PANORAMA DES SOLUTIONS DE GESTION DE LA CONNAISSANCE

Transcription

1 PANORAMA DES SOLUTIONS DE GESTION DE LA CONNAISSANCE L I V R E B L A N C

2 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE INTRODUCTION Emmanuel Henrion François de la Villardière Fondateurs & Dirigeants Jeans-Ls Bénard Directeur Technique de Business Interactif Business Interactif 8, rue Fournier Clichy Tél : Fax : Contact : Pierre-Edouard de Leusse Alban Neveux Nous sommes heureux de vous présenter la nouvelle version de notre white paper sur la Gestion de la Connaissance. Dans un contexte économique plus tendu, la Gestion de la Connaissance laisse entrevoir des réductions de coût sensibles. Qu en est il réellement? Comment se repérer dans une offre progicielle complexe? Business Interactif fait le point sur le sujet Business Interactif en quelques mots Business Interactif conçoit et réalise de grands projets e-business à forte composante technologique, couvrant les aspects front, middle et back-office. Avec plus de 200 collaborateurs, dont 60% sur les aspects technologiques, Business Interactif accompagne ses clients sur des projets stratégiques en France et à l étranger (bureaux à Paris, Lyon, New York, et Tokyo). Deux références symbolisent à elles seules l étendue du savoir-faire de Business Interactif : OOSHOP.COM d un côté (réalisation de l ensemble du projet, tant sur les aspects front que middle et back-office), LANCOME.COM de l autre. Que ce soit pour des projets à haute technicité ou nécessitant une valeur ajoutée marketing et créatrice hors-pair, Business Interactif s est peu à peu imposé comme l un des acteurs clés sur le marché de l e-business. Pour plus de renseignements, nous vous invitons à consulter notre site : Présentation du white paper sur la Gestion de la Connaissance Voici la nouvelle édition du livre blanc «Gestion de la connaissance» de Business Interactif, l un des leaders français dans l accompagnement et la mise en place de solutions de Knowledge Management. Ce livre blanc, diffusé depuis sa première version en 1999 à plusieurs milliers d exemplaires, est aujourd hui devenu l un des documents de référence du secteur. La nouvelle version du White Paper, a été largement remaniée. Outre une mise à jour complète du panorama des solutions du marché, elle présente les grands enjeux fonctionnels et technologiques des solutions progicielles de gestion des connaissances. Le livre blanc s est également enrichi d une présentation des Frameworks de Knowledge Management de Business Interactif, ainsi que d un exemple de mise en œuvre. Loin de prétendre à l exhaustivité, cette étude tente de dresser une photographie de l état de l art à un instant donné, tout en cherchant à demeurer la plus objective possible. N hésitez pas à consulter notre offre et nos événements (séminaires, conférences) concernant la gestion de la connaissance en accédant à notre site Les noms de produits ou de sociétés cités dans ce document peuvent faire l objet d un dépôt de marque par leurs propriétaires respectifs. 1 BUSINESS INTERACTIF

3 LIVRE BLANC - VERSION 3 L enjeu du Knowledge Management est double : il s agit de s intéresser aussi bien à la cartographie de la connaissance qu à la localisation des compétences au sein de l entreprise. Toutefois, les aspects concernant la gestion des compétences sont volontairement limités dans ce document. Le Knowledge Management correspond à la gestion des savoirs individuels et collectifs de l entreprise, dans le but d obtenir une vision claire des compétences et des connaissances. Cette démarche cherche à optimiser la qualité du travail et, par la suite, à favoriser l évolution de cette base de savoirs. La matière intellectuelle est appréhendée comme un bien capitalisable que l on doit faire fructifier et qui constitue un atout stratégique autant qu un avantage concurrentiel. Une riche bibliothèque sur les enjeux, la méthodologie de la mise en place et son suivi est disponible sur le marché. Sur le plan logiciel, les technologies du Knowledge Management touchent à plusieurs domaines : recherche et rapatriement de données, indexation des documents à l aide de moteurs de recherche, partage de renseignements et travail collaboratif, " push " d information. De manière générale, la problématique à laquelle tente de répondre le KM peut être synthétisée ainsi : il s agit pour une organisation de systématiser sa gestion de la connaissance. Cela passe par l acquisition d informations externes, le partage des connaissances internes et la gestion de leur distribution ; la finalité recherchée est la transmission de la bonne information à la bonne personne. Les pages qui suivent ont pour objectif de dresser un panorama des solutions présentes sur le marché en s appuyant sur les offres qui se déclarent ouvertement comme des offres de Knowledge Management. Qui plus est, les offres auxquelles nous nous sommes intéressés ont la particularité de constituer chacune un produit complet et cohérent. Il ne s agit pas de l agrégation de plusieurs outils différents permettant de réaliser en terme de fonctionnalités une solution de gestion des connaissances. La validité des informations publiées ici est nécessairement conditionnée par la date de publication du présent document. En effet, l offre logicielle dans ce domaine est très dynamique et les nouvelles versions se succèdent avec une périodicité d environ six mois. Les solutions présentées dans ce document ont fait l objet d une mise à jour durant le mois d Avril 2002, et tiennent compte des évolutions majeures mises en œuvre durant l année De plus, nous signalons que ce document n est nullement un outil méthodologique et n aborde pas les problématiques organisationnelles, politiques voire philosophiques qui sont souvent associées à l implantation d une plate-forme de gestion de la connaissance dans une société. Enfin, soulignons que nous ne ferons aucune différenciation entre les termes d information " et de " connaissance " comme il est généralement de mise ; on s intéresse ici uniquement à l aspect informatique de la gestion des connaissances, pas à la qualité de l information véhiculée. Le choix de ces termes est là pour limiter les redondances et donc alléger autant que possible le texte. BUSINESS INTERACTIF

4 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE 3 BUSINESS INTERACTIF

5 TABLE DES MATIÈRES

6 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE TABLE DES MATIÈRES 01 EXECUTIVE SUMMARY ORIGINES DES SOLUTIONS DE KNOWLEDGE MANAGEMENT Des données aux connaissances : une définition de la gestion des connaissances Gestion des connaissances et N.T.I.C Deux facteurs fondamentaux de l essor du knowledge management LE FLUX DES DONNÉES : DU POSTAGE À LA LECTURE La publication L indexation et la catégorisation La diffusion Conclusion LE MOTEUR DE RECHERCHE : DE LA RECHERCHE FULL-TEXT AU MOTEUR INTELLIGENT Moteur standard Recherche sémantique DU SERVEUR D INFORMATION AU PORTAIL TRAVAIL COLLABORATIF ET GESTION DE PROJET Le Workflow L approche projet GESTION DES COMPÉTENCES L ADMINISTRATION DE L APPLICATION SÉCURISATION DE L INFORMATION LES ASPECTS TECHNIQUES Structure des applications : le modèle trois-tiers Autres possibilités d évolution Le langage XML CAS CONCRET : FONDATION Cadrage du projet BUSINESS INTERACTIF

7 LIVRE BLANC - VERSION 3 (TABLE DES MATIÈRES) 11.2 Sélection de la solution Mise en œuvre du projet Présentation de l outil résultant Poster un document Recherche avancée Administration des bases de connaissances Statistiques Autres outils Facteurs clés de succès LES LOGICIELS Système de classification Fondation de Business Interactif Agilience collaborative suite 2.6 de Agilience OpenPortal4U de Arisem Portal In a box de Autonomy Comintell XChanger de Comintell Cotranet Documentum 4i Portal Edition de Documentum Hummingbird Portal Hummingbird DM - Hummingbird KM de Hummingbird e-knowledge Suite de Hyperwave Worksite de imanage IntraSpect Knowings KMS Lotus Websphere Portal Family Net.Portal de Mediapps Meta4 Knownet de Meta Sharepoint Portal Server de Microsoft WebFolio de Normand Informatique LiveLink de OpenText Corporate Portal 4.5 de Plumtree Reef InternetWare SUITE de Reef Silverstream Extend Director de SilverStream Verity K2 Enterprise de Verity CONCLUSION RÉCAPITULATIF BUSINESS INTERACTIF

8 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE 01 EXECUTIVE SUMMARY 7 BUSINESS INTERACTIF

9 Le choix d un outil de gestion des connaissances, même s il n est pas le facteur capital de la problématique du Knowledge Management, en constitue un aspect important. Afin d être en mesure d effectuer ce choix en toute connaissance de cause, il est nécessaire d avoir une vision claire et large des fonctionnalités proposées par les différentes applications du marché. Par la suite, ayant déterminé une liste des produits susceptibles de satisfaire aux besoins fonctionnels identifiés, il faudra approfondir un certain nombre d aspects techniques, de façon à discerner avec précision si le produit retenu est capable de s adapter à la structure informatique en place dans l entreprise, d un point de vue matériel aussi bien que logiciel.

10 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDE LA CONNAISSANCE EXECUTIVE SUMMARY (SUITE) Voici la liste des grandes fonctionnalités que l on retrouve dans les différents outils : LA RECHERCHE Le moteur de recherche est capital car c est de lui dont dépend la rapidité et la pertinence des réponses aux différentes requêtes soumises au serveur où se trouvent les données formant la base de connaissance. Alors que les premiers moteurs n autorisaient que les recherches de chaînes de caractères, les moteurs actuels proposent des recherches avancées sur des métadonnées qui caractérisent l information. Certains moteurs proposent des opérateurs puissants tels ceux de synonymie, de troncature, relationnels ( <, >, = ) et structurels (contenu, correspondance, début, fin), de classement par pertinence, de lemmatisation (cheval, cavalier, chevalin) ou de zone. Certains moteurs permettent en outre une indexation et une recherche par concepts. Par ailleurs, certaines fonctionnalités sont apparues qui améliorent la présentation des résultats grâce, par exemple, à la génération automatique de résumés, au renvoi de documents ayant une corrélation entre eux ou à la mise en valeur des mots de la requête. LE PORTAIL Le portail constitue le point d entrée vers les connaissances de l entreprise, mais également vers l information qui se trouve sur Internet. Son rôle est de répondre au plus vite à 95% des besoins informationnels de l utilisateur. Chaque personne ayant des besoins particuliers, le portail donne la possibilité à l utilisateur de personnaliser son point d accès par le biais de chaînes d information adaptées et du paramétrage ou de l abonnement à des alertes en rapport avec ses domaines d activité. De plus, l administrateur peut forcer l abonnement ou la transmission automatique de certaines informations sur la partie personnalisée du portail (on parle de push d informations) lorsqu elles sont jugées profitables pour une communauté d individus. Une des tendances actuelles du marché est la préoccupation de donner un accès permanent au savoir de l entreprise : pour cela, des passerelles vers les appareils mobiles (téléphones WAP et PDA) ont été développées et visent à diversifier les possibilités d accéder au portail de connaissance. LE TRAVAIL COLLABORATIF La possibilité de travailler en équipe sur les cycles de création et de validation des informations qui sont publiées dans la base de connaissance revêt une importance croissante dans le cadre de la gestion documentaire de l entreprise. Pour cela, des processus de gestion des versions (versionning) et du circuit d approbation (workflow) peuvent être mis en place. Ces fonctionnalités permettent le suivi et la validation des informations stockées dans la base, garantissant ainsi leur qualité. Il faut souligner l importance du facteur qualité du document dans la base de connaissance quand il s agit de connaissances explicites. 9 BUSINESS INTERACTIF

11 LIVRE BLANC - VERSION 3 (EXECUTIVE SUMMARY) LA GESTION DE PROJET En approfondissant encore la notion de travail collaboratif, on voit qu il est souvent souhaitable de créer des espaces de travail propres à chaque projet, avec leurs propres canaux de diffusion, la possibilité de gérer des agendas ou des plannings, d assigner des tâches, de conclure des rendezvous, etc. Ces options s avèrent particulièrement intéressantes lorsque les projets sont menés par des groupes virtuels dispersés sur plusieurs sites géographiques, car la base documentaire peut demeurer unique et centralisée. LA GESTION DES COMPÉTENCES Un des meilleurs moyens pour obtenir rapidement de l information pertinente consiste à s adresser directement aux personnes les plus compétentes sur le sujet. C est pourquoi certaines solutions proposent des modules de recherche qui permettent d accéder à la liste des experts d un domaine de compétences. D un point de vue pratique, deux approches sont possibles : la première consiste à savoir qui publie sur un sujet donné, et dans ce cas, il est possible d utiliser les métadonnées associées à chaque document. Une seconde approche consiste à tenir à jour une base de curriculums vitae détaillés décrivant précisément le profil de chaque collaborateur, et sur laquelle il est possible d effectuer des recherches. Dans le cadre d une problématique spécifique, ces modules permettent de trouver rapidement la personne la mieux à même de remplir la tâche à effectuer. AUTRES FONCTIONNALITÉS Il existe d autres fonctionnalités dont la présence peut constituer un critère de choix, même si elles sont souvent d une importance plus secondaire : citons par exemple le module de forum (ou news groups) qui permet la diffusion et la conservation des connaissances tacites de l entreprise, en particulier lorsqu il est équipé d un sous-module de requête ou s il peut être indexé par le moteur de recherche, la gestion multilingue de l interface (basique) ou du moteur de recherche (évoluée), l interface d administration conviviale et facilitée par l utilisation d outils en ligne, ou encore la qualité du module permettant d assurer la gestion de la sécurité de la base documentaire (fonctionnalité généralement bien implémentée). Par ailleurs, le choix d un outil de gestion de la connaissance fait intervenir d autres considérations plus techniques. Les deux principaux facteurs à prendre en compte sont la compatibilité avec l infrastructure matérielle et logicielle présente dans la société, et la viabilité prévisible du système dans le temps. Ces deux critères sont déterminants pour garantir l optimisation de l utilisation et l amortissement du logiciel. COMPATIBILITÉ AVEC LE PARC EN PLACE L un des principaux atouts des différentes solutions présentes aujourd hui sur le marché vient de ce qu elles reposent sur des technologies issues du monde Internet, et font donc un usage intensif du navigateur standard installé sur les postes clients. Par conséquent, aucune installation ou modification particulière n est requise sur le poste des utilisateurs, éliminant du même coup les phases, souvent délicates et coûteuses, de déploiement et de prise en main de l outil. BUSINESS INTERACTIF

12 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE Côté serveur, les solutions s appuient généralement sur un modèle multi-tiers qui, en séparant logiquement les différents traitements (base de données, serveur web, ) sur des machines dédiées, donnent à la plate-forme une forte capacité d évolutivité. Le choix d une architecture trois-tiers, avec la possibilité de répartir les différentes couches logicielles sur plusieurs serveurs, est donc capital pour garantir les besoins en terme de montée en charge, et ainsi, la durabilité du produit et l accroissement de sa population d utilisateurs. Sur le plan logiciel, il peut être utile de vérifier l existence de passerelles vers les outils informatiques déjà implantés dans l entreprise. Les logiciels de Knowledge Management proposent généralement de telles passerelles vers des outils classiques comme la messagerie (bases Lotus ou MS Exchange) déjà largement répandus, ou vers certains PGI et ERP. De plus, la plupart d entre eux bénéficient de kits de développement spécifique (SDK : Software Development Kit) permettant de créer sur mesure des liens vers les applications propriétaires. PÉRENNISATION DE L INFORMATION Enfin, pour pérenniser l information et la rendre la plus indépendante possible de son support, aussi bien d un point de vue logiciel que matériel, la grande majorité des produits de KM s oriente vers l utilisation du langage XML. Cette syntaxe à vocation universelle permet de formaliser les données de manière quasi-normative, ce qui en facilite l interprétation et la mise en forme par les différentes applications parties prenantes de la solution globale. EN CONCLUSION On peut dire qu il existe aujourd hui un grand nombre d applications permettant de mettre en place et d accompagner une stratégie de gestion des connaissances qui circulent dans l entreprise. Le choix d une solution doit être fait en fonction de cette stratégie, ce qui implique la formulation d un besoin précis en terme de périmètre fonctionnel. Ce besoin étant bien identifié, les facteurs qui influenceront le choix définitif seront principalement d ordre technique et financier. Toutefois, il faut souligner que la dimension technique à elle seule ne devrait pas restreindre démesurément les objectifs fixés sur le plan des fonctionnalités ; en effet, l ouverture aux standards technologiques et la possibilité de développer du code spécifique sur une plate-forme sont là pour répondre aux besoins qui ne font pas partie de la solution standard. 11 BUSINESS INTERACTIF

13 02 ORIGINES DES SOLUTIONS DE KNOWLEDGE MANAGEMENT Cette partie vise à définir la gestion des connaissances en explicitant les concepts qui la fondent. Elle positionne le système de knowledge management par rapport à d autres technologies apparues au cours des dernières années afin de permettre un positionnement de cette pièce dans le puzzle du système d information.

14 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDELA CONNAISSANCE ORIGINES DES SOLUTIONS DE KNOWLEDGE MANAGEMENT (SUITE) 2.1 DES DONNÉES AUX CONNAISSAINCES : UNE DÉFINITION DE LA GESTION DES CONNAISSANCES Données, information, connaissance et capital humain Dans son sens le plus général, une information est la retranscription d un phénomène qui a une signification particulière dans un contexte déterminé. Parmi les phénomènes pouvant donner naissance à une information, on peut mentionner : un fait, un événement, une chose, un processus, une idée ou une notion. Une information est constituée de données (1) conjuguées et interprétées. Contrairement à une donnée, une information est donc subjective. La connaissance représente un ensemble de notions et de principes qu'une personne acquiert par l'étude, l'observation ou l'expérience et qu elle peut intégrer à ses acquis antérieurs. On comprend alors que la connaissance est une agrégation d informations analysées et interprétées (résultat du traitement de l information) comme des brevets, développements informatiques, bases d'études et de recherches, procédures ou règles, etc. Ce qui constitue la connaissance n est pas l information au sens stricte mais son interprétation, son usage. Après la démocratisation des moyens de communication et notamment Internet, l enjeu n est plus l accès à l information mais plutôt le traitement et la diffusion de l information en connaissance utile pour une entreprise ou une organisation. La connaissance est le moteur de la création de valeur ajoutée dans les organisations. Si la gestion des connaissances traite non pas de l information mais des connaissances, elle s inscrit généralement dans une démarche qui vise également la gestion des compétences. Le terme le plus exact pour traduire knowledge management serait certainement gestion des connaissances et du capital humain. La compétence n est autre que l application effective des connaissances à une situation donnée (résolution de problème, décision, action) (Jean Yves Prax). La gestion des connaissances De nombreuses définitions de la gestion des connaissances ont été données. Nous avons retenu ici la définition donnée par le CIGREF (Club Informatique des Grandes Entreprises Françaises) qui présente synthétiquement les principales facettes de la gestion des connaissances tout en étant relativement simple : Un ensemble de modes d organisation et de technologies visant à créer, collecter, organiser, stocker, diffuser, utiliser, et transférer la connaissance dans l entreprise. Connaissance matérialisée par des documents internes ou externes mais aussi sous la forme de capital intellectuel et d expérience détenus par les collaborateurs ou les experts d un domaine. La gestion des connaissances ne se réduit pas à mettre en œuvre des solutions technologiques, elle suppose une réflexion sur l organisation et la mise en place de procédures. L intégration des processus de gestion des connaissances dans la vie des organisations représente un élément trop souvent sous-estimé de la démarche. (1) Fait discret et objectif (...) selon la définition de Jean-Yves Prax publiée dans Le Guide du Knowledge Management. 13 BUSINESS INTERACTIF

15 LIVRE BLANC - VERSION 3 (ORIGINES DES SOLUTIONS DE KNOWLEDGE MANAGEMENT) La gestion des connaissances doit être comprise comme un eco-système de connaissances traitant dans sa globalité le cycle de vie de la connaissance : de sa création à sa péremption. La connaissance ne comprend pas seulement des documents, connaissances explicites, mais également des connaissances t a c i t e s détenues par des collaborateurs. L identification et l explicitation des connaissances tacites, connaissances que l organisation perdrait éventuellement au départ de ce collaborateur représente un des enjeux majeurs du knowledge management. 2.2 GESTION DES CONNAISSANCES ET N.T.I.C. (2) L incarnation la plus visible de la gestion des connaissances est généralement une solution logicielle reposant sur les technologies internet. Les solutions offertes par le média internet, si elles ne constituent qu un support d une démarche plus globale, ont largement contribué à l essor du knowledge management. Dès lors, il est important de comprendre pourquoi le média internet s est imposé comme support privilégié. Il est également important pour une organisation qui envisage de gérer ses connaissances de positionner son projet par rapport à son système d information et plus particulièrement par rapport aux supports de l information que constituent les solutions de GED, les intranets, extranets et portails. Plus que la mise en œuvre d un système supplémentaire dédié au knowledge management c est parfois l utilisation des ressources disponibles et leur mise en adéquation avec le projet de knowledge management qui donne les meilleurs résultats. En effet, plus qu une problématique technologique le succès de la démarche repose avant tout sur une stratégie KM et des processus organisationnels. De la GED à la gestion de Workflow Les évolutions des technologies au cours des dix dernières années ont coïncidé avec l augmentation des vitesses de transmissions des données permettant la diffusion de médias de plus en plus riches. Ces technologies ont permis de rationaliser progressivement les informations et de faciliter le travail de leurs collaborateurs. Après s être attaquée aux données et aux documents avec une approche quantitative, la réflexion des organisations sur la valeur de la connaissance a conduit au développement du knowledge management et de l e-learning. Une approche historique des technologies et des problématiques des entreprises permet de mieux comprendre l émergence du KM et l héritage des solutions de KM par rapport à la GED et au Workflow. A partir de la fin des années 1980, les entreprises de toutes tailles ont pu disposer de réseaux locaux favorisant le partage de l information. Les informations stockées initialement sur des serveurs de fichiers, requéraient de pouvoir être structurées. La structuration des informations a conduit à l émergence de la GED (Gestion Electronique de Documents) ou GEIDE (Gestion Electronique d'informations et de Documents Existants). Les solutions de GED comprennent un ensemble d'outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents. La gestion de documents comporte une sous-catégorie, souvent mentionnée comme un élément à (2) Nouvelles technologies de l information et de la communication. BUSINESS INTERACTIF

16 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDE LA CONNAISSANCE p a rt entière : la gestion de contenu. Les applications de gestion de contenu adressent les problématiques liées aux organismes ayant comme activité la production informationnelle, appelé ici le contenu, qui peut-être rédactionnelle, audio-visuelle, multimédia,... Il s agit d archiver, valider, mettre en forme ce contenu et le mettre à disposition de façon la plus automatisée possible. Les solutions actuelles de gestion des connaissances héritent de nombreuses fonctionnalités des solutions de GED : fonctionnalités comme les fonctions de stockage, d archivage, de catégorisation, de gestion de versions. Les solutions de GED ont naturellement conduit les entreprises à chercher à organiser plus efficacement le travail de leurs collaborateurs. Sont alors apparues des solutions de workflow documentaires qui apportèrent la possibilité de gérer des processus. Ces solutions de Groupware sont des logiciels permettant d'améliorer la communication, la collaboration et la coordination au sein de groupes de personnes. Les règles de communication sont régies par un process ou Workflow : séquence de tâches associées à des acteurs du processus. Ces flux précisent les comportements des utilisateurs sur des faits ou des évènements lors du travail collaboratif. Les workflows sont notamment utilisés dans les étapes de publication de connaissances. Le process de validation représente un bon exemple de workflow simple : avant d être publié, un document doit recevoir le visa d un ou plusieurs approbateurs. Internet, moteurs de recherches et portails, intranets et extranets Le développement de l internet et du World Wide Web à partir de 1994, date du premier navigateur populaire (Netscape), a permis l accès universel à l information. La richesse potentielle de l internet a donné naissance au besoin de retrouver l information. Les moteurs de recherche web ont cherché à répondre à ces besoins. Leur place incontournable sur Internet a fait d eux les portes d accès au web ou portails généralistes, les plus connus de ces portails étant yahoo ou altavista. L émergence de technologies permettant de sécuriser et de «privatiser» l internet ont été mis à p rofit par les entreprises. L a p p roche exogène de l internet s est doublée d une approche endogène : les intranets. Les intranets sont simplement des espaces sécurisés et privés offrant l accès aux informations d une société ou à des applications développées spécifiquement. Les extranets représentent le pendant des intranets pour les relations d une organisation avec ses partenaires (clients / fournisseurs ; etc.). Ce sont des espaces privés sécurisés mettant en œuvre les nouvelles technologies de l information et de la communication. Portails d entreprise et gestion des connaissances A partir de 1998, la maturité des technologies Internet a permis d envisager des applications riches et a conduit à l émergence des solutions actuelles de gestion des connaissances. Dans le même temps, les entreprises ont cherché à partager, au-delà de l information, des applications et à effectuer des transactions dans leur système d information via le web. 15 BUSINESS INTERACTIF

17 LIVRE BLANC - VERSION 3 (ORIGINES DES SOLUTIONS DE KNOWLEDGE MANAGEMENT) Les portails d entreprise (3) proposent une solution d intégration des différentes composantes du système d information accessible à partir d une interface unique. L o rganisation doit positionner la solution de gestion des connaissances par rapport à son intranet ou à son portail d entreprise. Les synergies entre les différentes composantes du système d information sont un facteur clé de succès des projets KM qui doivent chercher à s inscrire à tous les niveaux dans les habitudes de travail des utilisateurs. Knowledge Management et e-learning Parallèlement à cette émergence de technologies, l augmentation des débits d informations ouvre la voie à de véritables expériences multimédia sur le web, c est à dire combinant réellement plusieurs médias (images, textes, films, sons, etc.). Cette évolution ouvre des opportunités de diffuser les connaissances par de réelles formations en ligne. Le e-learning ou e-formation désigne selon Business Interactif un enseignement dispensé au travers des nouvelles technologies de l information et de la communication et notamment l internet. Dans une acceptation large du terme, le e-learning englobe aussi bien les activités de création de contenus pédagogiques adaptés aux nouveaux media, que la gestion de parcours pédagogiques et le suivi des apprenants au moyen de solutions technologiques. E-learning et la gestion des connaissances sont des sujets connexes poursuivant par des moyens différents des objectifs similaires. Leur complémentarité évidente conduira certainement au cours des prochaines années au rapprochement de ces deux types de solutions technologiques. 2.3 DEUX FACTEURS FONDAMENTAUX DE L ESSOR DU KNOWLEDGE MANAGEMENT Internet L accès à Internet a connu un large essor au sein des sociétés depuis 1995 aux États-Unis et 1997 en Europe ; ce nouveau média a pu s imposer grâce à sa simplicité d utilisation, son faible coût comparé aux autres moyens de communication (coûts d acquisition et de maintenance de liaisons propriétaires pour les entreprises multi-site) et la possibilité d accéder à tous les sites Web depuis n importe quel endroit du globe. Dès lors, Internet a constitué un support idéal pour la communication de l entreprise : communication interne via l intranet pour les employés, et communication externe par le biais d un extranet ou d un site Internet pour les clients, les fournisseurs ou les prospects. De plus, l explorateur est un outil facilement abordable quant à son maniement et est couramment utilisé aussi bien sur le plan professionnel que pour les loisirs, ce qui est loin d être le cas de la majeure partie des logiciels. L outil est donc maîtrisé par la majorité de la population ciblée. (3) Portails d entreprises ou E.I.P. (Entreprise Information Portal) BUSINESS INTERACTIF

18 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDE LA CONNAISSANCE Mutation des méthodes de travail Le deuxième facteur majeur qui explique l apparition de ce type de solutions est la modification de l environnement économique global et des méthodes de travail. La généralisation des équipes projet, parfois réparties sur plusieurs sites, et du travail en coopétition nécessitent des moyens efficaces de diffusion et de conservation de l information produite. De plus, la complexité toujours croissante de ces projets, associée à des délais de réalisation sans cesse plus courts, entraîne un besoin réel d accès rapide à la ressource qu est la connaissance de l entreprise. On assiste donc à un changement de paradigme pour l entreprise qui passe d un rôle de créateur de valeur à celui créateur de connaissances. Ces connaissances constituent l avantage concurrentiel de la société et sont garantes de la pérennité de son activité. Le besoin et le média ayant été définis, il ne restait plus qu à développer l offre et surtout les normes permettant d optimiser la réponse à la demande. On voit donc apparaître deux tendances, l une au niveau de la navigation, et l autre concernant le langage utilisé. Dans l entreprise, on cherche à offrir une porte d entrée unique vers les informations aussi bien internes qu externes. C est le portail, et il est là pour répondre à 95% des besoins informationnels de l utilisateur. Une description de ses fonctionnalités est donnée plus loin dans le document. Enfin, pour répondre au mieux aux besoins de traçabilité, de transport et de conservation de l information, le langage HTML s avère insuffisant car trop limité. C est pourquoi le langage XML et la norme qui lui est associée se mettent progressivement en place. On trouvera une description de XML dans le chapitre qui lui est consacré. En conclusion, l apparition conjointe d un besoin réel et du moyen de communication permettant la diffusion et la formalisation adéquates des documents suscite la floraison d une offre abondante de progiciels. Cela explique le vaste choix s offrant à celui qui recherche une solution pour son entreprise. Enfin, notons que le marché des logiciels de Knowledge Management est évalué à environ 14 milliards de dollars en 2002 ; cela termine d expliquer le vif intérêt des éditeurs à proposer ce type de solutions. 17 BUSINESS INTERACTIF

19 03 LES FLUX DES DONNÉES : DU POSTAGE À LA LECTURE L objectif de ce chapitre est de décrire le flux typique suivi par un document depuis son postage jusqu à sa lecture. Dans les lignes qui suivent, le processus est décrit de la manière la plus standard possible. Des notions et options plus spécifiques sont abordées mais elles seront mieux explicitées dans les chapitres qui leurs sont dédiés.

20 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE LES FLUX DES DONNÉES : DU POSTAGE À LA LECTURE (SUITE) Les informations ou les connaissances passent par plusieurs stades depuis le moment où elles sont postées par leur producteur jusqu à celui où elles sont lues par un utilisateur. Une fois le document réalisé, il doit être posté dans la base de connaissance : c est l étape de publication. Il est alors nécessaire de le catégoriser et de l ordonnancer de façon à pouvoir le retrouver ensuite lors de la recherche. Enfin, cette nouvelle information doit être diffusée, soit à la demande des utilisateurs via une recherche, soit par push, par le biais d un canal de news par exemple. Comme nous allons le voir par la suite, ces différentes étapes nécessitent la présence de certaines spécifications et fonctionnalités fournies par l application choisie. Document Workflow & Versionning Navigation Éditeurs Utilisateur Métadonnées Validateurs Recherche 3.1 LA PUBLICATION La publication cor respond à la phase de mise en ligne du document. Elle peut être réalisée par le biais d une interface analogue à celle qui permet l attachement de fichier à un mail, avec en plus l introduction d un certain nombre d informations caractérisant le document, et cela de façon manuelle ou automatique suivant le logiciel utilisé et le type de ces informations. Cet ensemble de renseignements supplémentaires constitue les métadonnées du document. Il permet de faire un suivi du fichier et peut être pris en compte dans les recherches. Parmi les indications ou métadonnées couramment utilisées, on peut citer le nom de l auteur, la date de publication, la date de péremption, les mots-clés, le résumé, la population de diffusion (l audience) et toute autre donnée permettant de classifier, sécuriser ou retrouver le document. Un ensemble cohérent de métadonnées donne généralement lieu à la constitution d un profil de documents. Par ailleurs, on trouve dans certains produits des modules d édition en ligne. Ce sont des applications de type client léger (càd visualisable dans un navigateur Internet) qui permettent, par l intermédiaire de formulaires ou d interfaces plus complexes proches des outils de 19 BUSINESS INTERACTIF

21 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES FLUX DES DONNÉES) traitement de texte classique, de rédiger des documents au format HTML. De tels outils s adressent à une population de personnes qui ne maîtrisent pas le langage HTML et dont le travail consiste à diffuser de l information de manière régulière et rapide au sein de l intranet. Pour les méthodes décrites plus haut, on se base sur des solutions en ligne, donc accessibles via lenavigateur de l utilisateur. Certains produits proposent des interfaces propriétaires ( clients lourds ) qui se connectent directement au serveur de la base documentaire. Nécessitant une installation sur les postes des utilisateurs et éventuellement un apprentissage, ces interfaces sont généralement moins intuitives que les navigateurs Internet. La chaîne de publication que nous venons de décrire est réduite à sa plus simple expression. Ellepeut ensuite être enrichie par l implémentation de mécanismes relatifs au circuit de validation du document : la gestion du Workflow permet ainsi d imposer que le document soit préalablement visé et approuvé par un supérieur hiérarchique ou toute autre personne compétente avant d être publié dans la base documentaire. Cette notion sera approfondie plus loin, dans la partie concernant le travail collaboratif et le Workflow. 3.2 L INDEXATION ET LA CATEGORISATION Après qu un document ait été posté, il doit être catégorisé et indexé dans une base de données afin de pouvoir être retrouvé. Nous allons voir qu il existe deux grands modèles d indexation. Le modèle le plus courant s appuie sur une structuration arborescente et hiérarchisée : il s agit d un modèle simple qui permet la sécurisation en restreignant l accès aux différents nœuds de l arborescence. Cette organisation est très proche de celle utilisée dans les systèmes de fichiers et qui apparaît dans les modules d exploration de fichiers des systèmes d exploitations. On trouve dans certains produits un modèle alternatif au précédent, basé sur une approche par dimensions, directement inspirée des techniques propres au datawarehouse : plutôt que de limiter les possibilités de positionnement à une hiérarchie unique, on définit plusieurs axes de classement, éventuellement hiérarchisés, et on stocke les documents au sein d un cube multidimensionnel virtuel. L espace auquel appartient un document dépend directement de sa position sur les diff é rents axes d i m e n s i o n n e l s.dès lors, il est possible de formuler des requêtes multicritères dont l étendue est automatiquement limitée à la sous-partie du cube qui correspond aux critères spécifiés et, par conséquent, d améliorer de façon drastique la pertinence et la rapidité des recherches dans la base documentaire. Lors de cette phase d indexation, certaines applications réalisent des liens entre les documents. En effet, il peut être utile d avoir des liens hypertextes vers des documents véhiculant des notions similaires mais qui sont situés dans des parties distinctes du système de classement ; ce genre de fonctionnalités est d autant plus appréciable que la structure de rangement est rigide. BUSINESS INTERACTIF

22 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE 3.3 LA DIFFUSION Les documents sont désormais dans la base de connaissance, triés et classifiés. Deux choix sont possibles pour les rendre accessibles : la diffusion par le biais de canaux d information et la recherche directe dans la base. La présentation d information dans des canaux est une option que l on trouve dans les produits du type portail d entreprise. A l ouverture du navigateur, l utilisateur est averti des dernières parutions grâce aux différents canaux qui sont implémentés sur sa page par défaut et auxquels il est abonné. De ce point de vue, chaque produit offre une grande souplesse en terme de personnalisation. Le système d alerte par mail constitue un autre moyen pour pousser de l information. L utilisateur est prévenu par un courrier électronique, personnalisé ou non, des nouveautés apparues sur le site. La délivrance automatique d un mail peut être configurée par l utilisateur ou par l administrateur. L autre façon d accéder à l information est la recherche directe sur la base. Il s agit d un module très important de l application de gestion des connaissances qui constitue un élément critique dans le choix d une application. Comme nous allons le voir, deux types de recherches sont possibles. Le premier est la recherche par navigation dans les dossiers qui constituent l arborescence : ce type de recherche est pratique quand la structuration des informations est solide, c est à dire bien connue et suffisamment intuitive pour l utilisateur, et si le nombre de documents par dossier n est pas trop important. De plus, la description des documents doit être précise et exhaustive. Pour cela, des fonctionnalités de résumé automatique de documents sont disponibles avec certains logiciels. Le second est la recherche en texte intégral (full-text) et toutes les méthodes qui dépassent la simple recherche de chaînes de caractères, mais qui du point de vue utilisateur lui sont similaires. Le marché de ce type de moteur est relativement concentré. Il est de plus en plus fréquent de voir les solutions proposées par Verity, Excalibur ou Autonomy implémentées dans les autres logiciels de Knowledge Management. Pour autant, il ne s agit pas des seules sociétés présentes sur le marché. On peut citer par exemple le moteur Intuition de Sinequa ou encore Ultraseek de la société Inktomi. Une section sur le mode de fonctionnement de ces moteurs est disponible dans ce document. 3.4 CONCLUSION On l a vu, les documents de la base de connaissance empruntent tout un cheminement au sein du système d information. La phase la plus délicate demeure la diffusion car elle requiert une certaine technicité et des outils adaptés. 21 BUSINESS INTERACTIF

23 0 4 L E MO T E U RD E RE C H E R C H E: DE LA RECHERCHE FULL TEXTE AU MOTEUR INTELLIGENT Le moteur de recherche est au cœur de la solution de gestion des connaissances. C est généralement la fonction pour laquelle les exigences sont les plus importantes car c est d elle dont dépend la pertinence des réponses aux requêtes.

24 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE LE MOTEUR DE RECHERCHE : DE LA RECHERCHE FULL TEXTE AU MOTEUR INTELLIGENT (SUITE) 4.1 MOTEUR STANDARD Les premiers moteurs intégraient la re c h e rche de chaînes de caractères, soit au sein des métadonnées, soit directement dans le contenu du texte, et la notation de la réponse dépendait de la proximité des différents termes et du nombre d itérations. Par la suite, est arrivée la gestion des opérateurs booléens ET et OU, ou encore la recherche de chaînes de caractères respectant la casse (Majuscule et minuscule). Cependant, la qualité des réponses obtenues avec ces techniques demeure très médiocre : en effet, les fautes de frappe ou d orthographe ne sont pas bien gérées et les mots ne renferment pas tout le(s) sens qui leur sont associés. C est ce qu on observe avec les moteurs de recherche disponibles sur Internet : souvent, le nombre de réponses est totalement exubérant (il n est pas rare d avoir plus de réponses pour une requête sur AltaVista) et leur pertinence, rarement avérée. Une première avancée est apportée par la recherche floue : celle-ci autorise des erreurs sur l orthographe d un mot, voire même l écriture en phonétique. La chaîne de caractères saisie est alors comparée à un thesaurus et des réponses sont élaborées en fonction des similitudes entre la chaîne de caractères et les mots qui existent dans le thesaurus. De la même façon, de nombreux autres opérateurs viennent enrichir les possibilités de formulation : Opérateur de proximité : il permet d estimer et de prendre en compte le nombre de mots, de phrases ou de paragraphes entre les mots recherchés au sein des documents, ou bien leur ordre d apparition ; Opérateur de troncature : pour rechercher sur tout ou partie d une chaîne de caractères ; Opérateurs relationnels : <,>,= ; Opérateurs structurels : ils permettent de prendre en compte la structure du texte et précisent la recherche : début, fin de texte, contenu et correspondances ; 23 BUSINESS INTERACTIF

25 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LE MOTEURDE RECHERCHE) Opérateur de zones : recherche suivant des catégories présentes dans le SGML ou XML ou les métadonnées : champ de date, zone géographique ; Opérateur de flou : améliore la recherche grâce à la prise en compte soit dans les documents soit dans la requête des erreurs de frappe, d orthographe ou prend en compte les différentes orthographes des noms propres ou communs (ex : clé, clef) ; Opérateur de pertinence : il donne un score aux résultats de la recherche par un comptage du n o m b re d itérations de la chaîne de caractères re c h e rchée et par la proximité des mots re c h e rchés ; Opérateur de synonymie ; Opérateurs de lemmatisation : recherche à partir d un thesaurus qui permet d élargir la recherche aux mots dont l orthographe est proche (ex : bourse, boursier, boursicoter). Ils prennent également en compte la déclinaison des noms et des verbes ; Opérateurs de reconnaissance d expressions idiomatiques. 4.2 RECHERCHE SEMANTIQUE Des modèles de recherche sémantique ont également été développés. On ne s intéresse plus aux mots saisis en eux-mêmes mais au sens qu ils véhiculent. Les documents sont donc automatiquement indexés suivant les concepts qu ils renferment ; les requêtes sont analysées et leur sens est comparé à ceux des documents, ce qui permet d établir un score de similitude entre la requête et les documents sélectionnés, et de construire une liste de réponses qui soit la plus pertinente possible. Outre la perspicacité des réponses fournies, ce type de recherche permet une interrogation de la base de connaissance en langage naturel, c est-à-dire avec des phrases structurées, et une indépendance vis-à-vis de la langue et des déclinaisons des mots. De plus, en travaillant sur le sens, et non plus sur les mots eux-mêmes, il est possible de faire des recherches multilingues. La réponse à la requête peut donc contenir des documents écrits dans des langues différentes. Cependant, derrière cette recherche sémantique se cache un important travail des linguistes, avec la génération de tables sémantiques ou d «espaces vectoriels» sémantiques. Pour l entreprise, il est important de définir les concepts qui constituent son métier et de les maintenir à jour en cas d évolution ou de changement. Ainsi, le concept de concurrence, avec la question récurrente et ô combien sensible Qui sont mes concurrents? est un exemple intéressant : ce champ doit être rempli avec les mots et les noms qui sont propres à l entreprise. Parmi les moteurs de recherche sémantiques connus, on peut citer Verity, Excalibur et Arisem désormais allié avec Sinequa. Le dernier moteur de recherche que nous décrirons est celui implémenté par Autonomy et qui est basé sur la théorie de l information de Shannon et les inférences bayésiennes. BUSINESS INTERACTIF

26 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE LE MOTEUR DE RECHERCHE : DE LA RECHERCHE FULL TEXTE AU MOTEUR INTELLIGENT (SUITE) La philosophie de ce moteur est très proche de celle que l on trouve dans les moteurs de recherche sémantique : on s appuie sur une recherche basée sur le sens. Toutefois, ce moteur présente l originalité d être auto-apprenant : lors d une recherche et de la mise en place du système, l outil renvoie des listes de documents et permet d indiquer ceux qui correspondent vraiment à la recherche en cours. Le moteur peut alors corriger sa représentation des concepts abordés et améliorer progressivement la qualité de ses recherches. Soulignons pour finir que ce moteur possède une base de concepts initialement implémentée et que, grâce à son fonctionnement probabiliste, il est particulièrement fonctionnel pour les grosses bases de données documentaires. 25 BUSINESS INTERACTIF

27 0 5 D U SE RV E U RD IN F O R M AT I O N A U PO RTA I L Dans le monde de la gestion électronique de documents (GED), l offre était principalement centrée autour d un serveur, où étaient hébergées l application et la base de données, et sur lesquelles venaient se connecter des applications clientes propriétaires. Dans le cadre de la gestion des connaissances, les produits se sont rapidement orientés vers l utilisation des navigateurs Internet qui sont à présent très largement diffusés et bien connus des utilisateurs.

28 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDELA CONNAISSANCE DU SERVEUR D INFORMATION AU PORTAIL (SUITE) Le navigateur est en effet une interface privilégiée, car simple d utilisation et bien intégrée dans le travail quotidien. Par ailleurs, moins l environnement de travail des utilisateurs est modifié, plus l adhésion à la démarche de gestion des connaissances a des chances d être une vraie réussite. On peut remarquer que l offre est en train de glisser d un service de serveur à celui de portail. On utilise d ailleurs de plus en plus le terme d EIP (Entreprise Information Portal) pour désigner ce genre d applications. Si en termes de recherche et de conservation des connaissances cela n a pas d effet majeur, de nombreuses améliorations ont ainsi pu voir le jour. INFORMATIONS ACCESSIBLES AU TRAVERS DU PORTAIL L une des plus sensibles est la personnalisation de la page d accueil du portail. L utilisateur peut paramétrer les différents canaux d information dont il souhaite bénéficier, ces canaux étant ouverts sur le réseau interne de l entreprise mais également sur les chaînes d informations généralistes ou spécialisées que proposent des sociétés telles que Reuter ou, plus généralement, accessibles et rapatriées sur Internet. Le but est de mettre en place du push d information et d éviter ainsi des recherches coûteuses en temps pour l utilisateur. 27 BUSINESS INTERACTIF

29 LIVRE BLANC - VERSION 3 (DU SERVEUR D INFORMATIONAU PORTAIL) Un autre aspect de la personnalisation concerne l interface de l application : l utilisateur peut choisir les polices d affichage, un code couleur ou graphique qui lui est propre ou celui du service auquel il appartient. Cette offre devrait poursuivre son essor avec le développement de la norme XML (extended Markup Language) et grâce aux feuilles de style qui formalisent la présentation des documents indépendamment de leur contenu. A partir du moment où une personnalisation est effectuée, il est possible d étudier et d exploiter les informations concernant le profil de l utilisateur : on parle de profiling. Cela permet d ajuster le paramétrage du push d information, et garantit une meilleure adéquation avec les besoins individuels. En outre, à partir des informations consultées par l utilisateur et de celles qu il dépose, il est possible d établir un profil de compétences et de mettre en rapport des personnes ayant un intérêt commun. Le portail est un système ouvert : on ne se contente plus de mettre en ligne des documents structurés mais on s ouvre sur les systèmes de gestion de l entreprise. Des passerelles vers les ERP (Entreprise Resource Planning) ou les logiciels de CRM (Customer Relationship Management) sont créées et après agrégation et traitement des données, on obtient des informations riches du type de celles fournies par les systèmes d aide à la décision. De même, le portail peut se substituer au logiciel de courrier électronique et permet progressivement d intégrer des forums de discussions indexés eux aussi par le moteur de recherche. Ces fonctionnalités sont intéressantes car le mail et les forums véhiculent une grande quantité de connaissances tacites de l entreprise. Or, ces informations sont généralement aussi importantes que les documents formalisés ou que les connaissances explicites. L ouverture du système permet également l utilisation d agents intelligents qui parcourent les sites Internet de manière automatique, à la recherche d informations en rapport avec le cœur de métier de l entreprise. Ces agents peuvent être configurés par l administrateur pour des canaux de diffusion l a rges, ou par l utilisateur qui possède son ou ses pro p res agents correspondant à ses centres d intérêt. Une autre idée force liée à la notion de point de connexion personnalisé est l ouverture à des interfaces nomades encore relativement peu utilisées telles que les téléphones portables (messages SMS et WAP) et les PDA (Personal Digital Assistant) comme le Palm Pilot. On unifie donc les moyens de communication avec des messageries gérant de manière transparente la voix et les données. Cette offre de bureau virtuel et nomade se développe donc de plus en plus et intègre une dimension de personnalisation qui reflète au mieux les différentes activités de l employé. S il y a perte de l unicité géographique du lieu de travail, la personne retrouve cependant son interface de travail et conserve l accès à toutes ses données. BUSINESS INTERACTIF

30 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDE LA CONNAISSANCE DU SERVEUR D INFORMATION AU PORTAIL (SUITE) Enfin, la possibilité d accéder aux applications professionnelles directement au travers du navigateur et du portail d entreprise devrait se généraliser progressivement, et permettre le passage de la notion de portail informatif à celle de portail applicatif, aspect qui dépasse le propos de ce document. On peut d ailleurs se poser la question suivante : les solutions de KM, en étant les premières à se positionner en tant que portail d information général, n ont-elles pas vocation à devenir le portail central et global de certaines entreprises? Dans ce cas, leur ouverture constitue évidemment un impératif. 29 BUSINESS INTERACTIF

31 0 6 TR AVA I L CO L L A B O R AT I F E T GE S T I O ND E PR O J E T La notion de travail collaboratif n est pas obligatoirement intégrée dans les outils de gestion des connaissances, en particulier pour ce qui concerne les aspects liés à sa capitalisation. Cependant, c est un thème central dans les entreprises, car il s agit ici de diffuser les documents de travail en temps réel, de les partager et de faire évoluer le fonds documentaire commun à partir de n importe quelle localisation.

32 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDELA CONNAISSANCE TRAVAIL COLLABORATIF ET GESTION DE PROJET (SUITE) Avec le développement des bureaux virtuels, des organisations éclatées sur plusieurs sites, ou des projets dont une part non négligeable est effectuée avec des partenaires, cette possibilité de travailler à plusieurs et de pouvoir suivre l évolution des documents grâce à la gestion des versions, des dates de modification et du nom des personnes ayant effectué des modifications, ce qu on appelle le versionning, s avérera capitale pour la conservation et la cohérence des archives. Pour gérer ce type de problématiques, le logiciel peut faire appel à une solution propriétaire ou, plus généralement, au protocole WebDAV. Afin d assurer ces fonctionnalités, certains des logiciels décrits dans ce document offrent la possibilité de gérer le workflow et intègrent des modules de gestion de projet. 6.1 LE WORKFLOW Le workflow permet un suivi du document en mettant en place des circuits de validation au sein de l entreprise : avant que le document ne soit publié sur le portail et mis à la disposition des collaborateurs concernés, il doit passer par plusieurs étapes de vérification, ce qui limite la diffusion des erreurs et garantit la qualité globale du document. 6.2 L APPROCHE PROJET Le découpage du travail en différents projets est de plus en plus usité dans toutes les entreprises. Or, un projet est généralement la source d une grande quantité de documents, ce qui implique, en fin de réalisation, une problématique de suivi et de supervision de ce qui a été produit. En outre, il est important de pouvoir gérer la communication inter-projet car des problématiques identiques peuvent survenir à des étapes similaires de projets différents. Pour cela, certains logiciels apportent des fonctionnalités de gestion de projet, par le biais d un canal de diffusion, d un forum, d un dossier de documents partagé, d un planning ou encore d un gestionnaire de tâches et de rendez-vous. Tout cela a pour but d améliorer la diffusion de l information au sein du groupe impliqué dans le projet, ainsi que sa conservation dans le temps et son accessibilité via le moteur de recherche du portail. 31 BUSINESS INTERACTIF

33 0 7 GE S T I O ND E S CO M P É T E N C E S Une autre fonctionnalité proposée par certains outils de KM est la gestion des compétences au sein de l entreprise. L objectif est de permettre de détecter la personne la plus apte à réaliser une tâche spécifique ou bien d obtenir le renseignement adéquat vis-à-vis d une problématique donnée. Certains logiciels proposent même de fournir une approche à la formation des utilisateurs en évaluant leurs besoins en termes de connaissances et en mesurant la différence de niveau entre cet objectif et leur compétence actuelle.

34 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE GESTION DES COMPÉTENCES (SUITE) Deux méthodes permettent de déterminer la compétence d une personne : la première consiste à partir du principe que la compétence d une personne est à l image de ce qu elle publie. On effectue donc une recherche d experts en comparant le contenu de la requête et le contenu des documents de la base et en renvoyant le nom de l auteur du ou des document(s) les plus pertinents. L autre méthode consiste à créer et à étoffer une base de Curriculums Vitae des collaborateurs de manière très précise, et à effectuer des recherches au sein de cette base. On pourra alors proposer de contacter par mail ou par téléphone la personne la plus compétente vis-à-vis de la problématique donnée. 33 BUSINESS INTERACTIF

35 0 8 L AD M I N I S T R AT I O N D E L AP P L I C AT I O N L administration des différentes applications tend à être la plus simple possible. L objectif est que l administrateur soit rapidement formé et n ait pas besoin de compétence informatique particulière.

36 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE L ADMINISTRATION DE L APPLICATION (SUITE) L administration est gérée généralement au travers de l interface Web et permet d assurer les tâches suivantes : gestion des utilisateurs au niveau individuel, de son profil, du mot de passe et de ses autorisations ; gestion des groupes ou communautés ; ajout ou suppression de document ou de source de documents ; gestion du reporting sur les différents éléments qui interagissent avec l application : les personnes et les documents au niveau fonctionnel ; à un niveau plus technique, les journaux ( logs ) d erreurs ou de maintenance des serveurs où l application est installée ; configuration des différentes autres options propres à chaque logiciel. 35 BUSINESS INTERACTIF

37 0 9 SE C U R I S AT I O N D E L IN F O R M AT I O N La sécurisation des informations est généralement une fonction indispensable lors de la mise en place d un système de gestion de la connaissance, la valeur stratégique liée à ces informations expliquant cette nécessité.

38 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDELA CONNAISSANCE SECURISATION DE L INFORMATION (SUITE) On peut déterminer deux niveaux de sécurité : le premier est lié à une sécurisation vis-à-vis des personnes n appartenant pas à la communauté à laquelle sont destinées les informations. Il s agit d une sécurité de type booléenne : ai-je ou non le droit d entrer sur le site? Elle est généralement assurée grâce à la gestion d un identifiant et d un mot de passe. L autre niveau de sécurité est celui fixé en interne qui définit les droits en termes de visibilité, d édition ou de transformation de l information. La granularité de ce type de sécurisation n est pas toujours à l échelle du document mais plutôt gérée au niveau du répertoire ou d une partie de l arborescence du site. Pour cela, les logiciels proposent généralement une compatibilité avec les standards du marché : ainsi, la gestion des annuaires d entreprise respectant la norme LDAP est largement répandue. De plus, les logiciels assurent également une compatibilité avec les norme de cryptage (SSL ou HTTPS) des informations contenues dans les paquets TCP/IP qui circulent sur le réseau local ou sur Internet, et garantissent ainsi la sécurité des transactions. Par ailleurs, les différentes solutions ne se contentent pas toutes des standards du marché et proposent parfois des solutions de sécurisation spécifiques permettant de gérer plus finement la sécurité des documents, en cachant par exemple des fichiers suivant le niveau d autorisation de l utilisateur. 37 BUSINESS INTERACTIF

39 1 0 L E S AS P E C T STE C H N I Q U E S

40 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDELA CONNAISSANCE LES ASPECTS TECHNIQUES 10.1 STRUCTURE DES APPLICATIONS : LE MODELE TROIS-TIERS Les solutions proposées se basent généralement sur une architecture trois-tiers, avec un serveur Web et une base de données et/ou un système de fichiers pour le stockage proprement dit. Ce modèle d architecture permet de séparer la présentation, le traitement et le stockage des données, et d utiliser les fonctionnalités des navigateurs Internet. On observe le découpage suivant : un client, généralement le navigateur de l utilisateur, qui assure la partie présentation et fournit l interface de commande ; un serveur applicatif qui garantit, par l intermédiaire d un serveur Web, la génération et la mise en ligne des pages correspondant aux réponses des applications spécifiques (tel le moteur de recherche) du logiciel aux requêtes de l utilisateur ; un serveur de base de données qui stocke les documents et/ou les métadonnées qui leurs sont associées. Le client et le serveur Web sont parfois remplacés par des structures spécifiques client/serveur. Le modèle trois-tiers est cependant préservé. Les atouts procurés par ce type d architectures sont de deux ordres : d une part, il assure une relative indépendance entre les différents éléments constitutifs de la plate-forme, ce qui facilite la mise à jour et la maintenance de chaque élément de manière autonome ; d autre part, il garantit la pérennité de la solution en lui procurant plusieurs possibilités d extension et de consolidation : chaque couche peut ainsi être renforcée en fonction des besoins spécifiques ce qui permet au système global d effectuer de la répartition de charge sur les différentes machines qui l hébergent. Une fois l application déployée, on pourra donc renforcer les maillons les plus faibles pour lui permettre de suivre l évolution et la croissance de la société AUTRES POSSIBILITES D EVOLUTION Un autre aspect intéressant de ces applications est l existence de SDK (Software Development Kit) qui permettent de développer des fonctionnalités sur mesure pour répondre aux besoins particuliers de l entreprise. Ces kits sont généralement basés sur des langages informatiques bien établis comme le C++ ou Java. Pour ce qui concerne l évolution et les changements de version du produit lui-même, les licences proposées incluent en principe la mise à jour du logiciel. Comme la durée de vie d une version est courte et que le nombre de nouvelles fonctionnalités implémentées est généralement conséquent - en cela, il est représentatif de ce que le marché réclame côté clients et de ce qu il offre, car il existe une importante veille technologique entre les différents acteurs - cela permet une véritable valorisation de l investissement effectué dans ce type d application. 39 BUSINESS INTERACTIF

41 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES ASPECTS TECHNIQUES) 10.3 LE LANGAGE XML Une des fortes tendances du marché est l intégration de XML (extensible Markup Language, ISO 12083). Il s agit d un langage par balises dont la sémantique est ouverte, contrairement à HTML (HyperText Markup Language). On le présente souvent comme un méta-langage à cause de sa forte adaptabilité et à sa capacité à expliciter tout type de contenu en lui donnant un sens. Le XML se situe au carrefour du langage HTML, le langage d Internet, et du SGML (Standard Generalized Markup Language, ISO 8879), langage de la gestion électronique de documents. Le premier est un langage simple, léger à transporter sur les réseaux, et indépendant de la plate-forme. Cependant, ce langage est figé et ne facilite pas la recherche dans son code. Le second est un langage permettant de décrire avec précision l ensemble des informations contenues dans un document. Mais ce langage, déjà ancien, n a pas su s imposer en raison de sa complexité par rapport au HTML. Pourtant, ses objectifs sont importants et il semble utile de les rappeler ici : Pérennité des documents : parce qu il organise l information selon un système universel de marquage, le SGML ne craint pas les versions successives des programmes propriétaires qui rendent les fichiers si rapidement obsolètes. C est là un atout particulièrement précieux quand on sait que nombre d industries sont tenues de conserver leurs données techniques pendant vingt ans et plus ; Hiérarchisation des documents : certains documents techniques interdisent l emploi de notes dans les tableaux, d autres l autorisent, d autres autorisent des listes dans des parties d ouvrage mais pas dans ses sections, etc. C est à l industriel de définir au préalable la structure logique de son modèle de document. Grâce aux balises, il est possible de vérifier que le document est bien conforme aux spécifications. Le langage XML est là pour réunir les avantages des deux langages ; le W3C (World Wide Web Consortium) est à l origine de cette norme et lui a imposé de répondre aux contraintes et objectifs suivants : XML sera utilisable sans difficulté sur Internet ; XML soutiendra une grande variété d applications ; XML sera compatible avec SGML ; il sera facile d écrire des programmes permettant de traiter les documents XML ; le nombre d options dans XML doit être réduit au minimum, idéalement aucune ; les documents XML devraient être lisibles par l homme et raisonnablement clairs ; il sera facile de créer des documents XML. BUSINESS INTERACTIF

42 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE LES ASPECTS TECHNIQUES (SUITE) Un des avantages majeurs de cette norme est sa capacité à assurer la traçabilité du contenu du document, ce qui permet d effectuer des recherches de qualité dans la base des documents, sachant, comme on l a dit, que la recherche est le point critique de l outil de gestion des connaissances. Une autre particularité de XML est sa capacité à séparer le contenu et le contenant, ou si l on préfère, la forme et le fond, en lui associant le langage XSL (extensible Stylesheet Language) : la présentation du contenu est ainsi gérée par des feuilles de style, permettant à un document écrit en XML d apparaître à l identique sur différentes plates-formes ou différemment formaté en fonction des différents besoins. Cela constitue un grand intérêt pour favoriser l ouverture vers des appareils tels que les PDA ou les téléphones portables. Cette structuration des informations bénéficie donc d une capacité d adaptation et d une robustesse sans égale grâce à l indépendance vis-à-vis du support et des applications. Elle permet ainsi la convergence de deux univers informatiques jusqu ici séparés, celui des documents et celui des données, et sera interprétée aussi bien par les SGBD que par les outils de bureautique et de documentation, par les logiciels de gestion aussi bien que par les applications techniques et scientifiques. Elle devrait rendre possible une automatisation des activités administratives et logistiques sans commune mesure avec ce que permettent les outils d aujourd hui. 41 BUSINESS INTERACTIF

43 1 1 CA S CO N C R E T: FO N D AT I O N Il nous a paru important d illustrer le présent panorama par un retour d expérience. La gestion des connaissances est en effet trop souvent comprise comme une démarche avant tout théorique alors qu elle est au contraire une démarche pragmatique et concrète. Afin de parler plus librement et dans le respect le plus strict des clauses de confidentialité qui nous lient à nos clients, nous avons choisi de présenter la solution que nous avons mis en œuvre en interne au sein de Business Interactif.

44 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE CAS CONCRET : FONDATION (SUITE) La solution mise en place au sein de nos équipes s appuie sur notre framework de Knowledge Management, Fondation. Ce framework est présenté en introduction du panorama des outils, chapitre 13. Il ne s agit pas d une solution progicielle, mais d un framework applicatif (boîte à outils) permettant de construire rapidement des applications de Knowledge Management en s appuyant sur un ensemble d objets déjà écrits et éprouvés. Cette démarche, alternative à la mise en place d un progiciel, offre une grande souplesse dans la personnalisation et dans l intégration avec le système d information existant. La solution présentée ici est donc une déclinaison de Fondation, dans un contexte spécifique et pour des besoins part i c u l i e r s qui étaient ceux de Business Interactif. La solution mise en place est à la disposition de l ensemble des employés. Ce système, fonctionnel depuis près de deux ans est totalement intégré à l intranet de la société. Il bénéficie ainsi d un accès rapide et partagé par tous nos collaborateurs où qu ils soient. Sa simplicité d utilisation et de mise en place a été un facteur clé. Fondation a également été adopté durant les deux dernières années par un certain nombre de clients de Business Interactif, qui cherchaient une mise en place rapide d une solution très souple. Avant de montrer comment ce système est utilisé nous allons expliciter les démarches de mise en œuvre et d améliorations successives qui ont contribué à la version actuelle CADRAGE DU PROJET Business Interactif est une société majoritairement composée de cadres, utilisateurs expérimentés des systèmes d informations. Cette situation particulière se doublait d une valeur fondamentale favorisant la réussite d un projet KM : le sens du partage. Identification des îlots de connaissances L objectif visé partait du constat suivant : - Lors de projets présentant des problématiques similaires, chaque chef de projet souhaitait ne pas réinventer la roue sans bénéficier des retours d expériences obtenus sur d autres projets. - Les connaissances avancées de certains collaborateurs non formalisées risquaient d être oubliées ou perdues. - La croissance rapide de la structure nécessitait la mise en place d outils de capitalisation de savoir, support indispensable à la croissance maîtrisée. - Les collaborateurs réalisant des projets chez leurs clients devaient bénéficier d un accès aux connaissances présentes sur le réseau interne de Business Interactif. 43 BUSINESS INTERACTIF

45 LIVRE BLANC - VERSION 3 (CAS CONCRET : FONDATION) - De nombreux éléments composant les propositions commerciales devaient être partagés pour fournir un support à la gestion des appels d offre. - Les aspects juridiques propres aux activités de service informatique pouvaient constituer un champ d application intéressant en raison de besoins récurrents. - Le plan d assurance qualité de l entreprise devait s appuyer sur un référentiel documentaire très structuré. Choix du projet Si tous ces constats débouchaient sur autant de projets potentiels, il fut choisi dans un premier temps de se concentrer sur la gestion des connaissances au sein du département Conseil/Ingénierie Informatique (60% des effectifs) et des forces commerciales. Le fait de rassembler autour d une même solution les compétences devait permettre à chacun, au-delà de sa préoccupation principale, de s intéresser au travail des autres services et donc de diffuser de manière globale les connaissances. Cette approche permettait également de mutualiser les coûts. Identification des connaissances cruciales et des processus Le sens du partage au sein de la structure nous a conduit à favoriser un système ouvert dans lequel chacun pouvait être aussi bien rédacteur que lecteur. Si la différence entre information et connaissance a été expliquée, il fut préféré une approche ouverte plutôt qu une approche de contrôle. L identification des connaissances cruciales a donc été relativement simple. Pour chacun des champs de connaissances (par exemple la business intelligence, le langage Delphi, le langage ASP, etc.), il fut choisi de nommer un coordinateur chargé de l animation de la connaissance autour de ce thème. Plutôt que de nommer un expert, nous avons choisi de permettre à des ingénieurs débutants d animer la gestion des connaissances sur un thème. Cette décision a eu pour effet bénéfique de renforcer l adhésion au projet de toutes les catégories de populations de la structure. Un travers commun des projets de KM est de créer de la connaissance issue seulement des experts pour les experts. Le responsable de la connaissance sur un thème donné est chargé de veiller à ce que la connaissance vive SELECTION DE LA SOLUTION Il a été choisi d adopter une architecture simple et évolutive qui s intègre parfaitement au système d information (l intranet). Plutôt que de recréer un système autonome de KM, Business Interactif a choisi de jouer sur les synergies entre intranet et KM. Cette décision a conduit naturellement les utilisateurs de l intranet à s intéresser à la gestion des connaissances. BUSINESS INTERACTIF

46 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE CAS CONCRET : FONDATION (SUITE) Nous restons en effet persuadés que la gestion des connaissances vit au cœur du portail de l entreprise, et n a pas vocation à devenir une tour de Babel. La démarche exigeait des résultats rapides, en privilégiant une démarche itérative. Cette démarche permettait de créer des groupes d utilisateurs pilotes, et d intégrer leur retour d expérience pour faire évoluer et améliorer le produit suivant leurs besoins réels. Le contexte dans lequel se trouvait la société nous a rapidement poussé à prendre notre framework de gestion des connaissances, Fondations que nous avons à cette occasion complété et enrichi. A cela plusieurs raisons : Nous souhaitions ouvrir la contribution à l ensemble des collaborateurs. De ce fait, le coût des licences progicielles devenait rapidement prohibitif. Certains progiciels offraient une recherche full-text et sémantique, d autres une approche multidimensionnelle (possibilité de ranger l information sur plusieurs axes de connaissances). Or nous souhaitions profiter des deux types de fonctionnalités : plugger un moteur de recherche et croiser l information avec une approche multi-dimensionnelle. Nous avions un très haut niveau d exigence avec le système d information déjà en place (portail, progiciel de gestion), ce qui allait de toute manière nécessiter des développements spécifiques complémentaires. Pour ces diff é rentes raisons, l intégration de notre framework avec du développement complémentaire a été choisie MISE EN ŒUVRE DU PROJET La mise en place de la solution s est effectuée en adoptant une démarche agile, proche de l Extreme Programming (voir notre white paper consacré aux méthodes agiles pour plus d informations). Sans rentrer dans les détails, l approche a consisté à mener de front spécifications fonctionnelles et techniques, en adoptant un développement itératif en petite équipe avec la présence du client sur site. Les développements ont été effectués en s appuyant sur les briques de Fondations et en les adaptant au contexte et aux besoins de l entreprise. Les livraisons très fréquentes d un produit opérationnel étendant peu à peu ses fonctionnalités ont permis d aboutir à une solution conforme aux besoins des utilisateurs. Le système a été mis en place pour un groupe restreint d utilisateurs représentatifs. Un certain nombre d améliorations ont été apportées (essentiellement ergonomiques) jusqu à ouverture à un public plus large. 45 BUSINESS INTERACTIF

47 LIVRE BLANC - VERSION 3 (CAS CONCRET : FONDATION) Des sessions de formation ont été organisées par petit groupe. Ces sessions étaient très courtes (15 minutes généralement), la solution mise en œuvre étant volontairement très simple PRESENTATION DE L OUTIL RESULTANT L outil de gestion des connaissances est intégré au cœur du portail de l entreprise. Dès la page d accueil, les dernières informations liées à la base de connaissances sont accessibles, sans même rentrer dans une sous-partie de l Intranet. Ainsi, les récentes publications apparaissent avec leur titre et le nom de leurs auteurs. En cliquant sur le titre des articles, on peut accéder directement au contenu. Au-delà de cette première mise en avant, l utilisateur peut accéder à l espace complètement dédié à la gestion des connaissances, Fondations, en cliquant sur l un des onglets à gauche. BUSINESS INTERACTIF

48 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE CAS CONCRET : FONDATION (SUITE) L interface utilisateur est alors divisée en 4 zones (numérotées de 1 à 4 sur la copie d écran). La première zone contient une arborescence thématique. Plusieurs onglets sont disponibles, permettant d accéder à plusieurs univers, chacun ayant sa propre arborescence thématique. Nous verrons un peu plus loin que les éléments de cette arborescence sont en fait des vues dynamiques sur des parties de la base de connaissance. Les zones 2, 3 et 4 sont contextuelles à l élément choisi dans l arborescence 1. Ainsi, ces zones pourront concerner tout l univers (technologie par exemple) ou bien l un des sousthèmes sélectionné par l utilisateur (business intelligence par exemple). La zone 2 présente un article mis en avant par le Knowledge Manager du thème sélectionné. La zone 3 donne la liste des articles les plus lus pour le thème concerné, la zone 4 donne les derniers articles publiés pour ce thème (liste éventuellement filtrable en sélectionnant un auteur particulier). Les zones 2, 3 et 4 sont en fait des portlets qui peuvent être adaptés à des contextes spécifiques. Ainsi, sur un seul écran, et avec un minimum de clics, l utilisateur a une vue complète sur l ensemble de la base de connaissance. Il peut, au-delà de ces vues qui lui sont offertes, effectuer une recherche plus avancée sur l ensemble de la base de connaissance (voir le paragraphe concernant la recherche) BUSINESS INTERACTIF

49 LIVRE BLANC - VERSION 3 (CAS CONCRET : FONDATION) POSTER UN DOCUMENT Le dépôt d un document dans la base de connaissance est rapide et simple (il s agit d un objectif clé). L utilisateur saisit un certain nombre de méta-données ; il positionne le document sur plusieurs arbore s c e n c e s (les axes de la base de connaissance multidimensionnelle), uploade le fichier : Parmi les méta-données, on compte naturellement la version du document, des informations sur l auteur, la date, etc RECHERCHE AVANCÉE Pour ce qui concerne la recherche de documents, l utilisateur peut effectuer une recherche simple (par mots clé, auteur, sur une plage de date) ou s appuyer sur une recherche étendue regroupant la recherche par mot-clé, la recherche sur les méta-données, et la recherche sur les axes arborescents de la base de connaissance multi-dimensionnelle. BUSINESS INTERACTIF

50 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDE LA CONNAISSANCE CAS CONCRET : FONDATION (SUITE) Dans l exemple ci-dessous, l utilisateur effectue une recherche en s appuyant sur les dimensions de la base : il ne souhaite que les livres blancs, liés à J2EE et à l audit de performance, et contenant le mot enterprise java beans ADMINISTRATION DES BASES DE CONNAISSANCES Les bases de connaissances sont administrables par des utilisateurs non techniciens. Ils peuvent créer ou supprimer des dimensions, modifier la hiérarchie de ces dimensions. Les administrateurs (en fonction de leurs droits) ont également la possibilité d ajouter, de modifier ou de supprimer des thèmes qui apparaissent dans la zone 1 décrite plus haut. Ces thèmes (insérés ou supprimés en fonction de l actualité) sont en fait des vues dynamiques sur la base de connaissance : lorsque l utilisateur clique dessus, il effectue sans le savoir une requête sur la base (mots clés + métadonnées + dimensions). Cette requête a été préparée par un des administrateurs fonctionnels. En en haut de la page suivante, l écran qui permet à l administrateur de paramétrer le thème d actualité.net et C# : lorsque l utilisateur cliquera sur ce thème, les documents qui seront remontés seront issus de la requête paramétrée par l administrateur. 49 BUSINESS INTERACTIF

51 LIVRE BLANC - VERSION 3 (CAS CONCRET : FONDATION) STATISTIQUES Les statistiques jouent un rôle clé dans la solution. Elles permettent d avoir un retour d expérience opérationnel et direct. De ce fait, l ensemble des opérations sont logguées pour retraitement. Il est ainsi possible de voir quels sont les documents les plus lus, quel usage est fait du moteur de recherche, etc. Des graphiques permettent également d avoir des vues de synthèse sur l activité : BUSINESS INTERACTIF

52 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE CAS CONCRET : FONDATION (SUITE) La mesure de la réussite revient à estimer la fréquentation, le comportement des utilisateurs, les taux de recherche et de documents postés par utilisateur, les types de recherches, etc. Business Interactif a mis en œuvre des systèmes de mesure permettant de piloter finement la gestion des connaissances. Nous avons ainsi une vision claire des contributeurs les plus actifs, de la fréquentation hebdomadaire, etc. Ces outils nous permettent une adaptation de la solution, l identification de points à améliorer, etc AUTRES OUTILS Un certain nombre d autres outils sont également mis à la disposition des utilisateurs : des forums, par exemple, associables à n importe quel type d objet. L annuaire a également fait l objet de tous les soins. Il permet de consulter pour une personne donnée les projets sur lesquels elle a travaillé, ainsi que les documentations récemment postées. Il est ainsi possible de cerner rapidement les centres d intérêt et les compétences de la personne FACTEURS CLES DE SUCCES La réussite d un projet de KM repose sur un certain nombre de facteurs clés. Ces derniers dépendent fortement de l organisation à laquelle ils s appliquent. Sa culture, ses habitudes de partage et de collaboration, sa sensibilisation aux problématiques du KM, sont des éléments cruciaux. Néanmoins, il est possible de dégager des questions centrales qui pourront servir de point de départ pour définir les points clés de la réussite d un projet de Knowledge management dans une organisation particulière. Répondre à un véritable besoin Les utilisateurs du système de KM mis en place sont les personnes à convaincre en premier lieu. Pour ce faire, il est nécessaire de répondre à un besoin avéré, auquel la solution répondra de façon pragmatique, tangible, mesurable, et rapide. Création d'un système d'incitation clair Des systèmes de récompenses peuvent être mis en place pour démontrer l utilité de l outil de KM et motiver les collaborateurs à publier leurs connaissances et leur savoir sur le site. Un système de notation des articles, ainsi que des commentaires ou réactions de la part des autres collaborateurs en sont des exemples. 51 BUSINESS INTERACTIF

53 LIVRE BLANC - VERSION 3 (CAS CONCRET : FONDATION) Création d'une dynamique, d'un Buzz La réussite du projet tient enfin à la communication qui est faite autour du projet. Une bonne communication suscite l intérêt sans que l utilisation réelle ne conduise à la déception. Il convient de réfléchir à la manière la plus efficace de susciter l adhésion. Implication des sponsors sur le projet Le changement de méthodes de travail qu implique souvent une solution de KM peut rencontrer des réticences internes dans les premiers moments de sa mise en place. A ce titre, l implication visible et récurrente d éléments moteurs du projet est vitale à sa réussite. Adéquation de la solution définie à la culture et à l'organisation La connaissance des utilisateurs finaux, leur profil et leur compétence nécessitent une étude réalisée conjointement avec les équipes des ressources humaines. Cette étude a une place primordiale dans la mise en œuvre du projet car elle permet de connaître les compétences de chacun et son rôle dans l organisation. De ces informations découlent les notions de droits des utilisateurs : tout le contenu du système n est pas forcément mis à disposition de chacun et en instaurant des «groupes virtuels» on peut régir ces droits. Association des Directions fonctionnelles et des Directions informatiques, de la Direction Générale D autre part, le succès du projet dépend aussi de l implication des directions des systèmes d informations et des directions générales aussi bien dans les phases de cadrage du projet que lors de la mise en œuvre et la présentation de la solution aux membres de l organisation. En effet, un fort travail de communication est nécessaire pour habituer les collaborateurs et les convaincre d utiliser régulièrement l outil dans le cadre de leur travail. Il faut les convaincre du bien fondé de la solution et des bénéfices provoqués par son utilisation régulière afin qu ils modifient leurs habitudes de travail. BUSINESS INTERACTIF

54 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE 53 BUSINESS INTERACTIF

55 1 2 L E S LO G I C I E L S

56 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDE LA CONNAISSANCE LES LOGICIELS 12.1 SYSTEME DE CLASSIFICATION Afin de donner une vision synthétique des différentes fonctionnalités implémentées dans chacun des produits, nous avons élaboré un système de rosaces colorées et d acronymes dont voici la signification : P : R : T : le produit est un portail, il propose des services de personnalisation et une interface unique d accès à l information ; le produit propose un système de recherche avancée avec la gestion de la sémantique et un large éventail d opérateurs ; le produit propose des fonctionnalités de travail collaboratif : gestion des versions, du workflow, utilisation d une interface de travail à plusieurs sur un document ; F : un forum est implémenté dans le logiciel ; GP : le logiciel propose la possibilité de gérer des modules qui facilitent la gestion de projet : planning, gestion des tâches, prise de rendez-vous, ; GC : le logiciel propose des fonctionnalités facilitant la recherche des compétences dans l entreprise ; M : A : le logiciel gère le multilingue, soit dans l interface, soit dans le moteur de recherche et dans l interface ; l administration est en ligne et simple pour l administrateur. Approche innovante Implémenté Implémentable ou partiellement implémenté Non implémenté 55 BUSINESS INTERACTIF

57 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Voici la liste des éditeurs présents dans ce document : Business Interactif Agilience Arisem Autonomy Comintell Cotranet Documentum Hummingbird Hyperwave imanage IntraSpect Knowings Lotus Mediapps Meta4 Microsoft Normand Informatique OpenText Plumtree Reef Corporate SilverStream Verity Rappelons que cette étude n a pas vocation à être exhaustive. De fait, nous avons volontairement exclu du cadre de notre analyse l offre logicielle de certains acteurs majeurs du marché du KM. En effet, il nous est apparu que l offre de ces éditeurs n était pas réellement assimilable à la catégorie des outils décrits dans ce document, en termes de fonctionnalités ou d ouverture vers les standards informatiques actuels. SAP Le déploiement d une solution SAP donne généralement l occasion au client d enclencher une révision en profondeur de ses processus de gestion et met souvent en évidence la nécessité de mettre en place une démarche de capitalisation de la connaissance. A cette fin, SAP propose une solution fortement orientée vers la formation au travers de son Knowledge Warehouse. Évidemment, ce produit s intègre parfaitement avec les autres modules SAP existants, comme par exemple le module Ressources Humaines pour gérer la formation du personnel, etc. Pour finir, notons que SAP avec le module Business Intelligence dispose d un outil puissant de gestion de l information interne et externe. Site : Par ailleurs, certaines solutions présentes dans les versions précédentes du livre blanc n apparaissent plus dans la version actuelle. Leur retrait se justifie soit par la disparition ou le changement d orientation des sociétés, soit par le rachat de la société. Ainsi, la solution de la société 2Bridge ne fera pas l objet d une synthèse. Quant à la société Datachannel, elle a récemment fait l objet d une acquisition par Netegrity. L ancienne solution de BUSINESS INTERACTIF

58 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE KM de Datachannel fait désormais partie d une solution de portail plus généraliste de Netegrity. L offre d InStranet a elle aussi été supprimée de l étude suite à un changement d orientation de la société. Leur offre s oriente vers le Business Process en offrant des applications nécéssaires au support de réseau de ventes, au web Reporting ou encore axées sur le CRM. Ce document n'a aucune valeur contractuelle. Son contenu ne saurait engager ses auteurs en aucune manière, et peut contenir des erreurs involontaires, tant sur la forme que sur le fond, y compris dans la description des fonctionnalités des outils présentés, pour lesquelles seuls les documents contractuels de l'éditeur de l'outil concerné font fois. Les noms de marques appartiennent à leurs propriétaires respectifs. La responsabilité de Business Interactif ne saurait être engagée de quelle que manière que ce soit dans l'utilisation et les conséquences de l'utilisation que le lecteur pourra faire de ce document FONDATION DE BUSINESS INTERACIF Nous avons souhaité en introduction présenter notre framework de gestion des connaissances (pour plus de détails sur un exemple de mise en œuvre, voir le chapitre 12). Ce framework se positionne différemment des solutions progicielles prêtes à l emploi : il s agit d une boîte à outils, permettant de construire des solutions de gestion des connaissances dans une démarche semi-progicielle. Le choix d une telle solution dépend de beaucoup de paramètres. Il convient notamment lorsque les risques de coût d intégration progicielle sont élevés (forte intégration au système d information, utilisation de briques déjà achetées par l entreprise : portail, moteur de recherche, etc.), ou lorsque l e n t reprise souhaite entre p re n d re une démarche de Knowldege Management mais sans nécessairement investir dans un outil très voir trop complet. Les principales briques disponibles dans Fondation sont les suivantes : Outil de gestion des droits et de personnalisation utilisateur multi-niveaux, avec délégation possible de l administration (annuaire inclus, possibilité de s intégrer à un annuaire LDAP). Brique de Content Management classique (ajout / modification / supresssion / publication de documents incluant des méta-données) Base de connaissance multi-dimensionnelle pour la gestion sur plusieurs axes des documents. Administration par des fonctionnels depuis un navigateur WEB. Statistiques avancées. Gestion des versions intégrée. 57 BUSINESS INTERACTIF

59 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Forums associables à n importe quel type d objet de Fondation. Moteur de recherche full-text et multi-dimensionnel. Possibilité de s intégrer avec des moteurs sémantiques tels que Intuition (Sinequa). Moteur de push d informations par (avec gestion de campagne automatisée ou manuelle). L ensemble du framework est écrit sous forme d objets métiers renvoyant des flux XML, la présentation est gérée par le biais de feuilles de style XSL. Framework disponible sur plate-forme Microsoft et J2EE. Nous vous invitons à prendre contact avec nous si vous souhaitez voir comment Fondation peut être intégré et adapté à votre contexte. Business Interactif 8, rue Fournier CLICHY Tel : Fax : Contact : [email protected] Fiche d identité : Fondation : 1996 Nb employés : 200 Implantation : Paris, Lyon, New-york, Tokyo CA : 17,3 M BUSINESS INTERACTIF

60 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDELA CONNAISSANCE 12.3 AGILIENCE COLLABORATIVE SUITE 2.6 DE AGILIENCE Agilience est une société franco-allemande qui propose une solution de portail collaboratif d entreprise, qui, selon les besoins clients, est orientée B2B (Business To Business), B2E (Business To Employee) ou B2T (Business To Transformation). Le dénominateur commun de ces trois solutions est la gestion de travail collaboratif et le partage d informations entre les différents utilisateurs de la solution. La démarche de déploiement rapide en collaboration avec les futurs utilisateurs est rendue possible grâce à sa plateforme professionnelle XPEERION d AGiLiENCE qui permet une conception facile et itérative. En fonction des objectifs et des besoins des clients, Agilience a développé différentes applications «Sharenet» permettant le partage des connaissances dans l organisation. Tout d abord, Sharenet Starter qui propose un dispositif simple et intuitif de partage de connaissances : création et gestion de droits sur des répertoires spécifiques, ouverture de forums de discussions, création d espaces de travail par équipe et par projet, possibilité de personnalisation de l espace de travail. La seconde version, Sharenet Advanced and Professional, propose les mêmes fonctionnalités que Sharenet Starter mais offre en plus des possibilités plus poussées de gestion de travail collaboratif, de définitions de processus de travail et d upload de documents et de recherche et mise à disposition de ces documents. Différents types de recherche sont mis à disposition des utilisateurs : on peut retrouver les recherches classiques de type Full Text, mais aussi plus avancées telles que les recherches contextuelles ou en fonction des métadonnées. Sharenet permet également aux utilisateurs de s abonner à des thèmes ou à des canaux d informations, ce qui permet de réaliser des push d informations par . La solution d intranet collaboratif propose des fonctionnalités de gestion des compétences qui facilitent la localisation d informations, l intégration de nouveaux employés ou encore les procédures à suivre lors de tâches prédéfinies. La solution Sharenet se positionne comme une solution de travail collaboratif permettant la coordination, la collaboration, la communication, le partage des connaissances et l apprentissage. (Partenariat avec la société Docent : solution de e-learning) L administration de la plate-forme est réalisée via un simple navigateur Web, ne nécessitant aucun plug-in. On distingue différents profils utilisateurs : l administrateur central de la plate-forme, les administrateurs de domaines qui peuvent être définis selon la structure organisationnelle (région, site, service ), les responsables de projets qui gèrent leur espace projet et leurs équipes, ainsi que les utilisateurs simples qui peuvent personnaliser leur environnement (gestion de favoris, d abonnement à des canaux d information ) La sécurité de la plate-forme repose sur le principe d infrastructure à clé publique SSL. Notons par ailleurs que la sécurité tient compte des rôles, des groupes d utilisateurs et est compatible avec les annuaires LDAP. Des politiques de mot de passe (longueur, composition, expiration, historique) peuvent également être mises en place quand l'intégration LDAP n'est pas utilisée. Notons enfin que la plate-forme Sharenet est accessible à travers le WAP. 59 BUSINESS INTERACTIF

61 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) La plate-forme Sharenet, jusqu ici supportée par des environnements Microsoft, pourra, courant 2002, être supportée par des plate-formes Unix, notamment avec la base de données Oracle. La société développe actuellement en partenariat avec Xerox PARC un processeur XML afin d accroître les performances, la rapidité de développement des solutions et de faciliter les processus d intégration. Démonstration : Accès sur demande par mail Références : Siemens AG(support de la stratégie e-business), Rheinmetal, Funworld (intranet collaboratif), European Foundation for Management Development (efmd). AGiLiENCE Gmbh (Headquarter) Tegernseer Landstraße München - ALLEMAGNE Tel : (49) Fax : (49) AGiLiENCE SARL (France) 31, Place du Marché St Honoré Paris Tel : (33) Fax : (33) Contact : [email protected] [email protected] Fiche d identité : Fondation : 2000 Nb employés : 30 Implantation : Munich, Paris Partenaires : Docent, Siemens, Xerox PARC, Fujitsu Siemens, CA : 3,5 M BUSINESS INTERACTIF

62 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE AGILIENCE COLLABORATIVE SUITE 2.6 Module gestion des compétences Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information , messenger Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement Full text + recherche contextuelle et multi-critère non automatique Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet, par formulaire personnalisable par l admin. ou l util. personnalisable par l administrateur portail d équipe personalisable par l utilisateur Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP on-line par rôle, par communauté ou par document + SSL 61 BUSINESS INTERACTIF

63 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Interface disponible en français, anglais et allemand, Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up NT, Unix (2002) IIS, Apache (2002) MS SQL, Oracle (2002) Automatique Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles Implémentable implémentable Outlook, Bases de données Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) Bi-PIII 700, 512 MO plus de 5000 utilisateurs chez Siemens selon le nombre d utilisateurs et le degré de service BUSINESS INTERACTIF

64 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDELA CONNAISSANCE 12.4 OPEN PORTAL4U DE ARISEM L offre de la société Arisem repose sur une plate-forme générique dédiée à la gestion de la connaissance (OpenPortal4U), et de trois applications métier qui en constituent autant d implémentations particulières. Ainsi, la solution permet de répondre à des besoins spécifiques tels que le Knowledge Management, la veille stratégique ou l intranet documentaire. L originalité de la plate-forme OpenPortal4U provient de l utilisation d un moteur de concepts. Le référentiel relie les concepts entre eux par des liens sémantiques, et constitue la base de connaissances proprement dite. Cette base est multilingue et permet le traitement automatique de 4 langues (anglais, français, allemand, espagnol). L utilisation de la sémantique permet de garantir une information pertinente (suppression du bruit), riche car traitant de thèmes proches exprimés avec des mots voire des langues différentes (crosslinguisme), et personnalisée en fonction des besoins propres de l utilisateur. En outre, la technologie Arisem permet d automatiser la collecte, le classement et la diffusion d informations internes (documents Office, Notes, bases de données) et de sources issues du Web. L analyse de l information est contextualisée de manière à prendre en compte le profil des utilisateurs et de l entreprise ; la plate-forme offre ainsi une grande capacité de personnalisation. Des systèmes de profiling sémantique permettent de prendre en compte automatiquement, au travers de sa navigation et de ses publications, le profil, les centres d intérêt et les compétences de l utilisateur. Parmi les points forts du système, on peut mentionner en particulier la possibilité pour l utilisateur de personnaliser des «vues» portant sur le fonds documentaire et les sources externes (Web), la pertinence et la richesse des informations fournies (thèmes sémantiquement proches, multilinguisme et cross-linguisme), et l automatisation des processus de collecte et de classement. Par ailleurs, la diversité et la puissance des moyens mis en œuvre pour accéder à l information offrent une grande souplesse d utilisation : navigation contextuelle, arborescences de catégories personnalisées, moteur de recherche par mots-clés ou en langage naturel, ou encore la recherche d objets similaires (utilisateurs, projets, communautés, produits, ), grâce à la technologie des vecteurs sémantiques. La solution Arisem offre également les fonctionnalités classiques attendues telles que la gestion des métadonnées et de formats multiples (MS Office, PDF, Lotus, XML ), le partage de ressources, et prochainement, la gestion du workflow et l intégration d un outil d édition. Elle dispose d agents qui assurent la classification automatique des documents dans les différentes catégories définies sur les portails. Les sources d information, qui peuvent être des répertoires ou des liens vers d autres sites, sont paramétrées par l administrateur. Dans le cas d une source Web, les agents sont capables d explorer les liens hypertextes associés aux documents rencontrés : c est l exploration de l Internet invisible. Le logiciel est livré avec une base constituée de concepts universels ( mots et expressions) qui peut être enrichie et paramétrée pour prendre en compte les concepts propres à chaque entreprise : son métier, ses concurrents, son environnement économique 63 BUSINESS INTERACTIF

65 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Il extrait les concepts des documents et recherche les concordances de sens avec les thématiques définies dans le portail. Il classe ensuite les documents dans les catégories proches et affiche pour chaque document un extrait pertinent ainsi qu une note de pertinence. L utilisateur dispose ainsi d une vision synthétique et précise de l information disponible dans chaque thématique. La suite logicielle basée sur OpenPortal4U permet de répondre à différents besoins liés à la gestion des connaissances : Knowledge Edition fournit des espaces de travail collaboratif autour de projets et de communautés favorisant le partage des connaissances ; Watch Edition permet de mettre en œuvre un système de veille stratégique ; Media Edition est une solution de gestion documentaire et de communication interne ; enfin, Integration Edition répond aux besoins liés au développement de solutions sur mesure. En terme d architecture, la solution d Arisem repose sur des technologies standard qui garantissent sa pérennité et sa facilité d intégration. Le serveur s appuie sur une plate-forme Windows NT et s appuie sur la base de données SQL Server 7. La partie portail utilise la technologie ASP et s interface avec un annuaire LDAP. Enfin, un modèle entièrement objet a été développé, ouvrant la possibilité à des développements spécifiques. Références : Auchan, Pernod Ricard, France Télécom ( documents classés automatiquement dans plus de 40 portails), CSC Peat Marwick, Educlic ( documents.) TotalFina Elf, Alcatel, Saint Gobain, EDF, Usine Nouvelle. Arisem 2, rue du Cygne Paris - France Tel: (33) Fax: (33) Contact : [email protected] Fiche d identité : Fondation : 1996 Nb employés : 30 Implantation : France, Espagne Partenaires : Microsoft, Sinequa CA : 18 MF BUSINESS INTERACTIF

66 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE ARISEM : OPENPORTAL 4U VERSION 3.2 Module gestion des compétences, implicite et explicite Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement et applications pour portail (par l'utilisateur ou automatique: profiling) ( et push sur poste client module optionnel) collecte d'informations sur le Web, classement automatique de sources internes, partenariats avec QWAM et Factiva sémantique, mots-clés, similarités (SemVector) non, mais extrait pertinent classement automatique et manuel, personnalisé, multilingue Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet gestion en ligne des espaces privés, projets et collectifs intégration possible, à venir, gestion des partages par projets et communautés Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP on-line, niveaux d'administration configurables, gestion par rôles des fonctionnalités et des données 65 BUSINESS INTERACTIF

67 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues français, anglais, allemand, espagnol, italien (juin 2002) Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up Microsoft ; Unix (à venir) IIS SQL server NT et SQL Server ; export XML Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles par intégration par intégration Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) OpenPortal4U en cours bi-piii giga (NT) architecture répartie docs traités par heure ~ 100 K BUSINESS INTERACTIF

68 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDE LA CONNAISSANCE 12.5 PORTAL IN A BOX DE AUTONOMY Le portail de la société Autonomy s avère très polyvalent. Il vise aujourd hui trois cibles : le Knowledge Management, le NewMedia et le commerce électronique. Ces trois dimensions de l offre ont en commun de s attaquer à la gestion d information ou de documents, et s appuient pour cela sur un puissant moteur de reconnaissance de forme (pattern matching) inspiré des théories de l inférence bayésienne et de l information (Shannon). Ce moteur est capable d identifier automatiquement les concepts pertinents depuis n importe quelle source d information en utilisant des algorithmes probabilistes indépendants des langues. Il est autodidacte et un entraînement permet de le faire progresser continuellement grâce à la validation par l utilisateur des réponses les plus pertinentes. P a rmi les grandes fonctionnalités caractéristiques du progiciel, on relève en part i c u l i e r l automatisation de l agrégation et de la catégorisation des informations, la génération de liens hypertextes entre des documents corrélés, la gestion d alertes, la personnalisation de l interface pour l adapter au goût de l utilisateur et faire du push, ainsi que la mise à disposition du langage naturel au niveau de l interface de recherche. La publication de documents est assurée via le module Document Management Server qui autorise le chargement dans la base (upload), la gestion de version, le verrllage (check-in/check-out), etc. L ensemble des données (documents, métadonnées, profils utilisateurs, etc.) est automatiquement traité par la technologie APCM Autonomy. L accès aux documents repose ensuite sur l analyse automatique de toutes les informations et s effectue via le moteur de recherche, des liens hypertexte, une navigation thématique ou des thèmes de recherche personnalisés, etc. Pour tout ce qui touche à la gestion des droits, Autonomy propose des modules (plug-ins) permettant de prendre en compte les contraintes de sécurité définies dans un annuaire LDAP, les ACLs Notes ou Oracle, et les comptes utilisateurs (NT, Unix). Pour ce qui concerne la gestion des compétences, chaque utilisateur peut déclarer explicitement ses centres d intérêt et ses domaines d expertises. Cette déclaration s effectue par la saisie d un texte et/ou par apprentissage à l aide de documents d exemple. De plus, les centres d intérêt implicites des utilisateurs sont déduits de leurs différents travaux (navigation, production de documents, etc.) et ces informations sont automatiquement collectées et stockées. Elles deviennent alors autant de sources d informations qui peuvent être rendues accessibles et permettent de mettre en relation les personnes d une même communauté. Autonomy propose par ce biais de faciliter l accès aux personnes qui ont les compétences recherchées et non plus uniquement en renvoyant les documents correspondant à un thème donné. Parmi les points qui font l originalité de la solution, on peut encore évoquer le logiciel Active Knowledge qui propose à l utilisateur des documents en relation avec le travail en cours en scrutant 67 BUSINESS INTERACTIF

69 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) les mots tapés dans les fenêtres actives. Par ailleurs, le logiciel qui gère l analyse du profil (profiling) des utilisateurs favorise la mise en relation entre des personnes qui possèdent des agents similaires et permet ainsi de mettre en place des communautés d intérêt. Pour finir, notons qu Autonomy est partenaire avec de nombreux acteurs (Sybase, Vignette, Business Objects, BEA, ) permettant une intégration de sa technologie avec un grand nombre d applications, et qu une API (C, Java, HTTP) est mise à la disposition des développeurs, favorisant l ouverture vers tout système d information existant. Une nouvelle version de la solution (version 4.0) est prévue pour le premier semestre Cette version conservera les mêmes fonctionnalités mais sera entièrement compatible XML. Références : Unisys, GM, Ericsson (intranet utilisateurs), TF1, BAE Systems (intranet, Utilisateurs), Reuters, Department of Defense (US), General Motors (intranet Utilisateurs), Pechiney, TotalFinaElf, etc. Autonomy 112, avenue Kléber Paris - France Tel: 33 (0) Fax: 33 (0) Contact : [email protected] Fiche d identité : Fondation : 1996 Nb employés : 205 Implantation : USA, Europe, Asie, Océanie Partenaires : Neurodynamics, Sun Micro Systems, Business Objects plus de 45 OEM et plus de 130 VARs et intégrateurs CA : 65 M$ BUSINESS INTERACTIF

70 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDE LA CONNAISSANCE AUTONOMY : VERSION 4 Module gestion des compétences, gestion de liens vers des profils similaires et identification d experts Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information , par le navigateur, WAP, PAD, SMS Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement pattern matching, langage naturel (statistique + inférence bayesienne) automatique Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet non non non non non Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP on-line 69 BUSINESS INTERACTIF

71 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Toutes (traitement indépendant des langues) Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up NT, W2000, Unix, Linux, tru64 tous tous Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles Plus de 20 passerelles, plus de 200 types de fichiers Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) Sun: 4*167MHz Go ou PIII 700-1Go Architecture totalement distribuée avec mécanisme de répartition de charges et de load balancing (BAE System : utilisateurs) Portal-in-a-Box : 100 K pour 100 utilisateurs BUSINESS INTERACTIF

72 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE 12.6 COMINTELL XCHANGER DE COMINTELL La solution de Comintell a été développée dans un esprit d ouverture afin de garantir sa bonne intégration à un maximum d environnements possibles. Toutes ses fonctionnalités sont accessibles à travers un navigateur, tant pour ce qui concerne l utilisation du progiciel que son administration. La solution de Comintell s articule autour d un portail Comintell XChanger et d un service dédié au management des connaissances. Ce service est composé de deux modules distincts : Comintell Focus : Ce module permet d identifier et d analyser les informations et les flux d information à l intérieur d une organisation. Basé sur une série d interview et d enquêtes, Comintell Focus permet d identifier et de schématiser les trois espaces conduisant à la réussite du projet de Knowledge Management que sont les personnes, les connaissances et les technologies. Ce module consiste en un répertoire de compétences et permet la localisation des experts dans l entreprise. Document auto-géré par remplissage de formulaires. Comintell Tribe : il s agit d un système de gestion de l information qui permet d entreposer, classifier, chercher et publier à travers une interface Web simple. Ce module propose d effectuer des recherches par date, sujet, poste au sein de l organisation, type de source et adéquation. Ce module permet aussi de créer des groupes ou des communautés d intérêt pour un sujet ou un thème. Il s agit d un espace propice à l échange et au partage de documents ou de connaissances. En résumé, le logiciel est un support d accompagnement à la création au sein de l entreprise de communautés d échange de savoirs et d informations. Parmi les références de Comintell nous pouvons citer : Sonera, Telia, Tetra Pak, Volvo, Birka Energi, Observer. 71 BUSINESS INTERACTIF

73 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Comintell UK 73 Welbeck Street, London W1M 8AN - United Kingdom Tel: Fax: Contact : [email protected] Fiche d identité : Fondation : 1999 Nb employés : NC Implantation : Europe du Nord. Partenaires : Verity, Inktomi, Macromedia, Microsoft CA : NC BUSINESS INTERACTIF

74 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE COMINTELL XCHANGER : VERSION 2.0 Module gestion des compétences Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information , SMS, WAP Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement Verity, Inktomi, Autonomy semi-automatique Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet non non Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP on-line par rôle et par document 73 BUSINESS INTERACTIF

75 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up plusieurs pour l'interface et la recherche (Verity) Windows NT, Windows 2000, Unix IIS SQL Server, Oracle non Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles non non Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) non (option) (option) PIII 500-1Go (NT) NC ~53 K (50 utilisateurs) BUSINESS INTERACTIF

76 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE 12.7 COTRANET La société Cotranet distribue actuellement la seconde version de son produit : Cotranet Pack KM 2.6 qui est une solution d intranet-extranet prête à l emploi personnalisable basée sur des logiciels libres. La solution Cotranet se rapproche des solutions dites de groupware, dans la mesure où de nombreux outils de travail collaboratif sont disponibles : Forums privatifs qui, suivant leur utilisation, sont tour à tour : des forums de discussion et de consultation, des forums de centralisation des échanges par mail, des forums de suivi de process ou des listes de diffusion. Les utilisateurs, lorsqu ils ont les droits pour accéder à un forum, ont la possibilité de s abonner pour recevoir les messages par mail (Push d information). Annuaire permettant de retrouver les collaborateurs Annuaires de sites web : contient les URL des sites Web fréquemment consultés par les différents pôles de l entreprise. Agenda collaboratif (gestion de planning) : cet agenda permet de connaître facilement les disponibilités de ses collaborateurs. Les agendas collaboratifs permettent de gérer des agendas personnels ainsi que des agendas de groupe. La gestion de bases documentaires permet l'indexation de tout type de format de fichier. Elle utilise le moteur de recherche plein texte Fulcrum d'hummingbird. Le système permet de gérer des données structurées (de type bases de données), semi-structurées (dans des cartouches) et nonstructurées (langage naturel). Le système autorise des recherches de type plein-texte, mais aussi thématiques (en parcourant les thématiques des répertoires), temporelles (depuis la dernière connexion de l utilisateur ou à partir d une date spécifiée), et multicritères (sur les critères d indexation du document). La solution Cotranet n est pas dépendante de la langue puisque la recherche permet de retrouver des documents de n importe quelle langue. D autre part selon la langue de l utilsateur, l environnement est affiché en anglais ou en français (2 seules langues disponibles actuellement, mais la solution est facilement localisable dans d autres langues). L administration de la plate-forme est assez simple et accessible via un simple navigateur. Un administrateur doit gérer en interne la mise en place et le suivi de l'attribution des droits des utilisateurs du système. On peut distinguer deux types de droits sur la plate-forme : Droits d'accès aux différentes informations : gestion des accès en lecture (forum de discussion, documents de travail, etc.) Droits d'action sur ces informations : gestion sur la création, modification ou suppression de documents. 75 BUSINESS INTERACTIF

77 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Il faut cependant noter que la solution ne permet pas en standard de gestion de workflow collaboratif complexe sur les documents, mais peut intégrer avec des outils de gestion documentaire présents sur le marché. La solution Cotranet apporte d autres services supplémentaires tels que des FAQ (Foires aux Questions), des aides en ligne sur chaque page du site,etc. Notons enfin que la commercialisation de la solution Cotranet peut être réalisée sur deux modes distincts, le mode ASP et le mode licence. La solution est actuellement disponible en version 2.6, cependant la version suivante (2.7) devrait être disponible durant le second semestre Cette nouvelle version intégrera notamment un outil de chat et de visioconférence, une amélioration des capacités de personnalisation du portail et une gestion de traitements parallèles dans le workflow de publication de documents. Références : Digigram, Airstar, CIAT, SchlumbergerSema, Réseau entreprendre Cotranet Paris : 5, rue de Turbigo Paris Tel : Fax : Cotranet Grenoble : 35, Chemin du vieux chêne Meylan Tel : Fax : Contact : [email protected] Fiche d identité : Fondation : 1999 Nb employés : 18 Implantation : Grenoble, Paris Partenaires : SchlumbergerSema, Xerox Sword, Hummingbird / Fulcrum, CA : 5 MF BUSINESS INTERACTIF

78 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE COTRANET : VERSION 2.6 Module gestion des compétences non (implémentable) Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information collaboratif (fonction d avertissement) (fonction d abonnement) (sites web) Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement Plein Texte (SearchServer), multicritères, temporelle, thématique manuel Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet via le navigateur pour processus simple forums + push associé gestion de documentation projet Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP on-line via un simple navigateur gestion des droits d accès et d action par groupes d utilisateurs, types de documents et type de répertoire. Possibilité d encryption. 77 BUSINESS INTERACTIF

79 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up Interface multilingue selon la langue de l utilisateur. Recherche et gestion de documents multilingues. Unix, Linux Apache MySQL, Fulcrum et GDBM automatisable Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles via SearchServer non à la demande Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Sun Enterprise 250 Server Fire 280 Server, PC Pentium III bi-processeur Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) non, benchmark avec plusieurs milliers d utilisateurs Licence 45 K / 250 utilisateurs ASP : 450 / mois (pour les 15 premiers utilisateurs Intranet) BUSINESS INTERACTIF

80 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE 12.8 DOCUMENTUM 4I PORTAL EDITION DE DOCUMENTUM Documentum 4I Portal Edition est une solution performante de gestion de contenu (gestion du cycle de vie, workflow de publication, gestion de référentiels documentaires appelés docbases, gestion de plans de classement et d outils de recherche). Le système dispose d interfaces d intégration pour les systèmes d entreprise (SAP, Lotus, Siebel, ), pour les serveurs d applications et de personnalisation (BEA, ATG, IBM, SUN, BROADVISION, Oracle ) et pour les outils de création (Office, Dreamweaver, FrontPage, Autocad, Framemaker ). La solution Portal Edition propose par ailleurs, une interface utilisateur (iteam) orientée vers la gestion collaborative de ressources projet. La solution de Documentum est caractérisée par les points forts suivants : - un puissant serveur de gestion de contenu assurant le contrôle, la sécurité et la fiabilité de l information publiée, ainsi que l évolutivité (fédération, distribution, réplication) - des intégrations avec les EIP : Plumtree, Epicentric, IBM WPS, BEA Portal, etc. - une interface utilisateur riche, orientée vers les environnements projet. Le moteur de gestion de contenu bénéficie d une architecture standard et ouverte, ainsi qu une forte capacité d intégration de sources d information diverses : ODMA (Office), Desktop intégré dans l explorateur Windows, éditeurs SGML et XML, SAP, Siebel, Peoplesoft, Lotus Notes, formulaires Web Il bénéficie en outre de puissantes fonctionnalités d indexation (Verity) et de catégorisation (module CPS). Par ailleurs, le moteur 4i intègre les fonctionnalités de sécurisation, de versionning, et de gestion du cycle de vie et de workflow. L accès à l information s effectue de façon conviviale via l interface iteam qui donne accès aux fonctionnalités de recherche Verity et dispose également d une passerelle vers Autonomy. La recherche peut porter sur les métadonnées et/ou le contenu des documents, être étendue à plusieurs bases documentaires et s effectuer par le biais d une navigation au sein d une arborescence de type exploration Windows. La publication multi-canal est rendue possible par l exploitation des fonctions XML du serveur 4i. L ensemble de la chaîne de diffusion repose sur ce format et plusieurs feuilles de style XSL peuvent être associées à un même contenu, permettant au contributeur de pré-visualiser ses multiples sorties (Web, Wap, assistants personnels, etc.). La gestion des ressources collaboratives s effectue individuellement dans chaque environnement projet par l intermédiaire de l interface iteam. Chaque utilisateur est associé à ses différents groupes de travail avec des rôles spécifiques correspondants. Les niveaux d accès aux ressources liées aux projets dépendent directement de ces rôles et des cycles de vie ou du workflow qui structurent la mise à jour de chaque ressource. ITeam permet la gestion des groupes de discussion, des news, des chats au niveau de chaque projet, et autorise une synchronisation bidirectionnelle avec Microsoft MS Project (import/export du PERT et création des tâches correspondantes). Les messages ( s) échangés dans le cadre d un groupe de discussion ou un chat et les réunions de travail autour d un projet sont tracés et archivés dans le moteur 4i, et indexés en texte intégral pour des recherches documentaires performantes. Par ailleurs, Documentum assure la gestion des ressources au sein des projets et des liens hypertextes entre ces ressources. La gestion et le contrôle de l information produite, ainsi que les 79 BUSINESS INTERACTIF

81 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) fonctions de recherche et de navigation, ne s appliquent qu aux données stockées dans les docbases. Pour cette raison, Documentum propose un certain nombre d interfaces avec les portails d entreprise du marché ce qui lui permet d offrir une réelle intégration avec d autres systèmes d information, internes ou externes. Ces interfaces permettent d effectuer des recherches intersystèmes et de découvrir des analogies ou des correspondances entre des ressources disparates. Sur les aspects liés à la sécurité, la solution s appuie sur un solide système de gestion basé sur la définition de privilèges utilisateurs, d actions sur les objets, de rôles dans les workflows et de statuts dans les cycles de vie des objets. D autre part, Documentum 4i s appuie sur les SGBD standards du marché (Oracle, Sybase, SQL Server, IBM DB2 ) et bénéficie des fonctions de sécurité propres à ces bases de données. L administration de la plate-forme s effectue complètement via une interface Web. L administrateur peut gérer des fédérations de docbases et distribuer ou répliquer les informations. Une interface LDAP est fournie en standard. Il est important de signaler la sortie d une nouvelle version de la solution. Le module iteam proposera les mêmes fonctions sauf qu'il se présentera sous la forme de WebServices et son implémentation sera modulaire. Le client pourra activer les seuls services dont il a besoin. Cette version (5.0) ne sera disponible qu à partir de la fin de l année Le produit fonctionnera sur plate-forme IBM WebSphere et BEA WebLogic. Références : iteam (application de gestion de ressources projet) :Atos-Origin (5.000 postes), BMW (500 postes), Ford (5.000 postes), Ericsson Radio ( postes), Linklaters, Merck, Nokia, Documentum France 696, rue Yves Kermen Boulogne Billancourt Tel : 33 (0) Fax : 33 (0) Contact : [email protected] Fiche d identité : Fondation : 1990 Nb employés : 800 Implantation : Pleasanton - Californie USA Partenaires : BEA, IBM, Sun, HP... CA : 198 M$ BUSINESS INTERACTIF

82 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE DOCUMENTUM 4I PORTAL EDITION Module gestion des compétences (gestion de métadonnées par utilisateur) Portail d'entreprise non (mais compatible avec Plumtree, Epicentric, IBM WPS, BEA Portal ) Interface personnalisable (paramétrages XML et templates) Gestion du push d'information géré par le workflow Gestion des alertes Chaîne d'information gestion des news en fonction des droits et centres d'intérêt Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement Search97 (Verity) ou intégration d'autonomy non manuelle ou gérée par le workflow + module optionnel CPS (catég. par thèmes) Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet (sans plug-in), création de formulaires et génération XML, très complète, pilotage de la production et la diffusion du contenu environnements projets en standard interface avec MS Project Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP on-line par utilisateur, groupe, rôle, objet 81 BUSINESS INTERACTIF

83 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up 5 langues (anglais, français, allemand, japonais, coréen) NT, HP, SUN, IBM UNIX interfaces ISAPI / NSAPI (MS / Netscape) et CGI Oracle, SQL Server, Sybase, IBM DB2, JDBC sauvegardes automatiques Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles optionnelle intégration serveurs SMTP pour le chargement des messages, standard (échanges XML) PeopleSoft, Siebel, ODMA Office, FrontPage, éditeurs XML, Dreamweaver, Framemaker, Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit benchmark HP : millions d'objets / milliers d'utilisateurs (cf. article (capacité d'assurer la montée en charge) archives Communiqués de presse sur site web) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) (WDK), Java, EJB et COM ASP / COM ou EJB / J2EE machine UNIX moyenne gamme, mono-cpu par utilisateur (internes) ou par CPU (accès externe) 30 contributeurs et 2 CPU = ~ 76 K BUSINESS INTERACTIF

84 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDE LA CONNAISSANCE 12.9 HUMMINGBIRD PORTAL - HUMMINGBIRD DM - HUMMINGBIRD KM DE HUMMINGBIRD La solution proposée par Hummingbird est parée de toutes les fonctionnalités attendues d un portail de gestion de la connaissance, et profite du positionnement de Hummingbird KM qui est l une des solutions dominantes du marché en Knowledge Management. Hummingbird Portal fournit un point d accès central pour toutes les informations et applications disponibles au sein de l entreprise. Il assure la gestion de la sécurité à partir d un annuaire LDAP ou autre (NTLM, NDIS, NIS, ADS ) et la fonction de Single Sign-On (SSO : identification unique), en permettant à l utilisateur de saisir et de stocker de manière cryptée les informations nécessaires à son identification sur les différents serveurs qu il utilise. Notons aussi que Hummingbird Portal est basé sur une architecture redondante à tolérance de panne et est ouvert aux standards actuels (Servlet Java, HTTPS, SSL, interface XML ). Les possibilités d extension de l environnement sont facilitées grâce à l utilisation de modules logiciels ( e-clip ), qui permet aux entreprises et aux distributeurs tiers d intégrer des applications supplémentaires par l intermédiaire d API publiques utilisant XML (DTD). Hummingbird DM (ex DOCS Fusion) offre une solution globale en terme de création, d archivage, de gestion du processus de validation, d accès direct ou de diffusion des documents d une organisation à partir d un simple navigateur. Il permet de gérer les documents de tout format en s appuyant sur les outils de bureautique classiques (utilisation de ODMA, ajout de fonctionnalités dans l interface des outils Office, etc.). Le référentiel documentaire stocke les documents dans des librairies, contenant chacune une description spécifique des métadonnées. Ces dernières sont stockées et indexées dans un SGBD relationnel, et un index plein-texte permet des recherches transverses sur l ensemble du référentiel. Hummingbird DM permet donc de répondre à la plupart des besoins exprimés par les entreprises : libérer l'utilisateur du problème de partage d information dans un contexte de gestion de projet, contrôler l accès aux documents (droits d accès, rôles ), intégrer une vue logique spécifique à chaque projet, gérer les évolutions des documents (versionning), garder un historique des accès, s abonner aux thèmes pour notification automatique des nouveautés, ou encore fournir des mécanismes avancés de recherche de documents afin de favoriser leur réutilisation. Avec Hummingbird KM, Hummingbird Portal intègre un véritable «métamoteur» qui lui permet d effectuer une recherche parallèle sur l ensemble des sources de données (internes ou externes) accessibles au travers du portail, et autorise la recherche de données non structurées (documents, sites Web, ) de manière transparente pour l utilisateur. La recherche est riche et s effectue sur les métadonnées et sur le contenu du document (langage naturel dans 16 langues, recherche floue, résumé auto., surbrillance des termes recherchés ). La forte capacité d intégration de ce moteur permet d utiliser les fonctions de recherche depuis n importe quelle application intégrée au portail afin d accéder aux données qu elle gère. Par la suite, quelle que soit la source de données, le résultat de la recherche est présenté sous forme d une liste de résultats unifiée, classée par source, concept ou degré de pertinence. Enfin, Hummingbird KM offre 83 BUSINESS INTERACTIF

85 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) également des fonctions de catégorisation automatique, est capable de générer un résumé automatique et d effectuer des recherches par analogie ainsi que du push d information par par des agents programmables. Concernant le travail collaboratif, Hummingbird Portal permet aux utilisateurs de partager un espace privatif d échange de documents et d information, à l aide de la gestion d accès aux Communautés. De plus, le progiciel intègre en standard un serveur de forums de discussion et un serveur de chat. Pour la gestion des compétences, il permet le suivi d individus et la description des sources d informations en termes de métadonnées, et peut gére r automatiquement des profils personnels tout en assurant la médiation avec les compétences de l entreprise. Le niveau de profiling est très fin : pour chaque personne, le portail suit les projets, les documents, la position dans l entreprise, les outils utilisés ainsi que l utilisation globale du portail. Pour finir, notons que Hummingbird dispose dans sa gamme de plusieurs logiciels répondant à d i ff é rents besoins en termes d extraction et d analyse de données structurées, et de web-to-host, c est à dire de solutions d accès et de revamping des applications disponibles sur les grands systèmes. Cette offre atteint ainsi un très haut niveau en terme de couverture fonctionnelle et de pérennité. La nouvelle version de la solution annoncée en Mai 2002, se présente comme une gamme de modules permettant d apporter une vue à 360 degrés sur le capital des connaissances de l entreprise. En plus des nouvelles nominations des différents modules, la solution proposent des améliorations : facilité de publication dans les communautés (page d aide, fonction de prévisualisation avant publication, Drag and Drop de documents entre les communautés), envoi de SMS ou d , intégration d un éditeur HTML, sauvegarde des requêtes de re c h e rche, etc... Gestion des requêtes en langage naturel, et indexation de documents XML Références. : AXA, BNP-Paribas (projet de 400 portails), Société Générale, Banque de France, Unedic, Ministères de l Équipement, de la Justice, France Télécom, France 2, Sacem, Aérospatiale, Alcatel, Cégétel, TF1, Nestlé, Cap Gemini, Hummingbird France (SA) - 2, Rue Des Italiens Paris Tel. (33) Fax. (33) Contact : [email protected] Fiche d identité : Fondation : 1984 Nb employés : Implantation : Canada et dans 50 pays - Part e n a i res : NC - CA : 250 M$ BUSINESS INTERACTIF

86 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDELA CONNAISSANCE HUMMINGBIRD : HUMMINGBIRD PORTAL HUMMINGBIRD DM - HUMMIGBIRD KM Module gestion des compétences implémentable Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information (Hummingbird Portal) , navigateur, WAP (agents FKS) (agents FKS) Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement full-text, sémantique, (Fulcrum) + métadonnées et formulaires (Hummingbird DM) (FKS) automatique (FKS) Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet, HTML ou applets (Cyberdocs) (CyberDOCS) (CyberRouting) (CyberDOCS, Hummingbird Portal) non (CyberDOCS) Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP on-line par communauté 85 BUSINESS INTERACTIF

87 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up 10 langues, pour la recherche NT, Unix, Linux propriétaire lien ODBC, MS-SQL, Oracle Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles e-clip Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) bi-piii Mo (NT) architecture redondante à tolérance de panne permettant de supporter plus de users ~ 76 K BUSINESS INTERACTIF

88 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDELA CONNAISSANCE E-KNOWLEDGE SUITE DE HYPERWAVE La solution de Knowledge Management proposée par Hyperwave se révèle très complète offrant à la fois des fonctionnalités de portail, de gestion de la connaissance mais aussi d e-learning. Elle s articule autour du serveur, Information Server 6.0, et du portail Hyperwave eknowledge Portal 2.0, qui fonctionnent tous deux sous Windows (NT4/2000) et Unix. La solution offre également des outils qui s intègrent à l interface Windows ; on peut ainsi créer un répertoire partagé auquel il est possible d accéder via l explorateur de fichiers ou directement depuis les logiciels de la suite MS Office, grâce aux liens ODMA. Globalement, le logiciel se fond dans l interface de travail de l utilisateur en se basant sur les outils et les méthodes qu il maîtrise déjà, ce qui facilite son adhésion à la démarche de Knowledge Management que l on veut mettre en place. La partie portail propose une interface de navigation très intuitive et offre la possibilité de créer des pages modulaires composées de «tracks» qui implémentent des fonctionnalités atomiques ou élémentaires. Avec cette technologie, chaque individu peut construire rapidement son propre portail multiservices dérivé du modèle entreprise ou de celui du groupe de travail : il accède alors à un portail plus personnel plus adapté à sa convenance, à sa fonction et à ses propres besoins ou à ses centres d intérêt. Il existe une bibliothèque de tracks réutilisables développées par Hyperwave ou ses partenaires. Il est également possible d en programmer de nouvelles pour répondre aux besoins particuliers. Parmi ces fonctionnalités, on trouve par exemple la possibilité de recevoir et envoyer des mails depuis le portail, de visualiser des pages HTML au sein d une fenêtre, etc. En outre, l utilisation des tracks permet d interroger des bases telle que Notes ou Exchange, des systèmes de reporting tels que BO, Cognos, etc. D un point de vue administratif, l infrastructure Web de Hyperwave permet de résoudre des problèmes d exploitation critiques. En effet, elle assure la gestion automatique et bidirectionnelle des liens qui conditionne la fiabilité de l information mise en ligne et résout le problème des liens cassés ou périmés. Notons d autre part que les liens, étant gérés en tant qu objets à part entière, ils possèdent leurs propres métadonnées ce qui permet de rendre l information pointée accessible de manière conditionnelle. Parmi les outils livrés en standard, outre le moteur de recherche puissant de Verity ou d Autonomy, on trouve une gestion des forums ainsi que des fonctionnalités de workflow et de gestion de version. Ces propriétés rendent possible et opérationnelle une approche projet simple. Des fonctionnalités évoluées de gestion de projet peuvent également être acquises en option, qui donnent accès à un agenda ainsi qu à la gestion des tâches et des équipes. Le travail de groupe est organisé dans des espaces dédiés où sont rassemblés les informations sources, les informations de travail, les experts et les acteurs du projet ou de l étude. Les s échangés dans le cadre du projet peuvent être redirigés automatiquement en utilisant l adresse de cet espace. Les forums de discussion centralisent la communication entre les participants du projet, et des agents intelligents (individuels ou de groupe) permettent d implémenter un système personnalisé de notification et d information continue. Le mécanisme de publication en ligne est assez classique : elle se fait par upload pour un fichier isolé, par sauvegarde à partir d une application de bureautique (utilisation de WebDAV) ou 87 BUSINESS INTERACTIF

89 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) par simple glisser-déposer en utilisant l interface virtual folders. Cette dernière méthode permet de publier toute une arborescence ou de reprendre un site existant en une opération. Au moment de la publication, les fichiers extraits des systèmes de fichiers sont transformés en objets Hyperwave, décrits et filtrés par leurs métadonnées respectives. Cette phase s accompagne d une indexation systématique paramétrable. Soulignons que la solution est livrée avec un éditeur HTML et s intègre avec les éditeurs HTML du marché. Parmi les fonctionnalités moins courantes, on peut citer la possibilité d effectuer de la formation pour les collaborateurs grâce au module de elearning Suite qui s adaptent dynamiquement au niveau de compétence des participants. On trouve aussi des fonctionnalités orientées vers la gestion de compétence, qui permettent d inspecter les publications de chaque participant et d identifier les compétences qu elles traduisent. Chaque compétence est assignée à un ou plusieurs individu(s) et est répertoriée dans un annuaire. Par ailleurs, cette fonction disponible en standard peut s enrichir d un système d auto-profiling. Les standards supportés (TCP/IP, COM, JAVA, WebDAV, HTTP, SSL, LDAP, WAP, HTML, XML, WML, CSS, JavaScript, MINE) permettent d effectuer les développements nécessaires et de les réutiliser. Les possibilités de customisation sont encore accrues par l utilisation du langage propriétaire de création et de personnalisation de l interface (PLACE). Par ailleurs, la solution se présente comme un stand alone, ne nécessitant aucun produit supplémentaire pour fonctionner ; elle s appuie sur sa propre base de données orientée objet (à laquelle il est possible de substituer la base Oracle) et son propre serveur Web. L installation est simple et rapide ce qui permet d envisager la construction d une solution opérationnelle dans des délais très courts. Références : Siemens ICN ( utilisateurs / documents), Banca d'italia (2.000 utilisateurs), BankAustria ( utilisateurs, 7 Go de documents), BMW, Porche, UBS... Hyperwave 52, boulevard de Sébastopol Paris - France Tel Fax Contact : [email protected] [email protected] Fiche d identité : - Fondation : 1997 Nb employés : Implantation : Allemagne, USA, Autriche, France, Angleterre Partenaires : HP, Oracle, Sun, Cognos, Verity, Autonomy, W3C CA : 21,1 M BUSINESS INTERACTIF

90 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDELA CONNAISSANCE HYPERWAVE : VERSION 6.0 Module gestion des compétences ("business cards") Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information, navigateur, , agents Newshub Moreover Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement standard ou option: Verity, Autonomy Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet, client léger HTML Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP on-line SSL v2 v3 89 BUSINESS INTERACTIF

91 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up 11 langues occidentales NT, Unix, Linux propriétaire possibilité d utiliser tout autre serveur JSP Oracle 8i (8.1.7); SQL Server 2000, Sybase et DB2 Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles BO, Cognos, 201 types de fichiers Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) PHP BiPro 1GHz 2Go RAM Architecture 3 tiers ~ (Serveur compris) BUSINESS INTERACTIF

92 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE WORKSITE DE IMANAGE imanage est une société créée en 1995, qui présente aujourd hui une solidité financière puisqu elle est cotée au Nasdaq. La solution repose sur le postulat suivant : tout document généré dans une entreprise peut être versé dans la base documentaire, et tout objet de cette base est associé à une liste de contrôle d accès. WorkSite est une suite d applications intégrées proposant des fonctionnalités de gestion de documents, de collaboration, de portail, de gestion des connaissances, et de workflow. Les premières applications imanage Desksite et imanage MailSite sont des plug-ins, permettant de gérer les documents de la base de connaissance à partir des environnements familiers aux utilisateurs (Outlook, Lotus Notes, Office, Word Perfect, Novell GroupWise). Les utilisateurs peuvent alors trouver et sauver des documents directement dans la plate-forme WorkSite sans pour autant disposer de compétences particulières par rapport à la plate-forme mise en place. Quel que soit le type de client utilisé (Bureautique, messagerie ou portail), le document sélectionné est chargé vers le serveur (module Wordocs), moyennant la saisie par l utilisateur des informations n o n - renseignées automatiquement (description, classe, dossier de destination, caractère privé/public ). Son profil et son contenu sont automatiquement indexés, immédiatement ou en différé. Les utilisations successives du document donneront lieu à un emprunt (check-out) systématique, puis à un enregistrement (check-in) avec remplacement et création d une nouvelle version ou d une nouvelle instance du document. Si un client vient à être déconnecté du serveur avant d avoir pu effectuer le check-in de son document, il passe automatiquement en mode portable. Son document est stocké localement et reste manipulable aussi simplement qu en mode connecté. Lorsque le réseau est de nouveau disponible, tous les documents en mode portable peuvent être automatiquement re-synchronisés avec le serveur. Le module WorkTeam permet de gérer les aspects collaboratifs de la plate-forme. Il permet de créer, à partir de modèles personnalisés, des espaces de travail réservés aux équipes, et fournit en plus des forums, tâches et agendas partagés par les membres de l équipe. WorkKnowedge propose les interfaces de recherche suivantes : navigation dans une arborescence de dossiers et de documents, interrogation des métadonnées (profil) via un moteur de recherche, moteur d indexation en texte intégral (Verity), recherche par thème (catégorisation réalisée par le moteur d analyse sémantique d Autonomy), consultation des pages HTML organisées par affaire ou projet et hébergées par le portail collaboratif Worksite. Il est donc possible d effectuer des recherches à différents niveaux : par mots-clés, par catégorie, par métier, mais aussi en mode plein texte ou par concept. WorkPortal se présente comme un portail collaboratif : il permet, outre une représentation arborescente, d organiser le contenu de manière transversale, par des pages projet créées et personnalisées par chaque utilisateur à partir de modèles (templates). Une fois la page créée et 91 BUSINESS INTERACTIF

93 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) enrichie de liens vers tous types de documents, données structurées ou composants applicatifs, l auteur peut lui associer des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs qui, grâce au moteur de règles (rules engine), seront automatiquement avertis par de l existence de cette page et invités à participer à l évolution de son contenu. D autre part, un puissant moteur de workflow, WorkRoute, permet de dessiner des processus métier par enchaînement de tâches et, étant associé au moteur de règles, de prendre en charge tout processus mettant en œuvre des individus et des informations, structurées ou non, dans le cadre d un projet ou d un métier. De nombreuses interfaces de dialogue avec divers environnements techniques (ERP, CRM, autres progiciels, middlewares, outils d aide à la décision ) sont disponibles ou en cours de réalisation. La collaboration sur un projet est donc renforcée par la possibilité de manipuler aussi bien les documents, données brutes, résultats de transactions, que des graphes résultant de requêtes instantanées ou des discussions entre intervenants. Notons enfin que WorkSite est basée sur une arc h i t e c t u re trois-tiers disponible sous des enviro n n e m e n t s Windows (WorkSite NT) mais aussi sous les environnements Java (WorkSite MP) pour un déploiement sur une plate-forme UNIX. Démos : Références : Microsoft, Cisco, Choice-One telecommunication, Wal-Mart, Charles Schwab, JC Penny, NASDAQ, EDS, présence massive dans les cabinets d avocats aux US et en Angleterre imanage SARL 114 bis, rue Michel-Ange Paris - France Tel: (33) Contact : Fiche d identité : Fondation : 1995 Nb employés : 250 Implantation : USA, France, UK, Allemagne Partenaires : NC CA : 30 M$ BUSINESS INTERACTIF

94 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE IMANAGE : WORKSITE Module gestion des compétences non Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information : moteur de règles + moteur de workflow non Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement indexation sur profil, full-text, rech. conceptuelle (sémantique) : suite à l'analyse sémantique Automatique (Autonomy) Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet, client léger HTML (moteur WorkRoute) : portail collaboratif rubriques chat + liens vers news group externes : agenda, notes, tâches, liens internes/externes vers différents types de contenus Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP console rôles, groupes renforcés par l'architecture 3 tiers 93 BUSINESS INTERACTIF

95 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up tous les modules multilingues toutes plate-formes Windows, Unix (solaris, Linux) tous Oracle, SQL Server, Sybase manuelle Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles Ventive, BO : Tibco, MQSeries Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) (imanage SDK) (cf SDK) + JSP (technologie J2EE) bi Processeur : PIII 800 RAM: 128 à 512Mo technologie cluster pour assurer la montée en charge NC BUSINESS INTERACTIF

96 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDELA CONNAISSANCE INTRASPECT Intraspect se distingue par une solution très intégrée avec la messagerie, dotée de nombreuses fonctions collaboratives prêtes à l emploi et une grande capacité à créer de manière immédiate des extranets collaboratifs avec les clients, les partenaires et les fournisseurs. La publication est intégrée aux outils MS Office et est déclenchée par un simple «enre g i s t rer sous» ou par un glisser/déposer dans un répertoire partagé (utilisation de WebDav). Elle peut également être réalisée depuis un navigateur, à partir d un simple client de messagerie (Lotus Notes, Microsoft Exchange ou Outlook) ou via FTP. En outre, l outil propose toutes les fonctions GED classiques : versionning, check-in/check-out, circuit d approbation (workflow), création de métadonnées Intraspect permet d exécuter des requêtes combinant une recherche plein-texte et des critères sur les métadonnées. Les résultats de ces requêtes peuvent être sauvegardés en vue d une re-exécution ultérieure et être présentés de différentes manières : dans leurs contextes (arborescences), par auteur, par indice de pertinence ou par date. L information peut également être accédée par la navigation dans une arborescence ou par l intermédiaire de canaux d'information. Dès l origine, la solution a été conçue pour traiter les aspects de travail collaboratif au sein d une même société mais également pour l étendre à toutes les organisations extérieures (clients, fournisseurs, partenaires ) avec lesquelles une société est amenée à échanger et partager des i n f o rmations. Ainsi, elle est dotée en standard de puissantes fonctions d abonnement, d enrichissement de l information, de forums, de push permettant l avertissement des utilisateurs, etc. En outre, elle intègre des outils permettant d identifier les experts ou spécialistes d un domaine particulier, et de retrouver les contextes dans lesquels ces compétences ont été mises en œuvre. Ayant vocation à être un véritable espace de travail au quotidien, Intraspect permet de collecter de manière simple et naturelle, grâce notamment à son intégration avec la messagerie, toutes les informations implicites échangées dans le cadre de projets ou avec les clients et partenaires. La plate-forme favorise ainsi la communication et l échange d informations de N personnes vers N personnes. Au point de vue sécurité, la solution s intègre avec la plupart des solutions du marché pour ce qui touche à l authentification, au cryptage et à la mise en place du single sign on. La sécurité applicative peut être complètement administrée par certains utilisateurs qui attribuent eux-mêmes les profils aux autres utilisateurs : lecteurs, contributeurs, organisateurs, Notons que cette solution respecte tous les standards du marché : HTTP, HTML, XML, WebDAV, Java, LDAP, et ne nécessite aucune installation spécifique sur le poste client. Les informations contenues dans Intraspect peuvent être téléchargées sur un poste en vue de leur utilisation en mode déconnecté afin d assurer le nomadisme. Une fois reconnecté sur le réseau, il est possible de resynchroniser les bases. 95 BUSINESS INTERACTIF

97 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Intraspect met à disposition trois solutions applicatives développées directement par la société : Services collaboration (solution dédiée aux SSII, intégrateurs et cabinets conseils), Product collaboration (création d espaces collaboratif permettant d avoir une vue globale sur le processus de création, développement, de lancement des produits) et Customer Collaboration (création d espaces de travail collaboratif permettant à l entreprise de partager les informations et de collaborer efficacement de manière instantanée sur le web avec ses clients.). Actuellement, la version 4 de la solution d Intraspect est distribuée en France, cependant la version 5 devrait être disponible en France courant Cette version, déjà distribuée aux Etats Unis, propose notamment l utilisation d une base de données Objet (Oracle8i) et augmente encore la capacité de répartition des traitements sur plusieurs serveurs. Démo : Références : plus de 250 clients dans le monde (KPMG, Siemens, caisse d épargne, Péchiney ). Intraspect France 26, quai Carnot Saint-Cloud Cedex - Paris France Tel: +33 (0) Fax: +33 (0) Contact : Fiche d identité : Fondation : 1997 Nb employés : 250 Implantation : USA, UK, France Partenaires : Onyx, Artemis, SAS Institute, CA : NC BUSINESS INTERACTIF

98 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE INTRASPECT : VERSION 5.0 Module gestion des compétences Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement, portail collaboratif push de tout type d informations notification et alerte pour les canaux par et/ou dans la page personnelle, canaux d informations combinaison de recherche plein texte contextuel avec recherche sur des méta-données non manuelle ou semi-automatique via les méta-données Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP navigateur, explorateur windows, bureautique (webdav) et/ou messagerie pour la partie échange d'information et travail collaboratif. Intégration avec logiciels dédiés (ARTEMIS) on-line soumis aux logiciels de sécurité, Intraspect > niveau de sécurité fonctionnelle applicative. 97 BUSINESS INTERACTIF

99 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues personnalisable pour l'interface et gestion dans les méta-données Plates-formes utilisables NT, UNIX (Intraspect 5) Type de Serveur WEB IIS, jigsaw de W3C Type de serveur de base de données SQL Server, SGBDO et Oracle 8i Gestion du Back Up Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles à travers les outils Cognos, BO, SAS institute 200 types de fichiers Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) PC Windows NT bi processeur 512 Mo pas de limitation car possibilité de disposer de multi-serveurs de HT 300 à 800 euros/utilisateur nommé BUSINESS INTERACTIF

100 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDELA CONNAISSANCE KNOWINGS KMS La solution proposée par Knowings se distingue par sa grande simplicité d utilisation et de mise en œuvre (quelques jours suffisent à la mise en place d une base de connaissance), ainsi que par son approche pragmatique et opérationnelle des projets de KM. Le système présenté par Knowings s appuie fortement sur les fonctionnalités mises à disposition par la plate-forme Lotus Notes : en particulier, elle intègre les fonctions liées au travail collaboratif ainsi qu à la gestion de bases documentaires et exploite les capacités de son serveur Web. L ensemble des fonctionnalités procurées par cette solution est accessible via le navigateur grâce à l utilisation d applets Java et leur administration ne nécessite pas de connaissances techniques préalables. Parmi ces fonctionnalités, on trouve l upload de documents, la gestion des métadonnées, l indexation plein-texte (full-text et full-doc), la catégorisation, la sécurisation sur trois niveaux (accès, menus, publications), le versionning et la gestion d un workflow de validation. Par ailleurs, la plate-forme permet la création d espaces virtuels, de communautés et de projets. Cependant, la création de contenu peut aussi être réalisée à partir d un client Lotus Notes. Le contenu pourra alors bénéficier d une mise en page plus avancée (tableau, mélange de textes et d images ) que lors d une contribution en mode Web. Le progiciel Knowings dispose d un moteur de recherche totalement intégré. Il autorise la recherche plein-texte, mais aussi les recherches multicritères (sur les méta-données de catégorisation), les recherches combinées (multicritères + plein-texte), les recherches sur les synonymes (basé sur thésaurus de synonymes des termes de catégorisation) et la recherche multilingue. En effet, la solution Knowings est entièrement multilingue (interface, catégorisation et contenu), une même recherche multicritère collectera tous les documents rattachés, et quelle que soit la langue du document. Le requêtage de la base offre aussi un accès par navigation dans un arbre ou un cube pour l accès au contenu. L interface de recherche supporte la personnalisation et la connexion à des canaux externes. Par ailleurs, la solution Knowings dispose de capacités de sécurisation avancées, d une possibilité d inscription en ligne et d une gestion très fine des acteurs, droits et rôles (de manière unitaire ou par groupe). Elle gère le cryptage SSL et permet effectuer des paiements sécurisés en ligne pour bénéficier de l accès à la base. La prise en compte des compétences est assurée de deux façons : d une part, son développement est favorisé par les mécanismes de diffusion ciblée et automatique de toute nouvelle connaissance ; d autre part, lorsqu une question est soumise, elle sera adressée de façon automatique uniquement aux personnes compétentes. Le paramétrage du système est entièrement dynamique de sorte que la personne qui répondra à a question verra automatiquement son indice de compétence s accroître. Knowings permet ainsi de capitaliser les compétences et les connaissances sur lesquelles elles s appuient : il concrétise de cette façon le passage du tacite ou de l implicite à l explicite. 99 BUSINESS INTERACTIF

101 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Et de par sa souplesse et sa capacité d adaptation, il permet de faire remonter tout type de connaissances sans imposer une méthode ou un carcan trop rigide. Une release mineure (4.2) est disponible depuis le début du mois de Mai 2002, et propose des fonctionnalités de la base Acteurs permettant la gestion de bouquets d abonnements. D autre part l offre de Knowings s enrichit d un plug-in de gestion de projet : Project Place qui fournit les fonctionnalités d Agenda, de forums, de bibliothèque de projet, etc. Démo : Références : ARIST, Carbone Lorraine, CFP, Entropy, Fundecyt, Groupement des Industriels de la Plasturgie Rhône-Alpes Auvergne Bourgogne (GIPRA), Chambre de Commerce et d Industrie de Lyon, Réseau IDEAL, I3F, gouvernement du Canada, gouvernement d Espagne (14 projets transnationaux de valorisation de la connaissance) Knowings Partner Team 100, Bd Barrier Aix-les-Bains - France Tel: (33) Contact : Fiche d identité : Fondation : 1999 Nb employés : ~16 Implantation : Aix-les-Bains, Lyon Partenaires : IBM, ANELIA, CEGOS, FUNDECYT (Espagne), VATIS, FOCAL CA : NC BUSINESS INTERACTIF

102 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDELA CONNAISSANCE KNOWINGS : VERSION 4.2 Module gestion des compétences Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information Type de recherche Domino + Knowings : full text, full doc sur catégorisation et mots approchants + synonymes + multilingue + recherche à toutes les bases de la communauté, aux autres bases lotus Résumé automatique Gestion du classement portail des connaissances - e mail + navigateur plusieurs partenaires non manuelle Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet navigateur (prise en compte des droits) sur catégorisation (validation par experts associés à une base de connaissances), forums, restriction de visualisations à un groupe, notion de communauté, etc. forum + push associé + profil module Project Place en standard dans l offre Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP on-line, console (client Notes) pour admin. technique par rôle, communauté, groupe de users, document, base de connaissance, SSL 101 BUSINESS INTERACTIF

103 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up gestion de 'n' langues en simultané (interface graphique, libellé des champs, terme de catégorisation (et synonymes), re c h e rche, push, profil ) NT Domino R5 Domino R5 automatisable selon architecture client Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles connecteurs développés à la demande contenus externes, appels d'offre UE Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs notes NC PIII - 512Mo (NT) Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) réf.: users sur un bi PIII modes: concession de licences / location de licences ASP tarifs concession : 10 users / 250 users BUSINESS INTERACTIF

104 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE LOTUS WEBSPHERE PORTAL FAMILY Lotus s est depuis longtemps distingué sur le marché des outils de Groupware dont il est l un des leaders. Il n est donc pas surprenant de voir aujourd hui cette société prendre pied dans le domaine de la gestion de la connaissance, sur la base des technologies qu elle a su capitaliser de longue date. Lotus dispose ainsi d un ensemble de solutions couvrant la plupart des grandes fonctions du KM (Portail, GED, workflow, outils de recherche et découverte, e-formation, ). Ces solutions intègrent les technologies clés d infrastructure présentes dans les autres solutions de la gamme Lotus, particulièrement en matière de collaboration ( , groupware, Web et collaboration temps-réel). Elles peuvent être implémentées dans un système d information basé sur Lotus Domino, Microsoft Exchange ou tout type d intranet, afin de constituer une véritable plate-forme de gestion de la connaissance. L offre de Lotus est construite autour de Websphere Portal family qui constitue un point d interaction unique entre les informations, les applications, les process et les personnes. L offre se décline en 3 solutions différentes : WebSphere Portal Enable solution : Portail flexible et scalable offrant aux entreprises une large possibilité de personnalisation. WebSphere Portal Extend solution : Inclut toutes les caracéristiques de la solution précédente, ainsi qu un portail de connaissances collaboratif (K Station) WebSphere Portal Experience solution Inclut toutes les caractéristiques de la solution précédente et permet le partage d applications, ainsi qu une meilleure sécurité. A chacune de ces solutions, on peut ajouter Knowledge Discovery Server, qui permet le catalogage automatique des contenus hétérogènes et la gestion d expertise. La publication s effectue au moyen des clients Notes, ODMA (MS Office) et des navigateurs Internet, qui donnent accès à des conteneurs Domino (Groupware) ou Domino.Doc (GED). Plusieurs outils permettent de retrouver l information et d en faciliter l accès : moteur de recherche plein texte, recherche distribuée (broker), navigation dans une taxonomie ou requête dans une base de métadonnées indexées. Le portail dispose en outre des fonctionnalités permettant l agrégation de conteneurs ou de contenus (clustering). Knowledge Discovery Server permet de renvoyer des résultats de recherches qui concernent à la fois les documents, les expertises et les espaces collaboratifs pertinents liés au sujet. La K-station intègre la technologie QuickPlace, qui permet de créer instantanément des espaces Web collaboratifs comportant notamment un module de gestion de projet supportant les collaborations s y n c h rones ou asynchrones. Par ailleurs, le module Lotus Discovery Server déterm i n e automatiquement les affinités de personnes par rapport aux sujets, en fonction des informations contenues dans les documents et des traitements (clustering, usage, etc.) effectués sur ces 103 BUSINESS INTERACTIF

105 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) documents. Le module Expertise Locator contient l ensemble des expertises et peut être directement interrogé. Une personne identifiée comme ayant une expertise intéressante peut être contactée en temps réel si elle est présente sur le réseau. Enfin, le Discovery Server enregistre les interactions entre utilisateurs lorsqu ils publient, consultent ou font référence à des documents appartenant à une même catégorie. De ce fait, il gère le degré d affinité des utilisateurs par rapport à ces catégories. Pour la sécurisation, Lotus utilise le modèle de sécurité de Domino qui s applique aux utilisateurs, groupes d utilisateurs ou communautés et permet la gestion des rôles. Les listes de contrôle d accès (ACL) de Domino et le contrôle d accès aux répertoires NT peuvent être pris en compte. En matière d administration, la solution est à l image de la richesse de l offre Domino, et intègre les connecteurs ainsi que le support des standards en vigueur. Il est ainsi possible de tirer parti des fonctionnalités avancées offertes par la solution d infrastructure réseau proposée par Lotus. Démo : et Références : ATT, VHA, IBM, ABB, Bose, ScotiaBank, ABN AMRO, Univ. Malaysia, Associated Newspapers, UDV, Rouse Company, Hewit Associates, Caterpillar, BPI Australia, SMPO, Kraft, Amway, NHL, GM, Acer, Financial Times, Marist College, Deutsche Telekom Lotus Development France 35, rue du Capitaine Guynemer Paris la Défense - France Tel : (33) Fax : (33) Contact : Fiche d identité : Fondation : 1981 Nb employés : ~7.000 Implantation : multinationale (siège à Cambridge, Massachusetts) Partenaires : plus de dans le monde CA : NC BUSINESS INTERACTIF

106 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE LOTUS K-STATION VERSION 1.1 Module gestion des compétences (module Expertise Locator Discovery Server) Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information, Lotus K-Station - (K-station) - ou vue Hotlist (K-station) contenu syndiqué : Hoovers, isyndicate, Screaming Media, Factiva (K-station) Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement full-text (IBM Global Text Retriever), Domain Search, Domino Extended Search, Lotus Discovery Server (Lotus Discovery Server) automatique, éditable Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet, K-station (K-station ou Domino.Doc) (Domino.Workflow) (K-station) (K-station) (K-station) Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP via le web par rôle, utilisateur, Notes, communauté, répertoires NT 105 BUSINESS INTERACTIF

107 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up 14 langues NT Domino (pour le service) n'importe lequel pour le contenu. DB/2 pour Lotus Discovery Server. outils de sauvegarde externes, réplication Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles natif ERPs, SGBDs, tout serveur web, répertoires NT Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) non bi-pii - 512Mo (NT) architecture distribuée : nombre d'utilisateurs illimité ~ 100 K par processeur BUSINESS INTERACTIF

108 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDE LA CONNAISSANCE NET.PORTAL DE MEDIAPPS Historiquement centrée sur une solution de portail généraliste, Mediapps a su intégrer un certain n o m b re de fonctionnalités orientées vers le KM et proposer une solution cohérente aux pro b l é m a t i q u e s d intranet et de gestion de la connaissance. Dans son principe, Net.Portal permet d agréger, sur une page unique et fédératrice, toute l information interne et externe spécifiée, puis la rediffuse de manière personnalisée suivant le profil et les centres d intérêt des utilisateurs. La solution propose un module de publication multilingue permettant de publier directement des informations personnalisées à partir d un navigateur. Avant d être publiée, l information passe par un circuit d approbation multi-niveaux préalablement défini par l administrateur. Une fois publiée, l information est stockée, indexée et catégorisée dans une base de données et peut être automatiquement ou manuellement intégrée à des sources d information. Ces sources peuvent être distribuées automatiquement soit à des groupes soit à des individus définis au préalable, suivant les droits d accès aux documents. Net.Portal exploite deux technologies de moteur de recherche : la technologie classique du fulltext et la technologie sémantique multilingue. Cette dernière apporte les avantages suivants : réduction du bruit, amélioration de la pertinence des réponses et possibilité de poser des questions en langage naturel ou sur des bases de documents en plusieurs langues (multi-linguisme et crosslinguisme). Net.Portal dispose en standard de fonctionnalités de travail collaboratif sous forme d ateliers et de gestion de projet via le module optionnel Net.Portal Office (création de profils multiples sous la même identité, création d espaces de travail collaboratifs, partage de documents). Des fonctionnalités supplémentaires de gestion de projet sont disponibles dans Net.Portal Office telles que gestion et affectation des taches, prise de rendez-vous communs, recherche de disponibilités, réservation de salles, matériels, messagerie, etc.) La solution Mediapps dispose de connecteurs qui lui permettent d accéder rapidement à plusieurs milliers de sources d informations professionnelles externes (sites Web gratuits et payants, base de données commerciales, lettres d information sectorielles, nombreux partenariats : AFP, Reuters, DoubleTrade, Dow Jones, Factiva, La Tribune, Les Echos, etc.). Ces sources sont organisées par bouquets suivant les secteurs d activité ou communautés professionnelles, sont publiées vers des groupes d utilisateurs ou des utilisateurs individuels et sont disponibles en plusieurs langues : anglais, français, allemand, espagnol, italien, hollandais. Toute l information publiée est stockée suivant une structure définie dans la norme XML. Ceci permet de bénéficier de différents formats de présentation selon l interface utilisateur ce qui rend possible la consultation des sources d information à partir d un PC, Palm Pilot (Net.Portal Palm), téléphone WAP (Net.Portal WAP), Pocket PC (Net.Portal Pocket PC) ou téléphone GSM (envoi de SMS). Concernant la sécurité, Mediapps s appuie sur des outils gérant leur propre sécurité : serveurs d applications, bases de données, annuaires LDAP, ADSI, etc. De plus, des solutions de Single Sign- On peuvent être couplées à Net.Portal et l utilisation optionnelle de HTTPS permet de finaliser la sécurisation du portail. La solution supporte nativement les trois principaux environnements informatiques utilisés dans les grands comptes : Lotus Domino / Notes, Java et Microsoft. 107 BUSINESS INTERACTIF

109 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Ceci permet de mieux accéder à toutes les informations indépendamment de la base dans laquelle elles se trouvent : Lotus Notes, MS Exchange, SQL Server, Oracle, IBM DB2 et toute base supportant ODBC ou JDBC. De plus, Net.Portal supporte les serveurs d applications Apache Tomcat, IBM WebSphere et BEA WebLogic et peut s intégrer aux produits IBM EIP, Lotus K-Station et Business Objects Infoview. Net.EAI est une application destinée à faciliter l intégration de Net.Protal aux applications existantes. Basée sur un environnement de développement graphique, cette solution permet aux utilisateurs d accéder de manière personnalisée et sécurisée aux applications de l entreprise (comptabilité, ERP, tableaux de bord, ). L accès aux applications interactives peut également se faire directement dans le portail par l interm é d i a i re de Citrix NFuse dont l intégration est fournie en standard. N e t. P o rt a lfor Microsoft IIS intègre en standard une interface vers Sharepoint Portal Server. Parmi les évolutions attendues nous pouvons citer une gestion dynamique des services Web via l annuaire accessible en extranet : mediapps.net. Version actuelle Version suivante Java Version 4.0 Version 5.0 (Q4 2002) Microsoft IIS Version 4.0 Version 5.0 (Q1 2003) Lotus Domino Version 3.2 Version 4.0 (Q2 2002) Démos : Java : Microsoft IIS : Lotus Domino : Références : 500 clients à fin Q dont les 2/3 en intranet : Alcatel, Astra, BMW, Bull, Carl Zeiss, Cegetel, EDF, France Télécom, L Oréal et 1/3 pour des sites Internet : Cyperus, IDG, Les Echos, Wanadoo, ZDNet Mediapps : CNIT, 2 place de La Défense - BP Paris La Défense Cedex - France Tel : (33) Fax : (33) Contact : [email protected] Fiche d identité : Fondation : Nb employés : ~80 Implantation : Paris, Londres, Munich, Madrid Partenaires : BEA, IBM, iplanet, Lotus, Microsoft, Citrix, Netegrity - CA : NC BUSINESS INTERACTIF

110 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE MEDIAPPS : Module gestion des compétences non Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information , WAP, SMS, navigateur Gestion des alertes, , WAP, SMS Chaîne d'information création ou intégration d'une des chaînes d'information existantes Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement recherche par mots-clés (Net.Portal) ou langage naturel (Net.Semantic) non, catégorisation dynamique des documents Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet, Net.Portal Office Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP Full Web (SSO, LDAP, ADSI) 109 BUSINESS INTERACTIF

111 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up (français, anglais, espagnol, allemand, italien) + possibilité d ajout d autres langues par l administrateur NT, Solaris, Linux IIS, Lotus Domino, Apache TOMCAT, BEA Weblogic, IBM Websphere Oracle, SQL Server, DB2, Sybase, ODBC, JDBC spécifique à la base de données Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles avec l'option Net.EAI Baan, CICS, Informix, Movex, JD Edwards, Peoplesoft, MQ Series, Selligent, Siebel Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) (APIs ouvertes et documentées), nativement PIII Mo réf.: pour plusieurs milliers d'users et plusieurs dizaines de milliers 30 K BUSINESS INTERACTIF

112 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE META4 KNOWNET DE META4 Originellement connue pour son offre sur le marché des progiciels de gestion des ressources humaines, la société Meta4 propose aujourd hui une solution de gestion de la connaissance caractérisée par une forte préoccupation pour la gestion des ressources humaines et la gestion de la compétence. C est ce que Meta4 appelle le People & Knowledge Management System (PKMS). KnowNet se présente donc comme une solution centrée sur les individus qui permet de gérer les connaissances explicites (formalisées) mais aussi tacites (non formalisées). Les fonctionnalités proposées par le produit sont les suivantes : base de connaissances avec recherche dans les métadonnées associées aux documents, système de publication en ligne ( atelier de création ), gestion des forums de discussion, un workflow (en 3 étapes), un annuaire des experts, arbres de connaissances (afin de définir les domaines et les sujets prioritaires pour la stratégie de l entreprise) et un outil de reporting pour l évaluation (benchmarking) des documents par les utilisateurs. L objectif général de la solution est d aider à la constitution d une base de données aussi propre que possible, avec des documents à forte valeur ajoutée, et de limiter au maximum la pollution informationnelle. La présence de l outil de reporting vise à formuler des évaluations sur la qualité des publications et des publicateurs, et permet la mise en place d une politique fixant un objectif de publication avec un système de contrôle pour observer si celui-ci est atteint par chacun des utilisateurs. Elle permet en outre de suivre ce qui a été appris et d automatiser le push de documents pour l auto-formation. Concernant la publication, un agent de création permet de classer automatiquement les nouveaux documents en fonction des métadonnées (appelées «méta-connaissances») définies dans l'application : l'utilisateur accède à cet agent en lui envoyant le document à classer par . Il sera sollicité uniquement si l'agent ne parvient pas à déterminer le classement exact du document. Par ailleurs, la solution ajoute automatiquement un certain nombre de méta-connaissances telles que le temps de lecture, le domaine de connaissance, les mots-clés, l auteur, etc. et gère automatiquement l'indexation et la gestion des versions (versionning). Le moteur de recherche plein-texte permet de lancer des requêtes sur l'ensemble des métaconnaissances et de catégoriser les documents en fonction des arbres de connaissances correspondant à la problématique traitée. De plus, KnowNet propose des solutions de distribution automatique déclenchées de manière administrative ou par les utilisateurs. L échange entre les collaborateurs est favorisé en mettant à disposition un outil de forum thématique sur les domaines métier spécifiés qui s intègre nativement aux fonctions de messagerie et de bureautique. L intégration à un système de gestion des compétences (Meta4 ou autre) est possible. KnowNet peut effectuer un profiling de l'individu en fonction de son organisation, son poste, son emploi, ses domaines de compétence et ses objectifs. L une des fonctionnalités intéressantes mise en avant par 111 BUSINESS INTERACTIF

113 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) la solution est la possibilité de mettre en relation celui qui a besoin de savoir avec celui qui sait : pour cela, l'annuaire des experts constitue un des moyens de favoriser l'échange de connaissances tacites et la recherche des individus par domaine de connaissances. La sécurité du système est basée sur la notion de rôle : la plate-forme technologique Meta4 KnowNet permet de sécuriser les données au niveau utilisateur (mot de passe), par l intermédiaire des rôles qui lui sont associés et qui déterminent à quelle(s) partie(s) de l'application il peut accéder, et directement au niveau des documents (lecture, écriture, mise à jour, suppression). Depuis le mois de Juin 2001 est disponible la version 4.0 de la plate-forme Knownet. Une release mineure devrait être disponible au début du premier semestre 2002, qui permettrait de s intégrer avec LotusNotes. Démo : Références : assurances / optimisation process et rédaction de contrats ; Centre de recherche / détection des experts dans l'organisation ; Télécom / implémentation projet Prometeo pour DSI ; SSII / partage informations clients Meta4 France Atria Rueil , avenue Édouard Belin Rueil-Malmaison cedex - France Tel: (33) Fax: (33) Contact : [email protected] Fiche d identité : Fondation : 1991 Nb employés : 800 Implantation : Espagne, Europe, USA, Amérique Latine Partenaires : Microsoft, Sun CA : 53,5 M BUSINESS INTERACTIF

114 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE META4 : VERSION 4.0 Module gestion des compétences évolué Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information implémentable Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement Verity + Métadonnées non automatique Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet Job scheduler Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP on-line par rôle et par document 113 BUSINESS INTERACTIF

115 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up 7 langues pour l'interface et la recherche NT, Unix IIS, NES Oracle, MS-SQL (DB2 à venir) manuelle Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles OLE, DCOM, CORBA, ODBC Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) NC réf.: Pemex (pétrole) users 200 utilisateurs : de 100 K à 175 K suivant les modèles BUSINESS INTERACTIF

116 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDELA CONNAISSANCE SHAREPOINT PORTAL SERVER DE MICROSOFT Microsoft Sharepoint Portal Server 2001 (SPS) est une solution de portail permettant aux utilisateurs de rechercher, partager et publier les informations sur les portails destinés à toute l entreprise, une division, un service ou à un extranet. L offre de Microsoft, précédemment disséminée au sein de différents produits, converge aujourd hui vers SPS qui combine une plateforme pour la construction de portail avec un système de gestion électronique de documents et de travail collaboratif. Sharepoint Portal Server s appuie sur les fonctionnalités du serveur Internet IIS (Internet Information Service) et exploite différents outils, tels que la messagerie MS Exchange et le moteur d indexation MS Search. Pour la partie portail, il repose sur la technologie Microsoft des tableaux de bord numériques (Digital Dashboards). Cette technologie permet la création de pages Web à partir d un ensemble de modules (Webparts) personnalisables. L ensemble des documents est stocké dans une base de données (Webstore) sur laquelle l utilisateur dispose d une vision similaire à un système classique de fichiers (utilisation de la norme WebDav). La publication dans cette base s effectue par le biais d un accès à des répertoires partagés depuis l explorateur Windows ou les différents outils utilisés, et également directement depuis le portail. Des profils de documents peuvent être créés, réunissant certaines métadonnées, et être associés aux répertoires de la base. Le Webstore est capable de gérer différents états pour les documents (checked-in / checked-out / publié), ainsi que les numéros de version et conserve les différentes versions antérieures des documents. Il offre également la possibilité d imposer un Workflow de validation simple. La gestion des droits repose entièrement sur les groupes et comptes utilisateurs définis dans le domaine NT ou L utilisateur peut voir uniquement les documents et répertoires auxquels il a droit. Les fonctionnalités de recherche mises en œuvre par Sharepoint reposent sur Microsoft Index Server. Ce moteur permet l indexation de documents contenus dans des serveurs Web, des arborescences de fichiers, des dossiers Exchange, des «Workspaces» Sharepoint, ou encore des bases Lotus Notes. Cette version du serveur d indexation est conçue pour permettre la recherche dans les documents textuels (Office, HTML, PDF, ). Le support du français a été amélioré (caractères accentués ) et un algorithme de classement (ranking) permet d estimer la pertinence des réponses. Notons que les fonctionnalités de recherches peuvent être étendues par le développement de filtres (i-filters). Enfin, un système de classement thématique dans une arborescence de catégories permet de retrouver les documents par simple navigation sur le portail. La solution Sharepoint constitue véritablement une plate-forme d intégration et son champs fonctionnel peut être étendu par la création de Webparts pour l interfaçage des outils et systèmes d information existants. Leur production s effectue à l aide des outils de développements largement maîtrisée par la communauté des développeurs Microsoft : Visual studio et.net, Digital Dashboard Resource Kit, Web Storage System SDK, Exchange Workflow Designer, FrontPage et Office XT. 115 BUSINESS INTERACTIF

117 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Microsoft permet la mise à disposition de Webparts sur un site dédié, et propose déjà des modules permettant l utilisation d Outlook au sein du portail. SPS et Microsoft Content Management Server sont deux solutions pouvant collaborer. En effet, il est possible de créer une WebPart intégrant Content Management Server, afin de bénéficier de l utilisation d un outil de gestion de contenu sur la plate-forme de Knowledge Management (Offre MSI : Microsoft Solution for Intranet ). L intégration parfaite à l environnement Windows est évidemment un point clé pour ce produit ; elle se traduit par un accès transparent aux répertoires partagés, et par la capacité à valider, publier, versionner et accéder aux informations aussi bien depuis l explorateur de fichiers que depuis le portail ou des logiciels de la suite Office. Si cette plate-forme n a pas pour vocation de s adresser aux problématiques les plus complexes auxquelles répondent certaines solutions de Knowledge Management, elle offre des réponses simples aux besoins les plus courants des entreprises, notamment en terme d intranet : fonctionnalités de recherche, catégorisation et association de métadonnées aux documents, travail collaboratif, personnalisation, accès distant à l aide d un navigateur grâce à l interface Web, Démo : téléchargeable sur le site de Microsoft. Microsoft France 18, avenue du Québec - Z.A. Courtaboeuf Les Ulis cedex - France Tel: (33) Fax: (33) Contact : Fiche d identité : Fondation : 1981 Nb employés : ~ Implantation : USA et 60 filiales dans le Monde Partenaires : NC CA : 25 Milliards $ BUSINESS INTERACTIF

118 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDE LA CONNAISSANCE MICROSOFT SHAREPOINT PORTAL SERVER 2001 Module gestion des compétences non Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information implémentable + portail implémentable Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement full-text et métadonnées non manuelle Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet (webpart MS Project) Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP on-line + webstore + MMC par groupe / utilisateur / rôle (Active Directory) 117 BUSINESS INTERACTIF

119 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up W2000 IIS 5 SQL Server 2000 manuelle et script Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles pour l'indexation / messagerie non (à venir) SIEBEL (à venir) Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) NC NC 70$/user et 4000$/server BUSINESS INTERACTIF

120 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE WEBFOLIO DE NORMAND INFORMATIQUE La solution WebFolio dispose d une interface unique, accessible par le biais d un navigateur, et ne nécessitant aucune installation sur les postes clients. Sa mise en œuvre est simple et rapide car elle ne s appuie pas sur une base de données et permet la réutilisation des comptes NT. Il s agit d une solution évolutive avec un plan de classement de l information révisable à tout moment et paramétrable en fonction des besoins et des métiers de l entreprise. La publication s effectue via l interface Web et bénéficie de la fonctionnalité de drag&drop (cliquer-déplacer) à partir du bureau, de l explorateur et du client de messagerie Outlook. Les métadonnées attachées aux documents participent à la recherche et l indexation est faite à la volée, en plein-texte sur les propriétés des documents et leur contenu. La gestion des droits au niveau des dossiers utilisés pour le stockage des documents est accessible par leur propriétaire et les documents ou dossiers pour lesquels un utilisateur n a pas accès lui sont invisibles. Concernant le travail collaboratif, WebFolio assure la gestion des versions avec une possibilité de limiter leur nombre par document et de suivre l évolution des différents états de ces derniers. Le verrllage des documents extraits de la base (check-in / check-out) est également implémenté. Enfin, la gestion d un «modérateur» par dossier permet de définir un Workflow simple de validation avant publication. L indexation est réalisée par l intermédiaire du moteur de recherche Microsoft Index Server. Elle permet la recherche full-text classique sur le contenu, les métadonnées, les familles (champs créés dynamiquement par l entreprise). Elle permet également des recherches évoluées grâce à des indications du type «au moins un mot», «tous les mots», «phrase exacte» et à l utilisation d opérateurs booléens. Une recherche par navigation dans les dossiers qui constituent l arborescence est aussi possible. Cette navigation peut être hiérarchique (structurée par dossier) ou logique (suivant des thèmes et sous-thèmes). La solution WebFolio dispose également de fonctionnalités de personnalisation. Ainsi, il est possible de l adapter à la charte graphique de l entreprise et de l intégrer parfaitement dans un intranet existant. Elle peut également constituer la première brique d un intranet qui évoluera ensuite en fonction des besoins. Une page «Préférences» permet à l utilisateur d indiquer son adresse électronique et de personnaliser sa page «Nouveautés». De plus, chaque dossier peut être défini comme favori afin de faciliter son accès par l intermédiaire de la page «Favoris». Par ailleurs, il est possible de mettre en place de canaux d information : la notification est alors effectuée par une alerte (push). La notification des dernières publications dans la base est également proposée sur la Page des Nouveautés, où elles sont triées par date, thème, préférences ou auteur. 119 BUSINESS INTERACTIF

121 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Parmi les nouveautés de cette nouvelle version, citons la mise en place de licences flottantes, un module de statistiques, la compatibilité avec Netscape, la gestion des abonnements par type et suivant les droits, la personnalisation avancée de l'interface, la gestion des liens entre dossiers et sur les fichiers ou encore la mise en place d un annuaire de tous les utilisateurs ayant accès à l application. Démo : Références : Norauto (1.700 utilisateurs), Gerland Routes, Teris (700 utilisateurs), Aventis (200 utilisateurs), INSEE (100 utilisateurs), Centre Hospitalier de Meaux (1200 utilisateurs), Franleader (200 utilisateurs), Conseil Général de la Sarthe (600 utilisateurs), Société Générale, etc. Normand Informatique Les Collines de l'arche - Immeuble Opéra C La Défense cedex - France Tél. : (33) Fax : (33) Contact : [email protected] Fiche d identité : Fondation : 1983 Nb employés : 30 Implantation : Paris la Défense, Arras Partenaires : Sema Schlumberger, DGI Technologies, IQ Santé CA : 3 Millions BUSINESS INTERACTIF

122 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDELA CONNAISSANCE WEBFOLIO : VERSION 4.0 Module gestion des compétences Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement full-text et opérateurs booléens (MS Index Server), navigation dans une arborescence de dossiers non manuelle Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet via un formulaire web gestion d'un modérateur implémentable non Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP on-line par rôle, document, dossier 121 BUSINESS INTERACTIF

123 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up (français, anglais et autres langues possibles) NT IIS pas de base de données au choix : automatique ou manuelle Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles non tout serveur SMTP Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) non non non PIII 256Mo (NT4) Illimitée ~ 5400 BUSINESS INTERACTIF

124 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE LIVELINK DE OPENTEXT OpenText Livelink et la solution de portail MyLivelink qui lui est associée constituent une plate-forme d information d une grande richesse fonctionnelle. En plus des informations textuelles qui sont habituellement entreposées dans la base de données, il est possible de formaliser des informations issues de l ERP de l entreprise ou bien de tout autre progiciel (datawarehouse, etc.), à partir du moment où une passerelle existe ou est programmée. Livelink s attache d abord à la gestion de l activité de l entreprise dans son ensemble, plus que de la connaissance elle-même. Ainsi, la solution se distingue par ses modules orientés vers la gestion des activités quotidiennes : Workflow, Project Collaboration, le calendrier partagé Livelink OnTime, etc. Des agents permettent d informer l utilisateur de l état d avancement d une tâche, de la création d un projet ou de tout événement interne n ayant pas nécessairement donné lieu à la publication d un document. La solution propose désormais un module d enquêtes en ligne et de votes avec un suivi statistique des réponses au vote. L utilisation du module de reporting permet de suivre avec une grande précision le cycle de vie d un document ou le parcours d un utilisateur sur le portail et d évaluer ainsi la pertinence des publications et de leur catégorisation, ou encore d observer qui participe ou non à la vie du portail. Pour tout ce qui touche à la recherche, Livelink dispose de son propre moteur qui implémente la génération d un résumé automatique pour les documents trouvés, des hyperliens vers des documents ayant un rapport avec celui en lecture, et une fonctionnalité de surlignage des mots clés de recherche dans les documents trouvés. Ce moteur incorpore en outre un certain nombre de fonctionnalités classiques ou plus sophistiquées : recherche avancée dans les métadonnées, navigation, gestion des approximations, extension sémantique et requêtes en langage naturel. La nouvelle version de Livelink, disponible depuis janvier 2002 offre la possibilité d effectuer des recherches distribuées sur tous les moteurs de recherche Web. Outre ces fonctionnalités standard, d autres fonctions sont fournies par des modules optionnels : portail personnalisable de recherche multisource (mylivelink), canaux d information automatisés par profil de diffusion (Livelink Prospectors) et ouverture vers le nomadisme (Livelink Off Line). Livelink constitue une plate-forme idéale pour la mise en place de solutions de travail collaboratif intra et inter-entreprise. Les «Espaces projets» peuvent exister en nombre illimité et permettent à des équipes de travail «virtuelles» de partager et exploiter toute connaissance utile à leurs projets. Grâce à la palette fonctionnelle de Livelink, les participants d un projet peuvent partager des documents, animer des forums de discussion, coordonner leurs actions dans des listes de tâches ou des workflows graphiques L ensemble des fonctionnalités est accessible à partir des clients Web habituels. En option, il est également possible de disposer des mêmes fonctions dans un environnement client/serveur (module Livelink Desktop). Ce dernier mode de fonctionnement s adresse plus particulièrement aux 123 BUSINESS INTERACTIF

125 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) contributeurs de la base documentaire. Livelink est par ailleurs compatible avec les standards applicables au monde Web. Il peut être couplé avec un serveur Web du marché et est accessible en mode sécurisé HTTPS. Il accepte les authentifications effectuées par un annuaire LDAP et supporte la mise en place de Certificats De plus, OpenText propose en option un module de connexion sécurisé, cryptant les données dans le cas d applications client/serveur (Livelink Secure Connect). Enfin, Livelink dispose d interfaces Web en standard pour tous les aspects administratifs. La nouvelle version de Livelink 9.1 offre de nouvelles fonctionnalités comme la possibilité d effectuer des réunions en ligne ainsi que de les enregistrer et des accès en mode WAP. Elle permet aussi l exploitation du format XML en entrée et en sortie. Démo : Références : Motorola ( utilisateurs), ISO (7000 projets coordonnés avec Livelink), Siemens (Division Automation & Drive : utilisateurs), Nortell ( utilisateurs), plus de trente licences majeures en France : Axa, Vivendi, Thomson, La Poste, Isover Saint Gobain, La Mondiale, Fujitsu Siemens, Auchan, Kiabi, Leroy Merlin, Air Liquide, Transgéne, Motul, France Télécom R&D, Mutuelle du Mans OpenText Corporation Tour Framatome - 1, place de la Coupole Paris la Défense Cedex - France Tel: (33) Fax: (33) Contact : [email protected] Fiche d identité : Fondation : 1991 Nb employés : ~1.100 Implantation : Canada, USA, France, Suisse, Allemagne, Hollande, Angleterre, Australie Partenaires : Adobe, HP, Microsoft, Netscape, Oracle, SAP, Sun Micro Systems, Sybase CA : 175 M$ BUSINESS INTERACTIF

126 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE OPENTEXT VERSION 9.1 Module gestion des compétences : module Livelink for Skill Management Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement par concepts sur le texte intégral ou les métadonnées et opérateurs de comparaison ou sur une arborescence de classification : dans une arborescence, par association de métadonnées et classification selon thèmes d intérêts Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet, client léger HTML ou technologie ODMA ou Webdav Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP on-line, 100% Web 9 niveaux selon rôles, groupes et/ou utilisateurs (Livelink Directory Services) et aussi NTLM 125 BUSINESS INTERACTIF

127 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues anglais, français, allemand, japonais (espagnol en cours de finalisation) Plates-formes utilisables NT, Unix (Sun, HP) Type de Serveur WEB IIS, iplanet Type de serveur de base de données MS-SQL, Oracle, Sybase Gestion du Back Up Back up SGBD Standard Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles BASIS, applications CORBA, éditeurs ODMA, XML, éditeurs WebDav. Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit réf.: Ford users - US Air force 9 To - Nortel users (capacité d'assurer la montée en charge) Shell Siemens Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) Info non disponible Basé sur le nombre d utilisateurs soit de 140 à 170 / user BUSINESS INTERACTIF

128 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE CORPORATE PORTAL 4.5 DE PLUMTREE Le portail de Plumtree a déjà été largement implémenté dans de grandes entreprises américaines telles que Procter&Gamble, Ford Motor Company ou encore Motorola, avec à chaque fois un grand nombre de licences ( à utilisateurs), et fait la preuve de sa capacité à gérer la montée en charge et un grand nombre de connexions et de données. Le système s avère part i c u l i è rement ouvert grâce à son approche modulaire (on parle de gadgets ) qui autorise le développement de petites applications fenêtrées interfacant les applications de l entreprise ou des sites d informations tels que Moreover ou Screaming Media. On trouve sous cette forme des passerelles vers Notes et MS Exchange, les outils de messagerie et de groupware largement répandus dans les entreprises. Une collection importante de gadgets déjà programmés (plus de 500) est disponible sur le site de Plumtree dans les catégories suivantes : Business Intelligence Gadgets, Business Process Gadgets, Collaboration Gadgets, Customer Relationship Management Gadgets, Document Management Gadgets, Enterprise Resource Planning Gadgets, Internet Gadgets, Plumtree Administration Gadgets et Repository Search Gadgets. Parmi ceux-ci, il existe des gadgets dédiés à l interfaçage des solutions de Business Objects, SAP, Cognos, Siebel, Documentum, Lotus Notes, Commerce One, Interwoven, Ariba, Peoplesoft, Onyx, Microstrategy, etc. Par ailleurs, Plumtree fournit un outil permettant de programmer de nouveaux gadgets (Gadget Factory). Le cœur de la plate-forme est très évolutif grâce à une technologie massivement parallèle, ce qui permet d assembler des centaines d applications et de services pour de nombreux utilisateurs. Le portail de Plumtree est orienté vers la réutilisation des services développés dans la mesure où il est possible de partager des gadgets entre portails appartenant à une même entreprise ou bien interentreprise (c est le cas de BP et Ford ). Au mois de mars 2002, Plumtree a lancé un nouvel outil progiciel : Plumtree Collaboration Server, qui permet aux utilisateurs du portail Plumtree Corporate Portal de collaborer à des projets grâce au partage de documents, à la planification des tâches et la participation aux discussions. L application Collaboration Server est une application indépendante avec sa propre base de données et son propre module d administration. Cette solution vient enrichir les fonctionnalités de travail collaboratif existant dans les anciennes versions de Corportate Portal. Les utilisateurs ont désormais une vue complète d un projet comprenant les plannings, la liste des tâches, le suivi des discussions (avec notification par lors de l arrivée d un nouveau message) et le partage de document (avec contrôle de versions, notification de changements, workflow et pointage avant édition). La solution dispose d agents capables de parcourir et d indexer (en anglais : crawl) les sources d informations qui leur sont désignées : les File Crawlers permettent d examiner les dossiers dans un système de fichiers à partir d un point spécifié par l administrateur, et les Web Crawlers parcourent les sites Web à partir d une URL donnée. La catégorisation et la sécurisation (ACL) des 127 BUSINESS INTERACTIF

129 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) dossiers et documents indexés sont répliqués dans le système Plumtree. Pour chaque Crawler, l administrateur peut spécifier les propriétés des documents à importer et celles à indexer. En ce qui concerne l accès à l information, Plumtree a choisi d intégrer le moteur de recherche Verity qui permet de faire des recherches simples ou avancées sur la base documentaire. En outre, la solution intègre en standard un gadget capable d effectuer des recherches sur les personnes en fonction de leurs compétences. Il est également possible de développer un gadget pour intégrer un outil de gestion de la compétence. Enfin, il est possible d associer le gadget qui interface le serveur de messagerie (Exchange, Lotus ) et plus particulièrement son module de recherche pour pouvoir gérer les connaissances implicites de l entreprise grâce au moteur de recherche Verity. La solution est simple d installation et d administration. Cette dernière est assurée en partie à l aide d une interface en ligne et en partie avec l utilisation d une console NT. Avec sa version 4.5, Plumtree a optimisé la gestion des profils utilisateurs, l aspect graphique et rendu possible la fédération de plusieurs portails. Notons qu une version majeure sera disponible sur le marché vers le milieu de l année Démo : et Références : Procter&Gamble ( utilisateurs), Ford ( ), BP, Pharmacia Corporation ( utilisateurs, docs), Comcast ( utilisateurs), Ames (43.000), Staples Inc. (50.000), The Department of Energy, AG Consulting, Dun & Bradstreet P l u m t ree Software EURL 12, Avenue de l'arche Courbevoie - France Tel : (33) Fax : (33) Contact : [email protected] Fiche d identité : Fondation : 1996 Nb employés : ~350 Implantation : USA, EMEA, Asie-Pacifique Partenaires : CGEY, Compaq, Business Objects, IBM, Documentum CA : 82 M$ BUSINESS INTERACTIF

130 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDELA CONNAISSANCE PLUMTREE : VERSION 4.5 Module gestion des compétences (gadget et applicatif de gestion des compétences) Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information , WAP, Moreover, Screaming Media, Business.com, Factiva Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement Verity semi-automatique Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet Verity Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP on-line, console NT par rôle 129 BUSINESS INTERACTIF

131 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Anglais, Français, Allemand, Italien, Espagnol, Japonais, Chinois et Hébreu Plates-formes utilisables NT, W2000, Solaris Type de Serveur WEB IIS, Apache Type de serveur de base de données Oracle 8.0, MS-SQL, ODBC Gestion du Back Up non Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles Toutes applications à travers les gadgets Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs), Gadgets PIII Mo (NT) réf.: Ford users Procter & Gamble users ~ 76 K BUSINESS INTERACTIF

132 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE REEF INTERNETWARE - SUITE DE REEF La solution Reef est construite autour du moteur Reef Engine qui offre un point d accès commun à toutes les applications du site. Il permet notamment la gestion des utilisateurs (gestion des profils, des droits et de la personnalisation), la gestion du workflow, et la recherche (sur les méta-données des documents, recherche full text, et recherche multi-critère) Sur cette brique centrale viennent se greffer plusieurs applications : il s agit des modules Reef Mediacatalog, Reef Publisher, Reef Forum, Reef commerce. L un des points forts de cette solution réside donc dans son aspect transversal : elle permet de répondre à des besoins de gestion de contenu, de gestion commerciale et de gestion communautaire, et ne se limite pas à un secteur de réponses vertical et univoque. Le logiciel se présente davantage comme un outil de fabrication de sites que comme une plate-forme clé en main, à la différence de certaines autres solutions. Orienté Java, il est très ouvert et supporte l ajout de modules propriétaires ou de passerelles vers d autres logiciels. Une des briques logicielles de la solution est dédiée à la création de bases de connaissances avec indexation en texte intégral et multicritères (Reef Mediacatalog). La recherche peut s effectuer par le biais d une navigation dans un arbre dynamique basé sur les contenus ou à l aide du moteur de recherche full-text qui figure parmi les services transversaux du Reef Engine. En standard, le moteur de recherche fourni est inspiré de la technologie Excalibur mais il est possible d en intégrer un autre Fulcrum, Verity, Excalibur, moteur sémantique, Web crawlers, etc. Le versionning et le «time stamping» sont automatiquement gérés par les différentes applications. Cela permet à un groupe de travailler sur un ou plusieurs documents de date à date qui seront soumis à validation avant diffusion. Les applications communautaires (Tribe Manager, Reef Forum) p e rmettent de créer et gérer des groupes de projet en leur proposant des services à valeur ajoutée : base documentaire, Forums, Annuaire du groupe, etc. L exploitation et l administration sont entièrement réalisées par le biais d un navigateur Internet et ne nécessitent aucune installation sur les postes clients. Le même serveur est utilisé pour l intégration, la production et la diffusion, ce qui autorise une architecture simple et une plate-forme matérielle légère. Par ailleurs, on peut souligner la grande simplicité d utilisation et d implémentation de la solution : la mise en place d un projet se fait dans des délais très brefs (ex: Bryan Garnier - 5 semaines ; extranet Air Liquide - 3 semaines ). L outil peut être exploité par n importe quelle personne non technique pour ce qui concerne la création de contenu, la gestion des formulaires, etc. De plus, chaque application bénéficie d un tableau de bord qui permet de définir les droits de visualisation, gestion, création et validation au regard de droits affectés à une personne par l intermédiaire de sa catégorie d appartenance. Tous les accès aux données passent obligatoirement par le Reef Engine ce qui assure la centralisation de la gestion de la sécurité. La solution Reef s appuie sur les standards technologiques pour le cryptage de l information (SSL et HTTPS), sur XML pour le codage et les échanges de flux, sur une architecture basée sur Java, et sur 131 BUSINESS INTERACTIF

133 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) l utilisation de JDBC pour la connexion vers les systèmes en place et les bases de données En termes de performances et de gestion de la montée en charge, l application exploite le multiprocessing et supporte une architecture partagée (moteur, base de données) qui gère la sauvegarde (back up) et la réplication (mirroring). Elle peut en outre s appuyer sur une couche de persistance software ou hardware (cache engine CISCO, Nat appliance, ). Reef possède aussi un outil de génération dynamique à la volée de contenu multi-support (basé sur le format XML) : cet outil permet la reconnaissance du périphérique utilisé navigateur Internet, Palm Pilot, UMTS, TV interactive et la création automatique du format de données corre s p o n d a n t. Ceci correspond au produit Reef Everyware. Références : Cochlear corporate / Alliance medical (Internet, extranet, intranet) : sites Web corporate, bases documentaires intranet et extranet, forums de discussion publics et privés ; Bryan Garnier (Banque) : plate-forme intranet et extranet ; Réunion des musées nationaux : mise en ligne des 28 sites Web des musées nationaux sur une plate-forme commune et gérés par des conservateurs de musée. FTPress : outil de gestion de publication dynamique avec interconnexion multi-channel (Palm, Wap, ). Reef Corporate - Reef France Tour Galliéni II - 36, avenue du Général de Gaulle Bagnolet Tel: (33) Fax: (33) Contact : [email protected] Fiche d identité : Fondation : 1999 Nb employés : 350 Implantation : USA, France, Belgique, Australie, UK, Allemagne, Scandinavie, Singapour Partenaires : Cisco Systems, Informix, Sun, BEA, IBM CA : NC BUSINESS INTERACTIF

134 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE REEF : Module gestion des compétences non Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information - import / export XML intégration, agents avec par exemple AFP, Stock rates... Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement full-text et métadonnées (possibilité d'intégrer Excalibur, Fulcrum ou Verity) non automatique Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet, formulaires, templates (n niveaux de validation paramétrables) partielle certaines fonctionnalités Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP on-line SSL, HTTPS, Login/PWD cryptés dans la base de données (migration) 133 BUSINESS INTERACTIF

135 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up implémentable pour l'interface Unix, NT, Linux, IBM tous JDBC Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles à faire via API Java à faire via API Java à faire via API Java à faire via API Java Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) non, intégration simple (+ module d'import/export) JSP/Java, XML Sun 250 (à préciser lors de la phase d'avant projet) multiprocessing, cache soft & hardware (Cisco), architecture partagée (logiciel/base de données) 32 K / module BUSINESS INTERACTIF

136 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE SILVERSTEAM EXTEND DIRECTOR DE SILVERSTEAM SilverStream propose un produit complètement basé sur les standards J2EE et Web Services, avec un bon niveau de performances et de connectivité, permettant une mise en œuvre rapide. Le déploiement de extend Director est supporté sur Websphere (IBM), WebLogic (BEA), et extend App Server (Silverstream). Un des points forts de la solution est la mise à disposition de plusieurs services e-business dédiés à la gestion du contenu, du Workflow, du moteur de règles, à la personnalisation et à l intégration de XML. La maintenance, la configuration et l administration de ces services bénéficient d interfaces en ligne. Les développements sont réduits grâce à la présence d un Framework permettant d assembler l application en utilisant des composants de solution de haut niveau et une librairie de modèles de composants (bannière, base de connaissance, forum de discussion, etc.). Par ailleurs, l intégration de composants tiers J2EE et le développement de nouveaux composants spécifiques sont relativement simples. Le Framework extend Director dispose d une API ouverte sur laquelle pourront s appuyer les développements de Javabeans pour des pages JSP et des modules pour les règles et le Workflow. Toutes les formes de contenus peuvent être stockées : texte (Word, HTML, ), vidéo, graphique, etc. La gestion du contenu s effectue au moyen d une interface puissante, qui permet de créer, rechercher, montrer et personnaliser les contenus en définissant les métadonnées correspondantes. Les classements peuvent s effectuer à la fois dans une organisation de type système de fichiers et dans des catégories. De plus, les fonctions puissantes de gestion du travail collaboratif (gestion des versions, verrllage ) et de recherche évoluée (Autonomy) sont présentes et intégrées à la solution. La solution, grâce au moteur Autonomy permet des recherches conceptuelles, full text, de proximité mais aussi sur les méta-données, sur un arbre et sur les documents similaires. L ensemble des ressources et classes d objet est géré dans une base de données relationnelle, simplifiant ainsi le déploiement, l archivage, le versionning, la réplication et la sauvegarde des applications. La création de circuits de validation complexes est mise en œuvre à l aide des outils de la solution extend Director. Le module de Workflow permet d automatiser une partie des actions et dispose d outils pour modéliser et concevoir des processus, de services pour les exécuter et mettre à jour les données du Workflow, ainsi que d interfaces utilisateur pour suivre et administrer les Workflows. Plusieurs outils facilitent l accès aux services du portail et son administration. Ils sont utilisés par les utilisateurs fonctionnels, les programmeurs et les administrateurs : Layout Manager : page HTML permettant aux utilisateurs de choisir et disposer les composants sur leur page d accueil ; Portal Administration Console (PAC) : pages utilisées pour administrer et configurer les paramètres systèmes. Elle permet de gérer l attribution des accès aux objets du portail, le chargement de composants, de pages ou de styles, et l administration des utilisateurs ; Portal Management Console (PMC) : pages utilisées pour configurer et maintenir l infrastructure 135 BUSINESS INTERACTIF

137 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) de gestion des documents, contrôler les tâches telles que la création, l édition, la sécurisation et la publication du contenu HTML et XML ; Rules Designer : outil graphique permettant de paramétrer les règles fonctionnelles dans le référentiel du portail. Les opérateurs fonctionnels peuvent établir et adapter des règles suivant les besoins des utilisateurs ; Workflow Designer : outil graphique autonome utilisé pour définir les processus de déroulement des opérations en utilisant des activités et des liens entre processus. L authentification est assurée par le protocole HTTP et s appuie sur un ou plusieurs annuaires (NT, LDAP ou NIS+). SilverStream supporte la norme SAML. L intégrité et la confidentialité des données sont assurées à travers le cryptage (protocole standard SSL 3.0 et clé publique/clé privée RSA ou DSA). Le contrôle d accès dispose d une très grande flexibilité grâce à un utilitaire intégré à l environnement de développement ; le développeur peut gérer l accès aux éléments de type serveurs, applications, tables individuelles, pages, formulaires et vues, des contrôles individuels sur un formulaire, etc. En plus d utiliser une liste d accès pour assurer la sécurité, SilverStream propose une option très puissante : l utilisation d expressions complexes (ex : les fournisseurs accédant à une table ne peuvent voir que les enregistrements dont leur société est fournisseur, certaines ressources sont disponibles entre 8h et 19h, etc.). Enfin, notons que la version actuelle de Silverstream Extend Director correspond à la version 3.0, commercialisée depuis Novembre Références : plus de clients. SilverStream France - 67, rue de Dunkerque Paris Tel. +33 (0) Fax. +33 (0) Contact : [email protected] Fiche d identité : Fondation : Nb employés : 620 Implantation : Amériques, Asie, Europe, Afrique, Océanie (30 filiales) Partenaires : NC CA : 80.6 M$ (2000) BUSINESS INTERACTIF

138 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDE LA CONNAISSANCE SILVERSTREAM EXTEND DIRECTOR VERSION 3.0 Module gestion des compétences Non (implémentable) Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information / navigateur / trigger / SNMP NC Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement Autonomy non fonction "Order by" en base Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet customisable interface avec PVCS, CVS Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP console d'administration et de déploiement (PAC) par serveur, application, table, page, etc. / expressions complexes SSL 3 (et NT ou NIS+) 137 BUSINESS INTERACTIF

139 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up NT, Win2000, UNIX (Solaris, HP UX, AIX), Linux (RedHat) serveur d application standard J2EE : websphere (IBM), Weblogic (BEA), extend App server (SilverStream) Toute base relationelle automatique Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles (SMTP / POP3) (Entreprise data connector) People Soft, +Xcommence (3270, 5250, CICS, MQSERIES, telnet, HTML, EDI, JMS) Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs) non PIII Mo bench interne: transactions / jour / serveur capacité de montée en charge illimitée serveur appli.: ~16.5 K / CPU extend Director : ~61K / CPU Xcommerce : ~ 45.7 K / CPU BUSINESS INTERACTIF

140 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDELA CONNAISSANCE VERITY K2 ENTREPRISE DE VERITY Historiquement, la solution de Verity était centrée sur son moteur de recherche qui est l un des plus innovants et performants du marché. Son moteur est d ailleurs implémenté partiellement dans certains des produits cités dans ce document. L offre de Verity s est etoffée pour construire une solution complète de système de gestion des connaissances offrant des fonctionnalités de portails (composante WebTop), une ouverture à de nombreux formats de données, des systèmes d agents personnalisables, etc. Le moteur de recherche offre les fonctionnalités suivantes : opérateurs booléens, de proximité, synonymie, troncature, relationnels et structurels (début, fin, ), classement par pertinence, lemmatisation (une recherche sur cheval est étendue à cavalier, etc.), zones, et approche conceptuelle. Au niveau de la présentation des résultats, un classement par pertinence ou suivant une orientation métier est proposée. Les documents renvoyés sont accompagnés d un résumé généré automatiquement et les termes recherchés sont mis en valeur par un surlignement dans le texte. Par ailleurs, il est possible de demander une conversion à la volée des documents en HTML ou XML, ou leur découpage automatique lorsqu ils sont très volumineux, afin d en rendre la consultation plus aisée. Avec sa composante WebTop (portail), Verity propose une offre packagée unifiant l accès aux différentes sources d informations de l entreprise (ERP, SCM, CRM systems ) et à plus de 225 formats de documents, en autorisant tous les modes de classification (manuelle, par règles métier, automatique), de notification (mails, canaux d information ) et de personnalisation. Les données déposées dans les différents référentiels sont indexées suivant des règles fixées par l administrateur, catégorisées et sécurisées sur la base des droits utilisateurs du système d exploitation (UNIX, NT), d une base de données ou d un annuaire LDAP. La plate-forme Verity ne s attaque pas directement aux problématiques liées aux fonctions de collaboration ; pour cela, la solution s appuie sur un système tiers de GED ou de gestion du Workflow. En revanche, les connaissances implicites de l'entreprise peuvent être en partie extraites grâce aux fonctionnalités de catégorisation automatique de document ou par l analyse des actions des utilisateurs en vue d effectuer le rapprochement automatique des sources de données adéquates et de créer de groupes virtuels d intérêt ( réseaux sociaux ). D autres fonctionnalités découlent des réseaux sociaux : - le classement adaptatif, qui permet d améliorer encore le niveau de pertinence des réponses aux requêtes de l utilisateur en tenant compte des retours d information implicites ou explicites (documents lus, vote ). - la recommandation de documents et de produits - la recommandation d experts Concernant l ouverture vers les systèmes existants, Verity dispose de nombreuses passerelles vers 139 BUSINESS INTERACTIF

141 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) les bases de données (Oracle, SQL Server, Informix, Sybase, DB2 et tout SGBD disposant de pilotes ODBC) ou les serveurs de messagerie (MS Exchange, Lotus Notes), et supporte l interfaçage avec la plupart des systèmes de GED ou de Workflow (Documentum, Filenet ). De plus, Verity K2 Enterprise s intègre facilement aux serveurs applicatifs (Vignette, Broadvision, ATG, BEA, IBM ) et serveurs Web (MS IIS, Netscape Enterprise Server, Apache ). Verity propose des versions compatibles Microsoft (Windows NT/2000) et avec la plupart des environnements UNIX/Linux. La solution de Verity s articule autour de deux outils : K2 Catalog, destiné à l e-business, le e-commerce et les services en ligne, et d une plate-forme, K2 Enterprise, destinée aux applications intranet et à la création de portails d entreprise. Démo : Références en France : AFP, Airbus, Alcatel, Aventis, Castorama, Crédit du Nord, Dalloz, Dassault Aviation, EDF, France Télécom, Lapeyre, Le Monde Interactif, Ministère de l Économie, Mr Ted, Pechiney, Renault, Société Générale, Thalès, Verity France 14, place Marie-Jeanne Bassot Levallois Perret Cedex - France Tel: (33) Fax: (33) Contact : [email protected] Fiche d identité : Fondation : 1988 Nb employés : ~480 Implantation : Canada, USA, France, Angleterre, Allemagne, Australie, Chine, Japon Partenaires : Adobe Systems, Meta 4, SAP, Documentum, Informix, Sybase, FileNet, Iplanet CA : 145 M$ BUSINESS INTERACTIF

142 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDELA CONNAISSANCE VERITY K2 ENTREPRISE Module gestion des compétences (réseaux sociaux et de communautés virtuelles) Portail d'entreprise Interface personnalisable Gestion du push d'information Gestion des alertes Chaîne d'information, par agent ou via le portail d entreprise Partenariats avec des éditeurs comme Factiva, Lexis Nexis, Moreover, Qwam, Screaming Media Type de recherche Résumé automatique Gestion du classement sémantique, full-text et métadonnées + opérateurs + définition en réseaux sémantiques et concepts métiers automatique, par règles métiers, manuelle Moyen de publication en ligne Gestion du versionning Gestion du workflow Gestion du travail collaboratif Gestion de news group Module de gestion de projet non non, partage de documents au travers du portail. non Type d'administration Gestion de la sécurité Compatibilité LDAP on-line, command, console MMC annuaires de type LDAP, Active Directory, UNIX 141 BUSINESS INTERACTIF

143 LIVRE BLANC - VERSION 3 (LES LOGICIELS) Gestion des langues Plates-formes utilisables Type de Serveur WEB Type de serveur de base de données Gestion du Back Up 26 langues NT, Win 2000, Unix, Linux, Sun Solaris tout type toute BDD accessibles via ODBC utilisation de la solution du client Passerelle Notes Passerelle Exchange Passerelle SAP Autres passerelles module SAP DW incorporant la recherche Verity passerelle d indexation de tout type de fichiers (Windows, Unix) le contenu des BDD, et le système de gestion documentaire Documentum, site web Kit de développement Gestion du XML Gestion ASP/PHP pour intégration dans un site Gestion du langage Java Gestion du Javascript Machine nécessaire pour 200 utilisateurs et docs Scalabilité du produit (capacité d'assurer la montée en charge) Modèle de tarification minimum (~ 250 utilisateurs), Verity K2 Developer PIII Mo (W2000) architecture centralisée ou distribuée n tiers : solutions de tolérance de panne et de scalabilité à partir de 50 k pour 1000 utilisateurs BUSINESS INTERACTIF

144 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDE LA CONNAISSANCE 13 CONCLUSION 143 BUSINESS INTERACTIF

145 Au-delà de la simple fonctionnalité de gestion des connaissances, à savoir capturer, stocker, classifier et distribuer de manière optimale le savoir de l entreprise, les solutions de Knowledge Management o ff rent également des fonctionnalités qui peuvent améliore r considérablement le travail de chacun, de façon globale. En effet, ces outils facilitent et permettent d optimiser la collaboration entre les employés de l entreprise et avec les personnes qui interviennent en amont ou en aval de son métier. Par ailleurs, le déploiement de telles solutions favorise la remise à plat et la rationalisation des différents intranets qui ont vu le jour, en suivant souvent des développements chaotiques ou parcellaires. Enfin, ces progiciels offrent une base solide et cohérente pour un certain nombre d évolutions prévisibles, telles que le développement de l informatique mobile (WAP, UMTS, PDA) et des portails applicatifs, point d accès privilégié des outils et des informations nécessaires au travail des employés. Toutefois, le choix définitif d une solution plutôt qu une autre reste une étape complexe qui nécessite une réflexion approfondie de l équipe chargée de fixer les objectifs du projet de Knowledge Management. Il nous semble important de prendre contact avec les sociétés qui éditent les différentes solutions : en effet, ces sociétés sont pour la plupart des entreprises récentes, et les éditeurs se montrent très attentifs aux besoins exprimés par les entreprises clientes. Dans le cadre d un projet de gestion de la connaissance, Business Interactif intervient aussi bien au niveau de l étude préalable, de l analyse des besoins, que dans la mise en œuvre proprement dite. Les prestations proposées vont du conseil en méthodologie et en stratégie, jusqu aux préconisations d ergonomie et d une solution adaptée au besoin de l entreprise. Dans une seconde phase, Business Interactif intègre et personnalise la solution conformément aux attentes des clients tout en fournissant l accompagnement et la formation nécessaires aux utilisateurs et aux administrateurs. N hésitez pas à consultez notre offre et nos événements à l adresse :

146 PANORAMADES SOLUTIONSDE GESTIONDE LA CONNAISSANCE 14. RECAPITULATIF Afin de donner une vision synthétique des différentes fonctionnalités implémentées dans chacun des produits, nous avons élaboré un système de rosaces colorées et d acronymes dont voici la signification : P : R : T : le produit est un portail, il propose des services de personnalisation et une interface unique d accès à l information ; le produit propose un système de recherche avancée avec la gestion de la sémantique et un large éventail d opérateurs ; le produit propose des fonctionnalités de travail collaboratif : gestion des versions, du workflow, utilisation d une interface de travail à plusieurs sur un document ; F : un forum est implémenté dans le logiciel ; GP : le logiciel propose la possibilité de gérer des modules qui facilitent la gestion de projet : planning, gestion des tâches, prise de rendez-vous, ; GC : le logiciel propose des fonctionnalités facilitant la recherche des compétences dans l entreprise ; M : A : le logiciel gère le multilingue, soit dans l interface, soit dans le moteur de recherche et dans l interface ; l administration est en ligne et simple pour l administrateur. Approche innovante Implémenté Implémentable ou partiellement implémenté Non implémenté 145 BUSINESS INTERACTIF

147 LIVRE BLANC - VERSION 3 (RECAPITULATIF) Agilience Arisem Autonomy Comintell Cotranet Documentum Hummingbird Hyperware imanage Intraspect Knowings Lotus Mediapps Meta4 Microsoft Normand Informatique Opentext Plumtree Reef Corporate Silverstream Verity BUSINESS INTERACTIF

148 PANORAMADES SOLUTIONS DE GESTIONDELA CONNAISSANCE NOTES : BUSINESS INTERACTIF

149 LIVRE BLANC - VERSION 3 Ce document n'a aucune valeur contractuelle. Son contenu ne saurait engager ses auteurs en aucune manière, et peut contenir des erreurs involontaires, tant sur la forme que sur le fond, y compris dans la description des fonctionnalités des outils présentés, pour lesquelles seuls les documents contractuels de l'éditeur de l'outil concerné font fois. Les noms de marques appartiennent à leurs propriétaires respectifs. La responsabilité de Business Interactif ne saurait être engagée de quelle que manière que ce soit dans l'utilisation et les conséquences de l'utilisation que le lecteur pourra faire de ce document. BUSINESS INTERACTIF

150 Siège Social 8, rue Fournier Clichy - France Tél : +33(0) Fax : +33(0)