CONSEIL MUNICIPAL DU LUNDI 20 DECEMBRE 2010 N 21 HARMONISATION DES CONDITIONS DE MISE A DISPOSITION DES SALLES MUNICIPALES

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1 DEPARTEMENT DE LA SAVOIE ARRONDISSEMENT DE CHAMBERY VILLE DE CHAMBERY N 21 EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL DE LA VILLE DE CHAMBERY OBJET : HARMONISATION DES CONDITIONS DE MISE A DISPOSITION DES SALLES MUNICIPALES SEANCE DU lundi 20 décembre 2010 L'an deux mille dix et le 20 du mois de décembre à 18h30, le Conseil Municipal de la Ville de Chambéry, convoqué légalement par lettre adressée à chacun de ses membres, s'est réuni dans la grande salle de l'hôtel de Ville, lieu ordinaire de ses réunions, sous la présidence de Madame Bernadette LACLAIS, Maire. Présents : 36 Mme BAC-DAVID, M. BARBE, M. BARBOUSSAT, M. BERANGER, M. BESSON, Mme BOLLON, Mme BOVIER-LAPIERRE, Mme CAPRIOGLIO-HISLER, Mme COQUEMER, M. DANTIN, Mme DORNIER, M. DUPASSIEUX, M. FACHINGER, Mme FERRER, Mme GALEA, M. GARBOLINO, M. GUEDEL, Mme GUILHAUDIN, M. HAUDRY, Mme HEDLI, Mme HERLIN, M. HOFBAUER, Mme HUNI-CORDIER, M. JULIEN, Mme KOSKA, Mme LACLAIS, Mme LAFORGUE-DURAND, M. LETOFFE, M. MATHIEU, Mme MOURIER, Mme OUFKIR, M. RIPART, M. RUFFIER, Mme TOWNLEY, M. TROTEL, M. VILAIN Absents : 1 M. COCHET Délégations de Vote : 8 Mme CABA à M. TROTEL ; Mme CHASSERY à M. BARBOUSSAT ; M. FAJEAU à M. MATHIEU ; Mme LEHMANN à Mme COQUEMER ; M. MANOUVRIER à Mme OUFKIR ; Mme MASSON à M. DUPASSIEUX ; M. VARNET à Mme LACLAIS ; M. DULLIN à M. DANTIN ; Les membres présents se trouvant en nombre suffisant pour délibérer et Madame OUFKIR Leïla, Adjointe chargée de la Promotion de la Ville, des Relations avec les Entreprises, des T.I.C., ayant été nommé(e) secrétaire de séance conformément aux dispositions du Code Général des Collectivités Territoriales, l'assemblée entre en délibération.

2 Rapport de Claudine MOURIER En vertu de l article L du Code Général des Collectivités Territoriales, le Maire est chargé d une manière générale d exécuter les décisions du Conseil Municipal et, en particulier «de conserver et d administrer les propriétés de la commune». Par ailleurs, l article L du même Code précise que «les locaux communaux peuvent être utilisés par les associations, syndicats ou partis politique qui en font la demande. Le Maire détermine les conditions dans lesquelles ces locaux peuvent être utilisés, compte tenu des nécessités de l administration des propriétés communales, du fonctionnement des services et du maintien de l ordre public. Le Conseil Municipal fixe, en tant que besoin, la contribution due à raison de cette utilisation». La mise à disposition de salles municipales participe de l engagement de la ville de Chambéry en faveur de la vie associative. L ensemble de ces mises à dispositions est régi par des textes anciens (1990), nombreux, et parfois sujets à interprétation de la part des différents services qui gèrent des salles. L analyse de la pratique montre en effet des divergences notables d un secteur ou d une Mairie de Quartier à l autre. Les délibérations qui régissent ces mises à disposition doivent être actualisées. Il est en effet nécessaire d harmoniser l ensemble des droits accordés selon les secteurs (sports, culture,...), d harmoniser les pratiques et de proposer une nouvelle règle commune de ces mises à disposition accordées par la Ville. Sur ce sujet sont actuellement en vigueur les délibérations suivantes : I. Délibération du 26 mars 1990, sur la tarification des salles municipales pour les associations et autres manifestations (principe de la gratuité annuelle pour une salle festive, et de la gratuité 3 fois par an pour une salle de réunion. Pour les salles de spectacles possibilité de ne régler que les heures supplémentaires ou personnel vacataire si décision d exonération prise par le Maire) ; II. Délibération du 24 juillet 2000 sur les conventions- type à signer entre la ville et les associations ; III. Délibération du 16 décembre 2002 sur les gratuités d usage d équipement accordées aux associations culturelles ; IV. Délibération du 19 novembre 2007 sur la mise à disposition aux partis politiques et aux syndicats ; V. Délibération du 22 juin 2009 sur la mise à disposition des équipements sportifs municipaux.

3 1/ Les Salles mises à disposition Les salles municipales mises à disposition des associations répertoriées sur le territoire de la ville sont au nombre de 127 réparties sur l ensemble des quartiers. (Comptabilité au 30 juin 2010). Les locaux pris en considération et répartis sur l ensemble de la Ville peuvent être classés selon leur mode d usage : Catégorie A : Concerne les salles de réunion et les salles d activités 47 salles de réunion, 27 salles d activités, 2 bureaux Catégorie B : Concerne 1 salle de conférence, 1 salle d exposition Catégorie C : Concerne les salles festives 11 salles festives Catégorie D : Concerne les équipements réglementés pour l usage du sport (y compris les salles de réunion intégrées dans les équipements sportifs) 25 stades et gymnases, 3 salles de réunion Catégorie E : Concerne les grandes salles de spectacles (Espace Malraux, théâtre Ch. Dullin, le Scarabée, le Totem), la salle Jean Renoir (lorsqu elle est utilisée comme salle de spectacle, le Centre des Congrès «Le Manège», le Parc des Expositions 4 salles de spectacles, 1 centre de congrès, 5 salles d exposition au Parc des Expositions Remarques : A- Certaines salles peuvent avoir plusieurs usages différents. Dans ce cas, c est le mode d usage qui détermine les conditions de location ou de prêt de salle. (Ex : La salle de la Bisseraine est une salle festive mais peut être utilisée comme salle d activités ou comme salle de réunion). B- Les modalités de mise à disposition du Centre de Congrès «Le Manège» ont été adoptées par le Conseil d Administration de l E.P.I.C. qui le gère, le 30 mars 2010, après avis favorable exprimé par la municipalité (mise en place d une procédure de réservation permettant de voir si la réservation est bien adaptée aux besoins exprimés, avis du Maire, Président de l E.P.I.C., sur la demande d exonération, mise en place d un tarif de contribution aux frais de fonctionnement). C- La gestion des halls d exposition du Parc des Expositions et des salles des Conventions sera aussi traitée ultérieurement, à part dans une délibération spécifique du fait de l importance et de l utilisation spécifique de ces équipements et de leur proximité avec le PHARE. D- La procédure concernant l utilisation des salles de spectacle sera traitée à part du fait de leur spécificité, de la particularité de leur gestion qui s inscrit dans une cohérence de politique culturelle.

4 2/ Les règles de mise à disposition-la tarification 2.1/ L application des tarifs Il est rappelé que le Conseil Municipal se prononce chaque année, en décembre, sur le tarif de location des salles municipales. Ces tarifs sont répertoriés dans le catalogue Tarifs validé chaque année en fin d année. Il est proposé que la tarification s applique : Pour les associations non chambériennes ; Pour les associations chambériennes qui utilisent des salles municipales et dont la gestion est intéressée ou soumise aux impôts commerciaux ou qui peuvent concurrencer le secteur commercial ; (cf. instructions fiscales du 15 /09/1998 et du 18 décembre 2006, permettant d apprécier la «commercialité» de l association et de ses actions) ; Pour les autres utilisateurs (Syndic de copropriété, entreprise, centre de formation, comité d entreprise, particuliers, ). 2.2/ Les exonérations de droits de location A/ Les salles de réunion, les salles d activités et les équipements sportifs Les associations chambériennes seront exonérées des droits de location et de frais de fonctionnement pour les mises à disposition de salles pour leur vie associative (réunions de travail, de bureau, Conseil d Administration, Assemblée Générale) et leurs activités courantes liées à l objet de l association. Cette disposition qui est applicable sur l ensemble du territoire de la Ville concerne également les comités sportifs départementaux lorsque les activités envisagées sont organisées en partenariat avec un club chambérien. Les conditions d exonération des droits de location pour l accès des associations chambériennes aux salles de réunions ou d activités sont les suivantes : Avoir son siège social à Chambéry ; Produire les documents ci-après : Le récépissé de déclaration en Préfecture ; Les statuts de l association ; Les derniers rapports d activités et financier validés par l Assemblée Générale ; La composition du Bureau de l Association ; l attestation d assurance Responsabilité Civile. B/ Les salles festives, d exposition et de conférence Les associations Chambériennes pourront bénéficier d une exonération de droits de location dans la limite de deux fois par an, la deuxième fois si la planification de l équipement le permet.

5 C/ Les Salles culturelles Eu égard à la volonté de la Ville de soutenir l activité culturelle des artistes chambériens et aux frais de fonctionnement importants de ces salles culturelles (régisseur, fluides, personnel,...), il est proposé que les modalités de mise à disposition des 4 «grandes» salles de spectacles (Malraux, Charles Dullin, la salle de spectacles le Totem, le Scarabée) et de la salle Jean Renoir (lorsqu elle est utilisée comme salle de spectacle) respectent un règlement, indiqué dans le paragraphe 5. D/Le Centre de Congrès «Le Manège» et le Parc des Expositions Ces deux structures ne sont pas concernés par ces mesures. Le Centre de Congrès est régi par une délibération du Conseil d Administration de l E.P.I.C. Les conditions de mise à disposition du Parc des Expositions seront régies par une délibération ultérieure prenant en compte sa spécificité. 3/ Les modalités de mise a disposition 3.1/ Conventionnement Afin de simplifier la gestion administrative des demandes d utilisation de salles, il est proposé l utilisation d un modèle de convention unique applicable sur tout le territoire de la commune (à l exception du Manège, des salles du Parc des Expositions et des 4 grandes salles de spectacles, de la salle Jean RENOIR lorsqu elle est utilisée comme salle de spectacle, en raison de leurs contraintes techniques spécifiques). «Convention de mise à disposition ANNUELLE des salles municipales» L association ou l utilisateur signe avec la Ville cette convention lorsqu ils réservent de manière régulière des équipements ou salles municipales. Cette convention s appliquera à l ensemble des équipements municipaux et sera renouvelée par tacite reconduction, à l échéance et pour une durée identique sous réserve de dénonciation signifiée par une des parties, un mois avant la date d échéance. «Convention de mise à disposition PONCTUELLE des équipements municipaux aux associations» L association ou l utilisateur signe avec la Ville ce type de convention lorsque la réservation d un équipement ou d une salle municipale est ponctuelle. 3.2/ Caution Il est proposé de ne plus demander de caution à une association chambérienne pour l utilisation d une salle de réunion ou d une salle d activités, ni aux associations non chambériennes ou aux autres utilisateurs qui réservent régulièrement des salles et ont signé une convention de mise à disposition annuelle.

6 Le versement d une caution sera supprimé pour l ensemble des salles mises à disposition à la Maison des Associations. Il est proposé d appliquer le cautionnement avec application des tarifs de l année en cours pour les salles (festive, d exposition, de conférence ou salle de spectacles) où les risques de dégradation ou de détérioration sont plus importants pour tous les types d utilisateurs. Les montants de cautionnement sont intégrés dans le document «Tarifs» validé chaque année par le Conseil Municipal. 3.3/ Frais d immobilisation Au vu des nombreuses demandes concernant les réservations des salles festives, de conférence ou d exposition, et en cas de dédit par l utilisateur (associatif ou privé) moins de deux mois avant la date prévue, il pourra être demandé le versement de frais d immobilisation de la salle équivalent à 30% du tarif de la location exigible (y compris pour les mises à disposition gracieuses). Pour les salles concernées, le montant demandé sera inclus dans le document «Tarifs» de l année en cours. 3.4/ Les règlements intérieurs Les utilisateurs des équipements municipaux devront appliquer le règlement intérieur de la salle retenue, lorsque ce règlement existe, qu il a été signé par le Maire de la commune et qu il a été validé par la Préfecture. 4/ Cas particuliers 4.1/ Salles gérées par des associations Certaines salles municipales mises à disposition des associations sont gérées par des structures qui ne sont pas des services de la ville : Centres socio-culturels, Association de quartier, Comité de gestion ). Les conditions de mise à disposition de ces locaux à d autres associations devront être arrêtées par convention entre la Ville et l association gestionnaire. 4.2/ Mise à disposition des salles aux organisations syndicales de la Collectivité Les mises à disposition de salle seront accordées aux organisations syndicales de la Collectivité, en fonction des disponibilités de salles, sans qu il soit utile de signer une convention. Seul un avenant précisera les modalités pratiques. Ce point est inscrit dans le cadre de l accord ville-syndicats sur l exercice du droit syndical. 4.3/ Mise à disposition des salles aux partis politiques et aux syndicats Afin d encourager la vie démocratique, les partis politiques et les syndicats ayant un adressage ou un local chambérien bénéficieront de l exonération des droits de location des salles de réunion sur l ensemble de la Ville, et s ils en font la demande.

7 Les salles de spectacles, et le Parc des Expositions ne sont pas concernées par cette gratuité puisqu elles nécessitent la mise à disposition de personnel municipal. Les salles gérées par les Mairies de Quartier et les Associations de Quartier peuvent également être attribuées, dans la mesure où le planning d occupation prioritaire par ces dernières et par les particuliers le permet. L utilisation de ces salles en période électorale s effectuera conformément à la réglementation et aux horaires d'ouverture des équipements. 4.4/ Mise à disposition des salles aux agents de la Ville et du C.C.A.S. La mise à disposition gracieuse de salles municipales, (hors salles de spectacle, de conférence ou d'exposition) pourra être accordée aux employés de la Ville de Chambéry et du C.C.A.S., qui en feront la demande lors de leur mariage ou Pacs ou de leur départ à la retraite. La mise à disposition gracieuse pourra également intervenir à la demande de la famille lors du décès de l agent, de son conjoint ou d un de leurs enfants. Dans tous ces cas, un justificatif professionnel devra être produit pour l instruction de la demande. 4.5/ Mise à disposition pour les enfants dans le cadre de leur scolarité La mise à disposition des salles sera gracieuse pour les classes du primaire et du secondaire en visite à Chambéry dans le cadre de leurs activités scolaires et souhaitant un repli en cas de pluie pour le repas de midi. De même, la mise à disposition de salles aux écoles primaires de Chambéry sera gracieuse selon les mêmes dispositions que pour les associations chambériennes. 5/ Conditions spécifiques de mise a disposition des salles culturelles Depuis 2009, une réflexion a été menée avec les compagnies et groupements artistiques sur les conditions de mise à disposition des salles de spectacles de la Ville aux associations : l Espace Malraux, le Théâtre Charles Dullin, le Totem, la salle de spectacles du Scarabée et la salle Jean Renoir lorsqu elle est utilisée comme salle de spectacle. Les compagnies professionnelles de théâtre et de danse de Chambéry avaient alerté la Ville sur la nécessité de proposer de nouvelles modalités de mises à disposition correspondant mieux à leurs besoins et à l évolution du paysage culturel. Après consultation, une orientation culturelle prioritaire a été définie avec elles pour chaque salle concernée, prenant en compte l équité d accueil entre les différentes disciplines du spectacle, les modalités techniques spécifiques de chaque lieu et, le cas échéant, la priorité de programmation de l association gestionnaire de la salle.

8 Cette orientation a intégré les conditions de mise en œuvre du projet de territoire Musiques Actuelles à Chambéry, avec les acteurs concernés dans ce domaine Ce travail été effectué en lien avec les responsables chargés de la gestion des équipements (M.J.C., Scène Nationale, Mairie de Quartier des Hauts de Chambéry). Les mises à disposition se faisant sous leur responsabilité et leur autorité, les directeurs d association en charge de la gestion des équipements ou le chef de service référent valideront les conventions de mise à disposition liant la Ville aux associations utilisatrices. Les exigences techniques et/ou de sécurité de chaque salle devront être prises en compte. Ces mises à disposition pourront prendre la forme de : Résidences pour les compagnies professionnelles et les groupes musicaux ; Mises à disposition pour représentation ; Mises à disposition pour des associations dans un but caritatif, organisant des galas de fin d année ou des spectacles scolaires. 5.1/ Description des salles ESPACE MALRAUX > Gestion : A.M.C.C.S. Scène nationale Théâtre, Musique, Danse THEATRE CHARLES DULLIN > Gestion : A.M.C.C.S. Scène nationale Théâtre, Musique LE TOTEM > Gestion : Maison des Jeunes et de la Culture Musique (chanson française-du monde), Théâtre, Danse LE SCARABEE (Salle de spectacles) > Gestion : Ville de Chambéry Musiques actuelles amplifiées (concerts, résidence), Danse et Jeunes Publics Mise à disposition aux associations locales sur des périodes déterminées La Salle Jean RENOIR > Gestion : Ville de Chambéry Projection dans le cadre de conférences, Résidence de compagnies de théâtre 5.2/ Conditions communes de mise à disposition pour l Espace Malraux, le théâtre Charles DULLIN et le TOTEM Galas, mise à disposition pour associations caritatives : Prise en charge du coût de location de salle, du personnel intermittent et du personnel de salle pour une journée de répétition et une représentation par an. Sauf convention spécifique liée au projet de l association, les frais liés à des demandes supplémentaires seront pris en charge par l association. L amplitude horaire de représentation ne devra pas dépasser 3 heures (avec ou sans entracte) et le personnel permanent et intermittent devra être libéré au plus tard à minuit. Représentation Théâtre, musique ou danse : Prise en charge par la Ville du coût de location de salle, du coût du personnel intermittent, et du personnel de salle pour une journée de répétition et une représentation. Sauf convention spécifique liée au projet de l association, les frais liés à des demandes supplémentaires seront pris en charge par l Association.

9 5.3/ Conditions particulières pour le théâtre Charles DULLIN et le TOTEM Résidence : Une compagnie professionnelle pourra, une fois par an, dans le cadre d une création, bénéficier de la mise à disposition nue pendant une semaine de la salle de répétition de l Espace Malraux ou d'une salle de répétition à la M.J.C., puis dans la suite, de 6 jours de mise à disposition du Théâtre Charles Dullin ou du TOTEM pour la création, notamment lumière. La Ville prendra en charge le coût de location de la salle de spectacle et le coût d un régisseur dans la limite de 12 heures de travail (montage, démontage, création lumière) et d un machiniste dans la limite de 8 heures de travail (montage et démontage), ainsi que le personnel de salle pour 2 représentations. Les frais liés à des demandes supplémentaires seront prises en charge par l association. 5.4/ Conditions particulières pour la salle de spectacle du SCARABEE Résidence : Les compagnies de danse qui souhaitent faire une résidence dans le cadre d une création auront la priorité de réservation pour la première quinzaine de septembre. Les groupes de musiques actuelles pourront être en résidence la seconde quinzaine de septembre, pendant les vacances de la Toussaint et de Février. La période des vacances de printemps pouvant être allouée, selon les projets en cours, à des compagnies de danse ou des groupes de musiques. Le plateau pour la résidence sera donnée nu et sans techniciens supplémentaires à l équipe permanente. Galas, mise à disposition pour associations caritatives, scolaires : La première quinzaine de décembre et le mois de juin seront réservés en priorité aux associations caritatives, aux galas ou aux présentations de spectacles scolaires. Les modalités de prise en charge sont en cours de définition. Musiques actuelles : Les mois d octobre, novembre, janvier, février, mars, avril et mai seront mis réservés prioritairement aux musiques actuelles. Les modalités de prise en charge sont en cours de définition. 5.5/ Conditions particulières pour la salle Jean RENOIR Résidence : Les compagnies de théâtre ou de danse qui souhaitent faire une résidence dans le cadre d une création auront la possibilité de disposer de l espace nu, en fonction des disponibilités. Aucune prise en charge d un éventuel coût d intermittents ou de techniciens par la Ville. Aucun matériel particulier mis à disposition par la Ville. 6/ Evaluation des nouvelles dispositions Les nouvelles dispositions contenues dans cette délibération pouvant avoir des conséquences importantes sur les utilisateurs de salles municipales, le Conseil Municipal souhaite qu une évaluation de ces règles puisse être conduite au bout de la première saison de mise en œuvre (Année 2011) afin d étudier les conséquences sur les montants de droits de location perçus et de pouvoir proposer éventuellement des ajustements dans les nouvelles procédures mise en place.

10 En conséquence, je vous demande, Mesdames et Messieurs, de bien vouloir retenir les conclusions suivantes : LE CONSEIL MUNICIPAL : 1) Approuve les principes de mise à disposition des équipements municipaux ci-dessus exposées ; 2) Approuve les modalités de mise à disposition des salles culturelles ; 3) Approuve les conventions-types présentées en annexe de la délibération ; 4) Dit que les délibérations suivantes concernant les mises à disposition deviennent caduques : Celle du 26 mars 1990, sur la tarification des salles municipales pour les associations et autres manifestations, Celle du 24 juillet 2000 sur les conventions type, Celle du 16 décembre 2002 sur les gratuités d usage d équipement accordées aux associations culturelles, Celle du 19 novembre 2007 sur la mise à disposition aux partis politiques et aux syndicats, Celle du 22 juin 2009 sur la mise à disposition des équipements sportifs municipaux. 5) Dit que les présentes dispositions sont applicables pour toute nouvelle demande de mise à disposition déposée à compter du 1 er janvier Nombre de Conseillers - en exercice : 45 - présents : 36 - délégations de vote : 8 - absents : 1 Mis aux voix, le rapport est adopté à l unanimité Le Signataire, soussigné, certifie que cette délibération a été affichée en extrait à la porte de la Mairie. Le Maire Bernadette LACLAIS