Mettre en œuvre une politique de formation dans l entreprise

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1 Association Régionale pour l Amélioration des Conditions de Travail en Haute-Normandie / sommaire p.2 - Développement des pratiques de formation : l exemple de deux secteurs en pleine mutation économique p.3 - Comment faire? Des pistes pour mettre en place un plan de formation p.5 - Quel impact sur la performance de l entreprise? p.6 - En savoir plus Fiche pratique n 7 Mettre en œuvre une politique de formation dans l entreprise Enseignements des actions menées par les secteurs de l aide à domicile et de l insertion par l économique Comment répondre au mieux aux exigences de qualité, de réactivité et d innovation imposées par l environnement économique? En utilisant la formation, bien sûr! Et de fait, la formation est souvent l outil privilégié par les entreprises pour professionnaliser les salariés et adapter leurs compétences aux besoins de l activité. Parallèlement, dans un contexte de chômage élevé, la formation est un bon moyen de développer l employabilité et de favoriser l accès à l emploi des personnes les moins qualifiées. Face à ces enjeux, les partenaires sociaux et l Etat n ont de cesse de vouloir améliorer le système de la formation professionnelle, dans le souci permanent de le rendre plus juste, plus efficace et plus simple. Dernière réforme en date, l accord national interprofessionnel (ANI) du 7 janvier 2009, largement repris dans un projet de loi, vise notamment à orienter les fonds de formation vers les demandeurs d emploi et les salariés peu qualifiés, à insérer les jeunes dans le marché du travail, à améliorer la transparence des circuits de financement et à mieux informer les salariés. Cependant, si le cadre législatif est clair, la mise en œuvre pour l entreprise s avère singulièrement plus compliquée En effet, la formation ne se décrète pas. Elle nécessite un travail de remise en question tant au niveau de l entreprise (organisation du travail, identification des compétences) que de l individu (dynamique d apprentissage, interrogation des pratiques professionnelles). En Haute-Normandie, plusieurs branches professionnelles se plient à cet exercice, en mettant en œuvre de vastes plans de développement de la formation. Leur objectif : anticiper et accompagner l évolution des emplois et des qualifications. Parmi ces branches, celles de «l aide à domicile» et de «l insertion par l économique» ont été particulièrement actives. Au travers de leur expérience, il s agit de poser quelques grandes questions sur la professionnalisation par la formation : quelles sont les difficultés rencontrées par les entreprises pour mettre en œuvre un plan de formation? Quels sont les impacts sur la professionnalisation globale de l entreprise (gestion des compétences, gestion des ressources humaines ) et sur la professionnalisation des personnels? Quelles sont les pistes d action à privilégier? Autant de questions qui dépassent le cadre de ces deux branches professionnelles, pour trouver une résonance plus globale quel que soit le secteur d activité de l entreprise.

2 1 Développement des pratiques de formation : l exemple de deux secteurs en pleine mutation économique Pourquoi développer la formation? Le secteur de l aide à domicile regroupe des structures (associations, entreprises privées ) dont l activité vise globalement à favoriser le maintien à domicile des personnes dépendantes, à aider les familles (garde d enfants, soutien scolaire) et à rendre divers services de la vie quotidienne (ménage, jardinage...). Le secteur de l insertion par l économique, quant à lui, a vocation à faciliter l insertion sociale et professionnelle des personnes sans emploi et en difficulté, par le biais de modalités spécifiques d accueil et d accompagnement. Au regard du contexte social et démographique et de l évolution des politiques publiques, ces deux secteurs doivent actuellement faire face à des changements communs touchant à l environnement réglementaire, à l organisation des structures et à l activité de travail. Cette forte évolution peut se résumer en trois points essentiels : Quel investissement pour l entreprise? > Une complexification notable des situations de travail rencontrées réclamant un niveau de compétences des salariés de plus en plus important (par exemple : un nombre croissant de bénéficiaires avec des pathologies spécifiques type Alzheimer), > La prise en compte de contraintes économiques (gestion des coûts de production) initialement non prioritaires dans les valeurs fondatrices des structures concernées, > La nécessité de renforcer la qualité de service, dans un contexte de plus en plus concurrentiel. Pour répondre à ces évolutions, le développement des pratiques de formation est apparu logiquement comme un des leviers d action permettant de renforcer la professionnalisation et d améliorer la performance des entreprises. Quelle qu en soit la motivation, la mise en place d une politique de formation dans l entreprise ne va pas de soi. Elle implique nécessairement de réfléchir à l évolution de l activité, la stratégie de développement de l entreprise, 2l organisation du travail et la gestion des ressources humaines. L efficacité des formations reste ainsi conditionnée à une vision globale de l évolution des compétences. Sur ce point, les associations de l aide à domicile et de l insertion par l économique n ont pas échappé à la règle. Pour elles, la mise en œuvre d un plan de formation est apparue au cœur de plusieurs enjeux : > La formalisation d un «projet d établissement», permettant d avoir une vision claire des évolutions à anticiper pour assurer la pérennisation et le développement de la structure (réflexion prospective sur l évolution de l activité, de la demande clients) Des freins potentiels Si les motivations sont nombreuses, il existe également des freins au développement des pratiques de formation. 3Parmi ces freins, les secteurs de l aide à domicile et de l insertion par l économique ont notamment été confrontés aux impératifs quotidiens de fonctionnement : gestion des remplacements, prise en charge des frais annexes à la formation (frais de restauration, de déplacement), divers coûts financiers restant à la charge de l employeur (salaires lors des périodes de stages). Par ailleurs, du côté des salariés, la formation s accompagne souvent de craintes «d un retour à l école». Elles traduisent généralement un doute sur leurs capacités, une peur du > Le développement d une gestion des ressources humaines structurée : construction d outils pour identifier les compétences nécessaires à la réalisation de l activité de travail (fiche de fonction) et les compétences déjà détenues par les professionnels (grille d entretien annuel, outils d évaluation des compétences) > L évolution de l organisation interne : évolution des missions de certaines fonctions, recentrage sur le «cœur de métier» Autrement dit, pour ces associations comme pour toute entreprise, la mise en place d un plan de formation représente un réel investissement, non pas seulement financier, mais qui mobilise du temps et des moyens humains pour franchir les étapes préalables : identification des besoins, information-sensibilisation, montage des plans de formation, choix des organismes de formation. jugement ou encore un scepticisme «a priori» sur l apport réel de la formation. Dans les associations des deux secteurs étudiés, ce constat est particulièrement vrai pour le suivi des formations qualifiantes (avec validation par un diplôme), qui nécessitent un niveau pré-requis dont ne disposent pas forcément tous les professionnels (expression écrite, orale). Ces quelques points sont des freins potentiels particulièrement sensibles pour les plus petites structures (PME-PMI), dont les moyens financiers et de gestion des ressources humaines restent limités, et qui doivent être pris en compte lors de la mise en place d un plan de formation.

3 Comment faire? Des pistes pour mettre en place un plan de formation Cerner les enjeux pour chaque acteur de l entreprise Avant d engager la mise en place d un plan de formation, il s agit avant tout de cerner l intérêt d initier une telle démarche pour chaque acteur de l entreprise, leur motivation pour y participer, ainsi que l investissement qui leur sera nécessaire. L objectif : valider la faisabilité du projet et connaître les enjeux de chacun. Enjeux Investissement Direction - Adéquation des compétences des salariés aux évolutions stratégiques de l entreprise - Fidéliser les salariés en développant leur employabilité - Améliorer la qualité de service et prévenir les risques professionnels - Renforcement du dialogue social (au travers de l information, des échanges sur les besoins ) - Investissement financier - Travail d adaptation de l ingénierie et des modalités pédagogiques de formation (formations en situation de travail, individualisation des parcours professionnels) - Information sur le projet de l entreprise, les évolutions stratégiques - Négociation d accords avec les salariés 1 Encadrement - Développement du rôle de l encadrement dans la gestion des compétences - Evaluation et prise en compte des besoins de formation des collaborateurs - Mise en adéquation entre la valorisation de l existant et les besoins non couverts - Mise en œuvre des entretiens professionnels - Formation de l encadrement sur la gestion des compétences - Appréhender simultanément formation, gestion des compétences et organisation du travail Salariés - Accès à la formation et à la professionnalisation - Développement de l employabilité - Maintien dans l emploi, possibilités de reclassement - Co-investissement avec l entreprise sur le développement d un parcours professionnel - Mobilisation de temps (pendant ou hors temps de travail) - Implication des salariés dans la gestion de leurs compétences - Prise de recul des salariés par rapport à leurs pratiques professionnelles Représentants du personnel - Renforcement du dialogue social - Renforcement du rôle des représentants du personnel sur l emploi-formation - Développement des compétences et des qualifications des salariés - Information - Formation - Négociation d accords avec la direction

4 Développer l information et la concertation 2Autre étape incontournable dans la mise en place d un plan de formation : initier un dialogue dans l entreprise. Il permet d identifier les besoins réels de formations, les attentes et de lever les éventuels freins. Il s agit de : > Informer les salariés des enjeux stratégiques et des évolutions de compétences nécessaires auxquels est confrontée l entreprise, ainsi que du plan de formation proposé en conséquence > Renforcer les relations avec l encadrement de proximité et la qualité du management : mise en place de l entretien professionnel afin de mettre en adéquation le projet d entreprise (plan de formation) et le projet individuel (demande individuelle) > «Dégoupiller» l image scolaire qui accompagne couramment la formation continue, afin de lever les craintes liées à la remise en question par la formation (peur de l écrit, etc.). 3 Veiller au positionnement et à l adaptation des formations Un plan de formation efficace repose rarement sur des recettes «toutes faites». Il est donc nécessaire de : > Développer autant que possible des modalités pédagogiques diversifiées, permettant de répondre aux diverses situations et attentes des salariés : stage fournisseur, formation en situation de travail, tutorat > Pour les formations qualifiantes, et afin d éviter la mise en difficulté ou en situation d échec, il est nécessaire de porter une attention particulière à l évaluation du niveau de pré-requis que nécessite le suivi de ces formations. > Favoriser l individualisation des parcours de formation avec des actions de formation aux objectifs, aux contenus et aux durées différentiés : - Bilans de compétences et / ou bilan d étape professionnel - Actions d acquisition de savoir-faire et de perfectionnement technique - Attestation/certification - Validation des Acquis de l Expérience (individuelle ou collective) - Actions qualifiantes. Vers une évaluation de l impact des formations Dans la plupart des entreprises, la seule évaluation formalisée consiste en une appréciation de l action de formation. Elle prend la forme de bilans de fin de stage traitant du déroulement de la formation (modalités pédagogiques, pertinence de son contenu par rapport aux attentes des stagiaires) et des conditions d organisation (lieux, dates, horaires). Bien que consommatrice de temps et de moyens humains, il apparaît que l évaluation de l impact réel des formations gagnerait à faire l objet d une observation en situation de travail, pour une analyse plus précise de l évolution réelle des pratiques professionnelles et d un entretien avec le salarié pour apprécier ce que cela lui a apporté. 4

5 Quel impact sur la performance de l entreprise? 1 Une professionnalisation effective des personnels Pour l ensemble des associations de l aide à domicile et de l insertion par l économique ayant investi dans la formation, les actions suivies ont globalement permis une élévation du niveau de compétences : > Développement des compétences techniques > Meilleure analyse des situations > Réponse plus performante aux demandes > Echange autour des pratiques entre professionnels > «Prise de recul» face aux habitudes de travail. De manière générale, on constate un réel apport (ainsi qu une forte demande) des actions de formation «techniques» dans les entreprises, car elles sont directement en lien avec les problématiques vécues dans les situations de travail. Néanmoins, ce point ne doit pas occulter les formations qualifiantes. En effet, si elles demandent souvent un fort investissement personnel et une remise en cause plus profonde des pratiques professionnelles (car elles offrent plus de temps pour l analyse de sa propre pratique), elles permettent aussi une élévation globale du niveau de compétences ainsi qu une meilleure compréhension de l évolution de l environnement professionnel. Dans les associations de l aide à domicile et de l insertion par l économique, les retours exprimés après les formations qualifiantes sont de cet ordre : «J ai plus de conscience professionnelle», «On sait où l on va, on voit les limites», «C est une ouverture du regard : ça m aide à construire la relation entre les bénéficiaires et l encadrant», «Les cas lourds me font moins peur». A noter : l obtention d un premier diplôme qualifiant engendre souvent des attentes en terme de reconnaissance, particulièrement financière (lien accords de branche/conventions collectives), dont il faut tenir compte mais qui ne sont pas toujours évidentes à absorber par les petites entreprises. Une amélioration du service rendu L objectif final de la mise en œuvre d un plan de formation est une amélioration de la performance. 2Comment? A la fois par une meilleure compréhension, par les salariés, des nouveaux enjeux professionnels face à un contexte économique évolutif et l acquisition de compétences supplémentaires. Ainsi, le développement d un plan de formation sert la mise en œuvre du projet économique de l entreprise par : > Une amélioration de la qualité > Une plus grande maîtrise de la gestion des coûts > Une intégration de critères propices à la mise en place d une démarche qualité. Un renforcement du dialogue social 3Enfin, le développement des pratiques de formation est aussi un vecteur de développement du dialogue social dans l entreprise. En effet, par le biais de l analyse des compétences détenues par les salariés et la concertation autour des souhaits et besoins de professionnalisation, le travail préalable à la mobilisation d actions de formation permet un échange entre direction, encadrement intermédiaire et salariés. Cette amélioration se traduit par des indicateurs très concrets : > Une évolution des modes de fonctionnement des professionnels > Une baisse des conflits > Une augmentation du taux de satisfaction des clients, bénéficiaires, ou donneurs d ordres > Une baisse des défauts de qualité Dans les secteurs de l aide à domicile et de l insertion par l économique, cela est notamment apparu au travers de : > La mise en place d un entretien professionnel > La redéfinition, en concertation, de certaines fonctions (recentrage sur le cœur de métier) > L échange direct par la réalisation de bilans finaux des actions suivies, avec les salariés et l organisme de formation.

6 En savoir plus Les démarches collectives de Validation des Acquis de l Expérience, pour anticiper et accompagner les évolutions du travail Mini-guide pratique ACT Méditerrannée, novembre 2008 Les parcours professionnels en Haute-Normandie Sondage réalisé en mars 2008 auprès d un échantillon représentatif de 203 salariés haut-normands Téléchargeable sur La professionnalisation : acquérir et transmettre des compétences Ouvrage de P. Conjard et B. Devin Editions de l ANACT, septembre 2007 Evolution de la formation professionnelle. Vers un renouvellement des pratiques de gestion des ressources humaines et de développement des compétences? Etude de P. Conjard et B. Devin Editions de l ANACT, juin 2007 Sites WEB Le site du CENTRE INFFO, pour trouver toutes les informations et la documentation sur la formation professionnelle continue au plan national. Le site du CREFOR (Centre Ressources pour la Formation Professionnelle en Haute-Normandie) pour trouver des dossiers thématiques sur la réforme de la formation professionnelle, la VAE en région. Le site de l ANACT (Agence Nationale pour l Amélioration des Conditions de Travail) pour trouver des informations sur les démarches compétences, la professionnalisation et l organisation du travail. Quel accompagnement de l ARACT en Haute-Normandie Dans le cadre de sa mission générale d amélioration des conditions de travail, l ARACT Haute-Normandie propose un soutien aux dirigeants d entreprises qui, en concertation avec leurs salariés, souhaitent s engager dans une démarche de gestion des compétences et de formation. Elle les aide à identifier les besoins d évolution en compétences, à repérer les compétences déjà présentes dans l entreprise et à développer les parcours professionnels. Contact : ARACT Haute-Normandie Tél : Directeur de publication : Jean-Paul Prévidente - Réalisation Mad line Communication septembre 2009 Crédits photo : Fotolia / istock Mouvement des Entreprises de France MEDEF Haute-Normandie Fonds Social Européen