Demande d établissement d un devis et spécifications techniques. pour la réalisation des documents et travaux liés à

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1 Demande d établissement d un devis et spécifications techniques pour la réalisation des documents et travaux liés à l organisation des élections des unions régionales de professionnels de santé (URPS) pour les chirurgiens-dentistes, infirmiers, masseurs-kinésithérapeutes et pharmaciens en Languedoc-Roussillon n Les cocontractants : Demandeur : Agence Régionale de Santé du Languedoc-Roussillon parc club du Millénaire 1025 rue Henri Becquerel CS Montpellier Cedex 2 L entreprise prestataire : Les sociétés contactées pour établir le projet de processus intégré ci-après décrit dans le présent document sont désignées sous le terme «Le prestataire». 2. Objet : élections aux unions régionales des masseurs kinésithérapeutes, chirurgiens dentistes, pharmaciens, infirmiers en Languedoc-Roussillon Dans chaque région les unions régionales des professionnels de santé instituées par l article L du code de la santé publique rassemblent par profession, les professionnels de santé exerçant à titre libéral sous le régime des conventions nationales de sécurité sociale. L'élection aura lieu par correspondance pour un scrutin à la date limite du jeudi 16 décembre 2010 pour les quatre professions libérales concernées, et un dépouillement le mardi 21 décembre : Pharmaciens Chirurgiens-dentistes Masseurs-kinésithérapeutes Infirmiers Page 1 sur 14

2 Selon les listes des électeurs, on compte, en Languedoc Roussillon, professionnels libéraux répartis comme suit : infirmiers masseurs-kinésithérapeutes chirurgiens-dentistes pharmacies 3. La commande Le projet doit en tous points respecter les spécifications du décret n du 2 juin 2010 relatif à l élection aux unions régionales des professionnels de santé et de la circulaire du 3 juin 2010 relative aux élections aux URPS (cf annexe1). La commande porte, pour les quatre professions, sur trois catégories de documents spécifiques adressés aux quatre groupes d électeurs correspondants. Elle comprend : 3.1 La réalisation en option de documents (détail en 5.4 a) : Les affiches ; les circulaires (ou professions de foi) ; les bulletins de vote (ou listes de candidats) ; soit par le prestataire soit à l initiative de chacune des listes de candidats. 3.2 La réalisation des documents et travaux suivants : la fourniture d une enveloppe opaque de scrutin. Ces enveloppes devront être de couleurs différenciées pour chacune des professions ; l impression de la notice explicative, comprenant l adresse de chaque électeur ; la réalisation et l impression de l enveloppe porteuse «aller» à fenêtre ; la réalisation, l impression de l enveloppe «retour» et le contrat avec la Poste pour un produit de la gamme «POSTEREPONSE», avec l obtention d un numéro d autorisation, dit «enveloppe T» différenciées par profession ; la mise sous pli sécurisée et le conditionnement des documents correspondants à chaque profession ; la réalisation de l affranchissement des envois à tous les électeurs et le dépôt à la Poste ou l acheminement direct ; la réception des enveloppes «POSTEREPONSE» retour, contenant les votes par correspondance, en box sécurisé du centre de distribution de la Poste ainsi que la comptabilisation de l intégralité des enveloppes sur les bordereaux POSTEREPONSE ; Page 2 sur 14

3 la remise des enveloppes «retour» triées le jour du dépouillement avant 09h00 aux personnes désignées par la commission de recensement et de dépouillement des votes (CRV) au siège de la CRV ; les outils de reporting (bordereaux de livraison, liste triée par profession et si possible ordre ou groupe - alphabétique ou numérique des électeurs). Un devis détaillé devra être établi par le prestataire préalablement à la commande. Ce devis devra prendre en compte l option suivante : la possibilité de fourniture des documents de propagande constitués des affiches, des bulletins de vote (ou liste des candidats) et des professions de foi (ou circulaire). Le projet doit être présenté en deux lots séparés distincts de manière à permettre une commande par lots : - lot «réalisation des 4 enveloppes et de la lettre de consigne» ; - lot «mises sous pli, affranchissement et remise en poste, retour des plis en box sécurisé». Et une option : «impression des documents de propagande» constitués des affiches, des bulletins de vote (ou liste des candidats) et des professions de foi (ou circulaire) et ce par profession Toutes les étapes doivent être suivies, contrôlées et tracées instantanément avec rendu compte périodique (périodes à préciser) ou sur demande de la commission d organisation électorale (COE). Le prestataire devra garantir la réalisation de ces étapes par profession, afin que les documents remis à chaque électeur correspondent bien à sa profession. En outre, si «le prestataire» sous-traite les services de LA POSTE, il doit assurer dans son contrat avec LA POSTE que les envois et retours seront garantis ou récupérés via le cedex. 4. Délais de réalisation Le devis et sa décomposition devra être présenté avant le 28 octobre Le bon de commande sera effectué au plus tard le 05 novembre à l exception de l option «impression des documents de propagande» Le bon de commande de cette option sera concomitant avec la remise des maquettes correspondantes au prestataire, le 12 novembre. Le bon à tirer pour cette option pourra être signé dès production par le prestataire et au plus tard le 19 novembre pour permettre les envois au plus tard dans les délais ci après indiqués. La maquette de la lettre de consigne sera remise à la commande. Page 3 sur 14

4 Les maquettes des deux enveloppes personnalisées, et de la lettre de consigne pourront être réalisées dès la commande, le bon à tirer devra être présenté au plus tard le 19 novembre. Le matériel de vote sera envoyé le plus tôt possible aux électeurs. Le prestataire devra prendre toutes les dispositions afin que le matériel de vote soit réceptionné par les électeurs avant le 9 décembre pour le scrutin du 16 décembre. Les enveloppes «retours» contenant les votes seront maintenues en box sécurisé jusqu au 21 décembre et remises le jour même avant 09h00 aux personnes désignées pour cette opération, au siège de la CRV. Ces dates tiennent compte des délais règlementaires qui s imposent (précisés en annexe). Le «prestataire» doit impérativement respecter ces délais. 5. Documents 5.1. Fichier adresses Les listes par profession seront validées et fournies, en format Excel, comprenant : - un numéro «ordre», correspondant au numéro d identité professionnelle, - le numéro de la CPAM de rattachement, - Civilité, - Nom de l électeur, - Prénom, - N de voie, - Complément Voie, - Type de voie, - Libellé de la voie, - Complément d adresse, - Code postal, - Libellé commune, 5.2. Les Affiches Deux types d affiches sont prévus : - Affiches de propagande - Affiches destinées à annoncer les réunions électorales qui ne doivent mentionner que la date, le lieu de la réunion, le nom des orateurs et le titre de la liste. Elles doivent avoir une largeur maximale de 594 mm et une hauteur maximale de 841 mm. Leur nombre est égal à celui des emplacements d affichage déterminés par la commission d organisation électorale qui par ailleurs, attribue à chaque liste une Page 4 sur 14

5 surface d affichage personnelle que nulle autre liste ne peut utiliser. Ces panneaux seront installés au siège de l ARS et dans chacune des quatre autres délégations territoriales de l ARS soit cinq affiches de propagande et cinq affiches d annonce de réunion par liste L enveloppe «aller» (flux sortant) Chaque électeur reçoit, sous un envoi unique, une enveloppe fermée à fenêtre de format C4 ou C5. L affranchissement, correspondant au produit «LETTRE», sera soit l affranchissement pour compte de tiers (ACT), soit l affranchissement par machine à affranchir (MA). Le prestataire devra indiquer dans son devis les avantages et inconvénients du choix de l un ou l autre. L enveloppe porte les mentions indicatives de l URPS concernée. Les impressions sont de couleur unique noire : - «Elections URPS 2010» - «Commission d organisation électorale» - «URGENT ELECTIONS» parc club du Millénaire 1025 rue Henri Becquerel CS Montpellier Cedex Contenu de l enveloppe «aller» Cette enveloppe dont le contenu est différent et spécifique à chaque profession doit contenir le matériel de vote composé de : a) Le matériel de propagande électorale Ce matériel est spécifique à chaque organisation syndicale, à raison d un nombre d organisations évalué à cinq syndicats par profession. Il est composé d une circulaire et de bulletins de vote, et sera ou non réalisé par le prestataire ou sinon remis par les organisations syndicales (option indiquée précédemment en.3). Les professions de foi Appelées également «circulaires», leurs maquettes sont réalisées par les organisations syndicales ; la commande est passée après validation par la COE, et les organisations signent le bon à tirer. Chacune se compose d un seul feuillet rédigé éventuellement recto-verso A4 Page 5 sur 14

6 (impression couleur, possibilité de fond couleur). Tous les travaux de photogravure (clichés, simili ou trait) sont exclus. Le devis devra faire apparaître la différence entre fond couleur et fond blanc, la COE décidera de ce qu elle accepte. Le nombre d exemplaires de chacune correspond à celui des électeurs inscrits respectivement pour chaque collège. Les bulletins de vote Les listes des candidats présentées par chaque syndicat sont les bulletins de vote. Leurs maquettes sont réalisées par les organisations syndicales ; la commande est passée après validation par la COE, et les organisations signent le bon à tirer. Réalisés sur papier blanc d un grammage compris entre 60 et 80g/m 2. Ils ne doivent mentionner que la profession au titre de laquelle la liste est présentée, la nature et la date des élections, le titre de la liste et de l'organisation qui la patronne, le cas échéant un sigle et les noms des candidats. Ils doivent répondre au format suivant : 210*297 mm. Leur nombre est égal à celui des électeurs inscrits majoré de 10 %. b) L enveloppe opaque destinée à contenir le bulletin de vote Les enveloppe de scrutin (ou de vote) seront de 4 couleurs différentes, soit 1 couleur par profession, format 14X9cm, sans aucune mention, ni marque, dans laquelle le bulletin de vote sera glissé par l électeur. c) L enveloppe «retour» T (flux sortant) Les impressions seront de couleur noire. Le prestataire passe lui-même les conventions d autorisation avec La Poste pour un produit de la gamme «POSTREPONSE», Au recto doit figurer l'adresse de la commission de recensement des votes (CRV) : adresse du destinataire (la CRV) : Mme. LE DIRECTEUR GENERAL DE L AGENCE REGIONALE DE SANTE COMMISSION DE RECENSEMENT DES VOTES CODE CEDEX ADRESSE (sera précisée à la commande) Page 6 sur 14

7 Comprendre la mention suivante, à différencier suivant la profession : «Elections URPS (profession à compléter) : chirurgiens-dentistes ou masseurs-kinésithérapeutes ou infirmiers ou pharmaciens Ainsi que la mention identique pour tous : «URGENT Pli exclusivement réservé au vote par correspondance du 16 décembre 2010» Au verso, doit figurer un encadré dans lequel sont imprimés le nom, le prénom et le numéro d identification, informations qui permettront l identification de l électeur par la commission de recensement des votes au moment de l émargement. Ces informations peuvent être imprimées directement sur l enveloppe ou sur une étiquette autocollante. Cet encadré doit par ailleurs comporter un emplacement destiné à la signature de l électeur, sans laquelle son vote sera considéré nul. identification de l électeur : Nom : Prénom : N d identité professionnelle : cadre pour la signature : Signature de l électeur : N OUBLIEZ PAS DE SIGNER A DEFAUT VOTRE VOTE SERA CONSIDERE COMME NUL Page 7 sur 14

8 d) La notice explicative des modalités de vote par correspondance La lettre de consigne, sous forme de lettre de format A4, destinée aux électeurs. Elle comportera un champ nom, prénom adresse et numéro d identité professionnelle pour être utilisée dans le cadre d une enveloppe à fenêtre C4 pour l envoi du matériel de vote. Cette lettre décrit les différentes opérations que l électeur doit accomplir. La maquette sera fournie par la COE. 6. La fourniture des documents : 6.1. Fourniture par le demandeur : Il sera fourni, pour chaque profession, un CD ROM ou une clé USB, afin d éviter toute transmission des fichiers via internet : Le fichier contenant les adresses des électeurs telles qu indiquées au 4.1., les précisions indiquées pour les enveloppes personnalisées, la maquette en format PDF de la lettre de consigne plein format 6.2. Fourniture par les organisations syndicales : Les organisations syndicales fourniront les documents imprimés au plus tard le 19 novembre ou si l option est retenue, la maquette du matériel de propagande composé des bulletins de vote (ou liste de candidats) et des circulaires (ou professions de foi) soit par CD ROM ou clé USB avant le 12 novembre Fourniture et réalisation par «le prestataire» Pour chacune des 4 professions, le matériel diffère sur les points suivants : - couleur des enveloppes de scrutin - professions de foi (circulaires) des syndicats spécifiques à chaque profession - bulletins de vote (listes des candidats) spécifiques à chaque profession - enveloppes personnalisées Le «prestataire» devra réaliser les opérations suivantes, détaillées précédemment : Si l option est retenue - Reproduction/impression des affiches, des professions de foi et des circulaires pour tout ou partie, en nombre égal au nombre d électeurs par collège, plus un stock de réserve de 10% de bulletins de vote supplémentaire, suivant la procédure retenue et bons à tirer (BAT) signés par les organisations syndicales ; Page 8 sur 14

9 Dans tous les cas - Reproduction/impression de la lettre de consigne avec rapprochement du fichier électronique des électeurs pour inclure leurs coordonnées et permettre l envoi dans l enveloppe à fenêtre ; le bon à tirer sera signé par la COE ; - Réalisation de l enveloppe «aller» pré-imprimée ; - Réalisation de l enveloppe «T» retour pré-imprimée comprenant l obtention des autorisations de la Poste ; - Fourniture de l enveloppe de scrutin (ou enveloppe de vote). «Le prestataire» présente une maquette de chacun de ces éléments qui feront l objet d un bon à tirer Mise sous pli, affranchissement, et remise en poste Le prestataire réalisera également les opérations suivantes : - la mise sous pli sécurisée et le conditionnement des documents correspondants à chaque profession; la validation et le contrôle de l intégrité du pli via les codes d intégrité de mise sous pli ; - la réalisation de l affranchissement MA (machine à affranchir) ou ACT (affranchissement sur compte de tiers) sur le flux «aller» suivant accords postaux à confirmer selon devis ; - le dépôt à la Poste ou l acheminement direct ; - la réception des enveloppes «POSTREPONSE» retour, contenant les votes par correspondance, en box sécurisé du centre de distribution de la Poste ainsi que la comptabilisation de l intégralité des enveloppes sur les bordereaux POSTREPONSE, la traçabilité des expéditions, les feuilles de dépôt poste faisant foi pour les plis affranchis ; - la remise des enveloppes «retour» triées le jour du dépouillement avant 09h00 aux personnes désignées par la commission d organisation électorale (COE) ou à la commission de recensement et de dépouillement des votes (CRV) et ce au siège de la CRV ; - les outils de reporting (bordereaux de livraison, liste triée par collège (ou profession) et si possible ordre - ou groupe - alphabétique des électeurs. Le prestataire fournira les éléments garantissant le bon déroulement de l opération, suivant le dispositif qu il mettra en place comme le jalonnement, la visualisation interactive de production (édition, mise sous pli, affranchissement, dépôt poste) des prestations via un site interactif mis à la disposition de la COE et de la CRV ou des rendus compte périodiques des opérations à déterminer. Page 9 sur 14

10 - Compte tenu des délais demandés, la gestion des réexpéditions, pour tous les plis égarés ou détruits par mégarde par l électeur est optionnelle en fonction de sa faisabilité. 7. Retour des plis en box sécurisé - Les lettres T, ou les lettres affranchies par l électeur, restent détenues, durant toute la durée du scrutin, par «le prestataire» dans un box spécifique, clos et sécurisé. - Un inventaire de l intégralité des enveloppes retour contenant les votes par correspondance classés profession est réalisé sur bordereaux «réponses». - les lettres sont obligatoirement triées par profession afin de procéder facilement à l adéquation entre les enveloppes et les listes d émargement. - Les paquets sont livrés en retour le jour du dépouillement (soit le 21 décembre avant 09h00), sous le contrôle du Président de la Commission de recensement des votes (CRV), au siège de la CRV. - une liste d émargement, reprenant le n d identification, les noms et adresse, par collège est remise en même temps, classée alphabétiquement. 8. Utilisation des fichiers L utilisation du fichier électronique des professionnels de santé sous format Excel qui sera utilisé par «le prestataire» pour l envoi des documents a fait l objet d une déclaration en ligne dite «déclaration normale» à la CNIL. «Le prestataire» s engage à n utiliser ce fichier sous forme électronique ou écrite que temporairement et uniquement dans le cadre des élections URPS et en aucun cas à le communiquer à quiconque. «Le prestataire» s engage à remettre à la CRV les supports CD ROM ou clé USB et à détruire toute trace des fichiers qu il détient à la date de fin des opérations électorales. Cette date lui sera communiquée par la CRV. «Le prestataire» indique les mesures prises pour assurer la sécurité du fichier, précise si son utilisation sera interne en local sécurisé, et qu il n utilise pas de connexion internet ou messagerie électronique. 9. Facturation - règlement La commande est établie par l Agence Régionale de Santé du Languedoc- Roussillon. La facturation distinguera les prestations relatives à chacune des 4 professions et au sein de chacune d elles les lots ; elle distinguera également l éventuelle option prévue au 3. Page 10 sur 14

11 Les dépenses ainsi facturées sont réglées par la Caisse primaire d assurance maladie de l Hérault - sauf ce qui concerne l option «impression des documents de propagande» concernant les documents de propagande affiches, bulletins de vote et professions de foi. Cette option «impression des documents de propagande» est facturée à chacune des listes de candidats. 10. Dispositions finales - engagements «Le prestataire» s engage à respecter les délais et dates qui seront fixés définitivement au moment de la commande éventuelle, et qui doivent impérativement respecter les délais réglementaires fixés dans l annexe. «Le prestataire» s engage à effectuer les opérations par profession de manière à garantir qu il n y aura pas de confusion ou de mélange entre les professions, et que les électeurs recevront l intégralité des documents de vote les concernant, envoyés dans les délais fixés. La présente demande de devis et spécifications ne présume pas des choix définitifs qui donneront lieu, le cas échéant à un bon de commande. Sa validité est de 3 mois. 11. Critères de choix Les critères de choix retenus sont les suivants Engagement sur le respect des délais Capacités techniques, professionnelles et financières de réalisation des prestations demandées Prix Expérience dans le domaine Fait à Montpellier, le septembre 2010 Le Directeur Général de l ARS du Languedoc-Roussillon Page 11 sur 14

12 Tableau récapitulatif des différentes étapes et calendrier (rétro-planning) Nature des travaux réalisés impression des affiches impression des circulaires (ou profession de foi rédigée par les organisations syndicales) : impression des bulletins de vote (ou listes de candidats) fourniture d une enveloppe de scrutin (couleurs différenciées pour chacune des professions : 4 couleurs) Modalités de quantification Nb à évaluer et chiffrer Proposition : 5 sites d affichage Nb exemplaires = nb électeurs inscrits par profession X nb organisations syndicales par profession Nb = nb électeurs inscrits +10% = (nb électeurs par profession X nb de listes de candidats par profession correspondant) X 10% Nb exemplaires couleur 1 = nb électeurs inscrits pour chirurgiens dentistes Quantité totale prévision Prix unitaire HT/TTC Prix total HT/TTC Date butoir de réalisa Nb exemplaires couleur 2 = nb électeurs inscrits pour infirmiers Nb exemplaires couleur 3 = nb électeurs inscrits pour masseurs kinésithérapeutes Nb exemplaires couleur 4 = nb électeurs inscrits pour pharmaciens impression de la notice explicative, comprenant l adresse de chaque électeur réalisation et l impression de Nb de notices = Nb électeurs inscrits Nb enveloppes aller = Page 12 sur 14

13 l enveloppe porteuse «aller» à fenêtre réalisation, l impression de l enveloppe «retour» et le contrat avec la Poste pour un produit de la gamme «POSTEREPONSE», avec l obtention d un numéro d autorisation, dit «enveloppe T» mise sous pli sécurisée et le conditionnement des documents correspondants à chaque collège de médecins réalisation de l affranchissement MA (machine à affranchir) ou ACT (affranchissement sur compte de tiers) sur le flux aller dépôt à la Poste ou l acheminement direct réception des enveloppes «POSTREPONSE» retour, contenant les votes par correspondance, en box sécurisé du centre de distribution de la Poste ainsi que la comptabilisation de l intégralité des enveloppes sur les bordereaux POSTREPONSE remise des enveloppes «retour» triées le jour du dépouillement aux personnes désignées par les commissions de recensement et de dépouillement des votes (CRV) Nb électeurs inscrits Nb enveloppes retour = Nb électeurs inscrits Pour X plis = au nb électeurs inscrits Pour X plis = au nb électeurs inscrits outils de reporting (bordereaux de livraison, liste triée par collège et si possible ordre ou groupe - alphabétique ou numérique des électeurs Taux de participation indicatif lors des précédentes élections : environ 50% Délai limite de réception des plis de vote : date de scrutin 21/12/10 Page 13 sur 14

14 CALENDRIER - Elections à l union régionale des chirurgiensdentistes, infirmiers, masseurs-kinésithérapeutes, pharmaciens Samedi, dimanche et jours fériés neutralisés quand ils correspondent à un début ou une fin de période Réglementation J -127 R ali. J -117 R ali. 10 jours après le début de la transmission des listes R ali. 6 jours pour contester R ali. 6 jours pour statuer R ali. 3 jours pour contester R ali. 5 jours pour statuer R ali 3 jours pour transmettre R ali. J -89 à J -77 R ali. 3 jours pour contester R ali. 8 jours pour statuer R ali 3 jours pour transmettre R ali J -58 R ali 3 jours pour contester J -54 R ali 7 jours pour statuer R ali 3 jours pour transmettre 21 jours avant le vote 14 jours avant le vote 7 jours avant le vote 0 4 jours après le dernier jour de vote Chirurgiens-dentistes, infirmiers, masseurs-kinésithérapeutes, pharmaciens Mercredi 25 août Transmission des listes des électeurs aux COE Vendredi 3 septembre Publication des listes des électeurs Vendredi 10 septembre Fin des réclamations sur les listes d électeurs vendredi 17 septembre La COE finit de statuer sur les réclamations et notifie Mercredi 22 septembre Date limite de recours devant le TI sur les listes d électeurs Lundi 27 septembre Date limite des décisions du TI sur les listes d électeurs Jeudi 30 septembre Date limite de transmission des décisions du TI par le greffe Lundi 11 octobre Date limite de dépôts des listes des candidats par les syndicats Jeudi 14 octobre Date limite de contestation de refus d enregistrement d une liste par la COE Vendredi 22 octobre Date limite des décisions du TI sur le refus d enregistrement d une liste par la COE Mardi 26 octobre Date limite de transmission des décisions du TI par le greffe Vendredi 29 octobre Publication des listes des candidats Jeudi 4 novembre Date limite de contestation devant le TI de la régularité des listes Vendredi 12 novembre Date limite des décisions du TI sur la régularité des listes publiées Mercredi 17 novembre Date limite de transmission des décisions du TI par le greffe Jeudi 25 novembre Date limite de réception du matériel électoral par la COE Jeudi 2 décembre Ouverture de la campagne électorale Jeudi 9 décembre Date limite de réception du matériel électoral par les électeurs Jeudi 16 décembre Date limite du vote Mardi 21 décembre Proclamation des résultats Page 14 sur 14

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