Marche à suivre pour enregistrer des dépenses. Marche à suivre pour modifier une dépense

Transcription

1 Marche à suivre pour enregistrer des dépenses Marche à suivre pour modifier une dépense Demande de renflouement Suivi des demandes 55

2 Ouvrir Dofin Cliquer sur «Petite caisse» Cliquer sur «Enregistrement des dépenses» La fenêtre «Dépenses de petite caisse» s ouvre Les dépenses courantes de la petite caisse, qui n ont pas encore fait l objet d une demande de renflouement, sont affichées 56

3 Cliquer sur l onglet d insertion de la barre d outils, pour afficher la fenêtre «Détail de la dépense» afin d inscrire une nouvelle dépense Toujours laisser en blanc le champ «Facture», à la sauvegarde le système inscrira toujours COUPON Inscrire un numéro de fournisseur répertorié à partir du menu «Fournisseurs»de la barre d outils ou cliquer sur l icône fournisseur locaux pour sélectionner un fournisseur local ou cliquer sur le menu déroulant

4 Inscrire un poste budgétaire dans le champ Compte Inscrire le montant de la facture incluant les taxes dans le champ Dépenses Vérifier le calcul des taxes (Par défaut, les montants de taxes s inscrivent automatiquement, pour corriger les taxes si différentes, utiliser le bon type de taxe à partir de la liste déroulante) Inscrire un projet et un centre s il y a lieu Inscrire un commentaire Changer la date pour celle inscrite sur la facture

5 Pour le calcul des taxes, aller dans la liste déroulante du champ TPS et TVQ et sélectionner le bon type de taxe: Nature des transactions TPS TVQ Aucune taxe n appl. n appl. Achats taxables rist. remb. Achats de livres ISBN livre livre Pour toutes questions concernant l enregistrement des taxes, nous vous suggérons de vous référer au document prévu à cet effet que vous trouverez sur le portail de la C.S. 59

6 Cliquer sur la disquette de la barre d outils pour enregistrer la facture Après la sauvegarde, le mot COUPON s est inscrit dans le champ facture laissé en blanc L argent en main a été automatiquement déduit du montant de la dépense L argent en main a été déduit 60

7 Après la sauvegarde, cliquer sur l icône Nouveau dossier de la barre d outils pour blanchir les champs et inscrire une nouvelle transaction Un message de confirmation s affichera. Cliquer OUI pour confirmer Vous pouvez entrer de nouvelles transactions Cliquer sur «Annuler» pour sortir 2 3 6

8 Notez que toutes dépenses courantes, n ayant fait l objet d aucune demande de renflouement, peuvent être modifiées ou supprimées 3 o o o o À partir de la fenêtre «Dépenses de petite caisse» Double-cliquer sur la dépense à modifier ou à supprimer pour afficher le détail de la dépense Sélectionner la facture à supprimer Cliquer sur l icône retirer de la barre d outils pour supprimer la facture 2 Pour supprimer une dépense de la petite caisse 62

9 o Un message de confirmation est affiché. Cliquer sur la plaquette «oui» pour confirmer la suppression 2 o Cliquer sur la disquette de la barre d outils pour enregistrer la suppression Pour supprimer une dépense de la petite caisse *** Tant que la suppression n a pas été enregistrée, l argent en main et les dépenses courantes n ont pas été affectés Dépenses courantes et Argent en main ont été déduits 63

10 o o o Pour modifier le poste budgétaire, la dépense, les taxes ou le centre/projet, positionner le curseur dans le bon champ et le modifier Cliquer sur la disquette de la barre d outils pour enregistrer la modification Cliquer sur «Annuler» pour sortir 2 Pour modifier une dépense de la petite caisse 3 64

11 Lors de la demande de renflouement, une facture est générée et s inscrit automatiquement dans les factures à payer du SRF Ouvrir Dofin Cliquer sur «Petite caisse» Cliquer sur «Demande de renflouement» À l ouverture de la fenêtre «Demande de renflouement» la pastille «Simulation» est cochée par défaut. Le traitement en simulation permet d imprimer le formulaire demande de renflouement, afin de vérifier le contenu et d apporter des modifications s il y a lieu, avant de recommencer en mode «Mise à jour». Cliquer sur la plaquette «Liste des dépenses» pour valider les dépenses courantes qui feront l objet de la demande de renflouement En mode Simulation

12 La fenêtre «Liste des dépenses, caisse no» s ouvre Par défaut, les factures sont toutes cochées, vous pouvez décocher une dépense (en cliquant sur le crochet) pour ne pas qu elle fasse partie de la demande de renflouement. Le montant de la facture décochée est retranché du remboursement courant et remis dans les dépenses courantes pour la prochaine demande de renflouement. En cliquant sur la plaquette «Aucun» toutes les factures seront décochées et ne seront pas considérées lors de l impression En cliquant sur la plaquette «Tous» toutes les factures seront cochées et seront considérées lors de l impression Cliquer sur «OK» pour revenir à la fenêtre précédente 3 En mode Simulation

13 Cliquer sur l onglet «Aux livres» Inscrire dans le champ «Décompte tiroir-caisse» le même montant que celui indiqué dans le champ «Solde théorique» Si les montants A sont identiques, le message «caisse hors balance» disparaît Cliquer sur l imprimante de la barre d outils pour imprimer en simulation la demande de renflouement 3 En mode Simulation 2 67

14 Rapport en simulation page 68

15 Rapport en simulation page 2 69

16 Rapport en simulation page 3 70

17 Après vérification de la demande de renflouement en mode «Simulation», cliquer sur la pastille «Mise à jour» Cliquer sur l imprimante de la barre d outils pour imprimer la mise à jour de la demande de renflouement Le traitement en mise à jour, en plus de procéder à l impression du formulaire de demande de renflouement, fait les mises à jour suivantes: Création d une demande de renflouement Modification du statut des dépenses comprises dans la demande (remboursement courant à remboursement en circulation) Ajout d un remboursement en circulation au niveau du Suivi des demandes Création d une facture de compte à payer 2 En mode Mise à jour 7

18 Vous devez avoir en main une copie de votre relevé de compte bancaire pour remplir ce formulaire. N oubliez pas d inscrire vos chèques en circulation. 72

19 Notez que lorsque l utilisateur reçoit son paiement (en dépôt direct) du SRF (vous devez vérifier si le montant a été déposé dans le compte bancaire de l école), il doit accéder à cette fenêtre et inscrire dans le champ «Perçu» le montant du paiement. Dans les cumulatifs, le montant Remb. circulation passera dans Argent en main Ouvrir Dofin Cliquer sur «Petite caisse» Cliquer sur «Suivi des demandes» La fenêtre «Suivi des demandes» s ouvre Inscrire dans le champ «Perçu» le montant le montant du paiement Cliquer sur la disquette de la barre d outils pour enregistrer la modification Un message de confirmation est affiché, cliquer sur «OK» pour confirmer la modification

20 o o o Toutes factures supérieures à 00$ ne doivent pas être remboursées par la petite caisse. (Loi sur les compensations fiscales) Il est strictement interdit de payer des honoraires (nature 5**) par la petite caisse. (Travail au noir) Il est strictement interdit de payer des frais de déplacement et des frais d inscription (nature 30 & 35) par la petite caisse. (Danger de faire des paiements en double). Veuillez utiliser le formulaire de frais de déplacement et l acheminer au SRF accompagné des pièces justificatives. o Il est strictement interdit de payer des acomptes par la petite caisse. (Danger lors du paiement final) o Poste pour enregistrer vos frais bancaires ***-* o Poste pour enregistrer vos revenus d intérêts ou bonis ***-* en négatif 74

21 o Nous vous conseillons un remboursement mensuel, mais il est obligatoire de produire une demande de renflouement aux dates suivantes : 30 septembre, 3 décembre, 3 mars et 30 juin. o Suite aux demandes de renflouement, le montant sera versé directement à votre compte-école par dépôt direct. N oubliez pas d effectuer votre suivi des demandes dans Dofin. o Les pièces à acheminer aux SRF avec votre demande de renflouement sont les suivantes: o o o Le formulaire «Conciliation de petite caisse» dûment complété et signé par la direction principale responsable de la petite caisse Les pièces justificatives (factures) originales des dépenses à rembourser Le formulaire Dofin de la demande de renflouement signé par la secrétaire et la direction responsable de la petite caisse 75

22 Marche à suivre pour encaisser un dépôt dans Dofin Marche à suivre pour modifier un dépôt enregistré dans Dofin 76

23 Ouvrir Dofin Cliquer sur «Comptes à recevoir» Cliquer sur «Encaissement» 77

24 Inscrire le numéro de client dans le champ client ***Prendre note que le numéro de client est toujours 9+numéro de l école (Ex: école Paradis (04) son numéro de client est 904) Lorsque l argent provient d une compagnie, d une municipalité ou d un organisme gouvernemental, vous devez utiliser son numéro de client (Ex: montant en provenance de l Agence de recouvrement ARM utiliser le numéro de client: ) Attention aux apparentés!!! 78

25 Inscrire le numéro de dépôt comme suit: D suivi du numéro de l école, les six dernières positions correspondent à la date où les revenus sont encaissés (AA-MM-JJ) Ex: D40829 Inscrire un numéro de facture séquentiel (numéro maison): Ex: E050 Ne rien inscrire dans le champ mode et dans le champ reçu (à la sauvegarde, un numéro de reçu sera généré automatiquement) 2 79

26 Inscrire une date dans le champ «Réception» ou laisser la date du jour qui s inscrit par défaut Inscrire la date du dépôt physique fait à la banque, dans le champ «Dépôt». La date de dépôt est obligatoire et très importante pour la conciliation bancaire. Par défaut le système inscrit comme date , si non modifiée, à la sauvegarde un message d erreur sera affiché Cliquer sur l icône d insertion de la barre d outils, pour afficher la fenêtre Encaissement de la facture 2 80

27 Inscrire un commentaire (celui-ci apparaîtra lors de l interrogation ou de l impression du compte) Inscrire le montant du dépôt à comptabiliser pour le poste budgétaire inscrit incluant les taxes (dans le cas où plusieurs postes budgétaires pour un même dépôt) ou inscrire le montant total du dépôt Inscrire un projet et un centre s il y a lieu (vous pouvez utiliser le dictionnaire) 3 2 8

28 Vérifier les taxes (par défaut, les taxes sont «n appl.», s il y a des taxes de perçues sur le revenu, cliquer les pastilles «taxable» pour la tps et la tvq (exemple: revenu de location de salle)) Cliquer sur la plaquette «Appliquer» pour inscrire la transaction, et permettre d inscrire d autres transactions pour le même dépôt, les champs redeviennent blancs Cliquer sur la plaquette «Annuler» pour revenir à la fenêtre précédente lorsque terminé

29 Le total de l encaissement doit correspondre au total du bordereau préparé pour la banque Cliquer sur la disquette de la barre d outils pour enregistrer l encaissement du dépôt (un numéro de reçu sera généré) Dépôt enregistré R

30 Vous devez toujours utiliser les natures 9xx pour enregistrer vos revenus, cependant quelques exceptions s appliquent : Lors de la récupération d un chèque sans provision vous devez utiliser le poste budgétaire *** (primaires), *** (secondaires) ou *** (centres) Lors d un remboursement de dépenses telles que les timbres ***-* ou les appels tarifiés ***-* Pour une location de salle où des droits d auteur sont facturés (SOCAN), vous devez utiliser le nouveau formulaire de location de salle que vous trouverez sur le portail de la C.S. Vous devez acheminer dans l ordre les documents suivants à Nicole Cournoyer au SRF: -Bordereau de dépôt -Journal des transactions comptables -Pièces justificatives (formulaires) et liste d élèves pour qui nous avons encaissé l argent -Copie de chèque supérieur à 000$ qui ne provient pas de parents IMPORTANT: Toujours enregistrer les encaissements dans Dofin la même journée que l on va faire le dépôt à la banque! 84

31 Notez qu il est possible de modifier un dépôt enregistré la même journée. Vous pouvez modifier le poste budgétaire et le centre/projet. (En respectant le montant du dépôt physique à la banque.) Toujours joindre le journal des transactions des corrections lors de l envoi de vos documents au SRF. 85

32 Inscrire le numéro de client Inscrire le numéro de dépôt Inscrire le numéro de facture Ex: E050- Inscrire la date Inscrire les mêmes informations que celles inscrites au dépôt à modifier Cliquer sur l icône d insertion de la barre d outils, pour afficher la fenêtre Encaissement de la facture 4 86

33 Inscrire le poste budgétaire d origine Inscrire dans le champ commentaire une référence à la modification Inscrire le montant à corriger en négatif (soit le montant total ou une partie du montant à imputer à un autre poste budgétaire ou projet) Inscrire le centre/projet d origine Cliquer sur la plaquette «Appliquer» pour inscrire la transaction, et permettre d inscrire d autres transactions pour le même dépôt, les champs redeviennent blancs

34 Inscrire le nouveau poste budgétaire Inscrire un commentaire Réinscrire le montant de revenu à imputer au nouveau poste budgétaire ou au bon projet Inscrire le bon centre/projet Cliquer sur la plaquette «Appliquer» pour inscrire la transaction Cliquer sur la plaquette «Annuler» pour revenir à la fenêtre précédente, lorsque terminé

35 Le total de l encaissement doit être égal à 0$ Cliquer sur la disquette de la barre d outils pour enregistrer l encaissement (un numéro de reçu sera généré) R Dépôt modifié Assurez-vous que le total = zéro avant d enregistrer la transaction 89

36 Le lien GPI-DOFIN étant effectif depuis le er juillet 205, les dépôts enregistrés dans GPI-Effets scolaires n ont plus à être ventilés dans Dofin. Le lien GPI-Dofin permet d optimiser les processus pour que l information sensible soit facilement accessible. Il élimine une énorme quantité d entrées manuelles (encaissements, écritures de journal ) et facilite grandement le suivi des comptes à recevoir via DOFIN. Tous les frais facturables aux parents doivent être enregistrés dans GPI-Effets scolaires, à l exception des campagnes de financement. Toutes inscriptions ou modifications dans GPI (facturation, encaissement, inscription d un chèque retourné, remboursement ) sont transférées à Dofin au début de chaque mois. 90

37 Voici les bonnes pratiques à adopter pour assurer le bon fonctionnement du lien: Les dossiers doivent être toujours à jour. Les trop-perçus doivent être analysés régulièrement. Lorsque vous créez un nouvel effet scolaire, celui-ci doit obligatoirement être relié à un poste budgétaire valide. Les remboursements se font uniquement par Dofin, donc lorsque vous utilisez le mode de paiement «remboursement» de la saisie des encaissements, vous devez inscrire «chèque C.S.» et un chèque sera émis par Dofin. (Vous devez nous faire parvenir une pièce justificative autorisée par la direction.) 9

38 suite bonnes pratiques: Toujours inscrire les chèques retournés dans les dossiers des élèves. Les modes de paiement «paiement par internet» et «carte de débit», bien que disponibles, sont réservés à l usage de la C.S. Toujours encaisser et déposer dans l année courante. Toujours fermer les dépôts avant la fin du mois. Vous référer au calendrier des opérations (disponible sur le portail de la C.S.). 92

39 Pour toutes questions concernant le fonctionnement de GPI-Effets scolaires, veuillez vous référer aux documents prévus à cet effet ou communiquer avec Diane Dubuc au 4564 ou Myriam Noël au 455 Les documents sont disponibles sur le portail de la C.S. (Intranet/ Centre de documentation/ Technologie de l information et de la communication/ Documentation des systèmes/ GPI-Effets scolaires) 93

40 Notez qu au début de l année scolaire, le solde de votre fonds 3 de l année antérieure est transféré dans le poste budgétaire *** sans projet. Si vous désirez attribuer un projet à ce montant, vous devez procéder par encaissement négatif. Utiliser toujours la nature 998 pour les revenus reportés. 94

41 Inscrire le numéro de client dans le champ «client» Inscrire le numéro de dépôt dans le champ «dépôt» Inscrire le numéro de facture suivant: REPORT FONDS 3 Inscrire la date du dépôt (date du jour) Cliquer sur l icône d insertion de la barre d outils, pour afficher la fenêtre Encaissement de la facture

42 Inscrire le poste budgétaire *** dans le champ «Compte» Inscrire le montant à répartir en négatif Ne pas inscrire de centre/projet Cliquer sur la plaquette «Appliquer» pour inscrire la transaction, et permettre d inscrire d autres transactions pour le même dépôt, les champs redeviennent blancs

43 Inscrire le poste budgétaire *** dans le champ «Compte» Inscrire le montant à répartir en positif Inscrire un centre/projet Cliquer sur la plaquette «Appliquer» pour inscrire la transaction Cliquer sur la plaquette «Annuler» pour revenir à la fenêtre précédente, lorsque terminé

44 Le total de l encaissement doit être égal à 0$ Cliquer sur la disquette de la barre d outils pour enregistrer l encaissement (un numéro de reçu sera généré) Vous n avez aucun document à acheminer au SRF Assurez-vous que le total = zéro avant d enregistrer la transaction 98