MEMOIRE THEME: Présenté et soutenu publiquement le 12 novembre 2012 à Dakar-Sénégal Par: Dr Kokoè M. F. A. KOUEVI

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1 CENTRE AFRICAIN D ETUDES SUPERIEURES EN GESTION INSTITUT SUPERIEUR DE MANAGEMENT DE LA SANTE (ISMS) DESS GESTION DES SERVICES DE SANTE OPTION : GESTION DES PROGRAMMES DE SANTE 22 eme PROMOTION/ ( ) MEMOIRE THEME: CONTRIBUTION A L AMELIORATION DE LA QUALITE DES DONNEES DU SYSTEME D INFORMATION SANITAIRE A LA DIVISION DE LUTTE CONTRE LE SIDA ET LES IST (DLSI) AU SENEGAL Présenté et soutenu publiquement le 12 novembre 2012 à Dakar-Sénégal Par: Dr Kokoè M. F. A. KOUEVI Composition du jury: Président : Amani KOFFI, Docteur en Economie, Directeur de l ISMS Directrice de mémoire : Kady SECK DIOP, Médecin-Pédiatre, Enseignante au CESAG Juge : Boubacar WADE, Professeur-Général des Armées

2 TABLES DES MATIERES TABLES DES MATIERES... i DEDICACES... v REMERCIEMENTS... vi SIGLES ET ABREVIATIONS... vii TABLE DES FIGURES ET DES TABLEAUX... viii INTRODUCTION... 1 PREMIERE PARTIE: ANALYSE SITUATIONNELLE ET CADRE THEORIQUE DE L ETUDE... 3 CHAPITRE 1: ANALYSE SITUATIONNELLE Environnement externe de la Division de Lutte contre le sida et les IST (DLSI) Situation géographique du Sénégal Organisation administrative du Sénégal Situation économique du Sénégal Organisation du système de santé du Sénégal Système national d information sanitaire du Sénégal Environnement interne de la DLSI Composition de la DLSI Missions de la DLSI Partenaires techniques et financiers de la DLSI Identification et priorisation des problèmes Identification des problèmes Priorisation des problèmes Formulation du problème Ampleur du problème Conséquences du problème CHAPITRE 2: CADRE DE L ETUDE Problématique Justification de l étude Intérêt de l étude Cadre conceptuel CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page i

3 2.2.1 Définition des concepts Les modalités du recueil d information Circuit de l information Notion d indicateur Description des composantes du système d information sanitaire (SIS) Qualité des données DEUXIEME PARTIE: METHODOLOGIE ET PRESENTATION DES RESULTATS DE L ETUDE CHAPITRE 3: METHODOLOGIE Type d étude Déroulement de l étude Population d étude Echantillonnage Choix des sites Choix des indicateurs Période de l étude Méthode et outils de collecte des données Revue documentaire Entretien Vérification de la qualité des données dans les documents sources au niveau des sites sélectionnés Méthode d analyse des données Limites de l étude CHAPITRE 4: PRESENTATION ET ANALYSE DES RESULTATS Caractéristiques de la population d étude Fonction occupée et profil Ancienneté au poste Formation en SIS Supervision Organisation du système de production Critères et outils d évaluation de la qualité des données Circuit de l information Type de SIS Formulaire de collecte et sauvegarde des données CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page ii

4 4.2.5 Nombre de personnes chargées du SIS sur les sites Nombre de personnes dans le bureau Conditions de travail Outils de collecte des données Formation à l utilisation des outils Supervision formative Qualité des rapports Exactitude des données Complétude des rapports Promptitude des rapports Gestion des données Lieu de sauvegarde des données Confidentialité des données Feed-back TROISIEME PARTIE: DETERMINATION DES CAUSES, IDENTIFICATION DES SOLUTIONS ET LEUR PRIORISATION CHAPITRE 5: DETERMINATION ET PRIORISATION DES CAUSES Détermination des causes Revue de la littérature Différentes causes identifiées par les membres dans notre étude Priorisation des causes CHAPITRE 6: IDENTIFICATION ET PRIORISATION DES SOLUTIONS Identification des solutions Revue de la littérature Les solutions identifiées au cours de l entretien Priorisation et choix de la solution CHAPITRE 7: PLAN DE MISE EN OEUVRE Justification du choix de la solution Objectifs Stratégies Activités Cadre logique Plan d action annuel Chronogramme des activités CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page iii

5 7.8 Budgétisation Evaluation de la mise en œuvre de la solution RECOMMANDATIONS CONCLUSION BIBLIOGRAPHIE ANNEXES... I ANNEXE 1: Fiche de rapport mensuel de la PTME... I ANNEXE 2: Questionnaire à l endroit de la DLSI... II ANNEXE 3 : Questionnaire à l endroit des producteurs de données au niveau des sites IV ANNEXE 4 : Questionnaire à l endroit des producteurs de données au niveau des sites VI ANNEXE 5 : Questionnaire à l endroit du pharmacien... VIII CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page iv

6 DEDICACES Mon DIEU. Toi qui as planifié chaque instant de ma vie je te rends grâce mon SEIGNEUR et mon DIEU. Je te prie de trouver ta demeure dans mon être, dans mon foyer, dans ma famille et dans tous ceux qui me sont chers. Il est digne de te louer, de t adorer, et de t élever car Tu m as assistée durant les moments difficiles. Je dédie ce travail à: A mes parents Antoinette et Nicolas KOUEVI, recevez le fruit de votre labeur. Vous m avez inculqué les vraies valeurs du travail de cette vie. Sachez que vous resterez toujours dans mon cœur. Que Dieu vous bénisse. A mes frères, Jean-camille et Eric, vous qui étiez fiers de ma réussite à ce concours, recevez à présent le fruit de votre soutien. Demeurons unis dans l Amour de Dieu. A ma sœur Christelle, c est à toi que je dois ce diplôme car sans ta dévotion et ton soutien, je n y serai pas arrivée. Je t aime ma sœur chérie. Que cet amour qui nous unit demeure à jamais. A la famille AHIATSI, plus particulièrement à ma sœur Eléonore, je te dois ce diplôme car c est grâce à toi que j ai passé ce concours. Je vous dis merci, merci pour tout. Puisse Dieu vous bénir. Enfin à mon tendre fiancé Bertrand, tu n as cessé de m encourager et de me soutenir tout au long de cette formation. Merci. Je te porte dans mon cœur à jamais. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page v

7 REMERCIEMENTS A Docteur Khady SECK DIOP, Pédiatre, Enseignante associée au CESAG Pour votre aimable simplicité, votre courtoisie, votre dynamisme et votre souci de transmettre aux autres vos connaissances. Nous sommes sensible à l honneur que vous nous faites en acceptant de nous encadrer malgré vos occupations multiples. Vous resterez toujours un modèle pour nous. Que la grâce divine abonde dans votre vie. A Docteur Abdoulaye S. WADE, Directeur de la DLSI Pour votre soutien et vos qualités de leader, merci de nous avoir accepté parmi vous. A Docteur Karim DIOP, Coordinateur d ESTHER à la DLSI Pour votre Générosité et le temps que vous nous avez accordé tout au long de notre stage puisse DIEU vous bénir. Aux responsables de l ISMS notamment son Directeur Dr Amani KOFFI. Aux assistantes de programmes de l ISMS, Mme Fatoumata GUEYE et Astou LO. Aux enseignants qui ont contribué à la formation du DESS en Management des Services de Santé. A Monsieur Moussa YAZI, Directeur de l Institut Supérieur de Comptabilité, de Banque et de Finance du CESAG Pour vos conseils et orientations qui m ont été d un grand soutien. A l équipe du bureau de suivi-évaluation Pour vos gentillesses, vos simplicités et vos soutiens. A toute la 22 e Promotion, merci pour les moments formidables que nous avons passés ensemble. Mes remerciements vont également à l endroit de tous ceux qui ont participé de loin comme de près à l élaboration de ce mémoire. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page vi

8 SIGLES ET ABREVIATIONS ARV: CESAG: CS: DLSI: ESTHER: FHI: Anti-Retro Viraux Centre Africain d'etudes Supérieures en Gestion Centre de santé Division de Lutte contre le SIDA et les IST Ensemble pour une Solidarité Thérapeutique Hospitalière en Réseau Family Health International IST: LBV: OMS: Infection Sexuellement Transmissible Laboratoire de Bactériologie Virologie Organisation Mondiale de la Santé ONUSIDA: Organisation des Nations Unis pour le SIDA PIB: PNA: PNUD: PRA: PVVIH: SIDA: SIS: SNIS: UNFPA: UNICEF: USAID: VIH: Produit Intérieur Brut Pharmacie Nationale d Approvisionnement Programme des Nations Unies pour le Développement Pharmacie Régionale d'approvisionnement Personne Vivant avec le Virus Immuno-déficience Humaine Syndrome de l Immuno-Déficience Acquise Système d'information Sanitaire Système National d'information Sanitaire United Nations Fund for Population Activities. United Nations Children s Fund (Fonds des Nations Unies pour l Enfance) United State Agency for International Development Virus Immuno-déficience Humaine CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page vii

9 TABLE DES FIGURES ET DES TABLEAUX FIGURES Figure 1: carte du Sénégal avec les 14 régions... 4 Figure 2: Organigramme relationnel du SNIS... 8 Figure 3: Organigramme de la DLSI Figure 4: Les partenaires de la DLSI Figure 5:Circuit de l'information générale Figure 6: Diagramme d'ishikawa Figure 7: Fréquence relative Figure 8: Diagramme de Pareto TABLEAUX Tableau I : Les partenaires de la DLSI Tableau II: Priorisation des problèmes Tableau III: Déroulement des activités Tableau IV: Fonction des responsables Tableau V: Ancienneté au poste Tableau VI: Exactitude des données Tableau VII: Exactitude des données au niveau supérieur Tableau VIII: Complétude des rapports Tableau IX: Promptitude des rapports Tableau X: Priorisation des causes Tableau XI: Hiérarchisation des causes Tableau XII: Priorisation des solutions Tableau XIII:Cadre logique Tableau XIV:Plan d'action annuel Tableau XV: Chronogramme des activités Tableau XVI: Budgétisation Tableau XVII:Evaluation de la mise en œuvre de la solution CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page viii

10 INTRODUCTION CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI

11 Le VIH/sida a largement dépassé le cadre de la santé publique pour devenir un véritable problème de développement socio-économique, à cause de son impact négatif sur l'espérance de vie, sur les taux de morbidité et de mortalité. Il entraîne de ce fait la dégradation des conditions de vie des populations touchées. Aujourd'hui, la stratégie sectorielle de santé actualisée est portée à l'horizon Son but est de renforcer le système de santé; et son objectif est d'améliorer l'état de santé des populations par l'accroissement de l'accessibilité aux soins intégrés et de qualité pour l'ensemble de la population. La politique de santé Sénégalaise trouve son fondement dans sa constitution qui garantit le droit à la santé en son article 8. Elle dispose en son article 17: «L Etat et les collectivités publiques ont le devoir de veiller à la santé physique et morale de la famille et, en particulier, des personnes handicapées et des personnes âgées. L Etat garantit aux familles en général et à celles vivant en milieu rural en particulier l accès aux services de santé et au bien-être» (PNDS Sénégal ). Cette politique de santé s articule autour des points suivants: l accès aux soins de santé de qualité garanti à toute la population quel que soit le statut socioéconomique; l approfondissement de la décentralisation et de la gouvernance sanitaire locale; la promotion de la couverture de l assurance du risque maladie; la protection des groupes vulnérables; le renforcement du partenariat public-privé; la promotion de la multisectorialité; l alignement de l aide extérieure aux priorités sanitaires nationales; et la culture de la gestion axée sur les résultats. Ainsi, pour être efficaces et opportunes, les décisions doivent s'appuyer sur des données complètes, fiables et pertinentes. Ce qui justifie la nécessité de disposer d'un bon système d'information sanitaire devant aider les décideurs à la prise de décision. Le Sénégal à l instar des autres pays africains a un Programme National multisectoriel de Lutte contre le sida (PNLS) coordonné par la Division de Lutte contre le sida et les IST (DLSI). Au sein de cette division, l unité qui nous a accueilli a pour mission d assurer le suivi et l évaluation des activités dans les formations sanitaires; de veiller à l exécution des activités de surveillance épidémiologique et comportementale en rapport avec les IST, le VIH et le sida; de coordonner, d appuyer et de promouvoir les activités de recherche. Le suivi est basé sur un système de gestion de données comprenant le recueil et la collecte régulière des données à partir de supports standardisés. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 1

12 Afin, de réaliser les revues et les rapports d activités, l unité de suivi-évaluation a besoin des données collectées, compilées et analysées qui lui parviennent des niveaux inférieurs (districts, régions). Cependant la DLSI est très souvent confrontée à un manque de qualité des données. Les causes de ce manque peuvent être identifiées dans le remplissage des outils de collecte complexes, dans la prolifération des outils, dans la compilation, dans l analyse, dans la transmission des données Ainsi une donnée de mauvaise qualité véhicule une information erronée qui conduira à des prises de décision inadéquates et inadaptées. Pour remédier à cela il faut veiller à l exactitude, la complétude et la promptitude des rapports aux différentes étapes des composantes du système d information sanitaire. Notre étude intitulée «Contribution à l amélioration de la qualité des données du système d information sanitaire à la Division de Lutte contre le sida et les IST au Sénégal» a pour but de rendre compte de cette situation et d en proposer des solutions. Dans une première partie, nous aborderons l analyse situationnelle et le cadre théorique de l étude; ensuite la deuxième partie sera consacrée à la méthodologie et à la présentation des résultats, puis la troisième partie à la détermination des causes, l identification des solutions, leur priorisation, la mise en œuvre de la solution choisie et enfin, nous formulerons des recommandations. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 2

13 PREMIERE PARTIE: ANALYSE SITUATIONNELLE ET CADRE THEORIQUE DE L ETUDE CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI

14 CHAPITRE 1: ANALYSE SITUATIONNELLE Ce chapitre est consacré à la description du Sénégal (source PNDS ), de la Division de lutte contre le sida et les IST (Source : Division de lutte contre le sida et les IST/ portail d information et à la priorisation et au choix du problème. 1.1 Environnement externe de la Division de Lutte contre le sida et les IST (DLSI) Situation géographique du Sénégal La République du Sénégal est située dans la partie la plus occidentale du continent Africain dans la zone soudano-sahélienne comprise entre 12 8 et de latitude Nord et et de longitude Ouest. D une superficie de km2, le Sénégal est limité au Nord par la République Islamique de Mauritanie, à l Est par le Mali, au Sud par la République de Guinée et la Guinée Bissau et, à l Ouest, il est ouvert sur l Océan Atlantique avec 700 Km de côte. Sa pointe Ouest est la plus Occidentale de toute l Afrique Continentale. La Gambie qui est une enclave de terre sur le cours inférieur du fleuve du même nom, est située entre les régions de Kaolack et Kaffrine au Nord et de Ziguinchor, Sédhiou et Kolda au Sud. Sa population en 2008 est de 11,6 millions d habitants avec une densité moyenne de 58 habitants/km2; elle est estimée à 12,8 millions en 2012 (PNDS ) Organisation administrative du Sénégal Le Sénégal compte 14 régions, 45 départements, 121 Arrondissements, soit un total de 180 circonscriptions administratives. Avec l adoption de la loi du 22 Mars 1996 portant Code des Collectivités locales, le Sénégal compte trois types de collectivités locales (les régions, communes et les communautés rurales). Il compte 543 collectivités locales réparties comme suit : 113 Communes, 46 communes d arrondissement, et 370 communautés rurales. 1 PNDS CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 3

15 Figure 1: carte du Sénégal avec les 14 régions (Source : plan stratégique ) Situation économique du Sénégal Le Sénégal est classé parmi les pays les plus pauvres du monde. Il occupe le 155 ème rang mondial sur 175 pour l Indice de Développement Humain (PNUD 2011). Sur le plan économique, nous pouvons noter que le secteur primaire continue d impacter négativement la croissance du PIB ces dernières années. Estimé initialement à 4%, le taux de croissance du PIB réel du Sénégal est tombé à 2,6% après le déficit pluviométrique de Les dépenses budgétaires ont, quant à elles, évolué en ligne avec les priorités déclinées dans le Document de Stratégie de Réduction de la Pauvreté (DSRP), avec notamment un accent dans les secteurs sociaux de base (éducation et santé) et les secteurs productifs. En effet, les secteurs de l éducation et de la santé absorbent depuis 2004 plus de 50% du budget de fonctionnement. Cependant, il faut rappeler que conformément aux engagements pris par les Chefs d Etats africains à Abuja en 2000, la part du budget de l Etat allouée à la santé devrait être de 15%, mais actuellement elle est de 10%. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 4

16 1.1.4 Organisation du système de santé du Sénégal Le système de santé du Sénégal se présente sous forme pyramidale à trois niveaux: l échelon périphérique (district), l échelon régional (région médicale) et l échelon central (national).le secteur public côtoie le secteur privé qui comprend 202 cabinets de médecine générale, 144 cabinets de médecine spécialisée, 31 cliniques et un hôpital privé. Des structures privées d'urgences très professionnelles assurent des visites à domicile et le transport des malades et blessés grâce à 6 ambulances médicalisées, 22 médecins; le SUMA (Société d'urgence Médicale et Assistance) possède un parc d'ambulance dont 2 médicalisées ainsi que SOS médecins. La médecine traditionnelle reste le premier recours pour la plupart des Sénégalais - l échelon périphérique correspond au district sanitaire; le district sanitaire est assimilé à une zone opérationnelle comprenant au minimum un centre de santé et un réseau de postes de santé. Il couvre une zone géographique pouvant épouser un département entier ou une partie de département. Chaque district ou zone opérationnelle est gérée par un médecin-chef. Les postes de santé sont implantés dans les communes, les communautés rurales ou les villages et sont gérés par des infirmiers; ils polarisent au niveau rural des infrastructures communautaires (cases de santé et maternités rurales). En 2010, le Sénégal compte 25 hôpitaux, 75 districts sanitaires polarisant, 78 Centres de Santé dont 23 offrent des Soins Obstétricaux d Urgence Complets (SONUC), 1195 postes de santé, 2270 cases de santé et 476 maternités rurales. - l échelon régional qui correspond à la région médicale comprend 14 régions médicales. C est la structure de coordination du niveau régional ou intermédiaire et elle correspond à une région administrative. Elle est dirigée par un médecin de santé publique qui est le principal animateur de l équipe cadre composée de l ensemble des chefs de service rattachés à la région médicale. Au niveau de chaque région, la référence régionale est représentée par un hôpital ou établissement public de santé (EPS) de niveau 2. Le Ministère de la Santé a initié la signature de «contrats de performance» avec les médecins-chefs de région dans lesquels les indicateurs liés au VIH/sida, le paludisme et la tuberculose occupent une place prépondérante. - l échelon central ou national: il comprend outre le cabinet du ministre, les 7 directions et services rattachés, les 7 hôpitaux nationaux ou établissements publics de santé de niveau 3. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 5

17 En dehors du Plan Elargi de Vaccination (PEV) qui est logé à la Direction de la Prévention Médicale, la Direction de la Santé comprend la Division sida/ist, le Programme National de lutte contre la Tuberculose (PNT) et le Programme National de Lutte contre le Paludisme (PNLP). La Pharmacie Nationale d Approvisionnement (PNA), érigée en Etablissement Public de Santé (EPS), est chargée de l achat des médicaments et produits sur le marché international, de la gestion et de la distribution au niveau périphérique par l intermédiaire des Pharmacies Régionales d Approvisionnement (PRA). Le Sénégal a mis en place un système de référence et de contre référence basé sur le système pyramidal pour l orientation des malades et le transfert d informations sanitaires entre le niveau périphérique (Poste de Santé et Centre de Santé) et les structures hospitalières. L hôpital régional offre des soins tertiaires et constitue la référence pour les districts. Il dispose de services de médecine, de gynéco obstétrique et de pédiatrie pouvant prendre en charge les cas de maladie liée au sida. Au niveau régional, la prise en charge des patients se fait au niveau de l hôpital régional. Tous les hôpitaux régionaux sont opérationnels pour la prise en charge des PVVIH par les ARV. La Pharmacie Nationale d Approvisionnement (PNA) coordonne les activités liées aux médicaments et réactifs au niveau des structures sanitaires. Elle approvisionne et supervise les pharmacies régionales (PRA) qui jouent le même rôle avec les districts. Les ARV, les médicaments pour la prise en charge des Infections Opportunistes (IO) et les réactifs de dépistage et suivi sont gratuits et intégrés dans le circuit des médicaments essentiels. La PNA s occupe de l approvisionnement des médicaments et leur distribution aux PRA Système national d information sanitaire du Sénégal Le système d information pour la gestion (SIG) est piloté par la Direction des Etudes de la Recherche et de la Planification (DERF) 2. Le SIG comprenait plusieurs composantes dont la surveillance épidémiologique. Il existe des systèmes d information développés par chaque programme selon ses besoins. En 2004 on note la création du Système National de l Information Sanitaire (SNIS). La nouvelle approche consiste à avoir des sous-systèmes rattachés à des directions selon leurs spécificités. 2 Décret nº portant organisation du Ministère de la Santé, de l Hygiène et de la Prévention CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 6

18 Il assure donc une gestion optimale des interfaces des sous-systèmes pour une harmonisation des supports de collecte des données en vue de l obtention d informations fiables, standardisées et représentatives. Le Programme de Développement Intégré de la Santé (PDIS) prévoit le développement et l amélioration du système d information avec un accent particulier sur l utilisation des nouvelles technologies de l information et de la communication. Par ailleurs, le Service National d Information Sanitaire (SNIS) devrait être mieux préparé à prendre en compte les préoccupations des autres secteurs ayant des actions de santé qu il s agisse du secteur privé, des autres ministères, des organisations internationales, etc. Pour cela, la collaboration doit être développée avec les institutions de recherche ou les agences spécialisées dans la statistique et la démographie telles que l Agence Nationale de la Statistique et de la Démographie (ANSD). Le circuit de l information s inscrit dans la démarche naturelle de la structure pyramidale. Les données sont recueillies quotidiennement dans les structures de soins. Périodiquement ces données sont compilées dans les rapports d activités qui sont transmis au niveau district. A ce niveau, les différents rapports sont rassemblés, et analysés. Les données compilées que ce soit manuellement ou sur support informatique sont ensuite transférées vers la région. Un travail identique à celui des districts est réalisé à ce niveau afin d assurer le transfert des informations jusqu au niveau national. C est au niveau national de transmettre les données au SNIS. Le schéma suivant montre le mécanisme de coordination des différents acteurs du SNIS du Sénégal. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 7

19 CABINET Ministère de la Santé Région médicale SSP/BRISE SNIS Bureau statistique sanitaire Direction et services centraux Chargé suivi/évaluation District Sanitaire SSP/équivalent Programmes prioritaires Chargé suivi/évaluation Etablissements publics de santé Bureau suivi/évaluation Structures privées et parapubliques Figure 2: Organigramme relationnel du SNIS (source SNIS/Ministère de la santé Sénégal 2011) CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 8

20 1.2 Environnement interne de la DLSI 3 Historique 4 L Etat sénégalais s est très tôt impliqué dans la lutte contre l épidémie. Depuis 1986, un dispositif de lutte contre l épidémie est effectif et se caractérise aujourd hui par la mise en œuvre d une politique alliant mesures de prévention et de prise en charge des personnes touchées. Les stratégies de prévention tournent autour de la prévention de la transmission sexuelle, la sécurité transfusionnelle, la gestion des accidents d exposition au sang, la prévention de la transmission Mère-Enfant, le dépistage volontaire et gratuit. Ces stratégies de prévention sont accompagnées d une politique de prise en charge médicale, psychosociale, nutritionnelle et d activités en direction des orphelins et enfants vulnérables (OEV). En 1998, grâce à un partenariat avec l ANRS, l OMS et FHI/USAID, le Sénégal avait été l un des premiers pays africains à mettre en place une Initiative d Accès aux ARV financé par l Etat (ISAARV: Initiative Sénégalaise d Accès aux ARV). Depuis 2001, ce programme a entamé un processus de décentralisation avec l objectif de mettre personnes sous ARV en La gratuité des traitements ARV a été décidée par le Président de la République en décembre La Division de lutte contre le sida et les IST a été créée au sein de la Direction de la Santé par décret n du 14 novembre 2004 portant organisation du Ministère de la Santé et de la Prévention Médicale. Elle a pour mission de coordonner l exécution des stratégies et activités médicales du Programme National multisectoriel de Lutte contre le sida et les IST Composition de la DLSI Elle comprend quatre bureaux et deux services supplémentaires: Le bureau de la Prévention médicale, Le bureau de la Surveillance Epidémiologique, et suivi-évaluation, Le bureau de la Prise en Charge, Le bureau des Infections Sexuellement Transmissibles, Le service de gestion pharmaceutique, 3 Source :Division de lutte contre le sida et les IST/ portail d information 4 Rapport de mission de AIDES Sénégal (12 au 16 juin 2006) CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 9

21 Le service administratif et financier. Les bureaux et les services sont appuyés par le secrétariat, la cellule de communication et le service d appui. Pour mener à bien ses activités, la Division sida/ist travaille en collaboration avec d autres départements du Ministère de la Santé, les structures spécialisées, d autres ministères et les partenaires. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 10

22 CELLULE COMMUNICATION DIVISION sida/ist SECRETARIAT BUREAU PREVENTION - U1 Sécurité Transfusionnelle - U2 AES - U3 PTME - U4 IEC BUREAU INFECTIONS SEXUELLEMENT TRANSMISSIBLES - U1 PEC IST Population générale - U2 PEC IST Groupes vulnérables BUREAU SURVEILLANCE EPIDEMIOLOGIQUE SUIVI EVALUATION RECHERCHE - U1 Surveillance Epidémiologique - U2 Suivi/évaluation Assurance Qualité - U3 Recherche BUREAU PRISE EN CHARGE - U1 PEC Médicale - U2 PEC Nutritionnelle - U3 PEC Psychosociale SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER - Gestion des Ressources Financières, Humaines, Matérielles SERVICE PHARMACEUTIQUE - U1 Gestion Médicaments et Substituts de lait - U2 Gestion réactif Équipements et Produits de laboratoire - U3 Gestion préservatif - U5 CDV et SDV SECRETARIAT SECRETARIAT SECRETARIAT Service d appui (Chauffeurs, Agents d entretien, Gardiens) Figure 3: Organigramme de la DLSI (Source: Présentation de la DLSI 2010 document interne de la DLSI/ ) CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 11

23 Autres départements de la Santé Appui Technique - PNA - DSR/PNT - SNIS DLSI Autres Ministères Partenaires (USAID, Esther, UNFPA, OMS, FM ) Appui Technique Appui Technique et Financier Structures Spécialisées - Clinique IST/Labo - Labo Bactério-Virologie HALD - CMI / Hôpital de Fan - CNTS, CGO/HEAR - Clinique Psychiatrique - Laboratoire de Contrôle des médicaments Appui Technique Figure 4: Les partenaires de la DLSI (Source: Présentation de la DLSI 2010 document interne de la DLSI CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 12

24 1.2.2 Missions de la DLSI La Division de lutte contre le sida et les IST exécute ses missions à travers les différents bureaux et services. a) Bureau de la surveillance épidémiologique, suivi-évaluation et de la recherche Le bureau comprend les composantes suivantes : - Le suivi/évaluation; - La surveillance épidémiologique; - La recherche. Il a pour mission de : Assurer le suivi et l évaluation des activités; Veiller à l exécution des activités de surveillance épidémiologique et comportementale en rapport avec les IST, le VIH et le sida; Coordonner, appuyer et promouvoir les activités de recherche. Il intervient également dans la gestion des données par un système de suivi qui est basé sur le recueil et la collecte régulière des données à partir de supports standardisés. Ainsi le rapport des activités de prévention, de prise en charge aux niveaux des structures sanitaires est envoyé soit directement à la DLSI, soit au CNLS. Le bureau rédige alors un rapport annuel, des revues semestrielles grâce à ces données collectées. Il rend également des comptes aux bailleurs en leur transmettant les données traitées. Aussi, le bureau de suivi-évaluation fait souvent des descentes sur le terrain pour la collecte active des données à cause de la rétention des données que connait le système d information sanitaire depuis L évaluation est basée sur l analyse de différents indicateurs (de processus, de résultats, et d impact), grâce aux données obtenues à partir de la supervision, de l analyse des rapports d activités, des résultats de recherche ou d enquête. La surveillance permet de mesurer la prévalence du VIH dans les groupes cibles. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 13

25 Les interventions sont : Elaboration et validation des outils de gestion de données; Formation des gestionnaires de données IST/sida, des régions médicales, des hôpitaux et des districts; Surveillance sentinelle du VIH, surveillance comportementale du VIH, enquête de prévalence des IST et du VIH chez les MSM, enquête nationale de surveillance combinée biologique et comportementale, la surveillance de la résistance des germes aux antirétroviraux (ARV); Recherche dans le domaine du VIH. Actuellement, les orientations en matière de recherche mettent l accent dans le cadre de la décentralisation sur: - Le suivi biologique des personnes vivant avec le VIH; - L accélération de la prise en charge pédiatrique; - La recherche des perdus-de-vue ; - L intégration Tuberculose/VIH (TB/VIH); - La prise en charge nutritionnelle des personnes vivant avec le VIH. Il a pour mission de : b) Bureau de la Prise en Charge Définir et veiller au respect des normes de prise en charge médicale, psychosociale et nutritionnelle des adultes et enfants vivant avec le VIH (PVVIH); Superviser et coordonner les activités de prise en charge médicale, psychosociale et nutritionnelle des PVVIH. Les interventions du bureau sont : Elaboration, reproduction et diffusion de documents de référence; Prise en charge des personnes vivant avec le VIH, et la coinfection TB/VIH CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 14

26 Formation des médecins, pharmaciens, sages-femmes, travailleurs sociaux, infirmiers Supervisions formatives de tous les sites de prise en charge. c) Bureau de la Prévention Il a pour mission de : Définir et veiller au respect des normes de la prévention de la transmission mère enfant du VIH, du conseil et dépistage volontaire, de la prévention et la prise en charge des personnes vivant avec le VIH, de la prévention et la prise en charge des infections sexuellement transmissibles; Définir et veiller à la sécurité transfusionnelle en rapport avec le VIH en collaboration avec le Centre National de Transfusion Sanguine; Organiser, coordonner et superviser les activités de prévention. Les stratégies d intervention du bureau sont les suivantes: Elaboration, reproduction et diffusion de documents de référence; Elaboration, reproduction et diffusion de supports promotionnels tels que les tee-shirts, les casquettes, les calendriers, les agendas. Formation des médecins, des sages-femmes, des infirmiers, des assistants sociaux, des techniciens de laboratoire, des relais communautaires; Supervisions formatives de tous les sites CDV, PTME. d) Bureau des Infections Sexuellement Transmissibles (IST) Il a pour mission de : Définir et Veiller au respect des normes de prise en charge des Infections Sexuellement Transmissibles (IST); Coordonner et superviser les activités de prise en charge et de prévention des IST classiques; Coordonner les activités du suivi des travailleuses du sexe; Coordonner et superviser les activités de prise en charge des Men having Sex with Men (MSM) et autres groupes vulnérables. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 15

27 Les stratégies d intervention du bureau sont les suivants: Elaboration de documents de référence; Formation des médecins, des sages-femmes, des infirmiers, des techniciens de laboratoire, des assistants sociaux, des pairs éducateurs Supervision et appui en médicaments IST des sites, des centres e) Service Administratif et Financier Le Service Administratif et Financier s occupe de la gestion du personnel et de la gestion financière des activités de la division sida /IST. Il a pour mission de : Elaborer et respecter les procédures administratives et financières; Elaborer et suivre les différentes requêtes; Gérer la comptabilité des différents financements obtenus; Gérer les immobilisations. f) Service de Gestion Pharmaceutique Le service s occupe de la gestion des ARV, des médicaments contre les infections opportunistes, des réactifs et consommables, des produits laitiers et des préservatifs. Il a pour mission de : Elaborer et diffuser les normes de prise en charge pharmaceutique; Appuyer la gestion des ARV et médicaments contre les infections opportunistes, les réactifs et consommables; Coordonner et superviser les activités de gestion et de dispensation des médicaments, des substituts de lait et des préservatifs; Suivre le processus d acquisition et de distribution des médicaments, des réactifs, des consommables de laboratoire et autres produits pharmaceutiques; Quantifier les besoins en médicaments, réactifs, consommables de laboratoires et autres produits pharmaceutiques; Superviser la gestion des stocks et l utilisation des médicaments au niveau des sites. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 16

28 g) Cellule de Communication La cellule de communication de la DLSI a pour missions de mettre en place des stratégies favorisant la communication interne (membres du service et du secteur,) et externe (autres secteurs, populations, partenaires etc.) à travers : La documentation des différentes interventions; La publication de rapports, bulletins, brochures, dépliants... sur les activités de la DLSI et autres acteurs intervenant dans la lutte contre le sida; La collecte et l'archivage de la documentation du programme afin d'en faciliter l'exploitation; La gestion de la relation avec la presse; L'appui au programme dans l'élaboration de stratégies ou modules d'animation, de diffusion, d'information à l'attention des populations et partenaires; La coordination des activités de temps forts de mobilisation sociale; La gestion d une plateforme de communication regroupant tous les acteurs de la réponse. h) Service d Appui Il s agit d un appui en logistique et ressources humaines tels que les chauffeurs, les coursiers, les véhicules Partenaires techniques et financiers de la DLSI Le tableau ci-dessous résume le domaine et le type d interventions des partenaires techniques et financiers et les bailleurs qui appuient la DLSI dans ses différentes activités. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 17

29 Tableau I : Les partenaires de la DLSI (Source: Présentation de la DLSI 2010 document interne de la DLSI ) Partenaires Types d interventions Domaines d interventions LE FONDS MONDIAL de lutte contre le paludisme, la tuberculose et le VIH Appui technique et financier Approvisionnement, coordination, Renforcement de capacité, supervisions, Suivi/Evaluation, Communication Renforcement du système de santé FHI/USAID Fondation Clinton/UNITAID Appui technique et financier Appui Technique, Financement Ressources humaines, Activités de gestion logistique, dépistage, Formations, supervisions, reproduction de documents, Communication, surveillance UNICEF Appui financier Formations, Approvisionnement des ARV, des réactifs, des médicaments des I.O, et des aliments lactés pour le renforcement nutritionnel Supervisions OMS Appui technique et Financier Appui à la formation et production de supports Suivi évaluation CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 18

30 Partenaires Types d interventions Domaines d interventions Medicos del mundo Appui technique et financier Renforcement de capacité, formations, supervisions Esther PNA Distribution des médicaments Laboratoire National de Contrôle des Médicaments Appui technique et financier Appui technique Appui technique Formation, réhabilitation, achat de matériels et de médicaments Approvisionnement et gestion des ARV, des médicaments contre les I.O, des réactifs et consommables de stockage et laboratoire, Supervision de la gestion des stocks Contrôle de la qualité des ARV UNFPA Financement Approvisionnement en préservatifs USAID Financement Approvisionnement en préservatifs LBV Technique PCR, CD4, Formation et Supervision CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 19

31 1.3 Identification et priorisation des problèmes Identification des problèmes Après notre introduction à l unité de suivi-évaluation nous avons eu des entretiens avec les responsables de l unité qui nous ont permis d identifier les différents problèmes et de les prioriser. Il s agit de: Qualité des données; Retard des données; Prolifération des outils de collecte; Difficulté dans la planification des activités Priorisation des problèmes Afin de prioriser les différents problèmes sus-cités, un certain nombre de critères a été défini à savoir: La gravité du problème; L ampleur du problème; La solvabilité du problème; La perception du problème. La pondération des critères va de 1 à 3 et se présente comme suit: 3 = élevé, 2 = moyen et 1 = faible. Les membres représentent les responsables du bureau de suivi-évaluation et sont au nombre de trois. Le tableau suivant récapitule la priorisation des problèmes. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 20

32 Tableau II: Priorisation des problèmes Problèmes Ampleur Gravité Solvabilité perception Total Rang Qualité des données Retard des données Prolifération des outils de collecte Difficulté dans la planification des activités points 1 er points 2 e points 3 e points 4 e Cependant après priorisation des problèmes, le problème de la qualité des données a été retenu avec un score de 33 points. C est ce qui justifie le choix de notre sujet intitulé «Contribution à l amélioration de la qualité des données du système d information sanitaire à la Division de lutte contre le sida et les IST au Sénégal» Formulation du problème Pour une meilleure prise de décision les données doivent être de qualité. Malheureusement les données qui parviennent à la Division sida-ist ne sont pas toujours de bonne qualité en termes de la non promptitude, d exactitude, et de complétude. Les données constituent donc un intérêt capital dans la production de l'information et la prise de décision pour le bon suivi du Programme VIH/ sida. D où l'importance de mettre en place une véritable base de données pour la gestion du système d'information. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 21

33 1.3.4 Ampleur du problème La DLSI a pour missions de fournir des rapports annuels sur l ensemble de ses activités (prise en charge des PVVIH, prise en charge des IST, PTME ). Pour se faire, elle doit analyser les rapports mensuels et trimestriels envoyés par les différents sites. La DLSI utilise également les données analysées pour d éventuelles prises de décisions. Malheureusement elle est très souvent confrontée à un problème de qualité des données lors des supervisions sur le terrain, lors des revues ou au cours de la restitution des rapports sur les indicateurs par les hôpitaux régionaux. Par exemple au cours de la restitution ou lors des supervisions la DLSI constate que tous les items de la maquette des indicateurs ne sont pas renseignés, certainement parce que les prestataires et collecteurs de données n ont pas rempli correctement les registres et les dossiers des patients. Alors que, la DLSI a l obligation de rendre compte aux bailleurs et aux partenaires au développement en leur transmettant les rapports. Toutefois, la transmission des données non exactes, et non complètes aux partenaires qui sont de plus en plus exigeants en termes de performance et de transparence, peut lui faire perdre sa crédibilité. Cependant, aucune étude n a encore été réalisée sur la qualité des données à la DLSI. Bien que, le système d information sanitaire de routine, est l une des principales sources de données il est malheureusement le maillon faible du système de santé Conséquences du problème Les producteurs des données du niveau périphérique sont souvent débordés par la diversité des outils de collecte des différents programmes qu ils doivent remplir. Cette surcharge de travail est responsable de retard dans la transmission des rapports au niveau régional. Lorsque les données au niveau régional ne sont pas promptes, ceci aura une répercussion sur la prise de décision au niveau national. Ainsi la mauvaise qualité des données va aboutir à une utilisation erronée de l information, et donc à une mauvaise prise de décision ou absence de prise de décision. Ces décisions prises seront inadéquates pour la santé des populations. De plus, la non utilisation de l information et l absence de feed-back auprès des collecteurs de données seront source de démotivation. En conséquence le système de santé et le SNIS seront non performants. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 22

34 CHAPITRE 2: CADRE DE L ETUDE Ce chapitre place notre étude dans son contexte en justifiant le problème de la qualité des données et en définissant les concepts. 2.1 Problématique Justification de l étude Bien que de nombreuses études aient été réalisées sur la pandémie du VIH/ sida, à la DLSI aucune étude n a été réalisée sur la qualité des données pourtant on sait bien combien est important une bonne prise de décision basée sur des informations produites par un système d information sanitaire performant. Devant l ampleur du problème de la mauvaise qualité des données qui perdure et dont souffre la DLSI, il est donc important de se pencher sur la question afin d identifier les différentes causes de mauvaise qualité des données et de résoudre le problème. C est ce qui justifie notre étude qui porte sur: «La contribution à l amélioration de la qualité des données du système d information sanitaire à la DLSI au Sénégal» Intérêt de l étude Pour le Ministère de la Santé Cette étude vise à analyser la qualité des données dans le système de santé à travers une analyse descriptive et une critique de son système d information sanitaire. Elle va permettre au Ministère d avoir une bonne visibilité pour une utilisation adéquate de l information pour une meilleure prise de décision. Pour la division A l aide de notre étude, la DLSI pourra mettre en place des actions concrètes permettant l amélioration de la qualité des données. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 23

35 Pour le CESAG Cette étude va permettre de renforcer sa base de données en SIS, et de faire la promotion du CESAG sur le plan international. Pour le stagiaire Elle permet de répondre aux exigences de l Institut Supérieur de Management de la Santé (ISMS) qui est de rédiger un mémoire de résolution des problèmes à la fin de la formation. De plus ce mémoire permet de confronter la théorie à la pratique Objectif général Contribuer à l amélioration de la qualité des données du système d information sanitaire à la Division sida-ist Objectifs spécifiques -Analyser la qualité des données à la DLSI; -Décrire l organisation du système de production des données; -Vérifier l exactitude des données; -Apprécier la promptitude des rapports; -Apprécier la complétude des rapports et; -Proposer des solutions pour la résolution des problèmes éventuels identifiés. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 24

36 2.2 Cadre conceptuel Définition des concepts Le système: C est un ensemble d éléments interdépendants qui travaillent ensemble pour atteindre un même but. Le système de santé: Il inclut toutes les personnes et toutes les activités dont le but principal est de promouvoir ou restaurer la santé (OMS). Les données: Ce sont des faits bruts (non traités) collectés formant les bases de notre connaissance. L information: C est un ensemble de données traitées portant sur un sujet précis et présentées dans un contexte particulier. Le système d information: «est un système qui produit un soutien informationnel spécifique au processus de prise de décisions à chaque niveau d une organisation» (Hurtubise, 1984). Le système d informations sanitaire (SIS): «est un système qui produit un soutien informationnel spécifique au processus de prise de décisions à chaque niveau du secteur de la santé». C est l ensemble des dispositions nécessaires pour l organisation de l information sanitaire recueillie «en routine» dans les formations sanitaires. Le système d information pour la gestion (SIG): C est la traduction du terme anglais «Health Management Information System» (HMIS); il insiste sur le fait que les systèmes d information sont destinés également à apporter une aide à la gestion du système de santé Les modalités du recueil d information On distingue: Le recueil en routine où l enregistrement est continu et chaque phénomène ou évènement observé est enregistré au moment où il se présente en générant une information. Le recueil ponctuel où l enregistrement des évènements observés est réalisé lors d une étude limitée dans le temps, mais peut être répétée périodiquement; par exemple une enquête réalisée sur un échantillon. 5 Altilia J.P et col. Système d information sanitaire, 2ème édition (Harmattan) CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 25

37 Cependant, les bases du recueil des informations peuvent être variables, selon que les informations sont collectées dans toutes les formations sanitaires, sur une base sélective (site sentinelle, enquêtes sur échantillon), ou à partir de services spécifiques du ministère de la santé ou d autres administrations ou organisations (données démographiques, enquêtes socio sanitaires) Circuit de l information Dans un SIS, les informations recueillies doivent d abord être utilisées sur place pour d éventuelles prises de décisions. Les procédures prévoient la remontée des informations vers les niveaux supérieurs de la pyramide sanitaire (les postes de santé envoient au centre de santé ou district, les centres de santé au niveau régional et le niveau régional au niveau national). La retro-information ou le feed-back du résultat des analyses de ces données se fait vers les niveaux inférieurs. En effet, la qualité de l information fournie par une étape dépend non seulement de la qualité du traitement qui y est réalisée, mais aussi de la qualité de l information de base fournie par l étape précédente. Le dysfonctionnement d une étape entrave sur toutes les étapes suivantes. Ainsi chaque acteur du système doit être conscient de l importance du rôle qu il joue et de l impact que peut avoir la moindre défaillance. Le schéma suivant montre la synthèse de l échange d informations dans la pyramide sanitaire de façon générale. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 26

38 Figure 5:Circuit de l'information générale (source SNIS/ Ministère de la santé) Notion d indicateur a) Définition d un indicateur Un indicateur est une information qui fournit une indication pour la prise d une décision. C est une mesure qui décrit l état ou le changement d état par comparaison dans le temps d une personne, d un objet, ou d une situation. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 27

39 b) Les formes d indicateurs Un indicateur peut être exprimé en: Nombre ou fréquence absolue d un phénomène: c est le plus simple des indicateurs, c est la fréquence absolue d un phénomène observé pour une période donnée. Exemple: Nombre de préservatifs distribués par les agents de santé communautaire en un mois. Proportion: c est le rapport entre deux quantités comparant une partie le numérateur à une autre partie le dénominateur. Le numérateur est donc inclus dans le dénominateur, elle est souvent exprimée en pourcentage. Taux: c est le rapport entre le nombre d individus présentant un caractère spécifique pendant une période donnée et l ensemble de la population susceptible de présenter ce caractère pendant la même période. Exemple: Taux de vaccination = Nb. d enfant vaccinés / Nb. d enfants âgés de mois pendant l année Ratio: C est le rapport entre deux entités possédant chacune des caractères distincts. Le numérateur n est pas inclus dans le dénominateur. Exemple: Ratio mortalité maternelle = Nb. de femmes qui meurent pendant la grossesse ou à l accouchement / Nb. de naissances vivantes. Classement ou rang: Il s agit du niveau dans le groupe Exemple : le 1er, le 2ème, etc. Moyenne: c est la somme des valeurs observées sur le nombre total d observations Exemple: Moyenne des infirmier(e)s formés par an ou par région. Index composite: c est un score, une combinaison de plusieurs indicateurs Exemples: L index de l effort des programmes de sida, indice du développement humain. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 28

40 2.2.5 Description des composantes du système d information sanitaire (SIS) La production de l information est liée aux besoins en information, à la collecte des données, à la transmission des données, aux traitements des données, à l analyse des données, à la diffusion, au feed-back et à l utilisation de l information pour une prise de décision. Besoins en information: il s agit d un besoin d information pour la gestion du patient, pour la gestion de l unité de santé, et du système de santé. La collecte des données: consiste à noter les données recueillies dans un support adéquat. La transmission des données: est le processus par lequel les données sont transférées parmi les acteurs interdépendants dans le système de santé. le traitement des données: est un processus qui permet de présenter les données sous forme d indicateurs qui va faciliter la prise de décisions à tous les niveaux du système de santé. L analyse des données: est un processus qui permet de comprendre et expliquer les résultats. La diffusion et le feed-back de l information: c est le partage de l information à tous les acteurs. L utilisation de l information: l information n est pas une fin en soi, mais un moyen pour prendre de meilleures décisions dans la formulation des politiques de santé, la planification sanitaire, la gestion du système de santé, le suivi et l évaluation des programmes et services incluant les soins aux patients. Cependant, pour gérer un SIS il faut des ressources humaines, financières, matérielles et des procédures pour la sauvegarde des données, la collecte des données, le stockage des données, le contrôle de la qualité, la définition des cas, la définition des indicateurs, les instructions de remplissage des outils, la confidentialité CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 29

41 2.2.6 Qualité des données a) Définition La production d information de qualité est l un des objectifs de performance du système d information sanitaire; pour cela il faut continuellement collecter des données, les traiter et produire l information nécessaire pour la prise de décisions. Cependant le défi majeur reste celui de la qualité des données. ISO (International Standard Organisation) définit le concept de qualité comme étant «l ensemble des caractéristiques d un produit ou d un service qui satisfait autant les besoins explicites et implicites d un utilisateur». On considère que les données sont de qualité (ou suffisamment de qualité) lorsqu il est approprié de les utiliser pour l objet en question. b) Caractéristiques de la qualité des données Validité: indique une caractéristique de la mesure dans laquelle un outil mesure effectivement ce que le chercheur vise à mesurer; avons-nous réellement mesuré ce que nous voulions? Fiabilité: se réfère à la cohérence/consistance; on parle de données fiables lorsque les sources sont adéquates. Peut-on toujours mesurer ce que nous avons l'intention de mesurer? Exactitude/Précision: les données sont conformes avec la réalité. Est-ce que la marge d'erreur dans les données est plus faible que le changement attendu pour lequel le projet a été conçu? Promptitude/Opportunité: les données sont opportunes quand elles sont actuelles (mises à jour), disponibles et d utilité pour les utilisateurs. Complétude: signifie que le système d information dont les résultats proviennent tient compte de toutes les données (en terme de population cible, d unités ou de sites) qui devraient être collectées et rapportées. Intégrité: C est la mesure de la «véracité» des données. On parle d intégrité quand les données générées par le système d information d un programme sont protégées contre toutes sortes de distorsions (délibérées ou inconscientes) ou de manipulations quelconques par des moyens humains ou techniques. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 30

42 c) Qualité des rapports Elle est appréciée sur la base de 3 éléments: L exactitude des données relevées dans les registres et dossiers des patients; La promptitude des rapports c est à dire l arrivée à temps des rapports attendus; La complétude des rapports: il s agit de la réception du nombre exact des rapports attendus. d) Déterminants de la performance du SIS La performance du système d information sanitaire dépend de plusieurs déterminants il s agit de: Déterminants comportementaux Ceux sont: les valeurs, les attitudes, la motivation Il faut tenir compte de l intérêt de tous les acteurs et de leur influence. Il faut donc impliquer les individus et/ou organisations qui seront affectés d une façon ou d une autre de manière significative par les résultats, ou qui peuvent avoir un impact significatif sur les résultats du processus. Déterminants systémiques Ceux sont: Le leadership fort: un leader d une équipe stratégique doit avoir des aptitudes de plaidoyer; savoir comment déléguer; voir la grande vision globale" du SISR; avoir de bon contacts et être crédible. La Culture organisationnelle au sein de la structure Les rôles et les responsabilités attribués à chaque acteur grâce à une forte appropriation du processus par tous les acteurs Les ressources financières il faut accroitre les chances d obtenir des ressources provenant du Ministère de la Santé, des organismes, et des bailleurs. Il s agit de: Déterminants techniques La conception du système; Les indicateurs; La Collecte des données ; La capacité du personnel et ; Les NTIC. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 31

43 DEUXIEME PARTIE: METHODOLOGIE ET PRESENTATION DES RESULTATS DE L ETUDE CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI

44 CHAPITRE 3: METHODOLOGIE Ce chapitre traite du choix de l échantillonnage, de la période de l étude et de la définition des critères de la qualité des données choisis. 3.1 Type d étude Notre mémoire est une étude transversale de résolution de problèmes. Cette étude porte sur une réflexion qualitative qui consiste d abord à analyser la qualité des données, ensuite à relever les différentes causes, et enfin à proposer des solutions à mettre en œuvre et des recommandations. 3.2 Déroulement de l étude Notre étude s est déroulée du 30 juillet au 5 octobre Une série d entretiens exploratoires avec les responsables du suivi-évaluation nous a permis d identifier les différents problèmes dudit bureau. Après priorisation de ces problèmes, le plus important et le plus fréquent a été retenu il s agit de la mauvaise qualité des données qui parviennent à la DLSI/CNLS. Ensuite nous nous sommes rendue sur trois sites (le centre de la Protection Maternelle et Infantile (PMI) de Médina, le district de Pikine, l institut d hygiène sociale de Dakar. Nous avons consacré une semaine pour chaque site. Cette visite nous a permis de discuter avec les collecteurs, les gestionnaires des données, les prestataires de soins et les pharmaciens afin d identifier les causes, et les solutions possibles pour résoudre le problème. Après le tour des sites, les causes et les solutions recensées ont été priorisées avec les responsables du suiviévaluation, puis une solution a été retenue pour sa mise en œuvre. Le tableau ci-dessous récapitule le déroulement de nos activités. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 32

45 Tableau III: Déroulement des activités Activités Période 1 er 2 ème 3 ème 4 ème 5 ème 6 ème 7 ème 8 ème 9 ème 10 ème semaine semaine semaine semaine semaine semaine semaine semaine semaine semaine 30juil au 6août au 13août au 20août au 27août 3sept au 10sept 17sept au 24sept au 1er oct 3août 10août 17août 24août au 31août 7sept au 14sept 21 sept 28sept au Elaboration du plan de travail * (site 1) (site 2) (site 3) 5 oct Rencontre et prise de contact avec les responsables du suivi-évaluation Identification priorisation et choix du problème Choix des sites de collectes des données Collecte des données au niveau des sites * * * * * * Analyse des données collectées Identification priorisation et choix de la solution Elaboration du document final * * * Feedback et recommandation à la DLSI Dépôt du document élaboré * * * * CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 33

46 3.3 Population d étude Notre population d étude est composée des responsables du suivi-évaluation de la Division sida /IST, des prestataires de soins (gynécologue ou sage-femme responsable de la PTME, pharmacien ), et des gestionnaires des données de trois sites (PMI de Médina, IHS, District de PIKINE) impliqués dans le système d information sanitaire dans la région médicale de Dakar. Nous avons travaillé avec 14 personnes. 3.4 Echantillonnage Choix des sites Les sites sont choisis en fonction de leur fort taux de cohorte dans la région médicale de Dakar. Ainsi les sites sélectionnés sont: le district de Pikine, le centre de Protection Maternelle et Infantile (PMI) de médina, et l institut d hygiène sociale (IHS) Choix des indicateurs Malgré tous les efforts déployés pour l atteinte des objectifs 4 et 5 du millénaire liés à la santé de la mère et de l enfant, les données de la PTME fournies au CNLS/DLSI ne sont pas toujours de qualité. Dans cette optique nous avons choisi deux indicateurs de la PTME puis de vérifier les données du premier trimestre Les indicateurs choisis sont: nombre de femmes enceintes sous une prophylaxie ARV (femmes enceintes séropositives non éligibles au traitement avec un taux de CD4 supérieur à 350) et; nombre de femmes enceintes sous trithérapie (femmes enceintes séropositives éligibles au traitement avec un taux de CD4 inférieur à 350) Période de l étude Nous nous sommes intéressée aux données de la PTME du premier trimestre CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 34

47 3.5 Méthode et outils de collecte des données Revue documentaire Pour réaliser notre travail, la revue de la littérature et les documents internes de la Division sida/ist ont été une source de données indispensables Entretien Après la revue documentaire un questionnaire d entretien a été élaboré à ce propos à l intention des responsables du suivi-évaluation, des prestataires de soins et des gestionnaires de données. Les questions abordées avaient pour but d apprécier l organisation du système d information sanitaire, la promptitude, la complétude et l exactitude des données Vérification de la qualité des données dans les documents sources au niveau des sites sélectionnés Après plusieurs entretiens avec les responsables chargés de la production des données sur chaque site nous avons procédé à une vérification minutieuse de la qualité des données par la complétude, l exactitude et la promptitude en comparant les données des registres de malades disponibles au niveau des districts et des centres de santé visités avec les rapports envoyés au niveau régional et au CNLS. Pour la complétude, il s agit de calculer le rapport: Pour la promptitude, il s agit de calculer le rapport: Pour l exactitude, nous avons comparé le nombre de femmes enceintes sous une prophylaxie ARV et le nombre de femmes enceintes sous trithérapie figurant dans les documents sources (registres, dossiers des patients ) avec celui se trouvant dans la base de données (les rapports mensuels, trimestriels) de la région médicale et du CNLS/DLSI en faisant le décompte. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 35

48 3.6 Méthode d analyse des données Au moyen des données recueillies lors des entretiens sur la mauvaise qualité des données sur les différents sites, nous avons élaboré une matrice de priorisation des causes par une attribution des points, puis à l identification et au choix des solutions. Cependant le choix de la solution a été retenue sur la base des critères que sont; le délai d exécution de la solution, les ressources financières nécessaires pour exécuter la solution, l acceptabilité par les responsables et bailleurs pour sa réalisation et la faisabilité. Le traitement des données a été fait à l aide du logiciel Epi-info dans sa version et Excel 2010, qui ont servi à créer le masque de saisie des données et à représenter les tableaux et les graphiques. 3.7 Limites de l étude Notre étude ayant été réalisée sur trois sites de la région de Dakar, nous ne pouvons pas généraliser notre étude sur l ensemble du territoire Sénégalais. L absence d archivage des rapports au sein de la Division sida/ist, de même que l absence des rapports source au niveau de certains sites visités ont été une limite à notre étude. La rétention des données par une lutte syndicale en vigueur depuis 2010 nous a contraint à choisir l année Par ailleurs, la non disponibilité de certaines personnes incontournables a fait reporter à plusieurs reprises la rencontre avec ces dernières. De plus le CNLS n a pas voulu mettre le rapport global des données PTME de l année 2009 à notre disposition sous prétexte de confidentialité. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 36

49 CHAPITRE 4: PRESENTATION ET ANALYSE DES RESULTATS Dans ce chapitre nous allons présenter les résultats de nos entretiens avec les producteurs de données et les discuter. 4.1 Caractéristiques de la population d étude Fonction occupée et profil Tableau IV: Fonction des responsables Fonction Lieu Profil Nombre occupée Responsable suivi-évaluation Responsable PTME responsable de la gestion des ARV Gestionnaire des données Au niveau de la DLSI Au niveau des différents -gestionnaires des programmes de santé -sage-femme -gynécologue -aide psychosociale -médecin généraliste -pharmacien -informaticien Sites -assistante sociale -sage-femme -infirmière technicienne supérieure de santé Total Nous constatons que le poste occupé par les gestionnaires des données ne correspond pas tout à fait à leur profil de même que pour certains responsables de la PTME. Ceci pourrait s expliquer par une insuffisance en ressources humaines ou une absence voire une mauvaise description des postes. Ceci pourrait occasionner une démotivation dans le poste occupé et influencer la qualité des données. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 37

50 4.1.2 Ancienneté au poste Tableau V: Ancienneté au poste Durée au poste Nombre de Proportion (Tranche d âge en nombre d années) personnes [0 ; 3ans] 7 7/14 [4 ; 6ans] 4 4/14 [7 ; 13ans [ 3 3/14 Total 14 14/14 La moyenne d âge est de 4,7273 ans (4 ans et 8 mois). Si on considère que le fait d occuper le même poste pendant plusieurs années améliore la qualité du travail réalisé et rendu, nous pouvons donc en déduire que seulement 3/14 des personnes interrogées sont capables de remplir correctement des outils de collecte Formation en SIS Plus de la moitié (8/14) des personnes interrogées ont déclaré n avoir pas bénéficié de formation en système d information sanitaire Supervision Huit personnes sur quatorze ont affirmé avoir été supervisées. Cependant, 3 ont déclaré que la supervision se fait de façon trimestrielle, 2 de façon semestrielle et les 3 derniers de façon irrégulière. Dans tous les cas, la supervision est effectuée par le niveau supérieur c est-à-dire soit par le district, soit par la région médicale soit par les différents programmes y compris la DLSI. La dernière remonte au mois de juillet. Ainsi, les supervisions insuffisantes et irrégulières voire inexistantes pour certains, associées à l absence de formation en SIS influencent négativement la qualité des données et démotivent le personnel. Il est donc important d établir un calendrier de supervision des producteurs de données à une fréquence régulière, afin d améliorer la qualité des données. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 38

51 4.2 Organisation du système de production Critères et outils d évaluation de la qualité des données Les personnes interrogées ont répondu qu elles n ont ni outils ni critères d évaluation de la qualité des données au niveau central comme au niveau périphérique et par conséquent aucun mécanisme de contrôle de qualité des données. Cependant de façon archaïque certains chiffres aberrants et le manque de complétude des rapports et des données attirent l attention des gestionnaires de données et leur permettent de douter de la qualité des données reçues. Ce qui les amène souvent à se rapprocher des collecteurs des données pour que ces derniers leur expliquent les chiffres fournis. Parfois, ils sont amenés à descendre sur le terrain pour mieux comprendre les chiffres. Cet effort est à saluer et à encourager car cela permet d améliorer plus ou moins la qualité des données. Les producteurs de données ne disposent ni de manuel de formation ni de manuel de définition des indicateurs. Alors que ces manuels permettent de bien comprendre le sens de la qualité des données, de faciliter le calcul des indicateurs et de rendre public les résultats Circuit de l information Au niveau des différents sites visités le SIS est organisé de manière à ce que le niveau inférieur envoie ses rapports d activités au niveau supérieur. Ainsi les postes de santé envoient leurs rapports mensuels aux centres de santé, qui à leur tour envoient au district. Le district quant à lui fait la compilation et envoie un rapport trimestriel à la région médicale qui à son tour envoie au CNLS au plus tard le mois suivant le trimestre Type de SIS La majorité des personnes interrogées 10/14 ont un SIS manuel. Cependant seulement quatre personnes ont déclaré avoir eu une formation en informatique. Les personnes interrogées ont exprimé le désir d avoir un SIS informatisé, ce qui faciliterait leur tâche Formulaire de collecte et sauvegarde des données La rupture des formulaires de collecte des données concerne 8/14 personnes. Il est ressorti que les programmes ne mettent pas suffisamment de formulaires à leur disposition. Ceux qui n ont pas de problèmes de ruptures disposent de la version électronique et ont donc la possibilité de reproduire ces formulaires en cas de besoin. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 39

52 La sauvegarde des données se fait électroniquement sur le disque dur de l ordinateur uniquement dans 5 cas, et par un système d archivage dans 9 cas. Deux sites ne disposent pas de groupe électrogène et avec les coupures fréquentes de courant, ils pourraient perdre des données. En effet, ceci peut être source de perte de certaines données qui va donc se répercuter sur la complétude et l exactitude des données. De plus les données ne sont stockées ni sur disque dur externe ni sur clé USB pour toute récupération en cas d éventuelle perte, car les gestionnaires des données ne disposent pas de support électronique externe Nombre de personnes chargées du SIS sur les sites La moitié des personnes enquêtées affirment qu elles sont surchargées par le travail. Par conséquent, il pourrait y avoir un risque accru d erreurs dans le remplissage des outils et le traitement des données. Car ces personnes ne sont pas uniquement chargées du SIS; elles font autre chose comme la consultation prénatale, la planification familiale, la consultation générale Nombre de personnes dans le bureau La moitié de notre échantillon se retrouve à 3 dans un même bureau. Cependant bien que ces personnes soient tenues de respecter les règles de confidentialité du fait de la sensibilité des données de la PTME, l intégrité des données contre les distorsions délibérées n est pas garantie et parfois le secret professionnel n est pas respecté Conditions de travail Dix personnes sur quatorze ont jugé les conditions de travail acceptables. Cependant elles déclarent rencontrer des difficultés à type de: retard dans la livraison des médicaments et produits et par conséquent une rupture d ARV; rupture fréquente de matériel de travail (tensiomètre, matériel de désinfection, gants, machines à calculer, registres d hospitalisations, des dossiers des patients ); problème de leadership; mauvaise planification des activités. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 40

53 Ces mauvaises conditions de travail sont souvent source de démotivation du personnel et pourraient biaiser le calcul des indicateurs (le nombre de femmes enceintes sous trithérapie et le nombre de femmes enceintes sous prophylaxie ARV) par un mauvais remplissage des outils de collecte Outils de collecte des données Les outils de collecte des données listés par les personnes interrogées sont: les registres, les rapports, les fiches de stocks, les fiches de commande, les dossiers PTME, les dossiers d hospitalisation. Dix personnes sur quatorze ont répondu que les outils permettent de collecter des données précises pour le calcul des indicateurs. Les autres pensent que la modification sans cesse des outils par les bailleurs ne leur facilite pas la tâche surtout pendant la compilation à cause de certains indicateurs qui se ressemblent Formation à l utilisation des outils Neuf sur quatorze ont déclaré n avoir pas été formés à l utilisation des outils de collecte des données. Seuls quelques gestionnaires des données et les responsables de suivi-évaluation sont formés. Il revient donc aux gestionnaires de former à leur tour les prestataires de soins, ce qui n est pas aisé surtout s ils n ont guère maitrisé tous les contours et paramètres de remplissage des outils. Autrement ils se débrouilleront autant qu ils peuvent à remplir les outils de collecte selon leur compréhension. Les responsables PTME et prestataires de soins interrogés posent clairement le problème en termes de difficultés dans le remplissage des rapports. Ceci expliquerait le manque de complétude et d exactitude des données dans les rapports Supervision formative Plus de la moitié (huit sur quatorze enquêtés) a déclaré avoir bénéficié d une supervision formative. Cependant cinq affirment que la supervision est irrégulière, deux ont dit qu ils sont supervisés semestriellement et une personne trimestriellement. Il est donc clair que si la supervision ne se fait pas de façon rapprochée et régulière les collecteurs des données ne se rendent pas compte qu ils remplissent mal les différents outils de collecte afin de se corriger. Ainsi les données produites ne seront pas de qualité. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 41

54 4.3 Qualité des rapports Exactitude des données Sur les trois sites visités deux disposaient d une copie du rapport envoyé au niveau supérieur, ce qui nous a servi de moyen de vérification de l exactitude avec les documents sources comme les registres et les dossiers des malades. Le site sur lequel le rapport n était pas disponible avait pour argument qu il était nommé gestionnaire il y - a à peine 6 mois et qu il n a pas à sa disposition les données de Par ailleurs, le site a été érigé en EPS1 en 2011, donc étant un centre de santé en 2009 la gestion de ses données et ses rapports étaient envoyés au niveau du district. Malheureusement, lorsque nous nous sommes rendue au niveau du district pour avoir accès aux rapports en question nous n avons eu que des rapports compilés de tous les centres de santé dépendant du district. Ainsi, il nous a été difficile de comparer le nombre de femmes enceintes mis sous prophylaxie ARV et le nombre de femmes enceintes sous trithérapie au premier trimestre de 2009 dénombrés au niveau des sites avec celui du niveau supérieur. Le tableau ci-dessous montre l exactitude des données au niveau des sites. Tableau VI: Exactitude des données Sites Nombre de femmes Nombre de femmes Exactitude en % enceintes sous trithérapie et sous prophylaxie ARV au niveau des documents sources enceintes sous trithérapie et sous prophylaxie ARV au niveau des rapports transmis des sites Site 1 : District de Pikine % Site 2 : PMI de Médina ,4% Site 3 : Institut d hygiène et Social (IHS) 10 0 (non disponible) 0% Nous avons voulu confirmer cette exactitude avec les registres de dispensation des ARV au niveau des pharmacies des sites visités. Malheureusement il n existait sur aucun site des registres de dispensation des ARV, bien que la prise en charge des PVVIH et le programme PTME se faisaient déjà bien avant 2009 sur les 3 sites. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 42

55 Cependant un seul site disposait des fiches de stocks mais étaient très mal remplis et tenus. Ceci s explique par le fait que la personne chargée de tenir ces fiches était très surchargée et n avait pas reçu de formation en gestion de stocks des médicaments. L exactitude des données au niveau régional et au CNLS est résumée dans le tableau cidessous. Tableau VII: Exactitude des données au niveau supérieur Sites Nombre de Nombre de Nombre de Exactitude en femmes enceintes femmes enceintes femmes % sous trithérapie et sous trithérapie et enceintes sous sous prophylaxie sous prophylaxie trithérapie et ARV aux niveaux des documents sources ARV dans le rapport de la région médicale sous prophylaxie ARV dans le rapport du CNLS Site 1: District % de Pikine Site 2+3: PMI ,33% et IHS Moyenne de l exactitude 91,66% NB: En 2009 le site 3 (IHS) était un centre de santé et constituait avec le site 2 (PMI) les deux sites principaux de la PTME au niveau du district Dakar Sud. C est ce qui explique le calcul de l exactitude de ces deux sites ensemble dans le tableau car les données sont agrégées au niveau du district. Nous notons une discordance entre les données des rapports transmis des sites et les rapports de la région médicale et du CNLS ce qui pourrait s expliquer par la non disponibilité du rapport du site 3 que nous avons considéré comme 0. Cette discordance pourrait être due également au fait que les gestionnaires des données lorsque certains rapports reçus accusent du retard, ils les comptabilisent parfois dans la période actuelle plutôt que dans la période concernée. Ce qui serait responsable de biais et donc des données de mauvaise qualité. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 43

56 4.3.2 Complétude des rapports D abord au niveau des sites nous avons vérifié la complétude dans le remplissage des dossiers et registres des patients, puis après nous avons calculé la complétude des rapports au niveau du CNLS/ DLSI en terme du nombre de rapports reçus sur le nombre de rapports attendus. Il existe sur tous les sites un problème de complétude dans le remplissage des documents sources. Ce manque de complétude pourrait s expliquer par l absence ou l insuffisance de formation des prestataires de soins et collecteurs de données à l utilisation des outils de collecte, ou par une surcharge de travail ou par un manque d intérêt pour l information, ou par une insuffisance de supervision formative. La complétude des rapports est résumée dans le tableau suivant. Tableau VIII: Complétude des rapports Sites Site 1 (District de Pikine) Site 2+3 (District de Dakar Sud) Région médicale de Dakar Nombre de rapports attendus Nombre de rapports reçus Complétude en % % ,5% % CNLS % Moyenne de la complétude 96,87% Promptitude des rapports La quasi-totalité des personnes interrogées connaissent le délai de transmission des rapports par rapport à sa position dans la pyramide sanitaire. Cependant nous n avons pas la preuve car, aucun collecteur, ni gestionnaire des données et même les responsables du bureau de suivi-évaluation ne dispose de documents écrits ni d instructions écrites à l appui mentionnant le délai de transmission. Au niveau du district de Dakar Sud, de la région médicale de Dakar et du CNLS, les gestionnaires des données ne disposent pas de document dans lequel ils mentionnent les dates de transmission et de réception des rapports. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 44

57 Par ailleurs les dates d envoi et de réception des rapports par au niveau supérieur ne sont pas conservées dans la boite de réception. Ainsi 6/14 des personnes interrogées affirment qu ils font un rapport mensuel au niveau supérieur et le dépose au plus tard le 5 de chaque mois, et dans 5 cas il s agit d un rapport trimestriel. Le district fait la compilation des rapports et envoie un rapport trimestriel à la région médicale au plus tard le 15 du mois suivant. Tableau IX: Promptitude des rapports Sites Nombre de rapports Nombre de rapports Promptitude en % attendus dans le délai reçus dans le délai Site 1 (District de % Pikine) Site 2+3 (District de % Dakar Sud) Région médicale de 8 0 0% Dakar CNLS % Moyenne de la promptitude 12,5% Cependant bien que le délai de transmission des rapports soit connu par tous, les rapports ne parviennent pas à temps. Ce délai devrait être partagé par tout le monde. Le retard dans la transmission des rapports pourrait s expliquer par la surcharge du travail de certains prestataires et gestionnaires de données ou par la rupture des outils de collectes. Par ailleurs les dates de réception des données au niveau périphérique, régional et national qui ne sont pas mentionnées dans un document pourraient s expliquer par un manque de rigueur des producteurs de données. Car les rapports sont reçus mais les dates de réceptions ne sont pas mentionnées dans un document. Nous ne pouvons donc pas dire que ces rapports sont transmis dans le délai du fait qu en aucun cas ce n est mentionné quelque part. 4.4 Gestion des données Lieu de sauvegarde des données Sur les 3 sites visités les données ne sont en aucun cas stockées sur un disque dur externe et placées ailleurs en cas de perte de données, par manque de disponibilité de clé USB aux gestionnaires des données, même si elles sont stockées dans les armoires. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 45

58 4.4.2 Confidentialité des données Les données ne sont pas du tout en sécurité car certaines armoires ne se ferment pas; et les données enregistrées sur disque dur sont d accès facile car l ordinateur n est pas verrouillé par un mot de passe. Ainsi toute personne autre que le gestionnaire des données peut les manipuler à volonté Feed-back Le feed-back est fait seulement dans 4/14 des cas. Cependant dans le cas où il a été fait, il n est adressé qu aux médecins chef des districts. Ainsi les collecteurs de données ne sont pas informés du retour de l information. En effet l absence de feed-back pourrait être source de démotivation pour la plupart des prestataires de soins, des collecteurs et des gestionnaires de données car ils ne voient pas l utilisation faite des données. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 46

59 TROISIEME PARTIE: DETERMINATION DES CAUSES, IDENTIFICATION DES SOLUTIONS ET LEUR PRIORISATION CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI

60 CHAPITRE 5: DETERMINATION ET PRIORISATION DES CAUSES Ce chapitre traite de la détermination des causes et de sa répartition grâce à la théorie des 5M d ISHIKAWA et de sa priorisation par attribution des points avec le groupe restreint de l étude. 5.1 Détermination des causes Revue de la littérature Au décours des entretiens réalisés avec les producteurs des données les différentes causes que nous avons recensées se juxtaposent avec celles de la littérature. a) Insuffisance de compétence technique du personnel en charge du système d information Selon Massé et col [2], les facteurs influençant la qualité des informations générées par un SIS sont en partie liées à la compétence des personnels en charge du SIS. Cette compétence est également mise en cause par Sylla [22] dans ses travaux portant sur le système d information de santé publique. Ce dernier relate que les agents chargés de la production de l information ne maitrisent pas les tâches élémentaires d enregistrements et de transmission et qu ils ignorent souvent l utilité des statistiques sanitaires. Ainsi ces tâches sont considérées comme un contrôle ou une «paperasserie administrative». b) Démotivation du personnel Massé, et Col [2], retiennent la responsabilité des agents en charge du SIS comme l élément premier de leur motivation et de la qualité des informations. Ainsi selon eux la motivation des personnels dans un système d information est influencée par la circulation de l information, l utilisation faite des données et la confidentialité. Par ailleurs Massé et col affirment que L exactitude des informations est une propriété qui engage la responsabilité des acteurs qui doivent se sentir impliqués dans un système utile à l ensemble et utile à eux-mêmes d où l importance de la circulation à l intérieur du système. L information ne doit pas circuler en sens unique. Le feed-back doit obligatoirement être fait. Ainsi le système ne doit pas être perçu comme un instrument de contrôle des personnes sous risque de non transmission des informations ou d une transmission «arrangée» de l information. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 47

61 c) Inadéquation de l information avec les attentes des utilisateurs En effet, la qualité d un système d information est pondérée par des besoins des utilisateurs. Le système d information doit permettre la liaison entre les informations et les taches qu elles permettent de remplir, il doit en cela remplir une fonction d organisation qui prend en charge la capacité d écoute du système et son adaptabilité aux besoins des utilisateurs. YAO K. [6] dans son mémoire relate comme causes liées à la mauvaise organisation du SIS dans le projet de lutte contre le sida : - la faiblesse de la collecte des données liée aux exigences et à l organisation du travail; - l indisponibilité des moyens logistiques du système d information; - la mauvaise organisation du système de soins. Ainsi les soignants ayant une charge de travail excessive avec un nombre important de patients et devant traiter un large ensemble d information, présente un profil de détresse élevé. Pour y faire face, certains agents se trouvent obligés de reléguer au second plan des activités qu ils trouvent peu importantes telles que la collecte des données. L analyse de l environnement et des acteurs a permis de lier l insuffisance de formation et la méconnaissance de l importance de l information sanitaire dans le système de santé. d) Insuffisance de la formation et de la supervision Même si la mise en place de programmes de CDV, de PTME, PEC de PVVIH est subséquente à des sessions de formations basées sur des modules spécifiques dans chaque domaine programmatique, on note cependant qu il manque la formation sur la culture de l information et sur les outils de collecte des données selon YAO K. [6]. Ce manque de formation ne permet pas de rendre opérationnel l usage des outils pour la collecte effective des données. Le personnel de santé bénéficie de très peu d encadrement ou de supervision qui vise à s assurer seulement des prestations fournies et de la fiabilité des données mais aussi, du renforcement de leurs capacités. Les structures, les personnes, les outils et le rythme des supervisions ne sont pas clairement définis et respectés. Cette situation donne l impression aux prestataires des soins que les activités relatives aux informations sanitaires ne sont pas de leurs obligations professionnelles. Aussi, le manque de descriptions des taches de chaque agent de santé dans la quasi-totalité des cas renforce le délaissement de certaines activités telles que la collecte des données. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 48

62 En outre, la méconnaissance du circuit de transmission de l information et des structures à chaque niveau explique la faiblesse de la promptitude et de la complétude ainsi que le système de la retro-information. e) Méconnaissance de l importance de l information sanitaire Le personnel des structures périphériques est rarement impliqué dans la détermination des objectifs nationaux de santé; ainsi qu à la détermination des indicateurs permettant de suivre et d évaluer les résultats attendus. Il en résulte un réel désintérêt de recherche d information pouvant aider à la gestion et à la planification locale des activités. La mise en place d une base des données pour mettre à la disponibilité du système local et national des informations de qualité ne constitue pas une priorité pour la majorité des structures de soins. f) Dans le rapport de la réunion AFRO sur la surveillance du VIH en 2001 Les causes d un système d information sanitaire non cohérent qui ont été retenues sont: - La faible traduction de l engagement politique par l octroi de moyens suffisants pour la surveillance; - L inadaptation des systèmes de collecte, l insuffisance de renouvellement des équipements, l inadéquation de l intégration au SNIS; - Le manque de supervision des acteurs de terrain et de suivi-évaluation du système dans son ensemble; - La centralisation poussée de l analyse des données et l absence d analyse au niveau périphérique pour ajuster les réponses locales; - L insuffisance des ressources financières, matérielles, humaines (personnel peu qualifié et très mobile) et l insuffisance des moyens de communication; - Le mauvais remplissage des supports de collecte des données; - L insuffisance des supports informatiques pour la transmission des données, les difficultés d acheminement des données. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 49

63 g) Dans son étude BARANKENYEREYE [3] relève les facteurs suivants responsables de la qualité des donnée ce sont: Les facteurs liés à l environnement du système de santé: - La structure du système de santé - Les rôles et responsabilités - La culture de l organisation Les facteurs liés à aux comportements des producteurs de données: - La motivation - Les attitudes et les valeurs - La confiance - Le sens des responsabilités Différentes causes identifiées par les membres dans notre étude Des séances d entretiens tenues avec les responsables de PTME, les gestionnaires des données, et les pharmaciens nous ont permis de recenser les causes suivantes incriminées dans la mauvaise qualité des données au niveau des rapports de PTME: Insuffisance de feed-back Faible motivation sur le plan pécuniaire et formatif Absence d harmonisation des outils de collecte Outils de collecte des données pléthoriques avec des modifications récurrentes Rupture fréquente des outils de collecte (registres des malades, dossiers PTME, fiche de stock ) Surcharge de travail Insuffisance de supervision formative régulière Insuffisance de formation sur l utilisation des outils de collecte et le calcul des indicateurs Insuffisance d informatisation du SIS Insuffisance de matériel informatique Insuffisance d instruction de remplissage des outils de collecte. La méthode des 5M (matériel, milieu, matière, main d œuvre, méthode) nous a permis de hiérarchiser les différentes causes à l aide du diagramme d ISHIKAWA. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 50

64 Matière Main d œuvre Outils de collecte des données pléthoriques avec des modifications récurrentes Rupture fréquente des outils de collecte Outils de collecte compliqué Insuffisance d informatisation du SIS Matériel Insuffisance de supervision régulière Méthode Insuffisance de feed-back Insuffisance de matériel informatique insuffisance de formation sur l utilisation des outils de collecte et le calcul des indicateurs Faible procédure de remplissage Milieu Faible motivation sur le plan pécuniaire, formatif Surcharge de travail MAUVAISE QUALITE DES DONNEES Figure 6: Diagramme d'ishikawa 5.2 Priorisation des causes A partir des différentes causes listées, les responsables ont procédé à une cotation; ce qui a permis de retenir les causes principales que sont: Insuffisance de formation des collecteurs de données, gestionnaires de données sur l utilisation des outils de collecte et le calcul des indicateurs; Insuffisance de supervision formative régulière; Insuffisance de feed-back; Surcharge de travail; Absence d harmonisation des outils de collecte; Insuffisance d informatisation du SIS et de matériel informatique. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 51

65 Ensuite, chaque membre a disposé de 20 points à attribuer aux causes qui lui semblent les plus importantes. Les causes sont classées en fonction du nombre total de points obtenus. Les résultats du vote sont résumés dans le tableau ci-dessous. Tableau X: Priorisation des causes CAUSES Résultats du vote Total Rang (M1+M2+M3) Insuffisance de formation sur l utilisation er des outils de collecte et le calcul des indicateurs Insuffisance de supervision formative e régulière Insuffisance de feed-back e Surcharge de travail e Absence d harmonisation des outils de e collecte Insuffisance d informatisation du SIS et de matériel informatique e La cause principale identifiée est l insuffisance de formation sur l utilisation des outils de collecte et le calcul des indicateurs. La validation de cette cause s est faite à l aide d un outil graphique : "Le diagramme de Pareto" qui permet de visualiser l importance relative des différentes causes d un problème afin de sélectionner celles qu il faudra résoudre en premier. CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 52

66 Tableau XI: Hiérarchisation des causes CAUSES Insuffisance de formation sur l utilisation des outils de collecte et le calcul des indicateurs Insuffisance de supervision formative régulière Résultats du vote Total FREQUENCE RELATIVE ,5 0, ,25 0,75 Insuffisance de feed-back ,1 0,85 Surcharge de travail ,067 0,917 Absence d harmonisation des outils de collecte Insuffisance d informatisation du SIS et de matériel informatique ,05 0, ,033 1,00 FREQUENCE CUMULEE La figure suivante montre la représentation des causes en fonction de la fréquence relative ,7 5 3,3 FREQUENCE RELATIVE Figure 7: Fréquence relative CESAG/DESS-GSS GPS/ Par Dr Kokoè KOUEVI Page 53