UNIFAF GRAND EST INGENIERIE ADHERENT Campagne 2018

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1 UNIFAF GRAND EST INGENIERIE ADHERENT Campagne 2018 «Gestion de crise» -Cahier des charges Juillet 2018

2 Table des matières 1. Identification du commanditaire Objet du marché Description de la demande... 4 A. CONTEXTE... 4 B. OBJECTIFS... 5 C. PUBLIC CIBLE... 5 D. ETABLISSEMENTS CONCERNES Description des prestations attendues... 6 A. DUREE... 6 B. CONSTITUTION DES GROUPES... 6 C. CONTENUS ET MOYENS PEDAGOGIQUES... 6 D. CALENDRIER PREVISIONNEL... 7 E. SUIVI ET EVALUATION DU DISPOSITIF Organisation logistique et administrative Financement et facturation... 8 A. FINANCEMENT... 8 B. FACTURATION Eléments de contractualisation... 8 A. ORGANISME DE FORMATION CANDIDAT... 8 B. NATURE DU CONTRAT... 8 C. DUREE DU MARCHE Organisation et sélection de l organisme de formation... 9 A. FORMAT DE LA PROPOSITION TECHNIQUE ET COMMERCIALE... 9 B. CANDIDATURE C. CRITERES D APPRECIATION DES CANDIDATURES ANNEXES Annexe I- Déroulé pédagogique Annexe II Synthèse de l offre Annexe III Fiche synthétique pour inscription

3 1. Identification du commanditaire Unifaf est l organisme paritaire collecteur agrée (OPCA) de la branche sanitaire, sociale et médicosocial privée à but non lucratif. Unifaf collecte la participation des employeurs à la formation professionnelle continue (plan de formation, contrats de professionnalisation, périodes de professionnalisation, compte personnel de formation et congé individuel de formation) et assume parallèlement le financement des départs en formation des salariés des établissements adhérents, tout en assurant auprès de ces derniers une fonction d information, de conseil et d assistance. Créé en 1972 par les partenaires sociaux de ce secteur, Unifaf est géré par un Conseil d Administration Paritaire composé de Nexem, la FEHAP et Unicancer et de six organisations représentatives des salariés (CFDT, CFTC, CFE-CGC, CGT, CGT-FO, SUD Santé sociaux). Nos adhérents sont des associations, fondations, mutuelles, congrégations, autrement dit, des structures privées à but non lucratif, issues de la branche sanitaire, sociale et médico-sociale (exemples : hôpitaux, centres de rééducation fonctionnelle, maisons de retraite pour personnes âgées dépendantes, instituts médico-pédagogiques (IME), foyers d hébergement pour adultes handicapés, établissements et services d aide par le travail (ESAT), maisons d enfants à caractère social (MECS), etc.). Unifaf est structuré régionalement en 13 délégations où siègent des Délégations Régionales Paritaires (DRP) relayées par un siège national. Le présent cahier des charges est élaboré dans le cadre de la négociation d une convention de services sur mesure de l APF France Handicap. Pour le Grand Est, Unifaf est composé de trois Délégations implantées à Strasbourg, Nancy et Châlons en Champagne, qui assure la couverture d environ 621 associations (représentant établissements) pour salariées dont environ travailleurs handicapés. Unifaf est désigné dans le présent cahier des charges sous l appellation «Unifaf». Les attributaires du marché sont désignés dans le présent cahier des charges sous l appellation «attributaire» ou «organismes de formation». 3

4 2. Objet du marché Le présent cahier des charges a pour objectif de sélectionner des organismes de formation en capacité de mettre en œuvre l action de formation «Gestion de crise» auprès d APF France Handicap. 3. Description de la demande a. Contexte Cet appel à proposition est à la demande d APF France handicap de la région Grand Est. APF France handicap, reconnue d utilité publique, est un mouvement associatif national de défense et de représentation des personnes atteintes de déficiences motrices ou polyhandicapées et de leur famille. APF France handicap Grand Est souhaite former les directions de ses établissements à la gestion de crise. En effet, les directions peuvent être amenées à devoir gérer des situations exceptionnelles* : une altercation entre salariés, une médiatisation à gérer suite à un litige avec la famille de l usager, des agressions verbales voire physiques lors d entretiens disciplinaires ou encore des réunions parfois virulentes Face à ces situations, les directeurs sont de plus en plus confrontés aux effets médiatiques d amplification de ces événements «indésirables» qui peuvent avoir d énormes conséquences sur leur image publique et sur l évaluation de leurs services. Les directeurs doivent anticiper dans la mesure du possible les situations de crise et mettre en œuvre les réponses pour en réduire autant que possible les effets négatifs. Or ils peuvent se sentir désarmés et avoir des difficultés à se positionner : comment gérer le conflit? vers qui se tourner? comment communiquer en interne et à l externe? quelles informations donner et à qui? comment organiser le retour dans l équipe suite à une altercation? En évoquant différentes situations auxquelles toute direction peut un jour être confrontée, il semble important de rappeler le rôle de chacun ainsi que les limites (notamment au niveau juridique). Il importe de développer des politiques de communication globales adaptées aux contextes de risques et de crises, en relation avec les dynamiques d évaluation et de valorisation des pratiques professionnelles, en intégrant d autres dimensions aux conceptions de l information et de la communication managériale. APF France handicap Grand Est souhaite une formation très pratico pratique avec des mises en situation et des cas pratiques concrets. Il est souhaité également une prise en compte de l impact psychologique que peut avoir cette crise sur l ensemble des salariés (direction comprise) et de rappeler les différents dispositifs de protection existants (relais interne avec la Direction Régionale et avec les collègues, relais externe avec un centre d appel pour être accompagné, ). Enfin, il est nécessaire d aborder le rapport aux médias et aux journalistes dans le contexte d internet et d une utilisation des médias numériques au sein des établissements. 4

5 A noter qu une procédure interne existe sur la déclaration et le traitement des événements indésirables, procédure qui sera transmise à l organisme de formation retenu et sur laquelle des références et un appui pourront être pris afin que les directions puissent se l approprier. *A noter que ces situations peuvent concerner différents acteurs : -Salarié/ Salarié -Salarié/Usager ou famille de l usager -Salarié / hiérarchie -Structure/Médias/Famille b. Objectifs La liste ci-dessous n est pas exhaustive, nous attendons de l organisme formation, une proposition d objectifs cohérents par rapport au contexte de l association. A l issue de la formation, les participants seront capables de : Appréhender la notion de crise, en identifier les différents types, comprendre les mécanismes Elaborer une stratégie adaptée en cas de crise en établissement en tenant compte : o o Du volet organisationnel et juridique : comment gérer le conflit? quelles sont les priorités? à quoi se référer? quel est mon rôle? mes limites? Du volet communication : Comment communiquer en interne et à l externe? quand communiquer? quelles informations faire passer et à qui? Comment organiser les outils et messages pour les salariés? comment convaincre? Comment gérer les informations médiatiques? Faire un retour d expérience, anticiper pour prévenir les crises. c. Public ciblé Cette formation est à destination des directions d établissements APF France handicap. d. Etablissements concernés Toutes les structures : CAMSP, SESSAD, IEM, Foyers/FAM/MAS, ESAT, Accueil de Jour, SAVS et actions associatives. 5

6 4. Description des prestations attendues Les organismes de formation sélectionnés devront : - Réaliser l ingénierie pédagogique, - Animer l action de formation - Elaborer des bilans permettant d évaluer le dispositif de formation. a. Durée Une formation de 2 jours est souhaitée, soit 14 heures. b. Constitution des groupes Un groupe de 12 à 15 stagiaires en c. Contenus et moyens pédagogiques Il appartient au prestataire de définir un contenu et une pédagogie permettant de répondre aux objectifs précédemment énoncés. Les méthodes pédagogiques employées viseront à la participation active et à l'adhésion des stagiaires. Les exposés seront illustrés d'exercices pratiques et de cas concrets vécus par les stagiaires. La formation devra, en conclusion, tracer des perspectives pour les participants sur les différents moyens, mis en œuvre ou à mettre en œuvre au sein de leurs institutions respectives, afin de poursuivre et d'élargir la réflexion sur cette problématique. La remise d'un support pédagogique structuré et réellement adapté à la formation délivrée est demandée. A noter que les directions des établissements de APF France handicap ont une réelle autonomie dans leur mode de fonctionnement et prise de décision. Une formation ludique, attractive avec des débats et des jeux de rôle est attendue. L information descendante devra être limitée. Toute proposition utilisant des méthodes pédagogiques ludiques, innovatrices ou originales sera appréciée. Dans l éventualité où un matériel spécifique serait requis par l organisme de formation, ce point devra être spécifié et souligné dans la proposition. Toutefois, dans l éventualité où ce matériel ne pourrait ne pas être mis à disposition du formateur, Unifaf Grand Est ne saurait en être tenu pour responsable. 6

7 d. Calendrier prévisionnel La formation aura lieu à Metz en Octobre ou Novembre Les vacances scolaires et les mercredis sont à éviter. e. Suivi et évaluation du dispositif Afin de suivre le déploiement de l action, l organisme de formation sélectionné devra réaliser : - Un positionnement initial des connaissances et attentes des participants (sous forme de tour de table en début de formation, par exemple) - Une évaluation à chaud à l issue de la formation par le biais d un questionnaire de satisfaction fourni par Unifaf. - Un bilan formateur à la suite de chaque session faisant état des difficultés, des points forts ainsi que des axes d amélioration possibles (cible, durée, contenu). 5. Organisation logistique et administrative L attributaire est responsable à minima : - De proposer un calendrier de mise en œuvre des sessions de formation - De faire émarger les stagiaires par demi-journée de formation Un modèle de feuille d émargement avec les mentions souhaitées sera envoyé au prestataire retenu par courrier électronique. - De la transmission (aux employeurs et participants) des convocations mentionnant le lieu de la formation un mois avant le début de la formation. - De transmettre à chaque stagiaire une attestation de formation précisant le périmètre et la durée de celle-ci. - De mettre à disposition des stagiaires sous forme électronique et papier les supports de formations utilisés, ainsi que tout document écrit ou audiovisuel pertinent. L APF France Handicap mettra à disposition une salle et sera en charge de l organisation des repas du midi. 7

8 6. Financement et facturation a. Financement Les frais d animation, d ingénierie ; les frais liés à l organisation administrative des sessions (convocations, émargement, ), et à leur évaluation (administration des questionnaires, recueil des adresses mails,.) ; les frais éventuels de reproduction et d acheminement des supports sur le lieu de formation ; et les frais de déplacements du formateur (transport et hébergement) sont plafonnés à TTC par jour de formation. Aucun frais supplémentaire ne pourra être facturé à Unifaf. b. Facturation La facturation devra obligatoirement être accompagnée des feuilles d émargement, de la compilation des évaluations à chaud de chaque participant et le bilan formateur. 7. Eléments de contractualisation a. Organisme de formation candidat Les organismes de formation candidats devront : - Disposer d un numéro de déclaration d activité en cours de validité - Etre référencés au Data Dock - Si possible, être enregistrés auprès de l organisme gestionnaire du DPC (Développement Professionnel Continu) comme organisme de DPC (numéro d enregistrement OGDPC). b. Nature du contrat Un contrat de prestation de services sera conclu entre Unifaf Grand Est et l organisme de formation retenu. c. Durée du marché La durée maximale du marché est de 3 ans. Les contrats seront conclus pour une durée de un an, et selon la demande, la satisfaction des bilans et estimation des besoins, pourront être renouvelés 2 fois. 8

9 8. Organisation et sélection de l organisme de formation La sélection des organismes de formation est organisée par Unifaf Grand Est et APF France Handicap. a. Format de la proposition technique et commerciale En tenant compte de ce cahier des charges, les propositions des organismes de formation devront faire apparaître clairement : la perception de la problématique ; une proposition précise du contenu de la formation, détaillée par séquences de formation ; les méthodes, techniques et outils pédagogiques la durée totale de la formation (en heures et en jours) et la durée par séquence de formation ; le rythme de la formation ; Les outils / livrables qu il envisage de fournir aux stagiaires le dispositif d'évaluation prévu ; le nombre maximum de participants ; le coût de la formation (T.T.C.), en distinguant et détaillant : o o les frais pédagogiques, le cas échéant, les frais de transport et d'hébergement des intervenants, Les références de l'organisme de formation pour des actions similaires (intitulé des actions, nom de l'établissement bénéficiaire, type de public bénéficiaire) les références et le C.V. du ou des intervenant(s) sur une formation de ce type ; le nom et la qualité de la personne responsable du projet (avec mail et numéro de téléphone) ; Dans sa réponse, le candidat pourra proposer : - Un intitulé pour l action de formation Pièces indispensables à joindre à la proposition : Le programme (sur format A4) qui sera remis aux participants La fiche «Déroulé Pédagogique» - Fiche en Annexe I La fiche «Synthèse de l offre» permettant d identifier votre numéro de déclaration d activité et votre numéro de SIRET, N DPC si besoin, et référencement dans le Data Dock + Proposition technique et financière Fiche en Annexe II 9

10 b. Candidature Les candidatures doivent être adressées avant le 03/08/2018 : - Par voie électronique à aurore.joannes@unifaf.fr - Chargée de mission en Ingénierie - Par courrier à : UNIFAF GRAND EST Délégation de Nancy Immeuble Médiaparc 2/4 rue Jacques Villermaux NANCY Les questions seront adressées exclusivement par mail à aurore.joannes@unifaf.fr. Aucune réponse ne sera donnée par téléphone. La sélection des organismes de formation sera effectuée d ici la fin du mois de Septembre c. Critères d appréciation des candidatures Conformité administrative - Eliminatoire Conformité du contenu pédagogique (compréhension générale de la demande, cohérence entre objectifs et contenus, présentation détaillée et séquencée du programme, adéquation des méthodes et techniques pédagogiques aux objectifs, caractère innovant, durée/rythme, modalités d évaluation) 40 % Expertise intervenants et Organisme de formation (expertise sur du prestataire sur la thématique, connaissance du secteur du ou des intervenant(s), expérience pédagogique du formateur sur la thématique, expérience pédagogique du formateur avec le public ciblé) 30 % Organisation de la formation 15 % Coût (coût pédagogique, frais de déplacements, ) 15 % 10

11 ANNEXES Annexe I : Déroulé pédagogique Annexe II : Synthèse de l offre 11

12 Annexe I Déroulé pédagogique à joindre à la proposition Déroulé pédagogique Objectifs Contenus Méthodes pédagogiques Formateur J1 matin J1 après-midi J2 matin J2 après midi J3 matin J3 après midi 12

13 SYNTHESE DE L OFFRE (à renseigner obligatoirement et à joindre au dossier de candidature) Annexe II 1. Identité de l organisme (Cette fiche est à remplir par l organisme porteur de la réponse à l appel à candidature, désigné pilote du dispositif. En cas de co-traitance, cette fiche est à dupliquer et à remplir par chaque organisme co-traitant) Nom de l organisme SIRET et N de DA Adresse du siège social Forme juridique Date de création Numéro de déclaration d activité de l organisme de formation Nom(s) du (des) dirigeant(s) Nom et fonction de la personne contact pour le dispositif Ligne directe et courrier électronique de la personne contact Effectif global Dont nombre de salariés permanents Effectif de formateurs Couverture territoriale Effectif de formateurs Alsace Champagne-Ardenne Lorraine Démarche ou certification qualité Oui Préciser : Non 13

14 N d enregistrement dans DATA DOCK Mise à disposition de locaux Equipements informatiques pour le cycle NTIC 2. Proposition technique et financière Coût total Coût pédagogique Coût transport des formateurs Coût hébergement 14