Le Grand Livre de la Copropriété

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1 Le Grand Livre de la Copropriété Table des matières Section 1 Chapitre 1 L Achat d une copropriété A- Choisir l emplacement de son condo B- Achat, neuf ou usagé? C- Quoi vérifier et que demander avant d acheter D- Lois, règles et garanties légales existantes Chapitre 2 L acte de copropriété, compréhension exhaustive A- L acte constitutif B- Le règlement d immeuble C- L état descriptif des fractions D- Ancien acte de copropriété Chapitre 3 Notions légales du syndicat de copropriété A- Notions légales B- Lexique en copropriété C- Les différents pouvoirs de prise de décision D- Les différentes sortent d assemblée en copropriété E- Le conseil d administration : Comment le choisir

2 F- L avocat en copropriété Chapitre 4 La période de transition : Assemblée extraordinaire (constructeur versus administrateurs) A- Qu est-ce qu un assemblé extraordinaire B- Comment se fait le transfert du syndicat par le promoteur aux administrateurs C- L assemblé extraordinaire et/ou de transition D- Donations des documents légaux et vérification importantes qui s en suivent E- Les obligations légales pour les nouveaux administrateurs, lors d une transition Section 2 Chapitre 5 Les débuts actifs du syndicat de copropriété A- Administrateurs (leurs responsabilités légales) B- Particularité du travail de départ : L échéancier des 90 premiers jours 1- REQ et impôts 2- Vérification des assurances de copropriété 3- Vérification des contrats et des ententes des fournisseurs de services du constructeur 4- Assemblée générale à préparer (Voir chapitre 11) 3- Budget (Voir chapitre 6) 4- Règlements d immeuble (Voir chapitre 12) C- Vérification des actifs financiers et corrections s il y a lieu D- Institution financière et vérification des comptes 1- Comptes normaux et fonds de prévoyance E- Arrérages des charges communes F- Administration et comptabilité G- Inspection obligatoire complète de l immeuble H- Préparation des communications interne

3 Chapitre 6 L assemblé général annuel (AGA) A- Son but B- ses lois C- L avis de convocation à l assemblé générale (exemple) D- Liste de tous les documents à préparer pour les copropriétaires avant l assemblé 1- L ordre du jour (exemple) 2- La procuration (exemple) 3- Les états financiers (exemple) 4- Le nouveau budget (exemple) 5- Le montant de la charge commune pour chaque copropriétaire (exemple) E- Ajout à l ordre du jour par un copropriétaire F- Déroulement complet de l assemblé G- Suite à l assemblé : Procès-verbal et avis de cotisation H- L assemblé dit spécial Chapitre 7 Les assurances du syndicat de copropriété A- Les assurances du syndicat de copropriété B- À qui la responsabilité d un sinistre C- Comment rendre le copropriétaire responsable d un sinistre D- Comment règle ont un sinistre E- Copropriétaire et réclamation F- Les avenants pour haute franchise G- Les chauffe-eau H- Histoires de sinistre en assurance Chapitre 8 Code de vie et/ou règlements d immeuble ajouté A- La loi vis-à-vis un code de vie et/ou un règlement d immeuble ajouté

4 B- Nomenclature et compréhension de ceux-ci (exemple) C- Processus d adoption Chapitre 9 Comment préparer un excellent budget en copropriété A- Notions de base 1- Comptabilité de base 2- Changement d année financière? 3- Quel compte doit-on mettre en paiement préautorisé? 4- Quote part versus budget B- Fonds de prévoyance 1- Obligation et fonctionnement 2- Comment trouver le bon pourcentage à intégrer au fond de prévoyance 3- Exemple d une étude de fonds de prévoyance sur 25 ans 4- Le rapport du fonds de prévoyance et le cout de celui-ci à intégrer au budget C- Liste des comptes comptables et compréhension 1- Franchise d assurance 2- Cotisation spéciale 3- Travaux spéciaux 4- Réserve et frais divers 5- Récurrent technique annuel 6- Non récurrent (aux 5 ans) 7- Dépense des administrateurs 8- Jeton ou rémunération 9- Gestionnaire 10- Taxe d eau ou autres D- Calcul des couts et des revenus (Feuilles d exemples) 1- Calcul des dépenses (Exemple avec compte comptable) 2- Calcul des (revenus), charges communes par quotes-parts (exemple) 3- La mathématique des charges communes expliquée et facile d accès (Exemple)

5 4- Budget et charges communes finalisées pour un syndicat (Exemple) Chapitre 10 Intendance : Entretien technique, à court et à moyen terme de l immeuble A- Le carnet d entretien obligatoire (exemple) 1- À quoi sert-il 2- Comment le monter le plus efficacement possible 3- Le suivi de celui-ci 4- Le carnet de sécurité personnel du syndicat (vérifications internes) (Exemple) B- Les vérifications internes du syndicat 1- Vérification des contrats reliés aux immeubles et études des garanties de chacun 2- Liste exhaustive des fournisseurs avec contrat 3- Comment faire baisser le coût de vos contrats C- Tâche de travail des fournisseurs et liste de vérification de ceux-ci D- Inspection et certificat d immeuble, conservation et entretien préventif de l immeuble. 1- Fonds de roulement et budget d exploitation pour travaux à venir 2- Fonds de prévoyance pour travaux à venir 3- Rapport obligatoire 4- Exemple d échéancier hebdomadaire, mensuel et annuel des inspections E- Comment engager un bon fournisseur F- Le plan des mesures d urgence 1- Les lois existantes 2- Plan d évacuation et pratique 3- Vérification annuelle obligatoire G- Système alarme, caméras et cartes à puce H- Service d urgence 24 h / 24? Section 3 Chapitre 11 Les réunions du conseil d administration

6 A- L ordre du jour (Exemple) B- Le suivi mensuel administratif du syndicat (exemple) C- Le suivi mensuel comptable du syndicat (Exemple) D- Registre des créanciers (courrier pour arrérages) (Exemple) E- Paiements des factures des fournisseurs (Exemple) F- La réunion annuelle de préparation à L AGA G- Chapitre 12 La communication et la répartition des tâches de travail des administrateurs par division A- Communication : Les outils de travail 1- Un ordinateur et une numérisation efficace 2- Plateforme web (pour les administrateurs seulement) 3- Une adresse courriel (comportant la liste courriel de tous les copropriétaires et locataires) 4- Un système informatique comptable 5- Une ébauche de toutes les lettres pratiques existantes en copropriété (Exemple) B- La répartition des tâches de travail des administrateurs par divisions 1- Administration 2- Secrétariat 3- Comptabilité 4- Intendance 5- Registre de copropriété (l historique du syndicat) Chapitre 13 Les registres de copropriété : Obligation, compréhension, liste et droit d accès A- Liste des registres administratifs récurrents à tenir 1- Les registres des copropriétaires (unité, téléphone et coordonnées) 2- Le registre des locataires (unité, téléphone et coordonnées) 3- Le registre des assurances des copropriétaires 4- Le registre des cagibis et des stationnements 5- Les ordres du jour mensuel et annuel 6- Les procès-verbaux mensuel et annuel, ainsi que les avis de cotisation 7- Les résolutions entérinées par le conseil d administration et/ou par l assemblée 8- Le carnet d entretien électromécanique et de vérification interne 9- Le registre des inspections finalisées 10-Le carnet des travaux des parties communes et privatives 11-Les suivit et la préparation du cahier de bord et des urgences mensuelles 12-Tous les contrats de service existants 13-Le contrat d assurance ainsi que le carnet de suivi des sinistres de l immeuble

7 14-Règlements d immeubles adaptés à vos besoins (si besoin est) 15-Avis de convocation et liste des documents remis avant les assemblées de copropriétaire 17-toutes communications papier, courriels aux copropriétaires (par ex. : lettre de retard) 18-Tous les dossiers d ordre juridique B- Liste des registres comptables récurrents à tenir 1- Bordereaux de dépôts 2- Arrérages des copropriétaires 3- Conciliation bancaire 4- Facture et paiements (feuille de paiements) 5- États des résultats 6- Bilans C- Liste des registres non récurrents à tenir 1- Vente et demande des courtiers immobiliers ainsi que des notaires 2- Changement de copropriétaires et des locataires (changer les registres principaux) 3- Copie d assurance des nouveaux copropriétaires 4- Nouveaux fournisseurs et nouveaux contrats d entretien 5- Envois : lettre de bienvenue, demande de renseignements et nouvelles coordonnées 6- Réception de tous les appels et courriels entrants, ainsi que le suivi effectué 7- Registres fonciers (une fois l an ou au besoin) 8- Envois postaux 9- Registre des sinistres en assurance 10- Les urgences et le suivi de celle-ci D- Liste exhaustive du travail récurrent et non récurrent à effectuer par répartition de tâche pour les administrateurs A- Mot de la fin Section 4 Chapitre 16 La fin d une année fiscale et la réalisation du rapport annuel pour les copropriétaires A- Qu est-ce qu un rapport annuel B- La liste des thèmes de celui-ci C- La transition du décalage de la fin d une année financière et de l AGA suivante

8 Chapitre 17 La vitesse de croisière de votre syndicat sur 10 ans 1- La deuxième année de vie du syndicat 2- Les années subséquentes 3- Points importants à ne pas oublier 4- Changement d administrateurs, points essentiels pour la survie du syndicat Chapitre 18 Autogestion ou engagement d un gestionnaire A- Un gestionnaire ou des administrateurs gestionnaires? B- Le bon fonctionnement en autogestion C- Le bon fonctionnement avec un gestionnaire Chapitre 19 Problème, astuce et truc pour tous les syndicats de copropriété A- Charges communes non payées B- Bruits et détritus C- Animaux D- Copropriétaires récalcitrant et/ou agressif E- Le copropriétaire locateur F- Le copropriétaire malpropre G- Les portes d unité ouvertes H- Le bricoleur mécanique I- Lois et ordre, rapport de police J- Le président dictateur K- Comment monter un dossier de plaintes effectif

9 Section 5 Bibliographie Liens incontournables Section 6 A- Constructeurs et projets distincts de condos par région géographique et ville B- Fournisseurs de services distincts par région géographique et ville C- Agents et courtiers immobiliers par région et ville