DOCUMENT SYNTHESE PLAN DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL DE LA MAIRIE DE ZABRE

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1 MINISTERE DE L AMENAGEMENT DU TERRITOIRE ET DE LA DECENTRALISATION REGION DU CENTRE EST PROVINCE DU BOULGOU COMMUNE DE ZABRE BURKINA FASO UNITE PROGRES JUSTICE DOCUMENT SYNTHESE PLAN DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL DE LA MAIRIE DE ZABRE MARS 2013 Appui financier : Projet d Appui aux Collectivités Territoriales (PACT) Appui technique : OUEDRAOGO Mamadou Ben, Sociologue et Socio économiste Consultant en Développement local, Décentralisation et Gouvernance locale Tel : (+226) / / /

2 SOMMAIRE LISTE DES TABLEAUX... 2 LISTE DES SIGLES ET ABBREVIATIONS... 2 INTRODUCTION SYNTHESE DES RESULTATS DE L AUDIT/DIAGNOSTIC ANALYSE DES PROPOSITIONS D ACTIONS PLAN D ACTIONS OPERATIONNEL Programmation des actions de 2013 à Budget de la mise en œuvre des actions CONCLUSION LISTE DES TABLEAUX Tableau 1 : Analyse forces, faiblesses et propositions d actions... 4 Tableau 2 : Analyse des propositions d actions... 7 Tableau 3 : Programmation des actions... 9 Tableau 4 : Cout des actions LISTE DES SIGLES ET ABBREVIATIONS CGCT CM ONG PACT PAI PDI SG Code Général des Collectivités Territoriales Conseil Municipal Organisation Non Gouvernementale Projet d Appui aux Collectivités Territoriales Plan Annuel d Investissement Plan de Développement Institutionnel Secrétaire Général 2

3 INTRODUCTION Le Projet d Appui aux Collectivités Territoriales (PACT), projet du Gouvernement du Burkina Faso financé par la Banque Mondiale a pour principal objectif : le renforcement des capacités de l'administration centrale en matière de décentralisation administrative et financière ainsi que les capacités institutionnelles et l'amélioration de la redevabilité des autorités locales vis à vis des citoyens de 140 communes dans 6 régions du Burkina Faso. Le projet est mis en œuvre à travers 4 composantes : Composante 1 : Mise en place des fondements de solides mécanismes administratifs et financiers de relations intergouvernementales ; Composante 2 : Renforcer les capacités institutionnelles au niveau local pour gérer le développement local ; Composante 3 : Améliorer les relations de redevabilité entre les décideurs politiques au niveau local et les citoyens ; Composante 4 : Gestion et Evaluation du Projet Pour une mise en œuvre efficace des activités de la composante 2 du projet dans les 140 communes des 6 régions qui constituent la zone d intervention du projet, le projet se doit de disposer de données/informations, pour chaque commune, sur : (i) l organisation et le fonctionnement de l institution municipale, (ii) la mobilisation et la gestion des ressources financières et (iii) les infrastructures et équipements. Pour ce faire, chaque commune doit se doter d un Plan de Développement Institutionnel (PDI). C est dans le but d appuyer la commune de ZABRE dans la région du Centre Est à disposer d un PDI que le PACT a recruté un Consultant dont la mission est la réalisation de l'audit municipal et l assistance pour l'élaboration du Plan de Développement Institutionnel (PDI) de la commune. A terme, la mission d appui du Consultant à la commune vise à doter la commune d un PDI, le PDI étant le document de référence de la commune pour bénéficier de l appui du PACT. Le présent rapport constitue le document de synthèse du plan de développement institutionnel de la mairie de ZABRE. Il est élaboré pour faciliter l appropriation du PDI et sa mise en œuvre. 3

4 1. SYNTHESE DES RESULTATS DE L AUDIT/DIAGNOSTIC Le tableau suivant présente une analyse des forces, faiblesses et propositions d actions suivant les 3 domaines de l audit municipal. Tableau 1 : Analyse forces, faiblesses et propositions d actions Points d analyse Forces Faiblesses Propositions d actions 1. Organisation et fonctionnement Structuration du CM suivant les dispositions du CGCT Non fonctionnement des commissions permanentes Formation des élus sur leurs rôles Formation des élus en élaboration et exécution du budget Tenue régulière des Non tenue de rencontre Formation des élus sur l organisation et Organisation et sessions ordinaires du CM de travail le fonctionnement des commissions fonctionnement du Exécution normale des Non maitrise du rôle des permanentes CM missions du maire élus Non implication des membres des commissions dans la gestion communale Organisation et fonctionnement des services de la mairie Capacités du personnel Outils de gestion et d organisation Information/commu nication Existence de services minimum Existence d un organigramme Personnel technique qualifié pour assurer leurs missions Existence de quelques outils de gestion de la mairie Existence de quelques canaux et outils de Instauration de rencontre trimestrielle de service Organigramme inadapté aux réalités actuelles Cumul de fonctions (Agent de l état civil joue aussi le rôle de secrétaire) Agents contractuels non qualifiés Absence de manuel de procédure Absence de logiciel de gestion comptable Tenue irrégulière de rencontre avec les populations Absence d un plan de avec les populations Absence de tableaux d affichages dans la Création d un service affaires domaniales et foncières Création d un service matières transférées Création d un service technique municipal Demande de mise à disposition d un agent chargé du service technique municipal Demande de mise à disposition d un agent chargé des matières transférées Demande de mise à disposition d un agent chargé des affaires domaniales et foncières Recrutement d une secrétaire Recrutement d un chauffeur Envoi en formation à l ENAREF de la comptable Formation des agents de l état civil en informatique et en élaboration des actes d état civil Formation des nouveaux agents recrutés Formation de la comptable à l utilisation du logiciel de gestion comptable Formation du SG en passation de marchés, gestion du personnel, état civil et en technique de Formation du régisseur en informatique Acquisition de logiciel comptable Elaboration d un manuel de procédure Elaboration d une stratégie et d un plan de Formation du Maire, SG, adjoints au maire et des présidents de en technique de Réalisation et installation de tableaux d affichage 4

5 Gestion des plaintes/conflits Organisation de la passation des marchés 2. Ressources financières Mobilisation des ressources propres Capacités de gestion financière et d exécution du budget Recueil et gestion des plaintes par les 1 ers responsables de la mairie (Maire et SG) Organisation repose sur 2 principaux acteurs : le SG et le comptable Existence d un minimum de connaissance en matière de passation de marché Appui des services techniques de contrôle et de validation des dossiers de passation des marchés (CF, Trésor régionale, SPM ) Existence d agents de recouvrement Maitrise des mécanismes et des outils de gestion et d exécution du budget 3. Infrastructures et équipements Equipement Existence de mobilier de bureau nécessaire pour la réalisation des missions Etat acceptable du mobilier existant commune Absence de connexion internet Absence d un système formalisé de recueil et de gestion des plaintes Absence d un registre des plaintes Lenteur dans le traitement des dossiers Nombreux rejets des dossiers par les services techniques Faible maitrise de dossiers types de passation des marchés Absence d un dispositif organisé de recouvrement Absence de campagne régulière d information sur le paiement des droits et taxes Absence de fichier informatisé des contribuables Absence de données précises sur le potentiel fiscale pour l élaboration des budgets La majorité des motos que la mairie dispose est dans un état passable ou hors service La mairie est faiblement équipée en matériel informatique Installation de connexion internet Acquisition de vidéo projecteur Installation d une ligne de téléphone à la mairie Mise en place d un dispositif de recueil et de gestion des plaintes Formation des 1 ers responsables en gestion des plaintes/conflits Responsabilisation d un agent qui sera la personne responsable des marchés Formation du SG et de la comptable en passation des marchés Mise en place d une base de données des contribuables Information/sensibilisation des populations sur le paiement des taxes et des droits Formation du maire, du comptable, du SG, des adjoints au maire et des présidents des commissions sur les techniques d élaboration du budget Acquisition de 2 motos de service pour les adjoints au maire Acquisition de 1 moto pour le Service des affaires domaniales et foncières Acquisition de 1 moto pour le service technique municipal Acquisition de 1 moto pour le gestionnaire des matières transférées Acquisition de 1 moto pour le régisseur Réparation de la moto du service de l Etat civil Acquisition de 1 ordinateur + 1 imprimante pour le service de l Etat civil Acquisition de 1 ordinateur + 1 imprimante pour la régie Acquisition de 1 ordinateur + 1 imprimante pour le SG Acquisition de 1 ordinateur + 1 imprimante pour la comptabilité Acquisition de 1 ordinateur de bureau (complet) + 1 photocopieuse + 1 imprimante + 1 scanner pour le secrétariat de la mairie Acquisition de 1 ordinateur portable + 1 imprimante pour le service des matières transférées 5

6 Infrastructures Gestion des équipements et des infrastructures Existence d un bâtiment principal et d une salle réunion en bon état Comptable désigné comme responsable de la gestion du patrimoine de la mairie Absence de magasin Insuffisance de bureaux Etat passable des toilettes externes Absence d électricité à la mairie Absence d organisation de la gestion du patrimoine Non codification du matériel Absence d un dispositif de suivi et d entretien Acquisition de 1 ordinateur portable + 1 imprimante pour le service des affaires domaniales et foncières Acquisition de 1 ordinateur portable + 1 imprimante pour le service technique municipal Acquisition de 1 coffre fort et 1 armoire à clapet pour la comptabilité Acquisition de 4 armoires pour l Etat civil Acquisition de 2 chaises visiteurs pour la régie Acquisition de 2 armoires pour le SG Acquisition de 1 table/bureau, 1 armoire et 2 chaises visiteurs pour le service des matières transférées Acquisition de 1 table/bureau, 1 armoire et 2 chaises visiteurs pour le service des affaires domaniales et foncières Acquisition de 1 table/bureau, 1 armoire et 2 chaises visiteurs pour le service technique municipal Acquisition de 20 tables et 40 chaises pour la salle de réunion Acquisition de 200 chaises pour les rencontres / cérémonies Construction d un bâtiment Construction d un parking Construction d une salle des fêtes Construction d un bâtiment de l état civil Installation de système d électrification solaire Installation de brasseurs Formation de la comptable en comptabilité matière Inventaire et codification des infrastructures et équipements de la mairie 6

7 2. ANALYSE DES PROPOSITIONS D ACTIONS Le tableau suivant présente une analyse des actions retenues. Tableau 2 : Analyse des propositions d actions Domaines Actions proposées Observations 1. Organisation et fonctionnement Elaboration d un organigramme Pour disposer d un outil d organisation conforme à l organigramme type Création d un service domanial Faciliter le recouvrement et la gestion Organisation de la mairie des actes liés au foncier Création d un service des matières Pour la gestion des matières transférées transférées Création d un service de Pour la gestion des questions de Recrutement d un agent du secrétariat Pour remplacer l agent actuel qui va à la retraite Renforcement en personnel Recrutement de 2 agents de l état civil Pour confirmer le volontaire en service à l état civil Recrutement d un agent de Pour s occuper de la de la mairie Formation d un agent de l état civil Pour renforcer ses capacités Formation du comptable á l ENAREF Pour renforcer ses capacités Renforcement des capacités Formation de tous les agents en Pour un meilleur archivage des archivage documents des services de la mairie Formation des 1 ers responsables en Pour une bonne gestion des gestion des plaintes/conflits plaintes/conflits Acquisition de logiciel comptable, de Pour améliorer la tenue de la logiciel de gestion du personnel comptabilité de la mairie et la gestion Outils de gestion et d organisation du personnel Elaboration d un manuel de procédure Pour formaliser les pratiques et améliorer le travail des agents Elaboration d une stratégie et d un Pour organiser plan de l information/ de la Information/ mairie Acquisition d équipement de Pour améliorer l information / sonorisation Acquisition de Vidéo projecteur Gestion des plaintes/conflits Mise en place d un dispositif de recueil Pour une bonne organisation de la et de gestion des plaintes gestion des plaintes/conflits Passation des marchés Responsabilisation d un agent qui sera Pour meilleure organisation de la la personne responsable des marchés passation des marchés 2. Ressources financières Mobilisation des ressources propres Mise en place d une base de données Pour améliorer le recouvrement des des contribuables recettes propres Formation du maire, du comptable, Pour une bonne maitrise de Capacités de gestion financière et des adjoints au maire et des l élaboration des budgets et éviter des d exécution du budget présidents des commissions sur les techniques d élaboration du budget écarts important entre les budgets prévisionnels et les budgets exécutés. 3. Infrastructures et équipement Equipement/Matériel roulant Acquisition de moto Faciliter les déplacements dans le Acquisition de véhicule 4x4 cadre du service Acquisition d un ordinateur + une imprimante pour la régie Pour faciliter le recouvrement des recettes Acquisition d un ordinateur portable + Pour faciliter le traitement des une imprimante pour le SG dossiers du Secrétariat Général Acquisition d un ordinateur portable + Pour faciliter la tenue de la Equipement/Matériel de bureau un coffre fort + détecteur de faux comptabilité billets pour la comptabilité Acquisition d un ordinateur, une Pour équiper le secrétariat imprimante et une photocopieuse pour le secrétariat Acquisition de 6 ordinateurs + Faciliter le travail de l état civil 7

8 Equipement/Mobilier de bureau Infrastructures Gestion des équipements et des infrastructures imprimante pour l état civil Informatisation de l état civil Acquisition d un ordinateur pour le bureau du maire Acquisition d un coffre fort, 1 ordinateur, 1 détecteur de faux billets pour la régie Acquisition de 1 ordinateur pour l agent domanial Acquisition de 1 ordinateur + 1 imprimante + 1 appareil photo + 1 scanner + camera pour l agent de Acquisition de 6 chaises, 3 armoires pour l état civil Acquisition d une armoire pour la régie Construction d un nouveau bâtiment de la mairie Construction d un bâtiment de l état civil Construction d une salle des fêtes Formation à la comptabilité matière Acquisition de logiciel de gestion du matériel Pour faciliter le traitement des dossiers Faciliter le travail de la régie Faciliter le travail de la régie Faciliter le travail Renforcer l équipement de l état civil Le bâtiment actuel est très mauvais état Pour améliorer les prestations de services de la mairie Pour une bonne gestion du patrimoine de la commune 8

9 3. PLAN D ACTIONS OPERATIONNEL 3.1. Programmation des actions de 2013 à Le tableau suivant présente la programmation des actions retenues. Tableau 3 : Programmation des actions Actions Quantités Chronogramme Organisation et fonctionnement Elaboration d un organigramme 1 X Création d un service domanial, d un service des matières transférées et d un service de 1 X Acquisition de logiciel comptable 1 X Elaboration d un manuel de procédure 1 X Responsabilisation d un agent qui sera la personne 1 X responsable des marchés Recrutement de secrétaire 1 X Recrutement d agents de l état civil 2 X Recrutement d agent de 1 X Demande de mise à disposition d un agent des 1 X domaines Demande de mise à disposition d un gestionnaire des 1 X matières transférées Formation d agent de l état civil à l ENAM 1 X X Formation des 6 officiers d'état civil 1 X Formation du secrétaire en secrétariat 1 X Formation du comptable en comptabilité publique et 1 X comptabilité matière Formation du comptable et du secrétariat en 1 X informatique Formation du communicateur à l'utilisation du 1 X matériel de Formation de tous les agents en archivage 1 X X Formation du SG en gestion du personnel 1 X Formation du régisseur 1 X Elaboration de stratégie et d un plan de 1 X Mise en œuvre de la stratégie de 1 X Acquisition d équipement de sonorisation 1 X Acquisition de groupe électrogène 1 X Acquisition de tableaux d affichage 4 X Acquisition d appareil photo numérique 1 X Acquisition de scanner 1 X Acquisition de camera 1 X Acquisition de vidéo projecteur 1 X Acquisition d'écran/tableau de projection à trépied 1 X Installation de connexion internet 1 X Mise en place de dispositif de recueil et de gestion 1 X des plaintes Formation des 1 ers responsables en gestion des 2 X X plaintes/conflits Acquisition de registre des plaintes 1 X 1 Les actions de formations des élus et de sensibilisation/informations des populations ne sont pas prises en compte ici dans la mesure où elles seront réalisées par l ONG DAKUPA 9

10 Ressources financières Actualisation de la base de données des 1 X contribuables Infrastructures et équipements Etude architecturale du nouveau bâtiment de la mairie 1 X Construction de nouveau bâtiment de la mairie 1 X Contrôle suivi des travaux de construction du 1 X nouveau bâtiment Construction de parking 1 X Construction de bâtiment de l Etat civil 1 X Contrôle suivi de la construction de bâtiment de 1 X l Etat civil Construction de la salle des fêtes 1 X Contrôle suivi de la construction de la salle des fêtes 1 x Acquisition de véhicule 4X4 1 X Acquisition de motos Acquisition d ordinateurs 9 X Acquisition d ordinateurs portables Acquisition d imprimantes 3 X Acquisition de coffres forts 2 X Acquisition détecteur de faux billets 2 X Acquisition de photocopieuse 1 X Acquisition de chaises fauteuil 15 X Acquisition d armoires 7 X Acquisition de chaises visiteurs 45 X Acquisition de tables/bureaux 7 X Acquisition de tables pour la salle de réunion 40 X Acquisition de chaises pour la salle de réunion 200 Acquisition de chaises pour la salle des fêtes 80 Acquisition de brasseurs 11 X Réfection du portail de la mairie 1 X Fournitures et consommables 3 X X X Installation de système d'électrification solaire 1 X Inventaire et codification du patrimoine de la mairie 1 X 10

11 3.2. Budget de la mise en œuvre des actions Le tableau suivant présente le global de la mise en œuvre du PDI. Tableau 4 : Cout des actions Actions Unité Qté Coût unitaire Coût total Années Organisation et fonctionnement Acquisition de logiciel comptable Logiciel Elaboration de manuel de procédure Etude Salaire de 1 secrétaire (Catégorie C) Salaire/an Salaire de 2 agents de l état civil (Catégorie C) Salaire/an Salaire de 1 agent de (Catégorie C) Salaire/an Frais de recrutement des 4 agents U Formation de 1 agent de l état civil à l ENAM (cycle C) Session Formation des 6 officiers d'état civil Session Formation du secrétaire en secrétariat Session Formation du comptable en comptabilité des collectivités et Session comptabilité matière Formation du comptable et du secrétaire en informatique Session (Word er Excel) Formation de tous les agents en archivage Session Formation du communicateur à l'utilisation du matériel de Session Formation du régisseur Session Formation du SG en gestion du personnel Session Elaboration de stratégie et d un plan de Etude Mise en œuvre de la stratégie de U Acquisition d équipement de sonorisation Equipement Acquisition de groupe électrogène Equipement Acquisition de tableaux d affichage Tableaux Acquisition d appareil photo numérique Appareil photo Acquisition de scanner Scanner Acquisition de camera Camera

12 Acquisition de vidéo projecteur Vidéo projecteur Acquisition d'écran/tableau de projection à trépied Tableau Installation de connexion internet (ADSL) Travaux Frais d'abonnement connexion internet (Telia 512k) U Formation des 1 ers responsables en gestion des Session plaintes/conflits Acquisition de registre des plaintes Registre TOTAL Ressources financières Actualisation de la base de données des contribuables Etude Infrastructures et équipements Construction du nouveau bâtiment de la mairie Travaux Etude architecturale du nouveau bâtiment de la mairie Travaux Contrôle suivi des travaux de construction du nouveau Travaux bâtiment Construction du bâtiment de l'état civil Travaux Contrôle suivi de la construction de bâtiment de l Etat civil Travaux Construction de parking Travaux Suivi contrôle de construction du parking Travaux Construction d'une salle des fêtes Travaux Suivi contrôle de construction de la salle des fêtes Travaux Acquisition de véhicule 4X4 Véhicule Entretien et réparation du véhicule Entretien Assurance du véhicule 4X4 Assurance Acquisition de motos type YB 100 Moto Assurance moto Assurance Entretien moto Entretien Acquisition d ordinateurs complets Ordinateur Acquisition d ordinateurs portables Ordinateur Acquisition d imprimantes Imprimante Maintenance du matériel informatique Maintenance Acquisition de coffres forts Equipement Acquisition de détecteur de faux billets Equipement Acquisition de photocopieuse imprimante Equipement

13 Acquisition de chaises fauteuil Equipement Acquisition d armoires Equipement Acquisition de chaises visiteurs Equipement Acquisition de tables/bureaux Equipement Acquisition de panneaux d indication Equipement Acquisition de tables pour la salle de réunion Equipement Acquisition de chaises pour la salle de réunion Equipement Acquisition de chaises pour la salle des fêtes Equipement Acquisition de brasseurs Equipement Réfection du portail de la mairie Travaux Fournitures et consommables Fourniture Installation de système d'électrification solaire Travaux Inventaire et codification du patrimoine de la mairie Etude TOTAL GENERAL

14 CONCLUSION Les actions planifiées et budgétisées s inscrivent dans les trois principaux domaines du plan : (i) l organisation et le fonctionnement de la maire, (ii) les ressources financières de la mairie, et (iii) les infrastructures et de la mairie. La mise en œuvre des actions du PDI vise le développement institutionnel pour permettre à la mairie d être performante en matière de fourniture de service aux populations et de réalisations d actions de développement communal. Pour le financement du présent PDI, le PACT prévoit pour la Mairie de ZABRE une allocation annuelle de F CFA soit F CFA pour les 4 ans sur la période

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