Gestion de la chaîne de froid

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1 VERSION P ELI IN R 2 M A R S R M AI E Bloc III: LOGISTIQUE Cours de formation en gestion des cadres du PEV Niveau intermédiaire Gestion de la chaîne de froid MODULE 8 Organisation mondiale de la Santé Bureau régional de l Afrique Programme Elargi de Vaccination

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3 Cours de formation en gestion des cadres du PEV Niveau intermédiaire Bloc III : Logistique Module 8 Gestion de la chaîne de froid Mars 2004 Version préliminaire 2 Organisation mondiale de la Santé Bureau régional de l Afrique Programme Elargi de Vaccination Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO i

4 Remerciements Le Bureau régional de l'oms pour l'afrique exprime sa gratitude à tous les partenaires, en particulier l'oms/ Siège, l'usaid et la Fondation des Nations Unies pour leur contribution au financement, à la préparation et à l'achèvement du présent module. Pour des informations et une documentation plus actualisées sur la formation en vaccination, bien vouloir : visiter notre site Internet : vous référer au CD " Resources for Immunisation Managers ", version 2 (WHO/HQ, 2002) Ce document n'est pas une publication officielle de l'organisation mondiale de la Santé (OMS) et tous les droits y afférents sont réservés par l'organisation. S'il peut être commenté, résumé, reproduit ou traduit sans aucune restriction, partiellement ou en totalité, il ne saurait cependant l'être pour la vente ou à des fins commerciales ii Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

5 Cours de formation en gestion des cadres du PEV Niveau intermédiaire : liste des modules 1. BLOC I : Modules introductifs (0-3) Module 0 : Introduction Module 1 : Approche de résolution des problèmes pour la gestion des services de vaccination Module 2 : Rôle du gestionnaire du PEV Module 3 : Communication pour les programmes de vaccination Manuel de référence : Manuel de communication pour la polio et le PEV de routine 2. BLOC II : Planification/Organisation (4-6) Module 4 : Planification des activités de vaccination Module 5 : Augmentation de la couverture vaccinale Module 6 : Réduction des occasions manquées Manuel de référence : Guide révisé de planification du PEV 3. BLOC III : Logistique (7-14) Module 7 : Planification, suivi et supervision de la logistique du PEV Module 8 : Gestion de la chaîne de froid Module 9 : Gestion des vaccins Module 10 : Sécurité de la vaccination Module 11 : Gestion du transport Module 12 : Gestion de la logistique pour la vaccination supplémentaire Module 13 : Logistique pour la surveillancemodule 14 : Entretien 4. BLOC IV : Nouveaux vaccins (15) Module 15 : Introduction de nouveaux vaccins 5. BLOC V : Vaccination supplémentaire (16-17) Module 16 : Comment organiser efficacement les JNV pour l'éradication de la polio Module 17 : Comment organiser des campagnes de masse avec les vaccins injectables (rougeole, FJ, TTN) Manuel de référence : 1. Guide de terrain sur les activités de vaccination supplémentaire visant l'éradication de la polio (version révisée, 1996) 2. directives pour améliorer la qualité des JNVguide de terrain d'afro pour les activités de vaccination supplémentaire contre la rougeole 6. BLOC VI: Surveillance de la maladie (18-19) Module 18 : Prise en charge des cas de maladies prioritaires Module 19 : Surveillance intégrée de la maladie (voir les modules IDSR) 7. BLOC VII : Suivi et évaluation (20-23) Module 20 : Suivi et gestion de données Module 21 : Supervision formative par les gestionnaires du PEV Module 22 : Mener une enquête sur la couverture du PEV Module 23 : Evaluation du programme de vaccination Manuel de référence : Liste de Controle pour la supervision Intégrée des Activités de prévention et de Lutte Contre les Maladies au Niveau du District. Guide de Préparation. Oct OMS/AFRO 8. BLOCK VIII : Matériels de formation du PEV (24) Module 24 : Guide de l'animateur Autres outils et guides Trousse de formation du PEV Guide du directeur de cours Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO iii

6 Table des matières Abreviations et acronymes... v Glossaire... vi 1. Introduction Contexte But du module Audience cible Objectifs de la formation Contenu du module Comment utiliser ce module Organiser la chaîne de froid Configuration de la chaîne de froid Approvisionnement de vaccins et autres matériels du PEV Sources d énergie de la chaîne de froid Chaîne de froid inverse Estimer la capacité de stockage de la chaîne de froid Evaluer la capacité de stockage requise Estimer le volume net requis de stockage des vaccins Estimer la capacité requise de la chaîne de froid pour le stockage des vaccins Sélectionner les équipements de la chaîne de froid Gérer le matériel de la chaîne de froid Inventaire du matériel de la chaîne de froid Entretien du matériel / maintenance Planifier la chaîne de froid Préparer les plans annuels de la chaîne de froid Préparer un plan d urgence de la chaîne de froid Suivre et superviser la chaîne de froid Suivi de la chaîne de froid Indicateurs de suivi de la chaîne de froid Rapports Maintien de votre chaîne de froid fonctionnelle «en bonne santé» Supervision Références Annexes Annexe 1 : Plan de réhabilitation de la chaîne de froid dans la province de Qwerty, Hopelandia43 Annexe 2 : Liste d indicateurs sélectionnés pour le suivi de la chaîne de froid iv Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

7 Abréviations et acronymes BCG Bacille Calmette-Guérin (contre la tuberculose) CFC Chlorofluorocarbone DANIDA Agence danoise de développement international DT Diphtérie, tétanos (vaccin) DTC Diphtérie, tétanos, coqueluche (vaccin) HepB Hépatite B (vaccin) Hib Haemophilus influenza de type B (vaccin) MMR Rougeole, oreillons, rubéole (vaccin) Measles, mumps, rubella vaccines MR Rougeole, rubéole (vaccin) Mumps, rubella (vaccine) MSP Ministère de la Santé OMS Organisation mondiale de la Santé PCIME Prise en charge intégrée des maladies de l enfant PCV Pastille de contrôle du vaccin PEV Programme Elargi de Vaccination PFA Paralysie flasque aiguë PIS Fiche d information sur les produits Products Information Sheets UNICEF Fonds des Nations Unies pour l Enfance VAT Vaccin antitétanique VPO Vaccin polio oral Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO v

8 Glossaire Bundling : Chaîne de froid : Maintenance : Supervision : Vaccin : Inventaire : Logistique : L offre groupée des fournitures : des vaccins, des diluants, des seringues et des boîtes de securité. L implication est qu aucune composante ne peut être considéreé isolément. L offre groupée n a pas de connotation physique et n implique pas que les articles doivent être emballés ensemble. Système constitué de divers éléments, à savoir les ressources humaines, matérielles, financières et également des normes, à différents niveaux autrement appelés maillons de la chaîne qui permet le transport, le stockage et la distribution de vaccins actifs depuis le fabricant jusqu à l endroit où ils sont administrés aux sujets cibles. Ensemble des activités techniques qui assurent le bon fonctionnement des équipements, des moyens de transport relatifs à la chaîne de froid. Processus destiné à guider, appuyer et aider les prestataires de service à remplir leurs devoirs et tâches assignées en vue d atteindre les objectifs organisationnels planifiés. La supervision s effectue à l aide d une liste de contrôle de supervision ou d un questionnaire qui aident le superviseur à évaluer la situation par rapport aux différents aspects du programme ou projet. Produit biologique fabriqué à partir de virus tué, de virus ou de bactérie atténué, utilisé en vaccination pour induire une immunité spécifique chez les personnes contre les maladies infectieuses. Activité pour vérifier les quantités physiques, observer l état fonctionnel actuel des équipements et autres matériels utilisés dans la chaîne de froid. Ensemble des opérations qui inclus, la fourniture, la livraison, des vaccins et consommables à l endroit où ils doivent être utilisés, gestion et maintenance des équipements et des moyens de transport de la chaîne de froid. vi Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

9 1. Introduction 1.1 Contexte 1.2 But du module 1.3 Audience cible 1.4 Objectifs de la formation 1.5 Contenu du module 1.6 Comment utiliser le module Le Programme élargi de vaccination a connu de grands progrès ces dernières années en Afrique, en particulier en ce qui concerne les activités d éradication de la poliomyélite. Au cours de cette décennie l objectif est de renforcer le PEV de routine et d introduire de nouveaux vaccins pour élargir l éventail de lutte et assurer la survie de l enfant. Tant que nous ne pouvons pas être sûrs de la qualité des vaccins, de leur validité du fabricant à l enfant, nous n aurons pas atteint l objectif principal de la vaccination. Le système de garantie de la qualité des vaccins est communément appelé «Chaîne de froid». La gestion de la chaîne de froid comprend deux catégories : gérer les équipements et gérer les hommes. Les récentes évaluations menées en 2001 et 2003 dans les pays d Afrique montrent que beaucoup de pays ont encore du chemin à faire pour améliorer leurs systèmes de gestion des vaccins. Certes, il y a beaucoup de points positifs dans le fonctionnement de la chaîne de froid, mais les insuffisances suivantes ont été constatées : les ruptures fréquentes de la chaîne de froid (parfois de longue durée) suite à l absence de combustible ou de pièces détachées le manque de planification de la maintenance et de la réhabilitation de la chaîne de froid. l utilisation incorrecte de la PCV comme instrument de gestion le manque de prévision pour les situations d urgences Ces problèmes freinent les progrès des services de vaccination de routine et entravent les efforts visant à atteindre les objectifs d élimination et d éradication de la maladie. Pour résoudre ces problèmes, il faut : Identifier clairement les difficultés de la chaîne de froid et leurs causes Entreprendre des actions spécifiques pour y remédier Renforcer les systèmes de gestion pour prévenir la résurgence des mêmes problèmes ou des cas semblables. 1.1 Contexte Afin d élaborer des systèmes de logistique efficaces et efficients pour une chaîne de froid fiable partout dans la Région africaine, le PEV/AFRO et ses partenaires s efforcent d aider les programmes nationaux des pays à atteindre les objectifs du PEV. Ces efforts sont consentis sous la forme d appui technique offert par les consultants de l OMS, d élaboration de supports pédagogiques, de modules de formation, de fiches techniques de supervision et d encadrement pour le développement des ressources humaines. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 1

10 La chaîne de froid est indispensable parce que les vaccins sont des produits sensibles qui perdent leur activité s ils sont exposés à des températures trop élevées ou trop basses. Rien ne sert d atteindre un niveau élevé de couverture vaccinale en utilisant des vaccins qui ne sont pas actifs. L équipe de la chaîne de froid est consciente de la tâche qui lui incombe. Un bon matériel (fonctionnel et répondant aux critères édictés par le programme) est essentiel pour la réussite du Programme, mais il doit être correctement utilisé, ce qui suppose un savoir-faire correctement appliqué par tous les membres de l équipe, une supervision permanente et une motivation conséquente. 1.2 But du module Le présent module fournit au personnel de terrain des informations actualisées sur la chaîne de froid, en remplacement du module de formation de niveau intermédiaire intitulé «Assurer le fonctionnement de la chaîne de froid» WHO/EPI/MLM/91.5 Révisé en janvier C est un outil didactique pratique destiné aux agents de santé impliqués dans la vaccination à tous les niveaux, en vue de gérer l appui logistique du PEV pour fournir des services de qualité à la population cible. 1.3 Audience cible Ce module s adresse aux cadres du PEV à tous les niveaux du système national de santé. Il leur fournira les informations nécessaires pour la conduite des activités de planification, de suivi et de supervision formative de la chaîne de froid. 1.4 Objectifs de la formation À la fin du module, les participants seront en mesure de : Expliquer la chaîne de froid. Justifier le choix des options retenues pour la chaîne de froid et le choix du matériel Estimer les capacités de la chaîne de froid et sélectionner le matériel Calculer les besoins en stockage des vaccins à différents niveaux Evaluer la capacité de stockage à différents niveaux de la chaîne de froid Evaluer les capacités de congélation du matériel pour les accumulateurs de froid Sélectionner les équipements appropriés de la chaîne de froid. Gérer la chaîne de froid Définir le calendrier d approvisionnement, en tenant compte de la capacité de stockage du matériel Effectuer l inventaire physique des équipements et des stocks de consommables et tenir les archives Définir les activités de maintenance des équipements à différents niveaux Evaluer les besoins de fonctionnement de la chaîne de froid Evaluer les besoins de renouvellement de la chaîne de froid. 2 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

11 Elaborer des plans pour la chaîne de froid Elaborer un plan annuel de supervision de la chaîne de froid Préparer un plan d urgence de la chaîne de froid. Suivre le fonctionnement de la chaîne de froid Fonctionnalité Fiabilité Entretien du matériel (préventif et curatif). Superviser la chaîne de froid Elaborer une liste de contrôle pour la supervision de la chaîne de froid Déterminer les tâches techniques à exécuter par les agents de santé pour l entretien de la chaîne de froid Elaborer un programme de formation ou de remise à niveau du personnel de santé. Mettre en place la chaîne de froid inverse pour la collecte et le transport des échantilons de laboratoire 1.5 Contenu du module Ce module est divisé en cinq sections : 1.6 Comment utiliser ce module Après avoir discuté des concepts régissant la gestion de la chaîne de froid et considéré les diverses approches suggérées, chaque participant passera aux exercices pratiques. A la fin des exercices, les solutions seront discutées en groupe de travail ou en plénière avec l aide des animateurs. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 3

12 4 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

13 2. Organiser la chaîne de froid 2.1 Configuration de la chaîne de froid 2.2 Approvisionnement de vaccins et autres matériels du PEV 2.3 Sources d énergie de la chaîne de froid 2.4 Chaîne de froid inverse La chaîne de froid se définit comme un système constitué de divers éléments, à savoir les ressources humaines, matérielles, financières et également des normes, à différents niveaux autrement appelés maillons de la chaîne qui permet le transport, le stockage et la distribution de vaccins actifs depuis le fabricant jusqu à l endroit où ils sont administrés aux sujets cibles. La figure 1 ci-dessous en donne une illustration détaillée. Figure 1 : Mouvement des vaccins dans la chaîne de froid des fabricants à l enfant ou à la femme cible Source : OMS/Siège La chaîne de froid fait partie intégrante du programme de vaccination et à ce titre, elle doit être considérée dans la gestion du PEV (planification, suivi et évaluation). Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 5

14 Dans les activités de planification de la vaccination, la direction du PEV doit : définir la meilleure configuration possible de la chaîne de froid, assurer la disponibilité de vaccins actifs à tous les niveaux d intervention du pays y compris les nouveaux.vaccins. 2.1 Configuration de la chaîne de froid Une évaluation logistique rapide peut déterminer l état de la gestion du matériel et des vaccins au niveau du terrain, ainsi que l état du système de distribution. Sur la base de ces informations et de la géographie du pays, les responsables du PEV peuvent décider de l option à retenir. Quelles que soient les stratégies de vaccination retenues, la configuration de la chaîne de froid se fait par rapport à deux options : la chaîne de froid rapide et la chaîne de froid lente. Chaîne de froid rapide L option de la chaîne de froid rapide est basée sur les équipements qui ne produisent pas de froid, mais qui le conservent grâce aux accumulateurs de froid préalablement congelés pour assurer le transport des vaccins (porte-vaccins et glacières). Ils ne produisent pas le froid. La chaîne de froid rapide compte sur la vitesse pour limiter les lacunes du stockage, de la distribution et de la manipulation des vaccins. La chaîne de froid rapide peut entraîner des coûts de distribution plus importants, mais ces coûts sont compensés en partie par la mise en circulation d une plus petite quantité de vaccins. La chaîne de froid rapide peut mieux fonctionner si les conditions suivantes sont respectées : Réfrigération peu fiable au niveau du centre de santé Capacité gestionnaire inadéquate au niveau du centre de santé Système de distribution bon marché et fiable Distances courtes entre les différents niveaux du système de santé Utilisation de vaccins à coût élevé (ex. Hib, HepB). Chaîne de froid lente La chaîne de froid lente, qui repose sur un matériel produisant du froid. Elle réduit le coût de distribution, mais augmente la quantité de vaccins en circulation. 1 La chaîne de froid lente est recommandée pour : Réfrigération fiable au niveau du centre de santé Capacité gestionnaire efficace au niveau du centre de santé Système de distribution cher et peu fiable Longues distances entre les différents niveaux du système de santé Faible coût des vaccins utilisés Ce système utilise des appareils de production de glace (réfrigérateurs, congélateurs ou chambres froides). 1 A. Rushton et al.: "Handbook of Logistics & Distribution Management", Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

15 Tableau 1 : Facteurs de choix d une option de chaîne de froid Critères Chaîne de froid rapide lente Techniques Fiabilité de la source d énergie non fiable fiable Fiabilité du transport fiable non fiable Distances courtes longues Gestionnaires Qualité Gestion stocks faible bonne Manipulation des vaccines faible bonne Coût des vaccins élevé moindre Facteurs de choix d une option de chaîne de froid Densité de la population faible forte Du tableau 1 on peut constater que la chaîne de froid rapide est la plus adaptée aux pays à faible superficie, tandis que la chaîne de froid lente convient davantage aux pays à grande superficie. Les facteurs de choix d une option de chaîne reposent sur des critères techniques et gestionnaires. Il n est pas nécessaire de choisir une option pour le pays tout entier. Sur la base de la situation spécifique de chaque district, certains peuvent choisir la chaîne de froid rapide, d autres la chaîne lente. Un plan combiné peut aussi être retenu : chaîne lente entre les magasins central et de district, rapide entre les magasins de district et les centres de santé. Exercice 1 : Vous êtes responsable d un district de 30 centres de santé : Le centre A, est situé à 60 km avec une population de habitants. En saison de pluies, le centre est inaccessible et ne dispose pas de réfrigérateur. Votre demande d allocation de réfrigérateur n a pas été satisfaite par la hiérarchie. Le centre B est situé à 5 km le long de la route principale et compte une population de habitants. Il dispose d un réfrigérateur, mais n a pas de technicien de la chaîne de froid pour les réparations. Le responsable du centre de santé vous a informé par téléphone que le réfrigérateur à vaccins est en panne. Le centre C est situé à 15 km, avec une population de habitants. Il dispose d un réfrigérateur. Lors de votre récente visite de supervision, vous avez notez qu il n y a qu un seul agent de santé au centre et que celui-ci n a pas les outils de suivi de la chaîne de froid. 1. Quelles dispositions allez-vous prendre pour assurer la vaccination sans interruption dans tous les centres? 2. Quelle serait, à votre avis, l option de la chaîne de froid la plus convenable à ces situations? 3. Justifiez votre décision en plénière. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 7

16 2.2 Approvisionnement en vaccins et autres matériels du PEV L organisation du transport fait partie intégrante de la configuration globale de la chaîne de froid et doit être bien planifiée et exécutée. Deux modalités d approvisionnement sont envisageables à savoir : Les vaccins et autres fournitures à récupérer par les institutions de niveau inférieur Les fournitures à livrer aux institutions de niveau inférieur Méthode de récupération La procédure consiste à laisser la latitude à chaque structure du niveau inférieur de venir chercher ses approvisionnements au dépôt du niveau supérieur (le centre de santé va se ravitailler dans un dépôt du district sanitaire). Les avantages de cette stratégie sont les suivants : possibilité de rencontres régulières du responsable des sorties du dépôt avec le personnel de terrain ou les agents des formations sanitaires, d où des échanges et la collecte d informations sur les fournitures en dépôt dans les formations sanitaires respectives libération du personnel du niveau central de la responsabilité du transport des vaccins vers les unités sanitaires périphériques les utilisateurs sont responsables eux-mêmes de la collecte régulière de leurs approvisionnements Les inconvénients potentiels sont les suivants : Exigence d un calendrier et d un horaire de collecte rigoureux pour éviter les absences au niveau du dépôt. Un système de contrôle de la disponibilité des stocks doit être en place, sinon le personnel des formations sanitaires peut arriver à un moment où le magasin est temporairement à court des fournitures nécessaires il peut être difficile à certaines formations sanitaires d arranger leurs propres transports (manque de fonds, panne de moyens de locomotion, etc.) Dans l ensemble, le système de collecte peut-être plus coûteux, parce que chaque formation transporte ses propres approvisionnements. Méthode de livraison des approvisionnements Ce système nécessite que les structures de stockage aux niveaux sanitaires supérieurs livrent les approvisionnements aux dépôts de niveau inférieur et aux unités sanitaires périphériques. Les avantages de la livraison sont les suivants : La livraison en groupe réduit les frais de transport La livraison peut se faire en même temps que les visites de supervision aux formations sanitaires Le personnel des formations sanitaires est plus disponible pour les activités de vaccination Il est plus facile de livrer de grandes quantités d approvisionnements ou d articles en gros, pourvu qu il y ait des véhicules appropriés. Les inconvénients de la livraison sont les suivants : La structure centrale doit disposer d au moins un véhicule de grande capacité pour les livraisons en groupe ou sous-traiter à des sociétés de transport privées. 8 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

17 Le magasin central peut ne pas avoir assez de vaccins pour servir toutes les formations sanitaires Les retards de livraison peuvent survenir s il y a beaucoup de centre de santé, des distances trop grandes ou des pannes de véhicules, d où d inévitables ruptures de stock pour les formations sanitaires bénéficiaires. La méthode peut parfois nécessiter des moyens complémentaires tels que des glacières ou des accumulateurs de froid. Dans certains cas, un véhicule frigorifique peut être nécessaire pour assurer des livraisons régulières. Dans la réalité, une combinaison des deux modes d approvisionnement peut conférer plus de souplesse au système. L uniformité du mode d approvisionnement est improbable, puisque tout dépend des conditions locales. Quel que soit le mode choisi, il est important de faire un plan pour assurer un ravitaillement régulier des unités périphériques. Conditionnement pendant le transport A court terme S assurer que les accumulateurs de froid congelés sont conditionnés (30 minutes à 1 heure) avant de les emballer avec les vaccins. A moyen terme Créer une chaîne de froid à deux températures Les vaccins sensibles à la congélation sont transportés avec des accumulateurs de froid remplis d eau froide Les vaccins sensibles à la chaleur sont transportés avec des accumulateurs de froid congelés (pas besoin de les conditionner). Types de transport Il y a trois types de transport que vous pouvez choisir : Transport par le MSP Transport public Véhicules privés. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 9

18 Tableau 2 : Choisir un moyen de transport approprié Types de transport MSP Public Privé Avantages - Généralement disponible, surtout si le MSP a un véhicule désigné/donné - Le chauffeur du véhicule est formé sur la chaîne de froid et peut veiller à la sécurité des vaccins pendant le transport - Convient aux activités intégrées à d autres programmes (ex. : supervision conjointe avec l unité de nutrition ou le point focal PCIME) - Pas de frais de transport supplémentaires pour les livraisons - Large réseau routier pour les mouvements d autocar dans le pays - Pas d entretien de véhicule par le MSP/PEV ni de procédure de recrutement de chauffeur - Transport bon marché, donc charge légère sur le budget du PEV - Les arrangements contractuels protègent plus les fournitures - Calendrier de livraison strictement respecté - Les plans contractuels donnent plus de temps au PEV pour la gestion du programme combinaisons Inconvénients - Le véhicule du pool du MSP peut être indisponible quand on en a besoin - Pannes fréquentes du véhicule pour cause de mauvais entretien ou d absence de pièces de rechange - L utilisation des transports publics peut créer des risques pour les vaccins à cause de retards possibles, d arrêts fréquents et d exposition des glacières au soleil - Itinéraires limités à cause des programmes fixes des autocars - Horaires contraignants pour le PEV - Les chauffeurs des transports publics ne connaissent pas la chaîne de froid et peuvent ne pas être utiles à l agent de santé en cas d urgence - Coût élevé de la sous-traitance des services de transport, surtout pour les véhicules frigorifiques - nécessité d organiser des sessions de formation pour les chauffeurs du secteur privé 2.3 Sources d énergie de la chaîne de froid En fonction de la taille du pays, le choix de sources d énergie appropriées peut se faire pour le pays tout entier ou pour chaque district ou province. Comme indication générale, les facteurs suivants doivent être pris en compte : Disponibilité, fiabilité et coût des différentes sources d énergie : électricité du secteur, électricité de groupe électrogène, gaz, pétrole, énergie solaire ou combinaisons Coûts d investissement et de fonctionnement des différentes technologies : à compression ou absorption, électrique ou solaire, à absorption de gaz ou à pétrole. La compression renvoie à l utilisation d un réfrigérateur à compresseur (moteur) ; l absorption à l utilisation d un corps de chauffe ou d une résistance électrique. Les unités d absorption sont souvent mixtes c est-à-dire qu ils peuvent utiliser deux sources d énergie mais pas concomitamment (pétrole, électricité ou gaz, électricité) Disponibilité de techniciens qualifiés pour l installation et l entretien des différentes technologies de réfrigération Quantité de vaccins à stocker Durée du stockage pour chaque niveau de la chaîne de froid. 10 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

19 La figure 2 résume le processus de choix d une source d énergie appropriée suivant la disponibilité et la fiabilité du système de réfrigération. Figure 2 : Choix d une source d énergie appropriée Source : OMS/UNICEF, PIS, Edition 2000 Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 11

20 Electricité L électricité est de loin la meilleure source d énergie pour le fonctionnement de la chaîne de froid. Elle permet l utilisation de réfrigérateurs et congélateurs à compression, beaucoup plus efficaces que ceux à absorption, chaque fois que la fourniture d électricité dépasse huit heures sans interruption et sans grandes variations (chute ou baisse de tension). Gaz et pétrole Le gaz et le pétrole sont des sources d énergie utiles dans les localités où il n y a pas d électricité. Elles permettent de faire fonctionner les appareils à absorption, certes moins efficaces que ceux à compression, mais suffisant pour le maintien de la chaîne de froid. Il est préférable d utiliser les réfrigérateurs à absorption fonctionnant au gaz qu au pétrole en raison de la facilité de l entretien. Les réfrigérateurs à gaz ont aussi l avantage d un débit régulier en gaz, ce qui permet de maintenir la température sans beaucoup de difficultés. Energie solaire L énergie solaire présente une alternative intéressante pour le fonctionnement de la chaîne de froid là où les sources d énergie classiques ne sont pas disponibles de façon fiable. Dans le choix des équipements, il est important que les appareils soient testés à plus de 43 C le jour et à +15 C la nuit (voir les données des fiches signalétiques d articles de l OMS/UNICEF). 2.4 Chaîne de froid inverse Définition et options Dans le cadre de la surveillance épidémiologique, des échantillons (de selles, sang, etc.) sont prélevés sur des sujets présentant des signes des maladies. Ces échantillons sont envoyés au laboratoire pour analyse et confirmation. Pour ne pas affecter négativement les résultats d analyse au laboratoire, les échantillons doivent être conservés et transportés dans les conditions requises par la chaîne de froid. Il est essentiel que le prélèvement arrive au laboratoire en bon état pour que l examen virologique soit fiable et la maladie correctement diagnostiquée. Cela doit être fait les meilleurs délais pour qu une action immédiate soit prise, car il pourrait s agir d épidémie. Le système permettant le prélèvement, la conservation et le transport des échantillons du patient au laboratoire s appelle la «chaîne de froid inverse». L option recommandée pour la chaîne de froid inversée est la chaîne de froid rapide. Précautions spéciales Si le prélèvement doit être effectué sur un malade, l agent de santé doit disposer de collecteurs à prélèvements, d un petit porte-vaccins avec quelques accumulateurs de froid dans lesquels seront disposés les prélèvements. Le collecteur à prélèvements doit comprendre les éléments suivants : Tampon d absorption 1 Fiche de laboratoire 1 Sac extérieur thermo-scellé 1 Boîtes à prélèvement 2 Etiquettes du malade 2 12 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

21 Déployer tous les efforts possibles pour que les prélèvements arrivent au laboratoire dans les 72 heures suivant le prélèvement. Si cela n est pas possible, les échantillons doivent être congelés (à 20 C) et expédiés congelés, de préférence avec des accumulateurs de froid qui ont aussi été congelés à 20 C. Si une chaîne de froid inverse n est pas correctement maintenue à tout moment pendant le transport, les poliovirus ne survivent pas dans les prélèvements de selles Si la formation sanitaire n a pas de matériel de transport des prélèvements, un porte-vaccins peut être utilisé. Celui-ci doit être étiqueté et ne doit plus jamais servir à transporter des vaccins. Les prélèvements ne doivent JAMAIS être disposés dans des glacières contenant des vaccins ou d autres médicaments. Les prélèvements sont potentiellement infectieux et doivent être manipulés avec soin et porter la mention : «Contaminés». A l arrivée au centre de santé, le prélèvement doit être hermétiquement enfermé dans un sac en plastique et placé dans un réfrigérateur, à l écart des autres produits pharmaceutiques. Il doit être envoyé le plus tôt possible à un laboratoire pour analyse. Le porte-vaccins contenant le prélèvement doit clairement porter le nom, l adresse et le numéro de téléphone du destinataire. Si le prélèvement doit transiter par un hôpital de district pour arriver au laboratoire, il doit être transporté dans un porte-vaccins clairement étiqueté et la chaîne de froid doit être entretenue. Les hôpitaux de district doivent suivre les mêmes règles de stockage énoncées ci-dessus pour les centres de santé. Après avoir effectué le prélèvement pour analyse, informez à l avance le laboratoire d accueil. Si l envoi s effectue par voie aérienne, informez-vous à l avance sur les procédures pour éviter des retards inutiles. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 13

22 14 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

23 3. Estimer la capacité de stockage de la chaîne de froid 3.1 Evaluer la capacité de stockage requise 3.2 Estimer le volume net requis pour le stockage des vaccins 3.3 Estimer la capacité de la chaîne de froid requise pour le stockage des vaccins 3.4 Sélectionner les équipements de la chaîne de froid 3.1 Evaluer la capacité de stockage requise Chaque antigène a ses conditions particulières de stockage. Il est par conséquent important de savoir exactement pendant combien de temps et combien de vaccins il faut stocker aux : a) Températures positives entre +2 et +8 C b) Températures négatives entre 15 C et 20 C Tableau 3 : Températures et durée de stockage recommandées à différents niveaux de la chaîne de froid Vaccins Dépôt Dépôts Intermédiaires Centre de Poste de primaire Province District sante sante 6 mois 3 mois 1 mois 1 mois Utilisation quotidienne VPO -15 o C à 20 o C BCG L OMS ne recommande plus de stocker les vaccins Rougeole lyophilisésà 20 C. Leur stockage à 20 C n est pas MMR dangereux, mais non nécessaire. Par ailleurs, ces +2 o C à +8 o C MR vaccins doivent être gardés au frais et transportés Fièvre Jaune entre +2 et +8 C. Hib lyophilisé Hépatite B DTC-HepB Hib liquide DTC DT VAT Le diluant ne doit JAMAIS être congelé. Si le fabriquant fournit du vaccin lyophilisé conditionné avec le diluant, l ensemble doit être stocké entre +2 o C et +8 o C. Lorsqu ils sont fournis séparément, les diluants doivent être stockés séparément entre +2 o C et +8 o C Source : OMS/Siège Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 15

24 Note : Ne jamais congeler le BCG si le diluant est inclus dans l emballage de vaccin A tous les niveaux de la chaîne de froid, tous les vaccins doivent être transportés à des températures comprises entre +2 et +8 C. Le vaccin oral contre la poliomyélite peut être dégelé pendant le transport sans dommage. Il peut être congelé à nouveau. Ceci ne s applique pas pour le BCG et la rougeole. Les durées de stockage conseillées dans le tableau ci-dessus sont des valeurs maximales recommandées. Les dates limites indiquées par le fabricant doivent être respectées. Indépendamment des dangers de l exposition à la chaleur, la congélation endommage gravement certains vaccins : DTC, DT, VAT, poliomyélite inactivé et Hépatite B (l hépatite B se congèle autour de 0,5 C) Un vaccin qui a perdu son activité par suite de l exposition à la chaleur ou au froid ne la retrouve pas quand la température de stockage correcte est rétablie. Lorsque cette perte d activité est consécutive à l exposition à la chaleur, le vaccin ne change pas d apparence. Il est donc impossible de distinguer un flacon de vaccin inactif sans un essai de laboratoire complet. 3.2 Estimer le volume net requis de stockage des vaccins Pour le calcul du volume de stockage des vaccins, on peut utiliser les données (démographiques, de couverture, etc.) de la dernière année de la période de planification. Les données suivantes sont requises : La population cible Les cibles de vaccination prévues (planifiées) Le calendrier vaccinal, qui indique le nombre de doses de chacun des antigènes utilisés dans le programme Les caractéristiques des vaccins utilisés dans le programme en terme de conditionnement et d emballage Le niveau du taux de pertes. Il est utilisé pour calculer le facteur de pertes en vue d ajuster les besoins généraux en vaccins Le rythme d approvisionnement : la période entre deux approvisionnements Les données ci-dessus sont les informations de base pour le calcul du volume net de stockage des vaccins, qui peut être déterminé à l aide de deux méthodes : a) Le calcul basé sur les besoins estimés pour chaque vaccin et volume de vaccin par dose administrée b) Une méthode rapide basée sur le volume de vaccin par enfant complètement vacciné en intégrant les nouveaux vaccins Calcul basé sur le volume de vaccin par dose Cette méthode consiste à estimer les besoins annuels en vaccins pour une période d approvisionnement (cf. module 9 : Gestion des vaccins). Notez qu il faut une projection des données de couverture pour une année donnée (utilisez votre plan quinquennal pour extraire la couverture cible). A l aide des chiffres de couverture cible, vous pouvez déterminer les besoins annuels en vaccins avec les intervalles d approvisionnement, en fonction du niveau de la formation sanitaire, par exemple : six mois pour le niveau national, trois mois pour le niveau régional, six mois pour le district et le centre/poste de santé. 16 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

25 Ensuite, pour chaque antigène, on multiplie les besoins pour une période d approvisionnement par le volume unitaire par dose correspondant au conditionnement choisi dans le programme. Le résultat est rapporté dans la colonne positive ou négative conformément aux conditions de stockage requises pour l antigène au niveau donné (2 C à +8 C ou 15 C à 25 C) pour les différents vaccins. Le dernier chiffre déterminera les volumes de réfrigération ou de congélation. Cette méthode est souple. Elle peut être appliquée aux vaccins individuels qui sont inclus dans le calendrier de vaccination et exclure ceux qui ne sont pas utilisés dans un pays particulier. Le tableau 4 permet de calculer le volume de stockage requis pour les vaccins qui peuvent arriver dans des flacons de différents volumes. Tableau 4 : Doses de vaccins estimés x volume emballé/dose = volume de stockage en cm 3. (Ce volume /1000 = volume de stockage requis en litres) Vaccin Emballage Besoins Volume Volume de Température de (doses/ estimés X emballé/ = stockage stockage (en flacon) selon la dose (cm 3* )* (cm 3 ) cm 3) selon les couverture conditions pour cible (doses) BCG 20 X 1,0 = VPO 10 X 2,5 = VPO 20 X 1,5 = DTC 10 X 3,0 = DTC 20 X 2,5 = Rougeole 10 X 3,0 = VAT 10 X 3,0 = VAT 20 X 2,5 = Hépatite B 1 X 9,7 = Hépatite B 2 X 4,8 = Hépatite B 6 X 2,7 = Hépatite B 10 X 2,3 = Fièvre jaune 10 X 3,7 = Fièvre jaune 20 X 1,8 = Dtcoq-Hep B 10 X 3,0 = DTC -Hep B+Hib 2 X 5,3 = Hib 1 X 9,7 = Hib 2 X 4,8 = Hib 10 X 13,8 = TOTAL * Les chiffres de cette colonne sont indicatifs et dépendent du fabricant les vaccins du PEV +2 à à 8 C -25 C Estimez le matériel sur la base des volumes de vaccins calculés, mais rappelez-vous qu il faut refroidir le diluant des vaccins lyophilisés au moins un jour (24 heures) avant l utilisation. Il faut aussi prévoir de l espace pour les accumulateurs de froid. Prenez en compte toute forte augmentation dans les activités de vaccination qui entraînerait une augmentation de la quantité des vaccins et des approvisionnements qui doivent être conservés dans le réfrigérateur. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 17

26 Exercice 2 : (Travail individuel) Vous avez reçu dans votre programme un lot de vaccin anti-amaril en flacons de 10 doses. Les vaccins sont emballés en 5 rangées de 10 flacons dans des paquets de x x cm de dimension. Calculer le volume de stockage de la FJ au niveau central, pour les 2,7 millions de doses attendues pour la prochaine campagne de vaccination. Après avoir terminé l exercice, vérifiez vos résultats avec l animateur Méthode rapide d estimation du volume net de stockage des vaccins Cette deuxième méthode consiste à calculer le volume de stockage des vaccins par enfant complètement vacciné. Le tableau 5 ci-dessous présente les informations utilisées à cet effet. Le volume net total de stockage est obtenu en multipliant le volume par enfant complètement vacciné obtenu par le nombre total d enfants attendus au cours d une année (en fonction de l objectif de couverture). Tableau 5 : Calcul du volume de stockage des vaccins par enfant complètement vacciné (y compris deux doses de VAT pour les femmes enceintes) Nombre de Nombre de Volume emballé Pertes Volume Vaccins doses doses pour par dose de stockage par flacon la vaccination (cm 3 ) Taux (%) Facteur A B C D E F Polio oral ,5 15 1,18 11,80 Fièvre jaune ,7 40 1,60 5,92 Rougeole ,0 40 1,60 4,80 BCG ,0 50 2,0 2,00 DC ,5 15 1,18 8,85 VAT ,5 15 1,18 5,90 Hep B ,3 15 1,18 8,14 Hib 1 3 9,7 5 1,05 30,55 Volume net de stockage par enfant complètement vacciné (cm 3 ) 77,96 N.B. : 1. Les calculs ci-dessus ne comprennent que le volume de vaccin, sans diluant 2. E = 100/(100-D) 3. F = B x C x E Volume de stockage requis en litres = volume net par enfant complètement vacciné (en cm 3 ) x nombre d enfants de moins de 11 mois x cible de couverture vaccinale/1000 Source : PIS, OMS, 2000 Le volume de 77,96 cm 3 cubes par enfant complètement vacciné correspond à un Programme de vaccination particulier utilisant des vaccins sélectionnés avec les conditionnements indiqués au tableau 5. Les calculs doivent donc se faire pour chaque cas sur la base des tailles spécifiques de conditionnement du Programme national de vaccination. En outre, les pays qui n utilisent aucun des vaccins dans leur PEV ne doivent pas les inclure dans leurs calculs. 18 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

27 Il est également important de retenir que les diluants pour les vaccins lyophilisés, qui ne doivent pas être réfrigérés aux niveaux national, régional et de district, doivent l être au niveau de centre de santé avant leur utilisation (au moins 24 heures à l avance). Par conséquent, leur volume doit être pris en compte par la suite, en multipliant le volume de vaccins lyophilisés par deux au niveau du centre de santé. Les taux de pertes utilisées dans ces tableaux et dans les formules ne le sont qu à titre indicatif. Ils peuvent être utilisés en l absence de données de terrain. L introduction des PCV sur les flacons de vaccins ainsi que l application de la politique de flacons entamés pour les vaccins liquides peuvent sérieusement influer sur les taux de perte. Les pays doivent assurer le suivi des pertes et ajuster en conséquence leurs estimations. Exercice 3 : (Travail individuel) Calculer le volume net de stockage des vaccins requis par enfant complètement vacciné en utilisant les données de votre programme de vaccination. Discutez de vos résultats avec les collègues du groupe et l animateur. 3.3 Estimer la capacité requise de la chaîne de froid pour le stockage des vaccins Une fois le volume de stockage des vaccins estimé, il faut estimer la capacité de la chaîne de froid nécessaire pour le volume qui vient d être calculé. Pour ce faire, il faut un facteur multiplicateur ou facteur de volume. Ce facteur prend en compte la nécessité de faire circuler l air entre les boîtes de vaccin. Le facteur de volume dépend de l équipement de la chaîne de froid utilisé. Ainsi, pour : les chambres froides il est de 2,5 à 3,0 les réfrigérateurs ou congélateurs : 1,4 à 2,0 Le résultat de ce calcul donne la capacité générale requise pour la chaîne de froid. Le nombre d équipements de la chaîne de froid est obtenu en divisant la capacité requise (produit du volume net de stockage des vaccins et du facteur de volume de l équipement correspondant) par le volume brut de l équipement retenu. Capacité requise (= Volume de stockage de vaccins x Facteur de volume d équipement Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 19

28 Exercice 4 : Travail individuel et présentation en plénière) Un district sanitaire en Hopelandia présente les données suivantes : Population totale : habitants Enfants de moins de11 mois : 4% Cible vaccinale de l année prochaine pour les enfants de moins d un an et les femmes enceintes : 65% Volume de stockage requis par ECV :..cm 3 (faire vos propres calculs) 1. Quel est le volume net de stockage requis pour les vaccins? 2. Quel est nombre de réfrigérateurs nécessaires par type d appareil sachant que : a. Le volume brut d un réfrigérateur vertical est de 80 litres b. Le volume brut d un réfrigérateur bahut est de 100 litres 3. Quel sera le rythme d approvisionnement de ce district si la capacité de stockage disponible est de 200 litres? 4. Quelles sont les mesures à prendre si le district souhaite un rythme d approvisionnement de trois mois? A la fin, vérifiez vos résultats avec l animateur et préparez-vous à faire un exposé en plénière. 3.4 Sélectionner les équipements de la chaîne de froid Une fois les besoins en capacité de réfrigération identifiés, le responsable doit choisir le modèle précis qui satisfait ce besoin. Les fiches signalétiques d article de la chaîne de froid ( Product Information Sheets PIS) de l OMS et de l UNICEF contiennent des renseignements techniques et commerciaux sur un choix de matériels utilisés par le PEV. Les matériels figurant dans les fiches signalétiques (PIS) satisfont aux normes exigées par l OMS et l UNICEF, qui se résument ainsi qu il suit : a. L adéquation de la capacité de stockage dépend de la taille de la population ainsi que des objectifs annuels du Programme b. La capacité de production de glace et le recyclage des accumulateurs de froid doivent satisfaire les exigences des séances de vaccination planifiées dans la zone de desserte donnée. c. La performance de l appareil dépend des conditions locales dans lesquelles il sera utilisé, température ambiante par exemple. Dans le document PIS, le matériel est catégorisé pour trois zones de température : froid, tempéré et chaud, ce qui aide les pays à commander le matériel approprié pour les différentes zones de température. d. Source d énergie fiable, sans interruption e. Capacité de l appareil à maintenir la température en dessous de +10 C pendant plus de six heures après interruption ou défaillance de la source d énergie. Plus l autonomie frigorifique est élevée, mieux les vaccins se portent f. Existence de possibilité de service après vente, facilité d obtention ou d achat de pièces détachées g. Coût relativement moins cher, y compris coût de maintenance et de fret. h. Les réfrigérateurs commandés doivent être sans CFC. 20 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

29 L utilisation des appareils ménagers pour la chaîne de froid n est pas un bon choix. Ces appareils ne sont pas adaptés à la conservation des vaccins. Ils ne sont pas fiables et les coûts de maintenance sont très élevés. Les responsables du PEV doivent savoir que ce n est pas un bon choix. Chambres froides Une chambre froide est un magasin où une unité de réfrigération produit et maintient une température située entre 2 C et 8 C pour la réfrigération et 15 C à 25 C pour la conservation des vaccins (voir figure ci-dessous) Les chambres froides servent à : stocker de très grosses quantités de vaccins fournir une installation sûre pour les stocks de réserve nationaux ou régionaux fournir un point de distribution national ou sub-national. Une chambre froide est une structure complexe que ne doivent faire fonctionner que des agents qualifiés, tant pour le stockage des vaccins que pour la maintenance technique. Rappelez-vous les points suivants pour le chargement, le déchargement et l entretien de la chambre froide : Des zones spécifiques doivent être marquées pour chaque type de vaccin Laissez de l espace entre chaque rangée de boîtes de vaccins pour la circulation de l air froid Ne placez pas le DTC, le DT, le VAT et l HepB face au courant d air direct du système de réfrigération. Ils pourraient se congeler. Le choix d une chambre froide nécessite des connaissances spécialisées du produit et du fournisseur. L OMS/PEV recommande vivement d obtenir des conseils techniques (voir le document PIS, section E1). Au niveau des magasins régionaux ou nationaux, il n est pas recommandé d acheter une chambre froide à température positive pour une population de moins de 5 millions d habitants, et une chambre froide à température négative pour une population de moins de 25 millions d habitants. La décision finale dépend toutefois des facteurs locaux. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 21

30 Réfrigérateurs verticaux Beaucoup plus courants que les appareils bahuts, ils présentent l avantage de faciliter l accès aux vaccins; cependant leur facteur d utilisation est faible, si bien qu ils ne peuvent contenir de grandes quantités de vaccins. Au cas où le réfrigérateur servirait entièrement à la conservation de vaccins, un facteur multiplicateur de 2 s appliquerait. Tel est le cas de tous les réfrigérateurs verticaux pour vaccins utilisés dans les magasins locaux. Le volume brut de l appareil doit être égal au double du volume net requis pour le stockage des vaccins. Réfrigérateur vertical avec une boîte spéciale marquée «Utiliser en premier» ou «Use first» pour les flacons ouverts Source : OMS/Siège Réfrigérateurs bahuts Souvent utilisés pour la conservation de grandes quantités de vaccins dans les magasins intermédiaires. L accessibilité des vaccins est plutôt malaisée. Un facteur multiplicateur de 1,4 est appliqué à ce type de réfrigérateur, ce qui signifie que le volume du réfrigérateur est 1,4 fois celui des vaccins. De préférence, les réfrigérateurs bahuts doivent contenir un type de vaccin à la fois. Les flacons ouverts de vaccin liquide doivent être conservés dans une boîte spéciale dans le réfrigérateur marquée «utiliser en premier». Source : OMS/Siège 22 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

31 Glacières Une glacière est un récipient isotherme avec un couvercle isotherme hermétique. La température à l intérieur est maintenue par des accumulateurs de froid. La glacière sert à : la collecte et le transport de grosses quantités de vaccins à des températures situées entre 0 et +8 C le stockage de vaccins pendant les périodes d entretien, ex. : pendant le nettoyage ou le dégivrage d un réfrigérateur ou d un congélateur le stockage d urgence de vaccins, ex. : pendant les pannes de la chaîne de froid, les coupures de courant et d autres situations semblables. Différents niveaux de la chaîne de froid nécessitent différents types et tailles de glacières, selon la population desservie. La capacité de stockage de vaccins de la plupart des glacières est supérieure à 4,0 litres. Porte-vaccins Les porte-vaccins ont généralement une capacité de moins de 4,0 litres. Ils servent à transporter de petites quantités de vaccines des centres et magasins de santé, par véhicule, bicyclette, à pied aux sites de stratégie avancée. Leur capacité varie de 0,6 (pour les petits porte-vaccins) à 4,0 litres (grands porte-vaccins). En fonction de la taille et du nombre d accumulateurs de froid qu ils peuvent contenir, l autonomie des porte-vaccins diffère (de 8 à 24 heures). En l absence de porte-échantillons spéciaux, ils peuvent aussi être utilisés pour le transport d échantillons de laboratoire. Lorsqu ils sont utilisés pour le transport des vaccins, les porte-vaccins sont accompagnés d accumulateurs de froid et de tampons de mousse. Le tampon sert de couvercle temporaire pour maintenir les vaccins dans le porte-vaccins et comme surface pour tenir et protéger les flacons de vaccin pendant les séances de vaccination. Petit porte-vaccins Grand porte-vaccins Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 23

32 Accumulateurs de froid Les accumulateurs de froid sont des récipients plastiques rectangulaires qu on remplit avec de l eau simple. Ils ont différentes tailles : 0,4 litre pour les porte-vaccins 0, 6 litre pour les glacières Les accumulateurs de froid, une fois congelés, servent à maintenir la température entre 2 et +8 C dans les glacières et les portevaccins. Normalement, pour qu un accumulateur de froid soit complètement congelé, il doit séjourner 12 heures dans un congélateur ou 24 heures dans le compartiment congélateur d un réfrigérateur. Ayez toujours deux ensembles d accumulateurs de froid pour chaque glacière ou porte-vaccins : un à congeler pendant que l autre est utilisé. Conteneurs internationaux pour l emballage des vaccins Les vaccins achetés au niveau international sont transportés dans des conteneurs d emballage de vaccins, quelquefois appelés conteneurs «à sens unique». Ces conteneurs sont en mousse de polystyrène et sont très robustes, confèrent une bonne protection contre la chaleur et le froid et sont conformes aux directives OMS/UNICEF pour l expédition internationale de vaccins. L autonomie de conteneurs d expédition à sens unique n est pas aussi bonne que celle de glacières réelles. Limitez leur utilisation aux vaccins moins sensibles à la chaleur : DTC, DT, HepB. Espace requis pour l installation des réfrigérateurs Pour l estimation de l espace requis, il faut prévoir 1,5 m 2 de surface au sol pour 100 litres de vaccin. Le volume de la salle ne doit pas être inférieur à 4,5 m 3 pour 100 litres de vaccin. La salle doit être bien éclairée et suffisamment ventilée. On veillera à ce que les équipements à compression soient alimentés à partir de régulateurs de tension et munis de prises de terre. 1. Les équipements à absorption ne doivent pas être exposés directement à un courant d air afin d éviter que la flamme oscille sous l effet du vent (cela perturbe le système d échauffement de la cheminée, d où une insuffisance de réfrigération). 2. Les réfrigérateurs doivent être placés à 30 centimètres au moins des murs afin d éviter la chaleur directe et de permettre la circulation d air. 3. Les réfrigérateurs doivent être installés sur une palette stable et verticale d au moins 5 centimètres de haut. Ne mettez jamais des aliments ou des boissons dans un réfrigérateur contenant des vaccins! 24 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

33 4. Gérer le matériel de la chaîne de froid 4.1 Inventaire du matériel de la chaîne de froid 4.2 Entretien du matériel/maintenance 4.1 Inventaire du matériel de la chaîne de froid Dans beaucoup de pays, le ministère de la Santé a des fiches d inventaire spéciales pour l enregistrement des informations relatives au matériel en place, y compris la chaîne de froid. L inventaire aide à améliorer la planification de la chaîne de froid et actualise les informations sur l état du matériel. Les objectifs d un inventaire du matériel sont les suivants : Vérifier les quantités physiques (décompte exact) du matériel de la chaîne de froid et de transport Obtenir des informations sur chaque équipement individuel (ex. âge, origine, localisation, source d énergie, etc.) Observer son état actuel (fonctionnel, non fonctionnel, au rebut, etc.) Fournir les informations pour une meilleure planification et mise en œuvre des activités de vaccination Le matériel de la chaîne de froid doit toujours être à jour. Il sauve des vies! Méthodes de conduite de l inventaire Il y a plusieurs méthodes pour faire un inventaire de la chaîne de froid 1 ère méthode : visite systématique par un technicien de la formation sanitaire 2 ème méthode : conduite de l inventaire par un gestionnaire du PEV avec des fiches d inventaire (voir exemples de fiches en annexe 1 3 ème méthode : recueil des données à partir es bons de livraison au niveau de la formation sanitaire Données à recueillir lors d un inventaire Au de-là du simple décompte physique, l inventaire est donc un outil de gestion du programme. Les données collectées doivent être de qualité suffisante pour servir à cette fin. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 25

34 L inventaire des équipements de la chaîne de froid doit contenir au moins les données suivantes : localisation (formation sanitaire, district, hôpital, etc.) type, marque, numéro de série et modèle de l équipement âge ou année d installation état de fonctionnement (fonctionnel, non fonctionnel, au rebut, etc.) mouvement de l équipement d une installation/service à une autre A ces informations minimales peuvent s ajouter également : l origine ou le fournisseur le prix d achat la source d énergie utilisée les capacités (volume de stockage, production de glace) d autres caractéristiques techniques (consommation d énergie, tension) Qualité des données d inventaire Il y a trois niveaux de qualité des données en fonction de la méthode d inventaire : Première qualité : Un technicien qualifié visite systématiquement chaque installation et unité où est installé le matériel du PEV. Les informations techniques sur l état de fonctionnement de chaque appareil sont généralement exactes et fiables. Deuxième qualité : L inventaire est mis à jour en collectant systématiquement les données auprès des agents de santé. La localisation exacte, les caractéristiques techniques et l état de fonctionnement du matériel sont obtenues. Troisième qualité : L inventaire des matériels fournis au PEV par divers donateurs (UNICEF, OMS, Rotary, etc.). Les informations sur l origine et le prix des équipements sont souvent exactes, mais avec beaucoup d imprécisions sur la localisation, les dates d installation et l état de fonctionnement. Un exemple de format à utiliser pour enregistrer les données d inventaire et déterminer les mesures à prendre pour le remplacement du matériel figure à l Annexe Périodicité de l inventaire selon le niveau d intervention National / central : au moins 1 fois par an Provincial / régional : au moins 2 fois par an District / antenne : au moins 3 fois par an Zone de santé : au moins 4 fois par an Centre de santé : à tout moment 26 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

35 4.2 Entretien du matériel Politique de maintenance Dans le contexte du PEV, la maintenance est l ensemble des activités techniques qui assurent le bon fonctionnement des équipements, transport, relatif à la chaîne de froid. Dans le contexte du PEV, l entretien (ou la maintenance) se définit comme l ensemble des activités techniques qui permettent d assurer le bon fonctionnement du matériel et du transport lié à la chaîne de froid. Une bonne gestion du matériel doit viser à minimiser les frais d exploitation à travers les mécanismes suivants : Planification des interventions de maintenance : l objectif est de préciser qui est chargé de l entretien de chaque appareil, comment il/elle travaillera et les ressources nécessaires. Outils de gestion : ils doivent être conçus pour permettre le suivi de chaque pièce de matériel de la date de mise en service à la date de retrait de l inventaire du matériel pour causse de vieillissement Gestion des pièces de rechange : pour des interventions efficaces, les pièces de rechange appropriées doivent être disponibles et accessibles Renouvellement du matériel : la politique doit définir la durée de vie moyenne de chaque type de matériel (par exemple : 10 ans pour un réfrigérateur, 4 ans pour un véhicule toutterrain, etc.), et convenir des procédures de mise au rebut du matériel et d évaluation de besoins en nouveau matériel. Maintenance-maison ou sous-traitance : il s agit de savoir si l on dispose de techniciens recrutés par le Ministère en nombre suffisant ou si l on doit faire appel à des techniciens privés pour les tâches de réparation. Le responsable du PEV doit veiller à ce que dans chaque formation sanitaire ou chaque dépôt ait un agent spécialement affecté à la maintenance. Ceci doit être spécifié dans la description de poste du point focal Types de maintenance Ces activités peuvent se classer en 2 catégories : la maintenance préventive et la maintenance corrective a) Maintenance préventive La maintenance préventive inclut toutes les activités de maintenance à effectuer selon des critères prédéterminés en vue de réduire la probabilité de panne du matériel. Elle s effectue avant la panne, et peut se programmer pour en optimiser les coûts. Le responsable de la maintenance doit s acquitter : de la maintenance préventive systématique par une intervention systématique après un certain nombre d unités d utilisation (temps, cycles, km) quand bien même le matériel ne présente aucun signe de défaillance de la maintenance préventive conditionnelle qui consiste à vérifier et à contrôler certains paramètres ou éléments de l équipement en vue de détecter des signes d anomalies pour prendre une action. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 27

36 Les différentes tâches de maintenance préventive sont : Tâches journalières Vérifier et relever la température matin et soir et ajuster le thermostat si nécessaire. S assurer que les vaccins sont disposés en ordre et ne sont pas mélangés à d autres produits Avec les réfrigérateurs à absorption, contrôler la flamme. Pour les réfrigérateurs à gaz, ajuster le thermostat si nécessaire. Après utilisation, les glacières et les porte-vaccins doivent être nettoyés, séchés et entreposés le couvercle ouvert. Tout dommage doit être immédiatement réparé. Pendant le nettoyage, vérifier en particulier le joint du couvercle, car toute défaillance à ce niveau raccourcira gravement l autonomie de la glacière. Tâches hebdomadaires Pour les réfrigérateurs à absorption et à gaz, vérifier le niveau du gaz dans la bouteille. Vérifier le niveau de pétrole et de la mèche, éliminer la calamine sur la mèche, remplir le réservoir, nettoyer la cheminée. Eliminer les givres Tâches mensuelles Nettoyer l intérieur du réfrigérateur et l assécher à l aide d un chiffon. Nettoyer le joint de la porte, en particulier, le long du bord inférieur des appareils verticaux. Vérifier si la chambre de congélation a besoin d être dégivrée et dégivrer si nécessaire (plus de 10 mm de glace sur l évaporateur). Nettoyer le serpentin du condensateur à l arrière du réfrigérateur et épousseter les alentours du compresseur. b) Maintenance corrective Le responsable de la maintenance doit aussi s occuper de la maintenance corrective qui comprend toutes les activités à mener après une panne du matériel. Elle ne peut pas être programmée et est généralement urgente et coûteuse. Cette maintenance est : corrective palliative (dépannage) : intervention provisoire pour assurer le bon fonctionnement minimum du matériel corrective curative (réparation) : intervention définitive pour un fonctionnement normal du matériel Tout nouvel appareil de réfrigération est fabriqué avec le réfrigérant R134A sans CFC (chlorofluorocarbone). Tous les anciens appareils étaient fabriqués, soit avec le R12 pour les congélateurs, soit avec du R12 pour les réfrigérateurs, tous des gaz contenant du chlorofluorocarbone. Les nouveaux réfrigérateurs sans chlorofluorocarbone portent la marque «sans CFC». Le technicien doit connaître le type d appareil que l on apporte à la réparation et doit être qualifié pour réparer les deux systèmes. En outre, il doit être muni de deux jeux d outils. La non-utilisation d outillage adéquat provoquera la contamination des nouveaux systèmes de refroidissement avec du R12, ce qui les endommagera. Le responsable doit savoir exactement où sont installés tous les équipements afin de pouvoir informer correctement le technicien de maintenance. 28 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

37 4.2.3 Renouvellement du matériel vieillissant Le remplacement de la vieille chaîne de froid est une activité importante. Les responsables du PEV doivent travailler en étroite collaboration avec les responsables de la chaîne de froid pour élaborer un plan de remplacement. La politique de d équipement (équipement standard pour chaque niveau de stockage) et le résultat de l inventaire de la chaîne de froid, forment la base de prévision des besoins annuels en renouvellement du matériel vieillissant de la chaîne de froid. Les principes suivants sont essentiels pour les plans de réhabilitation : Les réfrigérateurs et congélateurs de plus de 10 ans doivent être immédiatement remplacés Les réfrigérateurs et congélateurs à réfrigérant CFC doivent être remplacés progressivement d ici le 31 décembre 2005 (fin de la période de grâce accordée aux pays en développement par la Convention de Montréal) Tous les nouveaux centres de santé doivent fournir des services de PEV et disposer par conséquent d un réfrigérateur approuvé Les unités à énergie solaire doivent être introduites progressivement sur la base des critères suivants : Absence d approvisionnement fiable en électricité (moins de 8 heures d approvisionnement continu tous les jours) Éloignement ou inaccessibilité Absence d approvisionnement fiable en gaz Le logisticien national et les techniciens du niveau central doivent être immédiatement formés en techniques de réparation du matériel sans CFC et solaire et un atelier au niveau central doit être créé et doté d un nouveau matériel adapté à la réparation du matériel sans CFC et solaire Les techniciens de niveau provincial et de district doivent être formés progressivement par les techniciens susmentionnés sur les 2 prochaines années, puisque le matériel sans CFC et solaire sera introduit progressivement dans leurs provinces et districts respectifs; des ateliers provinciaux et de district doivent aussi être créés Les outils et matériels de contrôle (ordinateurs, fiches standard, matériel de communication) doivent être introduits progressivement en parallèle avec le nouveau matériel de la chaîne de froid. Le personnel technique doit être formé à leur utilisation. Une actualisation régulière des inventaires, du contrôle du matériel, de la gestion des pièces de rechange et du carburant, et du transfert des données figurent aussi parmi les priorités du plan de réhabilitation. Pour assurer la durabilité de la chaîne de froid récemment rénovée, les communautés et les comités de développement sanitaire (aux niveaux du district et du centre de santé), qui sont les bénéficiaires du matériel donné, doivent être encouragés à participer à la couverture des frais d entretien Coût de la maintenance La mise en oeuvre d un plan d entretien nécessite des ressources humaines, matérielles et financières : Ressources humaines Développement de ressources propres au PEV (ou au Ministère de la Santé) grâce à la formation en cours d emploi du personnel existant, et/ou le recrutement d un nouveau personnel qualifié Identification d ateliers du secteur privé et sélection selon des critères déterminés Les employés des ateliers sélectionnés doivent recevoir une formation supplémentaire. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 29

38 Ressources matérielles Évaluation du matériel existant de la chaîne de froid, transport, outils de réparation, etc. pour identifier les lacunes et la nécessité de matériels supplémentaires Évaluation des ateliers de réparation existants pour documenter les besoins en matériel. Ressources financières Coûts d investissement du matériel et des installations Coûts opérationnels : pièces de rechange, carburant, électricité, main-d œuvre et coûts de suivi Coûts de remplacement du matériel vieillissant. Le responsable de la logistique doit tenir compte de tous ces facteurs et aider le responsable du PEV à les prévoir dans le budget. Dans la Région, l absence d un budget de maintenance est souvent à l origine des défaillances de la chaîne de froid. En plus des équipements, une bonne gestion de la chaîne de froid exige que des quantités suffisantes de matériel (pièces de rechange, etc.), de combustible et de carburant soient disponibles. La première étape consiste à prévoir les besoins. Pour la prévision des besoins en électricité et combustible, on peut se référer au PIS (Fiches d information sur les produits) ou aux formules suivantes basées sur l expérience de terrain : Appareils à gaz : 16 kg par mois Appareils à pétrole : 21 litres par mois par unité Appareils électriques : 60 kwh par mois par unité Utilité de la chaîne de froid La chaîne de froid bien entretenue améliore la qualité de services et permet de : sécuriser les vaccins assurer la continuité des activités augmenter la durée de vie des équipements réduire les coûts d exploitation 30 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

39 5. Planifier la chaîne de froid 5.1 Préparer les plans annuels de la chaîne de froid 5.2 Préparer un plan d urgence de la chaîne de froid 5.1 Préparer les plans annuels de la chaîne de froid Le responsable de la chaîne de froid doit élaborer le plan annuel de la chaîne de froid sur la base du plan stratégique de cinq ans du PEV et du plan annuel des services de vaccination. Le format de ce plan doit suivre les principes généraux discutés au module 4 : Planifier les activités de vaccination. Il doit comporter les sections suivantes : 1. L introduction/contexte 2. L analyse de la situation sur la base des résultats du plus récent inventaire du matériel de la chaîne de froid 3. Les objectifs du plan, qui doivent être basés sur les objectifs globaux du PEV, en précisant le rôle de la chaîne de froid en vue de les atteindre (ex. maintenir une bonne performance de la chaîne de froid pour assurer une bonne qualité des vaccins à tout moment). 4. Les stratégies, dans lesquelles diverses options de la chaîne de froid peuvent être discutées (option rapide ou lente) et le choix d une option effectué. Dans cette section du plan, les systèmes d injection de vaccins et de distribution de matériel doivent être décrits par rapport à deux stratégies : fournitures à récupérer ou à livrer aux formations sanitaires. 5. Les cibles doivent être formulées en termes mesurables pour permettre leur suivi approprié. L exemple suivant peut aider à formuler une cible : «D ici la fin de la période de planification, 30% des réfrigérateurs dans les formations sanitaires auront été remplacés». 6. Les activités comprennent une large gamme d interventions qui peuvent se résumer ainsi qu il suit : Evaluation des besoins annuels en vaccins et autres fournitures du PEV et en volume de vaccins (sur la base des cibles annuelles de couverture vaccinale, des campagnes de vaccination planifiées, des mouvements de population attendus et d autres facteurs). Inventaire du matériel de la chaîne de froid Sélection d une nouvelle chaîne de froid pour remplacer les anciennes ayant atteint la limite d âge Fourniture de services de réparation, d urgence et de réhabilitation Contrôle de la chaîne de froid, de la logistique, des vaccins et de la documentation pour observer des incohérences éventuelles et prendre les mesures correctives Formation en cours d emploi ou formelle du personnel de santé sur la chaîne de froid et la logistique Supervision formative et rétro-information régulières Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 31

40 Rapport régulier sur la chaîne de froid au moyen de rapports mensuels/trimestriels Examen/évaluation de la chaîne de froid tous les 2-3 ans comme activité isolée ou dans le cadre de l examen du PEV en tant que composante de l examen général Autres activités en fonction des besoins spécifiques du programme. La période de mise en œuvre et le nom de la personne responsable doivent être indiqués dans le plan. 7. Les estimations budgétaires. Les coûts de toutes les activités du plan doivent être estimés et le budget inclus dans le plan pour faciliter la mobilisation et l allocation des ressources 8. Le suivi du plan doit comprendre un ensemble d indicateurs de suivi qui montrent les réalisations par rapport aux cibles fixées (voir annexe 2 pour la liste des indicateurs sélectionnés de la chaîne de froid). 5.2 Préparer un plan d urgence de la chaîne de froid Les plans d urgence doivent être élaborés en anticipation aux situations de crise qui peuvent survenir dans le fonctionnement de la chaîne de froid. Les situations d urgence les plus courantes sont les suivantes : pannes de réfrigérateurs, de congélateurs et de chambres froides pénuries de carburant, combustible, vaccins, briquettes, seringues ou aiguilles congélation de DTC ou VAT ou d autres vaccins liquides sensibles à la congélation virage des PCV des vaccins affectés par la chaleur (ex. : vaccin polio) panne du véhicule de livraison des vaccins arrivée soudaine et imprévue de grosses quantités de vaccin dans une formation sanitaire ayant une capacité de stockage limitée absence de membres du personnel pour cause de maladie ou autre (grève) destruction du magasin de vaccins à cause d une catastrophe naturelle ou d un mauvais entretien du bâtiment, etc. Toutes ces situations d urgence peuvent mettre à mal le programme de vaccination. En les prévoyant, on réduit au minimum les dommages éventuels qu elles peuvent occasionner. Une manière de prévoir les situations d urgence sur la chaîne de froid est d identifier toutes les situations d urgences qui peuvent survenir. A chaque fois, posez-vous les trois questions suivantes ( les trois A ). Y a-t-il une Autre solution? Est-elle Adaptée à la situation? La solution est-elle d un coût Abordable/Accessible? 32 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

41 En répondant à ces questions avant qu une situation d urgence se présente, vous saurez quoi faire lorsqu une vraie situation d urgence se produira. Par exemple : 1. Si un réfrigérateur tombe en panne, quelles mesures prenez-vous? Commencez par vous référer à votre plan d urgence en répondant à ces questions : Y a-t-il un autre réfrigérateur utilisable disponible dans les environs? (Y a-t-il une Autre solution?) Ce réfrigérateur est-il suffisamment grand pour conserver tous les vaccins comme il faut? (Est-elle bien Adaptée à la situation?) Dispose-t-on d un moyen de transport pour atteindre ce réfrigérateur. (Après utilisation, les glacières et les porte-vaccins doivent être nettoyés, séchés et entreposés le couvercle ouvert. Tout dommage doit être immédiatement réparé. Pendant le nettoyage, vérifier en particulier le joint du couvercle, car toute défaillance à ce niveau raccourcira gravement l autonomie de la glacière.) Peut-on payer les frais de transport? Est-elle d un coût Abordable? 2. Si la personne chargée du réfrigérateur est absente, quelles mesures prenez-vous? Le plan d urgence doit répondre aux questions suivantes : Y a-t-il un remplaçant? (Y a-t-il une Autre solution?) Ce remplaçant est-il capable d accomplir toutes les tâches nécessaires? (Est-elle bien Adaptée à la situation?) Ce remplaçant est-il présent au centre de santé? (Est-elle Accessible?) Suggestion importante : Collez l étiquette suivante sur la porte ou le couvercle de tout réfrigérateur contenant du vaccin : RESPONSABLE DE CES VACCINS Nom :... Nom du remplaçant :... EN CAS D URGENCE, TRANSFERER LES VACCINS A : Localisation du réfrigérateur... Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 33

42 En cas d urgence de la chaîne de froid, le personnel du centre de santé doit : Décrire le problème Déterminer la cause du problème Se référer au plan d urgence Prendre des mesures pour remédier au problème et éviter qu il se reproduise! Décrire le problème Quelle est la plus haute température à laquelle chaque type de vaccin a été exposé? Combien de temps environ s est-il écoulé entre la défaillance de la chaîne de froid et le moment auquel la plus haute température d exposition à été atteinte? Combien de doses de chaque type de vaccin ont été touchées? Quelles sont leurs dates limites d utilisation? Quelle est l indication des indicateurs de contrôle de la chaîne de froid? (carte 3M, indicateur de congélation STOPWatch, thermomètre, PCV, etc.) Déterminer la cause de la défaillance Utilisez les données disponibles et investiguez pour identifier les causes possibles. Se référer au plan d urgence pour des informations sur l intervention spécifique, le lieu, le nom de la personne désignée et d autres détails Prendre des mesures appropriées Envoyez immédiatement ces données à votre superviseur afin qu il puisse décider si les vaccins touchés doivent être utilisés, vérifiés ou jetés. Envoyez les mêmes données au technicien de la chaîne de froid afin que le matériel soit réparé. Discutez avec le personnel du centre de santé des moyens de résoudre le problème actuel et d éviter qu il se reproduise. Exercice 5 En appliquant la procédure des trois A, citer les principales questions auxquelles vous devez répondre pour mettre en place un plan d urgence si : Un réfrigérateur tombe en panne La personne responsable du réfrigérateur est absente 34 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

43 6. Suivre et superviser la chaîne de froid 6.1 Suivi de la chaîne de froid 6.2 Indicateurs de suivi de la chaîne de froid 6.3 Rapports 6.4 Maintien de votre chaîne de froid fonctionnelle «en bonne santé» 6.5 Supervision 6.1 Suivi de la chaîne de froid Le suivi de la chaîne de froid est un des rôles clés du responsable de la vaccination. Parmi d autres activités figurent l obtention et l analyse des paramètres de fonctionnement des équipements de la base au sommet. L analyse portera non seulement sur la disponibilité des équipements de la chaîne de froid, mais également sur leur fiabilité dans le maintien des températures requises pour la conservation des vaccins. 6.2 Indicateurs de suivi de la chaîne de froid Les indicateurs sont regroupés en trois grandes rubriques Flexibilité de la chaîne de froid Une chaîne de froid est dite flexible si les équipements disponibles répondent aux normes requises en matière de capacités de stockage et de congélation. En outre, les utilisateurs doivent maîtriser leur utilisation optimale pour la pleine satisfaction des besoins de la vaccination. Le gestionnaire doit pouvoir apprécier la flexibilité de la chaîne de froid à l aide des indicateurs suivants : le nombre d unités de santé périphériques avec chaîne de froid suffisante le nombre de jours de fonctionnement sur le nombre jours total l existence d alternative de conservation en cas de sur-stock ou de panne Fiabilité de la chaîne de froid Une chaîne de froid est dite fiable si elle fonctionne sans interruption, dans les plages de températures recommandées. La fiabilité de la chaîne de froid s obtient grâce à une bonne maintenance et à l approvisionnement de pièces détachées. Une chaîne de froid fiable peut aussi relever les défis causés par les urgences de la chaîne de froid. Le gestionnaire peut évaluer la fiabilité de la chaîne de froid dans les unités de santé périphériques sous sa supervision à l aide des indicateurs suivants : Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 35

44 l existence de plans d urgence. le nombre de jours pendant lesquels la température était en dehors des plages recommandées grâce aux fiches de relevé de températures (Exemple : Annexe 3). Ce relevé devra se faire : au niveau central : enregistrement automatique contnu au niveau du disrict : relevé manuel deux fois par jour au niveau périphérique : relevé manuel deux fois par jour. le nombre de jours de pannes des équipements de la chaîne de froid, par manque de combustible ou de pièces détachées ou de technicien la quantité de vaccins détruits par rapport au stock total suite au virage des indicateurs de la chaîne de froid (cartes 3M, congélation, PCV) Proportion de vaccins détrxxxx à cause d une rupture de la chaîne de froid sur le stock total Nombre de jours de rupture de la chaîne de froid par : manque de carburant, de pièces de rechange et de personnel de cha 0238ne de froid. Entretien de la chaîne de froid Le gestionnaire aura pour tâche de suivre l ensemble des unités de santé périphériques sous sa supervision à l aide des indicateurs suivants : la durée moyenne d attente de technicien intervention après qu une panne a été signalée ou reçue par le niveau approprié le nombre d unités de santé périphériques s acquittant des tâches d entretien le coût total de maintenance par centre de santé et par équipement, décomposé en : coût des pièces de rechange coût de la main-d œuvre (montant de la facture pour les techniciens privés, salaire rapporté au nombre de jours et per diems par les techniciens du Ministère de la Santé). 6.3 Rapports Afin de pouvoir suivre l ensemble des équipements installés dans les unités de santé périphériques sous sa supervision, le gestionnaire doit recevoir périodiquement de celles-ci les informations sur les indicateurs ci-dessus. Les informations sur la chaîne de froid proviendront des centres périphériques sous différentes formes : Rapports mensuels de vaccination Rapports de supervision Rapports des missions d entretien (préventif et/ou curatif) Communication par téléphone, radio ou courrier électronique informant de la panne de la chaîne de froid 36 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

45 Le gestionnaire doit analyser et consolider les rapports de gestion pour l information de l équipe de gestion et des instances supérieures. La rétro-information consécutive à l analyse doit être transmise aux unités inférieures. 6.4 Maintien de votre chaîne de froid fonctionnelle «en bonne santé» Améliorez votre chaîne de froid au jour le jour En contrôlant la chaîne de froid, vous aurez constaté que certaines choses marchent bien, et d autres plutôt mal. Encouragez votre personnel en le félicitant de ce qui va bien. Lorsque vous constatez des problèmes, travaillez avec votre personnel pour découvrir des solutions raisonnables. Aucune chaîne de froid n est parfaite. Améliorez donc la votre en identifiant et en résolvant les problèmes. Identifiez les problèmes et trouvez leurs solutions d abord dans votre zone de travail Puisque la chaîne de froid ne se limite pas à vos propres magasins (elle comprend aussi le fabriquant, le magasin central et les magasins régionaux), vous ne pourrez pas résoudre tous les problèmes que vous rencontrerez. Certains problèmes (par exemple la détérioration des vaccins avant qu ils n arrivent à votre magasin) doivent être résolus à des niveaux plus élevés. Toutefois, il y a de nombreuses façons d améliorer les parties de la chaîne de froid dont vous êtes responsable. Trouvez la cause du problème et suggérez la meilleure solution Avant de pouvoir résoudre un problème, il faut bien le comprendre et en connaître les causes. Voici un résumé de la marche à suivre pour résoudre les problèmes de la chaîne de froid. Cette démarche comprend trois étapes : Etape 1 : Décrivez le problème Pour bien décrire le problème, posez-vous les questions suivantes : Quelles tâches n ont pas été accomplies correctement? Où le problème s est-il posé? Le problème concerne-t-il tous les agents de santé ou seulement certains d entre eux? A quel moment, et avec quelle fréquence le problème se pose-t-il? Depuis quand le problème se pose-t-il? Etape 2 : Identifiez les causes éventuelles du problème Pour identifier les causes du problème, posez-vous les questions suivantes : L agent de santé justifie-t-il des compétences ou des connaissances requises? L agent de santé est-il motivé? A-t-on assigné à l agent de santé les tâches nécessaires au bon fonctionnement de la chaîne de froid? Y a-t-il des obstacles au bon fonctionnement de la chaîne de froid (ex. : coupures fréquentes d électricité)? Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 37

46 Etape 3 : Trouvez une solution appropriée Un problème peut toujours se résoudre de plusieurs façons : Choisissez une solution qui s attaque aux causes précises du problème. Pensez aussi à des moyens supplémentaires. Par exemple, des entreprises privées peuvent vous aider à réunir des fonds pour obtenir du matériel nécessaire, ou bien des bénévoles recrutés dans la communauté peuvent vous aider à vous acquitter de certaines tâches de réparation. Veillez à ce que votre solution remplisse deux conditions : Elle doit résoudre le problème immédiat Elle doit empêcher que de tels problèmes ne se reproduisent à l avenir. Prenez des mesures correctrices Les problèmes de la chaîne de froid doivent être résolus rapidement. Sinon, vous risquez de détruire vos vaccins, paralysant ainsi le programme de vaccination tout entier. Les plans d urgence sont toujours importants, surtout lorsqu il s agit de la chaîne de froid. Certains problèmes ne peuvent être résolus immédiatement, mais les plans d urgence vous permettront de protéger les vaccins même en cas de panne. Vous avez déjà appris comment vous organiser en cas d urgence. Toutefois, vous ne pourrez pas prévoir toutes les urgences. Un problème n est pas toujours un ennemi ; quelquefois c est un bon maître. Tout problème est une occasion d améliorer la chaîne de froid. Voici deux exemples de problèmes courants qui se posent au niveau de la chaîne de froid et qui illustrent la démarche précédente. 38 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

47 Problème 1 Décrire le problème L agent de santé responsable de la chaîne de froid est absent. Pendant son absence, une livraison de vaccins arrive. Un autre agent de santé détruit le stock du centre de santé en DTC et en VAT en le rangeant dans le congélateur. Identifier les causes éventuelles Aucun plan d urgence n a été mis au point en cas d absence de l agent de santé responsable de la chaîne de froid. Les autres agents de santé n ont pas les compétences nécessaires pour remplir certaines tâches indispensables au bon fonctionnement de la chaîne de froid. Les autres agents de santé ne sont motivés pour s acquitter correctement des tâches nécessaires au bon fonctionnement de la chaîne de froid. On n a pas désigné d autres agents de santé pour s acquitter de ces tâches en cas d absence de l agent de santé responsable. Trouver les solutions possibles Mettez au point ou actualisez un plan d urgence pour les cas où des agents de santé sont absents. Formez les autres agents de santé aux tâches fondamentales relatives à la chaîne de froid (ex. : rangement des vaccins dans un réfrigérateur). Faites en sorte que les agents de santé puissent s exercer régulièrement à ces tâches et améliorez la supervision afin de vous assurer qu ils peuvent s acquitter de ces tâches si nécessaire. Expliquez pourquoi il est important de s acquitter correctement de ces tâches. Améliorer la supervision et félicitez le bon travail. Désignez d autres agents de santé pour mettre en œuvre le plan d urgence. Faites en sorte qu ils puissent s y exercer périodiquement et améliorez la supervision. Il faut envisager toutes les causes possibles d un problème. Si le superviseur du centre de santé ne considère pas toutes les causes possibles, il risque de : ne résoudre qu une partie du problème (par exemple, en mettant au point un plan d urgence sans avoir formé les agents de santé correspondants et sans leur avoir attribué des taches de manière non équivoque) ; choisir une solution qui ne résout pas le problème (par exemple, en punissant l agent de santé qui a mis le DTC et le VAT dans le congélateur, sans prendre des mesures pour empêcher que le problème ne se reproduise à l avenir). Problème 2 Décrire le problème Le réfrigérateur du centre de santé tombe en panne. On appelle le réparateur local. En attendant qu il arrive, l agent de santé responsable de la chaîne de froid conserve les vaccins dans son bureau. Ainsi, le stock d un mois est détruit parce qu il est resté longtemps à la température ambiante. Identifier les causes possibles Aucun plan d urgence n a été mis au point en cas de panne de réfrigérateur. L agent de santé ne savait pas que les vaccins ne doivent pas être conservés à la température ambiante. L agent de santé n était pas motivé pour trouver un autre endroit où ranger les vaccins Il n y avait pas de glacière disponible dans le centre de santé. Trouver les solutions possibles Mettez au point un plan d urgence pour les pannes du réfrigérateur. Formez les agents de santé à la conservation correcte des vaccins. Expliquez pourquoi il est indispensable de garder les vaccins au froid, améliorez la supervision et félicitez le bon travail. Procurez-vous une glacière ou trouvez une autre méthode pour conserver le vaccin au froid des pannes de réfrigérateur. Options : trouver d autres réfrigérateurs dans le centre de santé ou dans un hôpital proche ; essayez aussi d autres sources publiques ou privées Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 39

48 Ce deuxième exemple montre également qu il est important d identifier toutes les causes d un problème. Si le superviseur ne considère pas toutes les causes possibles, il risque de trouver une solution partielle. Par exemple, il peut décider que le problème est dû aux glacières, ignorant que l agent de santé n était pas qualifié ou motivé. Exercice 6 : Identifier les problèmes et les solutions Dans cet exercice, vous identifierez des causes de problèmes courants de la chaîne de froid et vous rechercherez des solutions possibles. Les fiches de travail suivantes décrivent deux problèmes de la chaîne de froid. Remplissez les colonnes de ces fiches en réfléchissant à toutes les causes possibles de chaque problème et aux solutions qui s attaquent à chacune des causes. Pour la troisième fiche, réfléchissez à un problème de la chaîne de froid que vous avez déjà rencontré dans votre secteur. Identifiez-en les causes et les solutions correspondantes. Indiquez les solutions à long terme qui empêcheront qu un tel problème se produise à l avenir. Fiche de travail 1 Décrire le problème Identifier les causes Trouver les solutions possibles possibles Un magasinier de district distribue des vaccins à un agent de santé qui est venu chercher l approvisionnement mensuel de son centre de santé. Comme le magasin de district manque de vaccins, le magasinier puise la moitié de la quantité requise et les donne à l agent de santé. Fiche de travail 2 Décrire le problème Identifier les causes Trouver les solutions possibles possibles Un agent de santé prépare une séance en poste avancé. Il n y a qu un seul accumulateur de froid congelé dans le congélateur. Il met donc cet accumulateur de froid dans le portevaccins avant d y ranger les vaccins. Au poste de vaccination, il vaccine les enfants et les femmes, bien que les vaccins n aient pas été portés bien conservés. Fiche de travail 3 Utilisez cette fiche pour décrire un problème que vous avez rencontré récemment dans votre secteur. Identifiez les causes et les solutions possibles de ce problème. Décrire le problème Identifier les causes Trouver les solutions possibles possibles Lorsque vous aurez terminé cet exercice, voyez l animateur. 40 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

49 6.5 Supervision La supervision, de façon générale, s inscrit dans les stratégies de renforcement des capacités. Les activités du gestionnaire en matière de supervision de la chaîne de froid consistent à identifier des insuffisances dans la gestion de la chaîne de froid et à renforcer les compétences techniques des agents de santé pour le maintien, le suivi et l entretien de la chaîne de froid. La supervision est nécessaire pour assurer le contrôle adéquat du matériel et des interventions d entretien effectuées par les techniciens publics ou privés. À cet effet, un plan bien préparé est essentiel. Ce plan doit comprendre : La fréquence des visites de supervision pour chaque niveau La composition des équipes de supervision et leur calendrier de visites Les besoins estimatifs en véhicules, carburant et personnel Un budget pour couvrir les dépenses ci-dessus. Tableau 6 : Tâches des responsables de la chaîne de froid et des superviseurs/gestionnaires du PEV en vue d assurer le bon fonctionnement de la chaîne de froid Fréquence des tâches Tâches quotidiennes Tâches hebdomadaires Tâches mensuelles Tâches trimestrielles Tâches annuelles et Tâches du responsable de la chaîne de froid/agent de santé 1. Contrôler le fonctionnement de la chaîne de froid 2. Enregistrer la température des réfrigérateurs/ congélateurs deux fois par jour 3. Vérifier si les vaccins sont correctement placés dans les réfrigérateurs 4. Vérifier les accumulateurs de froid 1. Arranger des entretiens sur la chaîne de froid avec d autres membres de l équipe de santé 2. Effectuer la maintenance préventive 3. Signaler toute irrégularité de la chaîne de froid 4. Enlever les vaccins expirés de la chaîne de froid 1. Préparer et envoyer les rapports mensuels 2. Réapprovisionner les stocks de vaccins 3. Effectuer la maintenance préventive du matériel 1. Préparer et envoyer les rapports trimestriels 2. Réapprovisionner les stocks de vaccins 3. Effectuer la maintenance préventive du matériel 1. Envoyer les rapports annuels 2. Effectuer un inventaire annuel de la chaîne de froid 3. Effectuer la maintenance préventive du matériel 4. Elaborer un plan d urgence 5. Expliquer aux membres du comité le rôle de la chaîne de froid dans le PEV Tâches des superviseurs/responsables du PEV 1. Répondre aux demandes de renseignements (par téléphone ou ) et donner l assistance technique aux agents de santé 2. Assurer la formation en cours d emploi 1. Répondre par téléphone ou aux demandes de renseignements du personnel de terrain 2. Vérifier si les vaccins sont correctement manipulés et placés dans les réfrigérateurs/congélateurs 3. Vérifier si les indicateurs journaliers de température fonctionnent bien 1. Préparer les rapports mensuels 2. Identifier les problèmes et les résoudre à l aide de l approche de résolution des problèmes 3. Organiser des réunions ou des séminaires de groupe pour les bureaux de la chaîne de froid 4. Préparer un plan mensuel 1. Préparer un plan trimestriel 2. Préparer des rapports trimestriels 3. Effectuer des visites de supervision trimestrielles 4. Vérifier si les responsables de la chaîne de froid reçoivent les pièces de rechange demandées 5. Vérifier si les vaccins sont manipulés correctement et leur stockage approprié 1. Préparer un plan annuel 2. Recevoir et analyser les rapports annuels 3. Préparer un rapport annuel consolidé pour les responsables supérieurs 4. Echanger les meilleures pratiques dans la zone 5. Examiner les rapports d inventaire de la chaîne de froid et préparer un inventaire consolidé pour le district/province/ pays Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 41

50 Références A manual for newly independent states (LHIS/98.02) Field Guide for supplementary activities aimed at achieving polio eradication (WHO/EPI/GEN/ REV.1). Guide pour l établissement de dépôts de vaccins nationaux, régionaux et de district et l amélioration des dépôts existants (LHIS/96.032) Product Information Sheets, 2000 Edition (WHO/V&B ) Quality of the cold chain : WHO-UNICEF policy statement on the use of opened multi-dose vials of vaccine in immunisation services (WHO/V&B ) Resources for Immunization Managers, CD version 2 (WHO/HQ, 2002) Rushton, A. et al, Handbook of Logistics and Distribution Management, 1998 Temperature monitors for vaccines and the cold chain (WHO/V&B 99.15) WHO/EPI/ : Safe vaccine handling, cold chain and immunisation Site Internet http : //who.int/vaccines-diseases/epitraining 42 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

51 Annexes Annexe 1 : Plan de réhabilitation de la chaîne dans la province de Qwerty, Hopelandia (sur la base de l âge du matériel) Date 2/21/2003 Durée de vie 10 Réfrigérateur Durée de vie 5 Glacière Age Année Calendrier de remplacement proposé Total Formation Matériel Quantité Fabricants Modèle N Lieu Réfrigérant Capacité Energie Etat Année XXX sanitaire série d achat #REF! # # ##### ### Réfrigérateur 1 SIBIR V170KE N.A BCZS NH3 30/68 K B Fév Réfrigérateur 1 Electrolux RCW42EK N.A BCZS NH3 18 K B Fév Réfrigérateur 1 Electrolux RCW42EK N.A BCZS NH3 18 K B Fév Réfrigérateur 1 Electrolux RCW42EK N.A centre de santé1 NH3 18 K B Fév Réfrigérateur 1 Electrolux RCW42EK N.A centre de santé1 NH3 18 K B Fév Réfrigérateur 1 Electrolux RCW42EK N.A centre de santé2 NH3 18 K B Fév Congélateur 1 centre de santé1 B Fév Congélateur 4 INALSA BCZS M Fév Réfrigérateur 1 SIBIR V2400KE VGT10075 Nguena NH3 68 K B Fév Réfrigérateur 1 Zéro GR245 GR1982 Nguena NH3 18 K B Fév 03 Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 43

52 Annexe 2 : Liste d indicateurs sélectionnés pour le suivi de la chaîne de froid Nombre de jours dans une période donnée pendant lesquels la température a été enregistrée correctement : deux fois par jour sur le graphique de température Nombre de jours que la température était en dehors de la gamme recommandée Nombre de jours de panne des réfrigérateurs : manque de combustible manque de pièces de rechange absence de technicien de réparation Délai avant que les mesures correctives aient été prises Quantité de VPO jetés après virage des PCV Quantité de vaccins sensibles à la congélation gelés (ex. : DPC, HepB) Quantité de vaccins jetés pour cause d expiration Coût total des vaccins perdus à cause des défaillances de la chaîne de froid Plan opérationnel de la chaîne de froid en place et en usage Plan d entretien de la chaîne de froid en place et en usage Plan d urgence de la chaîne de froid en place Inventaire du matériel de la chaîne de froid disponible et conforme à sa présence physique Compte-rendu régulier sur la chaîne de froid en place Responsable national de la chaîne de froid formé/recyclé pendant les 3 dernières années Personnel assigné à la chaîne de froid au niveau de la formation sanitaire et formé sur les principes fondamentaux de la chaîne de froid Nombre de personnels assignés à la chaîne de froid Nombre formé 44 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

53 Annex 3 : Moniteur de chaîne de froid Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 45

54 Annex 4 : Surveillance quotidienne de la température 46 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO