CAHIER DES CHARGES : DATACENTER MANAGEMENT TOOL

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1 CAHIER DES CHARGES : DATACENTER MANAGEMENT TOOL Date de la séance d'ouverture des offres : 06 septembre 2010 à 10 h Dépôt des offres exclusivement auprès de : Service d'encadrement ICT, cellule Marchés publics Bd Roi Albert II 33, bte BRUXELLES Page 1

2 CAHIER DES CHARGES :... 1 DATACENTER MANAGEMENT TOOL... 1 PARTIE A : IDENTIFICATION DU MARCHE POUVOIR ADJUDICATEUR CONTROLE ET SURVEILLANCE DE L'EXECUTION DU MARCHE NATURE DU MARCHE MODE DE PASSATION OBJET DU MARCHE DUREE DU MARCHE RESILIATION DEMANDE D INFORMATION DEMONSTRATION SUR PLACE ET PRESENTATION DE L OUTIL DISPOSITIONS APPLICABLES AU MARCHE Législation Documents propres au marché OFFRES GENERALITES DUREE DE VALIDITE DES OFFRES VARIANTES/ALTERNATIVES OPTIONS PRESENTATION DE L'OFFRE Présentation et structure de l'offre Langue de l'offre et nombre d'exemplaires Fondés de pouvoir DEPOT DES OFFRES Offres déposées par la voie électronique Offres non déposées par la voie électronique Modification ou retrait d'une offre déjà déposée OUVERTURE DES OFFRES PRIX DU MARCHE GENERALITES DEVISE REVISION DES PRIX POUR LES FOURNITURES, LA REVISION DES PRIX N EST PAS ADMISE P = PRIX REVU PROCEDURE D'ATTRIBUTION DU MARCHE CRITERES DE SELECTION QUALITATIVE Critères d'exclusion SIMPLIFICATION ADMINISTRATIVE PREMIER CRITERE D'EXCLUSION DEUXIEME CRITERE D'EXCLUSION TROISIEME CRITERE D'EXCLUSION QUATRIEME CRITERE D'EXCLUSION Page 2

3 CINQUIEME CRITERE D'EXCLUSION Critère d'assise économique et financière Critère de compétence technique REGULARITE DES OFFRES CRITERES D'ATTRIBUTION PARTIE B : DISPOSITIONS RELATIVES A L'EXECUTION DU MARCHE NOTIFICATION DE L'ATTRIBUTION DU MARCHE DELAIS REPRESENTANTS DE L ADJUDICATAIRE CAUTIONNEMENT EXECUTION DU MARCHE SUIVI DE L'EXECUTION DU MARCHE Groupe de pilotage (Steering committee) Rapportage Réunion de coup d envoi DUREE DES PRESTATIONS CONFIDENTIALITE SOUS-TRAITANTS LIVRAISON ET INSTALLATION RECEPTION RECEPTION PROVISOIRE RECEPTION DEFINITIVE - GARANTIE FACTURATION ET PAIEMENT LITIGES : MOYENS DE DEFENSE DE L ADMINISTRATION PARTIE C : DISPOSITIONS TECHNIQUES OBJECTIF DU MARCHE ENVIRONNEMENT TECHNIQUE ET ORGANISATIONNEL DESCRIPTION DE LA DEMANDE SITUATION ET METHODE ACTUELLES Gestion des CI (CI = configuration item) Gestion des plans DATACENTER TOOL Gestion et utilisation des plans Création et classification des plans Gestion des CI Workflow et templates Intégration à la CMDB Possibilités de rapportage et de recherche Accessibilité de l information Performances Back-up et restauration Adaptabilité de l outil Gestion des utilisateurs Licences Langue SERVICES D INSTALLATION, DE MIGRATION, DE CONFIGURATION ET DE MISE EN SERVICE Page 3

4 15.4 FORMATIONS ASSISTANCE MAINTENANCE DU LOGICIEL SERVICE LEVEL AGREEMENT (SLA) ANNEXES ANNEXE A : ASPECTS ADMINISTRATIFS Objet de la soumission Identification du soumissionnaire Durée de validité de la soumission ANNEXE B : PRESENTATION DES PRIX ANNEXE C : PRESENTATION DES REFERENCES ANNEXE D : MODELE POUR LES CV DES PERSONNES AFFECTEES AU PROJET ANNEXE E : MODELE POUR LES QUESTIONS A POSER ANNEXE F : PLANS ACTUELS ANNEXE G : CLAUSE DE CONFIDENTIALITE Page 4

5 PARTIE A : DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES ET ASPECTS CONTRACTUELS DU MARCHE 1 Identification du marché 1.1 Pouvoir adjudicateur Pouvoir adjudicateur : L État belge, représenté par le Ministre des Finances. 1.2 Contrôle et surveillance de l'exécution du marché Service dirigeant : SPF Finances Service d'encadrement ICT Bd Roi Albert Roi Albert II 33, bte BRUXELLES Fonctionnaire dirigeant : Louis COLLET, Directeur du Service d'encadrement ICT. Contacts : Koen Van Hoeck, Informaticien-chef de projet Courriel : koen.vanhoeck@minfin.fed.be Tél. : 0257/67274 Frank Baelus, Premier attaché des Finances Courriel : frank.baelus@minfin.fed.be Tél. : 0257/62501 Le fonctionnaire dirigeant est responsable de l exécution du présent marché. 1.3 Nature du marché Marché de fournitures (à prix global). 1.4 Mode de passation Appel d'offres général avec publication au niveau européen (article 53 3, 3 de l'arrêté Royal du 8 janvier 1996). 1.5 Objet du marché Le SPF Finances dispose de 2 datacenters (centres/salles informatiques), un site de production (CR1, CR2, CR3, CR4, Data 1, Data 2) et un disaster recovery site, dont tous les systèmes (CR5) sont systématiquement répertoriés dans la CMDB avec leurs caractéristiques. Les plans sont gérés à l aide de MS Visio. Salle informatique Superficie CR1 410 m² CR2 390 m² CR3 365 m² CR4 320 m² Data m² Data 2 55 m² CR5 350 m² Page 5

6 Le SPF Finances souhaite optimiser cette situation en acquérant un outil permettant d'intégrer la gestion des plans et la tenue de l'inventaire des systèmes. Autre objectif important de ce marché : améliorer la gestion des aspects refroidissement et électricité. Le marché couvre : La fourniture des licences nécessaires pour le logiciel proposé L installation et la configuration du logiciel proposé La migration des données déjà présentes dans la CMDB et sur les plans Visio vers la solution proposée ; La maintenance pendant toute la durée du marché ; Les formations pour les gestionnaires de l outil ; L abonnement à la bibliothèque d icônes et de spécifications techniques ; La gestion du projet. 1.6 Durée du marché Le marché commence le jour qui suit la date où son attribution est rendue publique. La durée maximale de la mise en œuvre du système est fixée à six (6) mois à compter de la date de début du marché. La maintenance des licences commence à courir après la réception définitive, après la période de garantie. Le contrat de licence et l abonnement couvrent une période de 5 ans après la mise en œuvre, et peuvent ensuite être prolongés deux fois d un an aux mêmes conditions que la période initiale. 1.7 Résiliation Sauf les éventuelles mesures prises d'office, le pouvoir adjudicateur peut à tout moment résilier de plein droit le marché, moyennant un préavis de 90 jours signifié par lettre recommandée. 1.8 Demande d information Vu la complexité du marché, le pouvoir adjudicateur a décidé d'organiser une séance d'information unique à l'intention des candidats-soumissionnaires. La séance se tiendra entre le moment de la publication du marché au Bulletin des Adjudications et au Journal des Publications de l'union Européenne et le jour de l'ouverture des offres. Après cette séance d'information, il ne sera plus répondu à aucune question, afin que tous les candidats-soumissionnaires soient traités sur le même pied. Date : 10 août 2010 à 10h Lieu : SPF Finances, bd Roi Albert II 33, 1030 Bruxelles, North Galaxy, pavillon C, 5 e étage, Salle Mandarin. Il sera exclusivement tenu compte des questions écrites déposées au plus tard le 04 août 2010 via le document de l annexe E. Les questions devront être déposées exclusivement par courriel, dans un fichier spreadsheet en pièce jointe, à l adresse tender.datacenterbeheer@minfin.fed.be. Toutes les questions doivent obligatoirement mentionner les références au cahier des charges pour faciliter une réponse rapide (p.ex. Partie 1, point 1.1, paragraphe 1, page 1). Partie 1, point 1.1, paragraphe 1, page 1). Veuillez aussi préciser la langue du cahier des charges que vous utilisez (les numéros de page peuvent varier avec la langue). Page 6

7 Les entreprises intéressées sont invitées à se faire connaître à l'avance en envoyant un courriel à l'adresse avec le nom et la fonction de la ou des personnes qui assisteront à la séance d'information. Pour des raisons d'organisation, chaque entreprise peut dépêcher au maximum deux personnes. Le SPF Finances se réserve le droit de refuser la participation à la séance d information aux personnes qui ne se seront pas fait connaître 24 heures à l avance. Si les entreprises intéressées constatent des lacunes ou des imprécisions dans le cahier des charges, elles sont invitées à en faire état par écrit avant la séance d'information. De même, si elles constatent que le pouvoir adjudicateur a omis des caractéristiques, fonctions ou composants qui sont indispensables ou qui pourraient influencer favorablement l'efficacité du système, elles sont invitées à le faire savoir avant la séance d'information, suivant les mêmes modalités que pour l'envoi des questions. Le pouvoir adjudicateur attache une grande importance à l'égalité de traitement entre les soumissionnaires. Les spécifications de ses cahiers des charges sont rédigées à la lumière de cette volonté. Si une firme intéressée estime néanmoins que sa candidature est exclue ou que ses chances sont diminuées par certaines spécifications de ce cahier des charges, elle est invitée à le faire savoir par écrit, au plus tard lors de la séance d'information. Le cas échéant, le pouvoir adjudicateur pourra, s'il le juge nécessaire, adapter le cahier des charges pour en tenir compte. 1.9 Démonstration sur place et présentation de l outil Pour pouvoir bien évaluer l outil et rassembler les informations nécessaires à l évaluation des offres, le SPF Finances se réserve le droit de demander une démonstration : Introduction de cinq systèmes dans l outil. Deux semaines à l'avance, le SPF Finances communiquera le scénario à suivre. Présentation et démonstration des fonctionnalités de la solution, suivant le cahier des charges. Le SPF Finances attire l attention des soumissionnaires sur l importance de la démonstration pour l évaluation des offres. Pour cette raison, ils disposeront du temps nécessaire pour mener à bien la démonstration. Il est également convenu que les frais de participation à la démonstration sont à la charge du soumissionnaire. La démonstration peut avoir lieu dans les locaux du SPF Finances ou du soumissionnaire Dispositions applicables au marché Législation Loi du 24 décembre 1993 (M.B. du 22 janvier 1994 et errata du M.B. du ) concernant les marchés publics et certains marchés d'adjudication de travaux, fournitures et services. Arrêté Royal du 8 janvier 1996 (M.B. du et errata du M.B. du ) concernant les marchés publics d'adjudication de travaux, fournitures et services ainsi que les concessions de travaux publics. Page 7

8 Arrêté Royal du 26 septembre 1996 (M.B. du ) concernant les conditions générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics. L annexe à l'arrêté Royal du 26 septembre 1996, ou Cahier général des charges. Toutes les modifications des lois et des arrêtés ci-dessus qui sont en vigueur le jour de l'ouverture des offres Documents propres au marché Le présent cahier des charges. Les avis relatifs au marché et les avis de modification, annoncés ou publiés dans le Bulletin des Adjudications et dans le Journal des Publications de l'union Européenne, qui concernent les marchés publics en général, ainsi que les avis de modification relatifs au présent marché, envoyés aux destinataires individuels par lettre recommandée ou télécopie. Ces avis font partie intégrante des conditions contractuelles. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte dans la rédaction de son offre. Les clarifications résultant de la séance d'information (questions posées et réponses données par l'administration). Ces précisions font partie intégrante des conditions contractuelles. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte dans son offre. L'offre du soumissionnaire. Les précisions et engagements acceptés par le SPF Finances et qui complètent l'offre (avec la même référence) suite aux questions et demandes de clarification. 2 Offres 2.1 Généralités En soumettant son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si elles figurent dans une plusieurs annexes à son offre. Le soumissionnaire est tenu de respecter explicitement toutes les dispositions administratives et contractuelles du présent cahier des charges. Toute réserve ou absence d'engagement par rapport à une des ces dispositions peut entraîner l'irrégularité de l'offre. Les biffures, ratures, additions et corrections, dans l'offre comme dans ses annexes, doivent être signées (et non parafées) par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. À défaut, l'offre est considérée comme irrégulière. Le soumissionnaire se tiendra le plus possible à la structure demandée dans ce cahier des charges pour la présentation de son offre. À défaut, son offre peut être considérée comme irrégulière. Page 8

9 2.2 Durée de validité des offres La durée de validité des offres et de 240 jours au minimum. La période commence à la date limite de dépôt des offres. Durant ce délai, aucune révision des prix n est autorisée. 2.3 Variantes/Alternatives L'offre du soumissionnaire ne peut comporter de variantes. 2.4 Options L offre ne peut comporter d'options libres. 2.5 Présentation de l'offre Présentation et structure de l'offre L offre doit être rédigée conformément au modèle de soumission qu on trouvera à l annexe A. Le soumissionnaire est tenu d utiliser le modèle annexé au présent cahier des charges. S'il utilise d'autres formulaires, il doit mentionner sur chacun d'eux la correspondance avec le formulaire d'offre joint à ce cahier des charges (art. 89 de l'ar du 8 janvier 1996). Toute soumission ne respectant pas la structure prescrite peut être rejetée. Il convient de veiller particulièrement à la clarté et à la précision de présentation des renseignements demandés. L évaluation tient compte de la qualité de présentation et de la lisibilité des offres. Toute offre doit apporter une réponse complète aux questions de la partie technique. L offre du soumissionnaire doit comporter quatre volets : Partie 1 - Volet administratif A. Formulaire d'offre (document de soumission annexe A de ce cahier des charges) B. Sélection qualitative (critères d exclusion) C. Critères de capacité économique et financière D. Informations relatives aux sous-traitants E. Critère de compétence technique Partie 2 - Volet financier Réponses à l énumération de l annexe B du cahier des charges, dûment complétées et signées. Page 9

10 Partie 3 - Volet technique La partie technique suit la structure de ce cahier des charges. Partie 4 - Annexes Annexe 1 : Curriculum Vitae (présentation type : annexe D de ce cahier des charges) Annexe 2 : Références de projets exécutés récemment, dans les secteurs privé et public (modèle de présentation : annexe C de ce cahier des charges) Annexe 3 : Clause de confidentialité (modèle de présentation : annexe G de ce cahier des charges) Toute soumission qui ne respecte pas la structure imposée par le SPF Finances sera considérée comme irrégulière Langue de l'offre et nombre d'exemplaires L offre doit obligatoirement être établie dans une seule langue, le français ou le néerlandais. Les documents techniques à joindre à l'offre peuvent être en anglais s'il n'en existe pas de traduction française ou néerlandaise. L offre doit être déposée en six exemplaires (un original, quatre exemplaires sur papier et une version électronique sans prix (un cd-rom avec par exemple plusieurs fichiers Word ou PDF)). L exemplaire électronique doit comporter un fichier distinct avec les prix, séparé de l offre technique. Chaque offre et ses annexes doivent être signées par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. À défaut, l'offre sera déclarée irrégulière. Les biffures, ratures, additions et corrections, dans l'offre comme dans ses annexes, doivent être signées par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. À défaut, l'offre est considérée comme irrégulière. En cas de divergence entre la version papier et la version électronique, l'exemplaire original de la version papier prévaut. Le soumissionnaire doit vérifier l'absence de virus dans ses fichiers électroniques, afin d'éviter de contaminer l'infrastructure informatique du SPF Finances. Il mentionne dans son offre le nom et la version du logiciel antivirus utilisé, avec la garantie que les fichiers ont été contrôlés et ne contiennent pas de virus Fondés de pouvoir Toute offre déposée par un fondé de pouvoir doit mentionner l'entité juridique au nom de laquelle elle est déposée. Page 10

11 Le fondé de pouvoir doit joindre à l'offre un acte authentique ou privé établissant ses mandats, ou une copie de l'acte. Il peut également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur Belge dans laquelle les mandats en question ont été publiés. 2.6 Dépôt des offres Avant ouverture, les offres sont déposées via l'application électronique e-tendering (voir cidessous pour plus de détails), par la poste (de préférence en recommandé) ou par remise aux services dirigeants du pouvoir adjudicateur. Les offres sont acceptées jusqu au moment où la séance d ouverture est déclarée ouverte Offres déposées par la voie électronique Les offres électroniques peuvent être déposées via le site Internet qui garantit le respect des conditions de l article 81ter de l AR du 8 janvier Il est à noter que l'envoi d'une offre par courriel ne satisfait pas à ces conditions. Ce mode de dépôt des offres n'est donc pas admis. Indépendamment des variantes éventuellement autorisées, chaque soumissionnaire ne peut déposer qu'une offre par marché. L offre doit parvenir au pouvoir adjudicateur avant la date limite d acceptation. Le soumissionnaire peut déposer son offre pour partie sur papier et pour partie sous forme électronique. Les deux parties formeront une seule et même offre. En déposant tout ou partie de son offre par la voie électronique, le soumissionnaire accepte l enregistrement des données créées par le système de réception (article 81 quinquies de l AR du 8 janvier 1996). Au besoin, les explications demandées dans le cahier des charges seront scannées pour être jointes à l'offre. D autres informations sont disponibles sur Internet : ou au numéro de téléphone du helpdesk e-procurement : FR : Liza Torossian , e.proc@publicprocurement.be NL : Peter Christiaens , e.proc@publicprocurement.be Offres non déposées par la voie électronique Les offres qui ne sont pas déposées par voie électronique sont glissées dans une enveloppe fermée. L enveloppe porte les mentions suivantes : - le nom du cahier des charges : «DATACENTER MANAGEMENT TOOL» ; - la date et l'heure de l'ouverture des offres : 06 septembre 2010 à 10 h. Page 11

12 Cette enveloppe est à son tour glissée dans une deuxième enveloppe, portant les mentions suivantes : - le mot «OFFRE» dans le coin supérieur gauche ; - l'adresse du destinataire Modification ou retrait d'une offre déjà déposée Lorsqu un soumissionnaire souhaite modifier ou retirer une offre déjà déposée, il doit le faire dans le respect des dispositions de l'article 105 de l'ar du 8 janvier La modification ou le retrait d une offre déjà déposée sont possibles par la voie électronique, suivant les dispositions de l article 81 de l AR du 8 janvier 1996, ou par écrit. La modification ou le retrait d une offre déjà envoyée ou déposée nécessitent une déclaration écrite, dûment signé par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. Sous peine de nullité de l offre, cette déclaration doit mentionner l objet des modifications. Le retrait est inconditionnel. Le retrait peut aussi être signifié par télégramme, télex ou télécopie, moyennant les conditions suivantes : 1 La notification de retrait parvient au président de la séance d ouverture des offres avant l ouverture de la séance ; 2 La notification de retrait est confirmée par une lettre recommandée, envoyée au plus tard la veille du jour de la séance d'ouverture des offres. Cette condition ne s applique pas lorsque le soumissionnaire dispose de moyens électroniques conformes aux dispositions de l article 81 de l AR du 8 janvier Remarque : Pour des raisons techniques et organisationnelles, le pouvoir adjudicateur préfère que les offres soient déposées par la voie électronique. Le soumissionnaire est cependant libre de son choix, qui n influencera en aucune façon l analyse et l évaluation de l offre. 2.7 Ouverture des offres La séance publique d'ouverture des offres sur papier et électroniques aura lieu le 06 septembre 2010 à 10h, à l'adresse suivante : SPF Finances North Galaxy Bd Roi Albert II BRUXELLES C5. Petite salle. Page 12

13 3 Prix du marché 3.1 Généralités Le prix du marché est forfaitaire. Dans son offre, le soumissionnaire détaillera le prix de chaque partie de l offre. Pendant la période de validité de l offre, les prix sont fixes et ne peuvent être revus. Les prix cités comprennent les frais mais s entendent hors TVA. Le soumissionnaire précise le taux de TVA applicable. 3.2 Devise Les prix doivent être mentionnés en euros (EUR). 3.3 Révision des prix Pour les fournitures, la révision des prix n est pas admise. Pour les services, en revanche, la révision est possible. Les règles suivantes s appliquent à la révision : 1. Les prix peuvent être revus une fois par an. 2. Le soumissionnaire demande annuellement une révision des prix par lettre recommandée adressée au pouvoir adjudicateur : Service d'encadrement BCG - cellule comptable ICT, bd Roi Albert II 33 bte 785, 1030 Bruxelles. 3. La révision des prix intervient : a. Le jour anniversaire de l'avis d'attribution du marché si le prestataire a introduit sa demande de révision avant cette date. La révision des prix ne concerne que les services effectivement prestés après l'anniversaire de l'attribution du marché. b. Le 1er jour du mois qui suit l'envoi de la lettre recommandée si le prestataire a laissé passer un ou plusieurs anniversaires. La révision des prix ne concerne que les services effectivement prestés après la date (1 er jour du mois) visée cidessus (attention : le prestataire de services doit introduire une nouvelle demande pour la révision des prix des services à prester après l'anniversaire suivant). 4. La révision des prix se calcule à l aide de la formule ci-dessous : P = P0 * [0,8 * S/S0) + 0,2], où : P = prix revu P0 = prix initial S0 = indice salarial AGORIA (seulement pour les prestataires belges ; les prestataires étrangers doivent proposer un indice analogue) moyenne nationale, charges sociales comprises, pour les contrats à partir du 11/07/1981, valable le mois qui précède l'ouverture des offres. Page 13

14 S = comme S0 ci-dessus, mais valable le mois qui précède le jour anniversaire de la notification de l'attribution du marché. Pour les indices, voir : 5. Les prix des services commandés en supplément peuvent être revus. La révision suit les règles ci-dessus. 6. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de revoir les prix en cas de baisse de l'indice. Dans ce cas, la révision applique les règles ci-dessus, hormis le fait que la lettre recommandée émane du pouvoir adjudicateur. 4 Procédure d'attribution du marché 4.1 Critères de sélection qualitative Le pouvoir adjudicateur procédera à une sélection qualitative des soumissionnaires, sur la base des renseignements fournis concernant la situation personnelle de chaque candidat, ainsi que des informations et documents servant à l évaluation de la capacité financière, économique et technique (art. 68 à 71 de l AR du 8 janvier 1996). Cette première phase de sélection sera réalisée suivant les critères de sélection qualitative cidessous. Le SPF Finances réserve le droit, en vue de l attribution du marché, de vérifier si les soumissionnaires ne se trouvent pas dans un des cas d'exclusion visés ci-dessous au point Critères d'exclusion Simplification administrative Par le simple fait de participer à la procédure d'adjudication d'un marché public, le soumissionnaire déclare qu'il ne se trouve pas dans un des cas d'exclusion visés aux Page 14

15 articles 17, 43 et 69 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics d'adjudication de travaux, fournitures et services ainsi qu'aux concessions de travaux publics. Le pouvoir adjudicateur examine l'exactitude de la déclaration implicite sur l'honneur du soumissionnaire dont l'offre arrive en tête de classement. À cet effet, il demande au soumissionnaire concerné de lui fournir par les moyens les plus rapides, dans le délai qu'il spécifie, les renseignements ou documents qui permettront de vérifier sa situation personnelle avant toute décision de passation du marché. Ces renseignements seront cependant demandés par le pouvoir adjudicateur lui-même aux gestionnaires des données, par la voie électronique, si ce mode d'accès est possible gratuitement. Un soumissionnaire peut être exclu de la participation à un marché si le contrôle révèle que sa déclaration sur l'honneur ne correspond pas à sa situation personnelle à la date limite prévue pour la réception des demandes de participation à la procédure restreinte ou à la procédure de négociation avec publication, ou à la date limite prévue pour la réception des offres dans le cas d'une procédure ouverte. Une régularisation a posteriori est en tout état de cause impossible. L'exclusion est également possible si, durant la procédure, il apparaît que la situation du candidat ou du soumissionnaire ne correspond plus à sa déclaration sur l'honneur. Dans ces deux hypothèses, le pouvoir adjudicateur établit un classement corrigé, tenant compte de l'incidence possible de la suppression de la demande de participation ou de l'offre du candidat ou soumissionnaire exclu en application des dispositions sur les prix anormaux de l'article 110, 4 de l'arrêté royal du 8 janvier Le pouvoir adjudicateur pourra ensuite attribuer le marché au soumissionnaire dont l'offre suit immédiatement au classement celle du soumissionnaire exclu, après lui avoir appliqué également ces dispositions. Premier critère d'exclusion.1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs doit, avant la date limite de réception des offres, joindre ou présenter au pouvoir adjudicateur une attestation certifiant qu'il est en règle en matière de cotisations de sécurité sociale. Cette information peut être obtenue directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique. Le soumissionnaire se conforme au présent article lorsque, suivant la situation valable au plus tard la veille de la date limite pour la réception des offres : 1 Il a transmis à l'office National de Sécurité So ciale toutes les déclarations requises jusqu'à et y compris celles relatives à l'avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et 2 Il n'a pas pour ces déclarations une dette en co tisations supérieure à 2500 EUR, à moins qu'il ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu'il respecte strictement. Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à EUR, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s'il établit, avant la décision d'attribuer le marché, qu'il possède, au jour auquel l'attestation constate sa situation, à l'égard d'un pouvoir adjudicateur au sens de l'article 4, 1 et 2, 1 à 8 et 10 de la loi ou d'une entreprise publique au sens de l'article 26 de cette même loi, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l'égard de tiers pour un montant au moins égal, à EUR près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations. Page 15

16 2. Le soumissionnaire étranger doit joindre à son offre ou présenter au pouvoir adjudicateur, avant la date limite de réception des offres: 1 Une attestation délivrée par l'autorité compéten te certifiant que suivant compte arrêté au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il est en règle à cette date avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays ou il est établi. Lorsqu'un tel document n'est pas délivré dans le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou par une déclaration solennelle faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié de ce pays ; 2 Une attestation conformément au 1, s'il emploi e du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs..3. À tout stade de la procédure et par tout moyen jugé utile, le pouvoir adjudicateur peut s'enquérir de la situation de chaque soumissionnaire en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale. Deuxième critère d'exclusion Le soumissionnaire ne peut se trouver dans une des situations suivantes : 1 Se trouver en état de faillite ou de liquidation, avoir cessé ses activités ou avoir obtenu un concordat judiciaire, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales ; 2 Avoir déposé une déclaration de faillite, entam é une procédure de liquidation, demandé un concordat judiciaire ou lancé une procédure comparable prévue par la législation et la réglementation nationales. Cette information peut être obtenue directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique. Pour le soumissionnaire étranger, l'attestation doit émaner de l'organisme administratif compétent du pays concerné, ou, à défaut, le soumissionnaire doit produire une déclaration sur l'honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative. Troisième critère d'exclusion Le soumissionnaire doit être en ordre concernant ses obligations vis-à-vis des contributions directes et de la TVA. Le soumissionnaire belge doit joindre à son offre une attestation 276C2 récente (datant de 6 mois au maximum avant l'ouverture des offres), délivrée par l'administration des Contributions Directes, ainsi qu'une attestation récente (datant de 6 mois au maximum avant l'ouverture des offres), délivrée par l'administration de la TVA, certifiant qu'il a accompli ses obligations envers ces administrations. Le soumissionnaire étranger joint à son offre une ou plusieurs attestations récentes (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d'ouverture des offres) émanant de l'administration / des Page 16

17 administrations compétente(s) dans son pays pour la perception des contributions directes et de la TVA (ou des taxes qui, dans son pays, remplacent la TVA), mentionnant qu'il est en ordre concernant ses obligations vis-à-vis de l'administration / des administrations précitée(s). Si cette attestation ou ces attestations ne sont pas délivrées dans son pays, il suffit de joindre une déclaration sur l'honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative de son pays. Quatrième critère d'exclusion Quel que soit le stade de la procédure, est exclu de l'accès à ce marché, le prestataire de services qui a été condamné, par une décision de justice ayant force de chose jugée, pour les faits suivants dont le pouvoir adjudicateur a connaissance : 1 participation à une organisation criminelle au s ens de l'article 324bis du Code Pénal; 2 corruption au sens du Code Pénal article 246 ; 3 fraude au sens de l'article 1 de la Convention s ur la protection des intérêts financiers des Communautés Européennes, ratifiée par la loi du 17 février 2002; 4 blanchiment d'argent au sens la loi du 11 janvie r 1993 sur la prévention de l'utilisation du système financier à des fins de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme article 3 ; Pour les besoins de l'application de ce paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, s'il doute de la situation personnelle d'un prestataire de services, s'adresser aux autorités compétentes en Belgique ou à l'étranger pour obtenir les informations dont il juge avoir besoin. Cinquième critère d'exclusion Conformément à l'article 43, 4 de l'ar du 8 janvie r 1996, tel qu'il a été modifié jusqu'à aujourd'hui, le soumissionnaire qui a commis une faute grave dans l'exercice de sa profession, faute constatée par tout moyen considéré comme acceptable par le pouvoir adjudicateur, ne sera pas retenu dans la sélection. Son exclusion peut être déclarée à n'importe quel stade de la procédure. De plus, en signant son offre, le soumissionnaire s'engage à respecter les normes énoncées dans les conventions de base de l'organisation Internationale du Travail (OIT), et en particulier: -> l'interdiction du travail forcé (convention n 2 9 sur le travail forcé ou obligatoire, 1930, et convention n 105 sur l'abolition du travail forcé, 1957) ; -> le droit à la liberté syndicale (convention n 8 7 sur la liberté syndicale et la protection des droits syndicaux, 1948) ; le droit à l'organisation et à la négociation collectives (convention n 98 sur le droit à l'organisation et à la négociation collectives (1949) ; -> l'interdiction de la discrimination en matière d'emploi et de rémunération (convention n 100 sur l'égalité des salaires, 1951, et convention n 111 sur les discriminations (profession et exercice d'une profession), 1958) ; -> l'âge minimum du travail des enfants (convention n 138 sur l'âge minimum, 1973), et l'interdiction des formes les plus graves de travail des enfants (convention n 182 sur les formes les plus graves du travail des enfants, 1999). Page 17

18 Le non-respect des conventions ci-dessus sera considéré comme une faute professionnelle grave, au sens de l'article 43, 4 de l'ar du 8 janvier Les dispositions qui précèdent s'appliquent quelles que soient les autres dispositions prévues à l'article 43 de l'arrêté en question Critère d'assise économique et financière Un état du chiffre d affaires réalisé par le soumissionnaire durant les trois derniers exercices, pour les services comparables à ceux qui font l objet de ce marché Critère de compétence technique Une liste des principaux services comparables que le soumissionnaire a prestés durant les trois dernières années, avec les projets comparables menés à bien dans la même période, en mentionnant les commanditaires publics ou privés. Par projets comparables, le SPF Finances entend les projets de mise en œuvre d un datacenter management tool pour un client public ou privé d une envergure comparable à celle du SPF Finances. Par projet et par référence, le soumissionnaire précise la date, le montant total du marché et les coordonnées de la personne de contact, afin que le SPF Finances puisse, le cas échéant, sans intermédiaire, obtenir davantage de renseignements sur les services visés (au minimum deux références). Tout appel à la sous-traitance, avec mention de la partie du marché qui sera confiée aux sous-traitants et le nom de ceux-ci. Le soumissionnaire doit se servir du formulaire type de l annexe C. 4.2 Régularité des offres Les offres des soumissionnaires retenus seront contrôlées quant à leur régularité, conformément aux articles 89 et suivants de l'ar du 8 janvier 1996 et aux dispositions de ce cahier des charges. Les offres irrégulières seront exclues. Chaque proposition sera examinée pour déterminer si elle correspond aux besoins exprimés. Si l'on constate que l'offre ne répond pas à un des besoins, elle sera considérée comme irrégulière. Toute offre financière incomplète peut être déclarée irrégulière. Une offre dont les données financières sont incomplètes est une offre qui : présente des contradictions ou des imprécisions importantes en ce qui concerne les coûts, ou ne respecte pas les exigences formulées dans ce cahier des charges quant à la présentation des prix. 4.3 Critères d'attribution Le marché sera attribué à l offre régulière jugée la plus intéressante, compte tenu des critères suivants, en ordre décroissant d importance : 1. Le prix (35 %) 2. Les fonctionnalités de la solution proposée (40 %) : a. Gestion des CI (7,5%) b. Gestion des plans (7,5%) Page 18

19 c. Fonctionnalités de rapportage et de recherche (5%) d. Possibilités de visualisation (7,5%) e. Intégration avec la CMDB (5%) f. Convivialité et simplicité de la mise en œuvre (7,5%) 3. Services proposés (20 %) a. Installation, configuration et mise en service (10 %) b. Gestion de projet et SLA (5 %) c. Teneur de l offre de formation (5 %) 4. Qualité de l'offre ( 5 %) À chaque critère, on associe un coefficient de pondération (le pourcentage entre parenthèses) par lequel le score obtenu est multiplié. Les offres qui n obtiennent pas au minimum 60 % des points pour l ensemble des souscritères 2 Fonctionnalités de la solution proposée ne seront pas prises en considération pour l attribution du marché. Le soumissionnaire doit fournir tous les renseignements utiles à l'évaluation de l offre suivant les critères d attribution. Le respect des critères d attribution est exprimé à l aide de l échelle suivante (les points attribués peuvent comporter des fractions) : 5 points : très bien 4 points : bien 3 points : suffisant 2 points : mauvais 1 point : très mauvais 0 points : absent ou impossible à évaluer. À chaque critère, on associe également un coefficient de pondération (le pourcentage entre parenthèses) par lequel le score obtenu est multiplié. En ce qui concerne le prix, la méthode suivante est appliquée pour calculer les points : P = Pn x (Y/Z). Où : P = montant total pondéré Pn = pondération du prix par rapport aux autres critères Y = le montant le plus bas offert par les soumissionnaires Z = le montant proposé par le soumissionnaire évalué. Page 19

20 PARTIE B : DISPOSITIONS RELATIVES A L'EXECUTION DU MARCHE 5 Notification de l'attribution du marché Conformément à l article 65/8 de la loi du 23 décembre 2009 (insertion d un nouveau livre concernant la motivation, l information et les moyens juridiques dans la loi du 24 décembre 1993 sur les marchés publics et certains marchés d adjudication de travaux, fournitures et services), de l instance adjudicatrice communique, immédiatement après la décision d attribution : 1 à chaque soumissionnaire non sélectionné, les m otifs de sa non-sélection, sous la forme d un extrait de la décision motivée ; 2 à chaque soumissionnaire dont l offre est décla rée irrégulière, les motifs du rejet, sous la forme d'un extrait de la décision motivée ; 3 à chaque soumissionnaire dont l offre n est pas choisie ainsi qu au soumissionnaire choisi, la décision motivée. La notification visée ci-dessus comprend également, le cas échéant : 1 la mention précise de la durée exacte du terme visé à l article 65/11, premier alinéa ; 2 la recommandation d avertir l instance adjudica trice dans le même délai, par télécopie, courriel ou autre moyen électronique, si l intéressé dépose une demande de suspension conformément à l'article 65/11; 3 le numéro de télécopie ou l adresse électroniqu e auxquels la notification visée à l article 65/11, troisième alinéa, peut être envoyée. L instance adjudicatrice émet cette notification sans retard, par télécopie, courriel ou autre moyen électronique, ainsi que, le même jour, par lettre recommandée. 2. La notification visée sous 1 ne génère aucune obligation contractuelle à l égard du soumissionnaire choisi et suspend le délai durant lequel les soumissionnaires sont tenus par leur offre, pour autant qu un tel délai et que l article 65/11 s'appliquent. Pour toutes les offres déposées dans le cadre de ce marché, la suspension du délai prend fin : 1 en l absence de demande de suspension en vertu de l article 65/11, deuxième alinéa, le dernier jour du délai visé à l article 65/11, premier alinéa ; 2 en présence d une demande de suspension en vert u de l article 65/11, deuxième alinéa, le jour où l instance de recours visée à l'article 65/15 prend sa décision ; 3 en tout cas, au plus tard le quarante-cinquième jour après la notification visée au paragraphe 1. Certains renseignements ne peuvent être communiqués lorsque leur diffusion entrave l application de la loi, compromet l intérêt public, lèse les intérêts commerciaux légitimes d entreprises publiques ou privées ou empêche une concurrence loyale entre entreprises. Page 20

21 6 Délais Les délais d'exécution du marché commencent à courir le jour qui suit la notification de passation du marché par lettre recommandée. Lorsque ce délai est exprimé en jours, il s agit sauf mention différente de jours calendrier, et le délai prend fin le dernier jour de la période spécifiée. 7 Représentants de l adjudicataire Pour les besoins de ce marché, le soumissionnaire désignera un responsable de projet qui le représentera dans ses relations avec le SPF Finances. Le Département doit être d'accord avec la composition de l'équipe proposée dans le cadre du projet. Les personnes chargées d'exécuter le projet doivent être les mêmes que celles proposées dans l'offre. Si cela n est pas possible, le personnel mis à disposition pour l exécution sera d un niveau comparable et disposera d une expérience équivalente. Le prestataire de services garantit pendant toute la durée du contrat la stabilité des personnes chargées de l'exécution du marché. Dans le courant de l'exécution, le prestataire de services ne pourra apporter aucune modification à la composition de l'équipe de projet sans l'autorisation préalable du SPF Finances. Le SPF Finances pourra réclamer le remplacement immédiat d'une ou plusieurs personnes de l'équipe de projet de l'adjudicataire s'il juge que leurs qualifications ou leurs prestations entravent la bonne exécution du marché. Le changement doit intervenir dans les 2 jours ouvrables suivant la demande du SPF Finances, sans frais. Le soumissionnaire joint à son offre le curriculum vitae des personnes qui seront chargées de l'exécution du marché. Les renseignements obtenus dans ce cadre seront traités en toute confidentialité par le SPF et ne seront en aucun cas communiqués à des tiers. Le modèle à employer pour le curriculum vitae figure à l'annexe D. 8 Cautionnement Le cautionnement est fixé à 5 % du montant total du marché hors TVA, suivant les dispositions de l article 5 du Cahier général des charges. En vertu des dispositions légales et réglementaires, le cautionnement peut être constitué en espèces, en fonds d'état ou sous la forme d'un cautionnement collectif. Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d'assurances satisfaisant au prescrit de la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d'assurances et agréée pour la branche 15 (caution). L'adjudicataire doit, dans les trente jours calendrier suivant la conclusion du contrat, justifier de la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l'une des façons suivantes : 1 lorsqu'il s'agit de numéraire, par le virement du montant sur le compte Postchèque de la Caisse des Dépôts et Consignations (CCP n ) IBAN : Page 21

22 BE , BIC : PCHQBEBB) ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de la Caisse, ci-après dénommé organisme public remplissant une fonction similaire ; 2 lorsqu'il s'agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de l'état au siège de la Banque Nationale à Bruxelles ou dans l'une de ses agences en province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire ; 3 lorsqu'il s'agit d'un cautionnement collectif, p ar le dépôt par une société exerçant légalement cette activité, d'un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire ; 4 lorsqu'il s'agit d'une garantie, par l'acte d'en gagement de l'établissement de crédit ou de l'entreprise d'assurances. Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur : 1 soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépô ts et Consignations ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire ; 2 soit de l'avis de débit remis par l'établissemen t de crédit ou l'entreprise d'assurances; 3 3 soit de la preuve de dépôt délivrée par le ca issier de l'état ou par un organisme public remplissant une fonction similaire; 4 soit de l'original de l'acte de caution solidair e visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ; 5 soit de l'original de l'acte d'engagement établi par l'établissement de crédit ou l'entreprise d'assurances accordant une garantie. Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l'indication sommaire de l'objet du marché et de la référence du cahier des charges, ainsi que le nom, le prénom et l'adresse complète de l'adjudicataire et éventuellement du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention bailleur de fonds ou mandataire, suivant le cas. Si la preuve du cautionnement n'est pas produite dans le délai imparti, une amende sera infligée. L'absence de cautionnement peut entraîner la rupture du contrat. Le délai de trente jours calendrier visé plus haut est suspendu pendant la période de fermeture de l'entreprise de l'adjudicataire pour les jours de vacances annuelles payées et les jours de repos compensatoire prévus par la loi ou rendus obligatoires par une convention collective de travail. La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l'adresse qui sera spécifiée dans l'avis d'attribution du marché. Le cautionnement sera libéré à la demande de l adjudicataire, après l achèvement du marché. 9 Exécution du marché 9.1 Suivi de l'exécution du marché Groupe de pilotage (Steering committee) Le groupe de pilotage comprend d'une part le responsable du projet auprès de l'adjudicataire, avec les personnes concernées en fonction de l'avancement du projet, d autre part la Cellule d accompagnement du projet, qui représente le SPF Finances. La Cellule d accompagnement est Page 22

23 la seule instance à laquelle l adjudicataire rapporte. La Cellule est assistée par un groupe de projet interne chargé suivi de l exécution du marché. Le groupe de pilotage détient de larges compétences : il veille aux aspects contractuels, administratifs et techniques de l'exécution du marché (livraisons, réceptions, garantie, respect du SLA, avancement, qualité de l'exécution). Le groupe de pilotage est compétent pour accepter les changements à l'offre initiale suite à l analyse fonctionnelle, mais sans dépassement du prix. Il est le siège du rapportage Rapportage Chaque mois, suivant un calendrier mis au point de commun accord lors de la réunion de coup d'envoi, l'adjudicataire rédigera un rapport complet d'avancement du projet (situation de chaque phase de la réalisation) à l'intention du groupe de pilotage. Le rapport évoquera les problèmes éventuels et les solutions proposées Réunion de coup d envoi Dans un délai de trois semaines calendrier à compter de la date d attribution du marché, l'adjudicataire et le SPF Finances doivent tenir la première réunion du groupe de pilotage, réunion dite de coup d envoi. Cette réunion sert à présenter les équipes avec leurs compétences et leur composition, à définir le calendrier des réunions du groupe de pilotage, à organiser le planning de la réalisation du marché, etc. 9.2 Durée des prestations Le soumissionnaire joint à son offre le calendrier de l'exécution du marché. Ce calendrier revêtira la forme de schémas PERT et GANTT. La mise en service de la solution par l adjudicataire ne peut être achevée plus de 6 mois après la notification de l attribution du marché. 9.3 Confidentialité L'adjudicataire s'engage à garder secrètes, tant pendant qu'après l'exécution du marché, toutes les informations confidentielles, de quelque ordre que ce soit, qui lui seront communiquées ou dont il aura eu connaissance au cours de sa mission. L'adjudicataire garantit le respect de la confidentialité des données par son personnel et ses soustraitants. Il ne communiquera à son personnel et à ses sous-traitants directement concernés par le marché que les données indispensables à l exécution. Toutes les données communiquées au personnel de l adjudicataire, tous les documents qui lui sont confiés et tous les entretiens auxquels il participe sont considérés comme strictement confidentiels. 9.4 Sous-traitants Pour l'exécution pratique du marché, l'adjudicataire peut conclure des contrats de sous-traitance avec des tiers. Au préalable, l'adjudicataire soumettra la liste de ses sous-traitants à l'accord du pouvoir adjudicateur. Ensuite, aucune dérogation ne sera acceptée, sauf accord des deux parties. Page 23

24 Le fait que le prestataire de services confie tout ou partie de ses obligations à des tiers ne l exonère pas de sa responsabilité envers le SPF Finances. Celui-ci ne se reconnaît aucun lien contractuel avec ces tiers. Toutes les obligations imposées à l adjudicataire sont également imposées à chacun de ses salariés ou sous-traitants, pour les services qui les concernent. En particulier, l adjudicataire répercutera sur ses salariés ou sous-traitants l obligation de secret qui pèse sur lui. Il tiendra la preuve du respect de cette règle à la disposition du SPF Finances. Lorsque l adjudicataire fait appel à un sous-traitant, il doit lui communiquer, à la signature du contrat, les modalités du marché qui concernent les conditions de paiement convenues avec le pouvoir adjudicateur. 9.5 Livraison et installation Le logiciel sera livré et installé par l'adjudicataire suivant un calendrier détaillé, mis au point de commun accord après la notification de l'attribution du marché. Aucune livraison ne pourra avoir lieu sans que le destinataire en soit averti au moins quatre jours ouvrables avant la date d envoi. 10 Réception 10.1 Réception provisoire La réception provisoire a lieu à la demande de l adjudicataire. Elle porte sur les services relatifs à la mise en œuvre du système. Le SPF Finances dispose d'un délai d un mois, à compter de la demande de l'adjudicataire, pour dresser le procès-verbal de réception provisoire. La réception provisoire consiste à vérifier que toutes les fonctionnalités techniques et organisationnelles sont présentes, et que tous les critères et sous-critères de l attribution du marché sont respectés. Si les contrôles de réception ne sont pas convaincants, l adjudicataire a trois semaines pour apporter les modifications qui s'imposent. Ensuite, l adjudicataire peut demander une nouvelle phase de réception provisoire au SPF Finances. Si cette nouvelle réception n est pas convaincante, le SPF Finances a le droit de résilier le contrat Réception définitive - Garantie Il appartient à l adjudicataire de demander au SPF Finances de procéder à la réception définitive. La réception définitive du système est automatiquement prononcée lorsque, durant l'année qui suit la déclaration de réception provisoire, aucune remarque n est formulée à propos des fonctionnalités, du SLA, etc. Si, durant cette période de garantie, qui dure de la déclaration de réception provisoire à la réception définitive, le système ne satisfait pas, l adjudicataire doit apporter d urgence les modifications nécessaires, auquel cas la période de garantie est prolongée d autant. Durant la période de garantie, le SLA et les sanctions correspondantes restent en vigueur. La réception des services de formation est une réception définitive. Elle a lieu à la demande de l adjudicataire, après exécution. Le SPF Finances dispose d'un délai de 15 jours à compter de la demande de l'adjudicataire pour rédiger le procès-verbal d'acceptation qui autorise la réception. Page 24