DOSSIER DE DEMANDE DE COTATION RELATIF A LA SELECTION D UNE IMPRIMERIE POUR LA REPRODUCTION DU MANUEL DE PROCEDURE FADeC AGRICULTURE

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1 REPUBLIQUE DU BENIN ******* MINISTERE DE L AGRICULTURE, DE L ELEVAGE ET DE LA PECHE ********* SECRETARIAT GENERAL DU MINISTERE ********** PROJET D APPUI INSTITUTIONNEL AU MINISTERE DE L AGRICULTURE, DE L ELEVAGE ET DE LA PECHE (AIMAEP) REF : DDC N 005/15/CTB/UFAI/AG du 04/05/2015 DOSSIER DE DEMANDE DE COTATION RELATIF A LA SELECTION D UNE IMPRIMERIE POUR LA REPRODUCTION DU MANUEL DE PROCEDURE FADeC AGRICULTURE FINANCEMENT : Agence Belge de Développement (CTB) MAI 2015

2 CONTENU DU DOSSIER I Avis de Demande de Cotation II Termes de Référence (TDR) III Instructions aux soumissionnaires IV ANNEXES Modèle de lettre de soumission Modèle du Bordereau des Prix Unitaires (BPU) Modèle du Devis Quantitatif et Estimatif (DQE) Modèle du contrat de marché

3 REPUBLIQUE DU BENIN ******* MINISTERE DE L AGRICULTURE, DE L ELEVAGE ET DE LA PECHE ********* SECRETARIAT GENERAL DU MINISTERE ********** UNITE FONCTIONNELLE D APPUI INSTITUTIONNEL(UFAI) DU PROGRAMME AGRICULTURE DE LA COOPERATION BENINO-BELGE REF : DDC N 005/15/CTB/UFAI/AG du 04/05/2015 Dans le cadre de la diffusion du document de procédure FADeC Agriculture, l Unité Fonctionnelle d Appui Institutionnel (UFAI) du Programme Agriculture de la Coopération Benino- Belge invite les imprimeries à préparer et à présenter leurs soumissions conformément aux dispositions du présent dossier de demande de cotation. La participation à la présente demande de cotation n est ouverte qu aux établissements d imprimerie à jour vis-à-vis de l administration publique. Le dossier complet peut être retiré à partir du mardi 05 mai 2015, auprès du secrétariat de l UFAI (ex AIMAEP) sis au Rez-de chaussée de l immeuble bleu du MAEP. 1. Renseignements complémentaires Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès du secrétariat de l UFAI (ex AIMAEP) 03 BP : 2900 Cotonou Cel : République du Bénin, tous les jours ouvrables entre 08 heures et 12 heures et entre 15 heures et 18 heures (heure locale). ou téléchargé sur le site de la CTB-Bénin ( 2. Présentation des offres Les établissements d imprimerie devront envoyer leurs offres rédigées en langue française et en quatre (04) exemplaires dont un (1) original et trois (03) copies respectivement marquées comme telles, sous plis fermés portant les mentions : «Sélection d une imprimerie pour la reproduction du manuel de procédure FADeC Agriculture». «A N OUVRIR QU EN SEANCE» Les soumissionnaires doivent faire parvenir leurs offres par envoi recommandé avec accusé de réception ou par porteur, adressée à : Monsieur le Responsable de l UFAI République du Bénin. 3

4 La date du dépôt des offres est fixée au mardi 12 mai 2015 à 16 heures précises. 3. Ouverture des plis Les plis seront ouverts, en présence des représentants des soumissionnaires qui le désirent, le mardi 12 mai 2015 à 10 heures 30 minutes précises dans la salle de réunion du bâtiment DICAF du 1 er étage du MAEP. Fait à Cotonou, le 04 mai 2015 Joseph OUAKE Le Responsable de l UFAI 4

5 PARTIE II: TERMES DE REFERENCE 1. Contexte et justification Des concertations entre les ministères chargés de l Agriculture et de la Décentralisation ont abouti à l organisation de l atelier d échanges à -Hôtel Djègba de Ouidah les 25 et 26 mars Les conclusions des travaux ont recommandé entre autres la mise en place du Cadre de Concertation Interministériel du FADeC- Agriculture l arrêté interministériel n 365/MAEP/MDGLAAT/DC/SGM/DRH/SA du 11 Aout 2014 portant création, composition, attributions et fonctionnement du Cadre de Concertation Intersectoriel du FADeC Agriculture CCI/FADeC-Agriculture) a été pris par les Ministres de la Décentralisation et de l Agriculture en guise de concrétisation d une des résolutions de l atelier de Hôtel Djèba. Le comité interministériel mis en place par ledit arrêté a été officiellement installé le 18 septembre 2014 et a tenu quatre (04) sessions jusqu à ce jour. Ses travaux ont porté essentiellement sur les grandes orientations qui doivent présider à l élaboration du FADeC Agriculture Le recrutement du consultant chargé de la rédaction du document du manuel de procédures du FADeC Agriculture a été effectué. Ce dernier après plusieurs rencontres avec divers acteurs impliqués dans le processus de mise en œuvre des mécanismes de financement agricoles et la participation à toutes les rencontres du cadre de concertation intersectoriel s est investi dans la rédaction du draft du manuel de procédures L Atelier de validation du Manuel de Procédures FADeC Agriculture, s est tenu les 12 et 13 Février 2015 à l Hôtel Bel Azur de Grand-Popo. L objectif de cet atelier de validation est d adopter le rapport de l étude sur le Manuel de procédures du FADeC Agriculture et spécifiquement de : étudier la cohérence entre le Fonds d Appui au Développement des Communes volet Agriculture et le FADeC Général tel que prescrit par l article 11 du décret n du 19 mai 2008 ; analyser les objectifs, les principes et les critères d attribution du FADeC Agriculture; étudier l éligibilité, l identification et la validation des projets agricoles pouvant être financés sur le FADeC Agriculture. Une feuille de route, approuvée au cours dudit atelier, a prescrit les tâches ci-après pour accélérer l opérationnalisation du FADeC-Agriculture : La finalisation du manuel de procédures par le facilitateur avec intégration des amendements et prise en compte des observations de l atelier de validation ; La relecture document revu par le Cadre de Concertation Intersectoriel ; La transmission du Manuel aux cabinets ministériels pour la prise d Arrêté interministériel de mise en vigueur dudit document ; 5

6 La répartition de la dotation du Budget Général de l Etat gestion 2015 au titre du FADeC- Agriculture suivant les critères définis dans le manuel ; L édition, la diffusion et la vulgarisation du Manuel de Procédures : L organisation d une concertation Etat-PTF pour la mobilisation accrue de financement en faveur de FADeC Agriculture. Le chronogramme ainsi établi est respecté. Le document du Manuel de procédures du FADeC- Agriculture validé, relu, réceptionné par le Cadre de Concertation est mis en vigueur par l arrêté interministériel n 116/MAEP/MDGLAAT/DC/SGM/DRH/DPP/SA du 22 Avril Les présents termes de référence ainsi élaborés, sont relatifs à l édition dudit document en vue de sa vulgarisation et son appropriation par les différents acteurs 2. Objet global Assurer l'internalisation et la diffusion du Manuel de procédures du FADeC-Agriculture. 3. Objectif spécifique. Il s'agit de reproduire mille (1000) exemplaires du document du Manuel de procédures du FADeC-Agriculture en version papier et mille (1000) CD-ROM ; 4. Résultats attendus - Mille (1000) exemplaires du document Manuel de procédures du FADeC-Agriculture sont reproduits (version papier) ; 5. Spécification des travaux à faire - Mises en forme définitive du document initial en format Word du document de 89 pages ; - Impression sur papier couché 135 grs avec illustration en couleur : - Couverture: sur papier couché 250 grs avec photos en quadri et pelliculage. - intérieur: papier couché 135g, - Finition avec deux (2) agrafes à cheval. - Format fini : A3 plié ( 21 x 29,5) 6. Méthodologie - Procéder par demande de pro-forma pour retenir une imprimerie à jour vis-à-vis du fisc ; - L imprimerie retenue travaillera en étroite collaboration avec l équipe d AIMAEP en charge de la mise en œuvre de cette activité. - Durée de la prestation : Dix (10) jours ouvrés - 6

7 PARTIE III : INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES 3.1- Informations Tout renseignement peut être demandé à : - M. Joseph TOSSAVI, ATN4, joseph.tossavi@btcctb.org 3.2- Présentation des offres Les offres établies en langue française et en quatre (04) exemplaires dont un (01) original et trois (03) copies, marquées comme telles, doivent être déposées sous plis fermés au Secrétariat du projet AIMAEP sis au Rez-de-chaussée de l immeuble bleu du Ministère de l Agriculture, de l Elevage et de la Pêche (MAEP) au plus tard le mardi 12 mai 2015 à 10 heures précises. L offre et chacun des documents l accompagnant doivent être numérotés et signés par le soumissionnaire ou son mandataire. Le mandataire doit faire apparaître qu il est autorisé à engager le soumissionnaire. Tous les éléments constitutifs des offres seront contenus dans une enveloppe absolument neutre et portant : la mention «Sélection d une imprimerie pour la reproduction du manuel de procédure FADeC Agriculture» ; la mention «A n ouvrir qu en séance» Le délai de validité des offres sera de 90 jours après la date ultime de réception des offres Documents à remettre pour l offre de service Offre technique a. Présentation synthétique de l'imprimerie (personnel, matériels, expériences similaires); b. Une copie du registre de commerce légalisée par un greffier ou l IFU ; c. L'attestation originale des impôts prouvant que l'imprimerie est en règle vis-à-vis du fisc à la date de dépôt des offres (pas de photocopie légalisée) ; d. L attestation de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale ou de prévoyance sociale prouvant que l'imprimerie est à jour vis-à-vis de la Caisse aux termes échus (pas de photocopie légalisée); e. L attestation de non faillite en original datant de moins de trois (03) mois à la date de dépôt des offres (pas de photocopie légalisée) ; f. L original ou la photocopie du relevé d identité bancaire de l établissement ;. g. Le delai de livraison proposé (délai de production de la maquette, et délai de livraison à compter du BAT) ; h. Etats financiers certifiés des 3 dernières années ou une attestation financière i. Liste des marchés similaires exécutés (5 marchés d imprimerie au moins appuyés des attestations de bonne fin d exécution) j. Une lettre de soumission (voir modèle en annexe) ; k. Le Bordereau des prix Unitaires (BPU) pour les prestations demandées; l. Le devis quantitatif et estimatif (DQE) pour ses prestations. NB : - L absence, la non-conformité ou la non-validité de l une quelconque des pièces énumérées ci-dessus est éliminatoire. 7

8 - Après la notification du marché, l attributaire a cinq (05) jours calendaires rigoureusement pour présenter la maquette du document pour le BAT conformément aux TdRs. La durée de la réalisation des travaux est de 10 jours calendaires à compter de la date du BAT. - Le non respect de ces différents délais est synonyme de la rupture du contrat Evaluation des offres techniques Seules les offres régulières et dont les documents demandés sont valides et conformes seront considération et analysées suivant les spécifications définies ci-dessous : - Mises en forme définitive du document initial en format Word du document de 89 pages ; - Impression sur papier couché 135 grs avec illustration en couleur : - Couverture: sur papier couché 250 grs avec photos en quadri et pelliculage. - intérieur: papier couché 135g, - Finition avec deux (2) agrafes à cheval. - Format fini : A3 plié ( 21 x 29,5) A l issue de l évaluation technique, les soumissionnaires dont les documents demandés et dont l absence ou la non validité est éliminatoire seront écartés du processus Evaluation des offres financières Elle consistera en la vérification des formulaires de prix et des calculs arithmétiques. L évaluation financière consistera à vérifier la validité et la conformité des bordereaux et devis et de procéder à la correction des erreurs de calcul éventuelles. La proposition financière la moins distante du montant global des prestations sera classée en première position. L autorité contractante attribuera le Marché au soumissionnaire dont l offre aura été évaluée la moins-disante en fonction des critères exprimés en termes monétaires et jugée substantiellement conforme à la demande de cotation, à condition que le soumissionnaire soit en outre jugé qualifié pour exécuter le marché de façon satisfaisante. L attribution du Marché au soumissionnaire est subordonnée à la vérification que celui-ci satisfait aux critères de qualification. Les critères de qualification sont les suivants : 1-Situation financière : Etats financiers certifiés des 3 dernières années prouvant que la moyenne des chiffres d affaires couvre deux fois le montant de son offre, ou une attestation financière. 2-Expérience : Expérience de marchés de réalisation de travaux d imprimerie au cours des 3 dernières années qui précèdent la date limite de dépôt des soumissions. (5 marchés d imprimerie au moins appuyés des attestations de bonne fin d exécution). 8

9 3.6- Proposition d attribution Le soumissionnaire dont l offre est conforme du descriptif technique de la prestation et qui présente l offre financière la moins «disante» sera déclaré attributaire du marché et recevra le bon de commande pour l exécution de la prestation Confidentialité Le prestataire de service, le projet AIMAEP et la CTB garantissent le caractère confidentiel de toute information obtenue dans le cadre du présent marché et ne transmettront celles-ci à des tiers qu après accord écrit et préalable de l autre partie. Ils ne diffuseront ces informations confidentielles que parmi les préposés concernés par la prestation. Ils garantissent que ces préposés seront dûment informés de leurs obligations de confidentialité et qu ils les respecteront. ANNEXE 1 MODELE DE LETTRE DE SOUMISSION En référence à votre «demande de cotation N 005/05/2015/CTB/AIMAEP/AG du 04 mai 2015 pour la reproduction du document du manuel de procédure FADeC pour le compte du projet d Appui Institutionnel au Ministère de l Agriculture, de l Elevage et de la Pêche (AIMAEP).» Nous soussignés. Agissant en qualité de. Dénommé dans ce qui suit «prestataires».. Domicilié à.... (Adresse) BP :... Tél :. Et en vertu des pouvoirs qui nous sont conférés ; Après avoir pris connaissance la demande de cotation pour "la reproduction du document du manuel de procédure FADeC " et notamment les termes de Références et le modèle de soumission, en acceptant les conditions, nous nous engageons en tant que (Imprimeur), à les exécuter conformément aux prescriptions du dossier de demande de cotation, et pour un montant global hors Taxes de francs CFA ; Nous remettons, revêtue de notre signature la soumission et nous nous engageons, si notre soumission est acceptée, à réaliser les travaux de reproduction dans un délai de.. jours. Nous acceptons de rester lié (s) par notre soumission pendant un délai de quatre vingt dix (90) jours à compter de la date fixée pour la remise des offres. Avant la signature du marché, la présente soumission acceptée par vous vaudra engagement entre nous. Nous acceptons que les sommes qui nous serons dues en exécution du contrat objet de la présente cotation, nous soient payées en Francs CFA et versées au compte n... domicilié à.. ouvert au nom de. Sont annexées à la présente soumission toutes les pièces exigées dûment complétées, signées, datées et cachetées. En foi de quoi que je soumets ici, et j appose ma signature. Fait en une seule copie originale A, le. (Le soumissionnaire) Signature et cachet 9

10 ANNEXE 2 MODELE DE CADRE DU BORDEREAU DES PRIX UNITAIRES (En francs CFA en Hors Taxes) N DESIGNATION UNITE En chiffre PRIX UNITAIRE En lettre Version papier Document du manuel de procédure FADeC Nombre CD-R en version PDF en pochette Document du manuel de procédure FADeC Nombre 10

11 ANNEXE 3 MODELE DE DEVIS QUANTITATIF ET ESTIMATIF (en francs CFA et en Hors Taxes) DESIGNATION UNITE QUANTITE A- Version papier Document du manuel de procédure FADeC Nombre PRIX UNITAIRE MONTANT Sous-total A B- CD-R en version PDF en pochette Document du manuel de procédure FADeC Nombre Sous-total B TOTAL GENERAL Arrêté à la somme totale hors taxes de : (en lettres) 11