A LA DECOUVERTE DE LA DEMATERIALISATION DES ECHANGES COMMERCIAUX (EDI, DEMATERIALISATION FISCALE DES FACTURES et CATALOGUE ELECTRONIQUE)

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1 A LA DECOUVERTE DE LA DEMATERIALISATION DES ECHANGES COMMERCIAUX (EDI, DEMATERIALISATION FISCALE DES FACTURES et CATALOGUE ELECTRONIQUE) JANVIER 2016

2 Sommaire 1. Qu est ce que l EDI 1. Les origines 2. Les structures de normalisation 3. Les messages les plus échangés 4. Comprendre un message 2. Les solutions EDI possibles 1. EDI intégré avec votre ERP sur site ou hébergé 2. WEBEDI 3. La dématérialisation fiscale des factures 4. Le Catalogue Electronique 3. Comment mettre en œuvre l EDI au sein de votre entreprise

3 Préambule Acteur depuis plus de 20 ans sur le marché de l EDI, TX2 CONCEPT apporte tous les jour son savoir-faire auprès de ses 1600 clients présents dans plus de 30 pays. Participants activement depuis de nombreuses années à la normalisation de messages, TX2 CONCEPT est présent au sein des principales organisations régissant vos marchés : ODETTE et GALIA pour l automobile, GS1 pour les secteurs de la grande distribution (agro-alimentaire, fruits et légumes, vins et spiritueux, bâtiment, parfumerie sélective, ), EDI-OPTIQUE (verriers, montures, accessoires, opticiens) et le GTF (transport et logistique). Ce livre blanc n a pour seule velléité que de vous apporter des informations de base à votre bonne compréhension de ce qu est l EDI, les solutions possibles pour mettre en place l EDI au sein de votre entreprise avec leurs avantages et inconvénients, ainsi que les conditions de mise en œuvre. Nous vous remercions d avoir téléchargé ce guide et nous sommes à votre entière disposition pour traiter toute demande de votre part. Stéphane Jobard Directeur des opérations Tél : / Mail : stephane.jobard@itx2.com

4 1 Qu est ce que l EDI EDI pour Electronic Data Interchange ou Echange de Donnée informatisée. Echanges de données d ordinateur à ordinateur remplaçant les processus «classiques» comme l échange papier et permet leur automatisation. L EDI peut s appliquer aux échanges internes à l entreprise (par exemple entre filiales) mais prend tout son sens lorsqu il est utilisé entre des partenaires indépendants.

5 1.1 Qu est ce que l EDI : Les origines Naissance de l'edi : un groupe d'experts est chargé de simplifier les formalités du commerce international, sous les auspices de l'organisation des Nations Unies (ONU) La norme universelle exploitable électroniquement est née. Ce groupe définit, à partir des "formules-cadre", des dictionnaires harmonisés de données. Elle donna rapidement naissance aux premières réalisations de systèmes de commerce électronique réunissant des centaines, bientôt des milliers d'entreprises et d'administrations, au premier rang desquelles les douanes. Très vite, les gestionnaires de ports et d'aéroports et les transporteurs se rallièrent à ces méthodes nouvelles de pratique des affaires Début officiel d'edifact. Une syntaxe unique (ISO 9735) est adoptée à la fois par l' ISO et l'onu En novembre, à la suite d'un vote historique, les membres du groupe américain ANSI X12 décident d'entreprendre une migration de leur norme vers EDIFACT. EDIFACT est ainsi devenu le véritable langage universel des affaires.

6 1.2 Qu est ce que l EDI : Les Structures de normalisation En France et pour l agro-alimentaire, et d autres secteurs c est GS1 Incontournable pour démarrer Les standards GS1 sont internationaux et multi-sectoriels, ils concernent la codification des produits, des services et des lieux, l'identification automatique (codes à barres et étiquettes radiofréquence), les échanges électroniques, la classification et la synchronisation des données. Le code à barres Avec plus de 8 milliards de bips par jour lors du passage en caisse, le code à barres est sans doute l étiquette qui fait le plus de bruit. L'étiquette RFID / EPC A la fois code à barres électroniques et marqueurs antivol, l'usage de ces étiquettes a quadruplé entre 2009 et 2011 dans le secteur de la distribution. Les catalogues électroniques / GDSN Le cap des 10 millions de produits qui circulent sur le réseau des catalogues électroniques a été franchi! Le langage EDI / ecom En 2010, 87 % des produits vendus dans la grande distribution généraliste sont réapprovisionnés par EDI. 37 % des bons de livraison accompagnant les marchandises livrées sont échangés électroniquement. Il existe d autres structures pour d autres secteurs : GALIA (Auto), GTF (transport),

7 1.3 Qu est ce que l EDI : Les messages les plus échangés Les messages suivants ont été définis pour couvrir l intégralité de la transaction commerciale (de la commande au paiement) entre un fournisseur et son client

8 1.3 Qu est ce que l EDI : Les messages que l on peut échanger en EDI Bon de commande Récépissé d un bon de commande Demande de changement d un bon de commande Récépissé de demande de changement d un bon de commande Demande de cotation Réponse à une demande de cotation Planning d emploi du temps Avis de livraison Facture Avis de réception Reçu Connaissement (police de chargement) Renseignement d embarquement Facture de transport Compte rendu de situation Ordre d enlèvement pour expédition Document pour feuille de route

9 1.4 Qu est ce que l EDI : Comprendre les messages Ce message respecte l architecture suivante : Une section En-tête Une section Détails Une section Récapitulative Ces 3 sections sont elles-mêmes composées de segments. La section En-tête contient les segments : UNB+UNOA: : : : ' UNH INVOIC:D:96A:UN:EAN008' BGM+380:::V02P ' DTM+137: :102' DTM+35: :102' DTM+11: :102' PAI+::20' FTX+REG+++LAITERIE:STE COOP AGRICOLE CV: EUR' FTX+PMD+++TOUT RETARD DE PAIEMENT ENTRAINERA D UNE PART L EXIGIBILITE. LEGAL EN VIGUEUR.' RFF+ON: ' DTM+171: :102' RFF+DQ: ' DTM+171: :102' NAD+IV ::9++CARREFOUR HYPERMARCHE SAS+TSA CAEN CEDEX FR' RFF+GN: ' RFF+VA:FR ' NAD+BY ::9++CARREFOUR DUGNY LE BOURGET UHT+CHEZ ID LOGISTICS:PARC D?'ACTIVITES DE LA COMETE+DUGNY LE BOURGET FR' NAD+DP ::9++CARREFOUR DUGNY LE BOURGET UHT+CHEZ ID LOGISTICS:PARC D?'ACTIVITES DE LA COMETE+DUGNY LE BOURGET FR' NAD+SE ::9++LAITERIE+19 RUE DE L?'INDUSTRIE:B.P. 140+VILLE CEDEX FR' RFF+VA:FR ' RFF+XA:RCS VILLE ' RFF+GN: ' NAD+RE ::9' TAX+7+VAT+DEB' CUX+2:EUR:4' PAT+3' DTM+13: :102' PAT+20' PAT+22' PCD+12:0:13' La section Détails contient les segments : LIN :EN' PIA+1+00:PV' IMD+E+ANM+:::LAIT UHT NEUTRE 15,5G 1/2 PAL.' QTY+47:26784:PCE' QTY+52:432:PCE' MOA+203: ' PRI+AAA:0.45:::1:PCE' PRI+AAB:0.45:::1:PCE' TAX+7+VAT+++:::05.50' UNS+S' La section récapitulative contient les segments et groupes de segments suivant : MOA+125: ' MOA+128: ' MOA+124:662.90' TAX+7+VAT :::05.50' MOA+124:662.90' UNT ' UNZ '

10 2. Les solutions EDI possibles Pour pouvoir échanger avec vos donneurs d ordres en EDI plusieurs solutions s offrent à vous : - EDI Intégré : la solution la plus aboutie, l ensemble des messages sont directement intégrés dans votre ERP et générés par votre ERP - WEB EDI : Solution full web vous permettant grâce à une connexion internet et un navigateur, vous accédez à l ensemble de vos commandes, vous pouvez générer vos avis d expédition, vos étiquettes et vos factures. Très adapté pour les TPE, ou les sociétés ne recevant que peu de commandes par jour (au-delà de 10/20 se poser la question de l intégration) - La dématérialisation fiscale des factures : idem à une solution EDI intégrée, les solutions de dématérialisation doivent être agréées par un organisme (GS1) afin de répondre aux exigences de la DGI.

11 2.1 L EDI intégré - 2 possibilités : - solution sur site (On Premise) - Le mode sur site nécessite des infrastructures (pc, serveur, boites aux lettres, ), des ressources afin de gérer les échanges EDI et les relations avec vos partenaires, des connaissances EDI - Avantages : Grande indépendance, récurrent faible (attention aux coûts de consommations liés à l utilisation des RVA : Atlas 400, ) - Inconvénients : Couteux en terme d installation (achat de licences, matériel), besoin de ressources, de connaissances, maintien en condition opérationnelle de la solution, Coûts de consommations de réseaux parfois élevés (aucune possibilité de bénéficier d économie d échelle) - mode hébergé (On Demand) - Le mode hébergé ne demande que la mise en place d un serveur FTP pour gérer les échanges entre la plateforme B2B de votre prestataire EDI et vous. L ensemble des fonctions EDI sont gérées par votre prestataire - Avantages : Aucune compétence requise en interne, aucun investissement matériel, solution évolutive et adaptable - Inconvénients : dépendance vis-à-vis de votre prestataire, couts récurrents parfois plus élevés (mais faux si l on compare avec les coûts de consommation dont peut vous faire bénéficier votre prestataire).

12 2.1 L EDI intégré : mode de fonctionnement

13 2.2 Le Web EDI Les fonctionnalités d une application Web EDI dédiée à la Grande Distribution Echange de vos messages EDI avec vos partenaires, visualisation de vos messages (Orders, Desadv, Invoic), traduction des documents, consultation, impression, téléchargement de vos commandes, saisie d'avis d'expédition et ce à partir de vos commandes, impression des étiquettes et des bordereaux de livraison, saisie et impression des factures, application full web disponible en 2 langues (Français, Anglais), disponible 24/7, support et maintenance multilingue. Avantages : Peu couteux, rapide à mettre en œuvre Inconvénients : pas d intégration possible dans votre ERP, obligation de saisies multiples

14 2.2 Le Web EDI

15 2.3 La dématérialisation fiscale des factures Basée sur la directive européenne 2001/115/CE, les plateformes de dématérialisation vous permettent de dématérialiser fiscalement vos factures au format EDI ou PDF (et PDF signé), évitant ainsi un traitement et un archivage coûteux sous format papier. Les fonctionnalités de ce type de services sont : Traitement des factures EDI, PDF, PDF signés Gestion des envois et réception des factures et acquittements Contrôles et alertes Automatisation des tâches (date, heure, fréquence, événement) Sauvegarde et archivage des factures selon les délais légaux Mappings de traduction Mise en relation avec les partenaires Accès à l'interface d'administration pour le suivi des flux (visualisation et statistiques) Aperçu des factures au format PDF pour impression Support et maintenance multilingue Outil de restitution pour audit et contrôle

16 2.3 La dématérialisation fiscale des factures

17 2.4 Le Catalogue électronique

18 2.4 Le Catalogue Electronique Services et fonctionnalités que doit offrir un catalogue électronique Création de la fiche (saisie manuelle ou import automatique) Vérification des mentions obligatoires ainsi que de l exactitude des données de la fiche Envoi de la fiche sur le parangon (réseau mis à disposition par GS1) Publication de la fiche produit vers les différents donneurs d ordres Mise à jour de la fiche (lors de chaque mise à jour d une fiche produit, tous les souscripteurs abonnés à cette fiche recevront automatiquement la nouvelle version de celle-ci) Saisie manuelle des données fiche produit (portail WEB sécurisé), interface simple et ergonomique Importation automatique des données fiche produit (mappings), intégration totale avec votre ERP Publication des fiches produits aux clients souhaités (Auchan, Carrefour, ), nombre de clients illimités Actualisation des données fiche produit, traçabilités des informations

19 3. Comment mettre en œuvre l EDI Le projet avec TX2 CONCEPT

20 TX2 Concept 491 Boulevard Duhamel du Monceau Olivet Tél : Fax : Site : Contact : tx2concept@itx2.com