OUTIL de MONITORING et d ANALYSE de la GESTION d ACHATS et STOCKS pour les PROGRAMMES de DISTRIBUTION de PARAPHERNALIA

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1 OUTIL de MONITORING et d ANALYSE de la GESTION d ACHATS et STOCKS pour les PROGRAMMES de DISTRIBUTION de PARAPHERNALIA Ce document présente comment accéder et utiliser cet outil simple et efficace. APMG et Vasson Consulting sont disponibles pour vous aider à implémenter et adapter cet outil à vos besoins spécifiques. Contexte de pays/programme pour une implémentation avec succès : - Gestion de stocks désorganisée, hétérogène, incohérente et peu centralisée. Large réseau de distribution. - Reporting disparate, irrégulier et insuffisant. Responsabilisation, suivi et expertise très limités localement. - Portefeuille de produits (médicaux ou non) petit à moyen. Nombre petit à moyen de Sous-Récipiendaires. - Quantification des achats difficilement prévisible. Réconciliation compliquée entre usage réel et plan GAS. Structure de l outil : 1/ E-formulaire de commande/réception/utilisation qui alimente 2/ Une base de donnée simultanée liée à un outil excel avec des fonctions de monitoring & analyse et permet 3/ Evaluation de l usage central/local, des ratios de distribution, des indicateurs de couverture, etc. 3/ Monitoring des stocks locaux/centraux, des commandes, de la consommation, et, des délais, etc. 3/ Réconciliation périodique entre usage et plan GAS Avantages pour les acteurs centraux/regionaux/locaux : 3/ Recueil instantanée des alertes Assurance Qualité Open source, multi-langue et adaptable : pas de logiciel à acheter ni forfait de maintenance ; l administrateur réalise lui-même les modifications, organise les restitutions selon son expertise/ses besoins. Complètement basé sur Internet : pas d investissement en matériel, utilisable par Smartphone/Blackberry en cas d accès à Internet limité, transmission immédiate. Pas de papier ni fax, pas de duplication de tâches. Convivial, complet, facile et automatisé : formulaire tout-en-un alimente instantanément une base de donnée liée à un fichier excel construit avec formules et graphiques de Monitoring et d Analyse de GAS. Avantages pour les Programmes : applique les standards GAS avec un Suivi & Evaluation adéquat Retour financier : promeut une surveillance continuelle de GAS facilitant la réduction du gaspillage, le prévisionnel des achats, les négociations-fournisseurs informées, et le monitoring de l utilisation du budget. Évaluation de la qualité du service/performance de la subvention : aide la rationalisation des process et la réduction de rupture de stock, responsabilise les Récipiendaires par des indicateurs de performance. Collecte d information et suivi : fournit un canal instantané d information bottom-up supportant la prise de décisions appropriées et opportunes, le contrôle deuxième niveau de toutes les étapes de GAS, et facilite le diagnostic précoce de changements de consommation/introduction de nouveaux produits. Surpasse les exigences de contrôle du Fonds Mondial : pour la GAS (commande, envoi, réception, stockage, etc.), pour l évaluation de la performance (indicateurs de couverture, ratios de distribution non proportionnel, etc.), le monitoring financier (suivi de la consommation du budget et prévisionnel/ réajustement de budget des Récipiendaires, information du CCM et des dashboards), et le reporting de l Assurance Qualité.

2 Pour vous faire une idée, l e-formulaire est disponible sur le lien. Suivez les instructions qui suivent et ouvrez le fichier excel aussi disponible sur le site. Etapes détaillées Étape 1 : cliquez sur gid=0 et ouvrez l e-formulaire (pour commander, recevoir, consommer, ou commenter l Assurance Qualité). Étape 2 : Deplenish my local stock #0 Lisez l introduction #1 Identifiez vous (sélectionnez le nom de votre programme dans la liste déroulante) #2 Que souhaitez-vous faire (cochez votre choix) : Stock local Stock central Assurance qualité Replenish my local stock order from central stock Replenish my local stock - acknowledge reception of supplies from central stock Replenish central stock - order from suppliers Replenish central stock - acknowledge reception of supplies from suppliers Write comments/defects on supplies Mouvement : - stock local - stock central + stock local + stock central #3 Cliquez sur Next à la fin de la page #4 Saisissez les quantités/commentaires des produits safer sex ou passez cette étape #5 Saisissez les quantités/commentaires des produits safer injection ou passez cette étape #6 Saisissez les quantités/commentaires des produits safer drug smoking ou passez cette étape #7 Saisissez les quantités/commentaires des produits OD antidotes ou passez cette étape #8 Puis cliquez sur Done Étape 3 par l administrateur : dans l Outil de Monitoring et d Analyse, copiez/collez la nouvelle base de donnée, contrôlez les informations entrantes, mettez-à-jour les tableaux croisés-dynamiques, contrôlez les informations sortantes et enfin, lisez/analysez : Vision globale : analyse des tableaux-de-bord centraux (pays/région) - Contrôlez le niveau des stocks par produit, et les besoins de nouvelles commandes - Contrôlez que les produits commandés ont été réceptionnés ou non - Contrôlez que les produits envoyés localement ont été réceptionnés ou non - Suivez les délais de livraison pour ces deux derniers indicateurs - Suivez les quantités/produits qui ont été distribués localement - Évaluez la vision globale : taux de couverture pays/région, ratios de distribution non-proportionnels, etc. - Suivez les commentaires/défauts/remarques concernant l Assurance Qualité - Réconciliez l usage réel avec le plan GAS, imprimez les dashboards à présenter à la direction/ccm Vision locale : Analyse du tableau-de-bord local (ville/programme) - Contrôlez le niveau des stocks par produit, et les besoins de nouvelles commandes - Contrôlez que les produits commandés ont été réceptionnés ou non - Évaluez la vision locale : consommation, taux de couverture pays/région, ratios non proportionnels, etc. - Suivez les délais de livraison

3 Snapshot de l Outil : e-formulaire tout-en-un Snapshot de l Outil : base de donnée instantanée Snapshot de l Outil: restitution liée au fichier excel construit avec formules/graphiques de Suivi & Evaluation segmentés par Récipiendaires Principaux et Sous Récipiendaires.

4 Snapshot : tableaux-de-bord pays/région et graphiques compréhension-immédiate/prêt-à-présentation

5 Implémentation Etude de la structure de GAS : jusqu à 3 jours Adaptation de l Outil de Monitoring : jusqu à 3 jours Formation du Récipiendaire Principal et prise-en-main par l administrateur : à partir de 3 jours Formation des Sous-Récipiendaires (dépend du nombre) : à partir de 3 jours Ecriture des procédures 2 jours Maintenance technique et autre : 3 mois, via internet/skype 14 jours environ selon le nombre de SR Pour plus d information ou pour commander cette Assistance Technique, contactez : Dave Burrows: dave@aidsprojects.com Lou McCallum: lou@aidsprojects.com