26 NOVEMBRE - 7 DÉCEMBRE 2014

Transcription

1 26 NOVEMBRE - 7 DÉCEMBRE 2014 FORMULAIRE D INSCRIPTION 2014

2 PRÉSENTATION GÉNÉRALE Marché Casse-Noisette LIEU ET DATES Au Palais des congrès de Montréal Galerie marchande (rez-de-chaussée) Le mercredi 26 novembre 17 h à 20 h Soirée d ouverture Du jeudi 27 novembre au dimanche 7 décembre 2014 L ÉVÉNEMENT EN BREF Pour une cinquième année, Les Grands Ballets Canadiens de Montréal proposent le Marché Casse-Noisette, premier marché de Noël à caractère philanthropique à Montréal! Le Marché Casse-Noisette a été imaginé et créé afin de lever des fonds pour le Fonds Casse-Noisette pour enfants des Grands Ballets qui permet chaque année à enfants de milieux défavorisés du Grand Montréal de participer à des ateliers éducatifs en arts visuels, création de costume et danse. Ces enfants assistent ensuite gratuitement à une représentation du ballet Casse Noisette. Chaque exposant verse 10 % de ses ventes au Fonds Casse-Noisette pour enfants des Grands Ballets. Tous les profits générés au cours du Marché (produits dérivés) vont également au profit du Fonds. Grâce à son ergonomie de visite unique tout en longueur le Marché Casse- Noisette garantit à ses exposants d être vus par tous les visiteurs. Avec pour concept «tout sous un même toit» le Marché Casse-Noisette réunit dans un même espace et pour un temps limité, des exposants sélectionnés pour leur rareté, la qualité et l originalité de leurs produits. Le promoteur du Marché Casse-Noisette a à cœur de proposer des produits et une gamme de prix diversifiés pour le plaisir de tous. FORMULAIRE D INSCRIPTION NOVEMBRE - 7 DÉCEMBRE

3 FORMULAIRE D INSCRIPTION 2014 Merci de remplir soigneusement le formulaire. Toutes les informations y figurant seront considérées comme valides et véridiques et pourront être utilisées à des fins de promotion ou pour la rédaction de documents officiels. Nom de la compagnie (Tel qu il doit apparaître sur tout le matériel promotionnel. Attention aux majuscules et aux accents.) Nom de la personne contact Titre Adresse Ville Province Code postal Téléphone 1 Téléphone 2 Courriel (Merci de ne fournir qu un seul courriel pour toutes les communications) Site Internet Date de fondation de la compagnie Points de vente CATÉGORIE DE PRODUITS Accessoires de mode Maison et décoration Beauté et bien-être Enfants et jouets Plaisirs Gourmands Autres cadeaux découvertes. Précisez : DESCRIPTION DE VOTRE COMPAGNIE (Les informations doivent être exactes. Ce texte sera repris sur le site Internet du Marché Casse-Noisette pour vous présenter auprès des visiteurs. 50 mots maximum. Utilisez une autre feuille au besoin.) BIOGRAPHIE DU FONDATEUR / CRÉATEUR (Si approprié) (Les informations doivent être exactes. Ce texte sera repris sur les documents de promotion du Marché Casse Noisette pour vous présenter auprès des visiteurs. 50 mots maximum. Utilisez une autre feuille au besoin. FORMULAIRE D INSCRIPTION NOVEMBRE - 7 DÉCEMBRE

4 LISTE DES SALONS AUXQUELS VOUS AVEZ DÉJÀ PARTICIPÉ (S il y a lieu) TYPE DE PRODUITS QUE VOUS COMPTEZ VENDRE AU MARCHÉ CASSE-NOISETTE (Veuillez préciser la clientèle-cible femme, homme, enfant / âge ainsi que la gamme de prix) Pour usage promotionnel, veuillez nous faire parvenir : (à fournir même si vous avez déjà participé aux éditions précédentes) La liste de vos produits que vous planifiez vendre au Marché Casse-Noisette avec photos* et accompagnés de la liste des prix correspondant. * Photos haute résolution, format JPG, 1Mo sur CD ou par courriel Logo de l entreprise (format.jpg, 300 dpi, noir et blanc OU format.eps VECTORIEL, noir) sur CD ou par courriel Un exemplaire de votre produit phare accompagné de sa description et de son prix. Ce produit servira à des fins de promotion et de relations publiques du Marché Casse-Noisette. Si aucun produit ne nous est envoyé, votre sélection pour la promotion dans les médias sera incertaine. Ce produit ne vous sera pas retourné. Nous vous invitons à développer et à soumettre un objet ou une gamme de produits exploitant la thématique de Casse-Noisette ou avec le logo du Marché Casse-Noisette. Après approbation du promoteur, ce produit pourrait être mis de l avant à travers les relations de presse et la campagne de promotion. Vous devrez vous assurer d avoir ce produit en quantité suffisante pour toute la durée du Marché. FORMULAIRE D INSCRIPTION NOVEMBRE - 7 DÉCEMBRE

5 TARIF DE LOCATION Veuillez noter : Les kiosques 5 x 10 sont en nombre limité par conséquent ils seront concédés suivant l approbation du comité. Le nombre de kiosques de coin sont limité, il est vivement recommandé de s inscrire le plus tôt possible. VEUILLEZ COCHER VOTRE CHOIX DIMENSIONS (P X L) TARIF SIMPLE TARIF PARTAGE 1 5' x 10' $ + taxes = 2 069,55 $ F Non disponible 10' x 10' $ + taxes = 2 816,89 $ F $ + taxes = 2 816,89 $ F 10' x 10' coin $ + taxes = 3 391,76 $ F $ + taxes = 3 391,76 $ F 10' x 20' $ + taxes = 3 621,71 $ F $ + taxes = 4 139,10 $ F 10' x 20' coin $ + taxes = 4 196,59 $ F $ + taxes = 4 599,00 $ F 10' x 30' $ + taxes = 4 426,54 $ F $ + taxes = 5 173,87 $ F 10' x 30' coin $ + taxes = 5 001,41 $ F $ + taxes = 5 118,80 $ F 1 En cas de partage de kiosque, les exposants auront à leur charge les coûts d installation relatifs à l ajout de prise de courant et d un espace d entreposage supplémentaire. Une seule enseigne sera créée et comportera les deux logos. LE TARIF DE LOCATION INCLUT Kiosque (les modèles 5'x10' peuvent varier) Le kiosque, constitué de trois panneaux ; Devanture extérieure décorée avec guirlandes, boules et lumières ; Deux spots encastrés sur la devanture intérieure (éclairage supplémentaire recommandé) ; Une enseigne comportant votre logo (à envoyer au promoteur, dans le format demandé, lors de votre inscription) Services à réserver gratuitement auprès du promoteur avant le 1er octobre (des frais s appliqueront après cette date) Une prise électrique à trois sorties (frais d électricité inclus) Un espace d entreposage (10' x 10' déterminé au sol et identifié à votre nom) Montage et démontage des murs du kiosque Sécurité Promotion générale De l évènement à travers une vaste campagne de relations de presse De l exposant par le biais du site Internet du Marché Casse-Noisette MODALITÉ DE PAIEMENT Inscription : 500 $ (encaissé uniquement sur acceptation de la candidature et non- remboursable) Au 1 er septembre 2014 : 50 % des frais de location (kiosque et services) non-remboursable Au 1 er octobre 2014 : 100 % des frais de location (kiosque et services) obligatoire et non remboursable FORMULAIRE D INSCRIPTION NOVEMBRE - 7 DÉCEMBRE

6 VERSEMENT DES 10 % DES VENTES Chaque exposants s engagent à verser au Fonds Casse-Noisette pour enfants des Grands Ballets, 10 %** des ventes réalisées au cours du Marché Casse-Noisette. À la fin du MCN, une facture sera envoyée et le paiement devra être effectué au plus tard le vendredi 19 décembre Après cette date une pénalité de retard sera appliquée. ** Les taxes en vigueur seront ajoutées SERVICES Je souhaite réserver gratuitement (valable seulement jusqu au 1er octobre) les services suivant : Une prise électrique à trois sorties Un espace d entreposage sécurisé, 10' x 10' déterminé au sol et identifié à mon nom Je partage mon kiosque 10' x avec l exposant et je souhaite réserver le(s) service(s) supplémentaire(s) suivant(s) : Une prise électrique à trois sorties au coût de 131 $ F F Un espace d entreposage sécurisé, 10' x 10' déterminé au sol et identifié à mon nom au coût de 50 $ Si votre terminal bancaire est sans fil, il n est pas nécessaire de réserver une ligne téléphonique. Je désire réserver une ligne téléphonique (pour terminal bancaire) au coût de 180 $. Dans le cas où votre système de paiement fonctionnerait avec une connexion wi-fi, il est vivement conseiller de commander une connexion Internet auprès du Palais des congrès. À titre indicatif, pour l ampérage de la boîte électrique, veuillez cocher parmi les éléments suivants ceux qui pourraient se retrouver dans votre kiosque lors du Marché Casse-Noisette : Cafetière Bouilloire Réfrigérateur Congélateur Lampe allogène Four à micro-onde/mini four À l approche de l évènement, nous vous transmettrons une liste de fournisseurs pour un accès aux services additionnels suivants : location d un terminal à cartes bancaires location de mobilier services électriques manutention nettoyage de kiosque connexion Internet Cette liste est transmise à titre indicatif. Vous êtes libres de travailler avec vos propres fournisseurs. Le promoteur se dissocie entièrement de vos liens avec les fournisseurs. FORMULAIRE D INSCRIPTION NOVEMBRE - 7 DÉCEMBRE

7 L adhésion aux règlements fait partie intégrante du présent contrat et est une condition sine qua non de la participation de l exposant au Marché Casse-Noisette. J ai lu et accepte les règlements. Date Signature MODE DE PAIEMENT Carte de crédit Visa Carte de crédit MasterCard Numéro de carte Date d expiration Titulaire Signature Chèque inclus, libellé à l ordre des Grands Ballets Canadiens de Montréal AIDE-MÉMOIRE LISTE DES DOCUMENTS À FOURNIR FORMULAIRE D INSCRIPTION dûment rempli et signé F F LISTE ET PHOTOS de produits destinés à la vente au Marché Casse-Noisette (HAUTE RÉSOLUTION, format JPG, 1Mo) pour usage promotionnel (site web, brochure ), à fournir sur CD ou par courriel (à fournir même si vous avez déjà participé aux éditions précédentes) F F LOGO de l entreprise (format.jpg, 300 dpi, noir et blanc OU format.eps VECTORIEL, noir) pour usage promotionnel (site web, brochure, enseigne du kiosque, etc.), sur CD ou par courriel (à fournir même si vous avez déjà participé aux éditions précédentes) ; Votre PRODUIT PHARE et sa description (bienfaits, fabrication, prix ) F F LE PAIEMENT du dépôt de 500 $ (ou de la totalité du kiosque si inscription après le 1 er juillet 2014). Le paiement ne sera pas encaissé si votre candidature n est pas retenue. ATTENTION! Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte dans le classement de priorité pour le choix du kiosque. Merci d envoyer tous les documents requis à l adresse suivante : Les Grands Ballets Canadiens de Montréal Marché Casse-Noisette 4816 rue Rivard, Montréal, Qc H2J 2N6 Par télécopieur : Ou par courriel à Josée Kleinbaum : jkleinbaum@grandsballets.com FORMULAIRE D INSCRIPTION NOVEMBRE - 7 DÉCEMBRE

8 RÈGLEMENTS & ÉCHÉANCIER PARTAGE DE KIOSQUE Le partage d un kiosque est permis à condition que les deux exposants soient approuvés par le comité de sélection. Les organisateurs du Marché Casse-Noisette n ont pas la responsabilité de trouver le second exposant, et devront absolument donner leur approbation quant à sa participation. Toutefois, tel que stipulé plus haut, les conditions de location ne sont pas les mêmes que pour un seul exposant. Les coûts éventuellement engendrés par ce partage (besoins supplémentaires électriques, espace d entreposage ) seront à la charge des exposants (remplir l annexe pour réserver ces services payants). Le partage de kiosque est soumis à un tarif spécial (voir grille tarifaire ci-haut). Un contrat devra être rempli par chaque exposant. Chacun recevra une facture à son nom tant pour la location du kiosque que pour la redevance des 10 %. EMPLACEMENT DE VOTRE KIOSQUE Les exposants ayant confirmé leur retour pour cette nouvelle édition à l issue du Marché Casse-Noisette 2013 possèdent le privilège de choisir leur emplacement en primeur. À l approche de l événement, à l automne, vous recevrez le plan du Marché avec les espaces restants disponibles. Les inscriptions sont traitées sur la base du premier réservé, premier servi. Vous pourrez procéder à trois choix d emplacement. Dans un souci de bonne répartition des produits, nous vous demandons de nous indiquer trois emplacements répartis à des endroits différents. Le promoteur se réserve le droit d assigner le kiosque de son choix parmi les trois choix de l exposant. Les 20 derniers exposants à s inscrire seront placés par le promoteur, qui veillera à répartir au mieux les exposants vendant les mêmes types de produits. En cas d inscription tardive, les exposants seront inscrits sur une liste d attente en cas de désistement. VENTE DES PRODUITS Les exposants sont tenus de vendre les produits pour lesquels ils sont connus et ont été sélectionnés. Si un nouveau produit venait à s ajouter en cours de Marché et ne correspondait pas à ce qui a été soumis, le promoteur pourrait en tout temps demander à l exposant de le retirer de son kiosque. FORMULAIRE D INSCRIPTION NOVEMBRE - 7 DÉCEMBRE

9 L exposant s engage à vendre des produits de qualité et décharge les Grands Ballets de tout recours d un acheteur. Les anciens exposants doivent ajouter chaque année un nouveau produit ou une nouvelle gamme/collection par rapport à l année précédente. Il est interdit de vendre des denrées alimentaires fabriquées et prêtes à consommer sur place dans un autre format que le format dégustation (crêpes, gaufres, café, thé ). Les prix des produits doivent être indiqués. L exposant est toutefois libre de décider de sa politique de prix au cours de l évènement, à condition que sa nouvelle tarification soit affichée. Les Grands Ballets se déchargent de toute vente de liquidation éventuelle d un exposant. Chaque transaction doit être facturée et écrite et tous les relevés de transaction doivent être conservés jusqu au 19 décembre 2014, le promoteur pouvant les demander pour vérification à la fin de l évènement. EXCLUSIVITÉ Aucune exclusivité ne peut être promise aux exposants. Dans un souci de diversité de proposition, le promoteur a à cœur de varier les produits. Toutefois plusieurs types d un même produit peuvent se retrouver au Marché Casse-Noisette. DÉCORATION DU KIOSQUE Les Grands Ballets fournissent les murs et la décoration extérieure du kiosque. L exposant doit assurer la décoration à l intérieur de son kiosque pour le rendre festif et attrayant. Le promoteur se réserve un droit de regard sur l aménagement intérieur du kiosque afin de s assurer de son esthétisme, de son bon goût et du respect de l image de marque du MCN. Le promoteur peut en tout temps faire démonter la décoration des kiosques ne respectant pas les critères d esthétisme du MCN et demande aux exposants de garder leur kiosque propre et attrayant. Pour des raisons de sécurité, les installations de l exposant ne doivent en aucun cas dépasser les limites intérieures du kiosque, afin de laisser les allées de circulation libres en tout temps. Le promoteur veillera au bon respect de cette règle. ATTENTION Les panneaux des kiosques doivent demeurer intacts. L exposant ne peut donc pas fixer, visser ou clouer des éléments sur la structure du kiosque. Il n est pas non plus possible de suspendre des éléments au plafond du Palais des Congrès. Tous les éléments de décoration doivent donc être autoportants. En cas de non-respect de cette clause, une pénalité de 250 $ pourrait vous être appliquée après inspection du kiosque lors du démontage. Cette somme sera ajoutée à votre facture des 10 % de redevance, preuve photo à l appui. FORMULAIRE D INSCRIPTION NOVEMBRE - 7 DÉCEMBRE

10 SOLLICITATION ET ACTIVITÉS DE PROMOTION Aucune activité de promotion ou de sollicitation (distribution de brochures, cartes-cadeaux, mascotte ) auprès des visiteurs n est permise à l extérieur du kiosque. Les exposants peuvent organiser des actions de promotion lors du Marché Casse-Noisette, mais uniquement à l intérieur de leur kiosque. PROPRETÉ DES LIEUX Si vous effectuez des dégustations de produits dont certains résidus pourraient tomber sur le sol, il est impératif de protéger le plancher à l intérieur et devant votre kiosque au moyen d un tapis ou d une toile, en prenant garde d utiliser un adhésif qui se retirera facilement du sol (en granit) lors du démontage.* Le non-respect de cette clause pourrait entraîner, des frais d entretien ménager qui vous seront facturés. *Apporter papier essuie tout + produit nettoyant doux (Windex ou M. Net). ANNULATION DE PARTICIPATION Le dépôt de 500 $ est définitif et non-remboursable une fois votre participation confirmée. Dans l éventualité où la présence de l exposant ou de son équipe au Marché Casse-Noisette serait tout de même empêchée, impossible ou irréalisable le remboursement de la location de kiosque irait comme suit : Annulation avant le 1 er septembre : Le promoteur remboursera l intégralité de la somme déjà payée pour la location du kiosque, à l exception du dépôt de 500 $. Annulation après le 1 er septembre : La moitié de la location du kiosque est due et non remboursable, des frais de promotion et de construction ayant déjà été engagés par le promoteur. Annulation après le 1 er octobre : La totalité de la location du kiosque est due et non remboursable, des frais de promotion et de construction ayant déjà été engagés par le promoteur. VERSEMENT DES 10 % DES VENTES Le promoteur fournira aux exposants cinq enveloppes de rapport de ventes. Elles devront obligatoirement être remplies et déposées dans la boîte aux lettres du kiosque des Grands Ballets prévue à cet effet, aux dates précises indiquées sur les enveloppes. Un formulaire récapitulatif vous sera également fourni pour vos dossiers. Pour faciliter la gestion de ces chiffres, le promoteur demande aux exposants de respecter les dates et heures indiquées sur les enveloppes. En cas de retard répétés et sans raison valable communiquée à l avance, une pénalité de 50 $ sera appliquée. FORMULAIRE D INSCRIPTION NOVEMBRE - 7 DÉCEMBRE

11 À la fin du Marché Casse-Noisette, une facture totalisant le 10 % des ventes réalisées au cours du MCN à laquelle **les taxes en vigueur auront été ajoutées vous sera envoyée. Le paiement devra être effectué au plus tard le vendredi 19 décembre 2014, par chèque libellé à l ordre des Grands Ballets Canadiens de Montréal, ou par carte de crédit. Après cette date, veuillez noter qu une pénalité de 5 % sera appliquée par mois de retard ** Des taxes sont en effet applicables sur la redevance des 10 % selon la loi. Nous pourrons vous remettre une attestation de contribution. Le promoteur se base sur la bonne foi et l honnêteté des participants pour récolter la redevance. 100 % de l argent récolté est reversé au Fonds Casse-Noisette pour enfants. Toutes les transactions devront toutefois être facturées. Le promoteur se réserve le droit de demander des relevés de transaction émis au cours de l évènement, pour des fins de vérification. L exposant s engage à être honnête et à déclarer toutes ses ventes. Toute fraude entraînera l interdiction définitive de participer aux éditions suivantes du Marché Casse-Noisette. PRÉSENCE DANS LE KIOSQUE Les exposants sont tenus d assurer une permanence dans leur kiosque durant toute la durée de l évènement, incluant l évènement d ouverture, soit du 26 novembre au 7 décembre 2014 inclusivement, et ce durant tous les horaires d ouverture au public. Une pénalité de 100 $ par jour sera appliquée en cas d absence ou de retard répété de l exposant ou de son personnel. ÉCHÉANCIER Jeudi 1 er mai e phase de sélection des exposants MARDI 1 ER JUILLET e phase de sélection des exposants MARDI 2 SEPTEMBRE 2014 Date limite d inscription et de réception de tous les documents requis. Le promoteur ne peut garantir la présence de l exposant dans toute la campagne promotionnelle. Moitié du paiement due et non remboursable. MERCREDI 1 ER OCTOBRE 2014 Intégralité du paiement du kiosque due. Après cette date aucun remboursement possible en cas d annulation. Date limite de réservation pour la prise électrique et l espace d entreposage sans frais. MERCREDI 26 NOVEMBRE 2014 Évènement d ouverture et de préachat du Marché Casse- Noisette (présence requise des exposants dans leur kiosque). DU JEUDI 27 NOVEMBRE AU DIMANCHE 7 DÉCEMBRE 2014 Ouverture du Marché Casse- Noisette au public. VENDREDI 19 DÉCEMBRE 2014 Date limite du versement des 10 % des ventes aux Grands Ballets Canadiens au profit du Fonds Casse-Noisette pour enfants. FORMULAIRE D INSCRIPTION NOVEMBRE - 7 DÉCEMBRE