ANNEXE 5-A au CCTP PRESTATIONS DU TITULAIRE DU MARCHE

Transcription

1 ANNEXE 5-A au CCTP PRESENTATION ET MODALITES DE FONCTIONNEMENT DU PORTAIL EPROCUREMENT DES CHU 1. Objectif PRESTATIONS DU TITULAIRE DU MARCHE Le groupement de 17 Centres Hospitaliers Universitaires (CHU) met en œuvre un portail de e- procurement. Ce portail permet aux membres du groupement de commander produits et services à partir de catalogues dématérialisés et d effectuer le suivi des commandes, livraisons et factures. Ce projet répond aux objectifs des CHU de bénéficier du potentiel offert par les technologies de l information et de la communication dans le domaine des achats et des approvisionnements. Cette initiative vise également à inscrire la dématérialisation dans une logique de productivité administrative : réorganisation du circuit des approvisionnements, réingénierie des CHU aux plans administratif et logistique, et notamment allégement des procédures des circuits des commandes, réduction des délais de traitement des commandes et des factures et déconcentration des procédures. Ils visent ainsi à fluidifier la circulation de l information entre fournisseurs et utilisateurs et d'optimiser la gestion des stocks. Le portail choisi "AchatPro" se présente comme une interface virtuelle entre les établissements hospitaliers et leurs fournisseurs grâce à laquelle chacun d entre eux peut gérer ses approvisionnements de façon collaborative (passation des commandes, consultation des catalogues, traitement des factures, etc.). Chaque CHU introduira progressivement au sein du portail ses propres catalogues de fournitures et de services qui viendront s ajouter aux catalogues partagés par l ensemble du groupement. Les différents fournisseurs des CHU bénéficieront ainsi à travers cet outil d une visibilité de leur offre sensiblement étendue, d'une mise à jour interactive de leurs catalogues (produits nouveaux, fiches techniques, tarifs.).ces informations seront accessibles en temps réels par tous les utilisateurs potentiels de leurs produits. Le portail d approvisionnements est d ores et déjà opérationnel pour en 2010 pour 12 CHU qui réalisent la passation des commandes avec un panel de fournisseurs couvrant les quatre principaux domaines - médicaments, dispositifs médicaux, consommables de laboratoire et hôtellerie et en cours pour 2 CH (Lens et Valenciennes). Annexe 5-A du CCTP : version 4 du 21 juin 2010 page 1 / 11

2 2. Positionnement du portail eprocurement Le diagramme ci dessous permet : de visualiser les macro fonctionalités du portail eprocurement AchatPro positionner le portail eprocurement par rapport aux procédures d'appels d'offres (plate forme électronique comprise) positionner le portail eprocurement par rapport à la logistique interne propre à chaque CHU. Dématérialisation : Achat E-Procurement : Approvisionnement CHU Sourcing Construction catalogue Expression de besoin Validation Commande Réception Validation de la facture Qualification Cahier des Charges Appel d offre Hors périmètre Réalisation et mise à jour d un catalogue électronique (Format Microsoft Excel) Référentiel commun CHU- Fournisseur Fournisseur Réception des commandes ( mail, fax, EDI, ou via Hospitalis Envoi d un avis d expédition Envoi d une facture électronique Sélection Contractualisatio n Logistique Hors périmètre Annexe 5-A du CCTP : version 4 du 21 juin 2010 page 2 / 11

3 3. Fonctionnalités du portail eprocurement Le portail eprocurement AchatPro permet de couvrir l'ensemble des processus d'approvisionnement des CHU. ILLUSTRATIF Fournisseurs CHU X 1n Droits et profils utilisateurs Administration Bases contenus Connexion Internet Gestion catalogues ecmi (1) Validation mises à jour Codification / Enrichissement Liens portail Hospitalis.htm Base articles Utilisateur e.catalogues Fiches fournisseur E-Procurement Gestion de message Données de marché Expression de besoin Commandes RVA spécialisé (médicaments, D.M.) GEF EAI Circuits de validation Signature Électronique Notifications d expédition Réceptions RVA généraliste (MRO) Admin. des ventes Rapprochement factures Factures Fax Reporting Interface fournisseur Connexion Internet Utilisateur (1) ecmi : econtent Management Interface => module de gestion des catalogues Annexe 5-A du CCTP : version 4 du 21 juin 2010 page 3 / 11

4 4. Processus de gestion des catalogues 4.1. Organisation des catalogues Le fournisseur renseigne le catalogue public correspondant au moins à l ensemble des références en marché avec les EtS Le fournisseur complète les données commerciales par EtS pour les articles du périmètre marché : o Référence article o Conditionnement o CHU o Type de prix (Négocié, remisé) o Prix remisé/négocié HT o Prix remisé/négocié TTC o % Remise o Délais livraison o. Données transmises par le fournisseur Public 4.2. Définition des rôles des intervenants Données marché par CHU Quatre rôles interviennent pour la gestion des catalogues : Fournisseur charge son catalogue public (une seule fois pour l'ensemble des CHUs) dans ecmi. charge le catalogue marché du CHU dans ecmi sur la base du borderau de prix de l'appel d'offres et complété après attribution du marché à minima des données obligatoires du catalogue (voir annexe "2" de l'acte d'engagement). AchatPro Valide la conformité technique des données avec le format de receuil de données (fichier Excel) défini par les CHU assiste les acheteurs des CHU et les fournisseurs dans l'utilisation d'ecmi Acheteur CHU accepte ou rejette les propositions de création puis de mise à jour des catalogues grâce aux outils de comparaison rapide et de simulations mis à sa disposition dans ecmi " Enrichisseur" CHU enrichit les catalogues avec les données propres aux CHU (exemple : référentiel interne du produit) Annexe 5-A du CCTP : version 4 du 21 juin 2010 page 4 / 11

5 4.3. Processus de création et de mise à jour du catalogue public sur le portail eprocurement "AchatPro" Fournisseur AchatPro Acheteur Enrichisseur Demandeur Chargement/Transmission dans ecmi du catalogue Public Contrôle du fichier Série de contrôles sur le fichier chargé Envoi automatique d un mail Intégration du fichier dans la base ecmi Mise en production du catalogue public pour les CHU Consultation / sourcing Gestion des vues Consultation La mise à jour du catalogue public concerne essentiellement les propriétés techniques de l article : - Libellés, - Code fournisseur, -,etc La mise à jour est impactée de manière systématique sur l ensemble des catalogues marché de l'ensemble des CHU. Annexe 5-A du CCTP : version 4 du 21 juin 2010 page 5 / 11

6 4.4. Processus de création du catalogue marché Fournisseur AchatPro Acheteur Enrichisseur Demandeur AO : Bordereau de prix Acte engagement Réponse AO Sélection du candidat Mise à jour du catalogue (données obligatoires et facultatives Envoi catalogue mail Extension bordereau de prix => catalogue «Catalogue données obligatoires» Chargement/Transmission dans ecmi du catalogue CHU Contrôle du fichier Série de contrôles sur le fichier chargé Envoi automatique d un mail Intégration du fichier dans la base ecmi Envoi automatique d un mail Vérification et envoi de la demande d approbation Envoi de la demande d approbation Validation catalogue (comparaison des catalogues) Le fournisseur reçoit une notification lui indiquant la réponse de l acheteur Envoi de la réponse Gestion des vues Vérification et envoi de la demande Enrichissement des données Mise en production Consultation Annexe 5-A du CCTP : version 4 du 21 juin 2010 page 6 / 11

7 4.5. processus de mise à jour du catalogue dans la phase d'exécution du marché La mise à jour du catalogue marché spécifique au marché CHU concerne les propriétés contractuelles de l article : - prix marché - article disponible / non pour le CHU concerné par l article - enrichissement CHU - etc Elle n est réalisée que pour le catalogue spécifique du CHU concerné 4.6. Coût pour le fournisseur de mise en œuvre du système ecmi Le coût d intégration des catalogues du candidat au portail eprocurement des CHUs membres du portail eprocurement ( Amiens, Angers, Clermont Ferrand, Dijon, Fort de France, Lille, HC Lyon, AP Marseille, Metz, Montpellier, Nancy, Nantes, Nimes, Poitiers, Reims, Rouen, Strasbourg ) est de HT de mise en œuvre et de 1000 HT d exploitation annuel (mises à jours illimitées ). Annexe 5-A du CCTP : version 4 du 21 juin 2010 page 7 / 11

8 4.7. Exemples de traduction d'une fiche article du catalogue sur le progiciel eprocurement AchatPro Informations minimales requises sur une fiche article : 1 2 Arborescence Libellé article 4 - Conditionnement de vente - Nom du Fabricant - Référence fabricant Photo de l article Prix en Euros 6 Annexe 5-A du CCTP : version 4 du 21 juin 2010 page 8 / 11

9 Exemple de fiche article simple Les informations présentes sur la fiche article sont : 1 Informations minimales requises P 2 Le détail de l article composé de propriétés spécifiques au Client Annexe 5-A du CCTP : version 4 du 21 juin 2010 page 9 / 11

10 Exemple de fiche article : Fiche Technique Les informations présentes sur la fiche article sont : - Lien vers la fiche technique - et/ou manuel d utilisation - et/ou sécurité d utilisation. 2 Annexe 5-A du CCTP : version 4 du 21 juin 2010 page 10 / 11

11 5. Processus d'échange des messages entre le CHU et le fournisseur La solution AchatPro offre diverses options techniques pour dématérialiser les flux entre le fournisseur et le client CHU pour : Réception électronique du bon de commande Par ("gratuit" pour le fournisseur) avec connexion sur le portail AchatPro Par fax (gratuit par le fournisseur) Par EDI (uniquement le coût de développement de l'interface est à la charge du fournisseur estimation des coûts dans le document «modèlepropaliinterface-oct05.doc»). Il n'y a pas de facturation selon le nombre de commandes ou montant des commandes ) Accusé réception électronique de la commande avec indication de la disponibilité du produit Par saisie de l'accusé de réception sur le portail AchatPro ("gratuit" pour le fournisseur") Par EDI (le coût de développement de l'interface est à la charge du fournisseur fournisseur estimation des coûts dans le document «modèlepropaliinterface-oct05.doc»). Il n'y a pas de facturation au fournisseur. Seul le coût de transmission des messages sur le réseau est à la charge du fournisseur le cas échéant. Bon de livraison électronique Par saisie sur le portail AchatPro ("gratuit" pour le fournisseur") Par EDI (le coût de développement de l'interface est à la charge du fournisseur - fournisseur estimation des coûts dans le document «modèlepropaliinterface-oct05.doc»). Il n'y a pas de facturation au fournisseur. Seul le coût de transmission des messages sur le réseau est à la charge du fournisseur le cas échéant. Facture électronique Par saisie sur le portail AchatPro ("gratuit" pour le fournisseur") Par EDI (le coût de développement de l'interface est à la charge du fournisseur - estimation des coûts dans le document «modèlepropaliinterface-oct05.doc»). Il n'y a pas de facturation au fournisseur. Seul le coût de transmission des messages sur le réseau est à la charge du fournisseur le cas échéant. Annexe 5-A du CCTP : version 4 du 21 juin 2010 page 11 / 11