TRAFFIC Dématérialisation des factures fournisseurs

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1 TRAFFIC Dématérialisation des factures fournisseurs Page 1 Convention Aareon du 10 juin 2010

2 Plan de la présentation Le projet TRAFFIC 3 Le calendrier et le déroulement du projet 9 Le déploiement 12 Conclusion 14 TRAFFIC : TRaitement Automatisé des Factures Fournisseurs Indexées et Contrôlées Page 2

3 Le projet TRAFFIC Contexte et objectifs Contexte du projet Le Groupe Valophis devait faire face : à un volume de factures en augmentation constante (environ factures par an) liée à : l évolution du patrimoine la prise en charge de nouvelles entités juridiques à des délais moyens de traitement et de règlement longs à des circuits de validation impliquant des flux de documents importants à la conservation et la duplication des factures à plusieurs endroits (cahiers des charges) Page 3

4 Le projet TRAFFIC Contexte et objectifs Objectifs visés Par la dématérialisation du flux de traitement des factures avec le projet TRAFFIC, le Groupe Valophis avait pour objectifs : de centraliser les factures au siège (inversion du processus) d alléger les circuits par la circulation d images électroniques d assurer la traçabilité des factures d améliorer les délais de règlement des fournisseurs Page 4

5 Le projet de TRAFFIC Périmètre Le périmètre de TRAFFIC concerne le siège du Groupe Valophis, l ensemble des services et antennes ainsi que les fournisseurs du Groupe Valophis. Pér imè tre Périmètre TRAFFIC TRAFFIC concerne uniquement le traitement des factures fournisseurs d exploitation : Exemples : entretien des espaces verts, nettoyage, entretien des ascenseurs, etc. Les factures de fluides ne sont pas prises en compte et seront traitées en EDI à partir de 2011 : Electricité, gaz, eau, téléphone. Page 5

6 Le projet TRAFFIC Schéma du processus Siège du Groupe Valophis Réalisation de l intervention L antenne consulte les informations disponibles dans IMMOWARE (budgets, existence des fournisseurs et/ou des marchés). L antenne passe commande auprès de l entreprise. 1 Pré-requis : - Mise en place des marchés, - Création des budgets, - Création des fournisseurs. Fournisseur Cette phase n est pas dans le périmètre de TRAFFIC. Elle ne sera donc pas modifiée par le déploiement. Demande d intervention (BT/BC) 2 Réalisation de l intervention Page 6 Services et antennes

7 Le projet TRAFFIC Schéma du processus (avant TRAFFIC) Le fournisseur émet une facture. 3 HIER (sans TRAFFIC) Fournisseur Facture Règlement 6 Réception Enregistrement Classement Conservation 5 Réalisation de l intervention Siège du Groupe Valophis Facture Certification du service fait et validation du bon à payer. Transmission de la facture. 4 Transmission de documents papiers Services et antennes Page 7

8 Le projet TRAFFIC Schéma du processus (avec TRAFFIC) Fournisseur Le fournisseur émet une facture. 3 AUJOURD HUI (avec TRAFFIC) Transmission de documents papiers Transmission électronique Réalisation de l intervention Règlement 7 Facture Siège du Groupe Valophis Classement Conservation 6 Vérification du service fait et émission du bon à payer. 4 Numérisation Enregistrement dans ImmoWare Circulation vers les émetteurs 5 Services et antennes Page 8

9 Le calendrier et le déroulement du projet Le projet TRAFFIC a été lancé en juin Les étapes de juin 2005 à mai 2006 Objectifs et périmètre du projet. Planning détaillé et définition des acteurs Examen des circuits Analyse des propositions et préconisations. (LAD et Immoware) Définition de l organisation cible et des principes cibles Constitution des groupes de travail Analyse des circuits et définition des circuits cibles avec groupes de travail Tenue des groupes de travail Lancement du marché LAD et choix fournisseur Page 9

10 Le calendrier et le déroulement du projet De juin 2006 à septembre 2007 Installation et paramétrage outil LAD. Tests et recettes sur outil LAD Rédaction du cahier des charges détaillé Workflow Sylogis Validation du cahier des charges avec Sylogis avant Développement Passation d un marché Développement du Workflow par Sylogis De octobre 2007 à Octobre 2008 Validation, tests et corrections Page 10

11 Le calendrier et le déroulement du projet De novembre 2008 à septembre 2009 Rédactions des modes opératoires et procédures Formation des sites prototype et pilote Information des fournisseurs Déroulement et recette des tests en sites prototype Déroulement et recette des tests en Sites pilotes Formation du personnel Déploiement réussi le 21 septembre 2009 Page 11

12 Le déploiement Les acteurs concernés par TRAFFIC: 400 personnes Au siège et dans les services : - Personnels de la comptabilité fournisseurs - Agents des services du siège Siège (Gestion locative, Maintenance, DSI, Antennes Contentieux, RH) - Directeurs, Chefs de service, Secrétaires Dans les antennes : - Gardiens - Responsables de sites - Chefs d antennes Fournisseurs : - Responsables comptable Fournisseurs Page 12

13 Le bilan du déploiement Le processus de règlement des factures fournisseurs a été transformé 400 personnes utilisent TRAFFIC Plus aucune manipulation de factures ni de photocopies Validations du Service Fait et du Bon à Payer simples Gain de temps pour la quasi-totalité des utilisateurs Deux points noirs : - la saturation du service comptable liée à des tâches supplémentaires réglée par un renforcement nécessaire des effectifs comptables - des problèmes techniques se traduisant par des blocages, des ralentissements de l outil et des temps de réponse faibles Les problèmes informatiques ont été réglés par la DSI de Valophis au travers de 3 actions : Ajout d index manquants Ecrans de validation de factures sans PDF associé Changement du paramètre ORACLE de priorisation des traitements Il reste des choses à améliorer côté performance Page 13

14 Conclusion Un projet long et lourd Une assistance extérieure sur l accompagnement du projet a été bénéfique Le Workflow proposé par Sylogis était à écrire en totalité et il a fallu un an et demi pour les développements et les corrections La mise au point de la LAD a également été difficile Un résultat très positif pour les utilisateurs avec un réel gain de temps Une charge transférée vers la comptabilité qui a également un rôle nouveau de gestion du dispositif La mise en place d un EDI complètera TRAFFIC en 2011 pour les fluides et les grands comptes Page 14

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