L APPORT DE LA CERTIFICATION ISO 9001 DANS LE MANAGEMENT D UNE CENTRALE D ACHAT DE MEDICAMENTS CAS DE LA NOUVELLE PSP COTE D IVOIRE

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1 L APPORT DE LA CERTIFICATION ISO 9001 DANS LE MANAGEMENT D UNE CENTRALE D ACHAT DE MEDICAMENTS CAS DE LA NOUVELLE PSP COTE D IVOIRE 1

2 OBJECTIF GENERAL Montrer comment la mise en conformité d une centrale d achat de médicaments et intrants stratégiques de santé, à la norme ISO 9001 version 2015, peut impacter favorablement sa gestion. 2

3 OBJECTIFS SPECIFIQUES Effectuer une présentation succincte de la norme ISO 9001 version 2015 Partager à travers les impacts du processus de certification, l expérience de la Nouvelle PSP, Encourager les membres de l ACAME à la certification de leurs centrales d achat conformément au plan stratégique de l ACAME (Produit 3.2) 3

4 SOMMAIRE Contexte : défis majeurs des centrales d achat I. La Norme ISO 9001 version 2015 II. Impacts du processus de certification III. Grandes étapes dans la certification de la NPSP Conclusion 4

5 CONTEXTE : DEFIS MAJEURS DES CENTRALES D ACHAT DE L ACAME Concilier leur mission de santé publique et les impératifs d une gestion d entreprise Garantir l approvisionnement régulier des établissements sanitaires en médicaments génériques de qualité, à des prix accessibles aux populations Réaliser des achats selon les critères internationaux (mise en concurrence, qualité) Relever de ces défis majeurs passe par un management efficace de la centrale. Norme Iso 9001 version 2015 : une approche structurée sans être la panacée 5

6 Progression Contexte : défis majeurs des centrales d achat I. La Norme ISO 9001 version 2015 II. Impacts de la certification III. Grandes étapes dans la certification de la NPSP Conclusion 6

7 QU EST-CE QUE LA NORME ISO 9001? Qu estce que c est? Pour Quoi? Pour Qui? Document élaboré par consensus au sein d un organisme de normalisation. Spécifie les exigences relatives au SMQ Tout organisme indépendamment de sa taille et de son secteur d activité Fournir constamment des produits et services conformes aux exigences des clients et aux exigences légales et réglementaires applicables. Accroître la satisfaction des clients 7

8 QUE PROPOSE LA NORME ISO 9001? Une approche structurée de la notion de management 8

9 Progression Contexte : défis majeurs des centrales d achat I. La Norme ISO 9001 version 2015 II. Impacts de la certification III. Grandes étapes dans la certification de la NPSP Conclusion 9

10 Divers impacts de la certification dans la gestion de la centrale d achat 1. Sur le leadership 2. Sur la Maitrise de l environnement interne et externe 3. Sur le dispositif de recueil des exigences clients 4. Sur la connaissance des besoins et attentes des PIP 5. Sur la planification 6. Sur les opérations 7. Sur le suivi et l évaluation des performances 8. Sur la culture d amélioration continue 10

11 Renforcement du leadership A tous les niveaux, les dirigeants établissent la finalité et les orientations et créent des conditions dans lesquelles le personnel est impliqué pour atteindre les objectifs qualité de l organisme. Communication de la mission, la vision, la stratégie, les politiques au sein de l entreprise et à tous les niveaux Forte implication des managers dans les activités du SMQ Participation à l élaboration de la stratégie Participation à l élaboration du budget en tant que CRB. Pilotage des processus par les directeurs Exemplarité des managers Evaluation de l efficacité des actions correctives mises en œuvre (impact des actions) Prise de décisions fondées sur les preuves (études, analyses, etc.) 11

12 Meilleure maîtrise de l environnement interne et externe L organisme doit de terminer les enjeux externes et internes pertinents par rapport a sa finalite et son orientation strate gique, et qui influent sur sa capacite a atteindre le ou les re sultats attendus de son syste me de management de la qualite. L organisme doit surveiller et revoir les informations Détermination des enjeux internes et externes sous la forme d orientations stratégiques Identification des opportunités et menaces Identification des forces et faiblesses Mise en place d un dispositif de veille de façon continue Mise en place et animation des cellules de veille Animation du portail de veille Réunion annuelle d analyse des données de l environnement externe 12

13 Renforcement du dispositif de recueil des exigences clients Aménagement du dispositif d écoute client Rencontres périodiques du comité de direction avec les clients Mise en place de 6 équipes de commerciaux (pharmaciens gestionnaires de grands comptes et visiteurs médicaux) répartis sur le territoire national Dispositif de recueil des retours d informations clients (fiche d écoute client sur les prestations de la NPSP et fiche de non conformité liés aux produits) Amélioration de la prise de commande des clients Dématérialisation des commandes (e-sigl) qui a permis d accélérer les prises de commande (90% des commandes reçues en 2017 proviennent de e-sigl) et de réduire de 75% les réclamations dues aux erreurs de code et de désignation de produits 13

14 Amélioration de la connaissance des besoins et attentes des PIP L organisme doit déterminer : a) les parties inte resse es qui sont pertinentes dans le cadre du syste me de management de la qualite ; b) les exigences de ces parties inte resse es dans le cadre du syste me de management de la qualite. L organisme doit surveiller et revoir les informations relatives a ces parties inte resse es et a leurs exigences pertinentes. Institution de la Plate forme collaborative avec partenaires depuis 2016 Extension des parties intéressées pertinentes (ordres de santé, ONG, fournisseurs, presse, personnel de la NPSP) Signature de conventions Prise en compte de ces parties intéressées dans les enquêtes de notoriété 14

15 Amélioration de la planification Dans le cadre de la planification de son SMQ, l organisme doit tenir compte des enjeux, des exigences des parties intéressées pertinentes et de terminer les risques et opportunite s qu il est ne cessaire de prendre en compte pour donner l assurance que le SMQ peut atteindre le ou les résultats escomptés. Prise en compte des risques dans la planification stratégique et opérationnelle Elaboration de la cartographie des risques Elaboration de la matrice de priorisation du traitement des risques à travers le plan d audit et les indicateurs de pilotage des risques Planification opérationnelle Fixation des Objectifs par processus Fixation des Objectifs individuels à travers le SEP 15

16 Amélioration des opérations Organisation des activités en processus Favorise la transversalité Améliore la collaboration : réduction des obstacles interfonctionnels Permet une utilisation efficiente des ressources Application effective des référentiels métiers Evaluation régulière du niveau de mise en œuvre des exigences du MQAS depuis 2016 Résultat 2016 en 60%, 70% en 2017 Renforcement du dispositif de surveillance et de mesure Etalonnage des équipements de surveillance et de mesure (thermomètre, hygromètre, balance) Enregistrement et analyse des mesures relevées Mise en place d un dispositif d alerte en cas de variation de la température dans les entrepôts 16

17 Améliorer les opérations L organisme doit mettre en œuvre la production et la prestation de service dans des conditions mai trise es. Préservation du produit, de la réception jusqu à la livraison chez le client Amélioration des conditions de stockage dans les entrepôts de la centrale et de l agence (Suivi de la température et de l hygrométrie des entrepôts) Maîtrise de la chaîne de froid, des entrepôts jusque chez le client Amélioration de la distribution Externalisation des activités de livraison en province entraînant l amélioration des délais de livraison Suivi des camions de livraison par GPS + suivi de l ouverture et la fermeture des males Evaluation du prestataire 17

18 Amélioration du suivi et de l évaluation des performances a) Conformite des produits et services; b) Niveau de satisfaction des clients; c) Performance et l efficacite du syste me de management de la qualite ; d) Efficacite avec laquelle la planification a e te mise en œuvre; e) Efficacite des actions mises en œuvre face aux risques et opportunite s; f) Performance des prestataires externes; Evaluation de la satisfaction des clients Evaluation et suivi des performances de tous les prestataires externes y compris les fournisseurs de médicaments Mise en place d un système d évaluation des performances du personnel Evaluation de la performance et de l efficacité du SMQ 18

19 Développement de la culture de l amélioration continue L organisme doit de terminer et se lectionner les opportunite s d ame lioration et entreprendre toutes les actions ne cessaires pour satisfaire aux exigences du client et accroi tre la satisfaction du client. L organisme doit ame liorer en continu la pertinence, l ade quation et l efficacite du syste me de management de la qualite. Recherche systématique des causes profondes, suivies d actions correctives et préventives Mise en place d un dispositif de recueil et de traitement des non conformités et des réclamations clients (Fiche d amélioration) Evaluation de l efficacité des actions correctives mises en œuvre (impact des actions) 19

20 Progression Contexte : défis majeurs des centrales d achat I. La Norme ISO 9001 version 2015 II. Impacts de la certification III. Grandes étapes dans la certification de la NPSP Conclusion 20

21 GRANDES ETAPES DU PROJET DE LA CERTIFICATION DU SMQ DE LA NOUVELLE PSP Janvier 2017 Décembre Lancement de la démarche qualité Engagement de la direction Décembre 2016 Certification du SMQ selon la norme ISO 9001 : 2008 Mise en place du Système de management de la qualité (SMQ) selon la norme ISO 9001 : 2008 Migration du SMQ de la norme ISO 9001: 2008 à la norme ISO 9001:2015 Certification du SMQ selon la norme ISO 9001:

22 Conclusion Défi majeur des centrales d achat : concilier leur mission de santé publique et les impératifs d une gestion d entreprise Modèle de gestion proposé par la norme ISO 9001 version 2015 à travers les exigences qu elle contient Mise en exergue de l influence favorable du processus de certification sur divers aspects de la gestion de la centrale Apports positifs de la mise en conformité de la NPSP à la norme ISO 9001 Encouragement les membres de l ACAME à la certification de leurs centrales d achat conformément au plan stratégique de l Association (Produit 3.2) 22

23 Merci pour votre attention! 23