PRESENTATION BOL ET STRATEGIE DES DEVELOPPEMENTS INFORMATIQUES

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1 Assemblée générale de la Conférence des bâtonniers PARIS 26 JUIN 2015 PRESENTATION BOL ET STRATEGIE DES DEVELOPPEMENTS INFORMATIQUES L informatique des Ordres Rapport de Monsieur le Bâtonnier François AXISA, Vice-Président de la Conférence des bâtonniers, et Monsieur le Bâtonnier Bruno BLANQUER, Membre du Bureau de la Conférence des bâtonniers

2 Dans ce monde connecté, informatisé depuis plusieurs décennies la comparaison des systèmes informatiques de nos Ordres et de nos CARPA permet de prendre la mesure des décisions qui s imposent à nous aujourd hui. 1/ ETAT DES LIEUX LE MONDE D AVANT BOL Les CARPA, gérant les fonds de nos clients, les fonds AJ, commissions d office, garde à vue, les séquestres ont trouvé dans les logiciels développés par l UNCA les outils dont elles avaient besoin. Ceux-ci sont alimentés, par le «Tronc commun», à savoir l annuaire informatique des Avocats tenu à jour quotidiennement par nos Ordres/ CARPA en fonction de l évolution de notre Tableau. L UNCA, au travers du Tronc commun est ainsi devenue l organisme technique qui gère, informatiquement, le tableau «national», et permet la connexion des avocats au RPVA, RPVJ et donc Table nationale des avocats, bientôt au télérecours aux différents annuaires gérés par le CNB, mais aussi pour la SCB, Lpa ou Praeferentia-Corefrance. La situation informatique Ordres, pour la gestion des services de l Ordre est plus disparate (formation, permanence, gestion des relations avec les Avocats, des plaintes entre Confrères, de la part de tiers, les taxations, les cotisations ). Certains, au-delà d un traitement de texte, d un tableur et d un logiciel de comptabilité ne disposent d aucun autre outil tandis que d autres ont des logiciels «maison» réalisés par leur informaticien local. Ces deux premières catégories représentent 112 Ordres. Les 51 restant avaient acquis auprès de Clior, racheté de société en société jusqu à Wolters Kluwer, le logiciel Cliordre, qu ils ont fait évoluer de manière différente, en fonction de leurs besoins propres, de sorte que coexistaient plusieurs versions de ce programme. Aucun autre éditeur de logiciel n a été intéressé par ce marché de niche de 164 clients (nos Ordres) et Wolters Kluwer, début 2012 l a déserté sans remords à effet de fin 2012, abandonnant la maintenance de Cliordre, mettant en péril de blackout total les 51 ordres utilisateurs de ce logiciel. Nous devrons garder en mémoire cette expérience qui aurait pu être extrêmement douloureuse pour les Ordres concernés au moment où nous ferons nos choix. Car c est l UNCA qui a accepté de reprendre la maintenance de ce logiciel depuis, devenant, de ce fait, éditeur de logiciel pour les ordres, ce qui n était pas exactement son cœur de métier. 2/ MISE EN PLACE DE BOL FIN PROGRAMMEE DU TRONC COMMUN EN 2016 Le Tronc Commun, créé il y a une vingtaine d année est devenu obsolète. Les informaticiens de l UNCA l ont remplacé par un outil de gestion du Tableau très élaboré, qui permet jusqu à l organisation du Conseil de l ordre, compatible avec les standards digitaux actuels, hébergé non sur les ordinateurs des Ordres ou des CARPA. 1

3 Demain barreau on line sera consultable à partir d un ordinateur portable, d une tablette, d un smartphone C est le BOL (barreau on line) que l UNCA est en train d installer auprès des 163 Ordres de province, membres de la Conférence des bâtonniers. L Unca devenue experte dans la gestion du tableau d un Ordre a conçu BOL pour permettre la gestion des demandes d inscription, omission, démission ou radiation, par l Ordre et le Conseil de l Ordre dès la formulation de la demande jusqu à la décision et sa traduction dans le tableau et les services en découlant, accès RPVA, RPVJ, demain Portalis L Unca devenue spécialiste du logiciel métier des Ordres, Cliordre, a développé BOL pour servir de base, de socle aux futurs développements, aux futurs modules, aux futures applications du ou des logiciels métiers de nos Ordres, que l Unca ou d autres prestataires pourront développer. La nature du logiciel changeant, le bâtonnier a été placé au centre de son fonctionnement. C est à lui que revient la charge de signer le contrat avec l Unca pour le déploiement de BOL dans son Barreau. C est à lui que revient la désignation des détenteurs de droits, avec plusieurs niveaux d habilitation, pouvant intervenir sur le logiciel. C est à lui que revient de définir l organisation informatique de son ordre en déléguant mais aussi en permettant une gestion structurée de ses services au-delà des changements de bâtonniers. C est dans ces conditions que l UNCA a adressé à tous les bâtonniers le contrat à retourner et les demandes de désignations des détenteurs d autorisation. Aujourd hui 45 Ordres ont retourné ces documents et BOL a déjà été installé dans 9 Ordres et sont en phase de découverte/prise en main du logiciel. Tous les Ordres devant migrer, continuer à assurer la maintenance du «tronc Commun» devient à terme inutile. L UNCA devrait cesser cette maintenance au 31 mars 2016, et l utilisation du «Tronc Commun» devrait cesser définitivement au 30 juin Pour que les avocats de chacun de nos barreaux puissent continuer à exercer au-delà de ces dates, BOL devra avoir été installé dans chacun des Ordres puisque BOL alimentera la chaîne d information de notre profession en substitution du Tronc commun (RPVA, RPVJ, TNA, etc ) Pour un déploiement harmonieux, efficace et rapide, l UNCA propose à chacun des bâtonniers une date d installation en demandant que d ici là, soient retournés les contrats signés, les détenteurs d autorisations soient désignés mais surtout, que les erreurs qui sont présentes dans le «Tronc Commun» soient corrigées (fiches non à jour, données incomplètes, erronées ) dont la liste a été adressé à chaque barreaux il y a quelques jours. Aujourd hui c est la non correction des erreurs qui retarde la phase d apprentissage pour les barreaux qui ont fait retour du contrat. 2

4 Cette mise à jour des données est indispensable pour améliorer la qualité, d autant que les ordres sont invités à faire le choix de reprendre toutes les données du Tronc commun, y compris les avocats inactifs afin de bénéficier dans BOL d outils statistiques permettant d apprécier par exemple l évolution démographique de son barreau depuis l installation du Tronc commun, donc depuis plus de quinze ans. 3/ LA FIN ANNONCEE DE CLIORDRE FIN 2018 UNE CHANCE A SAISIR POUR NOS ORDRES DES DECISIONS DE MUTUALISATION A PRENDRE DES 2015 L UNCA devrait annoncer prochainement la fin de la maintenance de Cliordre le 31 décembre Celle-ci est chère, annuels (coût supporté par les 50 barreaux utilisateurs) et ne peut, compte tenu de la vétusté du produit, être indéfiniment maintenue. Parallèlement, l UNCA propose de concevoir, les modules correspondant au logiciel Cliordre, afin de les rajouter au BOL, pour que les Ordres utilisateurs de Cliordre continuent de disposer d un outil informatique pour la gestion de leurs services. Les 51 Ordres utilisateurs devraient donc «commander» à l UNCA la création de ces logiciels complémentaires (sauf à se tourner vers des prestataires extérieurs). Les 112 autres Ordres ont l opportunité de disposer d un logiciel performant pour la gestion de leurs services. C est une véritable chance pour la profession, en se dotant d un logiciel unique, de parvenir à améliorer et unifier nos pratiques, comme nous y sommes parvenus en matière de maniement de fonds ou d aide juridictionnelle par l effet structurant de l utilisation de mêmes logiciels efficaces, performants et pertinents parce que conçus spécialement pour répondre à nos besoins. Nous devons décider de faire ou de ne pas faire, et si nous faisons de confier cette tâche à l UNCA ou a d autres informaticiens. Notre «marché» est trop petit pour intéresser des entreprises structurées, capables de garantir dans la durée, les mises à jour, les évolutions et la maintenance. Seul Wolters Kluwer avait accepté de s y intéresser, sûrement pour asseoir sa position sur le marché des logiciels métiers avocats, avant de l abandonner Si nous ne confions pas notre avenir informatique à l UNCA, nous risquons de choisir un professionnel qui dans quelques temps, pour de multiples raisons, lui aussi, fera faux bond. De plus, il n y a aucune raison que le coût en soit moindre. En effet l UNCA a estimé, (sous réserve d être affiné au vu des demandes et développements demandés et de la cotation des cahiers des charges de chaque module) le coût de développement des modules couvrant les fonctionnalités essentielles de Cliordre au coût d analystes programmeurs, salariés pendant 3 ans, soit environ par an. A partir de 2019 les annuels de coût de la maintenance de Cliordre disparaîtront. Ensuite la maintenance et les évolutions de ces modules autour de BOL devront être financées. 3

5 En supposant que les programmes soient aussi bien écrit par un tiers extérieur que par l UNCA, la société extérieure fera en outre payer ses frais fixes (locaux, matériel, secrétariat ) puis la maintenance et les évolutions pour le maintien en condition opérationnelle ainsi qu un surplus pour dégager du bénéfice. Ainsi donc, à qualité égale, on peut penser que le prestataire tiers ne peut qu être plus cher. Aujourd hui ont été écrit les cahiers des charges des modules «Permanences» et «Formation». Si nous en prenons la décision, celui détaillant les spécificités du module «Gestion des dossiers» qui comprendra la gestion de la relation de l ordre avec les avocats, celle des réclamations des tiers, des avocats entre eux et les taxations, sera écrit dans les tous prochains mois. Nous serons alors en mesure de commander à l UNCA le développement des programmes de ces trois modules, (ainsi qu éventuellement l établissement de cahiers de charges pour d autres modules que nous pourrions avoir défini ) et l UNCA sera en mesure de s engager sur un coût et sur un délai pour ce faire. - Si l ensemble des Ordres, au travers d une délibération unanime d une Assemblée Générale de notre Conférence décide de demander la réalisation de ces modules, le coût ramené par Avocat sera, quelque soit la taille de nos barreaux, un coût faible, de quelques centaines d euros par an pour les ordres comprenant le moins d avocats à quelques milliers d euros par an pour les plus nombreux, sans commune mesure à celui qui pourrait être supporté par des barreaux se lançant seuls ou à quelques uns dans cette démarche. - A défaut d une telle unanimité, il faudrait, parce que les 51 utilisateurs actuels de Cliordre en ont besoin et que de nombreux autre Ordres le souhaitent, que le vote de l ensemble des barreaux votant «oui» à la commande les engage. Ainsi, dans la foulée les conventions seraient signées entre les votants «oui» et l UNCA pour la réalisation de ces modules et leur financement, la Conférence resterait l interlocuteur de l UNCA, assurant l interface entre les barreaux et l UNCA pour mener à bien ce projet. Nous devrons, avant la fin de l année 2015 prendre en Assemblée Générale cette délibération unanime et/ou engageante. Nous devons, ensemble, grands et petits barreaux, utilisateurs ou non de Cliordre, préparer cette délibération à soumettre à notre prochaine Assemblée Générale. 4