FORMULAIRE D INSCRIPTION EXPOSANTS

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1 UN EVENEMENT VILLE DE CANNES - REALISATION PALAIS DES FESTIVALS ET DES CONGRES FORMULAIRE D INSCRIPTION EXPOSANTS Madame, Monsieur, Vous voudrez bien trouver ci-après le formulaire d inscription au Festival International des Jeux organisé par le Palais des Festivals et des Congrès de Cannes. Mieux vous servir et améliorer durablement nos prestations et services sont les objectifs que s est fixé le Palais des Festivals et des Congrès de Cannes en s engageant dans une triple certification Qualité (ISO 9001), Sécurité (OHSAS 18001) et Environnement (ISO 14001). En adéquation avec la politique Qualité, Sécurité et Environnement de notre établissement, qui vise à la préservation de notre environnement naturel, la santé et la sécurité du personnel et la satisfaction de nos clients et parties prenantes, notre direction veille au quotidien à la conformité de son activité dans le respect des normes internationales ISO. C est ainsi, qu à titre d exemple, en terme de préservation de notre environnement, à l occasion du Festival International des Jeux nous nous engageons notamment à mettre en place une moquette recyclable (8,02 tonnes de moquette recyclée lors du dernier Festival), à trier les déchets exposants et à les recycler (bois, verre, emballage), à offrir des prestations de nettoyage écologiques (produits biodégradables à plus de 90 %), à diminuer les quantités de nos éditions papier et les imprimer sur papier recyclé (affiches 40 x 60, flyers, avant programmes et guide du visiteur du Festival). La totale satisfaction de nos clients est l une des priorités de notre volonté d évolution, cette démarche implique la mise en place de divers outils de mesure et de progrès. C est pourquoi afin de nous aider à mieux identifier vos besoins et vos attentes, nous vous inviterons à l issue du Festival International des Jeux à compléter et à nous renvoyer l enquête de satisfaction qui vous sera remise à votre arrivée, à l accueil exposant en vue de l amélioration continue de nos performances, d un meilleur encadrement de nos activités et de la protection de l environnement et des salariés. Vous trouverez dans le guide des bonnes pratiques à l attention de nos partenaires qui vous sera transmis dès confirmation de votre inscription au Festival International des Jeux, toute information complémentaire relative à notre politique QSE. Nous vous remercions de votre participation au Festival International des Jeux et restons à votre disposition pour trouver avec vous la solution la mieux adaptée à vos besoins et vous proposer un espace correspondant à vos attentes. L équipe du Festival International des Jeux 1/7

2 UN EVENEMENT VILLE DE CANNES - REALISATION PALAIS DES FESTIVALS ET DES CONGRES FORMULAIRE D INSCRIPTION Stands Jeux Vidéo et Village Manga A retourner avant le 4 Janvier 2010 accompagné du 1 er versement à : Festival International des Jeux Palais des Festivals et des Congrès Direction de l'evénementiel - BP CANNES CEDEX Tél : +33 (0) Fax : +33 (0) jeux@palaisdesfestivals.com - Ouverture du Village Manga uniquement sur 3 jours, du vendredi 5 au dimanche 7 mars 2010 EXPOSANT Raison sociale : Nom sous lequel vous souhaitez communiquer (enseigne de votre stand, guide du festivalier, rubrique «Exposants» de notre site ) : Adresse :... Code postal : Ville :.. Pays :. Tél. : Fax :.. . Site internet :.. Adresse de facturation (à ne compléter que si elle est différente de celle du souscripteur) :.. Code postal : Ville : Pays :... Secteurs d activité : Jeux de société Jouets Loisirs créatifs Presse Manga Jeux vidéo, multimédia et nouvelles technologies Autre :.. Etes-vous : Editeur Auteur Illustrateur Fabricant Détaillant Distributeur Association Autre :. CONTACT FESTIVAL (responsable du suivi opérationnel de votre société) Nom : Prénom :.... Fonction :.... Tél. direct :..Portable :...Fax :.. Adresse (si différente de celle de l entreprise) Code postal : Ville :.. Pays :.. 2/7

3 ELEMENTS DE COMMUNICATION A NOUS TRANSMETTRE PAR Texte de présentation qui figurera sur notre site Internet dans la rubrique «Exposants». L intérêt est de mettre en valeur les produits que vous présenterez au Festival et de résumer les activités et la politique éditoriale de votre entreprise. Logos de votre société et/ou de vos jeux /produits. Visuels de vos jeux/produits. Communiqué de presse présentant votre société, votre ligne éditoriale et vos jeux/produits. Liste des produits présentés : avant-premières, nouveautés 2010 et classiques. Merci de nous communiquer les noms des auteurs, illustrateurs, concepteurs, personnalités que vous inviterez sur votre stand. Animations spécifiques : description Souhaitez-vous recevoir, du mercredi au vendredi, des centres de loisirs et établissements scolaires sur votre stand? OUI NON Pour quel type d activité :.. VOTRE PARTICIPATION AU FESTIVAL INTERNATIONAL DES JEUX L inscription au salon comprend : Equipement des stands Sont compris dans le prix de location des stands : - moquette - prise électrique (16A) - éclairage d ambiance (néon) - enseigne (20cm x 50cm) - cloisons modulaires (2,20m H) - mobilier : 1 table, 4 sièges par module de 9m² loués dans la limite de 16 chaises et 4 tables. Au-delà de ce nombre le mobilier supplémentaire vous sera facturé ou devra être fourni par vos soins. - box de rangement commun Un dossier technique vous sera adressé dès la commande de votre stand et vous permettra de louer, si vous le souhaitez, du mobilier supplémentaire, spots, revêtements muraux, moyens audiovisuels, lignes téléphoniques, internet et TPE (cartes bancaires) et vous précisera les modalités de montage et démontage de votre stand ainsi que les consignes de sécurité à respecter (décors ). Attention : la hauteur maximale de la structure de construction du stand dans la zone exposition du niveau -1 est 2,50m. Badges exposants nominatifs Inscription du nom et emplacement de votre société sur le guide du visiteur Insertion d une page de présentation de votre société, de vos produits et des animations prévues sur votre stand sur le site du Festival dans la rubrique «exposant» PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES (pour recevoir nos propositions tarifaires, merci de cocher la case correspondante) Stand clé en main : conception et réalisation de votre stand Prestations techniques : mobilier, spots, revêtements muraux, lignes téléphoniques, internet et TPE, moyens audiovisuels Animations clé en main : le Festival peut vous mettre en contact avec une société d animation par le jeu pour assurer la présentation de vos produits, mettre en place des animations spécifiques ou organiser votre venue à Cannes. Outils de Communication à la carte : pages de publicité et bannières sur notre site, logo sur le guide du visiteur, affichage géant et personnalisé en façade du Palais des Festivals, création du cartable du festival. Tarifs parking (parking gratuit en montage et démontage et payant en ouverture) : forfait jour 3/7

4 ASSURANCES EXPOSANT Les exposants doivent obligatoirement avoir souscrit un contrat d assurance garantissant les risques suivants : responsabilité civile envers les tiers et dommage aux biens. L organisateur décline toute responsabilité concernant le vol ou la détérioration du matériel exposé. Il appartient à chaque exposant de souscrire une assurance tous risques avec renonciation à tout recours contre le Palais des Festivals et des Congrès et ses préposés. Cette assurance est OBLIGATOIRE et aucune exception ne sera admise. La personne réputée avoir qualité pour engager la société ou l association exposante reconnaît qu un contrat d assurance garantissant les risques cités ci-dessus a été souscrit par la société. VOTRE STAND Quantité Prix H.T. Total HT Stands de base : 100 le m2 (stands standards de 9, 12, 15 ou 18 m2). m 2 X 100. Stand en angle : 120 le m2 (dans la limite des disponibilités) : m 2 X 120. Stand de 36 m2 : Stand de 60 m2 : Stand de 96 m2 : Autre (selon devis personnalisé sur demande) : Total H.T. TVA19,6% Total TTC MODALITES DE PAIEMENT Paiement à effectuer à l ordre du Palais des Festivals et des Congrès de Cannes Acompte de 50% T.T.C. à régler à la commande, non remboursable en cas de désistement Solde à verser avant le 4 janvier 2010 Je verse un acompte représentant 50 % TTC, soit... TTC Je verse l intégralité de la somme TTC, soit... TTC Mode de paiement : Chèque (uniquement pour les sociétés françaises) à l ordre de : Palais des Festivals et des Congrès Carte bancaire (CB, Américan Express, Master Card) Virement bancaire Code Banque Code guichet N de compte CléRIB Domiciliation Motif Crédit Agricole Mougins Entreprises Jeux 2010 Espace Azur Chemin des Campelières Mougins N Intracommunautaire : FR N IBAN : FR BIC/SWIFT : AGRI FR PP 891 Avis de virement à joindre impérativement. Veuillez vous assurer auprès de votre banque que le nom de votre société apparaît sur les documents afin d éviter toute difficulté de reconnaissance de votre paiement. Frais bancaires à la charge de l exposant. 4/7

5 ENGAGEMENT DE L EXPOSANT Je certifie l exactitude des renseignements communiqués et demande mon admission comme exposant au Festival International des Jeux 2010 Cannes Palais des Festivals et des Congrès du 3 au 7 mars Je déclare avoir pris connaissance du règlement général du Festival International des Jeux 2010 et des conditions générales d exposition et m engage à en accepter sans réserve ni restriction toutes les clauses et déclare renoncer à tout recours contre l organisateur. Nom du signataire : Fonction :.... Fait à..... Cachet de l entreprise Le..... Signature précédée de la mention lu et approuvé REGLEMENT GENERAL DU FESTIVAL INTERNATIONAL DES JEUX ET CONDITIONS GENERALES DE LOCATION DES SURFACES D EXPOSITION Art.1 Organisation Le Festival International des Jeux est organisé par le Palais des Festivals et des Congrès de la ville de Cannes dont le siège est situé La Croisette Cannes. Toute correspondance doit être adressée à : Festival International des Jeux BP Cannes Cedex France. Tél. : 33(0) Fax : 33(0) Art. 2 Dates, lieu et heures d ouverture du Festival International des Jeux Le Festival International des Jeux se tiendra du mercredi 3 au dimanche 7 mars 2010 au Palais des Festivals et des Congrès de la ville de Cannes, de 13h30 à 20h en semaine et de 10h à 20h le week-end, sans interruption. Ouverture du Village Manga uniquement sur 3 jours, du vendredi 5 au dimanche 7 mars L entrée des visiteurs est libre est gratuite. Art. 3 Admissions Sont admis à participer au Festival International des Jeux les exposants dont les produits, services ou activités concourent à l objet de la manifestation. Les organisateurs attirent l'attention des exposants sur l'interdiction de vendre ou d'exposer des armes ou des répliques d'armes ainsi que des ouvrages et objets à caractère pornographique ou portant atteinte à la dignité humaine et pouvant heurter la sensibilité des plus jeunes. Les demandes d admission dûment complétées et signées par une personne réputée avoir qualité pour engager la société ou l association exposante devront être adressées au Festival International des Jeux Palais des Festivals et des Congrès BP Cannes Cedex France au plus tard le 4 janvier Seules les demandes d admission dûment complétées sur le formulaire d inscription officiel fourni par le Festival International des Jeux et signées par une personne réputée avoir qualité pour engager la société ou l association exposante seront prises en considération. Au-delà de cette date, les demandes d admission seront traitées dans l ordre chronologique de réception. Toutefois l organisateur ne peut garantir l acceptation de ces demandes tardives et se réserve le droit de refuser l admission. L admission est prononcée par une notification faite à l exposant dans un délai raisonnable. La réception de la demande d admission implique que la société ou l association désireuse de participer au Festival International des Jeux a pris connaissance de ce règlement général et des conditions de location du Festival International des Jeux, les accepte sans réserve et est tenue de le respecter de même que toutes les réglementations en vigueur au moment de la manifestation édictées par les pouvoirs publics ou par l organisateur. Toute infraction à l une des clauses du présent règlement pourra entraîner l exclusion de l exposant contrevenant sans que ce dernier puisse prétendre à un remboursement ou une compensation. Art. 4 Dispositions financières L organisateur fixe le prix de location des stands. Un premier versement de 50 % du coût de location de l emplacement sera adressé par l exposant lors de sa demande d admission. Cette somme sera remboursée si l exposant n est pas admis à exposer. En revanche cette somme sera acquise totalement à l organisateur si le demandeur retire sa demande ou annule sa participation. Un deuxième versement, correspondant au solde de la facture, sera adressé par l exposant au plus tard le 4 janvier Dès son inscription, l exposant, si il le souhaite, peut régler la totalité du montant correspondant à la location de son stand. En cas de non règlement du stand dans les délais fixés, ou d annulation de la participation au Festival International des jeux, l organisateur se réserve le droit de disposer de l emplacement et ne serait pas dans l obligation de rembourser l exposant des sommes déjà versées qu il conservera à titre de dommages intérêts. Le paiement pourra se faire par chèque ou virement bancaire à l ordre de la SEMEC ou par carte bancaire (CB, Master Card, American Express). 5/7

6 Art. 5 Réglementation et produits admis au Festival International des Jeux Seuls sont admis les produits, services ou activités concourant à l objet de la manifestation. L exposant est seul responsable du droit d accès aux produits présentés sur son stand. Tous les matériels et produits présentés par l exposant doivent être conformes à la réglementation et aux normes françaises et européennes en vigueur au jour de la manifestation que les exposants sont tenus de connaître et de respecter, notamment l interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif et les réglementations en matière de Sécurité Incendie et de Sécurité et Protection de la Santé. Dans tous les cas, le Festival International des Jeux attire l attention de l exposant sur l interdiction d utiliser des matières explosives, détonantes et en général toutes les matières dangereuses telles que produits inflammables. L exposition des marchandises objets ou décors en matières spontanément inflammables est interdite. Toute infraction à ces dispositions exposera l exposant à l exclusion immédiate, temporaire ou définitive du Festival sans que l exposant puisse prétendre à une indemnité ou un remboursement quelconque. D une manière générale, les exposants sont tenus de respecter les règlements s appliquant aux foires, expositions et salons ainsi que les mesures de sécurité édictées par les pouvoirs publics et l organisateur. Toute formalité douanière éventuelle relative aux produits exposés, est à la charge de l exposant. L organisateur ne pourra être tenu en aucun cas pour responsable des difficultés qui pourraient survenir à ce sujet. La vente sur le Festival International des Jeux est autorisée dans la mesure où les produits vendus répondent aux normes de sécurité en vigueur et où l exposant dispose de la structure juridique lui permettant de vendre ses produits. Art. 6 Attribution et occupation des emplacements Les plans du Festival International des Jeux sont établis par l organisateur, qui les répartit en tenant compte, dans la mesure du possible, des souhaits des participants, de la sectorisation des espaces et au fur et à mesure des admissions en tenant compte des surfaces précises indiquées dans la demande d admission remplie par l exposant. En aucun cas l organisateur ne répondra vis-à-vis de l exposant des conséquences qui pourraient découler de l emplacement qui lui a été attribué. L attribution de l emplacement est communiquée à l exposant au moyen d un plan comportant des cotes aussi précises que possible du stand attribué. Ces renseignements sont fournis à titre indicatif et peuvent être modifiés et/ou compter des différences par rapport à la taille réelle des emplacements, sans que cela puisse donner lieu à réclamation contre l organisateur. Les exposants devront obligatoirement respecter les dimensions indiquées sur le plan fourni par le Festival pour l installation de leur stand et faire parvenir à l organisateur les plans détaillés d aménagement de l emplacement un mois avant l ouverture du festival. Les emplacements attribués devront être occupés par l exposant le premier jour du salon et pendant toute sa durée, soit du mercredi 3 au dimanche 7 mars 2010 et ce en respectant les horaires de montage et de démontage précisés dans la fiche technique transmise à chaque exposant. En cas de non occupation du stand le premier jour du salon, l emplacement sera considéré comme disponible et pourra être attribué à une nouvelle affectation sans que l exposant défaillant puisse prétendre à une indemnité ou un remboursement quelconque. Pendant les heures d ouverture du Festival fixées de 13h30 à 20h en semaine et de 10h à 20h le week-end, les stands devront être occupés en permanence par un représentant de la société exposante. Tout abandon du stand entraînera sa fermeture et l enlèvement du matériel exposé ou du matériel loué pour son aménagement. Art. 7 Cession, sous location des stands Sauf autorisation préalable de l organisateur, les exposants ne peuvent exposer que sous la désignation de leurs propres marques ou raison sociale les matériels produits ou services énumérés dans la demande d admission et/ou présentés par son/ses co-exposants. Il leur est interdit de céder ou sous louer tout au partie de l emplacement qui leur a été attribué. Art. 8 Installation et décoration des stands Les exposants pourront prendre possession de leur emplacement de stand à partir du mardi 2 mars. Le planning et les horaires exacts d installation et conditions d installation seront confirmés dans le dossier technique envoyé à chaque exposant et précisant les conditions de conception des stands, de raccordement aux fluides, d affichage et autres points techniques et de sécurité. Les exposants devront tous avoir terminé leur installation le mercredi 3 mars à 10h ; l ouverture du salon au public se faisant à 13h30. Attention : tout projet d aménagement de stand et d implantation de matériels devra obligatoirement être soumis à l approbation de l organisateur un mois avant l ouverture du salon. Le Festival International des Jeux attire l attention des exposants sur l importance de réaliser des stands attractifs respectant les normes particulières d agencement des stands. L exposant devra impérativement respecter le règlement de sécurité qui lui sera adressé avec le dossier technique. Les produits exposés sont acheminés sur les stands par les exposants à leurs frais et risques, conformément aux conditions d entrée et de sortie fixées par l organisateur précisées dans le dossier technique. Art. 9 Démontage des stands Le démontage des stands se fera le dimanche 7 mars à partir de 20h. Tous les stands, décors, matériels et marchandises devront être impérativement retirés par les exposants à leurs frais et risques pour le dimanche 7 mars à 24h au plus tard. Ce délai expiré, l organisateur, sans que sa responsabilité puisse être engagée, pourra prendre aux frais, risques et périls de l exposant toutes mesures qu il jugera utile pour l évacuation des matériels et marchandises non retirés et pour la destruction des structures et décors de quelque nature que ce soit qui n auront pas été démontés. Au cas où l exposant souhaiterait faire enlever ses produits par un transporteur après l heure de démontage fixée au 7 mars à 24h, il devra avoir transporté à ses frais et risques ses produits emballés et portant de manière claire les coordonnées de l expéditeur et du destinataire dans le local de stockage prévu à cet effet et mis à la disposition de l exposant jusqu au mardi 9 mars 12h sans que l organisateur soit tenu pour responsable de toute dégradation ou vol qui pourrait être commis. Ce délai expiré, l organisateur, sans que sa responsabilité puisse être engagée, pourra prendre aux frais, risques et périls de l exposant toutes mesures qu il jugera utile pour l évacuation des matériels et marchandises non retirés L emplacement loué devra être laissé dans l état initial. Toutes les détériorations causées par l exposant seront facturées à l exposant. 6/7

7 Art Propriété intellectuelle, droit à l image, communication L exposant garantit l organisateur d être titulaire des autorisations et des droits de propriété intellectuelle (propriété industrielle et droits d auteur) sur les matériels, marques et produits et/ou services exposés conformément aux dispositions légales en vigueur. Toutes mesures permettant de justifier de ces droits devront être prises, l organisateur n acceptant aucune responsabilité dans ce domaine. L exposant souhaitant diffuser de la musique sur son stand doit préalablement en informer l organisateur par écrit et est responsable des formalités et du paiement des droits correspondants auprès des sociétés d auteurs compétentes, l organisateur déclinant toute responsabilité à ce titre. L exposant est informé que des films et photographies pourront être réalisés pendant le Festival International des Jeux sur lesquels pourront apparaître les logos, marques, produits et services exposés sur son stand et qu ils pourront être utilisés dans la cadre de la promotion de la manifestation sur tous supports. L exposant qui ne souhaite pas figurer sur ces documents doit en aviser l organisateur par écrit avant l ouverture de la manifestation. L exposant qui souhaite effectuer des prises de vue de l ensemble du festival doit, quant à lui, se charger des autorisations nécessaires et respecter le droit à l image dont jouit chaque exposant. Seul l organisateur a le droit d éditer et de diffuser les éditions de la manifestation (affiches, catalogue ). Les renseignements pour la réalisation de ces éditions ou du site internet du Festival International des Jeux seront fournis par l exposant sous sa seule responsabilité. L organisateur ne sera en aucun cas tenu pour responsable des omissions, erreurs de reproduction, de composition ou autres qui pourront se produire. Toute distribution de la part des exposants de documents imprimés (brochures, affichettes ), d objets de toutes natures ainsi que l affichage en dehors de leurs stands, dans les allées et à l entrée du Festival sont interdits sauf autorisation du Festival. La publicité par haut parleur ou tout autre moyen de diffusion du son est soumise à acceptation de l organisateur. L exposant et son installateur devra fournir les caractéristiques sonores de son stand au plus tard 15 jours avant l ouverture du Festival qui se réserve par ailleurs le droit de faire baisser le niveau sonore à tout moment, quelle qu en soit la raison. Art. 11 Assurance Les exposants doivent obligatoirement avoir souscrit un contrat d assurance garantissant les risques suivants : responsabilité civile envers les tiers et dommage aux biens. L organisateur décline toute responsabilité concernant le vol ou la détérioration du matériel exposé. Il appartient à chaque exposant de souscrire une assurance tous risques avec renonciation à tout recours contre le Palais des Festivals et des Congrès et ses préposés. Cette assurance est OBLIGATOIRE et aucune exception ne sera admise. Art. 12 Politique QSE Mieux vous servir et améliorer durablement nos prestations et services sont les objectifs que s est fixé le Palais des Festivals et des Congrès de Cannes en s engageant dans une triple certification Qualité (ISO 9001), Sécurité (OHSAS 18001) et Environnement (ISO 14001). En adéquation avec la politique Qualité, Sécurité et Environnement de notre établissement, qui vise à la préservation de notre environnement naturel, la santé et la sécurité du personnel et la satisfaction de nos clients et parties prenantes, notre direction veille au quotidien à la conformité de son activité dans le respect des normes internationales ISO. L exposant s engage à prendre connaissance de la politique QSE de la SEMEC et à exercer ses activités en conformité avec les dispositions réglementaires en vigueur disponibles sur le site et que la SEMEC tient à sa disposition sur simple demande. Art. 13 Annulation du Festival International des Jeux En cas d annulation du Festival International des Jeux, pour raison de force majeure, les exposants s engagent à ne réclamer aucune indemnité ni compensation à l organisateur. Les acomptes versés par les exposants leur seront restitués. L organisateur se réserve le droit d annuler la tenue du Festival International des Jeux si le niveau d alerte pandémique passe au niveau 6. Cette annulation, considérée comme un cas de force majeure, ne donnera lieu à aucune indemnité ou compensation. Art. 14 Responsabilité de l organisateur et modification du règlement L organisateur est exonéré de toute responsabilité concernant les préjudices qui pourraient être subis par les exposants pour quelque cause que ce soit. Il se réserve le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement et de stipuler de nouvelles dispositions toutes les fois que cela lui paraîtra nécessaire. Art. 15 Litige Toute réclamation ou contestation relative à la participation de l exposant au Festival International des Jeux devra être effectuée par lettre recommandée avec avis de réception dans les 10 jours suivant la clôture de la manifestation. Si elle ne peut faire l objet d un règlement à l amiable elle sera portée devant les tribunaux du ressort du siège social de l organisateur et seul le texte français fera foi. 7/7