Guide APORT (APO Report Tool)

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1 Guide APORT (APO Report Tool) L outil comptable de suivi de fonds transférés Depuis que LuxDev délègue la gestion de fonds à des Partenaires, force est de constater, comme l a souligné le Rapport d Évaluation des Accords de Partenariats opérationnels réalisé par Ecorys que nous n avons pas suffisamment pris en charge ou accompagné les Partenaires dans le respect des obligations de suivi comptable et de rapportage financier. Spécifiquement, et dans un esprit d alignement sur les dispositifs des Partenaires l Agence n imposait aucun système particulier, et avait plutôt fixé une norme minimale de rapportage en terme d information à fournir. Malheureusement, l expérience nous a amené à constater la grande disparité des modalités de suivi mise en œuvre par nos Partenaires avec de fortes incidences sur la capacité de suivi aussi bien de nos Partenaires que pour l Agence dans l exercice de ses contrôles et de son suivi. C est la raison pour laquelle, un système simplifié de suivi comptable et budgétaire et de rapportage est dorénavant proposé à nos Partenaires dans les cas suivants : en cas d absence total de système et/dispositif ; en mitigation du risque pour une période d observation donnée ou dans l attente de l amélioration du système de base (RC, etc.) ; en référence à la mise en œuvre des Accords de Partenariat opérationnel en vigueur depuis 2009, le logiciel ainsi proposé se dénomme APORT pour APO Reporting Tool. APORT - Manuel d utilisation Préambule Le Logiciel APORT est un Logiciel simplifié de suivi comptable, budgétaire et de rapportage financier mis à la disposition de nos Partenaires qui disposent d une délégation de gestion financière dans le cadre de la mise en œuvre des Projets et Programmes de la Coopération luxembourgeoise. Généralités Le Logiciel est mis à disposition sous forme d une clé USB contenant l ensemble des fichiers exécutables et de données nécessaires à son fonctionnement. Les fichiers auront été spécifiquement paramétrés pour le suivi de chaque délégation de fonds. Le paramétrage et la génération de l application sont réalisés sous la responsabilité du Responsable administratif et financier du Bureau régional, avec l appui des autres collègues impliqués dans le suivi financier des délégations de fonds. Après insertion de la clé USB dans l ordinateur ouvrez le répertoire APORT présent sur la clé. Vous y trouverez un certain nombre de fichiers et de répertoires. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 1/23

2 Système minimum nécessaire Matériel APPLE Mac OS 10.6 et Safari 5.1 ou Firefox 9. Matériel PC OS Vista et Internet explorer 9. Étape 1 - Création des paramètres de base Étape pour les administrateurs les utilisateurs vont directement à l étape 2 Après insertion de la clé USB dans l ordinateur ouvrez le répertoire APORT présent sur la clé. Vous y trouverez un certain nombre de fichiers et de répertoires. ATTENTION le contenu du répertoire peut-être différent entre la version PC et la version MAC cependant et dans tous les cas. Dans le répertoire APORT cliquer sur APORT.app. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 2/23

3 Au lancement le Logiciel fera apparaître une boite de dialogue pour l identification. Dans le champ de dialogue ouvrir avec l'identifiant et le mot de passe qui vous aura été fourni. A l apparition du menu principal suivre les indications suivantes : Choisir l'onglet Paramétrage. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 3/23

4 Cliquer sur Initialiser, pour créer un nouvel Accord. ATTENTION TOUTES LES DONNÉES SERONT EFFACÉES, POUR UNE MODIFICATION D'UN PARAMÉTRAGE EXISTANT NE PAS INITIALISER. Remplir les informations de base de l APO dans la partie 2. Toutes les informations nécessaires se trouvent dans l accord. Attention à bien remplir chaque champ. Cliquez sur Créer le budget dans la partie 2. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 4/23

5 Cliquer sur + pour ajouter une ligne budgétaire. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 5/23

6 Cliquer à nouveau sur + pour ajouter des lignes, et renouveler l opération. Compléter les rubriques. Exemple : Titre = Fonctionnement Sous-Titre = Carburant Puis le montant inscrit dans le budget de l'apo. Lorsque le budget est encodé vous cliquez sur Retour. Points importants pour la saisie du budget : le budget est organisé sur base de familles de dépense, idéalement elles devraient correspondre aux grandes lignes budgétaires de la gestion LuxDev, à savoir : Travaux, Formation, Fonctionnement, etc. ; une ligne Divers/Divers devrait terminer la séquence de saisie du budget afin entre autres d y faire figurer les frais de banque ; au fur et à mesure de la saisie du budget, le logiciel vous proposera la liste des familles budgétaires dans la colonne titre, vous n avez qu à sélectionner la bonne famille ou à la compléter en cas de besoin. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 6/23

7 Le Budget est maintenant saisie, passons à la création des comptes banque et caisse. Cliquez sur Créer les comptes dans la partie 3. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 7/23

8 Cliquer sur + pour ajouter un compte. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 8/23

9 Cliquer à nouveau sur + pour ajouter un compte. Compléter les rubriques. Exemple : Type de compte = Banque Intitulé = Banque UBS Zurich Lorsque les comptes sont créer vous cliquez sur Retour. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 9/23

10 Les comptes sont maintenant saisie, passons à la création des utilisateurs. Cliquez sur Créer un Utilisateur dans la partie 3. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 10/23

11 Cliquer sur + pour ajouter un utilisateur. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 11/23

12 Compléter les rubriques. Exemple : Nom d'utilisateur = Jess Tionaire Adresse = jtionaire@hotmail.fr Et cliquez sur OK. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 12/23

13 Points importants pour la saisie des utilisateurs : vous pouvez créer plusieurs utilisateurs du logiciel APORT chez le Partenaire ; lors de la saisie d un utilisateur, et après validation, le système enregistre l utilisateur au niveau central (LuxDev HQ) et adresse automatiquement un à l utilisateur avec son mot de passe, dans le même temps, le système transmet via l ADMINFITOOLS un code d activation pour cet utilisateur à l attention du responsable administratif et financier du ROF. Ce dernier activera l utilisateur dans le système en cliquant sur activer et en entrant le code d activation. Bien évidemment la phase de création des utilisateurs nécessite une connexion internet active. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 13/23

14 Étape 2 - Saisie Choisir l'onglet Saisie. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 14/23

15 Cliquer sur + pour ajouter une écriture. Sélectionner une des trois options (Alimentation, transfert interne ou Recette / Dépense) -> la 1ère écriture ne peut être qu une alimentation. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 15/23

16 Compléter la date de la demande et de la réception, le montant demandé et reçu ainsi que le Compte bancaire puis cliquer sur Ajouter. ATTENTION à la saisie des frais de banque exemple : demandé EUR, réceptionné XOF et XOF de frais bancaire déjà déduits alors saisir XOF et passer les frais en écriture. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 16/23

17 Cliquer sur + pour continuer. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 17/23

18 Sélectionner Transfert interne. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 18/23

19 Compléter la date, le compte d'émission et le compte destinataire du transfert, le Montant et la référence du Chèque ou du Virement, puis cliquer sur Ajouter. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 19/23

20 Sélectionner Recette / Dépense. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 20/23

21 Compléter la Date, la Désignation (Exemple : Per Diems Mission N 34 - Mahamoudou Tidiane), sélectionner la ligne budgétaire correspondante, compléter la Banque ou la Caisse, inscrire le montant en Dépense et éventuellement la référence du Chèque ou du Virement si paiement depuis un compte banque, puis cliquer sur Ajouter. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 21/23

22 EN CAS D ERREUR, IL N EST PAS POSSIBLE DE CORRIGER UNE LIGNE APRÈS VALIDATION. IL FAUT IMPÉRATIVEMENT EXTOURNER L ÉCRITURE ERRONÉE. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 22/23

23 Étape 3 - Tableau de bord, sélection et impression Choisir l'onglet Tableau de bord. Sur l écran principal vous pouvez visualiser : la situation de l Accord, Montant demandé et Solde ; les Fonds déjà Reçus, consommés, et le Solde disponible, fusionner banque et caisse ; le Solde fusionné des Banque ainsi celui des Caisses. En cliquant en bas du tableau de bord sur l une des trois options vous aurez accès aux informations suivantes : Bilan par ligne budgétaire, avec rappel du budget, du total consommé, du disponible et du taux de réalisation pour chaque ligne budgétaire. Vous pouvez imprimer ou exporter le bilan ; Déboursements mensuels par ligne budgétaire depuis l origine pour les 3, 6, 9, ou 12 derniers mois ; situation des Fonds reçus au titre de l Accord. L impression du grand livre pour une période donnée se réalise au niveau du Layout de saisie. ACTUELLEMENT LA SELECTION N EST PAS OPERATIONNELLE POUR DÉTERMINER LA PÉRIODE DE «SORTIE» DU GRAND LIVRE. Guide APORT (APO Report Tool) - FOR_25.1_fr.pdf Page 23/23