Courrier 6.8 La solution pour le suivi de votre Courrier

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1 «Courrier 6.8» La solution pour La gestion de vos courriers

2 Courrier 6.8 La solution pour le suivi de votre Courrier Présentatiion de Saiint-Léger Software Douze années d expérience dans le domaine des collectivités locales et des établissements publics : depuis sa création, Saint-Léger Software consacre toute son énergie et ses ressources humaines à la conception, la réalisation et le suivi de ses outils de gestion publique. Nous pouvons, à ce jour, revendiquer plus de 800 références et 3500 logiciels en activité sur l ensemble du territoire national. Saint-Léger Software, une société du groupe JVS : Avec ses clients, son chiffre d Affaire de 120 MF (1999) et ses 170 salariés, le groupe JVS est l un des leaders nationaux dans le domaine de l édition de logiciels pour collectivités. Une gamme complète de logiciels : Notre volonté de répondre à l ensemble des préoccupations liées à l administration d une collectivité locale, nous a amené à élaborer une gamme complète de logiciels présentant une cohérence optimale dont nous maîtrisons l entière évolution. Une technologie adaptée aux environnements actuels : Nos produits tirent parti des possibilités offertes par les environnements les plus actuels qu il s agisse de NT, 2000, Me et 98 sur PC ou de Mac/OS sur Macintosh. Nos produits Client/Serveur communiquent directement avec vos outils de bureautique standard. Le respect des iinstructiions et régllementatiion Un référent produit (technicien spécialisé) est responsable d un logiciel. Il a pour mission de transmettre tout changement de législation au développeur concerné afin qu il mette rapidement une mise à jour à disposition de nos clients. L ensemble de notre gamme de produits respecte ainsi les instructions et réglementations en vigueur. Dans le cadre du contrat de maintenance, vous bénéficiez d une assistance téléphonique permanente et des mises à jour régulières de vos logiciels. Un serveur de télécommunications est également disponible et vous permet de télécharger les dernières versions par le biais d un modem.

3 La gestion du Courrier Courrier 6.8 IIntroductiion : Elaboré avec le concours de nombreuses collectivités, conçu pour répondre aux besoins des établissements de toute taille, «Courrier» de Saint-léger Software a été conçu pour simplifier la gestion et le suivi du flux de courrier entrant ou sortant. Enregistrer, archiver, retrouver rapidement ou suivre précisément l ensemble de vos courriers émis ou reçus. Tels sont les mots qui peuvent résumer ce logiciel intuitif, convivial et puissant. L applliicatiion: Développé sous 4ème dimension version 6.8, «Courrier» Saint-Léger Software bénéficie de toutes les dernières évolutions en matière d ergonomie : liste hiérarchique permettant d avoir plusieurs menus déroulés simultanément gestion multi-process autorisant l ouverture de plusieurs fenêtres de saisie, de consultation ou d état et passage de l un à l autre très rapidement Espace de travail personnalisable : l ensemble des taches que vous réalisez couramment peut être accessible par l intermédiaire de raccourcis sur votre «bureau». Prise en compte des derniers systèmes d exploitation : 98 SE, 2000 Me, 2000, NT4, MacOS 8.5 et supérieur.

4 Les courriiers «arriivée» : La saisie du courrier entrant se fait à partir de ce seul et unique écran. Suivant l importance du courrier, vous avez la possibilité de renseigner l ensemble ou quelque-uns des champs suivants : Informations sur le courrier : Date de rédaction et d arrivée du courrier, l expéditeur et le signataire, la nature et l objet Le suivi en interne : Transmission aux personnes ou services, date et commentaires Possibilité d édition de bordereau d accompagnement Suivi de réponse Des moyens d organisation et de classement : Gestion de dossier, classement, thèmes avec mots clés C est également à partir de ce même écran que vous aurez des informations sur les suites de vos différents courriers.

5 Suivant la nature du courrier, le logiciel vous proposera automatiquement un délai de réponse. Vos courriers les plus importants ne resteront jamais sans réponse. Une liste des courriers hors délais pourra être éditée sur écran ou imprimante. La transmission des courriers dans les différents services pourra être accompagnée d un bordereau indiquant la nature du besoin en terme de suivi. Les courriiers «départ» : Tout comme les courriers «arrivée», les courriers sortant seront saisis sur un seul et unique écran.

6 De la même manière plusieurs informations seront saisissables : Informations sur le courrier : Date du courrier et date de départ Tiers et destinataire Objet Le suivi : Lien avec courrier "arrivée" Suivi avec date de réponse désirée Accusé de réception Pièces jointes : Nombres, types, commentaires et liens avec tout type de document informatique Des moyens d organisation et de classement : Gestion de dossier, classement, thèmes avec mots clés

7 La recherche d un courriier : La recherche d un courrier pourra se faire à partir de divers critères : - numéro de courrier - référence expéditeur - mots clés - Liste complète des courriers «arrivé» - Liste complète des courriers «départ» - Liste des courriers sans réponses - Liste par nature de courrier - Liste par service - Recherches personnalisées - Possibilité de tri par : date d arrivée nature ou de départ service Le suiivii des courriiers : Des états sur les courriers sans réponse ou hors délais sont disponibles. Vous pouvez également à tout moment créer un document de relance aux services pour qu une réponse soit apportée dans les plus brefs délais.

8 Les Tiiers : Le fichier tiers constitue un répertoire complet des établissements ou personnes en relation avec votre établissement. Vous y trouverez des informations précises sur l adresse, les numéros de téléphone ou de fax, l ainsi que le nom de tous les interlocuteurs avec lesquels vous êtes en relation. Cet écran vous permettra de disposer également d informations sur l ensemble des courriers émis ou reçus pour un même tiers. A partir du fichier Tiers, il vous sera facile de créer des étiquettes personnalisées grâce au générateur intégré.

9 Des outiills d anallyse et de statiistiiques: Pour aller encore plus loin dans la connaissance de votre gestion de courrier et pour répondre aux besoins les plus spécifiques, Saint-Léger Software met à votre disposition des outils d analyse et de statistique comme : Un générateur d états personnalisés Un assistant de création de graphe Un générateur de statistiques Toutes les informations recueillies grâce à ces différents outils sont bien entendu exportables vers vos différents outils de bureautiques : Tableur, Traitement de texte, Base de données, etc.

10 Le déplloiiement: A l issue de la formation, nos applications sont configurées et prêtes à fonctionner. En version mono-poste, le formateur se chargera de la configuration du poste de travail, de l imprimante et du bon fonctionnement de votre système de sauvegarde. Dans le cas d une version réseau, une demi-journée de paramétrage est nécessaire pour s assurer du bon fonctionnement et du paramétrage du ou des serveurs, des postes clients, des imprimantes, des protocoles de communications et de votre système de sauvegarde. Le déploiement des nouvelles versions et des sauvegardes est totalement automatisé. On est proche du «Zéro administration». Vous pouvez vous concentrer ainsi pleinement sur l utilisation de votre solution Saint-Léger Software. Les serviices Saiint-Léger Software L Assistance technique : Grâce à ce service, vous bénéficiez d une relation privilégiée avec Saint-léger Software vous donnant un accès illimité à l assistance technique et vous garantissant ainsi, pour votre établissement, une utilisation de vos logiciels dans les meilleures conditions d efficacité et de sécurité. Accéder à l assistance téléphonique Saint-Léger Software, c est bénéficier de la compétence réunie de plus de 10 techniciens de support logiciel à votre écoute et répondant à l ensemble de vos besoins que ce soit sur le plan technique ou sur l utilisation quotidienne de vos solutions de gestion Saint-Léger Software. Le suivi de votre dossier technique Pour satisfaire au mieux les besoins d une clientèle en forte augmentation et toujours plus exigeante en matière de qualité de service, Saint-Léger Software investit en permanence dans la mise en place des meilleurs outils disponibles en matière de gestion d appels. - réduction des délais de prise en charge téléphonique, grâce à nos outils de suivi permanent des flux d appels entrants et la ré-affectation immédiate de nos ressources en cas de fortes pressions d appels, - saisie des éléments techniques clés de votre configuration dans nos bases d information et conservation de l historique de vos relations techniques pour un suivi qualitatif précis de votre dossier dans le temps, - intégration de ces données avec l ensemble des informations commerciales ou administratives internes chez Saint-Léger Software pour une prise en charge de votre dossier à la fois plus rapide et plus efficace.

11 Les mises à jour des logiciels : Avec des investissements importants en Recherche et Développement, Saint-léger Software rappelle sa détermination à faire évoluer ses solutions de gestion vers toujours plus de richesse, de convivialité et de performance. Formation : Saint-Léger Software propose des formations dispensées par des professionnels pour une maîtrise rapide et complète des fonctionnalités de vos logiciels. Toutes nos formations ont un objectif fixé, et un programme adapté. Pour chaque type de formation nous vous indiquons : Le type de personnel susceptible de suivre celle-ci Les connaissances requises La durée Saint-Léger est un organisme de formation déclaré sous le n et à ce titre nos prestations sont exonérées de TVA. La télémaintenance : Cet abonnement annuel autorise l intervention à distance d un de nos techniciens spécialisés sur vos applications Saint-Léger Software. Il permet : d'accélérer de manière significative les délais d intervention un diagnostic rapide et instantané des problèmes liés à votre base de données une intervention directe et en temps réel sur vos logiciels de diminuer les délais d'immobilisations de vos services et d'accélérer ainsi le retour au bon fonctionnement de vos applications d'éviter des déplacements demandant des délais d'intervention souvent longs et coûteux

12 Quellques-unes de nos références en gestiion de courriier : Pour mieux juger de la qualité de nos programmes comme du sérieux de nos services, n hésitez pas à contacter les établissements suivants : Commune Département Population Téléphone Plate-forme Mairie de.. Var 1000Madame Mairie de.. Val d'oise Monsieur Mairie de.. Seine-Maritime 6300Madame Mairie de.. Pas de Calais 6400Madame Mairie de.. Nord Madame Mairie de.. Nord Madame Mairie de.. Moselle 5900Monsieur Mairie de.. Meuse 3600Madame Mairie de.. Meurthe et Moselle 6300Madame Mairie de.. Meurthe et Moselle 8400Madame Mairie de.. Isère Madame Mairie de.. Eure 9700Madame Macintosh Macintosh Macintosh Macintosh Macintosh Les produits SLS c est aussi... Basée sur une architecture client/serveur dans les environnements NT, 98SE/2000 et Mac OS, notre gamme de logiciels couvre l ensemble des besoins des domaines suivants : Finance Comptabilité M14-M49, M21-M22, M1-M5-M7, M9 Emprunts et Immobilisations NOUVEAU module Subvention Personnel Paie administrative et Ressources humaines Administrés Etat civil, Elections, Population, Facturation Documentaire Courrier, Délibérations

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