Novembre Guide d utilisation ALD net

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1 Novembre 2010 Guide d utilisation ALD net

2 1 ALD net Simple d accès et opérationnel à chaque instant, ALD net vous apporte des solutions fiables pour suivre et optimiser votre gestion de flotte en temps réel et en toute transparence. Cet outil vous aide à piloter votre parc automobile concrètement au quotidien, à intégrer au mieux les données comptables mais également à prendre des décisions d ordre stratégique.

3 2 ALD net Pour vous permettre d utiliser au mieux ALD net, nous vous adressons ce guide qui vous aidera dans la découverte de ce nouveau service. Nous aborderons ces principes sous un angle général pour rentrer ensuite progressivement dans les détails de l application. Sommaire Les principes de navigation Les principales fonctionnalités d ALD net Espace «avenants» Espace «alertes» Espace «analyses» Espace «facturation» Espace «ALD e-factures» Espace «CO2 - TVS» Espace «ALD web contact»

4 3 et votre guide en un coup d œil. 7 espaces principaux figurent dans la barre de navigation de gauche. Pour accéder aux différentes rubriques, il vous suffit de cliquer sur les liens proposés. Quelque soit l espace (excepté l espace analyse), vous pouvez accéder aux détails avenants, véhicules ou conducteurs. ESPACES MODULES OBJECTIFS Avenants Avenants en cours Avenants clos Pour suivre et gérer votre flotte automobile Alertes Carburants Pour détecter les anomalies révisions non effectuées, sur et sous roulage, consommation carburant anormale,...). Analyses Véhicules Carburants Pour accéder à des vues graphiques consolidées et orienter la politique de votre flotte Pour mesurer les évolutions par rapport à vos objectifs et par rapport à vos actions correctives

5 4 Les + ALD Automotive 7 espaces principaux figurent dans la barre de navigation de gauche. ESPACES MODULES OBJECTIFS Facturation Etat facturation Refacturation Cet espace rassemble toutes vos événements de facturation ALD Automotive ALD e-factures Loyer Pétroliers Refacturation Fin de location Vous disposerez d un historique de 18 mois de vos factures en format PDF ou csv CO² - TVS CO2 TVS Vous visualisez et téléchargez la TVS et les émissions de CO2 de tous les modèles de toutes les marques ALD webcontact Catégorie Détail Formulez vos demandes quotidiennes en ligne, elles sont aussitôt attribuées à l interlocuteur dédié en fonction de la catégorie sélectionnée.

6 5 Les principes de navigation Un accès simple et rapide à l information Choisissez le niveau de visualisation Dès que vous vous connectez à ALD net via votre navigateur internet, un message vous laisse la possibilité de sélectionner le niveau de visualisation souhaité (par exemple au niveau d une direction régionale). Vous visualisez ainsi les niveaux de regroupement existants. Ces différents niveaux vous permettent : soit de consolider l information au niveau du groupe, soit au contraire de zoomer sur une structure spécifique du regroupement (niveau structure). Capture Le niveau de sélection reste actif pendant toute votre navigation sur le site, tant que vous ne le modifiez pas. Vous pouvez à tout moment, et sur l ensemble des écrans du site, modifier votre niveau de visualisation en cliquant sur l icône. située en haut de vos listes écran. La hiérarchie de parc par défaut correspond à l entité stipulée en haut de la page d accueil après identification

7 6 Les principes de navigation Choisissez le niveau d information ALD net propose une navigation dynamique, accessible via la barre de navigation de gauche, qui s articule autour de 3 niveaux d information : Niveau 1 : choix de l espace. avenants alertes analyses facturation. Niveau 2 : au sein d un espace, sélection d un module. Exemple module «avenants en-cours» dans l espace «avenants» Niveau 3 : au sein d un module, accès aux rubriques. Exemple rubrique «Liste des avenants» dans module «avenants en cours». > Vous accédez ainsi à l information souhaitée en 3 clics maximum. > Vous pouvez retourner à chaque instant sur la page d accueil en cliquant sur le logo ALD Automotive situé en haut à gauche.

8 7 Les principales fonctionnalités Filtrez une liste selon un ou plusieurs critères Vous pouvez utiliser différents filtres pour extraire certaines données au sein de la liste. Le principe est simple mais doit suivre certaines règles de saisie sous peine de ne pas accéder aux informations recherchées. Pour respecter ces règles, positionnez votre curseur sur les champs de recherche : les explications apparaissent dans une étiquette et diffèrent suivant les types d informations (date, champs numérique ). Pour mettre en place un filtre Saisissez votre recherche dans les champs prévus à cet effet. Cliquez sur «Filtrer» (attention, le bouton Filtrer apparaît uniquement lorsque vous renseignez les champs réservés à la recherche. Il disparaît lorsque le filtre positionné a été validé et qu il existe une adéquation entre la liste affichée et les filtres positionnés.) Un exemple pour mieux comprendre Vous souhaitez sélectionner les avenants de marque Volkswagen dont la date de début d avenants est inférieure au 1er janvier Vous renseignez alors les champs «Début.» et «Véhicule» avec les intitulés respectifs «>01/01/2010» et «VOLK%», puis vous validez vos choix en cliquant sur le bouton «Filtrer». ATTENTION : dans ce cas précisément, la saisie seule de «VOLK» n aurait pas donné de résultat. Le caractère % est obligatoire pour lancer la requête. Triez les listes de résultats Les résultats sont, par défaut, triés en ordre décroissant dans la colonne «avenants». Vous pouvez toutefois, en un seul clic, trier selon les autres données de la liste écran. Cliquez sur l en-tête de colonne souhaitée (avenants, immatriculation, ) : la liste est alors triée sur le thème demandé en ordre décroissant (une flèche pointant vers le bas apparaît alors à droite de l en-tête de la colonne). Un deuxième clic sur l en-tête et la liste s affiche par ordre croissant.

9 8 Les principales fonctionnalités Téléchargez le document aux formats PDF et / ou Excel Deux icônes en bas de page vous permettent de télécharger la liste de résultats soit au format PDF (à gauche) soit au format Excel (à droite). Le document PDF reprend toutes les données présentes à l écran et d autres données supplémentaires. Ce document de présentation peut être utilisé tel quel, comme état de gestion pour accompagner votre déclaration fiscale. Le fichier Excel reprend les données présentes dans le document PDF ainsi que les nouvelles. Ce fichier vous permet d effectuer des retraitements de vos données Utilisez la fonction «Pager» L ergonomie d ALD net a été conçue pour simplifier votre navigation dans les différents écrans de résultats. Ainsi vous visualisez, sur l écran, la liste de vos avenants et leurs données principales. Pour afficher la suite de cette liste, vous utilisez le «Pager», qui vous permet d accéder à une autre page de votre choix.

10 9 L espace Avenants Vos Principaux états de parcs en ligne Cet espace comprend 2 modules : Les avenants en cours 2 rubriques, sous forme de liste, figurent dans ce module : > La liste des avenants : informations contractuelles sur les durées, les kilométrages, les dates de début de contrat, les dernières données de maintenance, le carburant... > La liste des véhicules : spécificités concernant le modèle, les options et les accessoires Ces 2 listes vous permettent de bénéficier d un reporting précis et quotidien sur les véhicules roulants. Les avenants clos La liste des avenants clos vous fournit toutes les données utiles pour retrouver un véhicule restitué (dans la limite de 2 ans).

11 10 L espace Avenants Renseignement des kilométrages Vous pouvez optimiser vos états d analyse en renseignant les kilométrages des véhicules de votre flotte à une date donnée. Indiquez dans le tableau qui s affiche le kilométrage connu et la date du kilomètre au format jj/mm/aaaa et validez la saisie Vous pouvez trier les colonnes selon vos besoins, et effectuer des filtres dans les zones de saisie dans les entêtes de colonnes. Les informations que vous indiquez seront intégrées dans nos bases de données chaque nuit et seront remontées dans vos états d analyse sous 48h

12 11 L espace Avenants Accédez aux détails avenants / véhicules : A partir de certaines listes écran ALD net (exemple : liste des avenants en cours, liste des véhicules, etc.), vous pouvez cliquer sur l items suivant : véhicule. Celui-ci vous permet d accéder directement aux informations détaillées correspondantes et de naviguer dans une vue spécifique au moyen d une nouvelle barre de navigation. Vous accédez au récapitulatif de toutes les informations concernant le véhicule et l avenant. Détail avenant Descriptif avenant - Le descriptif avenant vous donne toutes les informations précises sur l avenant souhaité.

13 12 L espace Avenants Données prévisionnelles - Cette liste confronte données prévues par le contrat et données réelles pour alerter sur d éventuels écarts entre les deux. Alertes Avenants - Vous observez immédiatement et facilement les points à gérer en priorité dans le cadre du suivi de votre flotte. Vous retrouvez un historique des alertes avenants et techniques ayant été actives à un instant T sur cet avenant. Le compteur d alertes permet d historiser le nombre d alertes depuis le début de l avenant.

14 13 L espace Avenants Détail véhicule Il reprend toutes les informations essentielles au suivi d un véhicule : descriptif du véhicule, opérations de maintenance, changements d affectation, alertes consommations Descriptif véhicule - Vous consultez les caractéristiques précises de chaque véhicule composant votre parc. Capture Opérations maintenance - Vous connaissez l historique des interventions sur les véhicules, les dates, les lieux

15 14 L espace Avenants Changements d affectation - Vous êtes informé de tout changement d affectation du véhicule/avenant en termes de conducteurs, structures, clients Alertes Consommation - Vous retrouvez un historique des alertes carburants, ayant été actives à un instant T sur cet avenant. Vous y trouverez également les alertes sur les révisions. Le compteur d alertes permet d historiser Capture le nombre d alertes depuis l origine du véhicule.

16 15 L espace Alertes Toutes les anomalies liées à l utilisation des véhicules et des cartes essence Le carburant représentant un poste non négligeable pour vous, ALD net vous propose une panoplie d alertes. > L alerte «week-end» indique les différentes opérations effectuées le week-end avec la carte carburant. > L alerte «sur-consommation» prévient d une consommation anormalement élevée (supérieure de 15% à la consommation moyenne mixte définie par le constructeur). > L alerte «anomalie carburant» signale les prises de carburant différentes de celles ordinairement effectuées pour le véhicule (Super au lieu de Gasoil, etc.). > L alerte «km incohérent» affiche toutes les incohérences de kilométrage apparentes dans le relevé kilométrique des pétroliers. > L alerte «quantité retirée» vous informe de toutes prises de carburant supérieures de 5 litres à la capacité maximale du réservoir (selon les données constructeurs). > L alerte «2 prises en de 2h» recense les prises de carburant quasi-successives avec une même carte.

17 16 L espace Analyses Une aide précieuse à la prise de décisions stratégiques Cet espace vous permet d analyser votre flotte, soit par répartition (photo du parc à un instant donné), soit par évolution (comparaison de la photo actuelle du parc à celle de la période précédente. Année N-1 ). 2 axes d analyse vous sont proposés : véhicules et carburants. Les analyses véhicules La répartition et l évolution des avenants actuellement en place ou en cours de restitution s effectuent selon 6 critères : par gamme - par marque - par type - par puissance fiscale (CV) - par énergie - par âge

18 17 L espace Analyses Les analyses carburants 5 analyses vous indiquent les consommations mensuelles de carburant ainsi que les prestations liées (parking, péages ) par : > pétrolier sur l année en cours (mois par mois), > pétrolier sur 12 mois glissants (l année entière), > prestation sur 12 mois en cours, > prestation sur 12 mois glissants, > anomalies Le conseil ALD Automotive Vous pouvez télécharger vos analyses sous tableau Excel et modifier, si vous le souhaitez, le type de graphique associé : ALD net vous donne ainsi la souplesse nécessaire pour choisir le graphique qui convient le mieux à vos données (histogramme, camembert, etc).

19 18 L espace Facturation Pour faciliter votre gestion comptable Cet espace rassemble toutes vos événements de facturation ALD Automotive Etats Facturation Vous pouvez consulter et exporter sous Excel toutes vos factures sur les 2 dernières années. > Le «détail facture carburant» est structuré à l écran avec 1 ligne par avenant et par facture. En téléchargeant le fichier sous Excel, vous retrouvez chaque ligne de détail (prise de carburant, péages, lavages ). Re-facturation Vous y retrouvez facilement tout l historique de vos frais non contractuels refacturés.

20 19 L espace ALD e-factures Pour faciliter votre gestion comptable Cet espace rassemble toutes vos factures ALD Automotive Dans le cadre de notre démarche de développement durable, nous avons mesuré le volume de nos impressions de factures que vous adressons : il représente aujourd hui plus de 10.5 tonnes de papier par an. ALD Automotive enrichit ainsi son offre «ALD bluefleet» et renforce sa démarche pour le développement durable et le respect de l environnement en mettant ici à disposition un service gratuit qui vous permet de disposer de l ensemble des éléments de facturation de votre parc à tout moment Nous archivons pour vous, vous en disposez à tout moment Grâce à ALD e-factures procédez au téléchargement en pdf : Des premières pages de facturation (Synthèse de facture) Des détails de factures Y sont disponibles: Les factures de loyer Les factures pétroliers Les factures de refacturation Les factures de fin de location Le conseil ALD Automotive Nous archivons pour vous les 18 derniers mois de facturation, les factures plus anciennes peuvent néanmoins être demandés à votre service client habituel.

21 20 L espace ALD e-factures Nous archivons pour vous, vous en disposez à tout moment Vous pouvez retrouver vos ALD e-factures sur 2 menus : Recherche simple L ensemble de vos factures des 30 derniers jours sont listées, vous pouvez les trier en cliquant sur les entêtes de colonnes, et les télécharger en cliquant sur le numéro du document. Recherche avancée sur l historique de facture L ensemble de vos factures des 18 derniers mois sont disponibles, vous pouvez les rechercher en fonction de la référence ALD (n de facture ou n d EDI), par type d e document (Loyer, Pétrolier, refacturations, fin de location, ), par période et par format (PDF, CSV) Vous pouvez trier les colonnes selon vos besoins, et télécharger le récapitulatif des factures sur Excel, en cliquant sur l icône. Le conseil ALD Automotive Téléchargez plusieurs factures (jusqu à 100) en cochant les cases des lignes recherchées, puis en cliquant sur «télécharger la sélection»

22 21 L espace CO2 - TVS CO2 - TVS Vous visualisez et téléchargez la TVS et les émissions de CO2 de tous les modèles de toutes les marques. Ces informations sont mises à jour en fonction de l actualité des constructeurs, Ceci s inscrit également dans notre démarche du développement durable en limitant la consommation de papier générée par l édition de guides.

23 22 L espace ALD web contact ALD web contact Formulez vos demandes quotidiennes en ligne, elles sont aussitôt attribuées à l interlocuteur dédié en fonction de la catégorie sélectionnée. Le conseil ALD Automotive Faire une demande de modification de couple durée / kilométrage, demander un nouveau devis, réserver un véhicule pour une courte durée... devient un jeu d enfant!

24 ALD Bluefleet le label de notre engagement pour l environnement En tant qu acteur de la mobilité individuelle, nous vous devons une démarche responsable et professionnelle pour réduire au quotidien les émissions de CO2 et la consommation de carburant de votre flotte. Nous encourageons la mise en place de politiques automobiles éco-responsables : diagnostics des flottes automobiles, préconisations, actions sur les consommations carburant des véhicules via la participation à des stages d éco-conduite et de sensibilisation aux risques routiers. ALD Automotive 15 allée de l Europe Clichy Cedex Tél : * Fax : * * N Indigo : 0,15 TTC/min

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