Manuel d'utilisation Libellule Module Bourses

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1 Manuel d'utilisation Libellule Module Bourses

2 Libellule Copyright 2000 CNERTA. (Centre National d'etudes et de Ressources en Technologies Avancées). Tous droits réservés. Les informations contenues dans ce document pourront faire l'objet de modifications sans préavis et ne constituent aucun engagement de la part du CNERTA. Le logiciel décrit dans ce manuel est fourni sous contrat de licence par le CNERTA et ne peut être utilisé que conformément aux termes de ce contrat. Tout ou partie de cette publication ne peut être reproduit, transmis ou traduit, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit (électronique, mécanique, manuel, optique ou autre), sans l'accord écrit préalable du CNERTA. Le CNERTA déclare être propriétaire des droits d'auteur de ce programme et de la documentation, en tant qu'oeuvre non publiée, dont les versions ont été fournies sous licence pour la première fois à la date ci-dessus. La protection par droits d'auteur n'implique pas renonciation du CNERTA au bénéfice d'autres protections ou droits. Tous les autres noms de produit, société ou marque peuvent appartenir à des tiers.

3 Sommaire 3 Table des matières Partie I Chap Module Bourses 4 1 Liste des dossiers de bourses Saisie des dossiers Nature de l'aide 4 Traitement des dossiers... de demande de bourses 24 5 Intégration des données... en provenance de Luciole 30 6 Editions des listes de... dossiers de bourses 34 7 Reconduction des dossiers... de demande de bourses 36 8 Renouvellement des... dossiers du supérieur 39 9 Historique des dossiers... de bourses Partie II Module Bourses 43 1 Les questions sur la reconduction Les erreurs en création... / reconduction de dossiers 45 3 Le nombre de part calculé... n'est pas correcte 47 4 L'interface avec Luciole La mise à jour des dossiers

4 4 Libellule 1 Chap Module Bourses Ce module doit permet la saisie et le suivi des dossiers de demande de bourses : Gestion / Dossiers de dem ande de bourses est une option de menu proposant la liste des dossiers de bourses saisis, Gestion / Historique des dossiers de bourses est une option de menu proposant la liste de toutes les versions de tous les dossiers de bourses présents. La gestion des dossiers de bourses : Saisie des dossiers de demande de bourses Chaque établissement accueillant des élèves qui déposent des dossiers de demande de bourses doit procéder à la saisie de ces dossiers dans Libellule. Cette saisie intervient après la saisie de la fiche élève. Toutes les données administratives de l'élève sont automatiquement reprises dans le dossier. Sont à saisir : les données spécifiques bourses : critères sociaux, primes accordées, revenu de référence... Un certain nombre de ces informations sont initialisées à partir des données connues de la fiche élève. (Exemple : le critère Candidat boursier Interne est coché en fonction du régime de l'élève au moment de la saisie du dossier ; les parts de majoration "enfant d'agriculteur" sont ajoutées en fonction de la profession du responsable légal... ) Gestion des dossiers de demande de bourses Une fois saisie dans Libellule, les étapes pour le traitement des dossiers de bourses sont les suivantes : Étape 1 : Vérification des dossiers, Étape 2 : Préparation des dossiers, Étape 3 : Validation des dossiers, Étape 4 : Transmission des dossiers pour instruction En cas d'erreur, il est possible d'annuler la validation des dossiers avant la transmission pour instruction. Instruction des dossiers Le fonctionnement de cette étape ne sera pas détaillé puisqu'il ne s'agit plus de Libellule.

5 Chap Module Bourses 5 L'étape suivante est du ressort de l'instructeur et s'effectue à partir d'une application nationale, qui travaille à partir des dossiers transmis par les établissements demandeurs. L'établissement EPL départemental (ou le SRFD) qui procède à l'instruction de ses dossiers et des dossiers des établissements qui lui sont rattachés, a accès à l'application d'instruction Luciole indépendamment de Libellule. En conséquence, il devra, procéder à la saisie de ses propres dossiers via Libellule, transmettre ces dossiers vers la base d'instruction, puis procéder à l'instruction via l'application spécifique Luciole. Intégration des avis dans Libellule Après saisie des avis et envoi des notifications aux familles dans Luciole, les décisions seront communiquées aux établissements. A chaque période de liquidation, seront transmis vers les établissements les montants à payer par élèves pour intégration dans la facturation. Description du dispositif de gestion des bourses en place depuis Description générale : Conformément au calendrier prévisionnel diffusé dans la note de service DGER/FOPDAC/N du 02 juillet 2002 concernant la mise en œuvre du schéma directeur des systèmes d information de la DGER, un dispositif technique pour la gestion des bourses est mis en place à la rentrée scolaire Il se substitue à l application Gestion Bourses (GB). Il comporte plusieurs volets : 1. Un module de saisie et suivi des dossiers de demande de bourses intégré à l application de gestion des élèves "Libellule". 2. Une interface WEB (via Internet) pour la saisie des dossiers des élèves inscrits dans les établissements non équipés de "Libellule". 3. Une application "Luciole" assurant l instruction des dossiers, l édition des demandes de crédit et la liquidation des bourses. Il concerne tous les acteurs impliqués dans la gestion des bourses : 1. Les SRFD en tant qu autorité académique (gestion de l organisation régionale). 2. Les établissements instructeurs (EPLEFPA ou SRFD chargés de l instruction des dossiers de demandes de bourses). 3. Les établissements rattachés (utilisant ou non "Libellule") 2. La saisie des dossiers dans les établissements : La procédure de saisie sera différente selon que les établissements sont ou ne sont pas équipés du logiciel de gestion d élèves "Libellule".

6 6 Libellule Les établissements équipés de Libellule Les établissements équipés de Libellule procèdent impérativement : 1- A la saisie des dossiers de demandes de bourses de leurs élèves avec "Libellule", 2- A la transmission de leurs dossiers vers l instructeur via "Libellule", 3- A la récupération via "Libellule" des montants des bourses accordés pour intégration dans la facturation. Les établissements ayant saisi leurs dossiers de bourses dans"libellule" disposent d une option de reconduction pour les dossiers du secondaire et d une option de renouvellement pour les dossiers du supérieur. Pour les autres, tous les dossiers sont à saisir dans Libellule sur la base des informations de la fiche élève. Les établissements non équipés de Libellule Les établissements non équipés de Libellule procèdent : 1- A la saisie des dossiers de demandes de bourses à partir d un formulaire accessible sur Internet, 2- A la récupération, via le formulaire de saisie Internet, des montants des bourses accordées. Chaque établissement assure lui même la saisie de ses dossiers. Un accès à Internet, depuis l établissement, est indispensable à la réalisation de cette opération. Le formulaire de saisie est accessible à l adresse Internet suivante : la date limite de saisie étant fixée par l établissement instructeur. L accès au formulaire nécessite une authentification. Chaque établissement reçoit de son établissement instructeur les informations nécessaires à son authentification (compte et mot de passe) ainsi que sur le calendrier de saisie. Une aide contextuelle est accessible à partir de la page d accueil du formulaire. Une assistance téléphonique est disponible au Il est prévu de pouvoir importer dans le formulaire Internet des données administratives concernant les candidats boursiers (nom, prénom, date de naissance ) issues d autres applications de gestion d élèves selon un format spécifique (cf. documents d'aide sur la page d'accueil de Donnapp). 3. L instruction des dossiers : Elle s'effectue à l aide de l'application "Luciole" nécessitant un accès Internet sur les postes des personnels chargés de l instruction. La mise en place de cette application fait l objet d informations spécifiques (adresse du site, installation, pré-requis matériel) disponibles sur le site support.eduter-cnerta.fr/.

7 Chap Module Bourses 7 Les instructeurs (établissements départementaux et, selon les régions, certains SRFD) procèdent : 1- A l envoi vers les établissements rattachés "non Libellule" des informations nécessaires à leur accès au formulaire Internet de saisie des dossiers de bourses (compte et mot de passe), 2- A l instruction des dossiers de demandes de bourses à l aide de l application "Luciole", 3- A l édition des demandes de crédits, 4- A l édition des bordereaux de liquidation, 5- A la mise à disposition des établissements rattachés des montants de bourses accordés. L application "Luciole" se substitue à l application GB. Le CNERTA ne diffuse plus depuis , aux établissements instructeurs, le logiciel GB. Les Instructeurs n ont donc pas à envoyer aux établissements rattachés la disquette GB de saisie des dossiers. "Luciole" n'est pas installé sur les serveurs des établissements instructeurs, mais sur des serveurs au CNERTA. Les établissements instructeurs accèdent à "Luciole" via Internet. C est pourquoi un accès à Internet est nécessaire à partir des postes de travail des utilisateurs instructeurs. 4. La gestion de l organisation régionale : Cette organisation régionale, variable d une région à une autre, doit être mise en place par chaque Autorité Académique. Elle est réalisée à l aide d un module spécifique de la nouvelle application "Luciole". Les SRFD procèdent : 1- A l identification des établissements instructeurs, 2- A l envoi, aux établissements instructeurs, des informations d authentification nécessaires pour se connecter à "Luciole" 3- A l identification des établissements rattachés à chaque établissement instructeur. Des dispositions techniques sont prises en accord avec la DGA/SDSI afin de permettre aux SRFD d accéder à l application "Luciole" via la connexion à Internet du réseau des Draf. Mise à jour des barêmes dans Libellule Chaque année, les barèmes a prendre en compte sont publiés dans une note de service à paraître courant août-début septembre. Les barèmes sont diffusés après la publication de cette note. Les barèmes sont diffusés dans les établissements selon le même procédé que les structures pédagogiques et autres nomenclatures nationales. Pour préparer la nouvelle année, ils sont initialisés par nos soins, dans Luciole, sur la base des barèmes de l'année précédente, dès le 3ème trimestre de l'année en cours. Ils sont ensuite réactualisés sur la base de la note de service (provisoire dans un premier temps).

8 8 Libellule Ils sont mis à disposition des établissements de façon à permettre les premiers transferts de classe dès le mois d'avril. Les barèmes que vous récupérez alors dans libellule sont qualifiés de "provisoires". La mention suivante apparaît alors sous les montants calculés "Les barèmes indiqués ici sont provisoires" Lorsque la note de service est signée, les barêmes sont réactualisés dans Luciole puis mis à disposition des établissements. Dès lors, la mention "barèmes provisoires" disparaît de vos écrans.

9 Chap Module Bourses Liste des dossiers de bourses Fichier, Bourses Gestion, Dossiers de dem ande de bourses Cette liste présente tous les dossiers de demande de bourses déposés sur l'année de connexion, par les élèves inscrits sur l'établissement de connexion. On y retrouve un grand nombre d'informations sur lesquelles il est possible d'effectuer des recherches et des sélections. Après récupération de Luciole, six colonnes ont été ajoutées dans lesquelles se trouvent les montants de bourses et de primes et/ou de compléments ayant été liquidés. Pour contrôler les montants importés de Luciole, vous pouvez fabriquer une liste libre mettant ces montants en évidence. Depuis cette liste sont disponibles toutes les fonctionnalités qui permettent la gestion des dossiers de demande de bourses : Saisie des dossiers Suppression des dossiers Vérification des dossiers Préparation des dossiers Validation des dossiers de bourses Annulation de la validation des dossiers de bourses Édition de dossiers de bourses Comment cocher les dossiers prêts à transférer Deux options de menu permettent de cocher et décocher pour tous les dossiers sélectionnés dans la liste, la case : Prêt pour transfert Cocher les dossiers : Prêts pour transfert

10 10 Libellule Décocher les dossiers : Prêts pour transfert Elles n'ont d'effet que sur les dossiers qui n'ont pas déjà été envoyés à Luciole. Les différentes impressions L'option imprimer : permet de définir les listes libres nécessaires ainsi que d'imprimer les éditions pré-définies Secondaire : Accusé de réception dossier de bourse Supérieur : Accusé de réception dossier de bourse Liste des dossiers pour le secondaire Liste des dossiers pour le supérieur Légende des couleurs Un code de couleur permet l'identification rapide de l'état du dossier : VERT : Dossier accordé BLEU : Dossier dont on n'a pas encore connaissance de la décision Noir : Dossier non transmis à Luciole Noir italique : Dossier rejeté C : dossier de type reconduction X : dossier de type réexamen

11 Chap Module Bourses Saisie des dossiers Fichier, Bourses Gestion, Dossiers de dem ande de bourses Cette entrée de menu permet de saisir ou modifier les dossiers de demande de bourses puis de les gérer. Saisir un nouveau dossier de bourse dans Libellule : L'élève n'a jamais demandé de dossiers de Bourse dans Libellule ou l'élève fait une nouvelle demande Ajouter un dossier Édition / Ajouter S'ouvre alors la fiche de saisie d'un dossier. Elle comporte 4 onglets : Cliquer sur les différentes zones de l'image pour avoir la description

12 12 Libellule Onglet Élève L'onglet Élève présente d'une part les données administratives ou pédagogiques relatives à l'élève et d'autre part les informations relatives au suivi du dossier de l'élève. Les données administratives ou pédagogiques ne sont pas modifiables. Si besoin est, la modification est réalisable dans la fiche élève onglet Données administratives / Pédagogiques. Ajouter le nom de l'élève en cliquant sur Candidat Civilité : civilité du candidat Nom : Nom de l'élève candidat (Cliquer sur ) Prénom : Prénom de l'élève candidat Né(e) le : Date de naissance du candidat

13 Chap Module Bourses 13 Dépt de naissance : Département de naissance du candidat Sexe : Sexe du candidat Code INE : code INE du candidat Sit. Fam. (rubrique affichée si cycle Supérieur) : Situation familiale Régime : Régime du candidat Mention TB obtenue au Bac (rubrique affichée si cycle supérieur) : Cette case est à cocher si l'élève a eu mention 'Très bien' au baccalauréat. Elle permet l'obtention de la prime 'Aide au mérite' Nationalité : Nationalité du candidat Ouvrant droit (rubrique affichée si cycle Supérieur) : Certaines nationalités donnent droit aux bourses, dans ce cas, il faut cocher Ouvrant droit. Adresse : Adresse de l'élève Formation Suivie Cycle : Nature du cycle (Secondaire, Supérieur) du candidat : Formation suivie par le candidat Division : Division du candidat Suivi du dossier n : numéro du dossier de bourse, le numéro est définit automatiquement. Nature de l'aide : à choisir parmi Bourses sur critères sociaux, Crédit complémentaire Spécial, Aide d'urgence annuelle, Aide d'urgence ponctuelle (Voir Les différentes natures d'aide) Cas particulier du Crédit Complémentaire Spécial : Détail Cas particulier de l'aide d'urgence annuelle : Détail Cas particulier de l'aide d'urgence ponctuelle : Détail Type de demande : Nouvelle demande, Reconduction (secondaire), Renouvellement (supérieur), Réexamen Dossier complet : Si la case est cochée par l'utilisateur, le dossier est complet. Si la case n'est pas cochée par l'utilisateur, le dossier est jugé incomplet Dossier recevable : Cette case est cochée par défaut. Le dossier est irrecevable si les conditions d'attribution relatives à la nationalité ou aux diplômes ou à l'âge ou aux études poursuivies ne sont pas remplies. Proposition à la commission : A retenir, A examiner, A rejeter Prêt pour transfert vers Luciole : Case à cocher lorsque la saisie du dossier est terminée. Dès lors, les étapes de vérification, préparation et transmission des dossiers prendront ce dossier en considération.

14 14 Libellule Déposé le : date de dépôt du dossier initialisé par défaut à la date du jour lors de la création du dossier (nouvelle demande) ou sur N-1 ou N-2 (dossier reconduit) C'est à partir de cette date que Libellule détermine les barèmes à utiliser pour calculer le nombre de parts ou l'échelon à attribuer sauf si c'est un dossier de type réexamen Transmis le : date de transmission du dossier (initialisé à la date de transmission des dossiers dans l'administrateur général) Pris en charge le : date de prise en charge du dossier (renseigné dans Luciole puis mis à jour dans libellule) Instruit le : date d'instruction du dossier (renseigné dans Luciole puis mis à jour dans libellule) Accordé le : date d'attribution du dossier (renseigné dans Luciole puis mis à jour dans libellule) Rejeté le : date de rejet du dossier (renseigné dans Luciole puis mis à jour dans libellule) Révisé le : date de révision du dossier (renseigné dans Luciole puis mis à jour dans libellule) Cloturé le : date de clôture du dossier (renseigné dans Luciole puis mis à jour dans libellule) Réexaminé en : année de réexamen du dossier C'est à partir de l'année de réexamen que Libellule détermine les barèmes à utiliser pour calculer le nombre de parts à attribuer et non pas sur la date de dépôt. Motif de réexamen : sélection d'un motif dans la liste prédéfinie. Onglet Responsable L'onglet Responsable présente en consultation les données propres au responsable légal. Les données sont modifiables dans la fiche Responsable.

15 Chap Module Bourses 15 Le responsable légal n'est pas obligatoirement le responsable d'ordre 1. En cas de désaccord, vérifiez dans l'onglet Responsable et Adresse de la fiche élève. Dans le cas ou l'élève ne donne pas procuration à l'établissement, ce sont les coordonnées et coordonnées bancaires du responsable coché 'Dest. Bourse' qui seront communiquées à la DDAF. Responsable légal Civilité : civilité du responsable légal Nom : nom du responsable légal Prénom : prénom du responsable légal Nom de JF : nom de jeune fille du responsable légal Situation professionnelle : situation professionnelle du responsable légal Agriculteur : si OUI, le responsable est agriculteur Situation de famille : situation de famille du responsable légal Complément d'information : commentaire à saisir (Seule donnée saisissable) Lien de Parenté : lien de parenté du responsable avec le candidat Adresse : Adresse du responsable légal Onglet Critères L'onglet Critères permet de définir le nombre de parts ou de points, les primes attribuées ou non et de calculer le montant annuel. L'écran de saisie diffère suivant le cycle de formation de l'élève (cycle secondaire, cycle supérieur) Pour un élève suivant une formation de cycle secondaire :

16 16 Libellule Critères Vous n'avez qu'à cocher les critères ou renseigner les valeurs nécessaires correspondants à la situation de l'élève demandeur, le nombre de points et le nombre de parts seront mis à jour automatiquement. Un avertissement est signalé lors de l'enregistrement si vous avez coché le critère "contrat jeune majeur". Complément - Primes - 4ème terme Vous n'avez qu'à cocher les primes dont l'élève doit bénéficier. Montant Revenu Année d'imposition (Année N-2 par défaut mais modifiable dans des cas exceptionnels par N-1 ou N) Revenu Imposable pour l'année d'imposition saisie Revenu pris en compte Cas exceptionnels où ce sont les revenus de l'année N-1 ou N qui sont pris en compte,

17 Chap Module Bourses 17 Libellule calcule automatiquement ce revenu pris en compte et le détail est affiché en cliquant sur selon la réglementation fiscale. Case ' Calcul rev enu N-1 av ec av is d'im position' : à cocher si le revenu N-1 est issu de l'avis d'impôt, si la case n'est pas cochée, une déduction de 10% est appliquée au montant saisi. Un avertissement est signalé à l'enregistrement de la fiche : Nbre de parts calculé, Nbre de parts supplémentaires, Nbre total de parts, Montant annuel, Total des primes et Total Annuel sont mis à jour automatiquement à partir des critères et compléments renseignés (partie gauche de la fenêtre). Cas particulier du Crédit Complémentaire Spécial : Détail Pour un élève suivant une formation de cycle supérieur : Critères Vous n'avez qu'à cocher les critères ou renseigner les valeurs nécessaires correspondants à la situation de l'élève demandeur, le nombre de points et le nombre de parts seront mis à jour automatiquement.

18 18 Libellule Pour les nouveaux dossiers, Libellule initialise automatiquement la valeur pour le critère 'Distance kilométrique entre le domicile et l'établissement d'inscription' par la valeur renvoyée par le calcul de la distance à "vol d'oiseau". La distance kilométrique peut être modifiée, un avertissement est alors signalé à l'enregistrement de la fiche : Complément - Primes - 4ème terme Pour accorder un complément de bourses à l'élève, vous devez cocher la case Attribuée. Un avertissement est signalé lors de l'enregistrement du dossier lorsque la prime 'Aide au mérite' est cochée pour un élève dont la 'Mention TB obtenue au Bac' n'a pas été renseignée. Montant Revenu Année d'imposition Revenu Imposable pour l'année d'imposition saisie Revenu pris en compte Cas exceptionnels où ce sont les revenus de l'année N-1 ou N qui sont pris en compte, Libellule calcule automatiquement ce revenu pris en compte et le détail est affiché en cliquant sur selon la réglementation fiscale. Case ' Calcul rev enu N-1 av ec av is d'im position' : à cocher si le revenu N-1 est issu de l'avis d'impôt, si la case n'est pas cochée, une déduction de 10% est appliquée au montant saisi. Un avertissement est signalé à l'enregistrement de la fiche :

19 Chap Module Bourses 19 Échelon calculé, Valeur de l'échelon, Total des compléments, 4ème terme, Total des primes, Total annuel sont mis à jour automatiquement à partir des critères et compléments renseignés (partie gauche de la fenêtre). Cas particulier de l'aide d'urgence annuelle : Détail Cas particulier de l'aide d'urgence ponctuelle : Détail Onglet Échéanciers L'onglet Échéancier présente les montants à verser au cours des différentes périodes, pour les bourses et pour les primes. Cet onglet n'est disponible que si l'élève est bénéficiaire et si les barèmes sont connus. Si les montants apparaissent en rouge, vérifiez que vous avez bien intégré le fichier de descente des dossiers de bourses envoyés par Luciole et réalisé l'intégration des données. ATTENTION : Lorsque les dossiers ont été préparés et validés, tant que l'envoi n'a pas

20 20 Libellule été effectué (ou que la validation n'a pas été annulée modifier) de nouveaux dossiers. ), il n'est plus permis de saisir (ou de Modification d'un dossier de demande de bourses Modifier un dossier de bourse dans Libellule : L'élève a déjà fait l'objet d'un dossier de Bourse, le dossier existe déjà dans Libellule : Modifier le dossier de l'élève Édition / Propriétés Il n'est pas possible de modifier un dossier s'il a été envoyé vers Luciole. Suppression d'un dossier de demande de bourses La suppression des dossiers de demande de bourses s'effectue en sélectionnant les dossiers à supprimer puis en utilisant l'option Édition/Supprim er. Une fenêtre de demande de confirmation de la suppression limite les risques d'erreur. Il n'est pas possible de supprimer un dossier s'il a été envoyé vers Luciole.

21 Chap Module Bourses Nature de l'aide Plusieurs natures d'aide sont possibles pour les dossiers de demande de bourses. Cas du Crédit Complémentaire Spécial (CCS) cycle secondaire Dans le cas des aides accordées dans le cadre du Crédit Complémentaire Spécial, l'écran de saisie des critères se présente comme-suit : Seul le nombre de parts attribuées dans le cadre du CCS est à saisir. Les parts supplémentaires sont calculées en fonction des conditions d'attribution remplies par l'élève. Cas de l'aide d'urgence ponctuelle cycle supérieur Dans le cas des aides accordées dans le cadre de l'aide d'urgence ponctuelle, l'écran de saisie des critères se présente comme-suit :

22 22 Libellule Seul la partie Critères et le revenu peuvent être renseignés afin d'être transmis à l'instructeur. Le montant de l'aide ponctuelle sera mis à jour suite à l'intégration des données envoyées par Luciole. Aucun complément (primes) ne peut être attribué sur un dossier de nature Aide d'urgence ponctuelle ou annuelle. Il est possible de créer plusieurs dossiers d'aide d'urgence ponctuelle mais il n'est pas possible de créer plusieurs dossiers d'aide d'urgence annuelle pour le même élève. Cas de l'aide d'urgence annuelle cycle supérieur Dans le cas des aides accordées dans le cadre de l'aide d'urgence annuelle, l'écran de saisie des critères se présente comme-suit : Seul la partie Critères et le revenu peuvent être renseignés afin d'être transmis à l'instructeur. L'échelon et le montant de la part seront mis à jour suite à l'intégration des données envoyées par Luciole. Aucun complément (primes) ne peut être attribué sur un dossier de nature Aide d'urgence ponctuelle ou

23 Chap Module Bourses 23 annuelle. Il n'est pas possible d'avoir à la fois pour le même élève un dossier de nature Bourses sur Critères Sociaux et un dossier de nature Aide d'urgence annuelle. Dans Libellule un avertissement (non bloquant) vous signalera cette anomalie. Il est possible de créer plusieurs dossiers d'aide d'urgence ponctuelle mais il n'est pas possible de créer plusieurs dossiers d'aide d'urgence annuelle pour le même élève.

24 24 Libellule 1.4 Traitement des dossiers de demande de bourses Fichier, Bourses Gestion, Dossiers de dem ande de bourses Depuis cette liste sont disponibles toutes les fonctionnalités qui permettent la gestion des dossiers de demande de bourses. Les étapes à suivre dans l'ordre chronologique pour le traitement des dossiers sont les suivantes : Vérification des dossiers Préparation des dossiers Validation des dossiers de bourses validation des dossiers de bourses (En cas d'erreur avant l'envoi des données : Annulation de la ) Transmission des dossiers pour instruction Vérification des dossiers de bourses Fichier, Bourses Gestion, Dossiers de dem ande de bourses Édition, Vérification des dossiers de bourses Le principe de saisie des dossiers de demande de bourses est le suivant : Lorsqu'on saisi un nouveau dossier, les informations qui apparaissent à l'écran et qui sont prises en compte pour le calcul du nombre de points de charges, de l'attribution des primes ou de l'attribution des parts de majorations, sont celles présentes sur la fiche élève au moment de la saisie du dossier. L'étape de vérification consiste à contrôler qu'il n'y a pas eu de modification sur les données de l'élève qui interviennent dans le calcul du montant de bourse à attribuer entre la saisie des dossiers et la préparation pour envoi vers l'instructeur.

25 Chap Module Bourses 25 L'option de menu n'est disponible que depuis une UAI élémentaire. Vérification des dossiers : Cliquer sur ou Édition / Vérification des dossiers de bourses Une fenêtre Demande de confirmation signale que le traitement peut être long et propose l'arrêt du traitement. Cliquer sur pour lancer la vérification. Dans le cas où aucune anomalie n'est détectée, s'affiche une fenêtre signalant qu'il n'y a pas d'erreurs. La vérification ne touche que les dossiers cochés "Prêts pour transfert vers Luciole". Cette étape de vérification est automatiquement lancée avant l'étape de préparation des dossiers. Les contrôles Les différents contrôles effectués sont les suivants : Contrôle que l'élève n'a pas changé de classe depuis la saisie du dossier Contrôle que l'élève n'a pas changé de régime depuis la saisie du dossier Contrôle que l'élève n'a pas changé de responsable légal depuis la saisie du dossier Contrôle que le responsable légal n'a pas changé de profession depuis la saisie du dossier Contrôle que, si l'élève n'a pas donné procuration à l'établissement pour le paiement de sa bourse, le RIB du responsable légal est connu. Contrôle que le dossier est complet. (Critères saisis) Les anomalies En cas d'anomalies, une fenêtre s'ouvre en présentant les résultats des différents contrôles. Le symbole dans la première colonne indique la nature de l'erreur : : Anomalie bloquante : Les données qui en sont à l'origine doivent être rectifiées sans quoi les dossiers ne pourront pas être transmis à l'instructeur.

26 26 Libellule : Anomalie non bloquante : Il s'agit d'un avertissement. Il convient alors de vérifier les données pour s'assurer que l'information qui sera transmise à l'instructeur est correcte. Préparation des dossiers de bourses Fichier, Bourses Gestion, Dossiers de dem ande de bourses Édition, Préparation des dossiers de bourses L'étape de préparation consiste à "figer" les informations qui constituent le dossier de demande de bourses à partir des données présentes dans la fiche élève au moment de l'action. Ce sont ces données qui seront transmises à l'instructeur. L'option de menu n'est disponible que depuis une UAI élémentaire. Préparation des dossiers : Cliquer sur ou Édition / Préparation des dossiers de bourses Une fenêtre Demande de confirmation signale que le traitement peut être long et propose l'arrêt du traitement Cliquer sur pour lancer la préparation. A l'issue de l'étape de vérification, s'il reste des anomalies bloquantes, s'affiche la fenêtre qui liste les contrôles à corriger. (cf. rubrique Vérification des dossiers de bourses). Il n'est pas possible de poursuivre le traitement tant qu'il reste des anomalies bloquantes à corriger. S'il ne reste que des avertissements, un message apparaît pour demander s'il faut poursuivre le traitement ou non. La présence d'avertissements n'empêche cependant pas la préparation des dossiers.

27 Chap Module Bourses 27 Ces étapes de vérification et de préparation ne touchent que les dossiers cochés "Prêts pour transfert vers Luciole". Les dossiers transmis ne peuvent plus être modifiés et lors des étapes de préparation et validation, tous les dossiers de l'uai élémentaire sont traités en même temps. Il convient donc de lancer ces fonctionnalités APRES que TOUS les dossiers (sauf les éventuels quelques retardataires) soient correctement saisis. Liste des éditions disponibles Après préparation, il est possible d'éditer : Secondaire : Accusé de réception dossier de bourse Supérieur : Accusé de réception dossier de bourse Liste des dossiers pour le secondaire Liste des dossiers pour le supérieur Validation des dossiers de bourses Fichier, Bourses Gestion, Dossiers de dem ande de bourses Édition, Validation des dossiers de bourses L'étape de validation consiste à mettre à disposition de l'administrateur général, les données de bourses pour envoi vers l'instructeur. L'option de menu n'est disponible que depuis une UAI élémentaire et ne concerne que les dossiers des élèves de ce site. Validation des dossiers : Cliquer sur ou Édition / Validation des dossiers de bourses Cette action est rapide. Après validation, apparaît dans le module échange du menu de l'administrateur général une ligne spécifique par UAI élémentaire ayant procédé à la validation de ses dossiers.

28 28 Libellule Les dossiers peuvent être transmis pour instruction. Annulation de la validation des dossiers de bourses Fichier, Bourses Gestion, Dossiers de dem ande de bourses Édition, Annulation de la v alidation des dossiers de bourses En cas de constat d'erreur (dossier erroné, dossier manquant...) il peut être encore temps d'empêcher la transmission de données qu'on sait être fausses ou incomplètes. C'est le but de cette action qui n'intervient pas directement sur les dossiers mais qui en empêche le transfert. L'étape de d'annulation de la validation ne détruit en aucune manière les données saisies sur les dossiers de bourses. Elle se contente d'interdire la transmission des dossiers préparés vers l'instructeur. Cette option de menu est à utiliser lorsqu'on constate avant envoi d'une anomalie sur les dossiers préparés. L'option de menu n'est disponible que depuis une UAI élémentaire et concerne les dossiers des élèves de ce site qui ont déjà été validés. Cette action est rapide. Après annulation de la validation, n'apparaît plus dans le module échange du menu de l'administrateur général une ligne spécifique par UAI élémentaire ayant procédé à la validation de ses dossiers. Les dossiers ne pourront être transmis qu'après une nouvelle étape de validation. Transmission des dossiers de bourses pour instruction Fichier, Adm inistration / com m unication Gestion, Échange de données Gestion, Rem ontée des données

29 Chap Module Bourses 29 L'utilisateur doit être connecté en tant qu'administrateur général. Cette entrée de menu permet d'envoyer (de remonter) les données vers une base accessible par les instructeurs, via une connexion Internet. L'envoi est une étape irréversible contrairement aux étapes précédentes. Vous ne pourrez pas récupérer l'envoi une fois l'icône cliqué! N'envoyez que si vous êtes d'accord avec le contenu des éditions : liste des dossiers à envoyer. Pour envoyer : Se connecter à Libellule en tant qu'administrateur général Sélectionner l'epl (dans la partie supérieure de la fenêtre) pour lequel vous voulez envoyer les données. Cliquer sur l'icône ou Édition/Préparation et env oi. Après avoir demandé la préparation et l'envoi, une fenêtre de suivi de procédure s'ouvre permettant à l'utilisateur de voir la progression de l'envoi. Une fois l'envoi terminé, la fenêtre de traitement se ferme d'elle-même. Si aucune ligne n'apparaît dans la partie supérieure cela signifiera qu'aucune UAI élémentaire de l'epl n'a préparé de dossiers. Seuls les dossiers mentionnés "Prêts pour transfert vers Luciole" seront transmis.

30 30 Libellule 1.5 Intégration des données en provenance de Luciole Fichier, Bourses Gestion, Dossiers de dem ande de bourses Édition, M aj des données de Luciole Cette option de menu, disponible depuis la liste des dossiers de bourses, permet la réactualisation des dossiers de Libellule à partir des données validées par l'instructeur dans Luciole. ATTENTION : Elle doit impérativement être effectuée avant la facturation pour que les montants des bourses puissent être déduits des pensions, depuis le site élémentaire d'inscription de l'élève. Elle ne peut pas être lancée simultanément par plusieurs utilisateurs pour une même UAI élémentaire. Elle consiste à réaliser les étapes ci-dessous : Intégrer les données envoyées par l'instructeur depuis Luciole Mettre à jour les données des dossiers de demande de bourses Intégrer les données envoyées par l'instructeur depuis Luciole Après saisie des avis et envoi des notifications aux familles, les décisions seront communiquées aux établissements. Pour les intégrer, il faut se connecter dans Libellule en administrateur général et faire l intégration des données : Fichier, Administration / Communication Gestion, Échange de données Gestion, Mise à jour des données externes Mettre à jour les dossiers de demande de bourses dans Libellule Pour réactualiser les données dans les dossiers de bourses de Libellule : Cliquer sur ou Édition / M aj. des données Luciole S'affiche la liste des dossier de bourses à réactualiser :

31 Chap Module Bourses 31 On y trouve les données permettant l'identification du dossier concerné ainsi que les données à réactualiser. Sélectionner tous les dossiers à réactualiser (CTRL A pour Sélectionner tout ou clic droit 'Sélectionner tout') Cliquer sur l'icône : (Édition/Réactualisation des dossiers ou par le clic droit) Libellule effectue alors un certain nombre de contrôles permettant de garantir la cohérence des données qui seront intégrées aux dossiers de bourses. Lorsque tous les dossiers qui ont été sélectionnés sont corrects et peuvent être réactualisés, s'affiche cette fenêtre : Les nouvelles données sont alors disponibles depuis la liste des dossiers de bourses. Dans le cas ou la sélection comporte à la fois des dossiers valides et des dossiers non valides, le message précise que les dossiers corrects ont été enregistrés et que les autres vont apparaître à l'écran. Ces opérations sont à recommencer jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de dossier dans la liste des

32 32 Libellule dossiers à réactualiser Les anomalies Lorsque tous les dossiers qui ont été sélectionnés présentent des anomalies, s'affiche la liste des anomalies : Ces anomalies ne devraient pas exister est doivent faire l'objet d'un appel à la maintenance. Une fois la procédure de mise à jour des données terminée, les dossiers réactualisés n'apparaîtront plus dans la liste des dossiers à réactualiser. Les nouvelles données sont alors disponibles depuis la liste des dossiers de bourses. Ne sont réactualisés que les dossiers qui sont sélectionnés. CTRL A pour sélectionner tout et traiter tous les dossiers en même temps. Quelques précisions Après réactualisation, les informations sont visibles sur les dossiers accessibles depuis la liste des dossiers de bourses. La dernière version des dossiers est toujours présentée sur cette liste. En fin de liste 6 colonnes présentent les montants à payer par échéance, pour les bourses et pour les primes et/ou compléments divers. (Rubriques à utiliser sur les listes libres pour contrôler les montants en provenance de Luciole) cf. Liste des dossiers de Bourses Les informations initialement saisies par Libellule sont toujours disponibles sur la version 0 du dossier, accessible depuis la consultation de l'historique des dossiers de bourses. A propos des montants à intégrer dans la facturation : Les montants à payer sont ceux qui figurent dans la colonne "Montant versé" (dernière colonne) des tableaux de montants de l'onglet 4. Ils ne peuvent être intégrés à la facturation qu'à partir du moment ou ils sont présents sur un bordereau de liquidation "Validé" par l'instructeur. Ils apparaissent alors en VERT.

33 Chap Module Bourses 33

34 34 Libellule 1.6 Editions des listes de dossiers de bourses Fichier, Bourses Gestion, Dossiers de dem ande de bourses Édition, Édition : Listes de dossiers de bourses Toutes les éditions pré-définies qui s'appellent "Cycle : dossiers avis" se présentent de la même manière. Les différences entre elles résident dans la sélection des dossiers qui apparaissent sur l'édition. Liste des éditions : Échéances de bourses 1er trimestre, 2eme trimestre, 3eme trimestre Secondaire : Dossiers accordés CCS Secondaire : Dossiers rejetés CCS Secondaire : Dossiers accordés Secondaire : Dossiers accordés (y compris CCS) Secondaire : Dossiers de bourses à envoyer Secondaire : Dossiers déposés Secondaire : Dossiers déposés CCS Secondaire : Dossiers déposés (y compris CCS) Secondaire : Dossiers rejetés Secondaire : Dossiers rejetés (y compris CCS) Supérieur : Dossiers accordés Supérieur : Dossiers de bourses à envoyer Supérieur : Dossiers déposés Supérieur : Dossiers rejetés

35 Chap Module Bourses 35 Si les montants d échéance sont à zéro dans Libellule, c est que les dossiers de bourses ne sont pas mis à jour ou non intégrés (en administrateur général) ou que l instructeur n a pas encore fait l envoi des dossiers vers Libellule.

36 36 Libellule 1.7 Reconduction des dossiers de demande de bourses Fichier, Bourses Gestion, Dossiers de dem ande de bourses Édition, Reconduction La reconduction des dossiers de demande de bourses du secondaire est automatique lors du transfert de classe pour certains dossiers. Les caractéristiques des dossiers reconduits sont les suivantes : 1. L'élève doit poursuivre une formation du cycle secondaire, 2. L'élève doit être en deuxième année ou passer de seconde générale en première générale ou technologique ou passer de seconde professionnelle en première professionnelle, 3. L'élève ne doit pas être redoublant sauf s'il est redoublant du premier cycle (4ième / 3ième), 4. Le dossier de bourses de l'année précédente doit avoir été accordé. Pour les dossiers dont le transfert de classe a eu lieu avant l'initialisation des barèmes et pour ceux qui seraient reconductibles sans répondre aux contraintes énoncées ci-dessus, il existe une option de menu permettant la reconduction "manuelle" des dossiers. Cette option, disponible depuis la liste des dossiers de demande de bourses, propose la liste des élèves inscrits sur l'année en cours, qui ont déposé un dossier l'année précédente et pour lesquels il n'existe pas encore de dossiers pour l'année en cours. Cette option n'est disponible que durant le premier trimestre de l'année de connexion. Transfert de classe avant l'initialisation des barèmes Lorsque le transfert de classe à lieu avant que les barèmes de la nouvelle année ne soient initialisés, le dossier n'est pas reconduit et le message d'avertissement suivant apparaît :

37 Chap Module Bourses 37 Pour plus de détails sur la mise à jour des barèmes : Détail Reconduction manuelle des dossiers Pour reconduire les dossiers : Pour reconduire les dossiers, il suffit de sélectionner les élèves concernés dans la "liste des dossiers à reconduire" puis d'enregistrer la sélection. Les dossiers sont reconduits avec les barèmes disponibles au moment de leur reconduction. Il convient néanmoins de reprendre ces dossiers pour valider les calculs effectués après diffusion des nouveaux barèmes.

38 38 Libellule Les primes ne sont pas reconduites de manière systématique puisqu'elles sont attribuées en fonction de la situation de l'élève et de la formation suivie et que ces données évoluent d'une année sur l'autre. Une fonctionnalité, accessible depuis l'onglet "critères" de la fiche "dossier de bourses", permet la réactualisation des parts supplémentaires, des critères pour lesquels la situation de l'élève est connue (régime, profession des parents) et des primes dont l'attribution dépend de la formation suivie. Réexamen d'un dossier de bourse Lors de la reconduction manuelle, les dossiers qui remplissent certains critères ne sont pas reconduits mais sont créés avec un nouveau type de demande : Réexamen. Les conditions de réexamen détectées automatiquement sont les suivantes : prise en compte des revenus N sur le dossier de l année scolaire précédente, passage dans le second cycle, redoublement dans le second cycle, réorientation dans le second cycle, changement de régime (internat autre régime) Dans tous ces cas, le dossier créé est de type Réexamen et les critères, les primes et le revenu ne sont pas repris. Vous devez rouvrir le dossier pour le compléter. Sur le dossier, l'année de réexamen, le motif de réexamen principal du dossier et la date de premier dépôt sont conservés. Si un dossier réexaminé est reconduit, c est l année de réexamen qui compte pour la détermination des barèmes, et non l année de dépôt. Pour un dossier de type Réexamen, ce sont les barèmes de l'année scolaire en cours qui sont pris en considération. Il est possible de créer manuellement des dossiers de type Réexamen, ou d attribuer ce type à des dossiers existants. Le motif dossier de CCS l année précédente est également disponible.

39 Chap Module Bourses Renouvellement des dossiers du supérieur Fichier, Bourses Gestion, Dossiers de dem ande de bourses Édition, Renouv ellem ents Cette fonctionnalité, disponible depuis la liste des dossiers de demande de bourses, permet le renouvellement des dossiers du supérieur sur la base de la saisie effectuée l'année précédente. Renouveler les dossiers du supérieur : Un clic sur cette option propose la liste des élèves inscrits sur l'année de connexion, pour lesquels il n'existe pas encore de dossiers de bourses et qui en avaient déposé un l'année précédente. Pour renouveler les dossiers, il suffit de sélectionner les élèves concernés et d'enregistrer. Le renouvellement crée de nouveaux dossiers, initialisés à partir des saisies effectuées l'année précédente, sur la base des barèmes de l'année précédente. Il conviendra de revalider chaque dossier à partir des

40 40 Libellule barèmes de la nouvelle année. Pour plus de détails sur la mise à jour des barèmes : Détail

41 Chap Module Bourses Historique des dossiers de bourses Fichier, Bourses Gestion, Historique des dossiers de bourses Cette option de menu propose la liste de toutes les versions de tous les dossiers de bourses présents pour l'uai élémentaire sur lequel on est connecté. Un code de couleur permet l'identification rapide de l'état du dossier et du type de demande : ROUGE : Dossier rejeté VERT : Dossier accordé BLEU : Dossier dont on n'a pas encore connaissance de la décision Noir italique : Version initiale du dossier

42 42 Libellule Noir : Dossier non transmis à Luciole C : dossier de type reconduction X : dossier de type réexamen Un double-clic permet l'ouverture en consultation de chacune des versions des dossiers présentés.

43 Module Bourses 2 Module Bourses Les différentes questions : Quand je clique sur l'icône reconduire, aucun dossier n'apparaît, pourquoi? J'ai créer le dossier au lieu de le reconduire comment faire? J'ai reconduit le dossier au lieu de le créer comment faire? L'icone Ajouter n'apparaît plus, pourquoi? Le nombre de parts n'est pas correct alors que j'ai tout saisi, pourquoi? Je me suis trompée dans un dossier et l'ai envoyé vers Luciole, comment faire? Le montant versé de l'onglet 'Échéanciers' du dossier de bourses est à zéro, pourquoi? Les dossiers révisés ne se mettent pas à jour, pourquoi? L'instructeur me signale qu'il n'a pas mes dossiers de bourses, pourquoi? 43

44 44 Libellule 2.1 Les questions sur la reconduction Vous souhaitez reconduire les dossiers de bourses et quand vous cliquez sur l'icône de reconduction aucun dossier n'apparaît. Explications : La mise à jour des données Luciole doit avoir été faite sur l'année N-1 pour pouvoir reconduire sur N les dossiers de bourse. Solution : Vous souhaitez reconduire les dossiers de demande de bourse sur l'année N. Connectez vous sur l'année N-1 Dans le module Bourses des données Luciole Gestion, Dossiers de demande de bourse cliquer sur Édition/M aj. Sélectionner l'ensemble des dossiers (Ctrl + A ou clic droit 'Sélectionner tout') Puis cliquer sur Édition / Réactualisation des dossiers Recommencer cette opération jusqu'à ce que la liste des dossiers à réactualiser soit vide.

45 Module Bourses Les erreurs en création / reconduction de dossiers Vous avez créer un dossier de demande de bourses au lieu de le reconduire ou inversement. J'ai créé le dossier de bourse au lieu de le reconduire Vous devez supprimer le nouveau dossier créé par erreur de la liste des dossiers de bourses : Fichier, Bourses Gestion, Dossiers de demande de bourses Sur la liste des dossiers, sélectionner le dossier à supprimer puis cliquer sur Édition/Supprim er. Une fenêtre de demande de confirmation de la suppression limite les risques d'erreur. Ensuite vous devez reconduire le dossier : Fichier, Bourses Gestion, Dossiers de demande de bourses Sur la liste des dossiers, sélectionner le dossier à supprimer puis cliquer sur Édition / Reconduction, voir la procédure ici. Il n'est pas possible de supprimer un dossier s'il a été envoyé vers Luciole. J'ai reconduit le dossier au lieu de le créer Vous devez supprimer le dossier reconduit par erreur de la liste des dossiers de bourses : Fichier, Bourses Gestion, Dossiers de demande de bourses Sur la liste des dossiers, sélectionner le dossier à supprimer puis cliquer sur Édition/Supprim er. Une fenêtre de demande de confirmation de la suppression limite les risques d'erreur. Ensuite vous devez créer le dossier : Fichier, Bourses Gestion, Dossiers de demande de bourses Sur la liste des dossiers, sélectionner le dossier à supprimer puis cliquer sur Édition / Ajouter la procédure ici., voir

46 46 Libellule Il n'est pas possible de supprimer un dossier s'il a été envoyé vers Luciole. Je ne peux plus ajouter de dossiers, comment faire? L'icone ajouter n'apparaît plus Lorsque les dossiers ont été préparés validation n'a pas été annulée et validés, tant que l'envoi n'a pas été effectué (ou que la ), il n'est plus permis de saisir (ou de modifier) de nouveaux dossiers. Pour pouvoir saisir de nouveaux dossiers (faire ré-apparaître l'icone Ajouter validation de l'envoi ), vous devez soit annuler la soit faire l'envoi des dossiers en administrateur général.

47 Module Bourses Le nombre de part calculé n'est pas correcte Vous avez saisi tous les critères et saisi le dossier complètement, pourtant le nombre de parts calculé automatiquement par Libellule est incorrect. Explications : Deux cas peuvent générer ce problème : Les barèmes de bourses de l'année n'ont pas encore été mis à jour dans Libellule (fin août, début septembre) Vous avez utilisé la reconduction pour des dossiers de bourse correspondant à de nouvelles demandes Les barèmes de bourses n'ont pas encore été mis à jour Chaque année, les barèmes à prendre en compte sont publiés dans une note de service à paraître courant août-début septembre. Les barèmes sont diffusés après la publication de cette note. Les barèmes sont diffusés dans les établissements selon le même procédé que les structures pédagogiques et autres nomenclatures nationales. Pour préparer la nouvelle année, ils sont initialisés par nos soins, dans Luciole, sur la base des barèmes de l'année précédente, dès le 3ème trimestre de l'année en cours. Ils sont ensuite réactualisés sur la base de la note de service (provisoire dans un premier temps). Ils sont mis à disposition des établissements de façon à permettre les premiers transferts de classe dès le mois de mai. Les barèmes que vous récupérez alors dans libellule sont qualifiés de "provisoires". La mention suivante apparaît alors sous les montants calculés "Les barèmes indiqués ici sont provisoires" Lorsque la note de service est signée, les barêmes sont réactualisés dans Luciole puis mis à disposition des établissements. Dès lors, la mention "barèmes provisoires" disparaît de vos écrans. Vérifier régulièrement que vous n'avez pas de nomenclatures à intégrer via l'administrateur général. Vous avez reconduit des dossiers correspondant à de nouvelles demandes Vous pouvez facilement constater ce problème en consultant la date de dépôt du dossier de demande de

48 48 Libellule bourses ou l'année de réexamen. Fichier, Bourses Gestion, Dossiers de demande de bourses Sur la liste des dossiers, ouvrir le dossier puis consulter la zone 'Déposé le' pour une demande de type reconduction ou 'Réexaminé en' pour une demande de type Réexamen La date de dépôt s'initialise par défaut à la date du jour quand on crée un dossier, Par exemple, un nouveau dossier de bourses sur l'année doit avoir une date de dépôt supérieure au 01/09/2012 (positionnée sur l'année en cours) et un dossier reconduit sur l'année doit avoir une date de dépôt supérieure au 01/09/2011 dans le cas d'une formation en deux ans ou 01/09/2010 dans le cas d'une formation en trois ans (seconde à terminal bac pro par exemple). Solution : Soit vous avez reconduit par erreur le dossier au lieu de le créer, suivez la procédure décrite ici Dans le cas contraire, vous pouvez modifier la date de dépôt ou modifier l'année du réexamen (dans Libellule avant envoi vers Luciole ou dans Luciole si l'envoi a déjà été réalisé). Pour les demandes de type Réexamen, c est l année de réexamen qui compte pour la détermination des barèmes, et non l année de dépôt. Vous ne devez pas reconduire le dossier de demande de bourse puis modifier le type de demande par 'Nouvelle demande', le calcul des parts serait forcément erroné.