Page 1. Hélios Comptabilité Documentation

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2 Cet outil de comptabilité-finance est totalement interfacé avec Helios Entreprise pour les ventes les achats les encours Clients et Fournisseurs Fiche Plan Comptable Un plan comptable par défaut est automatiquement installé lorsque vous enregistrez une nouvelle société. Ce plan comptable est modifiable à souhait. Vous pouvez modifier, ajouter et supprimer des comptes. (La suppression n'est cependant possible que si aucun enregistrement n'a été effectué sur le compte). Si vous gérez plusieurs sociétés ayant le même plan comptable, ou la même gestion analytique par exemple, vous pourrez, après avoir entièrement paramétré la première société, vous en servir de modèle pour la création des sociétés suivantes. Seuls les comptes auxiliaires (tiers) ne seront pas repris, ainsi que les autres informations propres à chaque entité. Pour ouvrir la fiche de plan comptable, vous pouvez aussi utiliser la touche [F7] et ainsi la fenêtre ci-dessous s'ouvre. Onglet Généralités : Page 2

3 Fiche Clients/Fournisseurs En théorie, si vous travaillez avec le logiciel de gestion commerciale, vous n'aurez jamais à créer de tiers (sauf clients douteux- fournisseurs frais) depuis la comptabilité. En effet, chaque création ou modification de compte se fera depuis la gestion commerciale et sera répercutée en comptabilité. La Fiche Tiers est composée de trois onglets : -l'onglet "Généralités" définit les coordonnées. -l'onglet "Conditions Bancaires" définit les moyens, coordonnées et délais de paiement du client. -l'onglet "Cumuls" totalise les mouvements sur le compte selon l'exercice sélectionné. Page 3

4 Entêtes Journaux Le code Journal peut être créé sur quatre caractères au maximum. Le type journal détermine les grilles de saisie guidées. Le nombre de journaux est illimité. Modèles Écritures Les modèles d'écritures permettent de paramétrer des saisies récurrentes, ce qui accélèrent et simplifient les saisies des écritures les plus courantes (achat, trésorerie, O.D mensuelle, OD situation). Vous pouvez prédéfinir totalement un modèle en renseignant les comptes et les montants par exemple pour une facture de loyer que vous savez récurrente. Vous pouvez également ne renseigner que les comptes et saisir les montants au moment de chaque saisie. Page 4

5 Fichier Banques Lorsque l'on clique sur "Nom et répertoire des fichiers CFONB/SEPA à transférer", la fenêtre suivante s'ouvre: Page 5

6 Saisie d'achat/de Ventes Les Achats et les Ventes de marchandises sont interfacés automatiquement. Au besoin, pour les frais généraux par exemple, vous pouvez avoir besoin de saisir une pièce. La saisie est en mode "Brouillard" permet de modifier ou d annuler la pièce. Page 6

7 Saisie de Trésorerie Vous saisissez la catégorie du compte "C-Clients", "F-Fournisseurs" ou "G-Généraux". Vous pouvez soit saisir les codes clients, fournisseurs ou généraux soit les rechercher en cliquant sur les trois points pour trouver le code correspondant. L'intitulé et la nature du compte se renseignent automatiquement. Ce module vous permet de gérer votre compte de trésorerie. Page 7

8 Règlements Clients/Fournisseurs avec constitution Fichier Ce module vous permet de gérer à partir de l échéancier : les fichiers LCR et/ou Prélèvement SEPA. les règlements fournisseurs (Billet a ordre, Lettre Chèques et Virement Sepa). qui seront destinés à votre organisme financier. Les fichiers constitués seront transmis par Internet moyennant Code accés et mot de passe fournis par votre banque. Le fichier envoyé, vous pourrez faire l interface comptable qui met à jour votre trésorerie aux dates d échéance, solde et lettre vos comptes Clients/Fournisseurs. Page 8

9 Règlements Clients Magasin Ce module permet pour les sites ayant une boutique, d interfacer automatiquement les règlements qui sont réalisés au comptoir le plus souvent en Espèces, Chèque ou Carte Bleue. Page 9

10 Interrogation Comptes Ce module permet de consulter le grand livre Général-Client-Fournisseur, sur l année en cours, les années précédentes quelles soient clôturées ou non. Des onglets différents nous permettent de consulter les écritures non lettrées, l échéancier, le Détail Lettrage. Fiche Echéancier A partir de cette fiche, il est possible de modifier le mode de règlement, la date d échéance, les coordonnées bancaires du tiers Page 10

11 Rapprochement Bancaire Au quotidien ou en fin de période (Décade/Mensuel), il est possible de procéder au rapprochement bancaire en fonction des flux constatés sur votre outil de banque. Un fichier Relevé pourra être récupéré et traité en rapprochement bancaire. Page 11

12 Clôture des Journaux Glissement et Clôture Exercice Ces traitements de fin de période ou d exercice sont réalisés moyennant des contrôles de dates et de cohérence. La procédure de Clôture des journaux évite la saisie sur des journaux clôturés Le glissement d exercice permet de commencer l exploitation alors que le bilan de l exercice finissant n est pas réalisé. La clôture d exercice constitue des A nouveaux définitifs, réalise une sauvegarde, archive les éditions nécessaires pour tout contrôle fiscal éventuel au format requis par les Services Fiscaux. Un exercice clos ne pourra donner lieu qu à consultation et édition. Traitement Extournes automatiques Pour tous les comptes définis comme à extourner, entre 2 situations, l outil propose une liste des écritures à contre passer. Cette proposition peut être validée tout ou partie. Page 12

13 Editions Balances / Journaux Grands Livres / Echéancier Tiers Toutes les éditions sont réalisables sur imprimante laser ou en format pdf Page 13

14 Editions Relevés/Relances Multi critères Page 14

15 Export Balances / Grands Livres / Journaux Ces exports sont réalisables au format Texte ou Excel au choix. Ils s intègrent facilement à tout outil pour établir la liasse fiscal, pour vérification des Commissaires aux comptes Page 15