Dossier pratique de l exposant

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2 Dossier pratique de l exposant Organisation Savoirs Publics Lieu La Cité, Nantes Events Center 14 rue Racine 5 rue Valmy Nantes Nantes France France Contact : Hélène Ventura Contact : Michèle Charrier helene.ventura@savoirspublics.fr 1

3 Sommaire 1- GENERALITES - Horaires du salon... p 4 - Accès à la Cité des Congrès... p 4 - Vos interlocuteurs... p 5 - Hébergement et parking... p 6 2- Equipement de votre Stand - Le stand... p 7 - Electricité, Eau, Elingage, Nettoyage... p 8 - Mobilier, plantes... p 9 - Téléphone, Wifi...P 10 - Personnel d accueil...p 11 - Croquis du stand...p LIVRAISONS, Montage, DEmontage - Horaires, consignes de livraison...p 13 - Levage, manutention...p Pendant le salon - Badges exposants...p 14 - Restauration, traiteurs...p 14 2

4 5- REglementation - Normes, Sécurité...p 15 - Assurance obligatoire...p 15 - Gardiennage...p Votre communication sur le salon - Votre enseigne...p 16 - Livret d accueil, site internet et insertion publicitaire...p 17 - Réseaux sociaux...p 17 - RDV des professionnels...p 17 - Relations presse / Partenaires presse...p Bon de commande Final... p SEcuritE, Conduite A tenir...p Vos questions...p La bio-attitude...p 22 3

5 1-_GENERALITES Horaires du Salon NEWDEAL21 se déroulera dans la grande halle d exposition de la Cité des Congrès de Nantes le Jeudi 22 Octobre 2015 de 9h30 à 19h. Le Vendredi 23 Octobre sera réservé aux formations des élus qui auront lieu de 9h à 17h. Le dîner de gala aura lieu le Jeudi soir 22 octobre à 20h30 au Restaurant Péniche O Deck, sur la Loire (Ile de Nantes Machines de L Ile)*. Les parkings et accès exposants seront ouverts à partir de 6h30 et fermeront au plus tard à 21h. Acces A la Cite des Congres Située en centre-ville, à 5 minutes à pied de la gare TGV (sortie Sud) et à 20 minutes en navette depuis l aéroport, La Cité bénéficie d une excellente desserte : Tramway : ligne 1 - station «Duchesse Anne - Château des Ducs de Bretagne», à une station de la gare TGV (sortie Nord). Navette aéroport / centre-ville : arrêt «Cité Internationale des Congrès», départ toutes les 30 minutes. Busway : ligne 4 - arrêt «Cité Internationale des Congrès». Vélos Bicloo et voitures Marguerite en libre-service : stations au pied de La Cité. 450 places de parking sur site auxquelles s ajoutent plus de 2000 places dans les parkings environnants. Pour les exposants : zone de stationnement temporaire avec accès direct aux espaces d exposition de La Cité. *L organisateur de NewDEAL21 se réserve la possibilité de modifier le lieu de la soirée dans un endroit équivalent. 4

6 Vos interlocuteurs : Pour la partie commerciale : erwan.huchet@savoirspublics.fr Pour la partie logistique et technique : helene.ventura@savoirspublics.fr

7 Hebergement et parking Un parking, au pied de la Cité Ce parking vous permet d accéder directement à la Cité. C est aussi un parking malin qui permet de se rendre à la gare SNCF en 5 minutes à pied. Ouverture des grilles : 6h30 21 h du lundi au samedi et le dimanche : 9h 21h 24h/24 avec un ticket horaire. Téléphone: Accès : Avenue Jean-Claude Bonduelle. Entrée possible par la rue Jemmapes Hébergements : Hôtel Novotel Nantes Centre Gare 3 rue de Valmy Nantes Mercure Nantes Centre Gare 50/51 Quai Malakoff Nantes IBIS Nantes Centre Gare Sud 3 Allée Baco Nantes

8 2- Equipement de votre stand Le stand Vous disposez librement de l emplacement que vous avez loué, tant en ce qui concerne la disposition du matériel exposé que des éléments de décoration annexes. Dans le souci de conserver l unité et la tenue de la manifestation, nous vous demandons cependant de ne pas dépasser les limites de l espace qui vous est attribué et de nous consulter pour toute installation excédant une hauteur de 3 mètres. D autre part, et pour répondre aux mêmes préoccupations de cohérence, nous vous remercions de ne démonter ni modifier les éléments que nous avons mis en place, tels que bandeaux, enseigne ou moquette. Nous vous demandons également de veiller à ce que vos collaborateurs soient présents sur le stand dès l ouverture du salon et jusqu à l heure de fermeture. Choix de stands proposés : - Stand 20m2 avec murs : 7895 HT comprend les murs, la moquette, 2 rampes de 3 spots 75W, un branchement électrique, accès WIFI et badges. Communication Privilège : logo sur les documents officiels : invitations + affiches + bannière sur le site internet du salon en home page / ¼ page partenaire dans livret d accueil + 1h RDV professionnel - Stand 20m2 :4625 HT comprend un branchement électrique, accès WIFI et badges. Communication Médium : logo sur les documents officiels : invitations + affiches + logo sur le site internet du salon en home page - Stand 12m2 : 4500 HT comprend les murs, 2 rampes de 3 spots 75W, un branchement électrique, accès WIFI et badges. Communication Médium : logo sur les documents officiels : invitations + affiches + logo sur le site internet du salon en home page - Stand 9m2 : 3625 HT comprend les murs, 2 rampes de 3 spots 75W, un branchement électrique, accès WIFI et badges. Communication Médium : logo sur les documents officiels : invitations + affiches + logo sur le site internet du salon en home page Vous réservez un stand de m2. Vous avez possibilité d avoir une réserve fermant à clé sur votre stand ; pour cela, un supplément de 250 HT vous sera demandé. 7

9 ELECTRICITE, EAU, ELINGAGE, NETTOYAGE Electricité Le branchement classique, inclus dans le prix du stand obligatoire correspond à un coffret monophasé de 1 à 3 KW. Exemple de puissance consommée en KWh : Cafetière : 0,8 à 4 KWh (moyenne 1,5 KWh) Réfrigérateur : 0,2 KWh Ordinateur : 0,1 KWh Aspirateur : 1,5 KWh (en moyenne) Rail de 3 spots : 0,3 KWh Si vous souhaitez vous équiper pour une consommation plus importante (à indiquer dans le bon de commande final) : Triphasé 6KW : 263 HT Triphasé 12KW : 460 HT Pour toute autre demande : Si vous souhaitez un emplacement spécifique pour votre compteur, merci de nous indiquer explicitement votre souhait à l aide du croquis. Il est strictement interdit de modifier par vous-même l emplacement du compteur. Nous nous réservons le droit de vous facturer un coût de changement d emplacement de compteur en cas de non précision préalable de l emplacement souhaité sur votre stand. Eau Si vous souhaitez une arrivée d eau sur votre stand, nous vous remercions de nous contacter directement, pour un devis personnalisé en fonction de l emplacement souhaité. Elingage Avant toute opération d accroche, vous devrez obtenir l autorisation de la Cité des Congrès. Le poids total suspendu, le type d accroche et leur nombre devront être clairement indiqués, ainsi que l entreprise chargée d effectuer ces accroches. Merci dans ce cas de nous faire votre demande ci-après que nous exprimerons à la Cité :... 8

10 Nettoyage Nous assurons le nettoyage et l entretien des allées et des parties communes en dehors des heures d ouverture du salon. Si vous ne souhaitez pas procéder vous même au nettoyage de votre stand, nous pouvons vous proposer cette prestation au coût de 2 HT le m² pour la durée du salon. (à indiquer dans le bon de commande). Toute dégradation aux installations mises à la disposition de l exposant lui sera facturée au prix de la réparation et son exclusion de toutes manifestations ultérieures pourra être prononcée. Coût en cas de dégradation : - Poteau = 50 HT l unité - Panneau = 100 HT l unité MOBILIER, PLANTES Mobilier Le mobilier n est pas compris dans le tarif. Pour le choix de vos meubles, vous pouvez contacter : AMEXPO : ZA de la Pentecôte AKACIA : Ils s occuperont de la livraison au jour demandé, à savoir la veille du salon. Plantes Si vous souhaitez des plantes vertes, vous pouvez contacter ce prestataire habitué à travailler avec la Cité : Jardins de Gally : gallygrandouest@gally.com 9

11 telephone ET WIFI Téléphone Coût du téléphone, si vous désirez une installation sur votre stand : 122 HT incluant les consommations (à indiquer sur le bon de commande final). WIFI Vous bénéficierez du Wi-fi gratuitement. Un code vous sera transmis à votre arrivée. Charte utilisation Internet Cette Charte concerne la Cité des Congrès et toute personne, client ou visiteur, utilisant les outils et services liés au réseau internet wifi de la Cité des Congrès. Il s agit d un document informatif sur la déontologie qui s impose à tout utilisateur du réseau. L exposant, s engage : à suivre les dispositions de cette Charte qui prévoit les conditions générales d utilisation de notre réseau. à communiquer à ses propres collaborateurs et partenaires, ainsi qu à toute personne intéressée, le contenu de la présente Charte par tout moyen à sa convenance. 1. Sur l accès au réseau par l utilisateur L utilisateur destinataire de la présente Charte peut être notre client (commettant et préposés), ses propres clients, les divers prestataires intervenants sur le site du fait de l événement organisé par le client, ainsi que les visiteurs présents. L utilisateur bénéficie, après signature de son contrat de location et aux conditions prévues par celui-ci, d un accès au réseau wifi. La Cité des Congrès s efforcera, dans la mesure du possible, de maintenir accessible le service qu elle propose de manière permanente, mais ne garantit pas qu il sera exempt de toute interruption. L utilisateur s engage en outre à ne pas apporter volontairement de perturbations au système et à son fonctionnement. 2. Sur les conditions d utilisation Il est du devoir moral de la Cité des Congrès de rappeler aux utilisateurs d internet et de messageries électroniques, que nombre de règles de droit régissent cette utilisation afin de prévenir ou sanctionner des actes illicites, notamment en matière de protection de la 10

12 vie privée et de protection des mineurs, de respect des lois concernant la propriété littéraire ou artistique, de respect des lois informatique et libertés...etc... Sont ainsi punis, sans que cette liste soit exhaustive, par le droit français : l atteinte à la vie privée la diffamation et l injure la provocation de mineurs à commettre des actes illicites ou dangereux, le fait de favoriser la corruption de mineurs, l exploitation à caractère pornographique de l image d un mineur la diffusion de messages à caractère pornographique, violent ou terroriste l incitation à la consommation de substances interdites la provocation aux crimes et délits, la provocation au suicide, à la discrimination, à la haine raciale ou à la violence, l apologie de tout crime, la négation de crimes contre l humanité la contrefaçon de marques, la reproduction, représentation ou diffusion d une œuvre de l esprit ou d une prestation de droit voisin en violation des droits de l auteur, du titulaire de droits voisins ou du titulaire des droits de propriété intellectuelle les copies de logiciels commerciaux pour quelque usage que ce soit, l utilisation d un logiciel dans un cadre autre que celui prévu par la licence qui lui est attachée La Cité des Congrès est fortement attachée aux valeurs fondamentales qui régissent notre société, aux règles protectrices des intérêts des personnes et du respect de l ordre public. La Cité des Congrès pourra être amenée, sur demande des autorités publiques, à transmettre les registres de connexion si des activités illicites sont supposées ou constatées à l occasion de l utilisation de ses services internet (loi du 23 janvier 2006, décret du 24 mars 2006). Il sera ainsi donné accès facile, permanent et direct aux autorités d enquête et de répression, aux informations identifiant les utilisateurs de notre réseau (noms, adresses électroniques IP,...), ainsi qu aux données relatives aux fournisseurs et aux services utilisés. PERSONNEL d ACCUEIL Si vous souhaitez du personnel d accueil, vous pouvez contacter : Charlestown :

13 Croquis de l emplacement de votre stand Merci de positionner votre stand, ainsi que l endroit du compteur électrique, ou tout autre élément nécessaire. Date : Cachet de la Société / Signature 12

14 3- LIVRAISONS, MONTAGE, DEMONTAGE Horaires, CONSIGNES DE LIVRAISON La Cité dispose d un magasin qui se tient à votre disposition pour les livraisons de matériel. C est le seul lieu de livraison, aucun autre lieu de la Cité n est habilité à recevoir de colis. Les livraisons pourront avoir lieu le Mercredi 21 Octobre de 8h30 à 12h30 et de 14h à 17h30 à la Cité des Congrès de Nantes, 5 rue Valmy, Nantes (arrière de la Cité, Parking livraison). Aucune livraison ne pourra être effectuée en dehors de ces horaires ni ne sera acceptée le jour du salon. Afin de bien pouvoir identifier toutes les livraisons et de réaliser un contrôle à réception, merci d indiquer impérativement sur vos colis les informations suivantes : Salon Newdeal octobre 2015 n Cité des Congrès de Nantes Accès Livraisons Stand de la société A l attention de Mme SEY 5 rue de Valmy Nantes Aucune marchandise ne devra être livrée auparavant. L exposant doit surveiller personnellement, et sous sa seule responsabilité, la livraison de ses marchandises et matériels. En cas de livraison par des sociétés de transport, le salon ne pourra en aucun cas réceptionner la marchandise qui sera déposée librement sur votre stand sans contrôle de notre part. Le Salon et l Assureur n assument aucune responsabilité pour les avaries, vols, dommages, etc., survenus aux marchandises, matériaux, équipements, personnes, pendant la durée de l installation, du déménagement et du transport Votre stand devra être démonté le Jeudi 22 Octobre au soir, avant 22h. 13

15 LEVAGE, MANUTENTION Si vous avez des besoins en matière de levage, manutention, pour vos déchargements de palettes, containers, etc Contactez LM MANUTENTION (location sans chauffeur) : Vous pouvez également nous faire une demande ci-dessous que nous relaierons auprès de la Cité des Congrès : 4- Pendant le salon Badges exposants Vous disposerez de badges nominatifs, que vous devrez porter pendant le salon, à chacune de vos entrées dans l enceinte de la manifestation. Les badges seront à retirer à l accueil général du salon le matin du 22 Octobre. Restauration, TRAITEURS Restauration Le midi, un buffet sera disponible aux exposants qui seront munis de leur ticket. Ils pourront acheter également des tickets supplémentaires le jour du salon au commissariat général s ils souhaitent inviter des personnes non prévues, le règlement étant alors à effectuer sur place. Le soir, un dîner de gala est prévu à 20h30 à : Restaurant Péniche O Deck, sur la Loire (Ile de Nantes Machines de L Ile)*. Des tables de 10 personnes peuvent également être réservées. A réserver via le bon de commande final. *L organisateur de NewDEAL21 se réserve la possibilité de modifier le lieu de la soirée dans un endroit équivalent. 14

16 Traiteurs Si vous souhaitez faire appel à votre propre traiteur, vous pouvez contacter ces traiteurs référencés par la Cité : Le Val d Evre Traiteur : maryline@valdevre.com Le Carré des Délices: accueil@lecarredesdelices.com La Maison Hebel : accueil@lamaisonhebel.fr Ruffault Traiteur : commercial@ruffault.fr 5- REGLEMENTATION NORMES, SECURITE Comme toutes les manifestations similaires, sur le salon Newdeal21, les exposants sont tenus de respecter les dispositions de l arrêté du 23 mars 1965 modifié, du décret n du 31 octobre 1973 et de l arrêté du 18 novembre 1987, relatifs à la protection des risques d incendie et de panique dans les établissements recevant du public. En conséquence, nous vous demandons expressément de proscrire l emploi du polystyrène expansé, de ne remplacer, sous aucun prétexte, les tissus que nous avons utilisés pour la décoration générale et qui correspondent aux normes de sécurité requises. La Commission de Sécurité statuera Mercredi 21 Octobre à 18h00. Votre stand devra être complètement aménagé à ce moment. ASSURANCE OBLIGATOIRE Vous deviez nous faire parvenir avec ce dossier vos certificats de résistance au feu pour vos aménagements le nécessitant, ainsi que votre assurance. L assurance obligatoire couvre les risques incendie, dégâts des eaux, responsabilité civile à l exclusion des vols à hauteur de 500 par m² pour les stands sous hall. Les garanties doivent s exercer du mercredi 21 Octobre 8h30 au Jeudi 22 Octobre 2015 Minuit. Tout sinistre devra faire l objet d une déclaration immédiate : Savoirs Publics 14 rue Racine Nantes Cette déclaration devra être accompagnée d un procès verbal de gendarmerie. 15

17 GARDIENNAGE L organisation du salon se charge de la surveillance générale des salons dans les meilleures conditions mais il s agit là d une obligation de moyens et non de résultat. Gardiennage à partir du mercredi 21 Octobre 2015 à 18h au Jeudi 22 octobre à 19h. Ce dispositif ne concerne en aucun cas la surveillance des aménagements de stands qui demeurent sous la responsabilité de l exposant. Quelques Conseils : Respecter les horaires d ouverture aux exposants et ne pas abandonner les stands durant l ouverture. Ne laisser aucun objet de valeur sur les stands en dehors des heures d ouverture. A la fermeture, recouvrir votre stand d un filet ou bâche (M2) ou fermer l accès de votre stand. Nous attirons votre attention sur les risques accrus de vols pendant les périodes de montage et démontage. Si vous souhaitez un service de gardiennage de votre stand en particulier, vous pouvez prendre contact avec Savoirs Publics qui pourra mettre un agent à votre disposition aux conditions que vous aurez définies entre vous. Pendant le Salon, nous vous conseillons vivement de sécuriser vos matériels informatiques et vidéos avec des câbles de sécurité. 6- Votre communication sur le Salon VOTRE ENSEIGNE Le nom de votre enseigne qui figurera sur le bandeau en hauteur de votre stand : Vous êtes les meilleurs ambassadeurs du salon, communiquez sur votre présence et invitez vos clients et prospects à venir vous rendre visite au salon. Les visiteurs se procurent aux accueils la liste des exposants 2015, accompagnée du plan du Salon. 16

18 LIVRET d ACCUEIL, SITE INTERNET et INSERTION PUBLICITAIRE Vous pouvez renforcer votre présence au salon Newdeal21 en commandant une insertion publicitaire dans le livret d accueil distribué à l entrée de la manifestation. Vos informations «produits-services» en ligne sur le site Communiquez sur vos produits, services présentés au salon Newdeal21. Ces informations pourront être relayées sur le site de l événement, et seront accessibles pour les visiteurs et les journalistes. Vous pouvez également acheter des bandeaux publicitaires sur le site newdeal21.com. Référez-vous au bon de commande pour plus de détails, et nous sommes bien sûr à votre disposition pour toute précision à ce sujet au RESEAUX SOCIAUX Newdeal21 est également présent sur Facebook et Twitter! Suivez-nous et sur RDV des PROFESSIONNELS Optimisez votre présence sur le salon! Vous pouvez louer une salle au cœur de la cité pour présenter votre entreprise, vos produits ou services aux visiteurs et invités. (cf bon de commande) RELATIONS PRESSE / PARTENARIAT PRESSE Un point presse sera organisé sur le salon et de nombreuses revues seront à votre disposition. Le salon est d ores et déjà partenaire des revues suivantes : Courrier des Maires / Gazette des Communes / Technicités / Terra eco / Environnement Magazine 17 NEWDEAL21-SAVOIRS PUBLICS-14 RUE RACINE NANTES

19 7- Bon de commande final Entreprise : Adresse : Responsable sur le stand : Tél : Secteur d activité : Votre stand Prestation PRIX HT QUANTITE TOTAL HT Stand 20m2 avec murs comprend les murs, la moquette, 2 rampes de 3 spots 75W, un branchement électrique, accès WIFI et badges. Communication Privilège : logo sur les documents officiels : invitations + affiches + bannière sur le site internet du salon en home page / ¼ page partenaire dans livret d accueil + 1h RDV professionnel Stand 20m2 nu comprend un branchement électrique, accès WIFI et badges. Communication Médium : logo sur les documents officiels : invitations + affiches + logo sur le site internet du salon en home page Stand 12m2 comprend les murs, 2 rampes de 3 spots 75W, un branchement électrique, accès WIFI et badges. Communication Médium : logo sur les documents officiels : invitations + affiches + logo sur le site internet du salon en home page Stand 9m2 comprend les murs, 2 rampes de 3 spots 75W, un branchement électrique, accès WIFI et badges. Communication Médium : logo sur les documents officiels : invitations + affiches + logo sur le site internet du salon en home page Réserve fermant à clé 250 Branchement électrique triphasé 6Kw 263 Branchement électrique triphasé 12Kw 460 Arrivée d eau sur devis Installation téléphonique, consommations incluses 122 Nettoyage, par m2 2 TOTAL Stand personnalisable : devis sur demande 18

20 RDV DES PROFESSIONNELS Prestation PRIX PAR HEURE HT NB d HEURES TOTAL 1 heure de présentation de votre entreprise, de vos produits ou de vos services aux visiteurs et invités 900 Votre COMMUNICATION Prestation PRIX UNITAIRE HT QUANTITE TOTAL Sponsoring sac d accueil à vos couleurs 500 ½ page de publicité dans le guide d accueil page de publicité dans le guide d accueil page de publicité dans le guide d accueil, en 2, 3 ème ou 4ème de couverture Bandeau publicitaire sur le site Newdeal Votre logo sur le site Newdeal Votre logo sur les invitations, affiches, et site 500 Insertion des documents dans la mallette d accueil Habillage du site internet de l événement à vos couleurs, sponsor unique 1 semaine Habillage du site internet de l événement à vos couleurs, sponsor unique 15 j avant l événement TOTAL Merci de nous transmettre des fichiers finalisés à helene.ventura@savoirspublics.fr au plus tard pour le 8 septembre

21 Restauration Prestation PRIX UNITAIRE HT QUANTITE TOTAL Déjeuner 35 Dîner Green Réseaux 50 Formule complète Déjeuner et dîner 85 Table d hôtes 10 pers déjeuner 350 Table d hôtes 10 pers dîner 500 Les menus vous seront communiqués en Septembre. TOTAL Total GENERAL H.T Une remise de 5% sera faite sur les dossiers nous parvenant avant le 30 Mai. Modalités de paiement : 50 % à la commande 50% à régler au plus tard la veille de la manifestation. Merci de nous faire parvenir votre dossier complet ainsi qu un acompte de 50% à : Neweal21 - Savoirs Publics 14 rue Racine Nantes N oubliez pas de joindre votre assurance : Incendie Dégâts des Eaux RC BADGES Nombre de badges nécessaires : Noms à porter sur les badges Date : Cachet de la Société / Signature 20

22 8- SEcuritE, Conduite A tenir En cas d incendie ou d accident : pendant le montage/démontage : 18 Indiquer clairement le lieu de l appel, le motif. Dans un second temps, contactez la personne de Savoirs Publics présente sur les lieux Erwan Huchet : qui préviendra l Administration de la cité Evacuer et se réunir sur le parvis de la Cité des Congrès. Pendant le salon : prévenir le commissariat général du salon : 06 Indiquer clairement le lieu de l appel, le N de votre stand, le motif. L équipe appellera les secours et coordonnera leur arrivée. Evacuer et se réunir sur le parvis de la Cité des Congrès. 9 - Vos questions N hésitez pas à nous poser toutes vos questions, en laissant vos coordonnées mail + ligne directe afin que nous puissions vous recontacter dans les plus brefs délais Précisez-nous également les collectivités, ou autres, que vous souhaitez voir invité(e)s sur ce salon : 21

23 10 - La bio Attitude : PETIT MEMO : Retourner le dossier avant le 30 Mai pour avoir 5% de remise Envoyer par mail mon logo HD pour les différents documents Envoyer l attestation d assurance Joindre bien sûr le bon de commande final Contacter les prestataires meubles, plantes, traiteur Début septembre, refaire un point avec l ensemble des prestataires Envoyer les fichiers pour le 8 septembre pour le livret d accueil, site ou autre. Faire parvenir mes colis pour mon stand le mercredi 21 octobre Réserver un hôtel, un billet de train, une voiture. 22