REGLEMENT D'APPEL PUBLIC A LA CANDIDATURE

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1 MARCHES PUBLICS DE TECHNIQUES DE L'INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION Le pouvoir adjudicateur : Mairie d'olivet Mairie d'olivet Hôtel de Ville 283 Rue du Général De Gaulle OLIVET Objet de la consultation : Acquisition d un système d information de gestion financière et ressources humaines Etablie en application du Code des Marchés publics - Décret n du 1er août 2006 La procédure de consultation utilisée est la suivante : Procédure adaptée en application des articles 26-II-2 et 28 du Code des Marchés publics - Décret n du 1er août 2006 Date et heure limites de remise des candidatures : à 12:00 Affaire n 13S Acquisition d un système d i nformation de gestion financière et ressources humaines Page 1/8

2 SOMMAIRE Article 1 - Acheteur... 3 Article 2 - Objet de la consultation... 3 Article 3 - Dispositions générales Procédure de passation Forme du marché Décomposition du marché Lots Tranches Forme juridique de l'attributaire Dispositions générales du marché... 5 Article 4 - Conditions de participation Présentation des candidatures Conditions de remise des candidatures Critères de sélection des candidats Nombre maximum de candidatures retenues... 8 Article 5 - Renseignements complémentaires... 8 Affaire n 13S Acquisition d un système d i nformation de gestion financière et ressources humaines Page 2/8

3 Article 1 - Acheteur Le pouvoir adjudicateur : Mairie d'olivet Hôtel de Ville 283 Rue du Général De Gaulle OLIVET Téléphone : Télécopie : Site internet : Profil acheteur : Article 2 - Objet de la consultation Le présent appel public à candidature a pour objet de sélectionner les candidats admis à présenter une offre lors de la consultation portant sur les prestations désignées ci-après : Acquisition d un système d information de gestion financière et ressources humaines La forme du marché revêt le caractère d'un achat. Références à la nomenclature européenne (CPV) : Lot 1 : Système d information de gestion financière Objet principal : : Logiciels d'analyse financière et logiciels comptables Lot 2 : Système d information de gestion des ressources humaines Objet principal : : Logiciels de gestion des temps de travail et des ressources humaines Article 3 - Dispositions générales 3-1-Procédure de passation La consultation est passée par Procédure adaptée en application des articles 26-II-2 et 28 du Code des Marchés Publics. 3-2-Forme du marché La consultation donnera lieu à un marché à tranches conditionnelles conformément à l article 72 du Code des Marchés Publics. 3-3-Décomposition du marché Lots Le marché est décomposé en 2 lots définis comme suit : Lot n 1 : Système d information de gestion financi ère Lot n 2 : Système d information de gestion des res sources humaines Tranches Chaque lot sera décomposé en une tranche ferme et une ou plusieurs tranche(s) conditionnelle(s). Affaire n 13S Acquisition d un système d i nformation de gestion financière et ressources humaines Page 3/8

4 Lot n 1 : Système d information de gestion financi ère Le prestataire propose une offre pour le logiciel de gestion financière permettant une gestion multi budgets, multi exercices et multi-utilisateurs. Le logiciel de gestion financière devra permettre la gestion quotidienne du bon de commande au mandatement dans un environnement déconcentré. Cette offre devra prévoir le passage au protocole d échange standard PES V2 ainsi que la dématérialisation des actes budgétaires et des pièces comptables et administratives justificatives. Contenu de la tranche ferme : Système d information de gestion financière permettant d atteindre a minima les objectifs suivants : - Reprise des données existantes (budgets, tiers, mouvements, immobilisations ) - Préparation et éditions budgétaires (budget principal et budgets annexes) dans le cadre d une organisation décentralisée - Gestion de la TVA - Enregistrement des factures jusqu au mandatement dans le cadre d une organisation déconcentrée permettant des niveaux de validations et d actions intermédiaires - Emission des titres de recettes (P503, FCTVA, Rolmre ) - Gérer les immobilisations dans le respect des instructions - Gestion en AP/CP de l investissement - Gérer l exécution financière des marchés publics (suivi de l exécution des marchés, certificats de paiement, accords cadres.) - Interfaces avec les logiciels suivants : Système d information de gestion des ressources humaines, Concerto et finance active - Dématérialisation des actes budgétaires et des pièces justificatives administratives et comptables - PESV2 - Flux de transmission vers et en retour du Trésor Public (OCRE-INDIGO) - Etats et tableaux de bords de suivis de gestion financière - Gestion des opérations de fin d exercice - Mise à jour règlementaire évolutive du Système d information - Contenu de la tranche conditionnelle : Tranche conditionnelle n 1 : Gestion administrative des marchés publics (rédaction des pièces administratives du DCE à la notification) Le prestataire s engage à mettre à jour régulièrement le logiciel en tenant compte de toutes les évolutions juridiques et règlementaires. Lot n 2 : Système d information de gestion des res sources humaines Contenu de la tranche ferme : Système d information de gestion des ressources humaines permettant d atteindre a minima les objectifs suivants : Objectif général du Système d information de gestion des ressources humaines : Positionner la DRH sur des fonctions d expertise, d assistance et de contrôle. - Gestion de la paie des agents de la ville, contractuels et autres statuts - Gestion de la carrière des agents de la ville, contractuels et autres statuts - Gestion du temps, de l absentéisme et des visites médicales - Réalisation du bilan social - Gestion des actes individuels, création et édition des actes automatisés - Reprise des données du Système d information actuel - Mise à jour réglementaire du Système d information - Interfaces entre les différents modules et diffusion en transversalité de l information au sein de la DRH afin de gagner le temps de saisie ou de traitements parallèles des mêmes données et optimiser le traitement des tâches courantes - Interfaces avec le Système d information des finances Affaire n 13S Acquisition d un système d i nformation de gestion financière et ressources humaines Page 4/8

5 - Prise en charge des normes et contraintes spécifiques aux relations des collectivités territoriales avec leurs interlocuteurs (contrôle de légalité, CDG, comptable public, Urssaf, Cnracl ) et des interfaces notamment avec le Système d information de gestion des allocations de perte d emploi - Alertes automatiques dans les différents domaines afin de mieux accompagner le travail des gestionnaires de la DRH et éviter la tenue de tableaux de bords extérieurs au logiciel impliquant de multiples saisies de données identiques sur des supports différents - Outils de pilotage et de restitution : extraction statistiques et de données permettant l alimentation de tableaux de bords pré-paramétrés en circonscrivant le recours à BO pour des requêtes spécifiques et plus complexes - Déconcentrer une partie de la fonction RH dans les services : en vertu de profils utilisateurs prédéfinis, permettre la consultation de certaines données et la saisie en ligne ou la validation de certains «formulaires» individuels - Clarté, simplicité, ergonomie et rapidité en matière d utilisation de l environnement de travail - Contenu des tranches conditionnelles : Tranche conditionnelle n 1 : Gestion de la formatio n et de la GPEC Tranche conditionnelle n 2 : Gestion des entretiens professionnels Le prestataire s engage à mettre à jour régulièrement le logiciel en tenant compte de toutes les évolutions juridiques et règlementaires. 3-4-Forme juridique de l'attributaire Aucune forme de groupement n'est imposée par le pouvoir adjudicateur. Contexte 3-5-Dispositions générales du marché Olivet, habitants, troisième ville du Département du Loiret, membre de la Communauté d Agglomération Orléans Val de Loire, souhaite mettre en œuvre un nouveau système de gestion pour ses services municipaux dans le domaine de la gestion des finances et des ressources humaines. La Ville d Olivet emploie environ 430 personnes réparties sur plusieurs sites. 33 élus siègent au Conseil Municipal. Actuellement doté d un outil performant, mais complexe et coûteux en termes de moyens financiers et humains à y consacrer, la ville souhaite se diriger vers un nouveau système plus simple à exploiter, plus ergonomique, nécessitant moins de ressources, mais néanmoins performant et full-web. L objectif de la ville est de démarrer en réel au 1 er Janvier 2014 à la fois la gestion financière et la gestion des ressources humaines. Les prestataires devront installer et paramétrer leur solution webisée sur l architecture virtualisée de la ville en intégrant l historique (reprise des données saisies dans l ancien applicatif de gestion), mettre en place une interface RH/GF, assurer la formation des utilisateurs, et proposer une maintenance réglementaire, corrective et préventive de leur solution. Description du système d information Les moyens informatiques de la Ville d Olivet sont gérés par la Direction des Systèmes d Information et de Communication, D.S.I.C., qui compte 6 agents. Le service Systèmes & Réseaux de la D.S.I.C. assure en direct, en plus de la gestion du réseau et des Télécom, la gestion du parc et l assistance aux utilisateurs et a repris depuis un an l activité S.I.G. (Système d Information Géographique). Les services de la Mairie d Olivet sont composés de plusieurs bâtiments, comprenant : - Le site principal composé de l Hôtel de ville Affaire n 13S Acquisition d un système d i nformation de gestion financière et ressources humaines Page 5/8

6 Une annexe «Vie des Quartiers et Environnement» Une annexe «Services à la population» Une annexe «Pole Social» Une annexe «St Anne» Une annexe «Bibliothèque» Une annexe «Office du Tourisme» - Des sites distants composés de : Services excentrés (CTM, Espaces Verts, Crèches, Halte-garderie, ) D entités distinctes, pour lesquelles la Ville fournit des prestations (Camping, Ecoles, ). Tous les bâtiments du site principal sont interconnectés par fibre optique. L ensemble du système informatique, dont une vingtaine de serveurs informatiques et l Autocom, est localisé dans une salle serveurs ondulée et climatisée située au niveau de l annexe «St Anne». Les applicatifs critiques virtualisés ont été sécurisés en 2012 par la mise en place d une redondance de l architecture vers une salle serveur déportée dans un bâtiment annexe (Bibliothèque), elle aussi climatisée et ondulée. Le parc Mairie est en grande majorité sous Seven, les postes sous Windows XP pro restants ne sont pas migrés mais remplacés au fur et à mesure. La bureautique est majoritairement sous Office 2010 et les navigateurs déployés sont Internet Explorer 8 et Mozilla Firefox. Tous les moyens d impression ont été renouvelés en 2012 et des copieurs/imprimantes multifonctions en location sont désormais mis à disposition des utilisateurs. Le système d information de la Ville comprend environ 50 applications Client-serveur ou web. Elles sont très majoritairement des solutions du marché avec des contrats de maintenance associés. L hébergement est en très grande majorité interne. Article 4 - Conditions de participation 4-1-Présentation des candidatures Les candidats auront à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes : - La lettre de candidature (DC1) complétée, datée et signée par le candidat individuel, ou en cas de candidature groupée par chacun des membres du groupement - La déclaration du candidat (DC2) complétée et signée par le candidat individuel, ou en cas de candidature groupée par chacun des membres du groupement, - L extrait K-bis datant de moins d un an, - L'attestation d'assurance en cours de validité, - Les attestations fiscales et sociales (ou NOTI2) datant de moins de 6 mois, si possible la situation au 31 décembre La copie du ou des jugements prononcés si le candidat est en redressement judiciaire (article 44 du Code des Marchés Publics) - Moyens techniques et humains de ces trois dernières années, - Une page A3 maximum de références similaires sur ces trois dernières années. - Une liste exhaustive de toutes les collectivités dans lesquelles une reprise de données a été effectuée à ce jour entre leur produit (dans la version qui pourrait être proposée à la ville d Olivet) et le logiciel ASTRE développé par GFI Progiciels, en précisant le domaine concerné (GF ou RH) et à quelle date elles ont été mises en place. - Une liste exhaustive de toutes leurs interfaces opérationnelles à ce jour entre leur produit (dans la version qui pourrait être proposée à la ville d Olivet) et les produits concurrents du domaine opposé (GF ou RH), en précisant dans quelles villes et à quelle date elles ont été mises en place. Affaire n 13S Acquisition d un système d i nformation de gestion financière et ressources humaines Page 6/8

7 4-2-Conditions de remise des candidatures Les candidats transmettent leur candidatures avant le 4 mars 2013 à 12h00 sous pli cacheté contenant une enveloppe également cachetée. L'enveloppe extérieure cachetée devra porter la mention : «Acquisition d un système d information de gestion financière et ressources humaines - NE PAS OUVRIR» L'enveloppe intérieure également cachetée porte le nom du candidat ainsi que la mention : «Première enveloppe intérieure - Candidature pour l acquisition d un système d information de gestion financière et ressources humaines Lot n...» L'enveloppe intérieure contient les justificatifs visés à l'article 44 du Code des Marchés Publics et à l'article 45 du Code des marchés publics ainsi qu'au règlement d'appel à candidature. Les candidatures devront être remises contre récépissé à l'adresse suivante : Direction Marchés, 283 rue du Général de Gaulle OLIVET Aux heures d ouverture du service : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h3 à 17h30 ou, si elles sont envoyées par la poste, devront l'être à l'adresse ci-dessous : Hôtel de Ville Direction Marchés 283 Rue du Général De Gaulle OLIVET par pli recommandé avec avis de réception postal. Les dossiers qui parviendraient après la date et l'heure limites fixées au présent règlement d'appel public à candidature ainsi que ceux parvenus sous enveloppe non cachetée ne seront pas retenus et seront renvoyés à leur auteur. Remise des plis par voie électronique : Conformément aux dispositions de l'article 56 du Code des marchés publics, le pouvoir adjudicateur accepte la transmission des candidatures par voie électronique à l'adresse suivante : rubrique marchés publics, avis en cours, accéder à la plateforme et dans les conditions techniques et procédurales figurant ci-dessous : Afin d éviter toute surcharge du réseau de transmission possible en cas d envois multiples simultanés de documents lourds, provoquant ainsi un retard dans la transmission de votre offre, il est conseillé d envoyer une offre dans les heures précédant l heure limite. Les candidats devront se référer aux conditions générales de la plateforme de dématérialisation des marchés AWS. Ces conditions sont jointes au présent règlement de consultation. Le pouvoir adjudicateur préconise la transmission des documents par voie électronique à l adresse suivante : Les propositions doivent être transmises dans des conditions qui permettent d'authentifier la signature du candidat selon les exigences posées aux articles 1316 à du Code civil. La transmission doit pouvoir faire l'objet d'une date certaine de réception et d'un accusé de réception électronique. Les plis transmis par voie électronique sont horodatés. Les entreprises peuvent transmettre une copie de sauvegarde de leurs plis remis par voie électronique dans les conditions prévues à l'arrêté du 14 décembre 2009 pris en application du I de l'article 48 et de l'article 56 du code des marchés publics et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés. 4-3-Critères de sélection des candidats Le jugement des candidatures sera effectué au moyen des critères suivants : Affaire n 13S Acquisition d un système d i nformation de gestion financière et ressources humaines Page 7/8

8 1. Candidature administrative (DC1, DC2, chiffres d'affaires, Attestations fiscales et sociales ou NOTI 2, K-bis, Assurance) 2. Capacité technique du candidat (moyens techniques et humains, références listées à l article 4-1 du présent règlement de consultation) 4-4-Nombre maximum de candidatures retenues Au terme de l'appel public à la concurrence, il pourra être retenu entre 2 et 5 candidats par lot. Ces candidats se verront remettre le cahier des clauses techniques particulières ainsi que les autres pièces constituant le dossier de consultation. Suite à leur remise d offre, il est prévu une première phase de négociations qui prendra la forme d auditions / présentation du produit. Ces auditions pourront avoir lieu semaine 18. Les candidats admis à remettre une offre seront informés ultérieurement du déroulement et du contenu précis de ces auditions. Article 5 - Renseignements complémentaires Pour tout renseignement complémentaire concernant le marché, les candidats peuvent s'adresser à : Correspondant : Service Marchés Téléphone : Fax : Courriel : Correspondre avec l acheteur (logo enveloppe) Adresse internet : Affaire n 13S Acquisition d un système d i nformation de gestion financière et ressources humaines Page 8/8