CHAÎNE DE TRAITEMENT DE LA DÉPENSE

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1 CHAÎNE DE TRAITEMENT DE LA DÉPENSE DANS LA SUITE LOGICIELLE GFC DE COCKTAIL PRÉSENTATION DES MODULES CARAMBOLE, AMANDE ET ABRICOT Libellés Référence Type de doc Diffusion Données Présentation COCKTAIL Document de Présentation/Formation Tout public ASSOCIATION COCKTAIL - MARSEILLE INNOVATION - Pôle Média , rue GUIBAL MARSEILLE N de S.I.R.E.T. : Code A.P.E. : 9499Z

2 SOMMAIRE Présentation générale p3 Nomenclature achat & Marchés dans Sapics p6 Gestion des fournisseurs p11 Outils de recherche p20 Saisie des commandes p25 (Pré-commandes, Catalogues, Engagements, Duplication, Commandes internes) Edition bon de commande p48 (Dépense au comptant) Validation des commandes via le module Amande p55 Liquidation et service fait p60 (Liquidation sans engagement, Commandes d'immobilisation) Factures et réimputations p69 Mandats dans Abricot, visas dans Maracuja et ordres de reversement p75 Service facturier p88 Opérations de fin d'exercice p96 (Solde des engagements, Bascule des commandes sur un nouvel exercice) Extourne des charges à payer p100 Codes analytiques p106 2

3 PRÉSENTATION GÉNÉRALE 3

4 Nomenclature achat [Sapics] Fournisseurs [Carambole ] Pré-commande (Fournisseur Articles) Marchés Catalogues [Carambole ] PROCESSUS DE LA DÉPENSE [Sapics] Inventaire [Carambole ] [Carambole ] comptable Liquidation / Facture Pré-Liquidation / (Date Service fait) Facture [Carambole ] Commande / Engagement (Lignes budgétaires & Types crédit) [Corossol] [Abricot] Bordereaux de mandats Service facturier [Carambole ] Service fait Dossier liquidation [Amande] Validation commandes / code achat [Maracuja] Visa bordereaux mandats [Maracuja] Visa dossier liquidation [Maracuja] Paiement [Maracuja] Emargement 4

5 CARAMBOLE - PAGE D'ACCUEIL 5

6 NOMENCLATURE ACHAT & MARCHÉS DANS SAPICS 6

7 NOMENCLATURE ACHAT (1/2) Nomenclature sur 3 niveaux, mais seul le niveau 2 (Famille) est actuellement utilisable sur les commandes 7

8 NOMENCLATURE ACHAT (2/2) Type code : Travaux, Fournitures, Services Montant : Maximum des dépenses à respecter sur le code nomenclature ; ce montant est contrôlé lors de la saisie de commande dans Carambole et l'enregistrement de la commande est bloqué si ce montant est dépassé. Type achat d'un code : détermine le type d'achat de la commande Recherche : caractéristique (oui/non) permettant d'indiquer si le code est lié à une activité de recherche ; caractéristique pouvant être cumulée avec une des 3 autres. 3CMP : caractéristique (oui/non) permettant d'indiquer si le code est soumis à la règle du paragraphe III de l'article 28 du code des marchés publics. Monopole : caractéristique (oui/non) permettant d'indiquer si le code est lié à un monopole. Autres : caractéristique pouvant être cumulée avec 'Recherche'. Seuils : Seuils de contrôle des commandes passées sur le code achat Fournisseurs Automatiquement proposés sur les commandes passées sur les codes achat typés '3CMP' et 'Monopole'. 8

9 NOUVELLE NOMENCLATURE NACRES Issue des travaux d'un partenariat AMUE/CPU/CNRS/INSERM/IRD pour la définition d'un processus budgétaire partagé EPST/EPSCP 4 niveaux : 24 thèmes (A, B, C ), domaines, sous-domaines, 1386 familles Mise en œuvre au 1 er janvier niveaux enregistrés dans Sapics : Domaine et famille (exemple : IA et IA.01) Utilisation du niveau 'Famille' pour tracer les dépenses (niveau 2 dans Sapics) Possibilité de modification du dernier niveau famille : ajout de codes famille, modification et suppression possibles de ces codes non issus de la nomenclature officielle Thème Domaine Sous domaine Famille 9

10 MARCHÉS Marchés : lots, attributions par fournisseur, codes achat associés Dans certains cas, les lots et attributions sont proposées automatiquement lors de la saisie des commandes dans Carambole 10

11 GESTION DES FOURNISSEURS 11

12 GESTION DES FOURNISSEURS Une commande / dépense est obligatoirement associée à un fournisseur. Les fournisseurs se gèrent depuis le module Agrhum ou depuis Carambole. Les fournisseurs sont soumis à un process de validation. La création et la validation des fournisseurs sont 2 étapes soumises à des droits spécifiques. Les fournisseurs sont identifiés de manière unique par un code attribué par le système, du type 'XXXnnnnn'. Un fournisseur doit posséder une adresse de facturation, un SIRET s'il n'est pas étranger, et un RIB pour permettre la liquidation des engagements qui lui sont associés 12

13 FOURNISSEURS - RECHERCHE Recherche sur 3 critères Aucun fournisseur trouvé Des fournisseurs trouvés Si vous avez le droit de création des fournisseurs (JefyAdmin/Annuaire). Si vous n'avez pas le droit de création des fournisseurs 13

14 FOURNISSEUR - DÉTAIL Type d'adresse : Facturation, Livraison, Personnelle Code et Etat de validation 'A valider' 'Annulé' 14

15 FOURNISSEUR - CRÉATION Uniquement si vous avez les droits de validation (JefyAdmin / Annuaire) 15

16 FOURNISSEUR INFOS ADMINISTRATIVES 16

17 FOURNISSEUR TÉLÉPHONES ET GROUPES 17

18 FOURNISSEUR - ADRESSES 18

19 FOURNISSEUR - ENREGISTREMENT Uniquement si vous avez les droits de validation (JefyAdmin) 19

20 OUTILS DE RECHERCHE 20

21 RECHERCHES Liste des pré-commandes Recherches directes par numéro => Ouverture de la fiche détail de l'entité trouvée Recherches multi-critères => Liste de plusieurs occurrences en résultat 21

22 RECHERCHE MULTI-CRITÈRES COMMANDES 22

23 RECHERCHE MULTI-CRITÈRES ENGAGEMENTS 23

24 RECHERCHE MULTI-CRITÈRES FACTURES 24

25 SAISIE DES COMMANDES 25

26 Saisie des articles et du fournisseur => Pré-commande Saisie nouvel article Sélection code famille dans la nomenclature d'achat Proposition marché/lot/attribution ou fournisseur Ou sélection dans catalogue Positionnement auto du type achat de la commande en fonction du type achat du code et des marchés Saisie description, prix, quantité Ajout d'un nouvel article dans le catalogue Saisie engagement => Commande Source de financement : ligne budgétaire + type crédit Ventilations : SAISIE COMMANDE Obligatoires : imputations comptables, actions LOLF Facultatives : conventions, codes analytiques (sauf indication contraire dans JefyAdmin) Eventuelle validation Amande + Edition bon de commande 26

27 SAISIE COMMANDE - ARTICLES La saisie d une commande commence par la saisie des articles de la commande : saisie de nouveaux articles ou sélection d'articles du catalogue via la 'Recherche avancée d'articles'. 27

28 SAISIE COMMANDE NOUVEL ARTICLE La saisie des articles commence, elle-même, par la saisie de la nomenclature. Cela permet de positionner la commande sur un marché de cas échéant. Type achat déduit des informations de Sapics Saisie des informations de l'article Choix d'un code 'Famille' de la nomenclature achat Entre parenthèses : montant déjà engagé + seuil au-delà duquel une procédure particulière est requise 28

29 SAISIE COMMANDE TYPE ACHAT (1/2) Code sans type achat => Commande de type 'Hors marché' Si aucun marché défini sur ce code Code type 'Autres' => Commande de type 'Sans achat' Si aucun marché défini sur ce code Code type 'Recherche' => Commande de type 'Hors marché' Si aucun marché défini sur ce code 29

30 SAISIE COMMANDE TYPE ACHAT (2/2) Code de type 'Monopole' => Commande de type 'Monopole' Code de type '3CMP' => Commande de type '3CMP' Positionnement automatique du fournisseur associé au code dans Sapics Ou liste déroulante pour choix si plusieurs fournisseurs associés dans Sapics Message d'alerte si aucun fournisseur associé 30

31 SAISIE COMMANDE TYPE ACHAT 'MARCHÉ' Code 'Recherche', 'Autre' ou sans type achat Si le code est associé à un marché => Commande de type 'Marché' Marché/Lot/Attribution fournisseur positionnés automatiquement si uniques ou proposés en liste déroulante si multiples Un paramètre en base de données permet d'indiquer s'il est autorisé ou non de saisir des commandes de type 'Hors marché' sur des codes de nomenclature associés à des marchés 31

32 SAISIE COMMANDE FOURNISSEUR Recherche d'un fournisseur : saisie de 3 caractères au minimum + Entrée => Positionnement automatique si un résultat unique Fournisseur unique positionné automatiquement 32

33 SAISIE COMMANDE SAISIE ARTICLE Permet d'alimenter le catalogue d'articles qui évite de saisir plusieurs fois un même article récurrent. Ce catalogue est commun à tous les utilisateurs. Montant TTC calculé automatiquement Il n est pas possible, dans une commande, de mélanger des achats sur marchés et hors marché. 33

34 SAISIE COMMANDE MODIFICATION ARTICLE Dans le cas où le code est inclus dans un marché, un lot et une attribution sont forcément sélectionnés pour la commande, et le code est modifiable seulement parmi les autres codes associés à ce lot. Si la commande n'est pas associée à un marché, la modification du code d'achat d'une ligne article est possible selon le type achat (recherche, 3cmp, monopole, autre) du code initial. - Type 'Autres' => Modification possible pour un autre code de type 'Autres' - Type '3CMP' / 'Monopole' => Modification possible pour un autre code '3CMP' / 'Monopole' et associé au fournisseur de la commande - Type 'Recherche' ou sans type achat => Modification possible pour un autre code 'Recherche' ou sans type achat 34

35 SAISIE COMMANDE RECHERCHE CATALOGUE 35

36 SAISIE COMMANDE INFOS GÉNÉRALES Référence renseignée automatiquement = Numéro si elle n'est pas saisie 36

37 ENREGISTREMENT PRÉ-COMMANDE Seuls des articles sont saisis. Pas de crédits (sources de financements) 37

38 CONSULTATION COMMANDE 38

39 SAISIE COMMANDE SOURCES FINANCEMENT X 39

40 SAISIE COMMANDE ENGAGEMENTS (1/3) Répartitions : - Par code nomenclature : cf. saisie articles - Par crédit et code nomenclature - Par crédit et action - Par crédit et imputation comptable - Par crédit et convention - Par crédit et code analytique 40

41 SAISIE COMMANDE ENGAGEMENTS (2/3) Répartition par actions et imputations comptables obligatoires La saisie d'un pourcentage < 100% ajoute automatiquement une ligne avec le pourcentage complémentaire 41

42 SAISIE COMMANDE ENGAGEMENTS (3/3) Répartition par conventions et codes analytiques facultatives Conventions présentées : celles ayant une tranche validée sur l'exercice 42

43 ENREGISTREMENT COMMANDE 43

44 CONTRÔLE DES MONTANTS ENGAGÉS Alerte si montant HT < seuils des tranches définis dans Sapics pour chaque code d'achat Sapics Blocage si montant HT < montant maximum défini dans Sapics pour chaque code d'achat Sapics 44

45 COMMANDE - INFORMATION Envoi d'un mail pour information d'un ou plusieurs destinataires Destinataires multiples Objet du message par défaut, modifiable Corps du message par défaut, modifiable Url d'accès à la consultation de la commande 45

46 COMMANDE - DUPLICATION Fournisseur, articles, informations générales 46

47 COMMANDES INTERNES Fournisseurs internes à définir dans Agrhum La saisie d'une commande interne est identique à celle d'une commande externe. La différence se situe à l'enregistrement : Une prestation interne donne lieu à la création d'une recette (visible dans le module PIE) 47

48 EDITION BON DE COMMANDE 48

49 COMMANDE - EDITION Pour sélection d'une autre structure de l'établissement 49

50 BON DE COMMANDE F Feuillet fournisseur <Mention supplémentaire paramétrable en base (message_impression)> 50

51 BON DE COMMANDE C Copie pour service financier 51

52 BON DE COMMANDE S Feuillet souche 52

53 EDITION DÉPENSE AU COMPTANT Edition dépense au comptant possible jusqu'à un montant TTC maximum fixé en paramètre en base de données (DEPENSE_COMPTANT_MAX) 53

54 COMMANDE LISTE DES ÉDITIONS 54

55 VALIDATION DES COMMANDES VIA LE MODULE AMANDE 55

56 MODULE AMANDE Définition des services achat, avec personnes responsables de la validation des commandes et codes d'achat soumis à validation 2 listes pouvant être exporter dans un fichier Excel : - Exécution des dépenses par marchés - Exécution des dépenses hors marchés par code d'achat Demandes de validation de commandes : En attente, acceptées, refusées 56

57 AMANDE SERVICES ACHAT Plusieurs services achat possibles Personnes habilitées à valider les commandes Liste des codes soumis à validation. Une commande possédant un des codes associés aux services achat devra être validée avant de pouvoir être éditée et liquidée. 57

58 CARAMBOLE COMMANDE À VALIDER 58

59 AMANDE VALIDATION COMMANDE 59

60 LIQUIDATION ET SERVICE FAIT 60

61 LIQUIDATION MODE DE PAIEMENT Les modes de paiement sont définis dans Maracuja. Un mode de paiement est obligatoire pour saisir la liquidation RIB obligatoire pour modes de paiement du domaine 'Virement' Certains modes de paiement configurés en 'émargement semi-automatique' => écriture à sélectionner 61

62 LIQUIDATION FACTURE ET SERVICE FAIT Saisie infos facture et date service fait. Pas de valorisation de service fait Reprise montants engagements et calcul %. % appliqués sur montant budgétaire par crédit pour calcul TTC des répartitions. Répartitions calculées mais modifiables 62

63 LIQUIDATION RÉPARTITIONS Répartition montant facture par engagement Montant facture > engagement => alerte Montants calculés à partir % sur montant budgétaire facture par engagement 63

64 LIQUIDATION ENREGISTREMENT 64

65 LIQUIDATION - CONSULTATION Une commande liquidée totalement n'est plus modifiable. 65

66 LIQUIDATION DIRECTE (1/2) 66

67 LIQUIDATION DIRECTE (2/2) 67

68 COMMANDES D'IMMOBILISATION Si le module COROSSOL est utilisé par votre établissement et si le paramètre INVENTAIRE_OBLIGATOIRE est renseigné à 'OUI' en base de données, un numéro d'inventaire (saisi dans Corossol) est obligatoire pour la liquidation d'une commande sur un compte 20* ou 21*. 68

69 FACTURES ET RÉIMPUTATIONS 69

70 DÉTAIL FACTURE 70

71 FACTURE - MODIFICATION Réimputation possible quand une seule ligne budgétaire. 71

72 FACTURE RÉIMPUTATION (1/2) 72

73 FACTURE RÉIMPUTATION (2/2) 73

74 CERTIFICAT RÉIMPUTATION Génération d'un document au format 'pdf' 74

75 MANDATS DANS ABRICOT, VISAS DANS MARACUJA ET ORDRES DE REVERSEMENT 75

76 MANDATEMENT DANS ABRICOT 76

77 MANDATEMENT DANS ABRICOT (1/2) 77

78 MANDATEMENT DANS ABRICOT (2/2) 78

79 GÉNÉRATION BORDEREAU DE MANDAT 79

80 BORDEREAU DE MANDAT 80

81 RÉÉDITION DE BORDEREAU DE MANDAT Liste des pièces disponibles pour les UBs et les types de bordereau sélectionnés 81

82 VISA DES MANDATS DANS MARACUJA (1/2) Nombre et montant des bordereaux à viser par UB/Code gestion 82

83 VISA DES MANDATS DANS MARACUJA (2/2) Décocher pour rejeter Pour un rejet, sélectionner la dépense (liquidation) pour qu'elle ne soit pas supprimée lors du visa du bordereau de rejet Pour contrôler, voire modifier les contre-parties 83

84 ABRICOT - BORDEREAU DE REJET 84

85 CARAMBOLE ORDRE DE REVERSEMENT 85

86 CARAMBOLE ORDRE DE REVERSEMENT 86

87 CARAMBOLE ORDRE DE REVERSEMENT 87

88 SERVICE FACTURIER 88

89 SERVICE FACTURIER PRÉ-LIQUIDATION (1/3) Fonctionnalité 'Service facturier' activée par un paramètre en base de données (SERVICE_FACTURIER_DISPO) Dans le cas d un service facturier, la liquidation est remplacée par la préliquidation dans lequel on retrouve les mêmes informations hors date de service fait. 89

90 SERVICE FACTURIER PRÉ-LIQUIDATION (2/3) 90

91 SERVICE FACTURIER PRÉ-LIQUIDATION (3/3) Les pré-liquidations se retrouvent dans l'écran d'accueil 91

92 SERVICE FACTURIER SERVICE FAIT L'attestation de service fait consiste à saisir la date de service fait Création auto de mandat 92

93 SERVICE FACTURIER DOSSIER LIQUIDATION (1/3) Les utilisateurs qui possèdent le droit adéquat peuvent créer les dossiers de liquidation. 93

94 SERVICE FACTURIER DOSSIER LIQUIDATION (2/3) 94

95 SERVICE FACTURIER DOSSIER LIQUIDATION (3/3) Un dossier de liquidation est créé par UB 95

96 OPÉRATIONS DE FIN D'EXERCICE 96

97 BASCULE DES COMMANDES (1/2) Boutons d'action pour traitement de masse : n'apparaissent que si une sélection est faite dans la liste La bascule des commandes partiellement ou totalement engagées est possible vers un exercice suivant ouvert 97

98 BASCULE DES COMMANDES (2/2) 98

99 SOLDE DES ENGAGEMENTS Boutons d'action pour traitement de masse : n'apparaissent que si une sélection est faite dans la liste 99

100 EXTOURNE DES CHARGES À PAYER 100

101 Pour traitement des charges à payer PROCÉDURE D'EXTOURNE Etape 1 : Création des charges à payer à extourner sur l'exercice N Sur l'exercice N, rattacher des dépenses dont le service est fait avant le 31 décembre N mais pour lesquelles, à cette même date, l'établissement n'a pas reçu les justificatifs nécessaires au paiement. Pour cela l'utilisateur à accès à un nouveau mode de paiement "Charges à payer à extourner" qui permet de marquer cette opération et de modifier le fonctionnement de la chaîne de dépenses pour l'exercice N + 1 Lors du visa du mandat de la dépense => création et visa automatique d'un mandat d'extourne sur N+1 Etape 2 : Liquidation définitive sur l'exercice N+1 Liquidation sur mandat d'extourne A réception des factures définitives sur l'exercice N + 1, solder les opérations en utilisant les crédits extournés et en respectant les contraintes associées à cette méthode (par exemple en cas de sous-évaluation de la charge à payer ou en cas de sur-évaluation de cette dernière) Liquidation sur enveloppe d'extourne Pour les dépenses de masse salariale en paie à façon, rattachement à l'exercice N d'un élément de rémunération versé dans la chaîne paye au cours de l'exercice N + 1 Des paramètres en base de données permettent d'autoriser ou non les liquidations d'extourne pour les dépenses par section de crédit (1=Fonctionnement, 2=Investissement, 3=Personnel). 101

102 EXTOURNE Etape 1 Maracuja / Visa mandat N => Création mandat d'extourne Etape 2 Liquidation définitive 102

103 LIQUIDATION SUR MANDAT D'EXTOURNE Choix du mandat d'extourne Saisie liquidation 103

104 LIQUIDATION SUR ENVELOPPE D'EXTOURNE (1/2) 104

105 LIQUIDATION SUR ENVELOPPE D'EXTOURNE (1/2) 105

106 GESTION DES CODES ANALYTIQUES 106

107 CODES ANALYTIQUES Les codes analytiques peuvent être utilisés pour réaliser un suivi analytique des dépenses et recettes. Ils sont gérés depuis JefyAdmin (module Administration) ou depuis Carambole. Les codes analytiques créés depuis Carambole sont uniquement 'privés'. Les codes créés depuis JefyAdmin peuvent être publics ou privés. Les codes privés sont associés à des lignes budgétaires ; ils sont utilisables uniquement sur des opérations liées à ces lignes budgétaires. 107

108 CODES ANALYTIQUES - LISTE Arborescence au nombre de niveaux illimité Barre orange = code privé 108

109 CODE ANALYTIQUE - DÉFINITION 109