FRAIS DE DEPLACEMENTS

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1 Inspection Académique des Alpes de Haute Provence Avenue du Plantas Digne les Bains FRAIS DE DEPLACEMENTS MISE EN PLACE DE LA NOUVELLE APPLICATION DE GESTION DES DEPLACEMENTS Bulletin spécial n 21 Février 2010 Directeur de la publication : Didier VIN-DATICHE Chargés du dossier Evelyne COCHET Bertrand LEGUEUX Tel : / Cabinet / Circulaire Frais de déplacements

2 SOMMAIRE Introduction : Remboursement des frais de déplacements 3 Pages Note n 1 destinée aux personnels itinérants 4 Note n 2 destinée aux enseignants du premier degré 10 en service partagé Note n 3 concernant les déplacements ponctuels 15 Annexe 1 : carte des communes du département 21 2

3 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DEPLACEMENTS Réf : CABINET La nouvelle application DT-ULYSSE (Déplacements Temporaires) vous permet de saisir vos frais de déplacements en ligne. Le déploiement de DT a pour conséquence la suppression des états de frais «papier». Cependant, cela ne vous dispensera pas de l envoi des convocations pour les réunions occasionnelles et des autres pièces justificatives telles que tickets d autoroute, titre de transport (cf. Point 4 «Créer son état de frais») L application DT ne concerne pas les frais de déplacements liés à la Formation Continue, y compris les animations pédagogiques, ni ceux liés aux Examens et Concours, lesquels sont respectivement traités dans GAIA et IMAGIN. Rappel de la réglementation : - L application stricte du décret n du 3 juillet 2006 ne permet plus l indemnisation des déplacements entre deux communes limitrophes. Il est donc désormais inutile de les faire figurer. Vous trouverez en annexe 1 la carte des communes du département. - La distance entre le lieu de départ (résidence administrative ou résidence familiale) et le lieu de la mission doit correspondre au trajet le plus court. - L utilisation du véhicule personnel avec remboursement sur la base du tarif SNCF 2 ème classe est acceptée uniquement pour les déplacements à l intérieur de l Académie. Tout déplacement en dehors de l Académie doit faire l objet de la présentation du titre de transport. Les trois notes que vous trouverez ci-après définissent la procédure de prise en charge des frais de déplacements sur DT : - la note n 1 concerne les personnels itinérants bénéficiant d un Ordre de Mission Permanent et dont les frais de déplacements sont pris en charge par l Inspection Académique des Alpes de Haute-Provence : sur les programmes 140 «Enseignement 1 er degré» (IEN, Conseillers Pédagogiques, EMALA, RASED, Contractuels de langue), 141 «Enseignement 2 e degré» (IEN- IO, COP), 230 «Vie de l élève» (Médecins, Infirmiers, Assistantes Sociales). - la note n 2 concerne les enseignants du premier degré en service partagé. - la note n 3 concerne les déplacements ponctuels sur convocation de l Inspecteur d Académie (réunions, commissions, visites médicales ) 3

4 NOTE N 1 DESTINEE AUX PERSONNELS ITINERANTS Réf : CABINET MODE OPERATOIRE Principe : Le missionné crée directement dans l outil son Ordre de Mission (OM cf. Point 3) puis son Etat de Frais (EF cf. Point 4). Ces 2 documents transitent par un circuit de validation qui fait intervenir : 1 le Valideur Hiérarchique (VH) 2 le Service Gestionnaire (SG) Le mode opératoire est le suivant : 1. Se connecter L application DT est accessible via Internet, sur le site de l Académie, à l adresse suivante : La connexion se fait avec l identifiant et le mot de passe de votre messagerie électronique. Si vous n avez pas encore activé votre adresse mail académique (...@ac-aix-marseille.fr), vous devez commencer par cette étape, en vous connectant à l adresse : puis «activation de votre Vous seront demandés votre NUMEN et votre date de naissance. La connexion dans DT étant établie, il est conseillé d utiliser uniquement les icônes de l application pour naviguer à l intérieur de cette dernière. 2. Vérifier/Compléter sa FICHE PROFIL dès la 1ère connexion La Fiche Profil est la carte d identité de l agent. Les informations contenues dans la Fiche Profil seront utilisées pour réinitialiser les documents (OM et EF) et éviteront une ressaisie. Accès : aller dans MENU puis Sélectionner Fiche Profil La Fiche Profil comporte plusieurs «pavés» d informations. Elle a été complétée a minima par votre service gestionnaire. Vérifier et compléter, s il y a lieu, les rubriques : - Permis de Conduire - Coordonnées téléphoniques - Une adresse est obligatoire (Alias* et *). Indiquer en priorité votre adresse mail professionnelle (..@ac-aix-marseille.fr) Il peut s avérer utile d indiquer une seconde adresse mail « 2». 4

5 - Voitures personnelles : créer son véhicule personnel. Sélectionner Créer et déclarer le véhicule susceptible d être utilisé dans le cadre du service. Renseigner le pavé Assurance. Nota : ne pas renseigner dans ce pavé «date de fin d utilisation» (en haut à droite) tant que le véhicule est en service. ATTENTION : Ne pas supprimer, dans ce pavé «voitures personnelles», la ligne «SNCF 1000CV» destinée aux éventuels remboursements sur la base du tarif SNCF. Sélectionner Enregistrer Dans le cas où plusieurs véhicules sont susceptibles d être utilisés, réitérer la démarche autant de fois que nécessaire. Ne pas renseigner : Axe analytique, Centre de coût CHORUS, Préférences e-booking. Cliquer sur «Enregistrer» en haut à droite si des modifications ont été faites dans la fiche profil. NOTA : Les références bancaires, remontées de la base paye, apparaissent au bas de la fiche profil : les frais de mission seront donc obligatoirement payés sur ce compte. Attention : en cas de changement de références bancaires, ne pas supprimer le compte existant à l écran, une mise à jour mensuelle étant effectuée automatiquement. 3. Créer son Ordre de Mission Les déplacements ayant un caractère répétitif sur une période donnée, chaque agent doit créer dans DT un OM ponctuel, rattaché à un OM permanent. L OM permanent aura été créé par le service gestionnaire. L OM ponctuel devra être établi mensuellement, après service fait, selon les modalités suivantes : Création des OM ponctuels : Accès : aller dans MENU Sélectionner Ordre de Mission Créer un OM Sélectionner Initialisation d un OM ponctuel à partir d un OM Permanent Le n de l OM permanent apparaît, (Attention : si plusieurs OM permanents ont été créés, sélectionner celui correspondant à la période concernée) cliquer dessus pour accéder à l OM ponctuel que vous avez à renseigner afin de récapituler vos déplacements du mois écoulé ; l application génère un nouveau n pour l OM ponctuel. Il se trouve en haut à gauche (OM.). 3.1 Remplir son ordre de mission Les champs de saisie identifiés par un astérisque doivent obligatoirement être renseignés. Ne pas utiliser de caractères spéciaux (ex. &) La loupe à droite des pavés permet de sélectionner les possibilités offertes. Les «stops» rouges sont bloquants renseigner les champs obligatoires ou supprimer l anomalie signalée. 5

6 L OM comporte 3 «blocs» ou «pavés» d informations : 1 - Pavé général A renseigner en premier lieu. Ce pavé reprend automatiquement certaines informations saisies dans la Fiche Profil. Les champs suivants doivent être renseignés : Lieu de départ : Cliquer sur la loupe et sélectionner «Résidence administrative» ou «Résidence familiale». Ne pas saisir de nom de ville. Lieu de retour : idem. Destination principale : la ville du 1 er jour de mission sera indiquée. Faire «Entrée» puis renseigner le pays. Type de mission : dans le menu déroulant, sélectionner «Personnels itinérants». Répondre OK aux 3 questions successivement posées. Date de début : date et heure de début de la 1 ère mission du mois. Date de fin : date et heure de fin de la dernière mission du mois. Objet de la mission : à renseigner (Exemples : Conseiller pédagogique, infirmière, COP, etc.). Commentaire : facultatif. Enveloppe budgétaire : Cliquer sur la loupe et sélectionner : IA04-INSPECTEURS pour les IEN IA04-CONSEILLERPEDAGO pour les Conseillers Pédagogiques IA04-DIVERSACTION2 pour les EMALA IA04-RASED pour les RASED IA04-LANGUESVIVANTES pour les Contractuels de langue IA04-IEN IO pour l IEN-IO IA04-COPSY DIRCIO pour les COP IA04-MEDECINS pour les Médecins IA04-INFIRMIERS pour les Infirmiers IA04-A SOCIALES pour les Assistantes Sociales Attention! bien choisir l enveloppe budgétaire de l IA 04 Axe analytique 1 : Ne pas renseigner. Centre de coût CHORUS : cliquer sur la loupe et sélectionner «IACMISS004». NOTA : Ne pas renseigner les autres rubriques. Cliquer sur «Enregistrer» en haut à droite. 2 - «Saisie des indemnités kilométriques» : personnels itinérants Remarque : la distance prise en compte sera celle donnée par le site MAPPY accessible directement depuis l application DT. NOTA : Si, pour un mois donné, il y a utilisation de transport en commun et/ou de nuitées, établir alors un OM ponctuel distinct par voyage, l application ne permettant pas de mixer les barèmes de remboursement en indemnités kilométriques et SNCF 2e classe. Sélectionner dans ce cas Type de mission : OM en métropole (voir encart grisé ci-dessous). Saisir les trajets de la manière suivante : Cliquer sur «Créer» Voiture : dans le menu déroulant sélectionner le véhicule utilisé. (Si, pour un mois donné, vous utilisez deux véhicules différents, il convient d établir un OM distinct pour chaque véhicule) Barème : dans le menu déroulant sélectionner «Barème IK standard» Puis saisir autant de lignes que de trajets. Nota : pour créer des lignes supplémentaires, cliquer sur «Enregistrer» et non pas sur «créer». 6

7 Date : Indiquer la date du trajet. Trajet : Indiquer la ville de départ et de destination ainsi que les horaires. Nb de trajets : indiquer le nombre de trajets : 2 pour un A/R, 1 pour un aller simple ou pour un circuit. Km remboursé : indiquer la distance aller pour 1 aller simple ou 1 aller/retour ou le cumul des kilomètres parcourus dans le cas d un circuit. Exemple : M. X, habitant à Malijai (Résidence familiale) et ayant pour Résidence administrative un établissement à Digne, a effectué les déplacements suivants au mois de janvier 2010 : - les 5, 12, 19 et 26 janvier : DIGNE-BARREME aller-retour 9h-13h sans repas - les 7 et 21 janvier : MALIJAI-CHÂTEAU ARNOUX aller-retour 9h-16h sans repas - le 18 janvier : DIGNE-BARCELONNETTE aller-retour 8h-18h avec un repas - le 28 janvier : DIGNE-MEZEL-LES MEES-MALIJAI 8h-17h avec un repas Le site MAPPY donne les distances allers suivantes : DIGNE-BARREME : 28 km MALIJAI-CHÂTEAU ARNOUX : 6 km DIGNE-BARCELONNETTE : 84 km DIGNE-MEZEL : 13 km ; MEZEL-LES MEES : 25 km ; LES MEES-MALIJAI : 5 km La saisie se présentera donc ainsi : Date Trajet Nbre de trajets Km remboursé 1 ère ligne : 05/01/2010 Digne-Barrême 9H/13H 8 28 Date du 1 er déplacement 4 allers-retours 2 ème ligne : 07/01/2010 Malijai-Château Arnoux 9h/16h allers-retours 3 ème ligne : 18/01/2010 Digne-Barcelonnette 8H/18H aller-retour 4 ème ligne : 25/01/2010 Digne-Mezel-Les Mées-Malijai 8H00/17H 1 43 Circuit M. X demandera le remboursement de 2 repas en précisant dans les commentaires : repas du 18/01/2010 et du 25/01/2010. ATTENTION : si vous cliquez sur l icône «Supprimer» du pavé de saisie des indemnités kilométriques, toutes les lignes seront supprimées. En cas d erreur, il faut cocher, au début de la ligne concernée, la case Suppr puis cliquer sur «Enregistrer» pour n effacer que cette ligne. A la fin, cliquer sur «Enregistrer» : le calcul du montant des indemnités kilométriques s affiche automatiquement. 3 - «Saisie des Frais prévisionnels» Ce pavé permet de créer les frais de repas et de péage. Ne pas utiliser «Parking», «Transport en commun» ni «Navigo». Créer une fiche de détail des frais en sélectionnant l icône «repas». Indiquer le nombre de repas pris dans les plages horaires ouvrant droit à indemnités. Dans le cadre «commentaires», préciser les dates des jours où les repas ont été pris. Cliquer sur «Enregistrer». Il en est de même pour l icône «péage» s il y a lieu : indiquer le montant cumulé des paiements effectués. Les tickets de péage seront joints à la copie de l état de frais. En cas d erreur, possibilité de revenir sur la ligne à corriger par la flèche située en bout de ligne. 7

8 4 Fin de la saisie : La saisie de l Ordre de Mission ponctuel terminée, ne pas oublier de cliquer à nouveau sur «Enregistrer», tout en haut, à droite de l OM. Celui-ci a le statut 1 «en cours de création». Il est conseillé de relever, pour mémoire, le numéro de l OM. A ce stade, vous pouvez toujours le modifier, ou le supprimer en cliquant sur l onglet Ordre de Mission puis Supprimer et le recommencer si nécessaire (erreur de saisie par exemple). Pour les missions comportant une nuitée, il convient d utiliser l Ordre de Mission en Métropole (cf. note n 3). 3.2 Soumettre son Ordre de Mission à validation L OM étant créé, il doit être validé. Cliquer sur «Avancer» afin de transmettre l OM au Valideur hiérarchique. Cliquer sur : passer au statut 2, en attente de validation hiérarchique. Destinataire : Cliquer sur la loupe et sélectionner votre Valideur hiérarchique (ce rôle est tenu dans un premier temps par le service gestionnaire) : - Bertrand LEGUEUX pour les COP, IEN-IO - Evelyne COCHET pour les autres personnels Confirmer le changement de statut. Un mail prévient le destinataire. Pour cela, vérifier que la case «Prévenir le destinataire» soit bien cochée. Le commentaire, facultatif, est destiné au valideur. Votre valideur hiérarchique prend alors connaissance de votre OM : - En cas de désaccord, votre OM est modifié ou renvoyé avec indication du motif de rejet ; pour en prendre connaissance, cliquer sur l onglet Ordre de Mission, puis sur Historique : passer au statut 1 «en cours de création» pour apporter les modifications nécessaires et le faire à nouveau «avancer» dans le circuit de validation. Attention : ne pas sélectionner le statut A «Annulé». - En cas d accord, votre OM est transmis au Service Gestionnaire qui peut également modifier ou faire modifier certains éléments. (Lire les commentaires dans Historique). Vous êtes informé(e) par un mail lorsque votre OM a été définitivement validé. Vous pouvez alors demander le remboursement des frais de déplacements en établissant un État de Frais. 4. Créer son Etat de Frais Pour demander le remboursement de ses frais de déplacements, le missionné doit créer son Etat de Frais à partir de l OM. L EF, établi mensuellement, doit correspondre impérativement à l OM validé. Les OM des personnels itinérants étant établis mensuellement à l issue des missions, la correspondance OM / EF est assurée. Accès : Aller dans MENU puis Sélectionner État de Frais Créer un EF Sélectionner l ordre de mission concerné pour initialiser l état de frais. Un n est attribué à l EF. 8

9 Cliquer sur «Enregistrer» puis sur «Approuver» pour soumettre son état de frais à validation. Passer au statut 2 «Attente de validation hiérarchique». Destinataire : Sélectionner votre Valideur hiérarchique. Si l état comporte des Pièces justificatives (péages.), les adresser, accompagnées d une copie écran de l état de frais correspondant ou, à défaut, d un bordereau mentionnant le N de l EF, à votre service gestionnaire : - IEN, Conseillers Pédagogiques, EMALA, RASED, Contractuels de langue, Médecins, Infirmiers, Assistantes Sociales Mme COCHET - IEN-IO, COP M. LEGUEUX Comme l OM, l EF entre dans le circuit de validation - Valideur Hiérarchique et Service Gestionnaire - jusqu à la mise en paiement dans l application CHORUS. 5. Pour visualiser l ensemble de ses Ordres de Mission ou États de Frais et connaître l avancement de leur statut Aller dans ORDRE DE MISSION puis cliquer sur «Sélectionner un ordre de mission» Dans le cadre NIVEAU, cliquer sur la flèche et sélectionner «Tous» La liste de tous les OM vous concernant apparaît. Une démarche identique peut être effectuée pour les EF. 6. DECONNEXION Aller dans MENU puis Sélectionner Déconnexion 9

10 NOTE N 2 DESTINEE AUX ENSEIGNANTS DU PREMIER DEGRE EN SERVICE PARTAGE Réf : CABINET MODE OPERATOIRE Principe : L agent crée directement dans l outil son Ordre de Mission (OM cf. Point 3) puis son Etat de Frais (EF cf. Point 4). Ces 2 documents transitent par un circuit de validation qui fait intervenir : 1 le Valideur Hiérarchique (VH) 2 le Service Gestionnaire (SG) Le mode opératoire est le suivant : 1. Se connecter L application DT est accessible via Internet, sur le site de l Académie, à l adresse suivante : La connexion se fait avec l identifiant et le mot de passe de votre messagerie électronique. Si vous n avez pas encore activé votre adresse mail académique (...@ac-aix-marseille.fr), vous devez commencer par cette étape, en vous connectant à l adresse : puis «activation de votre Vous seront demandés votre NUMEN et votre date de naissance. La connexion dans DT étant établie, il est conseillé d utiliser uniquement les icônes de l application pour naviguer à l intérieur de cette dernière. 2. Vérifier/Compléter sa FICHE PROFIL dès la 1ère connexion La Fiche Profil est la carte d identité de l agent. Les informations contenues dans la Fiche Profil seront utilisées pour réinitialiser les documents (OM et EF) et éviteront une ressaisie. Accès : aller dans MENU puis Sélectionner Fiche Profil. La Fiche Profil comporte plusieurs «pavés» d informations. Elle a été complétée a minima par votre service gestionnaire. Compléter les rubriques : - Permis de Conduire - Coordonnées téléphoniques - Une adresse est obligatoire (Alias* et *). Indiquer en priorité votre adresse mail professionnelle (..@ac-aix-marseille.fr). 10

11 Il peut s avérer utile d indiquer une seconde adresse mail « 2». - Voitures personnelles : créer son véhicule personnel. Sélectionner Créer et déclarer le véhicule susceptible d être utilisé dans le cadre du service. Renseigner le pavé Assurance. Nota : ne pas renseigner dans ce pavé «date de fin d utilisation» (en haut à droite) tant que le véhicule est en service. ATTENTION : Ne pas supprimer, dans ce pavé «voitures personnelles», la ligne «SNCF 1000CV» destinée aux éventuels remboursements sur la base du tarif SNCF. Sélectionner Enregistrer Dans le cas où plusieurs véhicules sont susceptibles d être utilisés, réitérer la démarche autant de fois que nécessaire. Ne pas renseigner : Axe analytique, Préférences e-booking. Cliquer sur «Enregistrer» en haut à droite si des modifications ont été faites dans la fiche profil. NOTA : Les références bancaires, remontées de la base paye, apparaissent au bas de la fiche profil : les frais de transport seront donc obligatoirement payés sur ce compte. Attention : en cas de changement de références bancaires, ne pas supprimer le compte existant à l écran, une mise à jour mensuelle étant effectuée automatiquement. 3. Créer son Ordre de Mission Les déplacements ayant un caractère répétitif sur une période donnée - l année scolaire - chaque agent doit créer dans DT un OM ponctuel, rattaché à un OM permanent. L OM permanent aura été créé par le service gestionnaire. L OM ponctuel devra être établi mensuellement, après service fait, selon les modalités suivantes : Création de l OM ponctuel Accès : aller dans MENU Sélectionner Ordre de Mission Créer un OM Sélectionner Initialisation d un OM ponctuel à partir d un Ordre de Mission Permanent Le n de l OM permanent apparaît, (Attention : si plusieurs OM permanents ont été créés, sélectionner celui correspondant à la période concernée) cliquer dessus pour accéder à l OM ponctuel que vous avez à renseigner afin de récapituler vos déplacements du mois écoulé ; l application génère un nouveau n pour l OM ponctuel. Il se trou ve en haut à gauche (OM..). 3.1 Remplir son ordre de mission - Les champs de saisie identifiés par un astérisque doivent obligatoirement être renseignés. - Ne pas utiliser de caractères spéciaux (ex.&) - La loupe, à droite des pavés, permet de sélectionner les possibilités offertes. - Les «stops» rouges sont bloquants renseigner les champs obligatoires ou supprimer l anomalie signalée. 11

12 L OM comporte plusieurs «pavés» d informations : 1 - Pavé général A renseigner en premier lieu. Ce pavé reprend automatiquement certaines informations saisies dans la Fiche Profil. Les autres champs doivent être renseignés : Lieu de départ : Cliquer sur la loupe et sélectionner «Résidence administrative» ou «Résidence familiale». Ne pas saisir de nom de ville. Lieu de retour : idem. Destination principale : Une des villes des écoles d affectation secondaire (50 caractères maximum). Faire «Entrée» puis renseigner le pays. Type de mission : dans le menu déroulant sélectionner «Service partagé». Répondre OK aux questions successivement posées. Date de début : date et heure de début de la première mission du mois. Date de fin : date et heure de fin de la dernière mission du mois. Nombre de jours : il s affiche automatiquement. Objet de la mission : reporter l objet indiqué sur l OM permanent : «Service partagé». Commentaire : à préciser du au 2009 Enveloppe budgétaire : cliquer sur la loupe puis sélectionner : «0140IA04-SERVICEPARTAGE» Axe analytique 1 : ne pas renseigner. Centre de coûts CHORUS : cliquer sur la loupe puis sélectionner : «IACMISS004» Attention! bien choisir l enveloppe budgétaire et le centre de coût de l IA 04 NOTA : Ne pas renseigner les autres rubriques. Cliquer sur «Enregistrer» en haut à droite. 2 - «Saisie des indemnités kilométriques» Cliquer sur «Créer» Voiture : dans le menu déroulant sélectionner le véhicule utilisé. (si, pour un mois donné, plusieurs véhicules différents ont été utilisés, il convient d établir un OM distinct pour chaque véhicule). Barème kilométrique : dans le menu déroulant sélectionner : «Barème IK Standard». Puis saisir autant de lignes que de trajets. Nota : pour créer des lignes supplémentaires, cliquer sur «Enregistrer» et non pas sur «créer». Date : Saisir la date du 1 er déplacement du mois concerné. Trajet : Indiquer les villes de départ et de destination (38 caractères maximum). Nb de trajets : Indiquer le nombre total de trajets (2 pour un A/R). Km remboursés : indiquer la distance en km entre les 2 villes. Remarque : Cette distance, donnée par le site MAPPY accessible directement depuis l application DT, est notée sur l autorisation papier d utiliser un véhicule personnel ainsi que sur l OM permanent dans DT. ATTENTION : Pour remplir la ou les lignes dans «saisie des indemnités kilométriques» : tenir compte du commentaire détaillé renseigné dans l OM permanent (dérouler par la flèche pour le visualiser entièrement). Ce commentaire détaille les éléments de base de la prise en charge initialisée par votre service gestionnaire. Il vous permet donc de calculer le nombre total de trajets. 12

13 Exemple : Enseignant du premier degré en service partagé M. X, professeur des écoles, habite à Manosque (Résidence familiale). Son poste d affectation principale est l école de Volx (Résidence administrative) où il enseigne le lundi et le jeudi. Le mardi il enseigne à l école de Corbières (affectation secondaire) et le vendredi à l école de La Brillanne (autre affectation secondaire). Enveloppe budgétaire : «0140IA04-SERVICE PARTAGE» Centre de coûts CHORUS : «IACMISS004» Gestionnaire : Bertrand LEGUEUX Pour le mois de janvier 2010, M. X s est rendu les mardis et 26 janvier à Corbières et les jeudis 8-22 et 29 janvier à La Brillanne. Le 15 janvier, il n a pu se rendre à son travail. Le site MAPPY, accessible depuis DT et qui fera référence, donne les distances suivantes : Volx-Corbières : 15 km Manosque-Corbières : 8 km (plus court) Manosque-La Brillanne : 14 km Volx-La Brillanne : 7 km (plus court) La saisie sera donc la suivante : Date Trajet Nbre de trajets Km remboursé 1 ère ligne : 05/01/2010 Manosque-Corbières 8 8 Date du 1 er déplacement à Corbières 4 allers-retours distance la plus courte 2 ème ligne : 08/01/2010 Volx-La Brillanne 6 7 Date du 1 er déplacement à La Brillanne 3 allers-retours distance la plus courte ATTENTION : si vous cliquez sur l icône «Supprimer» du pavé de saisie des indemnités kilométriques, toutes les lignes seront supprimées. En cas d erreur, il faut cocher, au début de la ligne concernée, la case Suppr puis cliquer sur «Enregistrer» pour n effacer que cette ligne. A la fin de la saisie, cliquer sur «Enregistrer» : le calcul du montant des indemnités kilométriques s affiche automatiquement. 3 Fin de la saisie La saisie de l OM ponctuel terminée, ne pas oublier de cliquer à nouveau sur «Enregistrer», tout en haut, à droite de l OM. Celui-ci a le statut 1 «en cours de création». Il est conseillé de relever, pour mémoire, le numéro de l OM. A ce stade, vous pouvez toujours le modifier, ou le supprimer en cliquant sur l onglet Ordre de Mission puis Supprimer et le recommencer si nécessaire (erreur de saisie par exemple). 3.2 Soumettre son Ordre de Mission à validation Cliquer sur «Avancer» afin de transmettre l OM au Valideur hiérarchique puis Cliquer sur : passer au statut 2, en attente de validation hiérarchique 13

14 Destinataire : Sélectionner le Valideur hiérarchique (dans un souci de simplicité, ce rôle sera tenu dans un premier temps par le service gestionnaire, en l occurrence Bertrand LEGUEUX et non par l IEN de circonscription). Confirmer le changement de statut. Un mail prévient le destinataire. Pour cela, vérifier que la case «Prévenir le destinataire» soit bien cochée. Le commentaire, facultatif, est destiné au valideur. Votre valideur hiérarchique prend alors connaissance de l OM : - En cas de désaccord, votre OM est modifié ou renvoyé avec indication du motif de rejet : pour en prendre connaissance, cliquer sur l onglet Ordre de Mission, puis sur Historique ; passer au statut 1 «en cours de création» pour apporter les modifications nécessaires et le faire à nouveau «avancer» dans le circuit de validation. Attention : ne pas sélectionner la statut A «Annulé». - En cas d accord, l OM est transmis au service gestionnaire qui peut également modifier ou faire modifier certains éléments. (Lire les commentaires dans Historique). Vous êtes informé par mail lorsque votre OM a été définitivement validé. Vous pouvez alors demander le remboursement des frais de déplacements en établissant un État de Frais (EF). 4.1 Créer son Etat de Frais Pour demander le remboursement de ses frais de déplacements, l agent doit créer son État de Frais à partir de l OM ponctuel. L Etat de Frais, établi mensuellement, doit correspondre impérativement à l OM validé. Les OM des enseignants en service partagé étant établis mensuellement à l issue des missions, la correspondance OM / EF est assurée. Accès : Sélectionner Etat de Frais Créer un EF Sélectionner l ordre de mission concerné pour initialiser l état de frais. Un n est attribué à l EF. Contrôler les éléments transférés automatiquement depuis l OM. Cliquer sur «Enregistrer» puis sur «Approuver» pour soumettre son état de frais à validation. Passer au statut 2 «Attente de validation hiérarchique» Destinataire : Sélectionner le valideur hiérarchique (ce rôle est tenu dans un premier temps par le service gestionnaire, en l occurrence Bertrand LEGUEUX) : Comme l OM, l EF entre dans le circuit de validation - Valideur hiérarchique et Service gestionnaire - jusqu à la mise en paiement dans l application CHORUS. 5.1 Pour visualiser l ensemble de ses Ordres de Mission ou États de Frais et connaître l avancement de leur statut Aller dans ORDRE DE MISSION puis cliquer sur «Sélectionner un ordre de mission» Dans le cadre NIVEAU, cliquer sur la flèche et sélectionner «Tous» La liste de tous les OM vous concernant apparaît. Une démarche identique peut être effectuée pour les EF. 6.1 DECONNEXION Aller dans MENU puis Sélectionner Déconnexion 14

15 NOTE N 3 CONCERNANT LES DEPLACEMENTS PONCTUELS Réf : CABINET Principe : MODE OPERATOIRE Le missionné crée directement dans l outil son Ordre de Mission (OM cf. Point 3) puis son Etat de Frais (EF cf. Point 4). Ces 2 documents transitent par un circuit de validation qui fait intervenir : 1 le Valideur Hiérarchique (VH) 2 le Service Gestionnaire (SG). Le mode opératoire est le suivant : 1. Se connecter L application DT est accessible via Internet, sur le site de l Académie, à l adresse suivante : La connexion se fait avec l identifiant et le mot de passe de votre messagerie électronique. Si vous n avez pas encore activé votre adresse mail académique (...@ac-aix-marseille.fr), vous devez commencer par cette étape, en vous connectant à l adresse : puis «activation de votre Vous seront demandés votre NUMEN et votre date de naissance. La connexion dans DT étant établie, il est conseillé d utiliser uniquement les icônes de l application pour naviguer à l intérieur de cette dernière. 2. Vérifier/Compléter sa FICHE PROFIL dès la 1ère connexion La Fiche Profil est la carte d identité de l agent. Les informations contenues dans la Fiche Profil seront utilisées pour réinitialiser les documents (OM et EF) et éviteront une ressaisie. Accès : aller dans MENU puis Sélectionner Fiche Profil. La Fiche Profil comporte plusieurs «pavés» d informations. Elle a été complétée a minima par votre service gestionnaire. Vérifier et compléter s il y a lieu les rubriques : - Coordonnées téléphoniques - Adresse mail : une adresse est obligatoire (Alias* et *). Indiquer en priorité votre adresse mail professionnelle (.@ac-aix-marseille.fr). Il peut s avérer utile d indiquer une seconde adresse mail « 2». - Voitures personnelles : Ne pas créer de véhicule personnel Ne pas supprimer la ligne «SNCF 1000CV» qui est destinée au remboursement sur la base du tarif SNCF 2 e classe, selon la règle en vigueur pour ce type de déplacements à l intérieur de l Académie. 15

16 Ne pas renseigner : Axe analytique, Centre de coût CHORUS, Préférences e-booking. Cliquer sur «Enregistrer» en haut à droite si des modifications ont été faites dans la Fiche Profil. NOTA : Les références bancaires, remontées de la base paye, apparaissent au bas de la fiche profil : les frais de mission seront donc obligatoirement payés sur ce compte. Attention : en cas de changement de références bancaires, ne pas supprimer le compte existant à l écran, une mise à jour mensuelle étant effectuée automatiquement. 3. Créer son Ordre de Mission Avant chaque déplacement, le missionné doit créer dans DT un Ordre de Mission. Une création a posteriori demeure cependant possible. Attention : un seul déplacement par OM. Création de l OM : Accès : aller dans MENU Sélectionner Créer un OM puis Sélectionner Document vierge. L OM est aussitôt créé. Il porte un N d enregistre ment qui se trouve en haut à gauche (OM.). 3.1 Remplir son ordre de mission - Les champs de saisie identifiés par un astérisque doivent obligatoirement être renseignés. - Ne pas utiliser de caractères spéciaux (ex. &). - La loupe à droite des pavés permet de sélectionner les possibilités offertes. - Les «stops» rouges sont bloquants renseigner les champs obligatoires ou supprimer l anomalie signalée. L OM comporte plusieurs «blocs» ou «pavés» d informations : 1 - Pavé général A renseigner en premier lieu. Ce pavé reprend automatiquement certaines informations saisies dans la Fiche Profil. Les champs suivants doivent être renseignés : Lieu de départ : cliquer sur la loupe et sélectionner «Résidence administrative» ou «Résidence familiale». (Ne pas saisir de nom de ville). Lieu de retour : idem. Destination principale : lieu de la réunion (50 caractères maximum). Faire «Entrée» puis renseigner le pays. Type de mission : «OM en Métropole» (s affiche par défaut sinon le sélectionner dans le menu déroulant). Date de début : date et heure de départ. Date de fin : date et heure du retour. Objet de la mission : à renseigner (Exemples : CTPD, Groupe de travail, Visite médicale.). Commentaire : facultatif. Enveloppe budgétaire : cliquer sur la loupe et sélectionner, en fonction de la mission : «0140 IA04-DIVERS ACTION 2» «0140 IA04-PERSDIRECTION» Réunions non réglementaires sur convocation de l Inspecteur d Académie si vous êtes personnel du premier degré. Réunions concernant uniquement les directeurs d école. 16

17 «0214 IA04-REUNREGL IA04» Réunions réglementaires départementales (CTPD, CDEN, Commission de réforme, Comité médical, Commission d appel ). «0214 IA04-REUNIONS IA04» Réunions non réglementaires sur convocation de l Inspecteur d Académie si vous êtes personnel du second degré. «0230 IA04-A SOCIALES» «0230 IA04-INFIRMIERS» «0230 IA04-MEDECINS» Réunions non réglementaires concernant les Assistantes Sociales. Réunions non réglementaires concernant les Infirmiers. Réunions non réglementaires concernant les Médecins. Centre de coûts CHORUS : cliquer sur la loupe et Sélectionner «IACMISS004» Attention : bien choisir l enveloppe budgétaire et le centre de coût de l IA 04. NOTA : Ne pas renseigner les autres rubriques. Cliquer sur «Enregistrer» en haut à droite. 2 - Pavé «Prestations» : À renseigner UNIQUEMENT dans le cas où l agent règle lui-même son billet de train. (si ce n est pas le cas, passer directement à l étape 3 Pavé «Etapes») et suivre la procédure suivante : Cliquer sur l icône TRAIN Sélectionner «Train payé par l agent» Commentaire : facultatif Compléter les dates et heures Coût prévisionnel : Ne pas renseigner Créer le trajet Retour Sélectionner «Enregistrer». Ne pas sélectionner les autres icônes du pavé «Prestations». 3 - Pavé «Etapes» Cliquer sur «Générer les étapes» : ce pavé affiche automatiquement les indemnités (repas et/ou nuitée). 4 - Pavé «Frais prévisionnels» Cliquer sur «Recalculer les indemnités» : Ajouter le montant des dépenses de transport : billets de train, parking gare SNCF, en cliquant sur l icône correspondante. En cas de nuitée gratuite, cliquer sur l icône pour modifier l indemnité calculée (ING). Idem en cas de repas gratuit (DGR) ou de repas pris dans un restaurant administratif (MIT). Ne pas utiliser (DDA). 17

18 5 - Pavé «Demande d avance» : ignorer ce pavé (non opérationnel). 6 - Pavé «Saisie des indemnités km» : Cliquer sur : «Créer». Barème kilométrique : Cliquer sur la loupe et sélectionner «Barème SNCF 2 ème cl.» s il n est pas sélectionné par défaut. Exemple : Date : Indiquer la date du trajet. Trajet : Indiquer la ville de départ et de destination. (38 caractères maximum). Nb de trajets : indiquer le nombre de trajets : 2 pour un A/R, 1 dans les autres cas. Km remboursé : indiquer la distance aller pour 1 aller simple ou 1 retour simple ou 1 aller/retour. Remarque : la distance prise en compte sera celle donnée par le site MAPPY accessible directement depuis l application DT. Cliquer sur «Enregistrer» : le calcul du montant des indemnités kilométriques s affiche automatiquement. Réunion départementale réglementaire : Manosque-Digne aller-retour : voyage en véhicule personnel le 25 janvier Départ à 8h30 et retour à 17h30. Suivre la procédure indiquée ci-dessus par ordre chronologique : Pavé 1 : Date de début : 25/01/ h30 Date de fin : 25/01/ h30 Enveloppe budgétaire : «0214 IA04-REUNREGL IA04» Centre de coût CHORUS : «IACMISS004» Pavé 2 : Cliquer sur «Générer les étapes» (automatiquement va s afficher le prix du repas de midi) Pavé 6 - Saisie des indemnités km : Manosque-Digne : 61 km (MAPPY) «Barème SNCF 2 ème cl.» Date Trajet Nbre de trajets Km remboursé 25/01/2010 Manosque-Digne 2 61 (1 aller-retour) 7- Fin de la saisie : La saisie de l Ordre de Mission terminée, ne pas oublier de cliquer de nouveau sur «Enregistrer», tout en haut, à droite de l OM. Celui-ci a le statut 1 «en cours de création». Il est conseillé de relever, pour mémoire, le numéro de l OM. A ce stade, vous pouvez toujours le modifier, ou le supprimer en cliquant sur l onglet Ordre de Mission puis sur Supprimer et le recommencer si nécessaire (erreur de saisie par exemple). 18

19 3.2 Soumettre son Ordre de Mission à validation L OM étant créé, il doit être validé. Cliquer sur «Avancer» afin de transmettre l OM au Valideur hiérarchique. Cliquer sur : passer au statut 2, en attente de validation hiérarchique. Destinataire : Cliquer sur la loupe et sélectionner votre Valideur hiérarchique (ce rôle est tenu dans un premier temps par le service gestionnaire) : - Evelyne COCHET Confirmer le changement de statut. Un mail prévient le destinataire. Pour cela, vérifier que la case «Prévenir le destinataire» soit bien cochée. Le commentaire, facultatif, est destiné au valideur. Vous devez parallèlement envoyer dans les meilleurs délais, par mail, fax (IA : ) ou courrier postal, votre convocation, sur laquelle vous inscrirez le N de l OM, à votre service gestionnaire : - Mme COCHET (evelyne.cochet@ac-aix-marseille.fr) Votre Valideur hiérarchique prend alors connaissance de votre OM : - En cas de désaccord, votre OM est modifié ou renvoyé avec indication du motif de rejet ; pour en prendre connaissance, cliquer sur l onglet Ordre de Mission, puis sur Historique : passer au statut 1 : «en cours de création» pour apporter les modifications nécessaires et le faire à nouveau «avancer» dans le circuit de validation. Attention : Ne pas sélectionner le statut A : «Annulé». - En cas d accord, votre OM est transmis au service gestionnaire qui peut également modifier ou vous faire modifier certains éléments. (Lire les commentaires dans Historique). Vous êtes informé(e) par un mail lorsque votre OM a été définitivement validé. Vous pouvez alors demander le remboursement des frais de déplacements en établissant un Etat de Frais à votre retour de mission. NOTA : Si au retour de mission, cette dernière ne correspond plus à l OM validé (changement de dernière minute de date, heure, étape.), il convient de procéder avant de créer son Etat de Frais à la régularisation de l OM, selon la procédure suivante : Reprendre son OM, qui a le statut V - «Validé» Cliquer sur «Revenir» (flèche rouge) Sélectionner «Passer au statut : RM - Régularisation Mission» Attention : Ne pas sélectionner le statut A - «Annulé» Confirmer le changement de statut Apporter les modifications Cliquer sur «Enregistrer» Cliquer sur «Avancer» et reprendre le circuit de validation après régularisation de mission RM. 19

20 4. Créer son Etat de Frais Pour demander le remboursement de ses frais de déplacements, le missionné doit créer son Etat de Frais à partir de l OM. Accès : aller dans MENU Sélectionner Etat de Frais Créer un EF Sélectionner l ordre de mission concerné pour initialiser l Etat de frais. Un n lui est attribué. Cliquer sur «Enregistrer» puis sur «Approuver» pour soumettre son état de frais à validation. Passer au statut 2 «Attente de validation hiérarchique» Destinataire : Sélectionner votre Valideur hiérarchique : Mme COCHET Si l état comporte des Pièces justificatives (billets de train, factures d hôtel, parking gare SNCF, métro,.), les adresser à votre service gestionnaire, accompagnées d une copie écran de l état de frais correspondant, ou à défaut d un bordereau mentionnant obligatoirement le N de l état de frais. Comme l OM, l EF entre dans le circuit de validation - Valideur Hiérarchique et Service Gestionnaire - jusqu à la mise en paiement dans l application CHORUS. 5. Pour visualiser l ensemble de ses Ordres de Mission ou États de Frais et connaître l avancement de leur statut Aller dans ORDRE DE MISSION puis cliquer sur «Sélectionner un ordre de mission». Dans le cadre NIVEAU, cliquer sur la flèche et sélectionner «Tous». La liste de tous les OM vous concernant apparaît. Une démarche identique peut être effectuée pour les EF. 6. DECONNEXION Aller dans MENU puis Sélectionner Déconnexion. 20

21 ANNEXE 1 ANNEXE 1 21