le menu «Utilisateur» toutes les options générales du PCI. Aide? : Permet d accéder à la documentation sur le PCI. Contactez-nous : Permet de visualiser les coordonnées de votre distributeur. Avis légal : Permet d accéder à l avis légal (Conditions d utilisation). Mon profil : Permet d afficher le détail du profil de l utilisateur. Changer votre mot de passe : Permet de modifier votre mot de passe actuel. English : Permet de changer la langue du PCI pour l anglais. Déconnexion : Permet de vous déconnecter de l application PCI. 24 Colabor Technologie de l information

25 4- Menu «Administration» : Attention : Cette section est disponible seulement si votre distributeur vous a donné les accès pour que vous soyez l administrateur PCI pour votre commerce. Un administrateur est en mesure de créer des nouveaux accès à ses employés et de déterminer ce que leurs employés ont le droit de faire ou de voir dans le PCI. Gestion des utilisateurs : Permet de créer de nouveaux accès pour vos employés, de les modifier ou de les éliminer. Cette option détermine ce que vous et vos employés pourrez faire dans le PCI. 25 Colabor Technologie de l information

26 Voici un exemple pour la création d un nouvel employé : Cliquer sur le bouton «Ajouter», la section pour ajouter un nouvel utilisateur s affichera. Inscrire toutes les informations requises comme le prénom, le nom, le nom d utilisateur (ce qui sera inscrit ici sera le nom d utilisateur avec lequel entrer sur l application du PCI), l adresse courriel et cliquer sur «Ajouter». À ce moment, un courriel a été envoyé au nouvel utilisateur pour qu il puisse créer son mot de passe. Il aura un délai de 7 jours pour créer son mot de passe. 26 Colabor Technologie de l information

27 De votre côté, vous devez finaliser l assignation des permissions de votre employé. Pour ce faire, allez dans la section «Permissions». C est ici que vous déciderez si votre nouvel employé doit avoir les accès d un gestionnaire (comme vous par exemple) ou d un Commis par exemple (avez moi d accès). N oubliez pas d enregistrer! 27 Colabor Technologie de l information

28 Dans la section des détails, il y a deux boutons très importants : Désactiver et Usurpation. o Désactiver : Ce bouton permet de désactiver un utilisateur. En cliquant sur ce bouton, l employé ne pourra plus se connecter. Donc si un employé démissionne, vous pouvez le désactiver de cette façon ou en cliquant sur l icône de la poubelle dans l écran principal de la gestion des utilisateurs pour l éliminer complètement de la liste des utilisateurs. o Usurpation : Cette option peut être utilisée seulement lorsque vous avez le rôle «Gestionnaire». Ceci vous permet de prendre l identité d un de vos employés pour commander à sa place. Pour revenir à votre accès initial, vous n avez qu à aller dans le menu de l utilisateur et de sélectionner «Usurpation (sortir)». Notez que si vous placer une commande à la place de votre employé, une note l indiquant sera écrite dans le courriel d envoi de la commande (exemple : Lydia Holmes en tant que Talia Smith). 28 Colabor Technologie de l information