Montage de projet: définir, piloter efficacement et élaborer collectivement un projet dans le cadre des conseils de quartier

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1 Montage de projet: définir, piloter efficacement et élaborer collectivement un projet dans le cadre des conseils de quartier Animateur : Lionel Lacroix iddest Lyon 1

2 Quels sont les différents types de projets rencontrés par les conseils de quartier? Soit la mairie d arrondissement associe le conseil de quartier à l élaboration d un projet : le CQ est alors sollicité pour apporter un avis qu il construira sous la forme d un «projet» Soit le conseil de quartier met en œuvre une idée ou une solution d amélioration qu il pilotera comme un projet 2

3 Quelles sont les clés d un projet dans le cadre des conseils de quartier? Le rôle et la place de l élu référent du conseil de quartier Recenser les besoins Proposer des solutions en réponse à des besoins Susciter l envie d adhérer et de se mobiliser Elaborer des projets argumentés S appuyer sur les idées de chacun, se mettre d accord sur les solutions arrêtées Piloter et suivre son projet jusqu à sa réalisation Promouvoir le projet 3

4 Les étapes clefs du montage de projet 0. Le cadre d intervention de l élu référent du CQ 1. L identification de la problématique et des besoins 2. La préparation du montage de projet 3. Le pilotage, la gestion et le suivi de projet 4. L élaboration d un projet 5. Une démarche partagée 6. La communication et la valorisation du projet 7. L évaluation du projet 4

5 Les étapes clefs du montage de projet 0. Le rôle de l élu référent du conseil de quartier 5

6 0. Le rôle de l élu référent du conseil de quartier L élu référent du conseil de quartier intervient dans le cadre d un périmètre d intervention précis. C est un élu d arrondissement désigné par le maire d arrondissement, pour être référent du conseil de quartier. Sonrôleest: d assurer l interface entre le conseil de quartier, le conseil d arrondissement (élus) et le Maire, de faciliter l activité du conseil de quartier et favoriser l articulation de celle-ci avec les problématiques de la mairie d arrondissement, de veiller à l information du conseil de quartier en tant que personne ressource, d inviter les experts, élus et techniciens des administrations proposées par le bureau ou le Président du conseil de quartier. Liens avec le bureau du CG : un élu référent estinvitépermanent dubureau du CQ ; il peut participer aux débats mais ne prend pas part aux votes 6

7 Les étapes clefs du montage de projet 1. L identification de la problématique et des besoins 7

8 1.L identification de la problématique et des besoins Le point de départ de tout projet provient soit de besoins identifiés ou exprimés à solutionner, soit d une idée visant l amélioration de la vie du quartier. Les questions préalables et indispensables à se poser sont : Dans le cas de besoins identifiés (ex. : proposition pour le réaménagement des anciennes prisons Saint-Paul / Saint-Joseph): 1. De quoi s agit-il, en quoi est-ce un problème et quels sont les besoins à satisfaire? «Des critères» 2. Quel est l objectif, le résultat attendu pour le quartier? «1 phrase» Dans le cas d une idée nouvelle (ex. : Safari découverte du patrimoine architectural): 1. Quelle est l idée, la proposition? 2. Qu est-ce que cette proposition va apporter à la vie du quartier, à ses bénéficiaires? 8

9 Les étapes clefs du montage de projet 2. La préparation du montage de projet 9

10 2. La préparation du montage de projet Au départ de tout projet, nous recommandons de prendre en compte, recenser et maîtriser un maximum de paramètres pour réussir son projet. Les personnes en charge du projet devront: identifier dès le départ tous les paramètres pour rendre le pilotage et la réalisation du projet plus facile et plus efficace : enjeux, périmètre, jeux d acteurs, délai, moyens... préparer, organiser et anticiper donner un nom au projet 10

11 2. La préparation du montage de projet Dessiner la cartographie d un projet en élaborant un QQOQCP : méthode de préparation, de planification et d anticipation d un projet. Pour cela, répondre à chacune des questions suivantes : Quoi : quel est le nom du projet? Pour quoi : quel est la problématique de départ et la situation inversée recherchée (besoins attendus, objectif recherché) Qui : les personnes concernées - qui est chef(fe) de projet, personnes impliquées (acteurs, partenaires financiers, bénéficiaires )? Où : quel est ou quels sont le/les périmètres géographiques? Quand: y-a-t-il des données et impératifs de temps (dates clés )? Combien : y-a-t-il des aspects financiers connus? Et des données quantitatives qui sont utiles de connaître (statistiques )? Comment : quelles sont les différentes étapes déjà programmées ou à programmer pour réaliser ce projet? 11

12 2. La préparation du montage de projet Constituer l équipe projet dès le départ est essentiel afin d avoir un pilotage coordonné clair et efficace, tout en s appuyant sur le savoir-faire des personnes mobilisées. Composition de l équipe projet le responsable de projet (pilote), chef d orchestre coordonateur, représentant officiel du projet auprès des partenaires (visibilité) et communiquant (présentation, promotion) qui dit «équipe» dit membres de l équipe : ce sont des partenaires dotés d un rôle, choisi en fonction d une fonction prédéterminée (politique, technique) ou de leur motivation et savoir-faire spécifiques (compétence, expérience habitant d un CQ) 12

13 2. La préparation du montage de projet Associer des partenaires Les partenaires devront être associés tout le long de l avancement du projet, et notamment le plus en amont possible, afin de s appuyer sur : leur expertise technique, juridique ou d usager (habitants) leur participation financière : plus le projet est compréhensible techniquement et clair dans ses résultats attendus, donc perçu comme utile, plus les partenaires financiers potentiels seront sensibles et ouverts à leur cofinancement ; il existe aussi d autres critères de financement répondant à d autres logiques 13

14 2. La préparation du montage de projet Si l élu référent du conseil de quartier peut apporter: aide conseil soutien aux conseils de quartier dans l élaboration du projet Le référent technique de la mairie d arrondissement sera quant à lui chargé des aspects suivants : accompagner les pilotes dans l élaboration de leur dossier de demande de financement interlocuteur privilégié du service des mairies d arrondissement conseil technique suivi budgétaire 14

15 Les étapes clefs du montage de projet 3. Le pilotage, le suivi et la gestion de projet 15

16 3. Le pilotage, la gestion et le suivi de projet 1. Définirlesétapesetlecalendrier: Présenter le projet de manière croisée : chronologie / dates / étapes / tâches Répartir chacune des étapes dans le temps Formaliser un rétro-planning (vision d ensemble), afin de piloter, organiser, anticiper Etape 1 (tâches ) Etape 2 (tâches ) Etape 3 (tâches ) Etape 4 (tâches ) Etape 5 (tâches ) Rétro planning d un projet Mois 1 Mois 2 Mois 3 Mois 4 16

17 3. Le pilotage, la gestion et le suivi de projet 2. Etablir un budget prévisionnel: Le référent technique de la mairie d arrondissement est notamment chargé du suivi budgétaire, et : d accompagner les pilotes dans l élaboration de leurs projets par exemple, il les accompagne dans l élaboration du dossier de demande financement APICQ Le budget du projet est à construire en lien avec la mairie d arrondissement, en précisant : les dépenses nécessaires les moyens humains (animateur, expert ), financiers (demande d un financement de la mairie d arrondissement, financement APICQ ) et matériels (sonorisation, tables, chaises ) Les dépenses sont engagées par la mairie d arrondissement, en lien avec les marchés spécifiques de la ville de Lyon et des arrondissements 17

18 3. Le pilotage, la gestion et le suivi de projet 2. Etablir un budget prévisionnel: L établissement d un budget est indispensable pour: vérifier l équilibre dépenses-recettes, et faire la synthèse des ressources nécessaires à abonder évaluer la viabilité du projet au regard des dépenses et recettes prévisionnelles nécessaires donc, pour demander les financements nécessaires pour sa réalisation Pourétablirunbudget: établir la liste des dépenses nécessaires à la réalisation des différentes étapes du projet et recenser toutes les recettes disponibles pour le financement des dépenses 18

19 3. Le pilotage, la gestion et le suivi de projet Par exemple, un budget prévisionnel relatif au "projet de conférence débat sur les incivilités dans les transports en commun" DEPENSES PREVISIONNELLES Montant FINENCEMENTS PREVISIONNELS Montant Préparation Frais de documentation 75 Mis à disposition par la ville de Communication (affiches) 250 Lyon 325 Sous-Total 325 Sous-Total 325 Tenue de la conférence-débat Location salle 300 Mise à disposition par la ville de Lyon Frais de réception 100 Participation financière du Grand Prestation d'un conférencier 280 Lyon Sous-Total 680 Sous-Total 680 TOTAL 1005 TOTAL

20 3. Le pilotage, la gestion et le suivi de projet 3. Construire des outils sur mesure pour le pilotage et le suivi de sonprojet: Chaque projet est spécifique et chaque membre de l équipe a sa manière de travailler : il est donc important de concevoir des outils adaptés au projet et aux membres de l équipe (fiche projet synthétique, compte-rendu type, tableau annuaire/contact, etc., et même son rétro planning) afin que les outils de suivi soient efficaces et opérationnels 20

21 3. Le pilotage, la gestion et le suivi de projet 3. Construire des outils sur mesure pour le pilotage et le suivi de sonprojet: Pour construire des outils de pilotage et de suivi sur mesure, on va suivre trois étapes, tout en restant attentif à l association en continu del éluréférent : d abord, définir «de quoi ai-je besoin pour le bon suivi de mon projet?» Lister : exemple - fiche projet synthétique, compte-rendu type, tableau annuaire/contact, rétro planning, etc. ensuite, pour chacun des besoins/outils identifiés, dresser la liste de tous les éléments que vous souhaiteriez y voir apparaître Par exemple si je choisis le rétro planning, je peux identifier les critères suivants que je voudrais voir apparaître : les étapes, les sous-tâches, par mois, les dates précises, le suivi des tâches, le nom des acteurs... enfin, une fois les éléments identifiés, je construis l outil à ma façon 21

22 Les étapes clefs du montage de projet 4. L élaboration d un projet Bonnes pratiques: montage de projet 22

23 4. L élaboration d un projet Les9étapespourélaborerunprojet: 1. Enoncer le projet 2. Décrire la situation actuelle 3. Identifier les enjeux, c est-à-dire les «trous dans la raquette», les besoins manquants auxquels répondre 4. Définir l équation inverse de la situation actuelle, càd l objectif souhaité : donc, l objectif /résultat à atteindre en une phrase 5. Lister les freins et moteurs à l atteinte du résultat espéré 6. Parmi ceux là, sélectionner 3 freins/obstacles et 3 moteurs/ ressources majeurs (freins à et moteurs à) 7. Elaborer une proposition en s aidant des leviers du point précédent 8. Lister les arguments en faveur de la proposition (avantages, inconvénients ou risques de celle-ci) 9. Synthétiser dans une fiche-projet 23

24 4. L élaboration d un projet Un projet se concrétise par une ou plusieurs solutions en réponse à des besoins préalablement identifiés Avant de rechercher des solutions, d abord identifier les besoins (ou enjeux) à satisfaire Pour identifier les besoins, interroger, écouter, établir un diagnostic, identifier la problématique de départ, ce qui pose problème et les manques, pour en dégager les principaux besoins/enjeux qui vont constituer la fondation sur laquelle va reposer le projet. En synthèse : états lieux identification des "manques" traduction sous forme de besoins/enjeux solution(s) d amélioration en réponse aux besoins synthèse sous forme de fiche-projet NB : Dans le cas d une idée, c est pareil - bâtir une proposition en s appuyant sur les besoins préalablement identifiés 24

25 4. L élaboration d un projet 3. Les enjeux : identifier les besoins, 2. Situation actuelle : Quel est le contexte ou le problème de départ, et en quoi c est un problème? Collecter les données -faits et réactions émotionnelles éventuellement suscitées- 4. Définir un objectif, un résultat à atteindre -une phrase- 5. Lister les freins et moteurs : quels les freins (obstacles) et les moteurs (ressources existantes) qui vont nous empêcher ou nous aider à atteindre l objectif 1. Énoncer le nom du projet (sur lequel tout le monde est d accord) Définir Proposer Préparer 6. Quels sont les freins (3) et les moteurs (3) sur lesquels on va pouvoir agir plus facilement 9. Formaliser une fiche-projet synthétique 8. Rédiger les arguments en faveur de la proposition : avantages, inconvénients ou risques 7. Elaborer une proposition détaillée : quelle(s) solution(s) envisager en s appuyant sur les freins et moteurs choisis? 25

26 4. L élaboration d un projet Finaliser la proposition en rédigeant une fiche-projet synthétique en 4parties. 1. Enoncer le nom du projet 2. Rappeler la problématique et les enjeux sous forme de questions : comment remédier à? comment parvenir à? etc. 3. Ecrire la proposition : Rappeler les besoins et les résultats attendus Noter la proposition (sous la forme d une ou de plusieurs actions) 4. Lister les avantages et inconvénients/risques de la proposition 26

27 Les étapes clefs du montage de projet 5. Une démarche partagée Bonnes pratiques: montage de projet 27

28 5. Une démarche partagée Partager la démarche a plusieurs avantages Vérifier que le projet répond bien aux attentes, aux besoins, soit cohérent Enrichir le projet des idées et apports de chacun Susciter l adhésion et la mobilisation des parties-prenantes Partager la démarche a aussi des inconvénients et des risques Cela demande plus de temps Cela peut générer des critiques, des désaccords et faire remonter d anciens conflits difficilement gérables Cela peut générer de la difficulté à choisir et à se positionner sur un proposition finale 28

29 5. Une démarche partagée Une démarche partagée et concertée se rapporte à plusieurs étapes et niveaux, de l information à la co-construction Premier niveau : l information Elle donne un information précise sur le projet, Elle peut susciter des incompréhensions et nécessiter l apport de précisions Elle permet à chacun(e) de comprendre les tenants et les aboutissants Elle évite les interprétations, craintes et malentendus Deuxième niveau : la consultation permet de recueillir l avis de personnes afin d évaluer la pertinence du projet (sur un diagnostic, une proposition), elle permet aussi de diagnostiquer (entretien, porte à porte, etc.). L équipe-projet pourra intégrer ces apports en tant que de besoin. Troisième niveau: la co-construction permet à un groupe de personnes d élaborer un diagnostic, un objectif, une proposition ou une évaluation partagés. Non seulement elle enrichit la réflexion et les solutions apportées, mais elle renforce aussi l adhésion et la mobilisation des parties-prenantes 29

30 5. Une démarche partagée L étape de préparation préalable (le QQOQCP) permettra d identifier les acteurs à solliciter lors de l élaboration du projet: à tout ou partie des étapes de l élaboration du projet : en phase de diagnostic, en phase de définition des enjeux et objectifs, en phase de proposition d action. Le type de communication, consultation, co-construction sera adaptéaulibrechoixdel équipeprojet: individuel (entretiens à partir d une grille de questions) collectif (réunion de travail de l équipe projet, réunion de travail thématique d acteurs, diagnostic en marchant, balade urbaine, visite, conférence de citoyens, forum ouvert, etc.) autre de type questionnaire boite à lettres, enquête de rue «microtrottoir», etc. 30

31 5. Une démarche partagée Pour faciliter des réunions de travail constructive et efficaces, nous recommandons moins de 20 personnes afin de produire un projet partagé. Un fois le projet élaboré, pour présenter celui-ci et le valider collectivement avec le consentement espéré de chaque membre, nous préconisons la méthode suivante (toujours moins de 20 participants) : le projet sera présenté à un groupe d acteurs, puis éventuellement bonifié, enfin soumis à la validation des participants avec la méthode du zéro objection. le projet à valider peut porter sur : un diagnostic partagé une stratégie (enjeux et objectifs stratégiques) à valider un proposition d actions 3. Le proposeur amende la proposition, 2. Tour s il le souhaite d expression suite à la proposition : commentaires, réactions, ce que j aime, j aime pas, idées complémentaires 1. Présenter le sujet, recueillir les questions et répondre 9. Conclusion de la réunion Clarifier 4. Recueil des éventuelles objections : oui/non, puis express des obj : les lister au tableau) Décider Promulguer 8. Tour d approbation de la rédaction la décision 5. Bonification de la proposition à partir des objections éventuelles 7. Rédaction de la décision 6. Obtention du consentement des membres 31

32 Les étapes clefs du montage de projet 6. La communication et la valorisation du projet 32

33 6.La communication et la valorisation du projet 1. Mettre tous les atouts de son côté dans sa communication écrite et orale Associer tout le monde (les acteurs cibles préalablement identifiés) Présenter des documents communicants (simples, compréhensibles, synthétiques, agréables à regarder) Intégrer des illustrations (carte, photo) Penser à communiquer sur les résultats attendus et les apports du projet, autant pour ses bénéficiaires que pour le quartier de manière plus large 33

34 6.La communication et la valorisation du projet 2. Présenter son projet (quelque soit son état d avancement) en suivant les 5 étapes suivantes: 1. D abord nommer le projet, et le décrire de manière factuelle et précise 2. Ensuite, présenter les enjeux, l ambition et les bénéfices recherchés du projet 3. Puis (et seulement ensuite), présenter le diagnostic initial : «Qu est-cequiestàl originedeceprojet?» 4. Enfin, décrire sommairement qui va faire quoi : «Comment allons-nous procéder?» 5. Préciser enfin les prochaines étapes, éventuellement le coût et le plan de financement du projet 34

35 6.La communication et la valorisation du projet 3. S appuyer sur des outils pour relayer et promouvoir l action: Site internet de la ville de Lyon, bulletins municipaux, presse locale Manifestations de quartier (lors de fêtes de quartiers, de marchés, etc) Informer les relais de quartier : élus, CQ Informer les habitants : tract, affiche 35

36 Les étapes clefs du montage de projet 6. L évaluation du projet 36

37 7. L évaluation du projet Attention, évaluer ne consiste pas à juger ni à dévaloriser un travail réalisé : évaluer est une démarche constructive d amélioration continue, qui consiste à: reconnaître et renforcer ce qui fonctionne et reconsidérer une erreur, un échec ou un dysfonctionnement comme «une étape sur le chemin de l apprentissage et de la correction, donc de la réussite» Pourquoi?Evaluer sertà: Vérifier qu on est sur la bonne trajectoire Tirer des enseignements et corriger Egalement capitaliser, valoriser ce qui fonctionne Quand? Evaluer à différents moments du projet Pendant le projet, pour ajuster en cours de route et se donner les moyens d aller efficacement au bout du projet A la fin du projet, pour vérifier ce qui été atteint et réussi (pour le valoriser), et identifier ce qui n a pas pu être réalisé (pour réajuster ou simplement en tirer des enseignements pour le futur) 37

38 7. L évaluation du projet Quoi?-L évaluationvaportersur: Le déroulé et l avancement du projet Sur les résultats, les effets du projet Comment? soit un évaluation sur critères de réussite Quels sont les critères de réussite que l on veut mesurer (que ce soit sur l avancement du projet en cours ou sur le résultat final à mesurer)? En suivant par exemple le processus d évaluation suivant : critère notation argumentation de la note attribuée conclusion («Réussite» : capitaliser/valoriser, Amélioration : soit correction à apporter, soit enseignement à tirer pour ne pas commettre la même erreur dans le futur Comment?- soit un évaluation sans critère en tenant compte du bilan des uns et des autres sur le «positif» et les «difficultés observées ou vécues» (exemple : réunion de travail d évaluation) en tirant des enseignement puis en proposant des solutions d amélioration 38

39 7. L évaluation du projet Evaluation sur la base de critères de réussite prédéfinis NOM DU PROJET NOTATIONS CONCLUSIONS CRITERES I-----I I OU ARGUMENTS justifiant chacune des notes Aspects positifs à mentionner (ce qui fonctionne) Leçons à retenir pour ne pas reproduire les mêmes erreurs Corrections, solutions d amélioration à apporter 39

40 Merci et bonne application 40