Guide destiné à la Maîtrise d Ouvrage

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1 Préparer l audit Habitat & Environnement Guide destiné à la Maîtrise d Ouvrage

2 Ce guide est imprimé sur du papier recyclé Version n 5 de janvier

3 SOMMAIRE SOMMAIRE... 3 CERQUAL dans votre région... 4 A. PRESENTATION... 5 L audit en 6 questions... 6 Synoptique d audit du maître d ouvrage... 7 B. DEFINITIONS...8 C. THEME 1 MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL DE L OPERATION... 9 ENGAGEMENT POLITIQUE CHOIX ASSISTANCE TECHNIQUE DOCUMENTATION BESOINS ET ATTENTES POUR L OPERATION ANALYSE DU SITE...14 PROGRAMME PLANIFICATION DE L OPERATION EVALUATION INFORMATION ET COMMUNICATION D. THEME 2 : CHANTIER PROPRE ELIMINATION DES DECHETS ORGANISATION ENVIRONNEMENTALE DE LA PREPARATION DE CHANTIER MAITRISE DES IMPACTS ENVIRONNEMENTAUX DU CHANTIER BILAN DU CHANTIER (obligation)

4 CERQUAL dans votre région Une équipe proche de vous pour vous aider à atteindre vos objectifs. CERQUAL NORD OUEST Hervé GYSELINCK 82, rue de la Victoire PARIS T F CERQUAL SUD Philippe HARIGNORDOQUY Europarc de Pichaury, Bât A , rue Guillibert de la Lauzière AIX EN PROVENCE cedex 3 T F CERQUAL ILE DE FRANCE Guy LECOMTE 136, bd Saint-Germain PARIS T F CERQUAL RHONE-ALPES CENTRE-EST Alain HUTIN 68, cours Lafayette LYON T F CERQUAL AQUITAINE POITOU-CHARENTES LIMOUSIN Philippe HARIGNORDOQUY Burotel 1 1, rue du Cardinal Richaud BORDEAUX T F

5 A. PRESENTATION Objet : Ce document a pour objectif de vous aider à préparer l audit réalisé par CERQUAL dans le cadre du processus de certification Habitat & Environnement de votre opération. AUDIT Habitat & Environnement 6 questions à se poser : QUOI - POURQUOI - QUAND - COMMENT - OÙ - QUI Qu est ce qu un audit? QUI doit préparer l audit? QUI doit être présent? POURQUOI réaliser un audit? COMMENT Préparer cet audit? QUAND réaliser cet audit? OÙ aura lieu l audit? 5

6 L audit en 6 questions Qu est ce qu un audit? Qu est ce que l on audite? Un audit est un échange au travers duquel un auditeur, à l appui des documents analysés et des propos tenus, évalue l audité par rapport à des exigences données. Dans le cadre de la certification Habitat & Environnement, l audit concerne exclusivement la validation de deux thèmes : le thème n 1 «Management Environnemental de l Opération» et s il a été retenu, le thème 2 «Chantier Propre». Qui réalise l audit? Qui doit être présent? L auditeur est une personne physique, ayant une expertise en matière d audit et de qualité environnementale, qualifiée et agrée par CERQUAL pour effectuer des audits Habitat & Environnement. L audit concerne le maître d ouvrage et donc la personne en charge du projet. Elle doit être accompagnée de toute personne impliquée dans la démarche environnementale propre à l opération (et donc, le cas échéant : hiérarchie, collaborateur, AMO qualité environnementale, architecte ). L audit dure environ une demi-journée : la présence des intervenants pourra être ajustée en fonction du plan d audit transmis par l auditeur. Comment préparer l audit? L audit a pour objet d évaluer l organisation que vous avez mis en place sur l opération. Il y a donc lieu de s y préparer en communiquant à l auditeur avant l audit les documents dont il a besoin, et en préparant pour l audit les éléments pouvant contribuer à faciliter son intervention : une bonne connaissance du projet est essentielle. Afin de vous aider dans la compréhension du processus général, nous vous invitons à prendre connaissance du synoptique de la page suivante. Où a lieu l audit? L audit se passe dans vos locaux. Quand réaliser l audit? L audit sera réalisé de préférence pendant la phase d avant projet pour permettre un échange plus constructif. Pourquoi réaliser l audit? Les exigences de la certification sont de trois ordres : organisation, technique et information. L audit est la façon la plus appropriée d évaluer l organisation que vous avez mis en place dans le cadre de la démarche de qualité environnementale propre à l opération. L audit a par ailleurs un intérêt didactique, favorisé par l échange entre auditeur et audité. 6

7 Synoptique d audit du maître d ouvrage Ce document a pour objectif de récapituler l ensemble des tâches que vous devez réaliser pour permettre la réalisation de l audit dans les meilleures conditions possibles. LES ACTIONS QUE VOUS DEVEZ REALISER POUR REUSSIR L AUDIT Maître d ouvrage contacté par l auditeur pour fixer la date et f ournir les documents d audit Envoi des documents à l auditeur Demande des documents nécessaires à l audit : - le dossier au stade de l avant projet, - l engagement politiqu e du MO, - le programme de l opération, - la planification de l opération, - tout autre document utile pour l audit. Réception du Plan d audit envoyé par l auditeur Réalisation de l audit par l auditeur Voir le plan d audit L auditeur remet au Maître d Ouvrage le Procès Verbal de la réunion et éventuellement les fiches écarts Le Maît re d ouvrage renvoi t les fiches d écarts complétées à l auditeur sous 15 jours ouvrés Remplir le cadre «Traitement proposé» de la fiche d écart (partie centrale ) Jo indre les documents prouvant les actions engagées Réception du rapport d audit rédigé par l auditeur et validé par CERQUAL Conformité de l audit POURSUITE du PROCESSUS AUDIT COMPLEMENTAIRE A la charge du Maître d ouvrage Ecarts non levés AUDIT DOCUMENTAIRE A la charge du Maître d ouvrage Ecart trop important ou absence de réponse dans le délai imparti ARRET de la CERTIFICATI ON A venant Envoyé par CERQUAL Avenant Envoyé par CERQUAL Retourner AVENANT signé à CERQUAL dans les 20 jours ouvrés Retourner AVENANT signé à CERQUAL dans les 20 jours ouvrés Contact de l auditeur pour envoi de documents 7 Envoyer documents à l auditeur Sous 20 jours ouvrés après réception de l avenant signé à CERQUAL

8 B. DEFINITIONS NON CONFORMITE Ecart de nature à entraîner un risque important de non respect d une exigence et par conséquent de l objectif recherché ECART Constatation d un dysfonctionnement par rapport au référentiel de certification OBSERVATION Commentaire ne justifiant pas l attribution d un écart mais susceptible d entraîner une dérive des dispositions prévues par le maître d ouvrage REMARQUE Ecart n étant pas de nature à entraîner un risque important de non respect d une exigence et par conséquent de l objectif recherché 8

9 C. THEME 1 MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL DE L OPERATION Définition du management environnemental de l opération : Il peut se définir comme étant un ensemble d éléments permettant de : - définir le profil environnemental de l opération adapté aux spécificités du site et aux attentes des parties concernées, - organiser l opération pour atteindre les niveaux de performance recherchés, - maîtriser les processus de programmation et de conception. La conformité au thème 1 Management Environnemental de l Opération du référentiel implique la mise en place d une traçabilité des actions engagées. Cela se traduit concrètement par l établissement et la mise à jour de certains documents décrits dans les pages suivantes. EVALUATION INF ORMATION ET COMMUNICATION PLANIFICATION ENGAGEMENT POLITIQUE PROGRAMME THEME 1 MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL DE L OPERATION ASSISTANCE TECHNIQUE ANALYSE DU SITE DOCUMENTATION Les BESOINS et ATTENTES des PARTIES CONCERNEES par cette opération 9

10 ENGAGEMENT POLITIQUE La direction de la maîtrise d ouvrage doit définir, par écrit, son engagement et la politique qu elle cherche à développer en matière d objectifs environnementaux. Il ne peut y avoir de démarche environnementale cohérente sur une opération sans engagement de votre part (en tant que direction de la maîtrise d ouvrage). Vous êtes chargé de rédiger un document à destination de tous les intervenants qui indiquera : - Les raisons qui vous ont amené à engager une démarche environnementale, - Le contexte et les enjeux de l opération (l analyse du site et la définition des besoins et attentes permettront de mieux les cerner), - Les priorités traitées, - Les objectifs que vous vous fixez en terme de performances, d information, de prise en compte du voisinage et en particulier le profil de certification recherché. - Les moyens que vous vous donnez pour les atteindre (équipe, organisation, stratégie, budget ) - absence d objectifs environnementaux ; - absence d engagement politique (écrit) ; - absence de démarche environnementale. Exemples de remarque : - objectifs imprécis ; - manque de moyens pour répondre aux objectifs environnementaux ; - le document n est pas ou mal diffusé ; - le document sur l engagement de la direction est incomplet. 10

11 CHOIX ASSISTANCE TECHNIQUE Les critères retenus pour évaluer l expertise environnementale des prestataires d assistance technique et environnementale doivent être cohérents avec les exigences qualités souhaitées pour l ouvrage. Vous mesurerez, en fonction des compétences dont vous disposez ainsi que de l envergure et des particularités de l opération, la nécessité d avoir recours ou non à une assistance particulière pour atteindre les objectifs environnementaux que vous vous êtes fixés. Si vous faites le choix de renforcer votre équipe par une assistance, vous devez la sélectionner sur la base d éléments démontrant les capacités de celle-ci à mener à bien sa mission. Par exemple : - Références d autres opérations réalisées avec une démarche environnementale; - Curriculum Vitae des personnes qui travailleront sur le projet (expérience, formation); - Moyens mis à disposition; - Motivation des personnes. Si vous faites le choix de ne pas recourir à une mission d assistance extérieure, vous devrez être en mesure d attester des compétences environnementales d un ou plusieurs de vos collaborateurs. Par exemple : - Niveau de formation, - Connaissance ou expérience environnementale. - pas d assistance technique par choix du maître d ouvrage incompatible avec les objectifs ambitieux fixés; - domaine de compétence de l assistance technique pas suffisamment large ou exclusivement centrée sur un thème. Exemples de remarque : - choix insuffisamment justifié. 11

12 DOCUMENTATION Le maître d ouvrage doit définir la documentation, en maîtriser la traçabilité, mettre en œuvre et entretenir le management environnemental, pour soutenir un fonctionnement efficace de l opération. Un bon management implique une traçabilité des évènements tout au long de la vie du projet. Il est donc primordial de définir les documents existants ou à créer qui devront être conservés et leur mode d enregistrement, de classement et de diffusion. A titre d exemple, ces documents peuvent être intégrés dans un dossier spécifique. - absence de gestion de la documentation : recensement, classement, archivage, références ; - absence de procédure d archivage des documents et des enregistrements ; - absence d enregistrements ; - documents sans référence et/ou sans date ; - absence de documents tels que le planning, l engagement de la direction ou autres documents essentiels pour la conformité au référentiel. Exemples de remarque : - documentation incomplète mais ne remettant pas en cause la conformité au référentiel ; - référence mal adaptée ; - documents non mis à jour, sans risque réel pour la satisfaction des exigences ; - enregistrements incomplets. 12

13 BESOINS ET ATTENTES POUR L OPERATION Le maître d ouvrage doit s assurer que les besoins et les attentes des différents acteurs impliqués dans le projet ont été collectés et enregistrés, au sein même de sa propre structure (direction générale, service technique, service commercial, service marketing, service financier, ) mais également au niveau du futur gestionnaire, lorsque ce dernier est connu. Pour réaliser un programme qui corresponde bien à vos attentes et à celles des futurs usagers (gestionnaires et occupants), vous devez, dans la mesure du possible, collecter et enregistrer les attentes et besoins de chacun. Ces éléments peuvent être : - Revue de programme : cahier des charges des services internes (Direction Générale, Direction Technique, Direction Commerciale, Direction Marketing, Direction Financière, Direction Qualité, ), - Etude de marché, - Cahier des charges du gestionnaire, - Enquête auprès des futurs occupants dans le cas de relogement, - Analyses et statistiques des attentes des occupants, - Retour d expérience des précédentes opérations - absence de documents, d enregistrements récapitulant les attentes et les besoins des différents acteurs du projet, des gestionnaires et des futurs habitants. Exemples de remarque : - mauvaise gestion des attentes et besoins ne remettant pas en cause la conformité au référentiel ; - documents incomplets. 13

14 ANALYSE DU SITE Le maître d ouvrage doit réaliser, en conformité avec la réglementation en vigueur, concernant les études d impacts, une analyse des atouts et des contraintes du site, appuyée sur des documents supports (plans, photographies, documents administratifs). Pour optimiser les potentialités de la parcelle, vous faites réaliser une analyse des opportunités et des contraintes du site. Cette analyse peut idéalement être synthétisée sous la forme d un rapport comprenant le cas échéant les éléments suivants : - les exigences légales et réglementaires, - les vues - la typologie et l usage du bâti existant, - les contraintes locales du voisinage, - les éventuels écosystèmes remarquables du site (cours d eau, arbres, etc. ), - les éventuelles nuisances (acoustiques, olfactives, etc.), - les éventuelles pollutions (air, sol et sous-sol, nappes phréatiques, etc.), - les risques naturels et technologiques pouvant concerner l opération, - les ressources locales (matériaux, réseaux de distribution, transports, énergie), - les documents d urbanisme (RNU, POS, PLU, sites classés, monuments historiques, zone protégée, certificat d urbanisme, etc.). - absence d analyse des atouts et de contraintes importantes du site (exemple d une friche industrielle, d une zone inondable, d une zone située à proximité d un grand axe de communication ) ; - absence de rapport de cette analyse ; - non-respect de la réglementation et de la législation. Exemples de remarque : - analyse incomplète ne remettant pas en cause la conformité de l opération ; - rapport d analyse incomplet mais ne remettant pas en cause la conformité au référentiel «Habitat & Environnement». 14

15 PROGRAMME Le maître d ouvrage établit au vu des informations disponibles besoins/attentes et analyse du site, le programme de l opération projetée qui comporte, au moins, les éléments suivants : - La nature et la situation de l opération, - Les caractéristiques du terrain ainsi que les règles d urbanisme applicables, - Le nombre, la nature et la typologie des locaux (appartements, maisons et autres locaux), les fourchettes de surfaces des différents lots, - Les exigences architecturales, techniques et fonctionnelles recherchées (elles sont exprimées pour chaque type de local et chaque type de pièce) - Le programme d engagement en faveur de la préservation de l environnement, notamment au travers du profil de certification environnemental retenu (choix des matériaux, des énergies, ), - Les exigences réglementaires ou pratiques courantes particulières applicables à l opération, notamment du fait du profil environnemental retenu, - Les exigences du profil retenu, - Le niveau de prestations et équipements souhaités et, en particulier, le type d énergie envisagé (traditionnelle, énergie renouvelable, ), - Le budget prévisionnel de l opération, - Le calendrier prévisionnel des différentes phases de l opération. Pour atteindre vos objectifs, vous vous devez d indiquer précisément à l équipe de maîtrise d œuvre par l intermédiaire du programme, les caractéristiques de l opération que vous souhaitez réaliser. - pas de programme établi ; - absence d un des documents indiqués dans le référentiel ; - non-respect ou insuffisance des objectifs environnementaux ; - non-respect de la réglementation, de la législation ; - non-cohérence entre la programmation et les résultats issus de l analyse du site ou des attentes et besoins. Exemples de remarque : - le profil de certification n est pas défini ; - documents incomplets. 15

16 PLANIFICATION DE L OPERATION Le maître d ouvrage doit déterminer, planifier et mettre à jour, au fur et à mesure du déroulement de l opération, les processus clefs concernant la qualité environnementale de l opération. La planification a pour but d éviter les risques de dysfonctionnement en les anticipant et en mettant en place une organisation adaptée. La planification des différentes phases permet de définir les actions successives, de s assurer de la cohérence des différentes actions, et de définir les acteurs concernés pour chaque action (y compris celles de l organisme certificateur). - planification ne décrivant pas la succession des actions de chaque phase ; - responsabilités non définies ou mal définies ; - interfaces avec les intervenants environnementaux impliqués, non définies ; - étapes et activités, non définies. Exemples de remarque : - actions pas assez précises ; - interfaces pas assez précises. 16

17 EVALUATION Des vérifications (revues de programme) sont réalisées, par le maître d ouvrage à des phases clés, au minimum au moment du dépôt de la demande d autorisation de construire et lors de la passation des marchés aux entreprises. Elles doivent permettre de vérifier que le programme d engagement en faveur de la préservation de l environnement correspond au profil retenu. Un bon management implique de prévoir des revues de programme à des phases clés. Les phases «dépôt de demande de permis de construire» et «passation des marchés» sont à minima concernées. Ces revues de programmes permettront de mesurer si les objectifs recherchés sont atteints. Elles devront être indiquées dans la planification. - absence de revues de programme ; - vérifications et évaluations n apparaissent pas sur la planification. Exemples de remarque : - programmation des contrôles trop tardive. 17

18 INFORMATION ET COMMUNICATION Lors de la livraison des logements, le maître d ouvrage devra transmettre aux futurs occupants les informations pertinentes pour que celui-ci utilise et maintienne la qualité environnementale du bâtiment. Durant le montage de l opération, vous mettez en œuvre les actions nécessaires à la réalisation d une opération qui limite ses impacts sur l environnement et respecte le confort et la santé de ses occupants. Cependant, la phase la plus sensible en terme d impacts sur l environnement et le confort et la santé des occupants est la phase de vie du bâtiment. Si les moyens que vous mettez à disposition ne sont pas correctement entretenus et utilisés, les objectifs environnementaux recherchés ne seront pas atteints. Il est donc primordial que vous informiez le futur gestionnaire et les futurs occupants des choix qui ont été faits et des modes d utilisation des systèmes mis à leurs dispositions (ceci est prévu et défini précisément dans le thème 7 du référentiel Habitat & Environnement). En conséquence, vous devez indiquer dans le programme, votre volonté de délivrer cette information à la livraison et l indiquer dans la planification. - manque d engagement sur la remise aux occupants d informations sur la qualité environnementale. Exemples de remarques possibles : - la remise du livret d informations aux futurs occupants et au gestionnaire n est pas prévue dans le planning. 18

19 D. THEME 2 : CHANTIER PROPRE La conformité au thème 2 Chantier Propre du référentiel implique la mise en place d une organisation veillant à la traçabilité des actions engagées. Cela se traduit concrètement par l établissement de certains documents en phase Dossier de Consultation des Entreprises, qui feront partie des critères de sélection des entreprises. Cependant, il est important que vous précisiez dès la programmation de l opération, vos intentions dans ce domaine et les objectifs recherchés concernant : BILAN DU CHANTIER (obligation) MAITRISE DES IMPACTS environnementaux du chantier CHANTIER PROPRE ELIMINATION DES DECHETS ORGANISATION ENVIRONNEMENTALE de la préparation du chantier Remarque importante : Au moment de la réalisation de l audit (phase avant projet dépôt du permis de construire), vous n êtes pas en général en mesure de communiquer à l auditeur les éléments du DCE permettant de démontrer la satisfaction des exigences de la certification. Il est donc essentiel que des documents de la phase avant projet puissent traduire votre engagement. L évaluation peut se limiter dans la phase audit à s assurer que vous êtes en mesure de rédiger un document sur vos intentions en matière de chantier propre, précisant vos objectifs et les principes de modalités envisager pour les atteindre. Ce document pourra ainsi être apprécié par l auditeur. L absence de ce document se traduirait par une non-conformité. 19

20 ELIMINATION DES DECHETS L élimination des déchets de démolition ou issus des travaux revêt une importance toute particulière qui doit faire l objet d un traitement spécifique de la part du maître d ouvrage dans le dossier de consultation des entreprises. Il s agit de prendre toutes dispositions pour favoriser la bonne élimination des déchets de chantier: - par l information des entreprises en vue de leur réponse à l appel d offre ; - par les demandes faites dans le DCE. La qualité des réponses qui seront apportées par les entreprises devra être un critère important de sélection des dites entreprises. Que ce soit pour des travaux de démolition ou pour des travaux neufs, vous devez favoriser les filières de recyclage et ainsi diminuer les quantités envoyées à la décharge. - absence de lot démolition en présence de travaux importants de démolition ; - absence de diagnostic déchet en présence de travaux de démolition ; - pas de procédure d élimination des déchets prévus ; - aucune demande faite en matière de traçabilité ; - pas de demande d établissement aux entreprises de listes quantifiées de déchets par classe et par nature. Exemples de remarque : - le recours à des filières de recyclage n est pas demandé ; - aucune indication donnée quant aux filières et plans d élimination des déchets ; - manque de moyens mis en place. 20

21 ORGANISATION ENVIRONNEMENTALE DE LA PREPARATION DE CHANTIER Le maître d ouvrage doit avec la maîtrise d œuvre d exécution, les entreprises et les autres intervenants à l acte de construire, préciser la période consacrée à la préparation de chantier, avant le démarrage des travaux. Pour répondre aux objectifs du chantier propre, chaque contractant doit avoir désigné un responsable environnemental : celui-ci peut être missionné spécifiquement ou avoir une autre responsabilité sur le chantier (un AMO, un OPC ou le coordonnateur SPS pour vous, maître d ouvrage, un chef de chantier ou un commis pour une entreprise ). Lors des réunions de préparation de chantier, vous sensibiliserez et informerez les entreprises et tout autre intervenant concerné par la démarche environnementale, en réalisant également des revues de prestations techniques. - période de préparation de chantier non prévue ; - aucune réunion avec les contractants n est prévue sur le chantier ; - pas de sensibilisation, ni d information en matière d environnement ; - pas de désignation prévue de responsables environnementaux. Exemples de remarque : - pas de préparation de la réunion d informations et de sensibilisation en matière environnementale (document recensant les points à aborder). 21

22 MAITRISE DES IMPACTS ENVIRONNEMENTAUX DU CHANTIER Le maître d ouvrage devra définir les points suivants : - désignation de l intervenant en charge de réaliser le plan général d organisation de chantier (dont la gestion des déchets de chantier) et des différentes pièces annexées, - élaboration du plan détaillé d organisation de chantier, à partir des spécifications particulières établies par chaque entreprise, - mise en œuvre du plan d organisation de chantier - coordination des intervenants, dispositions à prévoir lors des réunions de chantier et dans les comptes rendus. L ensemble de ces dispositions est à prévoir dans le but de maîtriser les nuisances environnementales du chantier. Vous devez donc prendre toutes dispositions au stade du DCE afin : - d informer, sensibiliser le personnel «chantier» sur les risques éventuels pouvant exister, mettre en place une gestion des réclamations des riverains, - limiter les nuisances sonores du chantier, - réduire les risques de pollutions (sols, de l eau et de l air), - veiller à la propreté du chantier, -. - pas de désignation prévue de l intervenant chargé de réaliser le plan général d organisation de chantier ; - plan d organisation de chantier incohérent avec le respect des objectifs environnementaux ; - pas de sensibilisation du personnel aux nuisances sonores, aux pollutions ; - absence de document précisant les objectifs et obligations des entreprises en matière d impacts environnementaux du chantier ; - aucune exigence quant à la pollution des sols (stockage de produits dangereux ). Exemples de remarque : - plan d organisation de chantier incomplet ; - planification des tâches bruyantes non satisfaisante ; - prise en compte insuffisante des riverains. 22

23 BILAN DU CHANTIER Le bilan doit notamment contenir les informations concernant : - les réclamations des riverains et leur traitement, - les dispositions appliquées afin de réduire les bruits de chantier, - les incidents ou accidents environnementaux intervenus durant le chantier, ainsi que le traitement des non-conformités, - les résultats détaillés sur les différentes quantités et qualités de déchets et le bilan financier de leur gestion. Ce bilan est obligatoire. Ce bilan est obligatoire (défini au paragraphe CP2.3 du référentiel). Il permet de mesurer les résultats des dispositions environnementales que vous avez mises en place sur le chantier dans une approche d amélioration continue. CERQUAL aura en charge de valider les dispositions que vous aurez prises sur ce critère. Vous devrez présenter le bilan de chantier, dès lors que l opération fera l objet d une intervention de vérification in situ. - Vous n avez pas fait le bilan de chantier, - Absence d un engagement de votre part sur le bilan de chantier, - Des non conformités sur le contenu des informations du bilan de chantier sont incomplets et ont été relevés lors de l intervention de vérification in situ, Exemples de remarque : - Le bilan n est pas assez précis. 23

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