Extension WebEx pour Lotus Notes

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1 Extension WebEx pour Lotus Notes Guide d utilisation Version : 2.20

2 Copyright Cisco et/ou ses affiliés. Tous droits réservés. WEBEX, CISCO, Cisco WebEx, le logo CISCO logo et le logo Cisco WebEx logo sont des marques de commerce ou des marques déposées de Cisco et/ou de ses filiales aux États-Unis ou à l'étranger. Les marques tierces sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Acheteurs finaux du Gouvernement des États-Unis. La documentation et les services qui s'y rattachent sont considérés commes des "produits commerciaux", aux termes de la définition donnée par l'article 48 CFR paragraphe au sens des Règlements des Marchés Publics Fédéraux (FAR) et paragraphes à , nonobstant toute autre clause contactuelle FAR ou autre dans laquelle le présent accord peut être incorporé, que le consommateur devra fournir aux utilisateurs finaux du Gouvernement ou, si l'accord est direct, l'utilisateur final acquerra les services et la documentation uniquement avec les droits octroyés à tous les autres consommateurs finaux conformément aux conditions ci-incluses. L'utilisation des services ou de la documentation ou des deux constitue l'acceptation par le Gouvernement que les services et la documentation sont des produits commerciaux et constitue l'acceptation des droits et des conditions ci-incluses

3 Table des matières Chapitre 1 Mise en route... 3 Chapitre 2 Installation et configuration des outils de productivité WebEx... 5 Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx... 5 Installation des outils de productivité WebEx... 7 Configurer les outils de productivité WebEx... 8 A propos de la boîte de dialogue Paramètres WebEx À propos de l'onglet Compte À propos de l'onglet Réunions instantanées À propos de l onglet Réunions programmées A propos de l'onglet One-Click A propos de l'onglet Outils désinstaller les outils de productivité WebEx Chapitre 3 Programmation d'une réunion À propos de la page Programmer une réunion Configurer une réunion et convier des invités Programmer une réunion Inviter des participants Spécifier la récurrence pour une réunion Utiliser des modèles de réunions i

4 Chapitre 4 Programmer pour un autre organisateur Configuration avant de programmer pour un autre organisateur Programmer une réunion pour un autre organisateur Chapitre 5 Gérer une réunion À propos de la gestion des réunions Modification d'une réunion programmée Lancer une réunion Annuler une réunion Prendre part à une réunion Prendre part à une réunion en utilisant une invitation par message électronique Prendre part à une réunion à partir de votre site de service Index ii

5 Chapitre 1 1 Mise en route L'Extension WebEx pour Lotus Notes est un outil de productivité qui vous permet de rapidement lancer, ajouter ou prendre part à des réunions WebEx en ligne depuis Lotus Notes, sans avoir à passer par votre site de service WebEx, autrement dit le site dont vous vous servez pour programmer et rejoindre des réunions en ligne. Les outils de productivité WebEx sont automatiquement installés sur votre ordinateur lorsque vous vous connectez au site de service WebEx et sont automatiquement mis à jour dès que de nouvelles versions sont disponibles. Vous pouvez également installer manuellement les outils de productivité. Pour en savoir plus, consulte Installer les Outils de Productivité WebEx à la page 4. Une fois les outils de productivité WebEx installés, les options WebEx vous permettant de lancer ou d'ajouter une réunion apparaissent dans Lotus Notes. L Extension pour Lotus Notes permet aussi d exécuter les actions suivantes dans Lotus Notes : accéder rapidement à Mon WebEx depuis votre site, qui comprend votre liste personnelle de réunions, votre profil d'utilisateur ainsi que d'autres options liées à votre compte une fonction pour lancer une réunion instantanée One-Click (non disponible pour tous les sites de service WebEx) des modèles d'invitations aux réunions Afin d'assurer la sécurité de vos réunions, l Extension pour Lotus Notes utilise un cryptage SSL (Secure Sockets Layer) 128 bits pour chiffrer toutes les données qu'il envoie à et récupère de votre site de service WebEx. Remarque : Avant d'utiliser l'extension WebEx à Lotus Notes, assurez-vous que Vous êtes familiarisé avec Lotus Notes. Vous disposez d un compte utilisateur sur votre site de service, c est-à-dire le site sur lequel vous organisez des réunions en ligne. L option d Extension pour Lotus Notes est disponible sur votre site de service WebEx. 3

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7 Chapitre 2 2 Installation et configuration des outils de productivité WebEx Vous pouvez installer les outils de productivité WebEx pour commencer ou prendre part à des réunions instantanément avec One-click, Microsoft Office, les navigateurs Internet, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes et les logiciels de messagerie instantanée, ou pour programmer des réunions avec Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes, sans avoir à vous rendre sur votre site de service WebEx. Après avoir installé les outils de productivité WebEx, vous pouvez vous connecter à votre compte WebEx et définir ses options, définir les options de réunion pour les réunions instantanées et programmées, définir les préférences du panneau One-Click et sélectionner les outils de productivité que vous utiliserez avec WebEx. Le tableau suivant décrit les caractéristiques de l'installation et de la configuration des options des outils de productivité WebEx : Installer les outils de productivité WebEx En savoir plus (à la page 7) Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx En savoir plus (à la page 5) Définir des options pour les outils de productivité WebEx En savoir plus (à la page 8) Installer les outils de productivité WebEx En savoir plus (à la page 22) Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir du menu Démarrer: Cliquez sur Démarrer > Tous les programmes > WebEx > Outils de productivité > Paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. 5

8 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir du panneau One-Click: 1 Si le panneau One-Click n'est pas encore ouvert, effectuez une des opérations suivantes: Cliquez deux fois sur l'icône WebEx One-Click sur votre bureau. Cliquez sur Démarrer > Tous les programmes > WebEx > Outils de productivité > WebEx > One-Click. 2 Dans le panneau One-Click, cliquer sur Modifier les paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir de l'icône One-Click de la barre des tâches : 1 Cliquez avec le bouton droit sur l'icône One-Click de la barre des tâches. 2 Sélectionner Paramètres WebEx dans le menu. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir de Microsoft Outlook ou d'ibm Lotus Notes : Dans le menu WebEx, cliquer sur Paramètres de compte. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir de Microsoft Office: Dans Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint, cliquer sur Paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir des logiciels de messagerie instantanée: Cliquez sur WebEx > Paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. 6

9 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Installation des outils de productivité WebEx Si l'administrateur de votre site a activé les options des outils de productivité WebEx pour votre site de service WebEx, tous les outils de productivité WebEx sont automatiquement installés sur votre site. De plus, dès que des nouvelles versions sont disponibles, les outils de productivité WebEx sont mis à jour automatiquement. Le processus d'installation installe tous les outils de productivité WebEx disponibles, cependant, vous pouvez à tout moment modifier vos préférences au sujet des applications à utiliser avec ces outils. Vous pouvez également modifier d'autres préférences de compte WebEx et de réunion en définissant des options dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité (à la page 8). Si nécessaire, vous pouvez également télécharger et installer les outils de productivité WebEx manuellement. Avant d'installer les outils de productivité WebEx, assurez-vous que votre ordinateur dispose bien de la configuration minimale décrite ci-dessous: Microsoft Windows 2000, XP, 2003, Vista Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 ou 7.0, Firefox 3.0 ou supérieur Processeur Intel x86 (Pentium 400 MHz +) ou compatible JavaScript et cookies activés dans le navigateur Remarque : L'extension WebEx pour IBM Lotus Notes est intégrée à l'installation ou au téléchargement des outils de productivité WebEx seulement si l'administrateur de votre site a activé l'option Lotus Notes pour le site. Pour installer les outils de productivité WebEx à partir de la page Configuration des outils de productivité: 1 Connectez-vous à votre site de service WebEx. 2 Cliquez sur Mon WebEx> Configuration des outils de productivité (barre de navigation de gauche). La page Configuration des outils de productivité s'affiche. 3 En enregistrant sur votre bureau, cliquez sur Télécharger les outils de productivité. La boîte de dialogue Télécharger fichier apparaît. 4 Enregistrez le programme d'installation sur votre ordinateur. Le nom du fichier d installation est suivi d une extension.msi. 5 Exécutez le fichier d installation et suivez les instructions. 7

10 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Une fois l installation terminée, connectez-vous à l aide de vos informations de compte WebEx et vérifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité (à la page 8). Pour installer les outils de productivité WebEx à partir de la page Téléchargements: 1 Connectez-vous à votre site de service WebEx. 2 Dans la barre de navigation de gauche, cliquer sur Assistance, puis sur Téléchargements. 3 Dans la page Téléchargements, à côté du titre Outils de productivité WebEx, cliquez sur Télécharger maintenant. La boîte de dialogue Télécharger fichier apparaît. 4 Enregistrez le programme d'installation sur votre ordinateur. Le nom du fichier d installation est suivi d une extension.msi. 5 Exécutez le fichier d installation et suivez les instructions. Une fois l installation terminée, vous pouvez vous connecter à l aide de vos informations de compte WebEx et vérifier les paramètres dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité (à la page 8). Remarque : Les administrateurs système peuvent également effectuer des installations en masse sur les ordinateurs de leur site. Pour en savoir plus, voir Guide d'administrateur IT pour le déploiement en masse des outils de productivité sur Configurer les outils de productivité WebEx Pour configurer les options des outils de productivité WebEx : 1 Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir la boîte de dialogue Paramètres WebEx (à la page 5). 8

11 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx 2 Dans l onglet Compte, connectez-vous à votre compte en spécifiant l URL pour votre site de service WebEx et en entrant votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Pour en savoir plus, voir À propos de l onglet Compte (à la page 14). 3 Cliquez sur Appliquer. 4 Cliquez sur l onglet Réunions instantanées. 9

12 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx 5 Spécifiez les options des réunions commencées instantanément à partir du volet One-Click, de Microsoft Office, des navigateurs, des logiciels de messagerie instantanée, des menus contextuels et de Microsoft Outlook ou d'ibm Lotus Notes. Pour des informations complémentaires, voir À propos de l onglet Réunions instantanées (à la page 15). 6 Cliquez sur l onglet Réunions programmées. 10

13 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx 7 Spécifiez les options des réunions programmées à partir de Microsoft Outlook ou d'ibm Lotus Notes. Pour des informations complémentaires, voir À propos de l onglet Réunions programmées (à la page 17). 8 Cliquez sur l onglet One-Click. 9 Spécifiez les options pour le volet One-Click. Pour des informations complémentaires, voir À propos de l onglet One-Click (à la page 20). 10 Cliquez sur l onglet Outils. 11

14 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Sélectionnez les applications avec lesquelles utiliser les extensions WebEx. Pour en savoir plus, voir À propos de l onglet Outils (à la page 21). A propos de la boîte de dialogue Paramètres WebEx Pour accéder à cette boîte de dialogue Pour accéder à cette boîte de dialogue à partir du menu Démarrer : Cliquer sur Commencer > Programmes > WebEx > Outils de Productivité > Désinstaller. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour accéder à cette boîte de dialogue à partir du panneau One-Click: 1 Si le panneau One-Click n'est pas encore ouvert, effectuez une des opérations suivantes: Cliquez deux fois sur l'icône WebEx One-Click sur votre bureau. 12

15 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Cliquez sur Démarrer > Tous les programmes > WebEx > Outils de productivité > WebEx > One-Click. 2 Dans le panneau One-Click, cliquer sur Modifier les paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour accéder à cà la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir de l'icône One-Click de la barre des tâches: 1 Cliquez avec le bouton droit sur l'icône One-Click de la barre des tâches. 2 Sélectionner Paramètres WebEx dans le menu. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour accéder à la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir de Microsoft Outlook ou d'ibm Lotus Notes : Dans le menu WebEx, cliquer sur Paramètres de compte. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour accéder à la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir de Microsoft Office: Dans Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint, cliquer sur Paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour accéder à la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir des logiciels de messagerie instantanée: Cliquez sur >Paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Onglets dans cette boîte de dialogue La boîte de dialogue Paramètres WebEx contient les onglets suivants : Compte En savoir plus... (à la page 14) Réunion instantanée En savoir plus... (à la page 15) 13

16 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Réunion Programmée En savoir plus... (à la page 17) One-Click En savoir plus... (à la page 20) Outils En savoir plus... (à la page 21) À propos de l'onglet Compte Les options de compte vous permettent de vous connecter à votre site de service WebEx avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Utilisez l option... URL du site Nom d'utilisateur Mot de passe Mémoriser mon mot de passe Mot de passe oublié Changer de mot de passe Langue Langue Fuseau horaire Changer les paramètres du site Web de service WebEx Actualiser Pour... Entrer l'url du site de service WebEx à partir duquel les outils de productivité ont été installés. Entrer le nom d'utilisateur pour un compte d'organisateur sur votre site de service WebEx. Entrer le mot de passe du compte d'organisateur sur votre site de service WebEx. Enregistrer le nom d'utilisateur et le mot de passe que vous avez entrés afin de ne pas avoir besoin d'entrer votre nom d'utilisateur et l'url du site la prochaine fois que vous vous connecterez. Ouvrir la page Aide à la connexion sur le site de service WebEx afin d'obtenir un rappel de votre mot de passe. Ouvrir une boîte de dialogue permettant de spécifier un nouveau mot de passe. Vérifier la langue actuellement sélectionnée pour votre site de service WebEx. Vérifier le pays ou les paramètres locaux actuellement sélectionnés pour votre site de service WebEx. Vérifier le fuseau horaire actuellement sélectionné pour votre site de service WebEx. Ouvrir la page Mon WebEx > Mon profil sur votre site de service WebEx et apporter des changements à votre profil. Actualiser la boîte de dialogue Paramètres WebEx avec les paramètres les plus récents du site de service WebEx. 14

17 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx À propos de l'onglet Réunions instantanées Les options des réunions instantanées affectent les réunions commencées instantanément à partir du volet One-Click, de Microsoft Office, des navigateurs, des logiciels de messagerie instantanée, des menus contextuels et de Microsoft Outlook ou d'ibm Lotus Notes. Utilisez cette option... Type de service Sujet de la réunion Pour... Sélectionner le type de session Webex pour laquelle vous souhaitez commencer une réunion. Cette option énumère uniquement les types de sessions disponibles pour votre site et votre compte utilisateur. Entrer le sujet ou l intitulé de la réunion. Mot de passe de la réunion Afficher cette réunion sur le site WebEx Lister session d assistance dans Salle de réunion personnelle Demander mon approbation lorsque quelqu un rejoint la réunion Demander aux participants d entrer le mot de passe défini pour prendre part à votre réunion. Le site peut exiger que chaque mot de passe réponde à des critères de sécurité tels qu une longueur minimale et un nombre minimal de lettres, chiffres ou caractères spéciaux. Inclure cette réunion dans le calendrier de réunion sur le site de service WebEx. Disponible pour les réunions, les réunions de vente et les sessions de formation uniquement. Inclut cette session d'assistance dans votre liste de réunion dans votre Salle de réunion personnelle sur le site de service WebEx. Disponible uniquement pour les sessions d'assistance. Indiquer que la boîte de dialogue Demande de participation apparaisse sur votre écran lorsque quelqu un essaie de se joindre à la réunion. Disponible uniquement pour les sessions d'assistance. 15

18 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx 16 Utilisez cette option... Pour... Type de conférence Sélectionner le type de téléconférence à utiliser : Aucune : La réunion n inclut aucune téléconférence ou elle inclut une téléconférence pour laquelle vous informerez les participants par une voie autre que votre service de réunion. WebEx Audio : Indique que la réunion WebEx inclut une audioconférence WebEx permettant d'utiliser votre téléphone ou votre ordinateur comme périphérique audio pour participer à une réunion. Si vous sélectionnez cette option, choisir l une des options suivantes pour WebEx Audio : Afficher les numéros d'appel globaux : Sélectionner si vous souhaitez fournir une liste de numéros comme les numéros gratuits ou locaux que les invités d autres pays peuvent appeler pour se joindre à la téléconférence. Les participants reçoivent un appel en retour : Si la réunion comprend une téléconférence intégrée par rétro connexion, à laquelle les participants prennent part en donnant leur numéro de téléphone et en recevant un appel en retour. Les participants peuvent également se joindre à une téléconférence avant son heure de début: Permet aux participants d'appeler ou de rejoindre une conférence WebEx audio avant l'heure de début de la réunion. Remarque : Après avoir démarré une réunion, les participants ont le choix de rejoindre en utilisant leur ordinateur comme périphérique audio, en utilisant la voix sur IP, ou d'utiliser leur téléphone comme périphérique audio. Audioconférence Cisco Unified MeetingPlace : Indique que la réunion inclut une conférence audio intégrée avec votre compte de conférence Cisco Unified MeetingPlace audio. Si vous sélectionnez cette option, choisissez le type de conférence : Les invités appellent : Sélectionner si vous souhaitez que les clients appellent un numéro pour rejoindre Les participants reçoivent un appel en retour : Sélectionner si vous souhaitez que les clients entrent un numéro et reçoivent un rappel du service de conférence. Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe pour recevoir un appel du service de conférence. Cependant, un participant sans ligne téléphonique directe peut prendre part à une audioconférence en appelant un numéro de téléphone de connexion toujours disponible dans la fenêtre Réunion. Remarque : L'option Conférence Cisco Unified MeetingPlace Audio est disponible uniquement si vous possédez un compte Cisco Unified MeetingPlace. Autre téléconférence : Indique que la réunion inclut une téléconférence fournie par un autre prestataire. Les instructions que vous entrez dans la zone de texte s'affichent automatiquement sur l'écran des participants dès qu'il rejoignent la réunion. Conseil : Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe pour recevoir les appels du service de téléconférence. Cependant, un participant sans ligne téléphonique directe peut prendre part à une téléconférence en appelant un numéro de téléphone de connexion qui est toujours disponible dans la fenêtre Réunion.

19 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Utilisez cette option... Code de suivi ID réunion CUVC Pour... Identifier un service, un projet ou d autres informations que votre organisation souhaite associer à vos réunions. Les codes de suivi peuvent être en option ou requis, selon la configuration choisie par l administrateur de votre site. Si l'administrateur de votre site vous demande de sélectionner un code dans une liste prédéfinie, sélectionnez le code dans la liste déroulante appropriée. (Intégration CUVC pour Meeting Center uniquement) Entrez une URL personnalisée pour créer une salle de réunions virtuelle dans laquelle vous pouvez utiliser Cisco Unified Video. Si vous laissez cette case vide, l'identifiant WebEx Meeting est utilisé par défaut. Lorsque vous commencez une réunion WebEx, le panneau de CUVC Video s'affiche automatiquement. À propos de l onglet Réunions programmées Les options des réunions programmées affectent les réunions programmées à partir de Microsoft Office ou d'ibm Lotus Notes. Utilisez cette option... Type de service Sujet de la réunion Pour... Sélectionnez le type de réunion WebEx que vous souhaitez programmer. En plus des types de réunion standard, la liste peut inclure une ou plusieurs des options suivantes, selon les paramètres de votre site : Conférence Personnelle : Vous permet de programmer une réunion Conférence Personnelle qui commence avec une partie audio et qui inclut automatiquement une partie en ligne que vous pourrez rejoindre plus tard. Vous devez disposer d'au moins un numéro de compte Conférence Personnelle indiqué dans la page Conférence Personnelle de > Mon WebEx pour pouvoir utiliser ce type de réunion. Conférence Personnelle MeetingPlaceVous permet de spécifier une Conférence Personnelle Cisco Unified MeetingPlace qui utilise votre compte de Conférence Cisco Unified MeetingPlace pour la conférence audio. Entrer le sujet ou l intitulé de la réunion. Mot de passe de la réunion Demander aux participants d entrer le mot de passe défini pour prendre part à votre réunion. Le site peut exiger que chaque mot de passe réponde à des critères de sécurité tels qu une longueur minimale et un nombre minimal de 17

20 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Utilisez cette option... Exclure le mot de passe de l invitation électronique Afficher cette réunion sur le site WebEx Pour... lettres, chiffres ou caractères spéciaux. Si vous avez sélectionné Conférence Personnelle comme type de réunion, le mot de passe par défaut est le code d'accès invité dans votre compte numéro de Conférence Personnelle (PCN) qui est indiqué pour cette réunion. Exclure le mot de passe de réunion du courrier électronique qui est envoyé à toutes les personnes invitées à votre réunion. Inclure cette réunion dans le calendrier de réunion sur le site de service WebEx. Disponible pour les réunions, les réunions de vente, les événements et les sessions de formation uniquement. Les invités peuvent participer à la réunion X minutes avant l'heure de début Autoriser les invités à accéder à la réunion un certain nombre de minutes avant l heure de début prévue. Remarque Si vous réglez cette option à 0 minutes, vous devez commencer la réunion pour que les invités puissent y accéder. Autorise des participants externes ID réunion CUVC Autoriser les invités connectés sur l'internet public à rejoindre votre réunion. Si décoché, seuls les invités faisant partie du même réseau peuvent rejoindre la réunion. Remarque : Cette option n'est pas disponible pour les utilisateurs Cisco Unified MeetingPlace. (Intégration CUVC pour Meeting Center uniquement) Entrez une URL personnalisée pour créer une salle de réunions virtuelle dans laquelle vous pouvez utiliser Cisco Unified Video. Si vous laissez cette case vide, l'identifiant de la réunion WebEx est utilisé par défaut. Lorsque vous commencez une réunion WebEx, le panneau de CUVC Video s'affiche automatiquement. Onglet Audio & Suivi Les options qui affectent les conférences audio et leur suivi. Utilisez cette option... Pour... Type de conférence Sélectionner le type de téléconférence à utiliser : Aucune : La réunion n inclut aucune téléconférence ou elle inclut une téléconférence pour laquelle vous informerez les participants par une voie autre que votre service de réunion. Téléconférence WebEx : Indique si la réunion comprend une téléconférence intégrée. Si vous sélectionnez cette option, choisissez l un des types de téléconférence suivants : Les participants reçoivent un appel en retour : Si la réunion comprend une téléconférence intégrée par rétro 18

21 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Utilisez cette option... Code de suivi Pour... connexion, à laquelle les participants prennent part en donnant leur numéro de téléphone et en recevant un appel en retour. Les participants peuvent également se joindre à une téléconférence avant son heure de début: Permet aux participants d'appeler ou de rejoindre une téléconférence avant l'heure de début de la réunion. Numéro de conférence personnel : Affiche les comptes conférence personnelle audio que vous avez paramétrés dans la zone de Conférence Personnelle de Mon WebEx. Sélectionnez le compte à associer à cette réunion. Vous pouvez créer jusqu'à trois comptes. Audioconférence Cisco Unified MeetingPlace : Indique que la réunion inclut une conférence audio intégrée avec votre compte de conférence Cisco Unified MeetingPlace audio. Si vous sélectionnez cette option, choisissez le type de conférence : Les invités appellent : Sélectionner si vous souhaitez que les clients appellent un numéro pour rejoindre Les participants reçoivent un appel en retour : Sélectionner si vous souhaitez que les clients entrent un numéro et reçoivent un rappel du service de conférence. Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe pour recevoir un appel du service de conférence. Cependant, un participant sans ligne téléphonique directe peut prendre part à une audioconférence en appelant un numéro de téléphone de connexion toujours disponible dans la fenêtre Réunion. Remarque : L'option Conférence Cisco Unified MeetingPlace Audio est disponible uniquement si vous possédez un compte Cisco Unified MeetingPlace. Autre téléconférence : Indique que la réunion inclut une téléconférence fournie par un autre prestataire. Les instructions que vous entrez dans la zone de texte s'affichent automatiquement sur l'écran des participants dès qu'il rejoignent la réunion. Conseil : Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe pour recevoir les appels du service de téléconférence. Cependant, un participant sans ligne téléphonique directe peut prendre part à une téléconférence en appelant un numéro de téléphone de connexion qui est toujours disponible dans la fenêtre Réunion. Identifier un service, un projet ou d autres informations que votre organisation souhaite associer à vos réunions. Les codes de suivi peuvent être en option ou requis, selon la configuration choisie par l administrateur de votre site. Si l'administrateur de votre site vous demande de sélectionner un code dans une liste prédéfinie, sélectionnez le code dans la liste déroulante appropriée. 19

22 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Onglet Inscription Des options qui affectent la manière dont les inscriptions des participants sont approuvées. Utilisez cette option... Exiger l'inscription des participants Accepter automatiquement toutes les inscriptions Pour... Spécifie que tous les participants doivent s'inscrire à la réunion, afin de leur autoriser ou de leur refuser l'accès à votre réunion. Un invité ne peut pas participer à la réunion tant que vous n avez pas accepté sa demande d inscription. Cette option est disponible uniquement si l'option Les invités peuvent se joindre à la réunion [x] minutes avant l'heure de débutn'est pas cochée. Accepter automatiquement toutes les demandes d inscription. Si cette option n'est pas sélectionnée, vous devez accepter les demandes d'inscription manuellement en utilisant les options de la page Participants inscrits du site de service WebEx. Cette option est disponible uniquement si l'option Les invités peuvent se joindre à la réunion [x] minutes avant l'heure de début n'est pas cochée et que l'option Demander l'inscription des invités est sélectionnée. Onglet Ressources Options qui contrôlent l'utilisation des ressources dans les réunions. Utilisez cette option... Modèles de l onglet Informations Exécuter automatiquement la présentation avant que l organisateur se joigne à la réunion Pour... Choisissez un modèle pour l'onglet Infos qui apparaît dans la zone d'affichage du contenu durant la réunion. L onglet Info contient des informations sur la réunion, y compris son organisateur, les numéros d appel de téléconférence et le code organisateur (pour l organisateur seulement). Remarque : Vous pouvez choisir un autre modèle uniquement si un ou plusieurs modèles d'onglet Infos sont disponibles dans votre service de réunion. Votre administrateur de site peut ajouter des modèles à votre service. Exécuter automatiquement une présentation que les invités peuvent visionner avant que l organisateur se joigne à la réunion. A propos de l'onglet One-Click 20 Les options One-Click affectent les fonctions du volet One-Click.

23 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Utilisez cette option... Reste affiché par-dessus le bureau Pour... Avoir le volet One-Click affiché par dessus chaque application ou programme ouvert sur votre ordinateur. Afficher l'icône One-Click dans la barre des tâches Afficher la fonction de programmation dans la fenêtre One-Click Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes Afficher l'icône One-Click dans la barre des tâches. Afficher les liens Commencer la réunion programmée et Programmer une réunion dans le panneau. L'un des liens vous emmène sur les pages correspondantes de votre site de service WebEx. Sélectionnez un programme de messagerie et de calendrier en tant que carnet d'adresse par défaut. WebEx One-click s'intègre avec le programme de messagerie que vous sélectionnez, ce qui permet d'obtenir facilement les adresses électroniques de vos contacts. Le fait de cliquer sur le volet WebEx One-Click ouvre un carnet d'adresse du programme de messagerie que vous sélectionnez ici. A propos de l'onglet Outils Les options de cet onglet déterminent les programmes auxquels les extensions et les raccourcis WebEx seront intégrés. Utilisez l option... Microsoft Outlook IBM Lotus Notes Utilisez WebEx avec Microsoft Office Afficher le bouton dans Internet Explorer Pour... Afficher les commandes et les boutons WebEx pour la programmation des réunions ou pour commencer des réunions One-Click avec Microsoft Outlook en utilisant les contacts et le calendrier d'outlook. Afficher les commandes et les boutons WebEx pour la programmation des réunions ou commencer des réunions One-Click avec IBM Lotus Notes en utilisant les contacts et le calendrier de ce programme. Afficher les boutons WebEx pour commencer une réunion One-Click et partager automatiquement un fichier sélectionné ou un document à partir des applications Microsoft Office suivantes: Excel PowerPoint Word Afficher un bouton WebEx qui vous permet de commencer des réunions One-Click à partir de la barre d'outils d'internet Explorer. Afficher dans les menus contextuels de Windows Affiche une commande WebEx qui vous permet de commencer une réunion One-Click et de partager automatiquement un fichier ou un 21

24 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Utilisez l option... (nécessite un redémarrage) Utilisez WebEx avec Instant Messenger Afficher le bouton dans Firefox Pour... document sélectionné par un raccourci contextuel disponible dans l'explorateur Windows. Affiche des boutons et des commandes WebEx qui vous permettent de commencer une réunion One-Click à partir d'un logiciel de messagerie instantanée. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs des logiciels de messagerie instantanée suivants: AOL Google Talk Lotus Sametime Skype Windows Messenger Yahoo Messenger Affiche un bouton WebEx qui vous permet de commencer des réunions instantanées à partir de la barre d'outils de Firefox. désinstaller les outils de productivité WebEx Vous pouvez désinstaller les outils de productivité WebEx à tout moment. Pour désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant les commandes du menu Démarrer: 1 Cliquez sur Démarrer > Tous les programmes> WebEx > Outils de productivité > Désinstaller 2 Cliquez sur Oui pour confirmer la désinstallation des outils de productivité WebEx. Pour désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant le Panneau de configuration: 1 Cliquez sur Démarrer > Panneau de configuration. 2 Double-cliquez sur l'icône Ajout/suppression de programmes. 3 Cliquez sur Outils de productivité WebEx. 4 Cliquez sur Supprimer. 5 Cliquez sur Oui pour confirmer la désinstallation des outils de productivité WebEx. 22 Remarque : La désinstallation des outils de productivité supprime tous les outils de productivité et les raccourcis correspondants de votre ordinateur. Si vous voulez continuer à utiliser certains outils de productivité mais désactiver les autres, modifiez les options dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité (à la page 8).

25 Chapitre 3 3 Programmation d'une réunion Si vous souhaitez... obtenir une présentation de la programmation d une réunion à l aide de l extension pour Lotus Notes organiser une réunion Consultez... Programmer une réunion (à la page 23) Configurer une réunion et convier des invités (à la page 24) À propos de la page Programmer une réunion Avant de programmer une réunion en ligne à l aide de l Extension pour Lotus Notes, considérez les points suivants : L Extension pour Lotus Notes fournit les options de base de programmation d'une réunion. Certaines options disponibles sur votre site de service ne le sont donc pas dans l extension pour Lotus Notes. Pour ces options supplémentaires, l extension pour Lotus Notes utilise les paramètres du modèle que vous sélectionnez pour la réunion. Pour en savoir plus sur les modèles de réunion, voir Utiliser les modèles de réunion (à la page 31). L Extension pour Lotus Notes ne prend pas en charge les options de «répétition» (récurrence) disponibles dans Lotus Notes. Pour en savoir plus, voir Spécifier un modèle de récurrence pour une réunion (à la page 28). Dans les invitations à une réunion que vous envoyez via Lotus Notes, l'heure de début de la réunion est celle du fuseau horaire défini sur votre ordinateur, pas celle du fuseau défini dans les préférences du site de service. Sur votre site de service, toutes les heures de réunion correspondent au fuseau horaire défini dans les préférences du site, quel que soit le fuseau horaire réglé sur votre ordinateur. Pour en savoir plus sur la configuration des préférences de votre site, consultez la documentation de votre site de service. 23

26 Chapitre 3: Programmation d'une réunion Configurer une réunion et convier des invités Si vous souhaitez... Organiser une réunion à l'aide de l'extension pour Lotus Notes inviter des participants à une réunion programmée En savoir plus sur l'organisation de réunions récurrentes Consultez... Programmer une réunion (à la page 24) Inviter des participants (à la page 26) Spécifier la récurrence pour une réunion (à la page 28) Comprendre les modèles de réunions Utiliser des modèles de réunions (à la page 31) Programmer une réunion Les outils de productivité WebEx vous permettent de programmer des réunions à l'aide de Lotus Notes sans avoir à passer par votre site de service WebEx. Pour organiser une réunion en ligne à l'aide de l'extension WebEx pour Lotus Notes, ouvrez une nouvelle requête de réunion puis précisez les informations et les paramètres liés à votre réunion. Pour programmer une réunion WebEx à l'aide de Lotus Notes 1 Dans votre agenda Lotus Notes, cliquez sur Programmer une réunion et ajoutez les informations concernant la réunion. L onglet Nouvelle entrée de l'agenda s affiche, ainsi qu un bouton Ajouter une réunion WebEx. 24

27 Chapitre 3: Programmation d'une réunion Précisez les informations générales concernant la réunion telles que : objet heure emplacement invités En savoir plus (à la page 26) récurrence de la réunion En savoir plus 2 Une fois que vous avez indiqué les options générales de réunion, cliquez sur Ajouter une réunion WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Précisez les options WebEx concernant la réunion, telles que le mot de passe, les paramètres audio et l'enregistrement. Si vous programmez une réunion pour un autre organisateur, un message disant, "Vous programmez pour [nom organisateur]," l'indique dans la boîte de dialogue des Paramètres WebEx. 3 Spécifiez les paramètres de réunion WebEx, puis cliquez sur OK. 4 Effectuez l'une des opérations suivantes, selon le cas : Cliquez sur Enregistrer et envoyer les invitations pour envoyer les invitations aux participants. Pour en savoir plus sur les invitations des participants, voir Invitations des participants (à la page 26). Cliquez sur Enregistrer comme brouillon et invitez ultérieurement les participants à la réunion programmée. L Extension pour Lotus Notes contacte votre site de service WebEx et ajoute la réunion programmée à : 25

28 Chapitre 3: Programmation d'une réunion Votre calendrier Lotus Notes la liste des réunions sur la page Réunions Mon WebEx de votre site de service WebEx votre page Salle de réunion personnelle, si votre compte en comprend une Remarque : Vous pouvez modifier tous les paramètres de votre réunion après l avoir programmée. Pour en savoir plus, voir Modifier une réunion programmée (à la page 38). Inviter des participants Lorsque vous utilisez l Extension pour Lotus Notes pour programmer une réunion, vous pouvez inviter des invités en les sélectionnant dans l'un de vos carnets d adresses Lotus Notes. Vous pouvez également inviter des invités qui ne sont pas dans une liste de contacts Lotus Notes en indiquant leur adresse électronique. Une fois que vous avez invité un participant à une réunion programmée, il reçoit un message d'invitation. L'invitation comprend les informations sur la réunion, notamment son mot de passe, ainsi qu'un lien sur lequel l'invité peut cliquer pour participer à la réunion. Pour envoyer une invitation à une réunion 1 Si vous avez programmé une réunion à l'aide de l'extension WebEx pour Lotus Notes, ouvrez l'entrée de calendrier correspondante dans votre calendrier Lotus Notes. 2 Cliquez sur l'icône Carnet d'adresses pour sélectionner le nom des invités, ou saisissez manuellement leur nom. 26

29 Chapitre 3: Programmation d'une réunion Dans le panneau Invités, sélectionnez ou saisissez le nom des invités. Remarque : Les participants invités via l'extension WebEx pour Lotus Notes n'apparaissent pas dans la liste des invités à la réunion sur votre site de service WebEx. Vous trouverez ci-dessous un exemple de message électronique d invitation : Toutes les informations que vous ajoutez à l invitation apparaissent ici. 27

30 Chapitre 3: Programmation d'une réunion Pour plus d'informations sur l'invitation de participants dans Lotus Notes, reportez-vous à l'aide de Lotus Notes. Spécifier la récurrence pour une réunion Vous pouvez utiliser la fonction de répétition de réunion de Lotus Notes pour spécifier une récurrence de réunion. Par exemple, vous pouvez indiquer qu'une réunion se répète tous les mercredis à 14H00 jusqu'à une date spécifique. L Extension pour Lotus Notes programme la réunion à chacun des jours spécifiés dans l'option de périodicité. Cependant, selon votre service, il se peut que les répétitions de réunion ne soient pas prises en charge dans Lotus Notes. Pour spécifier la récurrence pour une réunion en ligne : 1 Si vous avez programmé une réunion à l'aide de l'extension WebEx pour Lotus Notes, ouvrez l'entrée de calendrier correspondante dans votre calendrier Lotus Notes. La boîte de dialogue Options de répétition s affiche. Pour obtenir des détails sur la prise en charge des options de récurrence dans l extension WebEx pour Lotus Notes, voir Récurrence dans l extension WebEx pour Lotus Notes (à la page 29). 2 Spécifiez les options dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur OK. 28

31 Chapitre 3: Programmation d'une réunion Assistance pour la récurrence dans l'extension WebEx pour Lotus Notes Le tableau suivant montre la façon dont les chemins récurrents Lotus Notes sont gérés dans WebEx pour Réunions WebEx et pour les réunions Conférence Personnelle WebEx. Réunions WebEx Type Option Lotus Notes Converti à l'option Réunion WebEx [Fréquence quotidienne] Chaque 1er-31ème jour Chaque 1er-31ème jour [Fréquence hebdomadaire] Chaque 1ère-8ème semaine, le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] Chaque 1er-12ème mois du 1er -31ème jour Pour les réunions Meeting Center et Sales Center : Chaque 1ère-8ème semaine, le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] Pour les événements Event Center et les sessions de formation Sales Center : Chaque semaine le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] Si vous programmez une réunion qui se répète toutes les X semaines, avec X supérieur à 1, la réunion sera programmée correctement dans Lotus Notes mais apparaîtra comme une réunion Semaine sur votre site de service WebEx. Chaque 1er-12ème mois du 1er -31ème jour [Fréquence mensuelle] Annuel Décompter à partir de la fin du mois Chaque 1er-12ème mois le [1er, 2ème, 3ème, 4ème, dernier] [Dim, Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam] Chaque 1ère- 10ème année Non pris en charge Chaque 1er-12ème mois le [1er, 2ème, 3ème, 4ème, dernier] [Dim, Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam] Chaque année Si vous programmez une réunion qui se répète toutes les X années, avec X supérieur à 1, la réunion sera programmée correctement dans Lotus Notes mais apparaîtra comme une réunion annuelle sur votre site de service WebEx. Personnaliser paramètres personnalisés Non pris en charge. 29

32 Chapitre 3: Programmation d'une réunion Type Option Lotus Notes Converti à l'option Réunion WebEx Commencer de date en date Si la période de temps est supérieure à une année, elle est convertie en une année. Date de fin Si la période de temps est supérieure à Démarrer à partir de la date continuer une année, elle est convertie en une pendant X fois année. Précisez les exceptions Ne pas déplacer Déplacer sur Vendredi Déplacer sur Lundi Déplacer sur le jour le plus proche de la semaine Supprimer Non pris en charge. Non pris en charge. Non pris en charge. Non pris en charge. Non pris en charge. Réunions Conférence Personnelle WebEx Type [Fréquence quotidienne] Option Lotus Notes Chaque 1er-31ème jour Convertie en Option Réunion Conférence Personnelle WebEx Tous les jours [Fréquence hebdomadaire] Chaque 1ère-8ème semaine, le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] Chaque 1ère-8ème semaine, le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] [Fréquence mensuelle] Chaque 1er-12ème mois du 1er -31ème jour Décompter à partir de la fin du mois Chaque 1er-12ème mois le [1er, 2ème, 3ème, 4ème, dernier] [Dim, Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam] chaque mois le [1er, 2ème, 3ème, 4ème, dernier] [Dim, Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam] Non pris en charge Chaque 1ère semaine le [Dim, Lun, Mar, Mer, Jeu, Vend, Sam] Annuel Chaque 1ère- 10ème année Non pris en charge Personnaliser paramètres personnalisés Non pris en charge Date de fin Commencer de date en date Démarrer à partir de la date continuer pendant X fois Si la période de temps est supérieure à une année, elle est convertie en une année. Si la période de temps est supérieure à une année, elle est convertie en une année. 30

33 Chapitre 3: Programmation d'une réunion Type Option Lotus Notes Ne pas déplacer Déplacer sur Vendredi Convertie en Option Réunion Conférence Personnelle WebEx Non pris en charge. Non pris en charge. Précisez les exceptions Déplacer sur Lundi Déplacer sur le jour le plus proche de la semaine Supprimer Non pris en charge. Non pris en charge. Non pris en charge. Remarque : Pour modifier ou supprimer une répétition de réunion dans Lotus Notes, procéder comme suit : Lorsque vous modifiez une réunion répétitive, tel que reprogrammer sa date ou modifier les options de réunion, les changements que vous effectuez pour une instance unique de la réunion doit être appliquée à toutes ses instances pour que les changements prennent effet sur votre site Web de service. Si les modifications ne sont appliquées qu'à une seule instance, la mise à jour est effectuée dans Lotus Notes, mais pas dans le calendrier sur votre site. Si vous annulez une instance individuelle d une répétition de réunion, l instance est supprimée dans Lotus Notes mais conservée dans votre calendrier. Vous devez supprimer toutes les instances d'une répétition de réunion dans Lotus Notes pour supprimer la réunion du calendrier. Utiliser des modèles de réunions Un modèle de réunion stocke tous les paramètres de réunion préférés. Vous pouvez ainsi rapidement programmer ou démarrer une réunion en ligne en choisissant le modèle sans avoir à sélectionner les mêmes paramètres pour chaque réunion que vous programmez. Cependant, un modèle ne stocke pas les paramètres pour le sujet, le mot de passe, la date et l heure. Lorsque vous programmez une réunion à l aide de l Extension pour Lotus Notes, vous pouvez sélectionner un des modèles de réunions que vous avez enregistrés sur votre site de service. Remarque : Bien que l Extension pour Lotus Notes ne fournisse qu un sous-ensemble de toutes les options que vous pouvez utiliser pour une réunion en ligne, toutes les options sont prédéfinies dans un modèle, qu elles apparaissent ou non dans l extension pour Lotus Notes. Par exemple, si vous définissez des privilèges particuliers pour les invités, ces privilèges seront définis pour la réunion, même si les paramètres des privilèges des invités ne sont pas disponibles dans l Extension pour Lotus Notes. Après avoir programmé une réunion, vous pouvez modifier son modèle. 31

34 Chapitre 3: Programmation d'une réunion Pour afficher les informations détaillées d'un modèle : 1 Cliquez sur le bouton Configuration dans la barre d'outils de Lotus Notes et choisissez Modèles de réunions. Votre liste des modèles de réunions enregistrés sur votre site de service s affiche. Vous trouverez ci-dessous un exemple de la liste des modèles d un utilisateur : 2 Sélectionnez un modèle, puis cliquez sur Afficher. 32

35 Chapitre 4 4 Programmer pour un autre organisateur Vous pouvez programmer une réunion WebEx au nom d un autre organisateur, si ce dernier vous a donné les autorisations nécessaires. Par exemple, si vous êtes l adjoint administratif d un directeur qui souhaite organiser régulièrement des réunions WebEx, le directeur peut vous désigner pour programmer les réunions en son nom. Vous pouvez programmer, modifier et annuler les réunions concernant cet organisateur. Configuration avant de programmer pour un autre organisateur Avant de pouvoir programmer une réunion WebEx pour un autre organisateur, assurez-vous que tous deux : avez un compte organisateur WebEx. Contactez l administrateur de votre site WebEx pour obtenir un compte organisateur. disposez de la même version de l Extension WebEx pour Lotus Notes installée sur votre ordinateur. L organisateur doit procéder comme suit : vous donner la permission de programmer des réunions WebEx. L organisateur fait ceci sur le site Web de service WebEx. vous donner la permission d utiliser son agenda Lotus Notes. en vous choisissant comme délégué dans Lotus Notes. 33

36 Chapitre 4: Programmer pour un autre organisateur Programmer une réunion pour un autre organisateur Si l'organisateur vous a donné toutes les autorisations nécessaires, vous pouvez programmer une réunion en son nom. Pour programmer une réunion dans Lotus Notes pour un autre organisateur : 1 Dans le menu Agenda, choisissez Ouvrir l'agenda d'un autre utilisateur. La boîte de dialogue Ouvrir un calendrier apparaît. 2 Sélectionnez Autre, puis le nom de l'organisateur. L'agenda de l organisateur s affiche comme onglet sur votre propre agenda. Conseil : La prochaine fois que vous programmerez une réunion pour cet organisateur, et pendant toute la durée de validité de vos autorisations, vous pourrez sélectionner le nom de l'organisateur directement à partir du menu du calendrier. 3 Sélectionnez une date et une heure sur le calendrier de l organisateur. La boîte de dialogue Entrée de calendrier apparaît. 4 Cliquez sur Ajouter une réunion WebEx en haut à gauche de la boîte de dialogue Entrée de calendrier. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. 34