Souvent le trésorier exerce aussi la fonction comptable

Transcription

1 LE TRÉSORIER : est un administrateur assure la gestion de l'association effectue les comptes rendus de l'assemblée est chargé de tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de l'association effectue tous les paiements et reçoit sous la surveillance du Président toutes sommes dues à l'association tient une comptabilité régulière de toutes les opérations qu'il effectue et rend compte à l'assemblée générale annuelle et le Président ont le pouvoir de signer séparément tous moyens de paiement vis-à-vis des organismes sociaux ou postaux. RESPONSABILITÉ : L'administrateur est assimilé à un mandataire de l'association Importance des statuts qui définissent les tâches de chacun. FONCTION : Responsabilité civile : Si il outre passe ses fonctions il faut qu'une faute personnelle lui soit reprochée Responsabilité pénale : Responsabilité des infractions en matière sociale et fiscale Souvent le trésorier exerce aussi la fonction comptable

2 ARRÊTE DES COMPTES Les comptes sont présentés au Conseil d'administration Les comptes sont préparés par le trésorier Les comptes n'ont qu'un caractère définitif qu'après avoir été arrêtés (en principe) par le Conseil Les comptes sont présentés en comparaison avec l'année précédente

3 C O N N A I T R E L A C O M P T A B I L I T É CONDITION ET FORME DE LA COMPTABILITÉ Les associations qui n'ont pas d'obligation peuvent utiliser la technique : de la partie double de la partie simple La première donne une garantie de fiabilité que n'a pas la seconde. L'organisation comptable est fonction : de l'importance de l'association de l'activité exercée du financement propre concours organisme public

4 LIVRES COMPTABLES ET PIÈCES JUSTIFICATIVES La tenue est obligatoire pour les associations Tenue à un PC.G. Sinon elle est recommandée LES LIVRES SONT : un livre journal un grand livre un livre d'inventaire Ils n'ont pas à être côtés et paraphés.

5 LIVRE JOURNAL Enregistre les opérations par opération et au jour le jour Chaque enregistrement précise : L'origine Le contenu L'imputation comptable Les références de la pièce justificative GRAND LIVRE Regroupe les opérations de même nature figurant sous la rubrique comptable (colonne des cahiers)

6 LIVRE D'INVENTAIRE où sont transcrits : - Les comptes annuels Bilan Compte de résultat

7 DURÉE EXERCICE COMPTABLE 12 mois La date de clôture doit correspondre au cycle de l'activité ou de la saison pour éviter les écritures de régularisation Recettes encaissées pour la période activité suivante Dépenses comptabilisées pour la saison suivante

8 PLAN DE COMPTES - NOMENCLATURE Il dépend des obligations comptables dans les associations - Il comprend 7 classes, soit 5 classes de patrimoine Classe 1 - capitaux Classe 2 - immobilisations Classe 3 - stock en cours Classe 4 - comptes de tiers Classe 5 - Trésorerie 2 classes de fonctionnement Classe 6 - comptes de charges Classe 7 - comptes de produits

9 COMPTABILITÉ - PRÉSENTATION Organiser les comptes selon leur destination I Comptes de bilan et patrimoine ACTIF (débit) Classe 2 - Immobilisations Classe 3 - Stock en cours Classe 4 - Comptes de tiers Créances Classe 5 - Trésorerie PASSIF (crédit) Classe 1 - Capitaux Classe 4 Cptes de tiers - Dettes Classe 5 - Trésorerie II Comptes de résultat DEPENSES 60 - Achat 61 - Services extérieurs 62 - Autres services extérieurs 63 - Impôts et taxes 64 - Salaires et charges sociales 65 - Redevances Indemnités Présidence 66 - Frais financiers 7 - Recettes RECETTES La présentation des comptes peut être : - en tableau - en liste Les petites associations n'établissent des comptes que sous forme de résultat sans faire de bilan Cette comptabilité "de trésorerie" n'enregistre les mouvements financiers qu'au moment des paiements ou encaissements Il est nécessaire en fin d'exercice d'établir un véritable bilan tenant compte des engagements de l'association à la clôture Il est nécessaire de mettre en route l'inventaire des actifs et passifs de l'association

10 CONNAITRE L'ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE Etablir l'organigramme lié à la fonction comptabilité trésorerie Analyser la répartition des actions et le partage des tâches au niveau des recettes au niveau des dépenses

11 R E S S O U R C E S ANALYSER LA RÉPARTITION DES TACHES Qui décide des recettes Statuts Responsables Qui valide Visa Montant Indexation Quel est le mode d'appel Bon d'appel numéroté Carnet à souche Qui encaisse Reçu Remise en banque Qui enregistre les recettes Les périodes d'adhésions sont-elles respectées Produits de l'exercice Qui contrôle Suivi extra comptable Identité de l'adhérent Relance

12 RÈGLE DE BASE Nbre X tarif DIFFÉRENTES RECETTES Cotisations Tableau de suivi des cotisations Rapprochement avec la comptabilité Relever les impayés Prestations Factures d'appel numérotées Liste des factures avec tableau suivi Qui établit les appels, avoirs, remises, annulations Qui donne le visa Licences Idem Même principe Tableau suivi Tarifs Cohérences Vérifier toujours la cohérence avec les carnets et relevés extracomptables

13 T AB L E AU D E S U I VI Adhérents N pièces Montants Règlements chèques Règlements espèces Dates TABLEAU DE COMPARAISON PLURIANNUEL SUIVI Etablir un tableau de comparaison pluriannuel Nb. adhérents Cotisations Licences Prestations Manifestations Subv.fonct.

14 D É P E N S E S ANALYSE DE LA REPARTITION DES TACHES Qui décide des dépenses Qui valide les dépenses Qui reçoit les factures Qui contrôle et valide le règlement mention bon à payer Numérotation à la réception Qui règle

15 E N R E G I S T R E M E N T P A R L A T R É S O R E R I E Répartition des tâches Qui règle et détient la signature bancaire Qui enregistre Enregistrement par la trésorerie Date Numéro de chèques par ordre chronologique Numéro de pièces (ordre d'arrivée) Numéro d'enregistrement et mention comptable Libellé Foliot banque Pointage avec relevé Code compta Dépense Recette Solde banque Ventilation dans colonne rubrique

16 CLASSEMENT ET CONSERVATION Les pièces justificatives sont classées dans l'ordre chronologique Les pièces doivent être numérotées en ordre croissant dans l'ordre de leur enregistrement Les pièces doivent être conservées dans un classeur à perforation. Elles sont conservées 10 ans