Entité comptable Types de classes de montants Validation Dates. Plan de comptes Solde détaillé Liste des soldes. Saisie d une écriture de.

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1 6. Grand livre 6.1 L entreprise et le Grand livre Introduction Le Grand livre est le module du système financier qui regroupe toute l information financière de l Université. C est la source d information pour l interrogation en accès direct de même que pour la préparation des rapports financiers pour les gestionnaires de l Université et les intervenants de l extérieur. Le module Grand livre comprend toutes les politiques définies pour gérer les opérations financières. Ses deux fonctions principales sont de saisir les transactions de tous les modules du système financier et de conserver cette information pour fins d interrogation au système ou de rapports sur la santé financière de l Université. La figure 6.1 présente les composantes du Grand livre. Figure 6.1 : Composantes du Grand livre Politiques du grand livre : Entité comptable Types de classes de montants Validation Dates Plan de comptes Solde détaillé Liste des soldes Saisie d une écriture de journal Politique de l écriture de journal Politique de traitement des écritures de journal par entité Imputation des écritures de journal Rapports du grand livre Les paragraphes qui suivent décrivent les politiques du grand livre, l entrée des écritures de journal et leur imputation au grand livre, et finalement la relation qui existe entre le contrôle des fonds et le grand livre. Grand livre 6-1

2 6.1.2 Politiques du Grand livre Plusieurs composantes communes aux différents modules SMARTStream sont définies lors de la configuration initiale au niveau général de l entreprise (la section Composantes du système UO - SMARTStream du manuel Concepts généraux explique ce concept). Il est à noter que les règles ou politiques définies spécifiquement dans le module Grand livre ont préséance sur les politiques établies au niveau de l entreprise. Lors de la configuration du module Grand livre, il faut tout d abord définir les fenêtres des politiques. Il en existe une au niveau de l entreprise qui se nomme Ledger Enterprise Policy et cinq pour le module Grand livre : Ledger Entity Policy, Ledger Date Policy, Ledger Amount Class Types, Journal Defaults et Validation Policy (voir figure 6.2). Les fonctions de chacune de ces politiques sont expliquées dans les prochaines sections. Figure 6.2 : Politiques de Grand livre Ledger Enterprise Policy Ledger Entity Policy Ledger Date Policy Ledger Amount Class Types Validation Policy Journal Defaults Politique Entreprise - Grand livre La politique Entreprise - Grand livre (Ledger Enterprise Policy) nous permet de faire la sélection de deux éléments de la clé comptable comme éléments de description. Nous avons choisi d associer l élément unité à la description 1 et l élément compte à la description 2. Des descriptions complètes de ces éléments apparaissent lorsqu on visionne une fenêtre d interrogation telle que Chart of Accounts. Comme illustré à la figure 6.3, ces descriptions sont bilingues et ont une longueur maximale de 35 caractères. Figure 6.3 : Éléments de description Cette politique affiche également le nombre maximal de périodes comptables. Nous avons opté pour 13 périodes comptables, soit une période pour chacun des 12 mois de l année financière soit du 1er mai au 30 avril ainsi qu une treizième période pour les ajustements de fin d année financière. Grand livre 6-2

3 Finalement, on y retrouve les éléments de la clé comptable utilisés par l Université tel que décrit au chapitre 4 - Clé comptable de ce manuel. Une fois les politiques de l entreprise définies, il faut définir les politiques du module Grand livre Politiques du Grand livre La fenêtre Ledger Policy, composée de six onglets présente les politiques de grand livre définies pour chacune des trois entités soit A,T et C. Les onglets sont les suivants : Main View Cette politique présente le nom de l entité ainsi que sa définition. On identifie le pays ainsi que le langage utilisé pour l impression des rapports de l entité. Aussi, il est à noter que même si l Université utilise des devises multiples (dollars canadiens et dollars américains) pour ses activités financières dans les trois entités, elle maintient un seul ensemble de registres comptables en dollars canadiens. Veuillez vous référer au manuel Théorie - Achats et comptes à payer pour obtenir plus d informations sur le concept de devises multiples. Options Cette politique nous permet d activer la piste de vérification afin d enregistrer tous les changements faits à certaines tables de données du grand livre. On y précise aussi les conditions qui doivent s appliquer pour qu une clé comptable puisse être éliminée du plan de comptes : par exemple lorsque tous les soldes sont à zéro. Il est à noter que la section concernant les soldes moyens n est pas activée puisque cette pratique n est pas utilisée à l Université. Dates Cette politique comprend quatre sections. La première section Calendar indique l année financière courante du système, le type de calendrier, le nombre de périodes comptables et le nombre de périodes d ajustements. À titre d exemple, 1999 équivaut à l année financière du 1er mai 1998 au 30 avril Il est à noter qu avant d établir cette politique, il faut établir un calendrier comptable. Le calendrier comptable est similaire au calendrier traditionnel divisé en cycles de douze mois. La différence vient du fait que l Université peut déterminer le nombre ainsi que la longueur des cycles. Il faut aussi définir des calendriers pour les trois exercices suivants : l exercice courant, l exercice précédent et l exercice subséquent. Grand livre 6-3

4 La deuxième section Journal précise la période comptable où on se situe et la date effective de cette période comptable au grand livre. Par exemple, la période comptable 1 représente le mois de mai, la période comptable 2 représente le mois de juin, etc. La troisième section Reporting indique l année financière et la période utilisée pour fins de rapports. Finalement, la dernière section Journal Effective Date Restrictions détermine les restrictions concernant l imputation des transactions à des périodes comptables précédentes ou à des périodes comptables futures. Par exemple, un 0 dans le champ Periods Back signifie que l on ne peut imputer de transactions dans une période comptable antérieure alors qu un 12 dans le champ Periods Forward indique qu il est permis d imputer une transaction dans une des douze périodes comptables ultérieures. Classes Cette politique indique les types de classes de montants actifs pour chaque entité comptable du grand livre. Toutefois pour pouvoir appliquer les classes de montants aux entités configurées, il faut auparavant avoir défini les types de classes de montants (Amount Class Types) de l entreprise. Ces informations sont communes aux modules Grand livre et Budget. Un type de classes de montants est une catégorie générique de soldes. Associé à un exercice, il devient une classe de montants spécifique où les écritures de journal sont imputées, par exemple 1999 ACTUAL correspond aux données réelles de l année tandis que 1999 BUDACTUEL correspond aux données du budget effectif de l année Les types de classes de montants définissent les catégories de soldes valides; aussi, des descriptions et des informations de contrôle sont associées à chaque type. Le Guide de l utilisateur - Grand livre explique comment accéder à cette fenêtre qui présente tous les types de classes de montants actifs pour les entités A, T et C. Defaults Cette politique comprend quatre sections principales. À la section Error Handling, on a choisi l option Suspense ce qui implique que le système génère une écriture de journal dans un compte suspens afin de forcer l imputation complète de l écriture. Toutes les lignes erronées sont reportées automatiquement dans ce compte suspens et on doit l analyser, après coup, pour le nettoyer régulièrement. Il faut établir cette politique pour chacun des types de classes de montants utilisés. Toutes les options de la deuxième section Voucher Number ont été sélectionnées ce qui signifie que toutes les transactions requièrent un numéro interne, que ce numéro est généré automatiquement par le système et que l on permet de remplacer ce numéro généré automatiquement pour des besoins spécifiques. La troisième section Entry Options indique, entre autres, que l on opte pour la génération automatique d un compte inter-entités pour les transactions touchant plus d une entité. Grand livre 6-4

5 Finalement, la section Currency indique le taux de l entité, le type de taux ainsi que la devise des transactions au grand livre. On spécifie aussi que la date de comptabilisation doit être utilisée pour l imputation aux livres lorsqu il y a un délai entre la comptabilisation d une charge à payer et le paiement. Validation Cette politique fonctionne de la même façon que ce qui a été décrit antérieurement pour le module Budget. Comme mentionné à la section Politique de validation - Budget, avant d établir cette politique, il faut d abord avoir élaboré les structures de validation pour chaque élément de la clé comptable qu on désire valider. Ensuite, la fenêtre Ledger Policy, onglet Validation, est utilisée pour spécifier les éléments de la clé comptable à valider et la structure de validation associée à chaque élément. Par exemple, la structure Unités / Units a été créée pour valider l élément unit de la clé comptable. Lorsqu un utilisateur entre une transaction au système et que celle-ci comporte une clé comptable, le processus de validation permet de comparer les valeurs des éléments de cette clé comptable avec les valeurs qui se trouvent dans la structure. Les éléments de la clé comptable qui seront assujettis au processus de validation sont l unité, le projet, la source et le compte. Afin de conserver un meilleur contrôle sur les données financières, nous n avons pas activé la fonction Automatic Generation qui permet au système de générer automatiquement les clés comptables (i.e. mapping ). Le Service des finances est le seul autorisé à créer les clés comptables. La figure 5.3 du chapitre 5 - Budget présente le processus de validation et de génération automatique de comptes en fonction d une clé comptable complète. Veuillez vous référer au chapitre 8 - Structures pour obtenir plus d informations sur les structures. Combinations La politique de combinaison d éléments de la clé comptable (Validate Combinations) n est pas utilisée à l Université. 6.2 Écritures de journal Introduction La section qui suit présente le module d écritures de journal du système SMARTStream. Il n y a pas de sécurité au niveau des clés comptables dans le module d écritures de journal. Tous les utilisateurs peuvent appliquer un débit ou un crédit à n importe quelle combinaison de compte, unité et projet définie dans le plan de comptes. Toutefois, le concept d approbation des écritures de journal est présent dans SMARTStream. Ainsi, les écritures sont dirigées à l approbateur désigné de la faculté ou service et ensuite acheminées au Service des finances pour l approbation finale par l entremise du flux d activités (Workflow). Aussi, le contrôle des fonds est activé dans le module des écritures de journal. La vérification automatique de la disponibilité des fonds se fait au moment où l usager sauvegarde l écriture de journal Journaux non imputés Grand livre 6-5

6 La fenêtre Unposted Journals est utilisée pour enregistrer les écritures de journal au système financier. Comme expliqué au chapitre 5 - Budget, cette fenêtre est aussi utilisée pour enregistrer les transferts de fonds et c est le type de classe de montants qui va permettre de distinguer entre un virement et une écriture de journal. Voici donc un rappel des cinq vues de la fenêtre Unposted Journals : la vue principale (Main View) permet d indiquer les informations générales telles que l entité, le numéro d identification, la période comptable dans laquelle l écriture de journal est imputée au grand livre, la description, le détail des lignes d écritures de journal...; la vue contrôles supplémentaires (Additional Control View) sert entre autres à spécifier le type de classe de montants qu on désire affecter. Le type de classe de montants par défaut est ACTUAL et c est celui qui est utilisé pour les écritures de journal. On y retrouve aussi l option choisie pour le traitement des erreurs, le type de période, le numéro interne, et l identification de la nécessité d une écriture interentités. Une valeur par défaut a été définie dans la politique de grand livre de façon à ce que les comptes et centres inter-entités soient générés automatiquement; la vue de notes (Journal Notes View) est utilisée pour ajouter des notes explicatives relatives à l écriture de journal; la vue d une ligne d écriture (Line View) permet de visualiser, pour une ligne, les informations apparaissant à la vue principale; la vue de journal répétitif (Repeating Journal View) est utilisée dans le cas où une transaction doit se répéter automatiquement avec exactement les mêmes données à intervalle régulier. Cette fonction sera appliquée par exemple, pour les loyers mensuels à comptabiliser, les suppléments administratifs accordés pour trois ans, etc. Le calendrier comptable des périodes futures affectées par l écriture doit toutefois être défini afin que ces écritures soient générées automatiquement et envoyées pour approbation au moment opportun Listes d approbation des journaux non imputés Les écritures de journal doivent être approuvées avant d être imputées au grand livre. Les écritures de journal sont envoyées vers le ou les usagers responsables de l approbation, tels que définis dans le flux d activités d approbation (Approval Workflow). Une écriture de journal est imputée aux livres seulement lorsque tous les approbateurs désignés l ont approuvée. Le chapitre 12 - Autres ressources du manuel de Concepts généraux explique la notion de flux d activités (Workflow). La fenêtre Unposted Journal Approval Status présente les utilisateurs ou groupes de travail qui reçoivent les demandes d approbation des écritures de journal. Lorsqu un groupe de travail reçoit une demande d approbation, il suffit qu un seul membre de ce groupe approuve l écriture pour qu elle soit reportée au grand livre. La demande d approbation est envoyée simultanément ou séquentiellement, selon les numéros de niveau attribués aux approbateurs sur la liste d approbation. Cette fenêtre affiche aussi le statut de l écriture. Elle est utilisée pour ajouter un approbateur pour une écriture de journal spécifique ou pour approuver/rejeter une écriture de journal. On y retrouve entre autres des détails sur l écriture de journal à approuver ou déjà approuvée tels que le niveau d approbation de chacun des approbateurs, le type d approbateur, le code de la personne ou groupe de travail responsable de l approbation Grand livre 6-6

7 de l écriture, etc Liste des journaux non imputés La fenêtre Unposted Journal List permet de sélectionner et d imputer les écritures de journal en mode interactif (On-line). Cette fonctionnalité est utilisée pour un nombre restreint d écritures de journal et pour les ajustements de dernière minute. Toutefois, cette fonction est réservée aux usagers du Service des finances autorisés à approuver les écritures de journal. On retrouve à cette fenêtre la liste des écritures en attente d imputation au grand livre ainsi que les informations suivantes : le numéro d identification de l écriture de journal; la date comptable; le numéro de séquence; le numéro de séquence d attente; l écriture de journal à contre-passer ou renverser; la description enregistrée; le statut; le statut d équilibre; le type de journal; la provenance de l écriture de journal Comptes d équilibre La fenêtre Ledger Balancing Accounts permet de spécifier les comptes d équilibre. Ceux-ci sont nécessaires pour accélérer la procédure d imputation au grand livre et éviter un trop grand nombre d écritures de correction. Cette fenêtre est composée des cinq vues suivantes : Suspense Cette vue traite des comptes suspens. Pour chacune des trois entités créées, on enregistre un ou plusieurs comptes suspens qui servent au traitement de différentes sortes d erreurs. À l Université, nous optons pour un seul compte suspens identifié par GENER (général). Ce compte sert, par exemple, à équilibrer une écriture de journal dont le total des débits et des crédits diffèrent. Étant donné que la politique définie pour le traitement des erreurs permet l utilisation d un compte suspens, le système fera le report de l écriture au grand livre avec une ligne de transaction au compte suspens. Il faut ensuite analyser et nettoyer régulièrement ce compte suspens. Interentity Grand livre 6-7

8 Cette vue décrit le compte inter-entités. Cette fonction permet d imputer une transaction à des clés comptables dans plus d une entité. Les comptes inter-entités sont très souvent utilisés à l Université puisque seule l entité A possède des comptes généraux tels que : banque, TPS à recevoir, TVP à payer, etc. Currency Cette vue traite du compte d équilibre devise. Le module Grand livre procède automatiquement à un équilibrage des devises lorsque, dans une transaction multi-devises, les montants convertis ne sont pas équilibrés. Ce déséquilibre est généralement dû à des erreurs d arrondissement. L Université a décidé de définir deux comptes d équilibre, un pour le dollar canadien et un autre pour le dollar américain, et ce dans chacune des entités. Gain/Loss Cette vue identifie les comptes gain/perte de change. Ceux-ci sont utilisés pour enregistrer les gains/pertes liés aux transactions multi-devises. Clearing Cette vue n est pas utilisée à l Université. Elle sert aux utilisateurs de SMARTStream qui font usage de la devise EURO. Grand livre 6-8

9 6.2.6 Corrections Il est possible d apporter des corrections à une écriture de journal tant qu elle n est pas imputée au grand livre. La figure 6.4 illustre la gestion des erreurs au cours de l imputation des écritures de journal. Figure 6.4 : Processus d imputation Processus d imputation Non L écriture de journal est-elle en erreur? Oui Quel type d erreur? Ne balance pas : créer une ligne d écriture de journal au compte suspens Clé comptable n existe pas : faire les corrections et sauvegarder à nouveau Imputer l écriture de journal Imputation au grand livre Les écritures de journal, les dépôts, les transferts de fonds et les dépenses directes (factures) sont imputés au grand livre à tous les soirs lors de la mise à jour du système financier. Les données du système de paie pour les entités A, T et C sont reportées au grand livre de façon bi-mensuelle soit lors des paies du 15 et 30 de chaque mois. Finalement, les données du système étudiant (SIS), du système de logement pour les résidences Brooks et les résidences conventionnelles sont reportées au grand livre à la fin de chaque mois. Le chapitre 7 - Interrogation des données présente les fenêtres disponibles pour accéder aux transactions reportées au grand livre. Grand livre 6-9

10 6.3 Le grand livre et le contrôle des fonds En construction Grand livre 6-10