à l élaboration de fiches de poste

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1 Guide d aide d à l élaboration de fiches de poste Outil réalisr alisé suite au Club R.H. du 18 octobre 2011.

2 Définitions (1/2) Métier: ensemble d emplois liés entre eux par une même technicité présentant un noyau dur d activités communes et requérant des compétences proches ou similaires. Le métier n est pas directement lié à l organisation interne et à la structure de l entreprise Emploi: correspond à un ensemble de postes de travail très proches les uns des autres, du fait de finalités et d activités communes, mettant en œuvre des compétences proches ou similaires Poste: correspond à une situation individuelle de travail. Il s agit de l ensemble ordonné d activités et de tâches effectuées par un individu en particulier au sein d une structure donnée. Il y a autant de postes que de salariés dans une structure Poste (Responsable prêt-à-porter ) Famille professionnelle (Exemple: Commerce et marketing) Métier (Exemple: Vente) Emploi (Responsable secteur) Emploi (Conseiller vente) Poste (Responsable du secteur accessoires) Poste (Conseiller vente prêt-à-porter)) Poste (Conseiller vente accessoires) Métier Emploi Poste Poste Poste Emploi Poste 21/10/2011 2

3 Définitions (2/2) Mission: Expression synonyme de finalité qui renvoie aux attributions essentielles de l emploi. Activité: Ensemble d actions et d opérations dirigées vers la réalisation d une mission. Tâche: Opération élémentaire à effectuer pour réaliser une activité donnée. Tâche (Accueil du client) Activité (Vente) Mission (Vendre) Tâche (Encaissement du client) Tâche (Informer le client) Activité (Accompagnement à la vente) Tâche (Argumenter face au client) Au sein des fiches de poste, il est recommandé de décrire seulement les missions et activités et de ne pas entrer dans le détail en décrivant les tâches. Les missions et activités doivent être décrites par un verbe d action avec des phrases courtes. 21/10/2011 3

4 La fiche de poste: GénéralitG ralités La fiche de poste s est: Un descriptif de la fonction exercée par un salarié dans une structure donnée. Une photographie du poste actuel. Un outil purement R.H. (cadrage, communication, transparence, ). La fiche de poste ce n est pas: Un descriptif des risques professionnels liés à un poste de travail. Un outil de prévention des risques. Objectifs de cet outils: Pour le salarié: Identifier les missions et activités qu il a à exercer, ses marges de manœuvres, ses interlocuteurs, les moyens dont il dispose ainsi que les évolutions possibles. Voir son travail connu et reconnu par sa hiérarchie. Demander les formations nécessaires par rapport à ses missions. Prendre connaissance des critères sur lesquels il sera évalué par son supérieur hiérarchique. Pour le responsable: Préparer les recrutements pour la présentation du poste aux candidats ou la rédaction de l annonce. Identifier les activités exercées par le salarié et en déduire les risques et les mesures de prévention à prévoir. Faciliter une meilleure délégation et prise d autonomie et améliorer l organisation du travail à l intérieur du service, notamment en cas de nouvelles classifications. Réaliser les entretiens annuels d évaluation en se basant sur les critères objectifs fixés dans cet outil pour évaluer la performance et les compétences professionnelles du salarié. Proposer au salarié des formations adaptées aux exigences du poste. Recadrer un salarié par rapport à son poste. Justificatif auprès de la sécurité sociale (maladie professionnelle; inaptitude, ). 21/10/2011 4

5 Le contenu de la fiche de poste Intitulé du poste Données liées à l agent Positionnement hiérarchique Description des missions Activités Compétences Appellation usuelle du poste occupé par le salarié. Nom, Prénom, Statut, Catégorie, (Possibilité de s appuyer sur la convention collective de votre entreprise) Organigramme avec le positionnement du poste ou nom et fonction du responsable direct. Sens du poste et finalité de celui-ci. Ce qui doit être fait pour réaliser les missions relatives au poste. Elles décrivent la façon dont un salarié doit s y prendre pour mener à bien ses activités. On distingue: Eléments essentiels Les «savoirs» ou «compétences conceptuelles»: analyser, comprendre, agir de manière systémique. Les «savoir-faire» ou «compétences techniques»: méthodes, processus, procédures techniques. Les «savoir-être» ou «compétences humaines»: relations intra et interpersonnelles. Ne pas cosigner la fiche de poste sinon ce document prendra une valeur contractuelle, seul le salarié doit la signer pour attester qu il en a pris connaissance. Evolutions possibles Qualifications Polyvalence Moyens mis à disposition Conditions d exercices Eléments jugés utiles par l entreprise Ne lister que les évolutions qui affecte le poste à moyen terme (exemple: informatisation du service). CACES, permis nécessaires pour le poste. Tâches devant être affectées par la personne en l absence du collaborateur (ou responsable) dont c est la mission principale. Décrire les moyens humains, matériels, et financiers dont dispose le salarié pour réaliser ses missions. Lister les conditions et contraintes spécifiques liées au poste. 21/10/2011 5

6 Elaboration des fiches de poste Etapes Le responsable Le salarié Documents 1- Réunir les informations Rassemble diverses informations qui l aideront dans la rédaction. Mène une réflexion sur l ensemble des activités qu il effectue tout au long de l année en distinguant les principales et les ponctuelles. Documents existants dans la structure: consignes, procédures, fiches de postes existantes; Documents externes: documents types, répertoire des métiers du CNFPT, fiche métier, 2- Rassembler les données sur le poste de travail Pour cette étape plusieurs possibilités: Interroger le salarié; Observer le salarié sur son poste de travail pour les postes manuels. Liste de questions: Annexe n Rédiger la fiche de poste Rédige la fiche de poste, Relit la fiche de poste; Modèle de trame: Annexe n 2. Présente la fiche de poste au salarié. Apporte toutes les modifications, suggestions ou compléments qui lui semblent utiles. Liste verbes d actions: Annexe n 3. Liste d adjectifs et de qualités: Annexe n 4. Remarque: Plusieurs allers-retours entre le salarié et le responsable peuvent être nécessaires avant la version finale. 4- Valider la fiche de poste Le responsable fait valider la fiche de poste à sa hiérarchie et informe le salarié quand elle est validée. Remarque: Si des modifications sont effectuées la fiche de poste doit être relue par le salarié. 5- Réviser la fiche de poste La fiche de poste doit être révisée conjointement par le salarié et son responsable éventuellement au cours de l entretien d évaluation. 21/10/2011 6

7 Méthodologie d éd élaboration Méthodes Référence à un modèle type La direction sans le salarié La direction avec la collaboration des salariés Groupe de réflexion Points forts Appui sur un outil existant évite les oublis; Si l outil a été testé, il permet de partir d une bonne base. Méthode à utiliser dans les entreprises où le climat social est tendu. Valorisation (reconnaissance des compétences); Salarié se situe dans la structure et dans l équipe; Amélioration de l organisation générale; Prise en compte de la réalité. Source d enrichissement: -Mode d organisation général -Difficultés -Interactions des différents acteurs. Valorisation des compétences collectives; Clarification du rôle de chacun, positionnement aux autres, limites. Points faibles Non prise en compte des spécificités de l entreprise; Problème de fonctionnement organisationnel; Frustrations des salariés; Erreurs de recrutement; Evolution du poste mal évalué. Le salarié ne s approprie pas cet outil; Toutes les compétences ne sont pas prises en compte; Réalités du terrain non prises en compte; Attention au dialogue social. Si à la base le climat social est tendu cela peut entraîner des tensions ou des négociations. Demande du temps; Beaucoup de personnes présentes nécessité de bien cadrer pour ne pas s éparpiller. 21/10/2011 7

8 Vos sources documentaires: Vous trouverez ci-dessous, une liste de sources documentaires qui peuvent vous aider dans la rédaction des fiches de postes: Votre convention collective. Les organisations professionnelles de votre branche d activité. 21/10/2011 8

9 Annexe n n 1: Liste de questions destinées au salarié lors d un d entretien Cet outil peut-être utilisé de plusieurs façons: Le responsable remet à chaque salarié un questionnaire et chacun le rempli individuellement; Le responsable et le salarié remplissent le questionnaire conjointement au cours d un entretien d 1h00 à 1h30. Missions et activités du poste: Quelles sont les activités que vous réalisez quotidiennement? une ou plusieurs fois par semaine? Une ou plusieurs fois par an? Quelles fonctions étrangères à votre activité traditionnelle exercez-vous? En quoi consiste votre travail? Pouvez-vous me décrire les aspects principaux de votre travail? Quelles sont les activités qui vous prennent le plus de temps? Quels sont les aspects que vous préférez? Pourquoi? Que faites-vous en priorité? Pourquoi? Y a-t-il des cycles? Quelle est leur nature et leur fréquence? Place du poste dans l organisation: Qui est votre supérieur hiérarchique direct? Encadrez-vous des personnes au cours de vos activités? Si oui, combien de personnes? Vos activités par rapport à celles de vos collègues sont elles bien délimitées? Y a-t-il des recoupements? Au cours de vos activités, avec qui êtes vous en contact au sein de l entreprise? À l extérieur? Exigences du poste: Quelles formations et qualifications professionnelles vous semblent requises pour occuper ce poste? Selon, vous quelles sont les qualités personnelles pour occuper ce poste? A votre avis, quelle est la durée moyenne pour maîtriser ce poste? Quelles sont les principales connaissances pour mener à bien ce poste? Que faut-il savoir-faire pour être à l aise dans votre poste? Moyens du poste: Quels sont les moyens matériels dont vous disposez pour remplir vos activités? Conditions particulières et contraintes du poste: Quelles sont les difficultés que vous rencontrez dans votre travail? Comment parvenez vous à y faire face? 21/10/2011 9

10 Annexe n 2 n 2 : Modèle trame de fiches de poste Ce modèle de trame peut vous être transmis par notre service en format Word si vous souhaitez travailler à partir de ce modèle, vous trouverez nos coordonnées à la fin de ce document. 21/10/

11 IDENTIFICATION DU POSTE Intitulé du poste : Nom du service : Mission principale du service : Lieu de travail : Date de création du poste : Date de mise à jour de la fiche de poste : NOM et Prénom : IDENTIFICATION DU TITULAIRE Qualification et échelon : MISSION PRINCIPALE DU POSTE STRUCTURE ORGANISATIONELLE DU POSTE Supérieur hiérarchique 2 nd nd niveau Supérieur hiérarchique direct Collaborateurs Poste concerné Poste concerné Postes collatéraux Postes collatéraux Assistant Assistant 21/10/

12 FINALITES/ PRINCIPALES MISSIONS ACTIVITES CONFIEES INTERETS ET DEFIS A SURMONTER MOYENS MIS A DISPOSITION : RELATIONS INTERNES RELATIONS EXTERNES EVOLUTION DU POSTE FORMATIONS ET/OU EXPERIENCE EXIGEES 21/10/

13 GRILLE D EVALUATION ET DEVELOPPEMENT DES COMPETENCES COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE Les «savoirs» Les «savoir-faire» Les «savoir-faire» comportementaux Date et signature du titulaire du poste : 21/10/

14 Annexe n 3 n 3 : Verbes d activitd activité Décider Arrêter; Choisir; Conclure; Déterminer; Eliminer; Fixer; Opter; Régler; Résoudre; Trancher. Diriger Animer; Commander; Conduire; Définir; Déléguer; Guider; Impulser; Inspirer; Instituer; Manager; Piloter; Présider. Gérer Estimer; Prévoir; Engager; Liquider; Mandater; Contrôler; Vérifier; Etablir; Lister; Payer; Réserver; Quantifier. Organiser Aménager; Anticiper; Arranger; Collaborer; Coordonner; Distribuer; Etablir; Mettre en place; Planifier; Préparer; Programmer; Repartir; Structurer. Contrôler Apprécier; Enquêter; Eprouver; Evaluer; Examiner; Mesurer; Superviser; Surveiller; Tester; Valider; Vérifier. Administrer Classer; Compter; Enregistrer; Etablir; Garantir; Gérer; Inventorier; Ranger; Recenser; Régir; Répertorier; Suivre. Chercher Analyser; Calculer; Consulter; Enquêter; Etudier; Examiner; Expérimenter; Observer; Prospecter; Rechercher; S approprier; Sonder. Créer Adapter; Améliorer; Concevoir; Construire; Découvrir; Elaborer; Imaginer; Innover; Inventer; Renouveler; Transformer; Trouver. Développer Accroitre; Améliorer; Augmenter; Commercialiser; Déclencher; Elargir; Etendre; Etudier; Implanter; Lancer; Progresser; Promouvoir. Négocier Acheter; Arbitrer; Argumenter; Commercialiser; Conclure; Consulter; Convaincre; Démontrer; Persuader; Placer; Proposer; Sélectionner Vendre. Conseiller Aider; Clarifier; Comprendre; Diagnostiquer; Eclairer; Couter; Guider; Inciter; Orienter; Préconiser; Proposer; Recommander Former Animer; Apprendre; Conduire; Développer; Eduquer; Entrainer; Eveiller; Instruire; Sensibiliser; Transformer. Communiquer Dialoguer; Discuter; Echanger; Ecouter; Exprimer; Informer; Interviewer; Négocier; Partager; Rédiger; Rendre compte; Renseigner ; Transmettre. Produire Appliquer; Effectuer; Elaborer; Exécuter; Faire; Réaliser; Suivre; Utiliser. 21/10/

15 Annexe n 4 n 4 : Liste d adjectifs d ou qualités A Accessible Accommodant Actif Adroit Ambitieux Astucieux Attentif Audacieux Autonome Autoritaire F Fiable Flexible N-O Novateur Optimiste Organisé Ouvert Calme Capacité à animer Capacité à prendre des risques Capacité de concentration Centré Charismatique Compétent Patient Perceptif Persévérant Perspicace Persuasif Ponctuel Pragmatique Précis Productif Professionnel Progressiste Prudent G-H Goût de la communication Goût des contacts Goût du challenge Honnête P C Compétitif Confiant Consciencieux Convaincant Convivial Coopératif Courtois Créatif Curieux Imaginatif Indépendant Ingénieux Innovateur Intuitif Rapide Responsable Rigoureux Sens critique Sens de la négociation Sens de l'anticipation Sens de l'écoute Sens des priorités Sens du détail Sensible Serviable Solidaire Souple Sympathique Tolérant 21/10/ I R Débrouillard Déterminé Dévoué Diligent Diplomate Discret Dynamique Leader Logique Loyal D L S E Efficace Éloquent Énergique Enjoué Enthousiaste Esprit de décision Esprit d'équipe Esprit d'initiative Exigeant M Maîtrise de soi Méthodique Méticuleux Minutieux T

16 Contacts Service R.H.C.A. Mission Emploi Ingrid FOLTRAN Tél : Mail : i.foltran@montauban.cci.fr Mercédès s RATIÉ Tél : Mail : m.ratie@montauban.cci.fr 21/10/