Démarrer l'edi avec Leroy Merlin

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1 Démarrer l'edi avec Leroy Merlin Sommaire 1. Notions générales Qu est-ce que l EDI? Types d implémentation possibles Messages et mise en place Le message Commande : ORDERS D93A Le message Facture : INVOIC D96A Le message Avis d expédition : DESADV D96A... 7

2 1. NOTIONS GENERALES 1.1. Qu est-ce que l EDI? EDI signifie «Echange de Données Informatisé». L EDI est une technique permettant de remplacer les échanges de données papier, mail ou fax (commandes, factures, bordereau de livraison, données produits, ) par des échanges entre les systèmes informatiques des différents partenaires. Cette technique revient à échanger des ensembles structurés d informations, nommés «messages». L intérêt principal de l EDI réside dans le fait de réduire voire supprimer les ressaisies d informations à réception du message : les données sont automatiquement intégrées dans le système de gestion adéquate (gestion commerciale pour les commandes, ), ce qui apporte : fiabilisation et gain de temps dans les échanges.

3 1.2. Types d implémentation possibles Il existe plusieurs solutions pour mettre en place l EDI : - EDI in situ : Prendre en charge, soi-même, la mise en place et la maintenance d un dispositif EDI, intégré au Système d Information (SI) - EDI ASP : Confier la mise en place et la maintenance d un dispositif EDI, intégré au Système d Information, à un Fournisseur de Service Applicatif qui héberge la solution - Webedi : Louer l accès à un dispositif EDI, totalement indépendant du Système d Information Le choix entre l une ou l autre des solutions s effectue en se basant sur : - La complexité de l activité (nombre de références gérées, nombre de lignes de commandes traitées, le nombre de points de livraison) - Le volume des messages et leur fréquence - La capacité du Système d Information à intégrer / émettre des flux de données - Le tableau ci-dessous récapitule les avantages et inconvénients de chacune des 3 solutions : Avantages Inconvénients EDI In Situ - Réduction, voire suppression des ressaisies (fiabilité, gain de temps), car intégré au SI - Non dépendance d un prestataire informatique - Travail préalable de mapping des données EDI <=> SI à prévoir - Ressources expertes EDI à prévoir pour la maintenance et la gestion de l EDI au quotidien (gestion des exceptions) EDI ASP - Réduction, voire suppression des ressaisies (fiabilité, gain de temps), car intégré au SI - Exploitation externalisée - Travail préalable de mapping des données EDI <=> SI à prévoir - Externalisation des données - Dépendance par rapport à un prestataire Webedi - Rapidité / coûts de mise en place - Pas de gains de productivité, ni de fiabilité (ressaisies) - Coûts : en général, coût au message, non adapté pour des gros volumes d échange - Dépendance par rapport à un prestataire

4 2. MESSAGES ET MISE EN PLACE Leroy Merlin gère à l heure actuelle 3 messages : - Commande => ORDERS - Facture => INVOIC - Avis d expédition => DESADV Le langage utilisé est l EANCOM. Avant tout démarrage, il est nécessaire de mettre à jour les GLN magasins, plateformes et entrepôts ainsi que les produits : Récupérer les codes GLN magasins et entrepôts Leroy Merlin via le lien suivant : Codes GLN magasins et entrepôts Leroy Merlin Vérifier que vos informations produits (code GTIN, prix) sont correctement renseignées dans les bases Leroy Merlin (contact : interlocuteur Centrale d'achats pour obtenir les listings prix d'achats) Pour la mise en place du dispositif EDI, remplir le formulaire disponible sur le lien suivant : Lien vers le formulaire et le retourner à notre support informatique

5 2.1. Le message Commande : ORDERS Pour la mise en place la réception des commandes par EDI avec Leroy Merlin, la suite d actions à dérouler est la suivante : 1. Consulter le Cahier des Charges du message Commande émis par Leroy Merlin et paramétrer le dispositif EDI en fonction de celui-ci => Cahier des Charges ORDERS 2. Mettre en place l organisation qui convient pour le traitement des cas particuliers 3. Une fois que tous ces éléments sont en place : A partir de la date prévue, les commandes sont envoyées en double par EDI et par mail (sur l'adresse indiquée dans le formulaire), ce qui sert de phase de test (il n'y a donc pas de phase de test avant le passage en production) qui permet de valider le process global de réception et traitement des commandes. Une fois les tests de réception des commandes validés, le double envoi par mail peut être retiré sur demande explicite de la part du fournisseur à notre support informatique

6 2.2. Le message Facture : INVOIC Pour la mise en place l'émission des factures par EDI avec Leroy Merlin, la suite d actions à dérouler est la suivante : 1. Consulter le Cahier des Charges du message Facture reçu par Leroy Merlin et paramétrer le dispositif EDI en fonction de celui-ci => Cahier des Charges INVOIC 2. Mettre en place l'organisation qui convient pour le traitement des cas particuliers ***ATTENTION*** il est impératif de prévoir la mise en place de votre côté la dématérialisation fiscale des factures (plus d'envoi papier) 3. Inscription sur la plateforme de test mis à votre disposition afin de tester tous vos types de factures (facture simple, facture avec remise, facture avec taxes parafiscales ) en toute autonomie : Plateforme de test facture. Lors de la demande de compte, les identifiants sont envoyés directement sur la boite mail du demandeur. 4. Une fois tous les tests réalisés et validés (3 fichiers par type de facture), cliquer sur le lien "Demander le passage EDI LM" sous l'onglet "Déploiement" du portail de test facture. 5. Une personne de la cellule EDI prend contact avec vous afin de faire les derniers ajustements si nécessaire et valider ensemble une date de passage en production réelle (avec suppression des envois papiers). N.B. L archivage de vos factures doit respecter le Cahier des Charges de la DGI. Pour plus d information, un site dédié à la facture a été mis en place par GS1, accessible à l adresse suivante :

7 2.3. Le message Avis d expédition : DESADV Pour un fournisseur souhaitant transmettre ses avis d expédition en EDI à Leroy Merlin, la suite d actions à dérouler est la suivante : 1. Consulter les Cahiers des Charges du message DESADV ainsi que celui des étiquettes reçus par Leroy Merlin et paramétrer le dispositif EDI en fonction de ceux-ci => - Cahier des Charges DESADV alloti (circuit Cross Dock) - Cahier des charges DESADV non alloti (circuit Direct Magasin) - Cahier des charges Etiquettes logistiques 2. Mettre en place l organisation qui convient pour le traitement des cas particuliers. 3. Pour le DESADV alloti uniquement, inscription sur la plateforme de test mis à votre disposition afin de tester vos DESADV Cross Dock en toute autonomie : Plateforme de test DESADV. Lors de la demande de compte, les identifiants sont envoyés directement sur la boite mail du demandeur. 4. Une fois tous les tests réalisés et validés (3 DESADV ont été générés sans erreur, avec 3 jeux de commandes différents), une personne de la cellule EDI prend contact avec vous afin de faire les derniers ajustements si nécessaire et valider ensemble une date de passage en production réelle. 5. Pour le DESADV non alloti, il n'y a pas de plateforme de test pour le moment. En cas de souhaite de démarrage sur ce message, contacter notre support et une personne de la cellule EDI entrera en contact avec vous afin de vous indiquer comment procéder pour la phase de test. Pour les fournisseurs en webedi, les prestataires référencés par Leroy Merlin s engagent à générer des DESADV en cohérence avec le Cahier des Charges Leroy Merlin.

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