BP Les équipements technologiques de l'administration. Mme Calais, Rapporteur de la commission «Finances, administration générale et économie»

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1 Direction Informatique et Réseaux Direction 27DEPARTEMENT DES VOSGES Extrait des délibérations du Conseil général Réunion du 19 janvier 2015 BP 2015 Les équipements technologiques de l'administration Mme Calais, Rapporteur de la commission «Finances, administration générale et économie» RAPPORT DE M. LE PRESIDENT COMMISSION(S) COMPETENTE(S) : Finances, administration générale et économie AVIS TECHNIQUES : AVIS BUDGETAIRE :

2 EXPOSE DU PRESIDENT DU CONSEIL GENERAL Le Système d Information, constitué et organisé autour d un ensemble d outils informatiques mis à disposition des agents, permet le traitement des informations nécessaires à la réalisation des missions du Conseil général des Vosges. Il était constitué en 2014 de : 1651 postes de travail, 310 imprimantes, 135 copieurs et plus de 60 applications «métier». Il s ouvre désormais sur l extérieur, en proposant aux Vosgiens des services en ligne, qui sont interconnectés avec nos applications internes. 1. Les postes de travail et les imprimantes Le premier plan de renouvellement s achève, avec une moyenne de 400 postes de travail remplacés chaque année et le retrait de 620 imprimantes individuelles avec la mise en place de pools d impression mutualisés, dans un objectif de rationalisation des dépenses de fonctionnement. Un nouveau plan pluriannuel est mis en place à compter de 2015 et se poursuivra jusqu en L objectif est de renouveler les postes de travail au cours de leur 6 ème année d utilisation. En 2015, ce plan d équipement prévoit ainsi le renouvellement de 340 postes de travail, le déploiement de 21 centres d impression et la poursuite de l installation des nouvelles versions des logiciels bureautiques. Le renouvellement de ces matériels représente un coût de ( pour les postes de travail, pour les copieurs et pour les divers périphériques) auxquels s ajoutent de contrats de licences pour les logiciels liés au poste de travail (système, suite de logiciels bureautiques, antivirus, messagerie et outils de communication, inventaire, prise en main à distance ). 2. Les applications «métier» Concernant les applications «métier», seront dédiés au maintien de la couverture fonctionnelle actuelle du Système d Information et de son évolution. Le périmètre applicatif couvre 60 applications «métier», les sites web, les outils collaboratifs et les logiciels bureautiques. Il est nécessaire de faire évoluer les logiciels pour s'adapter aux nouveaux besoins de la collectivité, et inscrire des projets de modernisation incluant la dématérialisation et le développement de services en ligne déjà engagé avec les transports scolaires et la gestion de la «carte ZAP» en ligne. Ces deux projets ont permis respectivement à l ensemble des collégiens vosgiens de faire leur demande de carte de transports scolaires via internet depuis la rentrée 2014 et à plus d un bénéficiaire sur deux d acquérir et de payer en ligne leur carte. Le processus de dématérialisation sera poursuivi notamment par l extension de l outil de «GED courrier» au sein des services et par la dématérialisation des pièces justificatives comptables (PES V2).

3 Par ailleurs, dans le cadre de la stratégie engagée en 2013 en coordination avec la Direction de la Communication, les sites web tels que feront l objet d un nouveau développement en interne, et seront hébergés sur la plate-forme du Conseil général. Ces choix ont permis de limiter les frais qui étaient engagés sur les exercices précédents pour le recours à des prestations externes. Les autres projets prévus pour l exercice 2015 concernent la modernisation du système d information des archives, la gestion des délibérations et le renouvellement du système d information des ressources humaines. Par ailleurs, certaines applications déployées depuis plus d une dizaine d années atteignent des limites fonctionnelles et/ou techniques. Ces applications seront migrées vers de nouvelles technologies, dans un objectif de moderniser les systèmes actuels et de proposer de nouveaux services, pour un coût de C est le cas, en particulier, du logiciel d aide sociale regroupant 600 utilisateurs, dont la migration vers la version web est poursuivie. 3. Les infrastructures techniques La dernière phase du plan de déploiement de la téléphonie sur IP (téléphonie s appuyant sur le réseau informatique) se traduit par l acquisition de téléphones pour 36 sites distants, permettant d aboutir à une plate-forme téléphonique homogène sur l ensemble des sites du département et de bénéficier des gains liés à la téléphonie sur IP : une économie sur les coûts de communication, de l ordre de 20 %, correspondant à tous les appels internes au réseau et des fonctionnalités plus étendues bénéficiant à l ensemble des usagers (répondeur, renvoi, filtrage ). L'achèvement de ce déploiement nécessite de crédits. Par ailleurs, il est nécessaire de faire évoluer 110 équipements actifs réseaux acquis en 2008, qui assurent le transit des flux informatiques entre tous les sites du département et depuis 2014, les flux téléphoniques sur 26 des 62 sites distants. L objectif est de répondre aux besoins croissants d échange de données informatiques (mails, logiciels, accès internet ) et d apporter des garanties de disponibilité et de stabilité du réseau, support des flux téléphoniques. Le projet, réparti sur deux années, verra le renouvellement des équipements réseaux centraux en 2015, pour un montant de et le changement des équipements actifs secondaires début Enfin, une opération d urbanisation du système d information a été engagée, début 2013, dans une optique de rationalisation des ressources (serveurs, bases de données) et de réduction des coûts. Les principales applications «métier» (gestion financière, aides sociales, transports scolaires ) ont ainsi évolué avec un socle technique unique composé de deux types de base de données, qui supportera à terme l ensemble des logiciels. L évolution de l infrastructure (gestion du stockage et systèmes) représente en 2015, un coût de

4 4. L imprimerie et le matériel vidéo S agissant du matériel d imprimerie, l achat de destructeurs de papier et l acquisition des petits matériels d impression sont prévus en 2015 pour un montant de Pour ce qui concerne le matériel audiovisuel, il est proposé de doter la ligne dédiée à l acquisition de matériel audiovisuel pour les besoins des services (vidéoprojecteurs ) à hauteur de Parallèlement, il est envisagé de procéder au remplacement du système de conférence installé dans la salle des délibérations de l Hôtel du Département. Ce matériel, installé en 2002, montre de sérieux signes de faiblesse. En effet, certains postes de conférence utilisés régulièrement par les Conseillers généraux dysfonctionnent. Il est, par conséquent, indispensable compte tenu notamment du prochain renouvellement de l Assemblée départementale, d assurer le bon fonctionnement de l ensemble du dispositif, y compris sur les postes actuellement inutilisés. Le coût estimé pour le remplacement complet de l actuelle installation s élève à hors taxes. Au vu de ce montant, il est proposé de prévoir une première enveloppe de en 2015 pour permettre, si cela est techniquement possible, une première tranche fonctionnelle et, en tout état de cause, de remplacer dans un premier temps le matériel défectueux. 5. Les frais d insertion Il est nécessaire de prévoir un crédit de au titre de la publication réglementaire des avis de marchés relatifs à l ensemble de ces projets. Les budgets nécessaires pour la réalisation de ces actions : - Acquisitions et renouvellements de matériels informatiques Acquisition de matériels d imprimerie Matériels pour l audiovisuel Logiciels et licences Réseau, téléphonie et matériels radio Gestion des serveurs (sauvegarde et sécurité) Frais d insertion Total :

5 DETAIL DES INSCRIPTIONS BUDGETAIRES Chapitre Nature Fonction Intitulé de l'action CA 2013 Voté 2014 Propositions Acquisitions et renouvellements de matériels informatiques , , , Acquisition de matériels d imprimerie , , , Matériels pour l audiovisuel , , , Logiciels et licences , , , Réseaux, téléphonie et matériels radio , , , Systèmes matériels, serveurs, sauvegarde, sécurité , , , Frais d insertion 8 316, , ,00 TOTAL ,00 DECISION DU CONSEIL GENERAL EN ASSEMBLEE PLENIERE J ai l honneur de vous demander de bien vouloir délibérer à ce sujet et, en cas d accord, de ratifier les inscriptions budgétaires correspondantes, pour un montant de RAPPORT DE LA COMMISSION Après en avoir délibéré, la Commission «Finances, administration générale et économie», à l unanimité des membres présents ou représentés, vous propose de voter les crédits de pour les équipements technologiques de l administration constitués d un ensemble d outils et d équipements informatiques, ainsi que du matériel d imprimerie et d audiovisuel pour RESUME DE LA DELIBERATION Après lecture de l avis de la Commission, l Assemblée départementale adopte, à l unanimité, les propositions contenues dans le rapport. Le Président,