Management des systèmes d'information. Couverture fonctionnelle. Glenn Rolland

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1 Management des systèmes d'information Couverture fonctionnelle Glenn Rolland

2 Les intervenants

3 Plusieurs types d'acteurs Suivant le type de progiciel et la taille du système à mettre en place, les acteurs ne seront pas les mêmes. Parmi ces acteurs, on retrouve : Les éditeurs Les intégrateurs Les chefs de projet

4 Couverture fonctionnelle Ces 3 acteurs vont gérer : Produit P1 Produit + Processus P2 Produit + Processus + Projet P3

5 Éditeurs de type P1 (Produit) Fournissent uniquement le progiciel Conduite du changement est assurée par une société de conseil (ou ESN/SSII) Conduite de projet est assurée par l entreprise elle-même ou par une société de conseil

6 Éditeurs de type P1 (Produit) : Avantages Indépendances des activités fonctionnelles, opérationnelles, organisationnelles Existences de meilleures alternatives lors des prises de décision Traitement approfondi des problèmes car spécialisation des consultants Maturité de la méthodologie des sociétés de conseil

7 Éditeurs de type P2 (Produit + Processus) L'éditeur livre le progiciel et s occupe des activités concernant les processus opérationnels La conduite de projet est assurée par l entreprise elle-même ou par une société de conseil.

8 Éditeurs de type P2 (Produit + Processus) : Avantages Cohésion des activités liées au produit et aux processus Adéquation entre les besoins opérationnels et les solutions fonctionnelles Schéma traditionnel de conduite de projet par les informaticiens existants Équilibre entre contraintes d'implémentation et contraintes opérationnelles

9 Éditeurs de type P3 (Produit / Processus / Projet) L éditeur coordonne l ensemble des tâches allant de la vente du produit à la mise en production.

10 Éditeurs de type P3 (Produit + Processus + Projet) : Avantages Cohésion de l ensemble des activités de mise en œuvre Intégrité des activités opérationnelles, fonctionnelles et organisationnelles Circuit décisionnel court Rapidité de mise en œuvre

11 Total Cost of Ownership (TCO) & Return On Investment (ROI)

12 Préalable récurrent : ROI du progiciel Pour connaître le ROI, il faut commencer par connaître le coût du logiciel Travail fastidieux fait pour les gros projets ou investissements Appelé le Coût Total de Possession (TCO). Il intègre tous les coûts liés à un nouveau système Souvent difficile à calculer parce que de nombreuses inconnues Plus le projet est petit plus le TCO est facile à calculer mais

13 ROI vs TCO Il dépend de nombreux critères du progiciel, particulièrement : du périmètre couvert du nombre d utilisateurs (ou taille de l entreprise), du coût réel des licences, des coûts d intégration, des coûts de fonctionnement des coûts de maintenance Le TCO est étudié à 5 ou 7 ans

14 À intégrer aussi dans le TCO Tout le hardware nécessaire au bon fonctionnement du progiciel, de 4 catégories : Serveurs Réseau Stations de travail Matériels éventuels (scanners, douchette, lecteur de puce, Imprimantes, ) Attention : faire la différence entre le matériel dont on se serait de toute façon équipé de celui qu on a acheté spécifiquement pour le progiciel

15 Les différents éléments du TCO

16 Optimisation du ROI (1/2) Pistes qu explorent les entreprises pour optimiser le ROI de leur solution : Dépenser un peu au début pour savoir où on met les pieds (ampleur, difficultés, travail propre) Suivre les méthodologies qui ont fait leurs preuves Vérifier dans le détail les différentes lignes de coûts Ne partir que quand le projet est clair pour tout le monde et bien formalisé (et écrit) Savoir se limiter dans ses demandes / évolutions S impliquer dans le projet et ne pas le prendre à la légère

17 Optimisation du ROI (2/2) (suite) Pistes qu explorent les entreprises pour optimiser le ROI de leur solution : Demander aux prestataires de s engager sur des résultats et non des moyens Avoir des outils de mesure de performance / vis-à-vis des objectifs fixés Évaluer ou faire évaluer les évolutions de productivité Sectionner les phases / affaires Mettre en jeu des suites pour les prestataires Pénalités de retard

18 Les gains espérés - exemple Pour un progiciel de GPAO : Amélioration du service client Augmentation de la productivité Réduction des coûts d achat Réductions des stocks Gain de temps par suppression d inventaires Réduction des non-qualité Réduction des coûts de transport grâce à une meilleure anticipation et l intégration des années a&a Et pour un progiciel de compta?

19 Atteinte du résultat Afin de mettre le plus de chances de son coté, l entreprise qui a besoin d un progiciel veillera à éviter des terrains trop dangereux : Faire appel à un prestataire qui n a aucune référence Faire appel à un prestataire qui n a travaillé que dans d autres domaines Éviter les prestataires qui "prévoient trop court" Éviter de partir dès le début dans une personnalisation complète mieux vaut-il comprendre le progiciel avant Ne pas viser la lune quand personne ne sait utiliser de logiciel en interne

20 Démarche de mise en place

21 Démarche : vue d'ensemble La démarche est la même que pour tous les logiciels. Mais plus le progiciel est compliqué et personnalisable, plus il faut être rigoureux dans la démarche à suivre.

22 Démarche : les étapes 1. Bien connaître les besoins de l entreprise 2. Valider la pertinence (et le ROI) du progiciel 3. Rédiger un CdC 4. Rechercher des éditeurs adaptés 5. Consulter / Soumettre un appel d offres 6. Étudier / vérifier les retours 7. Demander un jeu d essai 8.

23 Démarche : les étapes (suite) 8. Passer à une phase de tests (Points Critiques) 9. Analyse des offres 10. Choix d un progiciel / Négociation 11. Commande 12. Intégration 13. Validation / Solde 14. Exploitation 15. Maintenance

24 Les interactions Grande Entreprise Éditeur Intégrateur

25 Les interactions PME Éditeur (service intégration) Intégrateur

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