Professionnalisation des Directeurs 37 jours

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1 Professionnalisation des Directeurs 37 jours La professionnalisation des directeurs associatifs représente un enjeu majeur, qui s inscrit à la fois : - Dans un contexte réglementaire toujours d actualité : En effet le décret de qualification des directeurs d établissement sanitaires et sociaux, en date du 19 Février 2007, impose une obligation de qualification à niveau II, voire niveau I suivant la taille des structures ; - Dans une dynamique de formation et de professionnalisation de la gouvernance associative : les enjeux du secteur de l aide à domicile sont tels aujourd hui, tant en terme de stratégie de développement qu en terme de gestion interne des structures, qu il est indispensable que les directeurs soient accompagnés dans un parcours de formation et de qualification leur permettant d améliorer plus encore leurs compétences et d obtenir le diplôme qui validera leur expérience professionnelle. Objectifs Le programme de développement des compétences des personnels de direction vise à : - Permettre aux Directeurs et Infirmiers coordinateurs d obtenir au terme de cet accompagnement un CAFDES (niveau I) ou un CAFERUIS (niveau II) ; - Améliorer le développement de bonnes pratiques dans le cadre d une dynamique de réseau et d une mutualisation d expérience ; - Favoriser la mise en place d une démarche efficace de gestion des ressources humaines ; - Anticiper les évolutions actuelles et à venir du secteur de l aide à domicile, en sensibilisant les participants aux problématiques de gouvernance et de stratégies de développement.

2 détaillé Ce parcours de formation de 38 jours propose 15 modules de formation, également accessibles à l unité. Le parcours de formation détaillé comprend le volet I (cycle de professionnalisation) et le volet II (cycle accompagnement VAE). Introduction M1 Présentation du programme et initiation à la communication interpersonnelle - 2 jours I Politiques sociales et compétences territoriales M5 Développer son activité, s engager dans la mutualisation des moyens et envisager des regroupements 2 jours M11 Les appels à projet 2 jours II Projets, stratégies et qualité de service M2 Concevoir, formaliser et mettre en œuvre le projet associatif 2 jours M3 Méthodologie de projet 2 jours III Management Ressources Humaines et communication M4 Apprendre à manager au quotidien 3 jours M6 Gestion des conflits 3 jours M7 Gestion du stress et prise de parole en public 2 jours M8 Les essentiels du droit du travail et la convention collective de branche de l aide, de l accompagnement, du soin et des services à domicile 3 jours M10 Conduire et animer une réunion 2 jours M12 Piloter et évaluer les actions de communication 2 jours M13 Recruter et évaluer des professionnels d aide, de soins et de services à la personne 3 jours M15 Initiation à la GPEC 3 jours IV Gestion budgétaire et logistique M 9 Les fondamentaux de la gestion comptable et budgétaire 3 jours M14 Tableaux de bord et outils de gestion 3 jours Pour rappel, près de 90 stagiaires ont suivi ce programme durant ces 4 dernières années.

3 Introduction Module 1 : Présentation du programme et initiation à la communication interpersonnelle - 2 jours Ces deux journées permettront la présentation aux participants du cycle de professionnalisation des directeurs. Seront ainsi abordés : - Les enjeux liés à la qualification des personnels de direction ; - Le contenu pédagogique des actions de formation ; - L équipe pédagogique intervenante. Suite à cette introduction réalisée par le pôle formation, Olivier CAMUS abordera les problématiques de Communication interpersonnelle ; Qu'elle soit verbale ou non, la communication interpersonnelle et les compétences relationnelles restent le lien primordial permettant l'amélioration de l'efficacité individuelle et collective de l'association que l on dirige. L objectif de cette intervention est de favoriser la réflexion sur les pratiques de communication et acquérir des outils simples et immédiatement utilisables dans un contexte professionnel. - Acquérir les principes de base d'une bonne relation professionnelle ; - Appréhender l environnement professionnel du directeur d aide et de soin à domicile ; - Favoriser les motivations professionnelles et leur mise en œuvre (comportements et discours) ; - Comprendre la typologie des hommes au travail (mes collègues, pourquoi sont-ils ainsi?) ; - Développer les techniques et outils pour optimiser sa propre capacité à communiquer et à suggérer ; - Bâtir et vivre une collaboration gagnant/gagnant ; - Maîtriser ses propres comportements pour collaborer gagnant ; - Adapter ses attitudes et ses discours au projet associatif ; - Oser et savoir participer, exprimer et défendre ses idées pour devenir une force de proposition ; - Comprendre les dysfonctionnements des relations interpersonnelles pour les combattre ; - Comment bâtir des stratégies communes et poursuivre ensemble les objectifs communs?

4 II Projets, stratégies et qualité de service Module 2 : Concevoir, formaliser et mettre en œuvre le projet associatif - 2 jours Les nouveaux enjeux du secteur imposent aux associations d exprimer clairement leurs valeurs et leurs orientations stratégiques. Mais se doter d un projet associatif ne s improvise pas. Son élaboration et sa mise en œuvre reposent sur le choix d une démarche méthodologique qui suppose qu administrateurs et professionnels de direction soient associés dans un dispositif pertinent. Ce stage vise à permettre aux directeurs de se doter des connaissances et des outils pour engager les démarches de réflexion sur le projet associatif, son élaboration, l articulation projet associatif / projets de service, la mise en œuvre ainsi que le processus d évaluation. - Les différentes composantes du projet associatif Projet politique de transformation sociale, caractérisation de la population concernée ; Les valeurs et leur traduction en termes de missions d intérêt général et d utilité sociale ; Organisation statutaire de l association, rôle et fonction des différentes instances ; Répartition et articulation des pouvoirs et la question de la gouvernance ; Projet associatif et caractérisation de l offre de service ; Stratégie de développement et de diversification d activité. - Les projets de service Qui les élabore? Quelle méthodologie? Quelle évaluation et articulation avec le projet associatif? - Les phases de réalisation : Dispositifs d élaboration et démarches de mise en œuvre ; Travail collectif et groupe stratégique ; Rôle et participation des cadres, des professionnels, des usagers et/ou de leurs représentants. - L évaluation du projet associatif

5 II Projets, stratégies et qualité de service Module 3 : Méthodologie de projet - 2 jours La formalisation d un projet est l aboutissement d un processus complexe. Ce processus est le fruit d une démarche collective de conception, d élaboration et d anticipation sur une réalité à transformer. C est une démarche d action et de changement contrôlé dans le temps. Il constitue une référence, un outil de pilotage garantissant une place aux évolutions, aux ajustements, aux changements. A ce titre, il nécessite la mise en œuvre d une démarche rigoureuse. - Analyse des différents types de projets Un projet, pour qui, pourquoi, dans quel contexte, avec quels effets et dans quelles limites? Les projets et la conduite du changement ; Typologie des différentes formes de projet ; Les éléments structurants d un projet. - Les phases d'un projet et les outils à mettre en jeu Les différentes phases d'un projet à respecter : de la formulation de l'objectif à l'évaluation ; Le cadrage du projet : Définition et/ou conception du projet ; Cahier des charges fonctionnel ; La planification détaillée : tâches, ressources, échéances ; La mise en œuvre et le suivi du projet : communication, pilotage, bilan. - Les différentes facettes du pilotage d un projet La dimension technique : élaborer la solution technique dans le contexte économique du projet ; La dimension outils : apporter rigueur et lisibilité dans la conduite du projet ; La dimension animation de «l équipe projet» et communication aux utilisateurs et facilitateurs ; La dimension "intelligence politique" : tenir compte des jeux d'acteurs. - L'organisation du projet Le positionnement institutionnel d un projet ; Le rôle des acteurs et les compétences relatives à la gestion de projet ; Le système d information et les outils opérationnels pour cadrer, conduire et conclure le projet ; La circulation de l information.

6 III Management, Ressources Humaines et Communication Module 4 : Apprendre à manager au quotidien -3 jours Le management au quotidien est essentiel, qu il s agisse des équipes d interventions, des équipes d encadrement, des personnels administratifs. Les personnels d intervention représentent le capital de l association. Développer le potentiel des salariés représente un atout majeur pour relever les défis qui s imposent au secteur et pour se projeter dans l avenir. Il s agit bien à terme de passer d une fonction de gestion du quotidien, à un véritable management associatif d action sociale avec ses spécificités et ses valeurs. - Concevoir et développer une politique de GRH Le champ des ressources humaines ; Une responsabilité de la fonction de direction ; Stratégie et animation : culture, éthique et pratique ; Les différents styles de management ; Dynamique de l encadrement. - Stratégies d animation et d encadrement d équipe Animation d une équipe de direction, d une équipe administrative, d une équipe d intervenants ; Organiser le travail, gérer les plannings ; Gestion des conflits ; Mobilité des personnels ; Relations sociales. - Concevoir des outils et des indicateurs au service des Projets associatif et d Etablissement L évaluation des personnels ; Les fiches de postes ; L accueil et l intégration des salariés ; Le bilan social.

7 I Politiques sociales et compétences territoriales Module 5 : Développer son activité, s engager dans la mutualisation des moyens et envisager des regroupements - 2 jours Cette formation vise à montrer en quoi les stratégies de regroupements et de mutualisation vont devenir incontournables dans la gestion de l action sociale. Il s agit également pour les dirigeants de s approprier les outils stratégiques, managériaux et méthodologiques afin de mettre en place un groupement de coopération sociale et médico-social (GCSMS) avec le maximum de chance de succès, et au-delà de favoriser une culture de réseau et de mieux comprendre le positionnement Fédéral sur les stratégies de regroupement. - Les groupements de coopération sociale et médico-sociale - L analyse des fonctions développées au sein de son service, leur hiérarchisation et les mutualisations possibles - Les regroupements et les fusions : les éléments d un regroupement réussi : l analyse des raisons du regroupement et du rapprochement ; le repérage des identités des entités qui se regroupent ; la définition des éléments d une culture commune et ses implications par rapport au projet associatif. - La mise en œuvre d une réflexion sur la stratégie de développement - La segmentation de l offre, le marketing mix et les éléments d une politique de communication - Le développement de nouvelles activités de service à domicile ; - Les opportunités de diversification et les synergies à développer. Atelier : un GCSMS : avec quelles structures, et quel type de coopération?

8 III Management, Ressources Humaines et Communication Module 6 : Gestion des conflits - 3 jours Ce module de formation de gestion des conflits a pour objectif de présenter les outils et les démarches à utiliser, pour prévenir et anticiper les conflits, les maîtriser dans le cas où ils n auraient pas pu être évités, gérer l après conflit, éviter leur répétition mais également capitaliser des bonnes pratiques pour améliorer la résolution des conflits et éviter crises. Les directeurs d association peuvent être confrontés à différents types : avec les salariés, avec les clients/usagers, avec les institutions Traiter avec efficacité les situations conflictuelles est un réel bras de levier pour progresser dans son activité professionnelle, et favoriser la dynamique de l association. - Repères théoriques permettant de comprendre la gestion des conflits La notion d autorité et la délégation ; La communication ; Le pouvoir ; Le style de management et d animation ; Les modes relationnels. - Les schémas d analyse des conflits Distinctions entre tensions, situations conflictuelles et conflits (conflits larvés et conflits déclarés) ; Typologie des conflits ; Conflits de valeurs, de projets, de besoins ; Des points de repères pour repérer une situation pré-conflictuelle ; Les logiques de conflits selon les protagonistes en présence. - La résolution des conflits Éléments permettant de chercher la résolution du conflit ou de composer Négocier : comment? jusqu où? quand? avec quelle sécurité? Pièges à éviter ; Terminer un conflit. - Les stratégies d anticipation des conflits Stratégies d anticipation ; Le leadership ; La communication pour désamorcer un conflit.

9 III Management, Ressources Humaines et Communication Module 7 : Gestion du stress et prise de parole en public - 2 jours A compétences équivalentes, le monde professionnel choisira celui ou celle qui maîtrise l'art oratoire, les techniques de prise de parole et d'animation de groupe. Prendre conscience de la façon dont on s'exprime et des difficultés que l'on a à se faire comprendre, développer ses facultés d'écoute, de reformulation et de contrôle, surmonter ses émotions Sont autant d enjeux important aujourd hui dans un contexte où le relationnel, l échange et la communication verbale sont des éléments fondamentaux du relationnel. - Les principes de base de la prise de parole en public Les attentes collectives du groupe ; Les attentes individuelles dans le groupe ; Maintenir l attention du groupe ; Encourager la participation. - La structure des interventions en public Spécifier les différents types d intervention ; Définir le TOP de la réunion (Thème, Objectif, Plan) ; Les méthodes d animation. - Comprendre ses modes de fonctionnement et leur incidence dans la communication «Etats du Moi» et positions de vie ; Injonctions ou «petites voix» ; Type psychologique face au stress. - Communiquer positivement Communication verbale et non verbale ; Gagner en impact dès des premières secondes ; Utiliser positivement le silence ; Exprimer ses émotions positivement ; Donner et accepter les signes de reconnaissance ; Exprimer ses attentes, donner son avis, fixer un cadre ; Savoir dire «non» ; Obtenir des compromis réalistes.

10 III Management, Ressources Humaines et Communication Module 8 : Les essentiels du droit du travail et la convention collective de la branche de l aide, de l accompagnement, des soins et des services à domicile - 3 jours Signé le 21 mai 2010 par les fédérations et unions d employeurs (Adessa A Domicile, UNADMR, FNAAFP-CSF, UNA) et les organisations syndicales (CFDT et UNSA SNAPAD), le texte de la convention collective de la Branche de l aide, de l accompagnement, des soins et des services à domicile, qui remplace les quatre conventions collectives catégorielles, est applicable depuis le 1er janvier Cette action de formation permet à la fois de rappeler les bases du droit du travail qui doivent être respectées par chacun des acteurs concernés quant à la mise en application de ces règles, mais aussi de s approprier les nouvelles dispositions conventionnelles. - Les relations collectives de travail Les relations collectives au niveau de la branche ; La négociation dans l entreprise. - Les institutions représentatives du personnel Obligation de mise en place ; Fonctionnement : réunion, crédits d heure. - La représentation syndicale et le CHSCT - Les emplois et la rémunération Classification et rémunérations ; Rappel sur la loi sur la mensualisation. - Les relations individuelles de travail - Les obligations du salarié et les documents à remettre à l employeur - La prévention des risques et la santé au travail - La rupture du contrat de travail - Durée et organisation du travail - Garanties sociales

11 IV Gestion budgétaire et logistique Module 9 : Les fondamentaux de la gestion comptable et budgétaire - 3 jours L évolution du financement du secteur sanitaire et social engage plus encore que par le passé les cadres de direction, les administrateurs et les gestionnaires à maîtriser les décisions budgétaires pour assurer le positionnement actuel et futur de leur service. Compte tenu d une réglementation qui ne cesse d évoluer, la connaissance approfondie de la gestion comptable, budgétaire et financière est plus que jamais un outil indispensable pour gérer, développer un projet, négocier avec les partenaires, décider d une orientation à court ou à plus long terme. - La comptabilité Obligations comptables ; Documents de synthèse et technique comptable. - Le budget prévisionnel Calendrier, préparation budgétaire d un Service et de l Etablissement ; Section d Exploitation et Section d Investissements ; Documents à transmettre. - Le compte administratif Suivi et Contrôle budgétaire en cours d année ; Respect des autorisations budgétaires ; Résultat et son affectation. - L analyse financière Section d Investissements et Fonds de Roulement d Investissements ; Financement des Immobilisations ; Indépendance financière ; Section d Exploitation et Fonds de Roulement d Exploitation ; Besoin en Fonds de Roulement ; Fonds de Roulement Net Global ; Rôle de la Réserve de Trésorerie ; Analyse des risques sur les activités réalisées. - Organisation financière et fiscale Analyse financière préalable des membres du groupement ; Financement : contractualisation et pluri annualité ; Tarification et Fiscalité des GCSMS.

12 III Management, Ressources Humaines et Communication Module 10 : Conduire et animer une réunion - 2 jours La réunion est un outil de travail essentiel dans la vie d'un service, l animation d une équipe, la gestion d un projet, la résolution de problèmes Trop souvent, elle perd de son sens et de son efficacité par un manque de savoir-faire, de savoir-être et de savoir-communiquer. Créer de l efficience et du résultat passe par une bonne maîtrise de cet outil incontournable. - La réunion : outil efficace? Finalités d'une réunion ; - Choisir un type de réunion en fonction du contexte et des objectifs La réunion d'information ; La réunion de résolution de problème ; La réunion d'organisation ; La réunion de négociation. - La préparation de la réunion et la planification des tâches depuis la programmation jusqu'au suivi La communication ; Le recueil des informations ; Les documents et les supports ; La logistique. - Les principes de l'animation Comprendre les attentes des participants ; Adapter son animation. - Les techniques d'animation de réunion adaptées aux types de réunions, aux objectifs et au contexte Méthodologie de conduite de réunion ; Techniques d'animation ; Techniques de questionnement ; savoir introduire et conclure ; Faire respecter l'ordre du jour et gérer le timing. - La gestion des situations délicates

13 I Politiques sociales et compétences territoriales Module 11 : Les appels à projet - 2 jours La loi HPST n du 21 juillet 2009 rénove le dispositif des autorisations des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESMS), en instaurant une procédure d appels à projet. Ce nouveau mécanisme garantit une procédure rapide transparente et équitable en adéquation avec les besoins territoriaux dont les priorités sont rendues publiques. - Les raisons et les enjeux des appels à projets Marchés publics et délégation de service ; De la LOLF à la loi HPST ; Le Projet Régional de Santé : Territoire et partenariats ; La concurrence marchande, les secteurs sensibles. - Les règles du jeu et les instances ; le décret du 21 juillet 2010 Les appels à projet et le régime d autorisation ; La commission de sélection d appel à projets ; Les schémas et le cahier des charges, le calendrier. - L organisation associative, le déroulement de la procédure et ses règles Le repérage des projets, réactivité associative et gouvernance ; Démarche qualité, évaluation interne et externe ; L avis d appel à projet et son contenu ; Le classement des projets et ses critères ; Les critères techniques, les points clefs, les impasses éliminatoires. - La rédaction de la réponse : la notification et le conventionnement (CPOM) L anticipation des éléments clefs ; La capitalisation de l expérience et l organisation en mode «projet) ; La question foncière. - Les perspectives Projet associatif, action politique ; La visibilité régionale, la taille optimale ; La concurrence marchande et associative.

14 III Management, Ressources Humaines et Communication Module 12 : Piloter et évaluer les actions de communication - 2 jours Pour être efficace, la communication doit être avant tout au service des objectifs de la structure. La loi ne s y est pas trompée ; elle a intégrée dans le cadre du droit des usagers la formalisation d un projet de service qui donne a minima sur cinq ans une visibilité sur les objectifs voulus. Toujours dans le cadre du droit des usagers, la loi a également imposé comme outils de communication le livret d accueil ou la mise en place d un conseil de vie sociale ou autres instances de participation et de concertation. Les associations quelques soit leur secteur (social, médicosocial ou sanitaire) doivent s appuyer sur leur capacité à donner du sens à leur action, à créer du lien social. La communication associative reprend la démarche et les outils de communication d entreprise sans pour autant se départir de leurs valeurs, de leurs engagements. - Diagnostic de la communication Recenser les attentes et les besoins des publics : diagnostic d''image, enquête de perception ; Identification des problématiques, priorités, définition des objectifs ; Recenser l''ensemble des ressources de communication de la structure ; Identifier les enjeux de la stratégie de communication. - Définir une stratégie de communication efficace Passer de la communication associative à une associative communicante : mettre en valeur son action, ses engagements, ses valeurs ; Travailler son image et sa notoriété ; Choisir un positionnement et élaborer une charte graphique cohérente avec l''identité de la structure ; Formaliser une stratégie et un plan de communication efficace. - Mise en action du plan Choix des moyens ; Elaborer une charte graphique : les principaux vecteurs d'image de l''entreprise (nom, logo, identité visuelle) ; Communication et information des structures médicosociales et sanitaires ; Améliorer ses relations avec la presse : connaître les règles et les outils des relations presse ; Créer et optimiser son site internet / extranet ; Concevoir des plaquettes de communication.

15 III Management, Ressources Humaines et Communication Module 13 : Recruter et évaluer des professionnels d aide, de soins et de services à la personne - 3 jours Un processus de recrutement impose de juger les aptitudes et les compétences des candidats aux emplois proposés et d apprécier leurs motivations et leurs capacités relationnelles tout autant que leur équilibre psychique. C est ainsi que peut être évitée avant même l entrée en fonction toute difficulté ultérieure survenant dans l exercice professionnel. C est pourquoi les directeurs de structures doivent acquérir les outils permettant de mettre en place une méthodologie de recrutement afin de permettre non seulement d améliorer ses process, mais également de garantir au salarié que le poste qui lui est confié correspond bien à ses compétences et à ses attentes. - Les différentes étapes du recrutement L essentiel : la définition du besoin : la cible ; Les outils permettant de qualifier son besoin ; Les différents moyens de recrutement ; La rédaction d une annonce ; La présélection des candidats ; L entretien téléphonique ; La fixation d un rdv : quand? ou? La définition des participants à l entretien. - La rencontre avec le candidat Les outils ; Quelle attitude adopter ; L introduction ; La présentation par le candidat ; La présentation de la structure ; La présentation du poste ; Les questions à poser ; Les erreurs à ne pas commettre ; Le débriefing de l entretien. - La décision finale Exercices pratiques ; L intégration du nouveau salarié.

16 IV Gestion budgétaire et logistique Module 14 : Tableau de bord et outils de gestion - 3 jours A l heure où les associations d aide à domicile connaissent des difficultés financières, la maîtrise des outils de gestion est un élément indispensable dans le pilotage de l association. Le contexte actuel doit inciter les gestionnaires des associations à rechercher des outils de mesure de la performance pertinents et efficaces qui leur permettront de prendre des décisions rapides et éclairées, et ce, dans un environnement en pleine mutation. Pour ce faire, le tableau de bord constitue un outil indispensable parce qu il permet de suivre le fonctionnement d une activité ou d un service, de façon dynamique en fournissant rapidement l information essentielle de manière organisée et structurée - Les différentes conceptions du tableau de bord Sa place parmi les autres outils de gestion ; La prise en compte d'un système d'objectifs et de missions développé à partir de la stratégie de l'association ; Le rôle du Conseil d administration. - Le tableau de bord en tant qu'outil de pilotage et contrôle des performances Principe et caractéristiques définissant le tableau de bord ; L'organigramme de gestion ; Les points clés de décision ; Construction et règles d'utilisation. - L'identification d'indicateurs pertinents et adaptés Indicateurs de performance ; Indicateurs de pilotage ; La recherche et la collecte des informations utiles à l'élaboration des indicateurs ; Le choix des indicateurs en fonction de leur pertinence et de leur facilité d'obtention ; Exemples d'indicateurs clés par grande fonction. - Le tableau de bord en tant qu'outil de décision Comment repérer les variables d'action pour progresser vers l'objectif? Comment déterminer les mesures correctrices en cours de réalisation de budget? - La présentation matérielle du tableau de bord de gestion Les différentes formes graphiques ; Les règles d'utilisation.

17 III Management, RH et Communication Module 15 : Initiation à la GPEC - 3 jours La Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences (GPEC) apparaît comme un moyen d anticipation des besoins en effectifs et compétences du personnel en lien avec les évolutions de notre secteur. Elle tente de répondre par la négociation, le dialogue social et par la formation, aux intérêts de l association compte tenu des changements escomptés, comme à ceux des salariés en revalorisant leur carrière et le développement de nouvelles compétences. Les changements d activité, les nouvelles offres de services, l adaptation des organisations entraînent nécessairement l évolution des emplois et des compétences du personnel en place. En quoi la GPEC peut aider le secteur à affronter le défi de la gestion humaine des ressources à moyen terme? A partir du diagnostic de l existant quelle méthodologie suivre pour réussir la mise en œuvre de la démarche? - Définition de la GPEC ; Le Modèle de développement des compétences ; La partie statique : définition des missions et des fonctions ; La partie dynamique : le développement des compétences. - La reconnaissance de l évolution des compétences ; - La gestion de la rémunération ; - La gestion du plan de formation ; - La GPEC au service de la performance : un exemple dans l industrie.