Commande et réception des achats (hors travaux DPI) Gestionnaire Polyvalent

Transcription

1 Commande et réception des achats (hors travaux DPI) Gestionnaire Polyvalent Classification : Public : Non Diffusion Université : oui Référence PR_03_1 Désignation Cette procédure concerne la commande et la réception de tous les achats de l université lorsque le gestionnaire est polyvalent, à l exception des achats de travaux faits par la DPI. Version 1 Mots clés Commande, réception, service fait, achats, gestionnaire polyvalent Nom Prénom Signature Service Date Rédigé par Sophie Margnat DAF 02/01/2012 Validé par Laurence Sorret DAF 02/01/2012 Isabelle Leclercq AC Validation à venir Diane Piclet DDCP Validation à venir Historique des mises à jour Responsable de l actualisation (Nom, Prénom, Service) Périodicité d actualisation Annuelle Date Modifié par Description du changement 1

2 Sommaire OBJECTIFS DE LA PROCEDURE LANCEMENT DE LA PROCEDURE CLOTURE DE LA PROCEDURE Respect du code des marchés publics et de la politique d achat de l université Exhaustivité des charges et des dettes Respect des délais de paiement fournisseur Expression du besoin d achat Paiement des factures fournisseurs I. Procédure rédigée Expression du besoin Mise en concurrence Elaboration de la demande d achat accompagnée de pièces justificatives Quand faut-il faire une demande d achat? Comment faire une demande d achat? Saisie du bon de commande Edition du bon de commande Signature et envoi du bon de commande Réception des marchandises ou des prestations Saisie de la réception Suivi des commandes non réceptionnées et/ou litigieuses Réception et paiement des factures... 9 II. Logigramme de la procédure III. Annexes Documents standards de la procédure Commandes Réceptions Investissements Autres documents standards Modes opératoires relatifs à la procédure Saisie d une commande Edition d un bon de commande Autres modes opératoires liés à la commande Service fait Modes opératoires hors SIFAC Autres documents annexes à la procédure

3 Remarques liminaires : Les annexes sont référencées entre parenthèses dans la procédure rédigée ( I). Le nom de chaque annexe est présenté dans la partie III. Les documents annexes sont disponibles avec les procédures les référençant dans le guide des procédures du site de la DAF Les deux premières lettres de la codification de l annexe permettent d identifier sa nature : - FO : Formulaire ou document standards de la procédure - MO : Mode opératoire - AU : Autre document (textes, notes.) Le terme ENT vise dans cette procédure l application de l ENT «Plateforme SIFAC» qui permet l émission de tickets vers la DAF-Campus ou la cellule Tiers. Introduction : Le process achats dans son ensemble est présenté dans le document SYN_03_1. Il est fortement recommandé de prendre connaissance de ce document de synthèse avant d appliquer la procédure rédigée ci-dessous. I. Procédure rédigée Cette procédure concerne tous les achats de biens et services faits par l Université à l exception des achats de travaux effectués par la direction du patrimoine. NB : Sur P2, les travaux effectués en composantes ne doivent pas dépasser 20 K, ne doivent concerner que de la maintenance, de l entretien ou de la réparation et seront par conséquent systématiquement imputés en fonctionnement. Les immobilisations autres que travaux inférieures à 800 euros doivent être imputées en fonctionnement. 1. Expression du besoin L acheteur exprime son besoin auprès de son gestionnaire polyvalent. Le gestionnaire polyvalent recherche l existence d un marché correspondant à l achat demandé : - Si un marché existe, passez au paragraphe 3 - Sinon, mettre en œuvre la procédure de mise en concurrence : cf. paragraphe 2 2. Mise en concurrence NB : ce paragraphe est en attente de validation du SMP. La procédure de mise en concurrence est décrite dans la politique d achat élaborée par le SMP (Service des marchés publics) et votée par le conseil d administration et dans les procédures «marchés publics» diffusées sur le site du SMP. L application de la politique d achats de l université peut donner lieu à 3 types de mises en concurrence : - Marché formalisé : le gestionnaire polyvalent doit attendre que le marché soit créé sur SIFAC pour pouvoir passer à l étape suivante. - MAPA: le gestionnaire polyvalent doit attendre que le marché soit créé sur SIFAC pour pouvoir passer à l étape suivante. 3

4 - 3 devis : le gestionnaire polyvalent retient un devis parmi les 3 minimums demandés en suivant les procédures «marchés publics» de l université. Si le fournisseur du devis sélectionné n existe pas sur SIFAC, il procède à une demande de création de fournisseur auprès de la cellule Tiers (cf procédure création fournisseur PR_02_1). Si le fournisseur existe déjà, ou dès qu il est créé, le gestionnaire polyvalent peut passer à l étape suivante. La mise en concurrence a des spécificités pour les unités de recherche labellisées (cf site du SMP). La saisie des marchés dans SIFAC est opérée par le SMP. 3. Elaboration de la demande d achat accompagnée de pièces justificatives 3.1 Quand faut-il faire une demande d achat? La commande est indispensable dans SIFAC pour pouvoir effectuer un paiement à un fournisseur. La saisie d une commande doit donc avoir lieu : - Pour les besoins ponctuels : commande simple ou sur marché à bon de commande. Dans ce cas l engagement juridique est la commande : Nous parlerons dans ce cas de commande PONCTUELLE. - Pour représenter les engagements juridiques de type contrat ou marché signés par l ordonnateur ou par l ordonnateur délégué et qui ne prévoient pas d émission de bon de commande. Dans ces cas, il convient de saisir une commande qui sera uniquement technique : Nous parlerons dans ce cas de commande TECHNIQUE. Les commandes TECHNIQUES concernent : 1) Les prestations récurrentes pour lesquelles l université est liée juridiquement par un contrat ou un marché sans bon de commande (ex : nettoyage mensuel, fluides.) 2) Les achats via un marché ponctuel sans nécessité d émettre un bon de commande (ex : acquisition d un matériel scientifique) 3) Les achats sur marchés pluriannuels sans nécessité d émettre un bon de commande (ex : travaux) 3.2 Comment faire une demande d achat? Lors de cette étape, le gestionnaire polyvalent : - Connait le fournisseur - Connait l existence ou non d un marché En l absence de marché, le gestionnaire polyvalent s est assuré lors de la mise en concurrence qu il n y a pas de dépassement de seuil sur le groupe de marchandises concerné par l achat et pour son niveau d appréciation des seuils. Le gestionnaire polyvalent vérifie que le disponible budgétaire est suffisant sur le centre financier sur lequel il souhaite réaliser la demande d achat. Le gestionnaire polyvalent prépare la demande d achat (FO_03_4) en prenant en compte les remarques suivantes : Le gestionnaire doit indiquer le type de commande Le fonds doit être renseigné uniquement s il s agit d une dépense financée par la taxe d apprentissage. Dans ce cas mettre Fonds = 35 «Taxe d apprentissage». Sinon, mettre «NA» dans le champ Fonds. Les commandes imputées sur le fonds «Taxe d apprentissage» ne doivent être imputées sur aucun éotp. La devise de facturation est automatiquement dérivée du fournisseur dans la commande. Les informations suivantes ne sont pas obligatoires mais doivent être renseignées si elles sont connues du gestionnaire ou si elles sont indispensables pour le fournisseur: o Date de livraison souhaitée 4

5 o Adresse de livraison Le groupe de marchandise correspond au référentiel d achat inter EPST disponible sur le site du SMP Renseigner la correcte l imputation : Fonctionnement : à choisir si l achat est du fonctionnement et ne se rattache à aucun Eotp Investissement : à choisir si l achat est de l investissement et ne se rattache à aucun Eotp Fonctionnement sur opération : l achat est du fonctionnement sur Eotp Investissement sur opération: l achat est de l investissement sur Eotp Prestations internes intrasociété Prestations internes intersociété La désignation du bien ou du service commandé doit être explicite : o Indiquer les références des produits, o Préciser clairement les quantités dans le libellé si vous faites une commande en valeur o Préciser clairement la période couverte par les prestations : cette information permettra le rattachement des charges au bon exercice. Ex : abonnement mars N à février N+1 Le cas échéant, ne pas omettre une ligne de poste pour les frais de livraison. Pour les commandes TECHNIQUES o De prestations récurrentes : prévoir une ligne par échéance de facturation (mensuelle, trimestrielle ) prévoir une ligne par centre de coût pour les fluides le montant de chaque ligne doit correspondre au montant contractuel de l échéance s il est fixe, au montant estimé sinon. o Marché ponctuel se réalisant à 100% sur l exercice en cours Le montant est égal au montant convenu dans le marché o Marché ponctuel se réalisant sur plusieurs exercices Le montant de la commande doit correspondre au montant estimé de la partie du marché qui se réalisera sur l exercice en cours. La demande d achat est adressée à la DAF-Campus accompagnée des pièces justificatives suivantes via l ENT : - Annexe du SMP selon le cas. Adresser au gestionnaire de la DAF-Campus l annexe dûment visée par le service des marchés et signée soit par l Ordonnateur Principal (Président) ou Délégué (Directeur ou Doyen) et le devis du fournisseur retenu. NB : une copie des 3 devis doit être obligatoirement archivée par le gestionnaire polyvalent. - Les pièces à produire au comptable détaillées dans l annexe AU_03_1 (uniquement les pièces disponibles au stade de la commande) - Le cas échéant, copie de l ordre de mission signé 4. Saisie du bon de commande Le gestionnaire de la DAF-Campus réalise les contrôles suivants : - Exhaustivité des documents transmis par le gestionnaire polyvalent selon le type d achat - Demande d achat complète - Signature adéquate des documents Le gestionnaire de la DAF-Campus saisit la commande dans SIFAC (MO_03_1/ MO_03_2/ MO_03_3) en opérant les contrôles suivants : - Vérification de l exactitude du type de commande (simple, sur marché, autre.) - Vérification de la cohérence du groupe de marchandises par rapport à la désignation du produit ou de la prestation - Vérification du compte budgétaire et général : En cas d incohérence, contacter la cellule d assistance SIFAC. - Vérification du centre financier et du centre de coût par rapport au service demandeur - Vérification par cohérence du domaine fonctionnel selon le service demandeur 5

6 - Vérification de l imputation (fonctionnement/investissement) selon les règles comptables et budgétaires de l université - Vérifier que les commandes imputées sur le Fonds «Taxe d apprentissage» ne sont imputées sur aucun éotp. - Vérification des seuils Il attache à la commande dans SIFAC les documents nécessaires pour l agence comptable : - L annexe AU_03_1 recense toutes les pièces à produire au comptable et précise à quel moment les communiquer. Les pièces à joindre à la commande sont donc indiquées dans ce document. - L annexe AU_03_2 précise l intitulé que doit porter le fichier attaché dans SIFAC selon la nature des pièces. 5. Edition du bon de commande La DAF-Campus édite le bon de commande (1 original en PDF et 1 copie) (MO_03_6) et transmet l original PDF par au gestionnaire polyvalent. 6. Signature et envoi du bon de commande Le gestionnaire polyvalent remet l original à la signature de l ordonnateur. Une fois signée, il fait deux copies de la commande signée: - l une qu il conserve dans un classeur de «commandes en attente de service fait» - l autre qu il remet à la personne en charge de la réception, dans le cas où cette personne est différente du gestionnaire polyvalent COMMANDES PONCTUELLES : Afin d informer les fournisseurs du changement d adresse de facturation, il colle sur l original de la commande l étiquette d information du fournisseur prévue à cet effet. Il envoie l original de la commande signée au fournisseur. COMMANDES TECHNIQUES : Ces commandes reflètent un engagement juridique déjà existant (contrat, marché). Par conséquent, elles ne doivent pas être envoyées au fournisseur, ni signées par l ordonnateur (l engagement juridique est déjà signé). Par contre, le gestionnaire polyvalent doit communiquer au fournisseur : - la nouvelle adresse de facturation, c'est-à-dire l adresse du service facturier dont il dépend. - Le numéro de référence à rappeler sur chaque facture. Ce numéro de référence est le numéro de la commande technique de type XXX. - Le fournisseur pouvant recevoir plusieurs numéro de références de plusieurs composantes pour le même type de prestations, il convient de préciser au fournisseur à quel contrat/machine/ lieu de livraison/compteur. se rapporte la référence communiquée. Cette communication peut être faite par mail, fax ou courrier. Un exemple de lettre est disponible dans le document FO_03_ Réception des marchandises ou des prestations La personne en charge de la réception et/ou le gestionnaire polyvalent réceptionne les fournitures ou prestations. Il effectue un contrôle visuel de la conformité entre les marchandises livrées et le bon de la livraison avant de signer ce dernier. 6

7 Il procède ensuite aux vérifications qualitatives et quantitatives par rapport au bon de commande qui lui a été remis par le gestionnaire polyvalent : - Il mentionne toute anomalie constatée sur le bon de commande : o Articles non livrés o Articles défectueux o Articles livrés non commandés - Il transmet immédiatement le bon de livraison signé au gestionnaire polyvalent et la copie de la commande annotée. Le gestionnaire polyvalent récupère auprès de l acheteur les différentes pièces à produire pour justifier du service fait : ces pièces sont détaillées dans la note AU_03_4. Il analyse la réception (articles manquants, non conformes à la commande ) et prépare la demande de service fait (FO_03_8). Cette demande précisera notamment si la commande n a pas été totalement réceptionnée. Dans ce cas, le gestionnaire polyvalent conservera une copie de la commande annotée pour y apposer les informations lors de la livraison complémentaire. NB 1: En cas de livraison partielle, le gestionnaire polyvalent ne doit pas attendre d avoir reçu la totalité des marchandises pour faire sa demande de service fait : il doit effectuer une demande de service fait à chaque livraison afin de pouvoir mettre en paiement les factures partielles éventuellement reçues par le service facturier. NB 2 : Si les marchandises ou la prestation ne sont pas conformes à la commande, le gestionnaire polyvalent ne doit pas demander le service fait et doit prendre contact avec le fournisseur pour gérer le litige (obtenir un remplacement, obtenir un avoir ). NB 3 : Si la facture du fournisseur est déposée par le livreur ou reçue postérieurement au sein de la composante, le gestionnaire polyvalent procède différemment selon les deux cas suivants : - L adresse de facturation apparaissant sur la facture est bien celle du service facturier auquel la facture doit être adressée: Le gestionnaire indique le numéro de commande manuellement sur la facture si le fournisseur ne l a pas indiqué puis envoie immédiatement la facture à son service facturier accompagnée d un bordereau d envoi, sans agrafe. Il conserve une copie du bordereau d envoi (papier ou scan). - L adresse de facturation n est pas celle du service facturier alors que le fournisseur avait été préalablement informé de la nouvelle adresse de facturation: le gestionnaire polyvalent renvoie la facture au fournisseur accompagnée du courrier standard de retour de facture (FO_03_11). Cet envoi est fait en lettre recommandée avec accusé de réception. Le gestionnaire envoie pour information une copie de la lettre et de la facture fournisseur par courrier au service facturier. Il conserve une copie de cette facture afin de garder une traçabilité en cas de réclamation ultérieure du fournisseur. Pour les commandes contenant une ou plusieurs lignes d investissement, le gestionnaire polyvalent remplit également la fiche d entrée d immobilisation (FO_03_12). Cette fiche doit indiquer la localisation du bien selon la codification DPI : AU_03_3. Si l achat vient en remplacement d un bien à sortir de l inventaire, il remplit également la fiche de sortie d inventaire (FO_03_13) et met en œuvre la procédure de remise de biens aux domaines prévue par la direction de la logistique. Le gestionnaire polyvalent transmet à la DAF-Campus via l ENT : - La demande de service fait - une copie datée et signée du document justificatif du service fait (cf AU_03_4) - une copie du bon de commande signé - le cas échéant la fiche d entrée Il archive le bon de commande signé, la pièce justifiant le service fait et le cas échéant la fiche d entrée ou de sortie de bien. Ces pièces ne doivent en aucun cas être détruites. 7

8 En cas de problème identifié après demande du service fait (article ne fonctionne pas ) le gestionnaire procède immédiatement à une demande d annulation de service fait (FO_03_9) via l ENT. Cas spécifiques des prestations récurrentes : - Pour ce type d achat, le gestionnaire polyvalent doit se rapprocher à chaque échéance du demandeur pour obtenir l attestation de service fait. - La demande de service fait doit être faite dans les 3 jours qui suivent la date d échéance. (cf AU_03_4 et MO_03_100) - Exception : Dans le cas de prestations dont le montant n est pas forfaitaire et non évaluable avant réception de la facture, la demande de service fait est faite après la réception de la facture. Celle-ci sera transmise par le service facturier au gestionnaire de la DAF-Campus qui la redirigera vers le gestionnaire polyvalent concerné. (exemple : fluides) Cas spécifiques des paiements avant service fait : - Les cas de paiement avant service fait sont règlementés : ils sont précisés dans le document Attestation de service fait (AU_03_4) et les pièces justificatives à produire y sont précisées. 8. Saisie de la réception Le gestionnaire de la DAF-Campus : - vérifie le respect de la délégation de signature sur la copie du bon de commande signé, - rapproche les quantités commandées de la pièce justificative du service fait - en cas de 2 ème réception sur une même commande, s assurer que la pièce justificative du service fait fournie est différente des précédentes - puis saisit le service fait total ou partiel sur SIFAC (MO_03_8) A chaque saisie de service fait dans SIFAC, il attache : - Les documents nécessaires pour l agence comptable recensés dans les annexes AU_03_1 et AU_03_2 (cf supra) et concernant le service fait. - Les justificatifs du service fait cf AU_03_4. Il archive la pièce justificative du service fait signée et la copie du bon de commande signé en version informatique uniquement. A ce stade, la facture pourra être liquidée par le service facturier. 9. Suivi des commandes non réceptionnées et/ou litigieuses Le gestionnaire polyvalent s assurera régulièrement que les personnes en charge de la réception leur ont communiqué la justification du service fait. Il fera donc une revue régulière des commandes anciennes non réceptionnées. Le gestionnaire de la DAF-Campus et le gestionnaire polyvalent communiqueront régulièrement sur le cas des commandes non réceptionnées afin de s assurer que la validation du service fait n a pas été omise notamment pour les prestations de services. Il est possible de consulter les commandes non réceptionnées dans SIFAC (MO_03_7) Ce contrôle permettra de déterminer pour chaque commande : - Si elle est toujours en attente de service fait - Si le service fait a été omis et doit être réalisé - Si la commande est à solder ou à annuler 8

9 10. Réception et paiement des factures La réception et le paiement des factures sont réalisées par les services facturiers de l agence comptable. Les services facturiers sont responsables du suivi des services faits pour lesquels aucune facture n a été reçue. Ainsi, tout fournisseur ayant une réclamation au sujet d un paiement non effectué sur une commande dont le service fait a été saisi dans SIFAC, sera orienté vers le service facturier adéquat. 9

10 II. Logigramme de la procédure Logigramme procédure achats gestionnaire polyvalent Fournisseur Demandeur Valideur Gestionnaire polyvalent Gestionnaire DAF Campus Signataire Cellule Tiers Agence comptable Service facturier Expression et formalisation du besoin Contrôle du budget : - vérifier la réalité du financement - vérifier la disponibilité des crédits Corrections éventuelles oui Vérifications juridiques : - mise en concurrence -existence d un marché... Décision motivée : - refus clair et net de l achat - Dossier incomplet - Problème sur les prix non Validation de l opportunité de la demande, l utilité de l achat et son coût Choix du fournisseur Fournisseur non créé Création du fournisseur Fournisseur créé Demande de commande ENT Contrôle de la demande et saisie du bon de commande Copie BC signé pour future attestation de service fait Scan du BC ENT ME21N Exécution de la prestation Copie Impression du BC Original Information au fournisseur si non correspondance entre commande et livraison ou service Non conforme Réception et contrôle de la conformité de la prestation BC signé BC signé Conforme Document attestant du service fait : Recensement et vérification Demande de saisie du SF ENT Saisie du service fait MIGO SIFAC Copie du BC signé + justificatif du service fait Facture - Vérification du détail de la facture conformément aux dispositions du marché et de la commande - contrôles règlementaires et d usage - vérification du caractère libératoire Corrections éventuelles Informer l ordonnateur dans tous les cas où la facture ne peut pas être rapprochée du BC et envoi d une copie de facture Non conforme conforme Paiement effectif MIRO / F110 10

11 III. Annexes L ensemble des documents annexes mentionnés ci-dessous sont accessibles dans le guide des procédures de la DAF ( 1. Documents standards de la procédure 1.1 Commandes FO_03_4 FO_03_6 FO_03_7 1.2 Réceptions Création commande d achat Modification d une commande d achat Solde d une commande d achat FO_03_8 Demande de service fait FO_03_9 Annulation du service fait FO_03_10 Attestation de service fait 1.3 Investissements FO_03_12 Fiche d entrée d immobilisations FO_03_13 Fiche de sortie d inventaire 1.4 Autres documents standards FO_03_11 Courier de retour de facture FO_03_20 Lettre fournisseur référence à rappeler et service facturier (commandes techniques) 2. Modes opératoires relatifs à la procédure 2.1 Saisie d une commande MO_03_1 Saisie d une commande simple MO_03_2 Saisie d une commande sur marché MO_03_3 Saisie d une commande sur convention 2.2 Edition d un bon de commande MO_03_6 Edition d un bon de commande 2.3 Autres modes opératoires liés à la commande MO_03_4 Réactivation d une commande MO_03_5 Suppression d une commande MO_03_7 Consultation des listes de commandes 2.4 Service fait MO_03_8 Saisie du service fait MO_03_9 Annulation du service fait MO_03_10 Visualisation du service fait 2.5 Modes opératoires hors SIFAC MO_03_100 Suivi et attestation de service fait des prestations hors SIFAC 11

12 3. Autres documents annexes à la procédure AU_03_1 AU_03_2 AU_03_3 AU_03_4 Liste des pièces justificatives à fournir au comptable Libellé des pièces jointes dans SIFAC Codification DPI des bâtiments Note sur l attestation de service fait 12