MANUEL DE L EXPOSANT CONGRÈS DE L ACUQ SALON DES EXPOSANTS. 12 novembre 2015 Château Bromont

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1 MANUEL DE L EXPOSANT CONGRÈS DE L ACUQ SALON DES EXPOSANTS 12 novembre 2015 Château Bromont

2 1 Informations générales 1.1 Promoteur de l événement Le promoteur du Salon des exposants du Congrès de l ACUQ est l Association des centres d urgence du Québec. Symbiose Événements est mandatée pour la coordination du Salon. M. Jacques Dupuis Symbiose Événements 502, chemin du Hibou Stoneham (Québec) G3C 1S9 Téléphone : Télécopieur : Logistique : Courriel : Ventes : Courriel: Marie-Josée Rivard mjrivard@symbiose-evenements.com Jacques Dupuis jdupuis@symbiose-evenements.com 1.2 Lieu de l événement Château Bromont 90, rue de Stanstead Bromont, QC J2L 1K6 Téléphone : Sans frais : L exposition aura lieu dans le salon BC. 1.3 Date et heures de l exposition Jeudi 30 octobre : 7 h 30 à 16 h Cocktail dans l Atrium : 17 h 30 à 19 h Banquet et soirée festive : 19 h 1

3 1.4 Horaire du montage et du démontage Montage : mercredi 11 novembre de 15 h à 19 h Pour le déchargement de votre matériel lourd, vous pouvez utiliser le débarcadère sur la rue Champlain, à l arrière de l Hôtel. Sinon, nous vous invitons à utiliser l entrée principale. Nous vous invitons à contacter Symbiose pour tout besoin particulier ou toute question en regard du déchargement ou de la manutention de votre matériel. Aucun exposant ne peut monter un stand après les heures d ouverture du Salon. Démontage : jeudi 12 novembre, de 16 h à 17 h Tous les stands doivent rester montés jusqu à la fermeture officielle du Salon. Il est recommandé que l exposant emporte avec lui les menus articles de valeur et qu il assure luimême la surveillance de son stand. 1.5 Inscription Vous aurez deux (2) laisser-passez au nom de vos animateurs de stand. Vous pourrez prendre possession de vos laissez-passer le mercredi 11 novembre lors du montage. 1.6 Emplacement Votre emplacement comprend : 1.7 Décorateur l électricité de base (une prise de 110 v); une connexion internet sans fil; une table et deux chaises; le repas du jeudi midi pour 1 personne; une invitation pour 1 personne au cocktail du jeudi; une invitation pour 1 personne au banquet du jeudi; l accès aux conférences; les pauses-santé. Une table drapée et deux chaises sont fournies par l hôtel dans chaque emplacement. Si vous désirez faire la location de matériel complémentaire nous vous invitons à contacter le fournisseur officiel : Les Productions Média Spec 650, rue Georges Magog (Québec) J1X 2H9 Téléphone : (819) Courriel : info@mediaspec.qc.ca Personne-ressource : Éric Éthier 2

4 1.8 Services fournis par l Hôtel Services électriques Service Internet et service de téléphonie Service alimentaire Tables et chaises Il sera possible de louer des extensions ou multiprises au coût respectif de 20$ et 10$. Il est toutefois préférable d amener votre matériel. Si vous désirez commander une connexion Internet supplémentaire ou des services électriques vous devez communiquer directement avec le Château Bromont. 2 Restrictions générales 2.1 Stand d exposition L exposant peut apporter son propre stand ou le louer d une compagnie spécialisée. Tous les stands devront avoir une hauteur maximale de 2,5 mètres (8 pieds), à moins d une entente préalable avec les organisateurs, et être conformes au plan de l aire d exposition en ce qui concerne l entrée et les côtés séparateurs. Chaque exposant doit respecter un droit de vue de 3 pieds près de l allée. Tout stand fabriqué par un exposant devra recevoir l approbation de la direction du Salon et être conforme aux normes de sécurité et de protection des incendies. Sous-location La sous-location des emplacements est strictement interdite. 2.2 Présence au stand L exposant doit maintenir une personne en service continu durant les heures de visite du Salon. 2.3 Obligations du Le n est pas responsable des pertes, des dommages ou des blessures causés par l exposant ou son personnel. Le n est pas tenu de fournir l espace réservé si l Hôtel devient non disponible en raison d un incendie, d un cas de force majeure, d un événement imprévisible, d une grève ou de tout autre cas imprévu indépendant de la volonté des responsables de l événement. 2.4 Préservation de l espace loué Il est strictement interdit d inscrire, de peindre ou d afficher des réclames, annonces publicitaires ou avis sur les colonnes, murs, plancher et où que ce soit, tant à l intérieur qu à l extérieur de l immeuble ou sur le mobilier à moins d avoir obtenu préalablement une autorisation écrite de l Hôtel. La distribution d affiches ou d étiquettes publicitaires autocollantes est formellement interdite. Toute demande d affichage dans le hall d entrée devra être adressée à Symbiose. 3

5 2.5 Sollicitation et matériel publicitaire La distribution d échantillons, de souvenirs, de matériel publicitaire ainsi que la sollicitation commerciale ne doivent se faire qu à l intérieur des limites du stand de l exposant. Ces activités sont interdites dans les allées, aires de restauration, hall principal ou dans les autres stands. Aucune nourriture ou breuvage ne peut être distribué, vendu ou donné en échantillon sans l autorisation écrite de la direction de l Hôtel. 2.6 Sécurité et surveillance L Hôtel est responsable de la sécurité générale requise pour maintenir l ordre durant l exposition. Il est de la responsabilité de l exposant de protéger et d assurer son propre matériel d étalage ainsi que sa marchandise et son équipement. 2.7 Assurances Comme stipulé au Contrat d espace d exposition, les exposants ont la responsabilité de se prémunir des assurances nécessaires pour couvrir les membres de leur personnel, le matériel exposé ainsi que leur équipement pour la durée totale du Salon, soit le montage, la période d exposition et le démontage. Le promoteur ainsi que l Hôtel ou ses agents n assument aucune responsabilité pour les dommages corporels ou dommages matériels aux produits, stand, équipement ou décoration, dus au feu, à l eau, au vol, durant l occupation des lieux loués ou de l immeuble, résultant de quelle que cause que ce soit. 2.8 Incendie Protection La prévention des incendies est soumise à des lois, normes et règlements très stricts. Le matériel incendie doit être visible et accessible. Les issues et accès doivent être libres en tout temps. 2.9 Obstruction Aires communes L exposant ne doit en aucun temps obstruer les couloirs, ascenseurs, escaliers mécaniques, foyers, halls, escaliers et issues de secours de l immeuble, ni les utiliser à d autres fins que celles prévues par l Hôtel et par les autorités régissant la sécurité des édifices publics. 4

6 3 Liste des personnes-ressources Fournisseurs Services Association des Centres d Urgence du Québec 120, rue Montréal Rouyn-Noranda (Québec) J9X 2Z3 Téléphone : (819) Courriel : info@acuq.qc.ca Promoteur Symbiose Événements 502, chemin du Hibou Stoneham (Québec) G3C 1S9 Téléphone : (418) Télécopieur : (418) Courriels : mjrivard@symbiosemarketing.com jdupuis@symbiosemarketing.com Coordination du Salon Personnes-ressources : Jacques Dupuis (ventes) Marie-Josée Rivard (coordination et logistique) Château Bromont 90, rue de Stanstead Bromont, QC J2L 1K6 Téléphone : Sans frais : Tables et chaises Internet supplémentaire Électricité supplémentaire Télécommunications Personne-ressource : Guillaume Belzile Les Productions Média Spec 650, rue Georges Magog (Québec) J1X 2H9 Téléphone : (819) Courriel : info@mediaspec.qc.ca Matériel d exposition Productions graphiques Audio-visuel Personne-ressource : Éric Éthier 5

7 4 Plan du Salon 6