Les opérations de bascule Geslab. Fin d exercice 2013

Transcription

1 Les opérations de bascule Geslab Fin d exercice 2013

2 Tableau conseils DCIF Conseils pour réussir la fin d exercice

3 Vérification des demandes d achat non transformées en commandes d achats dans BFC HISTORIQUE DAX Geslab client léger Web : Etat COM 1 Dépense / achat / commande par origine de crédits (coche : sans n de commande organisme)

4 Vérification du statut des commandes (commandes ayant un statut autre que «transmises» ) Geslab client lourd Gestion courante / Dépenses / Commandes : trouver les commandes en indiquant les différents statuts possibles (enregistrée, complète, rejetée) Ex : cde non imprimée, cde rejetée, cde intégrée mais non traitée Pour une commande, le statut est indiqué à l affichage dans la zone info

5 VÉRIFICATION DES COMMANDES NON SOLDÉES Geslab client lourd Gestion courante / Dépenses / commandes : trouver les commandes avec état non soldées Contacter le fournisseur Solder la commande

6 VÉRIFICATION DES LIGNES DE COMMANDES LIVRÉES MAIS NON FACTURÉES Geslab client lourd Gestion courante / Traitements / Etats divers : Commandes livrées non facturées Contacter le fournisseur pour envoi de la facture Faire les corrections de Services faits si besoin

7 VÉRIFICATION DES FACTURES PRÉ- ENREGISTRÉES (en attente de prise en charge dans BFC) Traiter les doublons (Ex : carte achat, carte logée, double saisie..) Geslab client lourd Gestion courante / Dépenses / Factures : Trouver les factures transmises pour l'organisme DR20 Délégation Côte d'azur - 05 Novembre 2013

8 VÉRIFICATION DU STATUT DES FACTURES Geslab client lourd Gestion courante / Dépenses / factures : trouver les factures en indiquant les différents statuts possibles Facture au statut E ne pas tenir compte des factures avec 100% de remise (missions liquidées à zéro) Délégation Côte d'azur - 05 Novembre 2013

9 VERIFICATION DES MISSIONS AYANT UN AUTRE STATUT QUE TRANSMISE Geslab client lourd Gestion courante / Dépenses / missions : trouver les missions en indiquant les différents statuts possibles

10 VÉRIFICATION DES MISSIONS NON LIQUIDÉES Geslab client lourd Gestion courante / commandes : rechercher les commandes de missions «non soldées» * Envoi de l état de frais complété au SFC * Suppression de la mission dans Geslab si celle-ci n a pas eu lieu * Envoi de l état de frais à zéro si la mission a eu lieu mais ne donne pas lieu à remboursement à l agent Saisie dans Geslab d une facture avec remise à 100% + envoi de l état liquidatif à zéro au SFC + saisie d une date de prise en charge

11 VERIFICATION DE LA LIQUIDATION A ZERO DES MISSIONS DANS GESLAB ET BFC BFC : utiliser HISTO MIS Colonne Mt Facture HT ex en-cours doit être à zéro Colonne Mt Engagé ex en-cours doit être à zéro Geslab client lourd Gestion courante / Dépenses / factures : trouver les factures nature «mission» inférieures à 1 euro

12 Grands principes bascule Geslab

13 Grands principes de Bascule Bascule à vide dans Geslab Possibilité de saisir des mouvements par anticipation (commandes et missions uniquement) Effectuer le dernier retour, tout intégrer Tous les en-cours récupérés de BFC : Flux INIT Vérifications Ouverture exercice 2014

14 Calendrier de fin d exercice Les acteurs Unité DR Mise à disposition (situation à la clôture d exercice 2013) : - états Fin d exercice laboratoire (états FINEX) - ECCUS - Historiques laboratoires (les fichiers HISTO sont suffixés par 12_2013) Lancer le retour et intégrer les mouvements Flux d initialisation GESLAB (génération dans BFC) Au plus tard le Du Mise à disposition (situation à l ouverture d exercice 2014) : - des historiques Laboratoire d ouverture (après corrections et avant le lancement des flux d initialisation) : (les fichiers HISTO sont suffixés par 01_2014) - des historiques de reports Relevé de compte de l unité : budget. Réouverture contrat avancement. Report du budget hors contrat à l avancement. Report des commandes d achat. Report des demandes d achat. Report des missions. - des ECCUS Bascule d exercice dans GESLAB et réouverture des flux 2014 A partir du

15 Les différentes étapes de labascule d exercice dans Geslab Vérifier les données Geslab / BFC (historique clôture) Lancer dernier retour Tout intégrer : les boîtes doivent être vides Faire Vérif de cohérence AVEC correction automatique Ne plus toucher aux mouvements 2013 Possibilité de saisir des commandes et des missions «par anticipation» 2014 Ne saisir ni Service Fait ni Facture pendant la période de clôture.

16 Préparation Ouverture 2014 Démarrage 2014 Depuis le.: possibilité de saisir des commandes et des missions par anticipation Rappel : Interdiction de saisir des SF ou factures à partir du.. et jusqu à la réouverture de l exercice. Impact : écart sur tableau de vérification : ajout de difficultés pour le pointage du tableau

17 Préparation Ouverture 2014 Démarrage 2014 A partir du.. : Lancer un retour afin que les derniers mouvements de l exercice s intègrent dans GESLAB (si le bouton «Lancer» est grisé c est qu il n y a plus de retour à effectuer). Il faut systématiquement lancer un retour lorsque le bouton «Lancer» est actif Rappel : les sessions sont intégrées automatiquement dans GESLAB, mais il faut faire un retour délégation pour intégrer les mouvements et tables, seuls les mouvements à intégrer manuellement restent dans les boîtes aux lettres Intégrer tous les mouvements présents dans les boîtes d intégration Exemple : Remontées de crédit, Factures (en création, modification et suppression, Le solde des commandes d engagement individuel. RAPPEL : Toutes les boîtes d intégration doivent impérativement être vides au moment de la bascule Pour les groupes de laboratoires ne pas oublier de vider les boîtes de toutes les divisions

18 Préparation Ouverture 2014 Démarrage 2014 Jusqu à la bascule d exercice : Effectuer une vérification de cohérence avec correction automatique tous les jours afin d éviter des incohérences sur l engagé et le réalisé des origines et des entités Chemin d accès : Geslab/Client lourd/dossier/administration/outils/vérification de cohérence

19 Préparation Ouverture 2014 Démarrage : mise à disposition des ECCUS et HISTORIQUES de clôture : Sous format csv et xls : par le SSI Vérifier que les disponibles sur engagé et réalisé sont cohérents entre GESLAB et BFC Comparaison entre l état HISTOBUD BFC et le Bilan des origines de crédit de regroupement (ORI_2) Si vous constatez des différences : Comparaison entre l état ECCUMEP BFC et la liste des notifications de crédits GESLAB Pointage des commandes et missions avec les ECCUS ou HISTOS

20 Préparation Ouverture 2014 Démarrage 2014 Modification d arborescence Origines Les modifications d arborescence ORIGINES doivent impérativement être préparées avant la bascule (à partir du. et jusqu à la bascule de fin d exercice) Rappel : les seules sous-origines identifiées dans GESLAB sont pour les Ressources Propres (contrats + banalisées) Impact si présence de sous-origines : commandes qui ne s intègrent pas automatiquement dans le flux d initialisation, choix de la sous-origine pour l intégration des notifications charge de travail supplémentaire

21 Juste avant la bascule Dans Geslab client lourd : effectuer la préparation de la fin d exercice Vérifier le statut des mouvements Edition : - Commandes non soldées Commandes par anticipation 2014 : nouvel état sur geslab web - Bilan origine Geslab (ORI 2) avec les commandes par anticipation - Bilan des entités dépensières (EDP 3) sans les commandes par anticipation

22 Préparation Ouverture 2014 Démarrage 2014 Chemin d accès (client lourd) : Préparation Fin d exercice dans Geslab Dossier-Gestion courante-traitements-fin d exercice Préparation Cocher toutes les cases surtout celle de la vérification de cohérence (à lancer avec correction automatique) Purge des marchés (minimum 12 mois) Date de prise en charge factures : Gestion courante - dépense - regul facture - rechercher La liste des commandes par origine a été déplacée dans le client WEB

23 Après la bascule Intégration FLUX INIT : automatique pour les commandes, manuelle pour les notifications de crédit, et les extournes de CAP et CCA Ne rien modifier : Attention aux CWT Edition : Bilan des origines de crédits à l ouverture après intégration du flux Init Liste des répartitions

24 Préparation Ouverture 2014 Démarrage 2014 Bascule Flux INIT Contrôle Le lendemain matin, la Bascule est effectuée, un certain nombre de mouvements sont intégrés automatiquement, Reste à effectuer Intégration manuelle des notifications (voir état page suivante), Intégration manuelle des mouvements en attente non intégrés automatiquement SANS MODIFICATION, NI SOLDE DES COMMANDES

25 Préparation Ouverture 2014 Démarrage 2014 Bascule Flux INIT Contrôle Etapes après la bascule

26 Préparation Ouverture 2014 Démarrage 2014 Bascule Flux INIT Contrôle Etapes après la bascule Attention : si aucune édition de bordereau d intégrations Pour obtenir les mouvements intégrés automatiquement Gestion courante_dépenses/commandes ou missions Et Rechercher mouvements en statut T Rappel : les factures pré-enregistrées (présentes sur exercice antérieur) ne sont pas transmises dans le flux d INIT. Elles seront transmises de BFC après la prise en charge, il ne faut pas les re-saisir dans GESLAB en 2014 Ne pas MODIFIER, ni SOLDER les mouvements avant de VERIFIER Risque de charge de travail supplémentaire

27 Préparation Ouverture 2014 Démarrage 2014 Bascule Flux INIT Contrôle Etapes après la bascule Vérifier s il reste des mouvements à intégrer manuellement Chemin d accès : gestion courante/echanges avec la délégation/intégration Avant le contrôle INTEGRER tous les MOUVEMENTS SANS MODIFICATION SANS SOLDE

28 Après la bascule Récupérer tous les HISTO BFC «ouverture» 2014 sur la machine de com. Comparer sur tableau Excel fourni Bilan Geslab à l ouverture HISTOBUD BFC à l ouverture Envoi au SFC : attendre OK SSI : Ouverture des flux Répartitions : «manuelles» interne au laboratoire

29 Préparation Ouverture 2014 Démarrage 2014 Bascule Flux INIT Contrôle Contrôle avec le tableau de la cohérence BFC GESLAB à l initialisation ATTENTION : entre l intégration du flux d INIT et le redémarrage NE PAS SAISIR, NI MODIFIER, NI SOLDER DE MOUVEMENTS attendre la validation du tableau BFC - HISTO BUD Etat A GESLAB état des origines de crédit après intégration du flux d'init Etat C Origine/ labo Mt Budget A1 Mt engagé A2 Mt disponible A3 Mt Dép Réalisées A4 indiquer la valeur avec le signe Engagé B2 Commandes par anticipation Notifié C1 Engagé C2 Disponible sur engagé C3 Ecart notifié Ecart engagé Ecart disponible N/A , ,91 0, , , ,44 0, , , ,02 0, , , ,02

30 Préparation Ouverture 2014 Démarrage 2014 Bascule Flux INIT Contrôle Contrôle avec le tableau de la cohérence BFC GESLAB à l initialisation ATTENTION : entre l intégration du flux d INIT et le redémarrage NE PAS SAISIR, NI MODIFIER, NI SOLDER DE MOUVEMENTS attendre la validation du tableau Editer le tableau bilan des origines

31 COMMENT REMPLIR LE TABLEAU DE COHERENCE BFC / GESLAB Liste des notifications à intégrer Bilan des origines de crédits à l ouverture 2013 après intégration du flux d initialisation Origine de crédits Cdes par anticipation avant flux d'init Après intégration du flux d'init Code Libellé Code de gestion 1 Code de gestion 2 Engagé B2 Notifié C1 Engagé C2 Disponible sur engagé C3 9ADOXXXX SE 9ADOXXXX 0B1INC , , ANR GESLAB B1INC , , ,02 BFC - HISTO BUD Etat A GESLAB état des origines de crédit après intégration du flux d'init Etat C Origine/ labo Mt Budget A1 Mt engagé A2 Mt disponible A3 Mt Dép Réalisées A4 indiquer la valeur avec le signe Engagé B2 Commandes par anticipation Notifié C1 Engagé C2 Disponible sur engagé C3 Ecart notifié Ecart engagé Ecart disponible N/A , ,91 0, , , ,44 0,00 0,00 0,00 0, , , ,02 0,00 520, , , ,02 0,00 0,00 0,00

32 Préparation Ouverture 2014 Démarrage 2014 Bascule Flux INIT Contrôle Contrôle avec le tableau de la cohérence BFC GESLAB à l initialisation Si les 3 dernières colonnes sont égales à zéro envoyer le tableau complété, l histo-bud et le bilan des origines de crédit au SFC pour validation et demande d ouverture des flux par le SSI Dans le cas contraire analyser les écarts (par origine) éventuellement en collaboration avec le service financier de la délégation

33 Récapitulatif Groupe de laboratoires Laboratoire 1 Laboratoire 2.. Laboratoire n Chaque laboratoire : - Lance le dernier retour Intègre tous les mouvements Le groupe de laboratoires bascule Le lendemain, chaque laboratoire : - Intègre les notifications - Intègre les mouvements restant et non intégrés automatiquement - Vérifie SANS MODIFICATION et SANS SOLDE Chaque laboratoire, si OK VERIF Transmet à SFC tableau + bilan Pour effectuer la demande au SSI d ouverture des flux 2014, le SFC doit : Le SSI ouvre les flux 2014 pour le groupe de laboratoires Le SFC demande au SSI l ouverture des flux pour le groupe de laboratoires - Avoir reçu tous les tableaux et bilans des laboratoires du groupe de laboratoire - S être assuré de la cohérence des résultats de vérification

34 Espace Core

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