Note technique. Dossier médico-social partagé

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1 Note technique Dossier médico-social partagé 1. Eléments de contexte Depuis les lois de décentralisation en 1982, le Conseil général des Yvelines a diverses missions et compétences obligatoires dans le domaine social : la responsabilité de l adoption, l aide sociale à l enfance en difficulté, la promotion et la prévention de la santé des jeunes enfants, des mères et des familles, l insertion des adultes dans la société et le monde du travail, l aide aux personnes âgées et aux personnes handicapées adultes et enfants. Le département offre pour cela un ensemble de services et de prestations d action sociale notamment pour les personnes âgées : l Allocation Personnalisée d Autonomie (APA), le développement de l accueil familial, des aides telles que la téléassistance, le portage des repas, etc. Pour ses missions auprès des personnes âgées, le CG78 s appuie sur les 9 Coordinations Gérontologiques Locales (CGL) du département correspondant à des Coordinations Locales d information et de Coordination (CLIC) de niveau 3. Ainsi, les missions confiées à ces coordinations gérontologiques sont typiquement : - d assurer le suivi du retour à domicile après une hospitalisation - de contribuer aux démarches liées à l entrée en institution - d informer sur les aides financières possibles, les établissements d hébergement et les services d aide à domicile - d orienter vers les professionnels - de soutenir à domicile en mettant en place les aides nécessaires, les coordonner et les adapter aux besoins de chacun 2. Enjeux du projet : le DMSP une réponse aux besoins La question de la dépendance est au cœur des préoccupations nationale et européenne en raison du vieillissement de la population. L enjeu humain et sociétal est fort : le nombre de personnes dépendantes en France métropolitaine, à partir d un niveau de 1,1 million en 2010 atteindrait 1,5 million en 2025 et 2,02 millions en Les projections INSEE mettent en évidence une augmentation de 50% du nombre de personnes âgées dépendantes entre 2000 et 2040 ; ce qui se traduira par de lourdes répercussions financières puisque le coût actuel estimé à la dépendance des personnes âgées est déjà de 25 Mds 2 : - une part est financée par les Conseils généraux (5Md ) qui versent l APA et prennent en charge les frais d hébergement en maison de retraite pour nos concitoyens dont les ressources sont les plus faibles. 1 Source : groupe de travail lancé par le Ministère des solidarités portant sur les projections démographiques et financières liées à la dépendance ( 2 Source : groupe de travail lancé par le Ministère des solidarités portant sur les projections démographiques et financières liées à la dépendance ( 1

2 - la plus grosse part est financée par l Etat et l Assurance Maladie. A horizon 2050, le coût annuel des dépenses sociales liées au vieillissement de la population française représentera 3,2 points du PIB, soit 60Md par an. Par ailleurs, on estime à plus de 50% l augmentation du budget de l APA entre 2005 et 2040 à la charge des départements et des bénéficiaires APA. 3 La dépendance est donc à ce jour confrontée à trois types d enjeux : - la qualité des services : permettre la délivrance de prestations de qualité et améliorer les services offerts (diversité, délai, accessibilité, proximité, etc.) - l efficacité socio-économique : répondre aux attentes des usagers et améliorer les conditions de vie des personnes en situation de dépendance dans un contexte budgétaire restreint - l efficience de la gestion : offrir des services de qualité au meilleur coût o développement des e-services et de la dématérialisation o rationalisation de l organisation et des procédures o modernisation des outils, etc. 3. Objet du projet 3.1 Objectifs du Département Pour répondre à ces enjeux importants, le Conseil général des Yvelines a souhaité intensifier sa politique en direction des personnes âgées dépendantes tout en diminuant la gestion administrative des prestations servies, en mettant en place un Dossier Médico-social Partagé (DMSP).Pour ce faire, il a voulu capitaliser sur son expérience en matière d action sociale en s appuyant sur le partenariat et le recours aux nouvelles technologies. Les objectifs principaux du Conseil général avec la mise en place du Dossier médico-social partagé sont les suivants : 1 - Prolonger le maintien à domicile des personnes âgées en favorisant la coordination des soins et des prestations sociales - entre professionnels médico-sociaux Saisie au plus tôt des informations à partager : bilan médical, alerte Restitution immédiate des informations : fiche de synthèse «patient», plan d accompagnement, antécédents médicaux, traitements, - En intégrant l entourage, les intervenants à domicile 2 - Respecter l intimité des patients - Assurer au patient un contrôle «physique» sur son dossier, apte à recueillir son consentement (ou celui de son tuteur/conseiller) - Sécurité du stockage, des traitements et des transmissions 3 - Favoriser la circulation de l information en évitant toute double saisie - Interface avec le logiciel de gestion de l Allocation Personnalisée d Autonomie (APA) du département (chaîne sociale). 3 Source : OCDE, cours des comptes 2

3 - Intégration avec les logiciels de gestion des coordinations gérontologiques (chaîne médicosociale). - Interaction possible avec le DMP (chaîne médicale) Le DMSP étant très innovant en termes de données embarquées et de sécurité, le Conseil général des Yvelines a décidé de travailler en partenariat avec l Institut National de Recherche en Informatique et Automatique (INRIA) pour l élaboration de cette plate-forme expérimentale de DMSP compte tenu de ses compétences et de son expérience sur ces sujets. Dès 2006, Le Conseil général des Yvelines signe donc une convention avec l INRIA dans le cadre de la mise en place de cette plate-forme expérimentale de Dossier Médico-social Partagé (DMSP) numérique. Cette convention, conclue pour une durée de 3 ans, a permis de définir dès 2009 l architecture fonctionnelle du DMSP et de concevoir une version préliminaire de la plate-forme matérielle et logicielle. Suite à la signature de cette convention avec l INRIA, le Conseil général a proposé aux coordinations qui souhaitaient de participer à l expérimentation sur le terrain du DMSP. Deux coordinations ont ainsi été retenues : - la coordination gérontologique de seine et Mauldre par l Association Locale de Développement Sanitaire (qui avait déjà mis en place un dossier médico-social partagé sous une version papier) - la coordination de grand Versailles portée par la Coordination Gérontologique Intercommunale du Territoire de l Est des Yvelines Une nouvelle convention avec l INRIA acceptée par le Conseil général le 24 septembre 2010 doit encadrer le déroulement de l expérimentation pendant 18 mois à partir de septembre Cette convention prévoit le déploiement de cette plate-forme sur le terrain pour réaliser une expérimentation en conditions réelles. Cette expérimentation impliquera 120 personnes (des personnes âgées dépendantes et les professionnels qui les suivent : médecins, infirmiers, travailleurs sociaux des coordinations gérontologiques locales). Pour réaliser ces travaux de recherche et développement inhérents à la mise en place du DMSP, le Conseil général des Yvelines a octroyé une première subvention exceptionnelle à l INRIA de euros soit 30% du coût total du projet de recherche ( ). La nouvelle convention signée entre le Conseil général des Yvelines et l INRIA le 24 septembre 2010 stipule qu une subvention exceptionnelle de sera versée à l INRIA dans le cadre des travaux de recherche relatifs à l élaboration d une plate-forme expérimentale de dossier médico-social partagé sécurisé et mobile. Pour réaliser ce projet, l INRIA s appuie sur un consortium fédérant des compétences très complémentaires : l INRIA Rocquencourt avec le projet de recherche SMIS (Secured and Mobile Information System) spécialiste de la sécurité et de la gestion des données embarquées, l UVSQ spécialiste de l intégration des données, Santeos, leader national sur l information des réseaux de santé et Gemalto, leader mondial dans le secteur des cartes à puce. Pour faciliter la mise en œuvre de l opération, l INRIA, le référent unique, est mandaté par l UVSQ, Santeos et Gemalto pour être l interlocuteur principal, bénéficiaire unique de la subvention accordée par le Conseil général et pour représenter chacun des Mandants auprès de celle-ci dans le cadre de la mise en œuvre du projet. 3

4 Outre le fait d être un projet issu d un partenariat public/privé très fort, c est également un projet qui est le résultat d une intelligence collective au sein même du Conseil général puisqu il implique le travail de trois directions : - la Direction de l Autonomie au travers du traitement de l Allocation Personnalisée à l Autonomie (APA) et le pilotage des coordinations gérontologiques. La chargée de mission responsable de la mise en place du DMSP et de la coordination du projet avec les CGL travaillera à 25% sur le projet. - la Direction du Développement pour définir les conditions et les modalités d exécution des travaux de recherche. - la Direction des Systèmes d Informations pour le pilotage technique du projet et l intégration du DMSP dans le système d information du Département. Un chargé de mission, spécialiste des systèmes d information travaillera à 50% sur ce projet. Il réalisera notamment un guide d utilisation du Dossier médico-social partagé numérique à destination des professionnels médico-sociaux et sera par ailleurs le coordinateur référent du projet dans la cadre de la convention R&D passée avec l INRIA. 3.2 Les objectifs du DMSP Le DMSP répond aux trois enjeux évoqués ci-dessus (qualité du service rendu, efficacité socioéconomique, efficience de la gestion) par la réalisation d objectifs opérationnels : - améliorer voire prolonger le maintien à domicile grâce à une meilleure coordination des professionnels médico-sociaux - proposer une solution innovante permettant une très haute protection des données personnelles - optimiser l assistance des personnes en perte d autonomie à domicile - à terme, le DMSP devrait faciliter le parcours entre l hôpital et le domicile ou des structures d accueil - dématérialiser la gestion de l Allocation Personnalisée d Autonomie (APA) De plus, le projet de Dossier Médico-social Partagé (DMSP) numérique permet de répondre aux inconvénients majeurs des dossiers médico-sociaux «papier» actuellement utilisés par les coordinations gérontologiques (classeur commun à tous les praticiens gardé au domicile du patient). L utilisation de ce dossier papier, si elle a prouvé son efficacité au quotidien, se heurte cependant à quatre difficultés majeures : - Absence totale de confidentialité puisque tous les intervenants à domicile (médecins, infirmières, assistantes sociales, aides à domicile et parfois membres de la famille) ont accès à l intégralité du dossier. - Le partage d information, hors domicile du patient, ne peut se faire qu en déplaçant physiquement le dossier. Par voie de conséquence, le dossier n est pas systématiquement à jour, générant un suivi moins précis et une redondance des soins. La prise de décision à distance (ex : praticien interrogé au téléphone) ne peut, de fait, pas non plus s appuyer efficacement sur ce dossier. - Les données intégrées à ce dossier doivent être ressaisies ultérieurement dans de multiples applications informatiques avec le risque d erreur et la perte de temps qui s ensuit. 4

5 - L investissement pécuniaire et humain de gestion de ce dossier se fait sans corrélation avec la mise en place du Dossier Médical Personnel (DMP) au niveau national. Le DMSP doit également permettre : - De rendre au patient la possibilité d établir un contrôle strict, compréhensible et observable sur la façon dont ses données sensibles sont échangées. - D assurer une continuité de la sécurité en garantissant le plus haut niveau de sécurité quel que soit l endroit où les données sont hébergées (serveur ou terminal) et quelle que soit la façon dont elles sont manipulées (accès connecté ou non). - De proposer un accès déconnecté : permettre des accès déconnectés aux données tout en garantissant une cohérence à terme de ces données. - Un interfaçage avec les logiciels d action sociale du Département et de ses partenaires (CGL) et les Centres Communaux d Action Sociale (CCAS). Santé. - Une mise en cohérence avec le Cadre d Interopérabilité des Systèmes d Information de 3.3 Solution technique du projet L architecture générale Les solutions existantes de partage de données médicales et sociales sont classiquement basées sur une approche serveur. L approche serveur apporte en effet des propriétés essentielles telles que : complétude (c est-à-dire, l information est complète et à jour), disponibilité (l information est accessible 7j/7 et 24h/24 via l Internet), usage (l information est organisée, facilement interrogeable et exploitable), cohérence (respect des contraintes d intégrité, atomicité des mises à jour, isolation des traitements concurrents), durabilité (tolérance aux pannes) et sécurité (protection vis-à-vis des accès illégitimes). Les solutions serveur souffrent cependant de deux carences. La première tient à l impossibilité d accéder aux données sans une connexion fiable, sécurisée, permanente et rapide au serveur, un ensemble de conditions difficile à réunir dans tous les environnements, et notamment au chevet des personnes dépendantes. La seconde réside dans la défiance des utilisateurs envers une gestion centralisée de leurs données personnelles. Cette défiance s explique tout autant par l absence de garantie de sécurité dès lors que les données quittent la zone sécurisée du serveur que par une perte de contrôle de l utilisateur sur la façon dont ses données sont partagées et exploitées par différents acteurs. Pouvoir stocker ses données personnelles sur un support que l on garde auprès de soi apporte un niveau de confiance inégalable par n importe quelle solution «serveur». L objectif du projet n est pas de se substituer à une approche serveur mais de la compléter par la conception d un dossier Médico-Social portable et sécurisé s appuyant sur les capacités ubiquitaires et sécuritaires du composant SPT (clef USB très sécurisée). Plus précisément, le DMSP doit permettre : L expression du consentement : rendre au patient la possibilité d établir un contrôle strict, compréhensible et observable sur la façon dont ses données sensibles sont échangées. 5

6 La conservation des données : rendre au patient la maîtrise de la durée de conservation de ses données, en distinguant les notions de conservation et de durabilité. La continuité de la sécurité : garantir le même niveau de sécurité quel que soit l endroit où les données sont hébergées (serveur ou terminal) et quelle que soit la façon dont elles sont manipulées (accès connecté ou non). L accès déconnecté : permettre des accès déconnectés aux données tout en garantissant une cohérence à terme de ces données. L architecture générale du DMSP repose d une part sur un SPT permettant : d embarquer des données (de façon temporaire ou permanente) structurées en base de données, d agir comme un co-processeur sécurisé du terminal auquel il est connecté, d embarquer un serveur http (web) et un serveur de bases de données offrant un accès sélectif et sécurisé aux données à partir de n importe quel navigateur Web. et d autre part sur un serveur centralisé hébergé chez SANTEOS (plate-forme technique déclarée auprès de la Commission Nationale de l Information et des Libertés «dossier de santé SANTEOS»). Les traitements Les traitements du DMSP sont principalement toutes les opérations liées au stockage des données, à la synchronisation SPT <-> Serveur et à la mise à jour / consultation des données. Les traitements s articulent autour de la classification suivante des données qui permet aux patients d organiser la séparation physique des données entre le SPT et le serveur central : Données régulières : répliquées sur le serveur et le SPT, protégées par la même politique de contrôle d accès. Données secrètes : présentes uniquement sur le SPT, accessibles uniquement en présence du patient, durabilité à la charge du patient. Données secrètes durables : données secrètes répliquées sur le serveur dans un format chiffré, déchiffrable exclusivement par le SPT, durabilité assurée par le serveur. Données restreintes : échangeables entre un petit cercle de personnes de confiance (équipées d un SPT) et répliquées sur le serveur dans un format chiffré, déchiffrable exclusivement par les SPT des membres de ce cercle. Le stockage des données sur le serveur central comme sur le SPT est assuré par un système de gestion de bases de données relationnelles. La répartition des données entre SPT et serveur se fait selon la classification ci-dessus configurée par le patient, avec l aide d un référent social ou médical. Outre cette classification, les données sont soumises à un contrôle d accès régis par une matrice des droits 6

7 paramétrable par le patient. A tout moment, le patient garde la possibilité de changer le statut de ses données. Les SPT des patients pilotent le chiffrement des données secrètes durables et des données restreintes (chiffrement symétrique) pour lesquelles le serveur central n est utilisé que comme un système de stockage. Ceci n exclut pas que certaines données régulières soient considérées comme sensibles et que l hébergeur de données décide de son propre chef, ou soit contraint par la législation, de les chiffrer également. La mise en œuvre technique de la classification des données se fait par l échange des clés de chiffrement entre les SPT des différents acteurs. L échange est lui-même sécurisé par un système de chiffrement asymétrique. Le serveur central sera hébergé sur une architecture 2-tiers redondée soit au total 4 machines physiques. Ces machines physiques sont des serveurs équipés de disques durs en RAID-1 (mode miroir), ils sont séparés entre eux et de l Internet par plusieurs niveaux de pare-feux matériels et logiciels. La consultation / Mise à jour des données se fait en mode «web» selon une présentation des informations soit chronologique soit par épisode de vie mais dans le respect des rubriques exposées cidessus. Il est prévu d adapter l ergonomie du DMSP tout au long du projet notamment durant la phase d expérimentation. Le déchiffrement des données se fait obligatoirement par l intermédiaire du SPT. L application de la politique de contrôle d accès se fait par authentification des utilisateurs. Le mode d authentification est fonction du profil de l utilisateur : Patient : certificat Sesam-Vitale Médecin traitant : authentification par certificat CPS. Spécialiste référent : authentification par certificat CPS. Paramédical : authentification au minimum par mot de passe Référent social : authentification au minimum par mot de passe Entourage / intervenants au domicile : accès libre (mais droits extrêmement limités) 7

8 La synchronisation SPT <-> Serveur utilise le principe du «porteur sain» : chaque intervenant est susceptible d assurer la synchronisation des données de ses patients sans le savoir. Les deltas côté serveur ou côté SPT (i.e ; modifications apportées aux dossiers patients en mode déconnecté devant être répercutées au niveau du serveur central ou vice-versa) sont systématiquement chargés sur les SPT des intervenants dès qu une connexion est possible. N importe quelle visite chez un patient ou connexion au serveur central sera l occasion d assurer la synchronisation inverse. Tous les deltas ainsi véhiculés sont chiffrés et le mécanisme d échange de ces clés de chiffrement entre les ayants droits est le même que celui mis en œuvre pour assurer la classification des données. L enregistrement des intervenants et du consentement des patients sera piloté par les coordinations gérontologiques. Les échanges Dans le périmètre actuel du projet DMSP, trois interfaces sont envisagées : L interfaçage avec le logiciel de gestion de l'allocation personnalisée d'autonomie du Département. La finalité est d éviter la ressaisie d information : grille AGGIR, plan d aide. Ces informations sont définies par les équipes médico-sociales des coordinations gérontologiques et remontées au niveau du CG78 pour l instruction de la demande d aide. Une mise en relation avec le Dossier Médical Personnel (DMP) national pour un enrichissement mutuel sur le modèle de la mutualisation avec les réseaux de santé (respect des règles d interopérabilité et du cadre légal). Ces interfaces seront mises en œuvre depuis le serveur central uniquement permettant d une part de n échanger que les données régulières (respect de la classification configurée par les patients) et d autre part de faciliter leurs mises en œuvre techniques. 3.4 L expérimentation C'est à partir des acteurs de terrain que ce projet a vocation à se construire. L'objectif visé est de conduire l'expérimentation sur une population d'environ 120 patients et professionnels de santé sélectionnés par les deux Coordinations gérontologiques locales que sont l'association Locale de Développement Sanitaire du Canton de Meulan et des communes avoisinantes (ALDS) et la Coordination Gérontologique du Territoire Est Yvelines (COGITEY). Les communes concernées sont: Andelu, Aubergenville, Aulnay-sur-Mauldre, Bazemont, Bouafle, Breuil-en-Vexin, Ecquevilly, Evecquemont, Flins-sur-Seine, Gaillon-sur-Moncient, Hardricourt, Herbeville, Jambville, Juziers, Lainville-en-Vexin, Mareil-sur-Mauldre, Maule, Meulan, Mézy-sur-Seine, Montainville, Montalet-le-Bois, Les Mureaux, Nézel, Oinville-sur-Montcient, Tessancourt-sur-Aubette, Vaux-sur-Seine, Bois-d'Arcy, Buc, Le Chesnay, Les Clayes-sous-Bois, Fontenay-le-Fleury, Jouy-en-Josas, Les Loges-en-Josas, Rocquencourt, Saint-Cyr-l'Ecole, Toussous-le-Noble, Vélizy-Villacoublay, Versailles, Viroflay, Villepreux. Cinq de ces communes sont classées en ZUS et/ou en CUCS : Aubergenville, Ecquevilly, Les Mureaux, Saint-Cyr l'ecole, Meulan. Le projet doit concerner respectivement : - 25 personnes âgées issues de l ALDS 8

9 - 15 personnes âgées issues de la COGITEY - 20 travailleurs sociaux répartis sur les deux CGL - 60 professionnels de santé répartis entre médecins et infirmiers Le nombre de patients sur lequel va être expérimenté le projet doit monter en puissance les deuxième et troisième années du projet en incluant dans l'expérimentation d'abord quatre CGL puis l'ensemble des CGL du département. La CGL Ville nouvelle, composée de 7 communes (Elancourt, La Verrière, Guyancourt, Magny-les-Hameaux, Montigny-le-Bretonneux, Trappes, Voisins-le-Bretonneux - 6 communes sur 7 classées en ZUS/CUCS) doit être inclue au dispositif dès A travers le DMSP, l'objectif premier du Conseil général est d'intensifier sa politique à destination des personnes âgées en situation de dépendance, notamment chez les personnes les plus vulnérables, soit les personnes âgées en situation de précarité sociale. Par une meilleure coordination des professionnels médico-sociaux, ce dispositif vise à contribuer au maintien à domicile des personnes âgées et à une meilleure qualité des soins. Ainsi, le DMSP vise à favoriser l'inclusion sociale des personnes en difficulté via ce dispositif qui permet de rompre leur isolement du fait d'une meilleure coordination entre les professionnels de santé et les travailleurs sociaux ; les besoins sont en effet mieux diagnostiqués et la personne âgée mieux prise en charge. Une attention particulière sera apportée aux populations issues des zones en difficulté. Le projet ayant débuté début septembre, deux personnes âgées font d ores et déjà partie de l échantillon de l expérimentation ; une est issue d Ecqeuvilly, l autre d Aubergenville, deux communes classées en ZUS. Le déploiement type de l expérimentation : Les intervenants à domicile du patient sont les suivants : Médecin traitant Infirmier Référent social : coordinatrices gérontologiques. Entourage familial Chaque patient correspond à la mise à disposition d une clé USB (patient) et de trois cartes d authentification (médecin, infirmier, travailleur social). Les clés USB sont fournies gracieusement par un des partenaires du projet, GEMALTO, leader mondial dans le secteur des cartes à puce. Elles contiennent toutes les informations médico-sociales d un patient. Les cartes d authentification sont achetées par les professionnels de santé eux-mêmes (coût unitaire : 70 ) qui leur permettront d avoir accès aux données qu ils ont légalement le droit de consulter. Chaque fois qu un professionnel de santé ou un travailleur social se rend chez la personne âgée, il est muni de sa clef d authentification et d un mini ordinateur portable (délivré dans le cadre de l expérimentation par le Conseil général des Yvelines). Il est prévu que la moitié des personnes âgées qui participant à l expérimentation soient également dotées d un muni ordinateur portable. L idée est d évaluer la nécessité ou non de doter la personne âgée d un ordinateur portable notamment pour que l entourage familial puisse ajouter des commentaires dans la partie qui leur est dédiée. L évaluation permettra de déterminer quelle configuration privilégier par la suite. 1- Le travailleur social se rend chez la personne âgée pour établir un diagnostic qui permet ensuite de déterminer grâce à un questionnaire précis un plan d aide personnalisé. Le travailleur social vient muni de sa carte d authentification ainsi que de son mini ordinateur portable. Il connecte la clé USB du patient 9

10 à son ordinateur. Grâce à sa clef d authentification, le travailleur social n a accès qu aux données qu il a légalement le droit de consulter (le volet social). Ainsi, il met à jour le dossier du patient directement depuis son domicile. Par ailleurs, les données rentrées dans le dossier médico-social partagé du patient sont directement intégrés aux logiciels utilisés quotidiennement par les travailleurs sociaux (Logiclic), permettant une restitution immédiate des informations et évitant ainsi une double saisie. 2- A son tour, le médecin/l infirmier se rend à domicile du patient muni de sa clef d authentification. Il connecte la clef USB du patient et a accès au volet médical et social du patient. Le médecin/infirmier peut ainsi savoir quelle est la dernière personne de l entourage médico-sociale du patient à être venue lui rendre visite. Il complète les données qui concernent le volet médical du patient. De la même manière que le travailleur social, les données enregistrées par les médecins/infirmiers en provenance du DMSP sont directement intégrées à leur logiciel. Les médecins se rendront au minimum une fois par mois au domicile du patient avec utilisation des outils mis à disposition et remplissage du volet médical également pour les patients hors Réseau Emile. Quant aux infirmiers, ils se rendront de manière hebdomadaire au domicile du patient avec utilisation des outils mis à disposition et remplissage du volet médical. Le contenu du dossier médico-social a été établi avec les coordinations gérontologiques. Les grandes rubriques en sont les suivantes : Volet social : Fiche Patient / renseignements généraux Entourage Plan d accompagnement Intervenants (voir détail ci-dessous) Services et aides à domicile existants Repérage de la fragilité chez la personne âgée Vie et habitat (Condition de vie et d'habitat, Modification d habitat) Plan d aide APA grille AGGIR Fiche de synthèse Volet médical : Alertes - Remarques importantes Renseignements généraux Vaccins Antécédents / Pathologies Traitements Examen clinique standard Observations médicales Observations gérontologiques Consultation mémoire Compte-rendu d'hospitalisation Compte rendu de réunion de concertation - réunion de synthèse (par les coordinations gérontologiques) Résumé de consultation spécialisée Bilan médical du réseau Bilan kinésithérapeute Bilan psychologue 10

11 Bilan infirmier Hospitalisation Organisation de retour à domicile (sortie d hospitalisation) Résultats d examen biologiques, Résultats d examens complémentaires 4. L évaluation du projet L'évaluation de cette expérimentation est un élément capital pour définir la stratégie et les développements à venir autour de ce projet. L'évaluation du projet DMSP a été reconnue comme indispensable dans le cadre du plan d'action arrêté fin 2009 par le Président du Conseil Général des Yvelines sur la poursuite du projet DMSP. L'évaluation sera réalisée par Clarisse CHALARD dans le cadre de la réalisation de sa thèse dont l'objet porte sur " Les impacts organisationnels et qualitatifs de la dématérialisation des procédures d'aides sociales : le cas du Conseil Général des Yvelines. " Le recrutement de cette doctorante fait l'objet d'une convention CIFRE. La convention CIFRE est passée le Laboratoire de Recherche en Management de l'université de Versailles Saint-Quentin-en- Yvelines (LAREQUOI). Il s'agira du premier emploi de ce type au sein des services du Conseil Général des Yvelines. Le projet de la doctorante vise à étudier, de manière critique et détaillée, l impact de l informatisation des services d aides sociales et de la dématérialisation de ses procédures. Cette étude sera approchée de double manière : L une, organisationnelle et humaine mettant en exergue : - L organisation du territoire, la proximité des acteurs, le maintien du lien social et des relations de confiance entre les agents sociaux, les personnes vulnérables et les prestataires de services privés - La recherche d une qualité toujours plus élevée des services et aides offerts aux administrés et à leurs proches (notamment aux aidants familiaux). Les agents des collectivités territoriales et des services d aide aux personnes sont, par leurs activités, plus familiarisés au contact humain et la communication orale qu à l utilisation de l outil informatique (qui est souvent d ailleurs assez méconnu). L informatisation de leurs services et plus récemment encore la dématérialisation d un certain nombre de procédures administratives modifient en profondeur le contenu de leur travail et surtout la manière de l exercer. Les mesures d accompagnement au changement semblent dans ce contexte être essentielles à la réussite de projets liés aux nouvelles techniques de l information et de communication. Les futurs opérateurs doivent non seulement être parties prenantes au projet mais aussi acteurs. En outre, il semble intéressant d observer les modifications (possibles) de la relation entre les acteurs de l aide sociale et ses bénéficiaires : les changements d outils de travail et organisationnels qui y sont liés vont-ils modifier la perception des usagers par les assistants sociaux? L informatisation des taches administratives permettra-t-elle de dégager du temps au profit des personnes vulnérables ou nuira-t-elle au contact humain si primordial dans ce domaine. Cette mission doit donc permettre de mener une étude approfondie de l impact de la dématérialisation des procédures d aides sociales : 11

12 Au Conseil Général et chez leurs partenaires (utilisation de l informatique, allègement des procédures administratives, augmentation du temps consacré au volet social et aux contacts humains : renseignement téléphonique, accueil, visite au domicile ). Sur la perception de l usager par le personnel du CG et des partenaires (individualisation des demandes ou au contraire industrialisation et donc non personnalisation des cas ) Sur la qualité des services proposés aux usagers (gain de temps, gain ou perte de contact humain ) Sur l intégration plus importante des aidants familiaux et de l entourage de la personne âgée dans le suivi du plan d aide qui lui est proposé. La seconde étude, plus technique, portera sur : La sécurité des données personnelles dans la gestion des données socio-médicales et le consentement des patients ou des ayant droits. L interopérabilité des données et des systèmes afin de développer l échange des données informatiques entre le Conseil Général et ses partenaires. La maîtrise des données nécessaires au contrôle d effectivité des aides sociales. Ces recherches devront déboucher sur l élaboration d un outil de conduite du changement permettant de généraliser les innovations du Conseil Général 78 à l ensemble du territoire. 5. Les suites à donner au DMSP Sur la base du Dossier Médico-social Partagé (DMSP), le Conseil général envisage d'étendre le périmètre du projet pour couvrir un spectre d'utilisation beaucoup plus large (nouveaux cas d usage). L'objectif est de monter ce projet dans le cadre des projets structurants des pôles de compétitivité afin de s'inscrire dans une vraie démarche de pré-industrialisation pour un déploiement de portée régionale voire nationale. L'avantage des projets structurants des pôles de compétitivité est d'offrir un mode de financement assez important et d'être dans une vraie logique industrielle avec des réalisations concrètes à mettre en place immédiatement sur des sites pilotes. Avec les industriels qui souhaitent porter ce projet (GEMALTO, SANTEOS, INRIA) nous travaillons à enrichir le consortium afin d'y inclure le maximum de compétences. Ce projet, intitulé Infrastructure et Composants Innovants pour le Suivi Médico-social à Domicile ou l Hôpital (ICI SMDH) étant un projet structurant et d envergure, le Conseil général y travaille déjà depuis un moment en parallèle du DMSP qui est la base du projet. Dans le cadre de l extension du projet, les pôles de compétitivité Medicen et System@tic ont formalisé leur soutien par la labellisation du projet. Le projet DMSP, qui par extension deviendra le projet ICI SMDH, a vocation à s étendre au niveau régional voire national. 12