Guide du dossier Management de Projet Evènementiel et Communication Evènementielle

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1 ANNEE ACADEMIQUE 2014/2015 Guide du dossier Management de Projet Evènementiel et Communication Evènementielle Programme BACHELOR 3 ème année Semestre 5 Semestre 6 1

2 Vous allez réaliser un projet pendant votre année académique. Vous trouverez ci-après les indications pour réussir votre dossier Management de Projet Evènementiel. Cette opération comprendra une partie de prévisions nécessaires à l élaboration de votre manifestation ainsi que les éléments concernant sa réalisation. Les objectifs de cette 3 ème année BACHELOR étant avant tout de vous mettre en relation avec le monde de l entreprise et le contexte professionnel ; le fonctionnement en «mode projet» étant un outil particulièrement utilisé par les entreprises. Ce projet sera à mener en groupe d étudiants. Il est évalué pendant l ensemble de l année 3 et concerne 3 modules d enseignement : Management projet évènementiel et éphémère (Semestre 5) Stratégie de communication et plan média (Semestre 6) Web et réseaux sociaux (Semestre 6) Vous trouverez dans ce dossier les objectifs et les outils vous permettant de réaliser cette mission. Bon travail. La Direction du Programme BACHELOR 2

3 Les objectifs du Management de Projet Evènementiel Appliquer de manière professionnelle les théories acquises dans le programme, Gérer le travail de groupe, Gérer l organisation d un projet, le temps et la réaction face aux situations d urgence, Se fixer des objectifs, se motiver et s autogérer, Rechercher des informations, des partenaires, Gérer un budget et régler les problèmes financiers, Etre au cœur de sa formation en valorisant un esprit «IDRAC», Vous noterez que le travail demandé doit répondre avant tout à une exigence de création d un évènement : de la recherche d une idée à son analyse post réalisation. Vous devrez démontrer vos capacités en conception d évènement, autofinancement, analyse d une situation, maîtrise d un environnement, gestion d une équipe, Il s agira pour vous de mesurer la réussite de votre projet à partir de deux indicateurs clefs : La mise en avant de l IDRAC et de l esprit IDRAC Les retours presse liés à votre évènement Les exemples d évènements Quelques exemples Secteur Professionnel : Organisation d un Speed Business Meeting entre entrepreneurs, Organisation d un Forum du recrutement, Secteur Social : Coaching Egalité des Chances dans une Z.E.P., Action de sensibilisation du public sur une maladie, Evènement intergénérationnel, Secteur Sportif : Organisation d une rencontre entre des sportifs de haut niveau et des jeunes, 3

4 Les suivis L IDRAC s organise pour vous suivre dans cette opération. Il validera, avec vous, votre projet Il vous aidera à réaliser votre opération Il corrigera votre rapport Les suivis doivent donc être considérés comme des rendez-vous professionnels. C'est-à-dire qu ils doivent être préparés. Etape 1 : Validation du projet Vous devez présenter une fiche projet à l IDRAC par mail à votre suiveur mentionnant : Les noms des étudiants, Le projet et ses objectifs, Les partenaires éventuels, Un contact «chef de projet». Un suivi sera également réalisé pendant vos heures de cours : il figure sur votre emploi du temps. Vous devez attendre la validation du projet par le suiveur. Etape 2 : Déroulement du projet A votre initiative, vous devez réaliser au moins un point de suivi avec votre suiveur concernant l avancé de votre projet. Il vous appartient de préparer ce rendez-vous. Vous devez donc apprendre à gérer votre emploi du temps. Le rapport L objectif du rapport Management de Projet est d appliquer les outils et techniques de conduite de projet, de restitution et de reporting. C est aussi l occasion d apporter un regard critique sur votre travail, une analyse des situations rencontrées et sur les écarts entre des données de prévisions et la réalité. Le rapport est donc un outil académique : la restitution de vos connaissances et leur validation par l IDRAC, mais aussi un outil professionnel. Vous devez donc le réaliser comme étant une restitution de professionnels à professionnels et non comme un compte rendu d une mission à vos camarades de promotion. 4

5 Le contenu du rapport Un travail professionnel doit être compris par le lecteur en quelques pages. Il s agit donc pour vous d aller à l essentiel et d apporter des solutions opérationnelles. Nous devons donc retrouver : Une introduction Il s agit pour vous de mettre en avant un résumé synthétique de l ensemble de votre rapport. Première partie : Le contexte Le projet et les porteurs de projet Vous présenterez votre projet (objectifs) et l équipe du projet (atouts des uns et des autres, organigramme et répartition des tâches). Vous présenterez également un prévisionnel de temps en utilisant les outils de planification de projet. Deuxième partie : L environnement de votre projet Vous étudierez l environnement de votre projet : contraintes légales, d organisation, ; le secteur : l analyse de la concurrence en ce qui concerne votre projet, la règlementation, Bref, il s agit pour vous de réaliser une «étude de marché» de votre projet. C'est-à-dire présenter le diagnostic de la situation (PEST, SWOT, ), votre analyse et les résultats de questionnaires ou d études qualitatives. Troisième partie : Les aspects chiffrés Vous devez présenter : le prévisionnel financier de votre projet (sous forme d un tableau et d un budget prévisionnel). Vous présenterez également le budget final et réalisé de votre projet. Naturellement, il conviendra d apporter un éclairage sur l analyse des écarts, quels qu ils soient. Quatrième partie : La communication A Stratégie de communication Vous devez présenter : votre plan stratégique de communication avec : le communiqué de presse, votre fichier média, votre plan de communication et les retombées presse. B Web et réseaux sociaux Vous devez présenter : votre plan stratégique web et réseaux sociaux avec : les créations, un bilan qualitatif et quantitatif : nombre de like, nombre de fans, nombre de partage, nombre de commentaires,... 5

6 Cinquième partie : Les apports Dans cette partie, chaque étudiant doit s exprimer. Il doit réaliser une approche en deux temps : les apports professionnels (vis-à-vis de son apprentissage à l IDRAC) et les apports d ordre personnels. Les annexes Il s agira de présenter les dossiers de partenariats, coupures presse, lettres d autorisation, photos, affiches, Il s agit des éléments constituant la valeur de votre projet et permettant d en apprécier les retours. La forme du rapport La couverture Elle doit impérativement comprendre : - 1 transparent - Sur la page de couverture vous indiquerez lisiblement : o Vos prénoms et noms o Votre cycle et l année de promotion o Le nom de votre projet o Logo IDRAC La typographie Vous devez utiliser une police Arial et un interligne de 1.5 lignes. La taille de caractère étant 12. Vous veillerez à aérer votre travail. Les titres peuvent être indiqués avec une taille supérieure, les points secondaires avec une taille inférieure. Evitez d utiliser trop de polices ou des couleurs différentes. Enfin, vous pouvez utiliser la charte graphique de l entreprise. N oubliez pas qu il s agit d un travail professionnel. Numérotation des pages La numérotation débute après le sommaire. Vous l indiquerez en pied de page, qui peut également rappeler le nom de votre projet. Le sommaire Il se place au début du dossier ou juste après les remerciements. Ces derniers doivent être utilisés à bon escient. Attention aux remerciements fleuves où tout le monde est remercié, sans véritable sens. 6

7 Orthographe Plus d une faute par page est inacceptable. Surtout que la plupart peuvent être évitées par les correcteurs orthographiques et surtout une relecture Evitez les phrases trop longues. Contentez vous de phrases courtes et précises. Soyez «positif». Evitez les phrases mettant en avant des termes négatifs et préférez surtout la possibilité de rendre une situation plus confortable avec vos préconisations. Sources Précisez bien vos sources. Les phrases issues d ouvrages, d articles, doivent être mises «entre guillemets et en italique» et précisez l auteur et la source soit avec un renvoi en bas de page, soit directement dans le paragraphe (cf le guide de l étudiant). Pensez à citer également des sources internet. 7

8 Méthodologie de Conduite de Projet Introduction Pour de nombreuses entreprises aujourd hui, la gestion de projet est devenue un point majeur dans la recherche d optimisation des coûts. En effet, chaque commande prend la forme d un management de projet. Dans le contexte d un projet évènementiel cela parait plus aisé à comprendre et à appréhender. D où l instauration de la matière dans votre cursus. En fonction de leurs difficultés, de leurs contraintes, les projets doivent être menés de manière différente, avec une adaptation des moyens, des délais. Quatre grandes catégories de projet peuvent être retenues : 1/ les projets simples : Si les contraintes liées à la complication sont facilement surmontables, n appellent pas de compétences particulières, si la complexité est nulle alors le projet est qualifié de simple. Pour cette catégorie de projet, l agent qui en est chargé opère généralement seul, sans équipe fixe. Il Compliqué utilise, en tant que de besoin, les compétences d experts, la technique étant suffisante pour mener à bien ce type de projet. Projet simple Complexe Le qualificatif de simple ne signifie pas que ce type de projet peut être traité avec légèreté. Ils sont plus faciles à suivre, ils consomment moins de ressources, mais en bout de parcours, il y aura une évaluation sur la qualité, le respect des contraintes de délais, de coût 8

9 2/ les projets compliqués : Projet compliqué Un projet qui n est pas complexe (environnement stable et relations prévisibles et sans problème entre l ensemble des acteurs), est dit compliqué lorsque un (ou plusieurs) des déterminants relevant de la technicité, de l expertise, induit des contraintes élevées. Compliqué Complexe Un projet compliqué peut et doit être défini très précisément dès son lancement. Dans ce cadre, le chef de projet gère le projet. Il s entoure d une équipe qui réunit les compétences nécessaires. La démarche repose alors sur des outils, des méthodes de planification, de suivi de ressources et d activités. 3/ les projets complexes : Compliqué Complexe Projet complexe La complexité d un projet tient aux déterminants qui en caractérisent l instabilité (environnement, nombre et caractéristiques des acteurs). Un tel projet nécessite de fréquentes adaptations d importance variable. Ceci revient à dire qu au cours de sa réalisation, des aléas imprévisibles vont amener l équipe chargée du projet à rechercher de nouvelles solutions, à modifier des options retenues. Cette souplesse n est possible que si le prescrit ne porte que sur les grandes lignes du projet. Celui-ci se (re)construit à l avancement en ayant pour guide l objectif final, il s oppose en cela au projet complexe Le chef de projet manage le projet en s appuyant sur une équipe adaptée à la difficulté. 4/ les projets complexes et compliqués : Compliqué Projet complexe et compliqué Ils se caractérisent par des contraintes élevées pour l ensemble des déterminants (techniques, délais, et environnement, acteurs). Un tel projet se manage comme un projet complexe en prenant les plus grandes précautions quand au choix des acteurs notamment. Complexe 9

10 Exemples : N 1 : le viaduc de Millau est d une part techniquement très compliqué et d autre part très complexe compte tenu de son impact sur l environnement, l économie, social N 2 : développer une nouvelle application informatique légère visant à gérer localement un budget. Sa réalisation étant liée à des règles et des objectifs, ce type de projet pourra être simple ou compliqué en fonction des déterminants techniques, de coût, de délais. Il n est pas forcément complexe car il peut n avoir qu un faible impact sur les agents. N 3 : définir et mettre en place une nouvelle organisation du travail (ex. les RTT) est à minima complexe. Impacts du type de projet sur : 1/ les acteurs 2/ le mode de coordination Compliqué Nécessité de recherche d ajustement mutuel Expertise technicité Experts et sociologues Equipe réduite technicien/expert Sociologues négociateurs communicants Type de projet Simple compliqué complexe- compliqué et complexe 10

11 EXEMPLES DE PROJETS De la façon dont nous avons défini le projet, on voit que toutes les entreprises, administrations, collectivités, son aujourd'hui concernées par les concepts de projet et de management de projet. À titre d'exemple qu'on peut citer : 1. Des projets d'organisation, par lesquels une nouvelle structure de fonctionnement est implantée dans une entreprise. 2. Des projets de recherche et de développement de produits nouveaux. 3. Des projets d'urbanisme et de développements sociaux. 4. Des projets d'édification de bâtiment et d'ouvrages de travaux publics. 5. Des projets informatiques et de développement logiciel. 6. Des projets artistiques, tels que le montage d'un spectacle ou d'une exposition. Les risques liés à un projet sont importants : Dépassement d une deadline, pouvant entraîner une perte sèche pour l entreprise, voire le non aboutissement d un contrat. Dépassement d un budget, Problème d organisation du projet : tâches mal réparties, Objectifs non atteints, Problème de management de l équipe : sentiment d exclusion de certains, 11

12 Faisabilité et risques Afin de gérer au mieux les risques d un projet le jeune salarié doit : Etudier la faisabilité du projet Prendre en compte deux aspects de la gestion de projet : Facteurs humains + Facteurs [ technique et outils ] Faisabilité environnementale Faisabilité humaine Faisabilité technique De là découlent les risques Faisabilité environnementale Environnement et technique (capacité à atteindre la performance) Calendaire (capacité à supporter la charge de travail) Budgétaire (capacité de financement) Estimer la globalité du projet : outils de gestion projet (Pert Gantt) Réalités du terrain (budget délais compatibilités formations) 12

13 Faisabilité humaine Culture de l entreprise (représentation mentale collective) Intégration du projet dans l'entreprise, cohérence avec les objectifs de l'entreprise, poids du projet par rapport aux autres projets de l entreprise (et stratégie) Freins et moteurs internes Dans la hiérarchie : le décisionnel et l opérationnel, ambitions personnelles, conflits internes Coordination communication pédagogie Capacités du jeune salarié à manager les équipes Convaincre et motiver les bonnes personnes Faisabilité Technique Environnement parc matériel Interne à l unité commerciale ou entreprise Développements et architecture informatiques préconisés Profil de risque Niveaux d incertitude 1. Variations 2. Incertitudes prévisibles 3. Incertitudes imprévisibles 4. Chaos Degré Degré Design d une nouvelle ligne de produits de haut de gamme Niveau Développement d un MBA pour les cadres de l entreprise Degré Restructuration physique d un magasin Degré Développement d une campagne publicitaire Niveau Niveau Niveau 13

14 La méthodologie de Gestion de Projet permet d éviter ces problèmes en les anticipant et en respectant les règles d organisation de projet suivantes : Le démarrage du projet La planification du projet L avancement du projet Clôturer le projet Tous les chemins mènent à Rome, encore faut-il prendre le bon! Pré-projet Définir le problème ou l opportunité Initialisation Dire ce qui sera produit Planification Dire comment cela sera produit Exécution Réaliser ce qui a été prévu Contrôle Vérifier ce qui est réalisé Finalisation Evaluer le projet Post-projet Evaluer l impact du projet Vision plus restreinte Vision plus ample Réalité actuelle (Problème ou opportunité) Pré-projet Dire où l on est arrivé (évaluer la solution et sa durabilité) Réalité atteinte (solution atteinte) Dire où l on veut arriver (élaborer la solution) Réalité projetée (solution entrevue) Projet Exécution Réaliser ce qui a été prévu Initialisation Dire ce qui sera produit Planification Dire comment cela sera produit Finalisation Evaluer le projet Contrôle Vérifier ce qui est réalisé 1- Le démarrage du projet Il convient d identifier clairement votre projet. Que voulez vous réaliser? Avec qui? Existe-t-il des données clefs permettant de mesurer clairement la réussite de votre projet? Un projet doit donc mettre en avant ce que vous voulez faire : la réponse à un besoin ; et comment vous allez le réaliser. Il doit aussi être concret et être considéré comme un tout : il a un début et une fin. 14

15 Vous devez donc rechercher immédiatement les performances attendues et définir les objectifs. Ceci passera par l élaboration d un cahier des charges. 2- La planification du projet Source : Manager un projet Thierry des LAURIERS La première phase de planification est l élaboration de l organigramme. Vous devez préciser qui fait quoi dans le projet. Vous devez également déterminer celui qui sera le chef du projet. Il sera l interlocuteur privilégié entre l IDRAC et le groupe. La seconde phase de planification est celle de la budgétisation. Vous devez distinguer les heures de travail, les investissements, les fournitures (matières premières) et les heures de production (utilisation de machine). Cette évaluation permettra également de réaliser son évolution dans le temps et de réajuster au besoin. D expérience, nous constatons que les budgets alloués (temps et argent) sont rarement réalisés à la baisse : ce qui est prévu est dépensé. La troisième phase est l établissement d un planning. Il doit être réaliste et ne pas tenir de délais trop serrés pouvant entraîner une baisse de qualité ou un découragement de l équipe. Le graphique GANTT permet de réaliser cette opération. Quelques points de théorie Rappel de la méthode d élaboration des plannings : Un projet X étant défini, ordonnancer ce projet, c est déterminer un calendrier d exécution des projets, ce critère étant optimisé, on tiendra compte de la nature des tâches pour optimiser les autres (coûts, faisabilité, ) On peut décomposer l ordonnancement de projet en un certain nombre d étapes. 15

16 Etape 1 : Tableau de synthèse du projet Cette étape est la plus importante dans l ordonnancement de projet et doit permettre, après une étude de terrain (collecte d informations, critiques des résultats, ), de construire un tableau appelé tableau de synthèse du projet pouvant avoir l allure suivante : TACHE CONTENU DUREE ANCETRE OBSERVATIONS E Livraison de 15 jours A, C, F Peut recouvrir la contenu tâche A de 3 jours lexicographique La tache c est quoi? Nbre entier Tâches préliminaires à l exécution de la tâche Remarque : C est classiquement l étape qui est la plus coûteuse en temps Exemple : On considère le projet dont le tableau de synthèse est le suivant (dans un premier temps on ne tiendra compte ni des contenus, ni des observations : A B C D E F G H TACHES ANCETRES DUREE (jours) E,D 12 G,C 10 A,F E,D 8 H,A 4-10 Etape 2 : NPM a) crible et algorithme de crible Cette étape consiste à déterminer les différents niveaux du projet TACHES ANCETRE NIVEAUX A E, D A B G, C C A, F D - E - F E, D G H, A H - B C α D Ώ E F G H La tâche ά est une tâche fictive de durée nulle, nécessaire à la mise en place de l algorithme de calcul des dates au plus tôt, ancêtre de toutes les tâches n ayant pas d ancêtre. La tâche Ώ est une tâche fictive de durée nulle nécessaire à l initialisation de l algorithme du calcul des dates au plus tard, successeur de toutes les tâches sans successeur. 16

17 b) modélisation des niveaux et graphe NPM du projet Il existe deux types possibles de modélisation de la structure en niveaux précédents Méthode potentielle à étapes : PERT ( : Missiles POLARIS) Dans cette représentation, une tâche correspond à un arc et un sommet à la fin ou au début d une tâche. A 1 2 B C 3 4 Remarque : le PERT est presque exclusivement utilisé par les pays anglo-saxons La représentation potentielle étape est souvent délicate d interprétation. En effet, elle interdit le croisement des arcs et oblige à la création de tâches fictives qui nuisent à la lisibilité du graphe. Méthode potentielle tâche : NPM ou CPM (Bernard ROY 1960 Le France) Dans cette méthode, une tâche est représentée par un sommet et une relation d antériorité par un arc. B A Cette méthode permet le croisement des arcs et un recours minima à la notion de tâches fictives. On essaye à partir du crible de construire un graphe NPM qui minimise les croisements : C E F α D A C Ω B H G c) calcul des différents paramètres affectés aux tâches Pour une tâche on aura 3 types de paramètres : 17

18 les dates au plus tôt, les dates au plus tard, les marges, 1 - dates au plus tôt Initialisation. Le début au plus tôt de la tâche α est fixé à 1. Algorithme : Date de fin au plus tôt = date de début au plus tôt + durée 1 Date de début au plus tôt = date de fin au plus tôt de l ancêtre (ou la plus tardive si plusieurs) + 1 Remarque : une date de début, correspond à un début de période élémentaire. Une date de fin correspond à une fin de période élémentaire. Exemple : si la période élémentaire est la journée : une date de début : matin, date de fin : le soir. La date de fin au plus tôt de Ώ fourni la durée minimale du projet (ici 42 jours) 2 dates au plus tard Initialisation : la date de fin au plus tard de la tâche Ώ est égale à sa date de fin au plus tôt. Date de début au plus tard = date de fin au plus tard durée + 1 Date de fin au plus tard = date de début au + tard du successeur (ou la plus précoce si plusieurs) 1 Remarque : Il existe pour un projet de nombreux ordonnancements d une durée minimale. L ordonnancement au plus tôt et l ordonnancement au plus tard qui correspondent aux «bornes» de ces ordonnancements. 3 Calcul des marges 3.1. Marge totale : MT = date de fin au plus tard date de fin au plus tôt = date de début au plus tard date de début au plus tôt Remarque : L ensemble des tâches de marge totale nulle, forme un chemin particulier du graphe appelé chemin critique. Toute réduction de la durée minimale d un projet passe obligatoirement par la réduction d une ou de plusieurs tâches, du chemin critique. Une réduction de x unités de temps sur une tâche du chemin critique entraine une réduction inférieure ou égale à x de la durée du projet (possibilité d apparition de nouveaux chemins critiques qui vont verrouiller la durée du projet). On peut interpréter la marge totale de la manière suivante : temps dont on dispose sur une tâche qui : 1/ ne modifie pas la durée totale d exécution du projet 2/ peut modifier le début au plus tôt des tâches suivantes Sur un projet conséquent, l utilisation de la marge totale peut donc entraîner des surcoûts pour un calendrier ordonnancé au plus tôt. 18

19 3.2. Marge libre : ML = date de début au plus tôt du successeur (ou plus précoce si plusieurs) durée de la tâche date de début au plus tôt de la tâche. Remarque : 0 ML MT On peut interpréter la marge libre de la manière suivante : C est le temps dont on dispose sur une tâche qui : 1/ ne modifie pas la durée totale d exécution du projet 2/ ne modifie pas l ordonnancement au plus tôt des tâches qui suivent L utilisation de la marge libre sur un projet ordonnancé au plus tôt ne modifie pas le calendrier d exécution. Exemple : Tâche H : jusqu à 17 jours de retard : aucune incidence sur les autres tâches 18 jours de retard : modification du début au plus tôt de la tâche G + de 18 jours de retard : modification de la durée minimale d exécution du projet. Etape 3 : Construction du GANTT Le GANTT est une visualisation linéaire de l ordonnancement au plus tôt ou au plus tard. Marge libre = délai total sans incidence sur le projet Marge totale = délai total sans incidence sur la fin De manière analogue, on peut réaliser un GANTT au plus tard Etape 4 : Planification d un calendrier A partir de ces éléments, vous devez programmer votre projet en tenant compte des impératifs du calendrier : jours fériés, fermeture du dimanche, Ces deux dernières étapes devraient vous permettre d établir un inventaire des risques. 3- L avancement du projet Pensez à surveillez le projet : vous devez régulièrement faire le point sur l avancé de votre projet et recalculer au besoin le budget et votre planification. Bien évidement, il s agira de mettre en avant les différentes décisions que vous avez du prendre. 4- Clôturer le projet Un projet doit savoir débuter et s arrêter : il s agit donc d en établir un compte rendu et d évaluer les écarts entre le prévisionnel et le réalisé tant au niveau quantitatif : le budget, le nombre de participants, ; que qualitatif. 19

20 Le reporting : Dernier outil de la gestion en mode projet, le reporting doit permettre à des éventuels successeurs, de comprendre votre projet et de pouvoir le reconduire. Il doit donc être précis et utiliser des outils tels que : tableaux, chronologies, Le chef projet pourra alors vérifier son niveau d avancement. SEMESTRE 6 : Communiquer sur votre projet Ce Management de Projet est l occasion de pouvoir communiquer sur votre évènement, sur votre formation, sur vous-même et sur votre Ecole. Il s agit donc d adresser aux journalistes et correspondants de presse, un communiqué de presse. Il faudra également les relancer et suivre les parutions qui traiteront de votre évènement. Comment rédiger un communiqué de presse : Un communiqué de presse doit être court et clair. L objectif est de faire connaître une nouvelle au public. Vous pouvez réaliser un communiqué en amont : faire savoir que votre évènement va avoir lieu : il suffira de donner les éléments clefs : qui, quoi, quand, où et pourquoi. Ce communiqué servira aussi d invitation pour le journaliste ou correspondant de presse. Il peut aussi être réalisé en aval : relater l évènement. C est notamment le cas des évènements pour lesquels le journaliste ou le correspondant n a pu se déplacer.et qui lui permettra de réaliser un article «compte-rendu». Pour cela quelques points sont nécessaires : 1/ Le titre : c est une invitation à la lecture. Il doit être simple et explicite. 2/ Les deux premiers paragraphes sont importants car ils doivent donner envie à votre interlocuteur de venir à votre manifestation ou de lire l article avec intérêt, voire de générer du trafic sur un site internet. D une manière principale, appliquer la règle journalistique des 5 «W» qui doit amener les réponses aux 5 questions fondamentales que se posent le lecteur : Who?, What?, When?, Where? et Why? (Qui, Quoi, Quand, Où, Pourquoi). 3/ Dans les éventuels paragraphes suivants, vous devez creuser le sujet et conserver les informations plus anecdotiques pour la fin de votre communiqué. 4/ Vos coordonnées : elles sont primordiales pour le journaliste. Vous devez insérer le nom du contact presse (une seule personne dans le groupe), son téléphone, son mail, une adresse postale, 20

21 ! Quelques règles à retenir Un communiqué de presse doit tenir en une page, il peut être complété par un dossier presse, plus complet et plus précis, s apparentant à un dossier de partenariat ou de sponsoring. Un journaliste ne va publier que ce qu il jugera intéressant. Vous ne pouvez rien exiger de lui. Il restera impartial. Soyez vigilant quant aux délais de publication (périodicité du support) Avant d envoyer vos communiqués : réaliser une liste de médias pouvant être intéressés par votre information et faites une mailing liste des journalistes. Communiquer sur le net et les réseaux sociaux Ce Management de projet est enfin l occasion de maîtriser les outils du net et des réseaux sociaux. Vous devrez donc créer et développer une stratégie web liée aux nouvelles technologies : page Facebook, compte Twitter, nombre de like, création d évènements sur le net, Cela peut aussi se caractériser par un blog. Bref, vous devez démontrer votre capacité à créer une stratégie de communication sur le web et relayer au mieux vos informations sur les réseaux sociaux. 21

22 ! ATTENTION L IDRAC peut, naturellement, être un support à votre projet évènementiel, toutefois l utilisation du logo IDRAC est soumise à des règles strictes. Il vous faut demander l autorisation pour toute utilisation de notre logo. Vous devez analyser votre travail : - Compte rendus - Analyse des écarts - Tableaux de bord - Plan d action En bref vous devrez rendre : Pour le semestre 5, un cahier des charges avec les éléments stratégiques et prévisionnels Pour le deuxième 6, un dossier complet avec en complément du dossier du semestre 5, la stratégie de communication, un bilan sur le réalisé et les retours presse et médias. Enfin, une partie doit traiter de la stratégie Web et réseaux sociaux et sera évaluée indépendamment. 22

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