VERSION 8.0a : REGIONALISATION

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1 VERSION 8.0a : REGIONALISATION Objet : Nouvelles fonctionnalités GapTServices/GapAdom de la version 8.0a relative à la régionalisation Chers clients, Vous trouverez ci-dessous, les explications concernant les nouveautés programmées et disponibles dans le programme GapTServices. En effet, grâce à vos suggestions, le programme ne cesse de s améliorer. Attention, cette version nécessite une nouvelle licence (passage à 8.0). Celle-ci vous est envoyée séparément. Les utilisateurs GapTime devront veiller à installer également la version 9.0 de celui-ci. Préambule Comme vous le savez, la compétence des titres-services sera confiée aux 3 Régions à partir du 1er janvier Sodexo restera le seul émetteur des titres-services pour la région wallonne, flamande et Bruxelles-Capitale. Le point le plus important est que la prestation dépendra du domicile PRINCIPAL du client. Vous pourrez donc posséder 4 numéros d agréments (1 correspondant à votre agrément actuel ou «fédéral», 1pour la Wallonie, 1 pour la Flandre, 1 pour Bruxelles), 4 remises, 4 bordereaux Sodexo. Certaines adaptations ont donc dû être effectuées dans votre logiciel de gestion GapTServices. Cellesci vont vous permettre de continuer à utiliser votre logiciel sans bouleverser vos habitudes! Enfin, tant que vous ne recevez pas de titres «régionalisés», rien ne change pour vous. MAIS LA MISE A JOUR VERSION 8 DOIT ETRE INSTALLEE AVANT LA 1 ère RECEPTION! MISE A JOUR RESUME a) Exécuter le setup de mise à jour du logiciel ; b) Sérialiser vos nouveaux codes licence 8.0 ; c) Démarrer votre programme et vérifier qu il est bien à jour et présente la version 8.0a (information présente dans le coin supérieur gauche de la fenêtre) ; CONCLUSION : cette mise à jour est très facile et ne vous demande aucune intervention de paramétrage.

2 ENSEMBLE DES ADAPTATIONS RELATIVES A LA REGIONALISATION. 1) Configuration Dossier Titre-Service : Au niveau de la configuration du dossier, vous retrouverez vos différents numéros d agrément pour chaque région. Si vous aviez déjà un numéro d agrément au niveau fédéral, celui-ci sera identique pour les 3 régions mais devra être précédé des lettres V, W et B respectivement pour la région Flamande, Wallonne et Bruxelloise. Ces informations sont complétées automatiquement à l ouverture du programme. Le numéro fédéral doit toujours être rempli. Il y aura une période de transition où vous recevrez toujours des titres-services «FEDERAL» et où vous devrez donc envoyer un bordereau de type «FEDERAL». Le numéro d autorisation Sodexo reste identique

3 2) TITRES-SERVICES VALEUR DE REMBOURSEMENT Tout comme la déduction fiscale, chaque région aura le loisir de choisir une valeur de remboursement propre. Vous pourrez donc aller définir ces nouvelles valeurs de remboursement. Pour le moment, chaque région a gardé la même valeur mais cela pourrait évoluer à l avenir. Voici ce que vous devriez avoir pour le moment :

4 3) UTILISATEUR SUPPLEMENT Dans l onglet supplément de la fiche utilisateur, vous avez maintenant la possibilité d indiquer le code postal et la localité relative à l adresse officielle de votre client. Cette zone est utile pour les clients résidant officiellement dans une autre région que l adresse de prestation (cas des secondes résidences). C est alors ce code postal qui sera utilisé par le logiciel pour vérifier que le titre peut être scanné sur une prestation de cet utilisateur (voir point 4). Si cette zone n est pas complétée, c est le code postal de l adresse «signalétique» qui prime. Cette zone n est donc pas obligatoire.

5 4) ENCODAGE Les personnes qui utilisent une douchette (encodage par rendez-vous) ou un scanner Canon ne devront pas changer leurs habitudes. En effet, les codes-barres reprendront l information qui permettra au logiciel d attribuer automatiquement les chèques à un numéro d envoi selon sa région d émission. Les bordereaux restent inchangés pour l instant. Les personnes utilisant l encodage par lots devront restées attentives au choix du bon numéro d envoi. En outre, les régions Wallonne et Bruxelloise ont introduit une nouvelle notion, le contrôle du nombre de titres remis par mois, par travailleur. De cette manière, la limite de 177 (176 pour la région Bruxelloise) titres encodés par mois par travailleur ne devra pas être dépassée. Ces limites sont paramétrables au niveau de l onglet Titre-Service de la configuration de votre dossier (Configuration > Dossier > Titre-Service). Celles-ci seront paramétrées automatiquement lors du démarrage de votre programme. Ce nouveau cadre «Limite» s alimentera automatiquement au fur et à mesure de votre encodage papier comme électronique pour les prestations à partir du 01 janvier Il vous indiquera ainsi le nombre de chèques déjà reçu et scanné pour le mois toutes régions confondues. Nota Bene : la limite est indiquée en fonction de la région du domicile principale du client, mais les régions n échangent pas cette information entre elles (pour l instant). Ce qui implique qu un travailleur pourra faire 177 heures pour la région Wallonne plus 176 pour la région Bruxelloise sans que celles-ci ne le remarquent. C est pourquoi, nous vous avons laissé l opportunité de décocher cette option pour dépasser ces limites si vous le souhaitez.

6 5) TITRE-SERVICE REMISE PAPIER Comme vous le savez, les titres non reconnus par Sodexo ne seront pas remboursés. C est pourquoi Sodexo vous donne la possibilité d uploader un fichier de remise reprenant les informations qui permettent, le cas échéant, de retrouver une zone non reconnue. Nous avons donc mis à votre disposition un export. Celui-ci vous permet de sauver le fichier de remise au format csv que vous pourrez uploader sur votre espace sécurisé Sodexo Nous vous suggérons donc de le remettre avec chaque remise. Pour l exporter, il vous suffit de cliquer sur le bouton En cas d erreur sur la date de la prestation, Sodexo ne vous remboursera pas. Nous vous suggérons donc de la rendre illisible afin qu elle soit récupérée via le fichier ou via votre encodage sur le site sécurisé de Sodexo. Rappelons, enfin, que vous aurez autant de bordereaux par mois que vous aurez reçu de chèques de régions différentes.

7 6) TITRE-SERVICE IMPORT/EXPORT SODEXO Les personnes utilisant l export des prestations de GAPTservices vers Sodexo pourront réaliser un export des prestations par région. A cet effet, nous avons prévu un cadre «Région» qui vous permettra de filtrer les prestations en fonction de la région d émission des titres. Vous devrez donc exporter autant de fichiers que vous avez de régions avec lesquelles vous travaillez. En ce qui concerne l import des prestations de Sodexo vers GAP, rien ne change. Cependant vous devrez télécharger un fichier par région. 7) IMPRESSIONS-FEUILLES DE ROUTE Les Feuilles de routes reprennent maintenant les nouveaux numéros de téléphone Sodexo. 0800/ pour toutes prestations électroniques encodées à partir d une ligne fixe 02/ pour toutes prestations électroniques encodées via un téléphone mobile CONCLUSION La régionalisation au premier janvier 2016 ne bouleversera pas votre manière de travailler au quotidien. Nous avons fait le nécessaire pour que votre logiciel GAP Titres-Services réponde de manière optimale aux changements apportés. Cependant, nous attirons votre attention sur le fait qu il vous faudra être attentif à la qualité des encodages des titres. Les régions seront également, à l avenir, plus attentives au délai de remise de ceux-ci. Nous vous conseillons donc de redoubler de vigilance sur les impayés de longue date. INTERESSANT Enfin, nous vous rappelons que, si vous le souhaitez, vous pouvez dès à présent bénéficier du module complémentaire d envoi de SMS intégré à votre logiciel!

8 ANNEXES : Modifications et adaptions autres que celles relatives à la régionalisation Dans le MENU : [Fichier Personnel Onglet Contrat / Secrétariat] Possibilité de supprimer complètement la durée de réduction en mois. Vous pouvez remettre ce champ à blanc. Dans le MENU : [Fichier Personnel Onglet Contrat / Contrat] Un message d avertissement s affiche lorsque vous mettez un motif de sortie sans date de fin de contrat.

9 Synchronisation de la liste des motifs de fin de contrat avec GroupeS. Dans le MENU : [Fichier Personnel Onglet Absences/incompatibilité] Possibilité d imprimer la liste des incompatibilités.

10 Dans le MENU : [Titres-services encodage des titres onglet encodage par rendez-vous] Afin de solutionner les lenteurs rencontrées lors des encodages des titres, vous pouvez déterminer la période des titres affichés à l écran. En allant l initialiser dans la configuration du dossier par le Menu : [Configuration Dossier onglet Titreservices] Dans le MENU : [Commandes Modification des commandes Impression du ticket] Ajout du N Sodexo sur le ticket

11 Dans le MENU : [Impression lettres de passage] Il est possible d imprimer dans le tableau de la lettre de passage, le N Gsm du prestataire.

12 Dans le MENU : [Impression Création de documents types] Dans le type RAPPEL, il est possible d ajouter le champ téléphone et gsm de l utilisateur. Dans le type CONTRAT, les champs CYCLE et HORAIRE, HORAIRESANSBENE ne reprennent que les jours pour lesquelles il y a un contrat actif. Ci-dessous, exemple des champs Alors que l horaire théorique et dmfa ont été faits sur deux semaines.