PROCÉDURE GÉNÉRALE DE MAÎTRISE DES DOCUMENTS, DES DONNÉES, DES ENREGISTREMENTS ET DE L'ARCHIVAGE PRG 01 VERSION 06 DU 1 ER /6/2010

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1 PROCÉDURE GÉNÉRALE DE MAÎTRISE DES DOCUMENTS, DES DONNÉES, DES ENREGISTREMENTS ET DE L'ARCHIVAGE PRG 01 VERSION 06 DU 1 ER /6/2010 Rédacteur Vérificateur Approbateur Damien MAKITA, Chargé de mission qualité Ingrid GRAINDORGE, chargée de communication Colonel Jacques HAMEL, Directeur départemental adjoint Créée le 13/11/08 1/7 Modifiée le 1 er /6/2010, version 06

2 Table des matières 1. Contexte du document Glossaire Documents de référence Pilotage et ressources Statut du document ou nature des évolutions Responsabilités dans la maîtrise documentaire Classement et archivage Veille réglementaire Arborescence du système qualité Annexes...7 Créée le 13/11/08 2/7 Modifiée le 1 er /6/2010, version 06

3 1. CONTEXTE DU DOCUMENT La présente procédure a pour objet de : 1) décrire les modalités de maîtrise des documents, des données informatiques, des enregistrements et de l'archivage; 2) définir un cadre minimum de présentation et du contenu des documents élaborés à posteriori de la date d'application de la présente procédure; 3) déterminer les responsabilités de maîtrise des documents extérieurs utiles, y compris les textes légaux et réglementaires applicables aux prestations de l'établissement; 4) définir la responsabilité de maîtrise, du classement, de d archivage et de la destruction des documents, données et enregistrements; La présente procédure s'applique à tout le SDIS du Calvados, aussi bien au siège que dans tous les centres de secours. Tout document ne se conformant pas aux règles ci-dessous définies sera considéré comme non conforme et sans effet. Les documents pourront se présenter sous toutes formes et en cas de doute sur la version en vigueur, seules les versions informatiques feront foi. Compte tenu des évolutions organisationnelles et du séquençage des processus dont la fréquence est variable, la présentation des documents se fera strictement selon la logique fonctionnelle. Et par souci de simplification, le contenu du «tableau d'archivage des SDIS» donné en annexe de la circulaire précitée ne sera pas repris, les différents services du SDIS 14 devant se reporter audit document. 2. GLOSSAIRE Notes : 1. Ddocument interne : document dont la création et la gestion ne dépendent que du SDIS Ddocument mixte : document élaboré d'un commun accord entre le SDIS 14 et établissement (organisme) externe et qui s'applique au SDIS Ddocument externe : document issu de tout organisme extérieur au SDIS Iimprimé/enregistrement : support (papier, informatique...) destiné à recevoir des informations. 5. Cclassement : rangement du document/de la donnée/de l'imprimé pendant sa durée d utilité administrative (DUA). 6. Aarchivage : rangement du document/de la donnée/de l'imprimé au-delà de sa DUA. 7. Ddiffusion : personnes, services, organismes, institutions destinataires du document. 8. Pplan qualité : document énonçant les pratiques, les moyens et la séquence des activités liées à la qualité spécifiques à un produit, projet ou contrat particulier. 9. Mmanuel qualité : document résumant les pratiques et les processus déterminés par l établissement destiné à démontrer la conformité du système qualité par rapport à l ISO 9001 : Pour les autres abréviations, voir le SDDACR, le règlement opérationnel ou les autres documents consacrés. Dans le cadre de son système de management de la qualité, la maîtrise des documents externes s'appliquera uniquement aux seuls documents jugés nécessaires à la planification et au fonctionnement du SDIS 14. Nous utiliserons le terme «document» dans sa forme générique pour désigner un document ou un enregistrement. Créée le 13/11/08 3/7 Modifiée le 1 er /6/2010, version 06

4 3. DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE Instruction DPACI/RES/2005/19 du 31 décembre 2005, Archivage des documents produits par les SDIS Manuel qualité - MQ du SDIS 14 Charte graphique Charte d utilisation des systèmes d information et de communication PILOTAGE ET RESSOURCES Pilote : Responsable qualité; co-pilote : Chargée de communication Les moyens dont dispose ce binôme sont essentiellement informatiques, téléphoniques et une voiture du pôle de direction. La chargée de communication est également la gestionnaire du site Internet et de l'intranet. 5. STATUT DU DOCUMENT OU NATURE DES ÉVOLUTIONS Version 06 : précisions des règles d'approbation et de diffusion des documents. Les évolutions sont écrites en bleu. 6. RESPONSABILITÉS DANS LA MAÎTRISE DOCUMENTAIRE 6.1. Circuit de vie d'un document interne, à la création/modification Nom du document Rédacteur Vérificateur Approbateur Gestionnaire SDDACR Règlement opérationnel Règlement intérieur Collectif Collectif (SP) Collectif DDSIS, DDA, Conseil d administration (CA) et instances paritaires DDSIS, DDA, CA et instances paritaires DDSIS, DDA, CA et instances paritaires Préfet du Calvados Préfet du Calvados Président du CA du SDIS 14 Manuel qualité Responsable qualité DDSIS et/ou DDA DDSIS Procédure générale Note d'organisation Procédure, instruction, mode opératoire, imprimé Plans qualités, CdC... Chef de groupement/service Chef de groupement/service Personnes compétentes du groupement/service/ CIS Groupement/service ou collectif Personnes du groupement ou du service + RQ DDSIS et/ou DDA Personnes compétentes du groupement/service/cis Personnes compétentes ou collectif DDSIS, DDA ou Sousdirecteur DDSIS Chef de groupement/ service, Cdt de compagnie, chef de centre ou RQ Sous-directeur, DDSIS ou DDA Responsable qualité, Responsables qualité et communication Responsable qualité, Responsable communication ou responsable Chef de groupement/service Notes : Rédacteur : Fonction la plus compétente dans l activité considérée. Elle définit la finalité concrète du document. Vérificateur : Fonction capable d émettre un jugement critique sur le contenu du document, dans le domaine technique, opérationnel ou fonctionnel. Elle vérifie la conformité du document par rapport aux référentiels. Le vérificateur désigné peut faire appel, le cas échéant, à des experts dans le domaine. Approbateur : Fonction la plus haute dans l'échelle de valeur du système ou de l'entité. Elle autorise la diffusion et la mise en application du document qu il juge adapté à l organisation et aux objectifs. Les notes de service sont de la responsabilité de leur auteur et s'appliquent, conformément aux règles établies, aux personnes ou services destinataires. Le courrier émis par chaque entité doit être conforme à la charte graphique de l'établissement public. Créée le 13/11/08 4/7 Modifiée le 1 er /6/2010, version 06

5 Toute personne du SDIS 14 souhaitant créer un document doit en informer sa hiérarchie ou le responsable qualité, puis renseigner le document «d'identification d'un besoin de document». Il faut ensuite contacter le RQ ou la chargée de communication pour l'attribution d'un n d'identification via la «liste des documents applicables» Règles de validation d'un document créé ou modifié Pour être considéré comme valide, tout document créé ou modifié doit être visé par les fonctions (rédacteur, vérificateur et approbateur) prévues en bas de la page de garde. Le document validé peut alors être scanné en vue d'une dématérialisation. Ne sont pas s par une signature, les documents ne mentionnant pas ces mêmes fonctions (ex: imprimés, listes...) Présentation des documents internes Le manuel qualité, les notes d'organisations (si elles existent) et les procédures générales doivent contenir au moins les éléments suivants : 1. Lle logo du SDIS14 ; 2. Lle titre du document ; 3. Lle contexte du document (domaine d'application et objet du document) ; 4. Lla nature des évolutions ou le statut du document et la codification de la version à jour ; 5. Lles fonctions de rédacteur, de vérificateur et d'approbateur. La mention de «gestionnaire» n est pas obligatoire ; sauf indication contraire, les critères du tableau «Circuit de vie d un document interne» s appliquent ; 6. Lles documents de référence s'il en existe ; 7. Lles termes, définitions et/ou abréviations s'il en existe ; 8. Lla pagination : n de la page / nombre total de pages. Tous les documents doivent contenir obligatoirement le logo du SDIS 14 plus le titre. Pour les documents créés à compter du 1er janvier 2010, s'ajouteront le sigle de codification (ou n de référence) et la version à jour (Version n XX du JJ/MM/AA ou AAAA). La justification de la nature des évolutions est réservée aux documents plus importants tels que le manuel qualité et certaines procédures. Pour les documents spécifiques (SDDACR, Règlement opérationnel...), la date de validation par l'autorité compétente fait office d'indice et de version d'application Identification des documents 1 Types de document Préfixe Codification Signification Manuel qualité MQ - - Note d'organisation Procédure Générale Procédure, instruction, mode opératoire NO PRG PR/INS/ MO XX XX : n du processus, de (0)1 à 16 XX. ou /Y XX.(/)Z.(/)Y 2 XX : n de la PRG ou du processus associé Y : n d ordre à deux chiffres, de (0)1 à n XX et Y: idem Z: n d'un domaine, de 1 à n Procédure, instruction, mode opératoire, ordre d'opération, imprimé, répertoire, guide, registre, protocole... PR/INS/ MO, OP, IMP, REP, GUI, REG... Codification spécifique CIS PR/MO/IMP...+nom (ou initiales) du CIS +date de création du document Exemple : IMP Bayeux- JJ/MM/AA ou AAAA Imprimé, répertoire, liste, enregistrement, guide, registre... IMP/ REP/ LIS/ ENR/ GUI/ REG XX.(/)Y XX : n du chapitre du MQ associé Y : n d ordre à un chiffre 1 Lorsqu'un document est propre à un CIS, il doit être soumis au responsable du domaine et communiqué au RQ ou au responsable communication pour attribution d'un n repère, avec l'abréviation du centre (ex : CVC, CTA, IFS, BAY...) 2 Choix laissé aux services qui auraient différents domaines ou sous-activité, à condition de les faire figurer dans le SMQ. Créée le 13/11/08 5/7 Modifiée le 1 er /6/2010, version 06

6 6.5. Diffusion d un document créé ou modifié Les règles de diffusion décrites dans ce ne concernent que les documents valides. La diffusion d'un document papier peut être accompagné d'une liste de diffusion établie par le responsable du document. Cette liste précise alors les noms et/ fonctions des destinataires du document. Tout document créé ou modifié et valide dont l'application dépasse le cadre de l'entité créatrice doit systématiquement être transmis à la chargée de communication. Cette dernière le met sur le réseau intranet avec un message à l'attention des utilisateurs. La diffusion d'un document via le «Club SDIS» n'interdit pas une diffusion par le biais de la messagerie, d'un disque partagé ou d'e-change. Dans ce cas, sauf si le document est valide, il ne s'agit que de diffusion à titre informatif ou de travail. S'agissant des documents qualité applicables, ils sont aussi disponibles dans les «Dossiers publics»\documents qualité Maîtrise des documents EXTERNES La maîtrise des documents externes est limitée à ceux pouvant impacter les missions et activités du SDIS; elle est de la responsabilité du destinataire (utilisateur) de ces documents. 7. CLASSEMENT ET ARCHIVAGE Le classement, l'archivage et le destruction des documents d'un service donné sont sous la responsabilité du chef de service ce service. L'archivage doit se faire en collaboration avec le bureau des «Archives». L'archivage électronique peut se faire au-delà de la DUA du document. Les règles de l archivage sont celles définies dans l instruction DPACI/RES/2005/19 et reprises dans la «liste des archives». 8. VEILLE RÉGLEMENTAIRE Chaque chef de service est responsable du suivi de la réglementation de son domaine. S'agissant de la réglementation applicable aux opérations de secours et à la prévention, cette responsabilité incombe aux chef de service respectifs Fonctionnement avec les archives départementales a) Versement d'archives : Après avoir recensé ses besoins en archivage, le groupement ou le service du SDIS renseigne le «bordereau de versement» qu'il transmet (en accord avec le service Archivage du SDIS) aux archives départementales pour validation. Les archives départementales communiquent une date de versement des archives; le SDIS prépare ses boîtes d'archives et les porte à la date fixée. b) Élimination ou destruction de documents : Elle est soumise à l'approbation des archives départementales. Une «Demande de visa d'élimination d'archives» (répertoriant les documents à détruite) doit être adressée aux Archives départementales. (Après accord), le SDIS se charge de trouver un prestataire spécialisé en destruction des documents (ou s'en charger luimême) et conserve le certificat de destruction. c) Présentation des boîtes d'archives : Titre : Voir imprimé en annexe reprenant le tableau de la circulaire Résumé du contenu qui doit être homogène Période e DUA Préciser la finalité : «D» à détruire, «T» à trier et «AD» archives départementales. Créée le 13/11/08 6/7 Modifiée le 1 er /6/2010, version 06

7 9. ARBORESCENCE DU SYSTÈME QUALITÉ La version à jour des documents PDF est téléchargeable sur le portail intranet dans la base documentaire ou dans les dossiers publics, rubrique Qualité. 10. ANNEXES Liste des documents applicables Registre ou liste des textes réglementaires Registre ou liste des archives Identification d'un besoin de document. Créée le 13/11/08 7/7 Modifiée le 1 er /6/2010, version 06