Gestion de la chaîne de froid

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1 VERSION P ELI IN R 2 M A R S R M AI E Bloc III: LOGISTIQUE Cours de formation en gestion des cadres du PEV Niveau intermédiaire Gestion de la chaîne de froid MODULE 8 Organisation mondiale de la Santé Bureau régional de l Afrique Programme Elargi de Vaccination

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3 Cours de formation en gestion des cadres du PEV Niveau intermédiaire Bloc III : Logistique Module 8 Gestion de la chaîne de froid Mars 2004 Version préliminaire 2 Organisation mondiale de la Santé Bureau régional de l Afrique Programme Elargi de Vaccination Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO i

4 Remerciements Le Bureau régional de l'oms pour l'afrique exprime sa gratitude à tous les partenaires, en particulier l'oms/ Siège, l'usaid et la Fondation des Nations Unies pour leur contribution au financement, à la préparation et à l'achèvement du présent module. Pour des informations et une documentation plus actualisées sur la formation en vaccination, bien vouloir : visiter notre site Internet : vous référer au CD " Resources for Immunisation Managers ", version 2 (WHO/HQ, 2002) Ce document n'est pas une publication officielle de l'organisation mondiale de la Santé (OMS) et tous les droits y afférents sont réservés par l'organisation. S'il peut être commenté, résumé, reproduit ou traduit sans aucune restriction, partiellement ou en totalité, il ne saurait cependant l'être pour la vente ou à des fins commerciales ii Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

5 Cours de formation en gestion des cadres du PEV Niveau intermédiaire : liste des modules 1. BLOC I : Modules introductifs (0-3) Module 0 : Introduction Module 1 : Approche de résolution des problèmes pour la gestion des services de vaccination Module 2 : Rôle du gestionnaire du PEV Module 3 : Communication pour les programmes de vaccination Manuel de référence : Manuel de communication pour la polio et le PEV de routine 2. BLOC II : Planification/Organisation (4-6) Module 4 : Planification des activités de vaccination Module 5 : Augmentation de la couverture vaccinale Module 6 : Réduction des occasions manquées Manuel de référence : Guide révisé de planification du PEV 3. BLOC III : Logistique (7-14) Module 7 : Planification, suivi et supervision de la logistique du PEV Module 8 : Gestion de la chaîne de froid Module 9 : Gestion des vaccins Module 10 : Sécurité de la vaccination Module 11 : Gestion du transport Module 12 : Gestion de la logistique pour la vaccination supplémentaire Module 13 : Logistique pour la surveillancemodule 14 : Entretien 4. BLOC IV : Nouveaux vaccins (15) Module 15 : Introduction de nouveaux vaccins 5. BLOC V : Vaccination supplémentaire (16-17) Module 16 : Comment organiser efficacement les JNV pour l'éradication de la polio Module 17 : Comment organiser des campagnes de masse avec les vaccins injectables (rougeole, FJ, TTN) Manuel de référence : 1. Guide de terrain sur les activités de vaccination supplémentaire visant l'éradication de la polio (version révisée, 1996) 2. directives pour améliorer la qualité des JNVguide de terrain d'afro pour les activités de vaccination supplémentaire contre la rougeole 6. BLOC VI: Surveillance de la maladie (18-19) Module 18 : Prise en charge des cas de maladies prioritaires Module 19 : Surveillance intégrée de la maladie (voir les modules IDSR) 7. BLOC VII : Suivi et évaluation (20-23) Module 20 : Suivi et gestion de données Module 21 : Supervision formative par les gestionnaires du PEV Module 22 : Mener une enquête sur la couverture du PEV Module 23 : Evaluation du programme de vaccination Manuel de référence : Liste de Controle pour la supervision Intégrée des Activités de prévention et de Lutte Contre les Maladies au Niveau du District. Guide de Préparation. Oct OMS/AFRO 8. BLOCK VIII : Matériels de formation du PEV (24) Module 24 : Guide de l'animateur Autres outils et guides Trousse de formation du PEV Guide du directeur de cours Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO iii

6 Table des matières Abreviations et acronymes... v Glossaire... vi 1. Introduction Contexte But du module Audience cible Objectifs de la formation Contenu du module Comment utiliser ce module Organiser la chaîne de froid Configuration de la chaîne de froid Approvisionnement de vaccins et autres matériels du PEV Sources d énergie de la chaîne de froid Chaîne de froid inverse Estimer la capacité de stockage de la chaîne de froid Evaluer la capacité de stockage requise Estimer le volume net requis de stockage des vaccins Estimer la capacité requise de la chaîne de froid pour le stockage des vaccins Sélectionner les équipements de la chaîne de froid Gérer le matériel de la chaîne de froid Inventaire du matériel de la chaîne de froid Entretien du matériel / maintenance Planifier la chaîne de froid Préparer les plans annuels de la chaîne de froid Préparer un plan d urgence de la chaîne de froid Suivre et superviser la chaîne de froid Suivi de la chaîne de froid Indicateurs de suivi de la chaîne de froid Rapports Maintien de votre chaîne de froid fonctionnelle «en bonne santé» Supervision Références Annexes Annexe 1 : Plan de réhabilitation de la chaîne de froid dans la province de Qwerty, Hopelandia43 Annexe 2 : Liste d indicateurs sélectionnés pour le suivi de la chaîne de froid iv Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

7 Abréviations et acronymes BCG Bacille Calmette-Guérin (contre la tuberculose) CFC Chlorofluorocarbone DANIDA Agence danoise de développement international DT Diphtérie, tétanos (vaccin) DTC Diphtérie, tétanos, coqueluche (vaccin) HepB Hépatite B (vaccin) Hib Haemophilus influenza de type B (vaccin) MMR Rougeole, oreillons, rubéole (vaccin) Measles, mumps, rubella vaccines MR Rougeole, rubéole (vaccin) Mumps, rubella (vaccine) MSP Ministère de la Santé OMS Organisation mondiale de la Santé PCIME Prise en charge intégrée des maladies de l enfant PCV Pastille de contrôle du vaccin PEV Programme Elargi de Vaccination PFA Paralysie flasque aiguë PIS Fiche d information sur les produits Products Information Sheets UNICEF Fonds des Nations Unies pour l Enfance VAT Vaccin antitétanique VPO Vaccin polio oral Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO v

8 Glossaire Bundling : Chaîne de froid : Maintenance : Supervision : Vaccin : Inventaire : Logistique : L offre groupée des fournitures : des vaccins, des diluants, des seringues et des boîtes de securité. L implication est qu aucune composante ne peut être considéreé isolément. L offre groupée n a pas de connotation physique et n implique pas que les articles doivent être emballés ensemble. Système constitué de divers éléments, à savoir les ressources humaines, matérielles, financières et également des normes, à différents niveaux autrement appelés maillons de la chaîne qui permet le transport, le stockage et la distribution de vaccins actifs depuis le fabricant jusqu à l endroit où ils sont administrés aux sujets cibles. Ensemble des activités techniques qui assurent le bon fonctionnement des équipements, des moyens de transport relatifs à la chaîne de froid. Processus destiné à guider, appuyer et aider les prestataires de service à remplir leurs devoirs et tâches assignées en vue d atteindre les objectifs organisationnels planifiés. La supervision s effectue à l aide d une liste de contrôle de supervision ou d un questionnaire qui aident le superviseur à évaluer la situation par rapport aux différents aspects du programme ou projet. Produit biologique fabriqué à partir de virus tué, de virus ou de bactérie atténué, utilisé en vaccination pour induire une immunité spécifique chez les personnes contre les maladies infectieuses. Activité pour vérifier les quantités physiques, observer l état fonctionnel actuel des équipements et autres matériels utilisés dans la chaîne de froid. Ensemble des opérations qui inclus, la fourniture, la livraison, des vaccins et consommables à l endroit où ils doivent être utilisés, gestion et maintenance des équipements et des moyens de transport de la chaîne de froid. vi Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

9 1. Introduction 1.1 Contexte 1.2 But du module 1.3 Audience cible 1.4 Objectifs de la formation 1.5 Contenu du module 1.6 Comment utiliser le module Le Programme élargi de vaccination a connu de grands progrès ces dernières années en Afrique, en particulier en ce qui concerne les activités d éradication de la poliomyélite. Au cours de cette décennie l objectif est de renforcer le PEV de routine et d introduire de nouveaux vaccins pour élargir l éventail de lutte et assurer la survie de l enfant. Tant que nous ne pouvons pas être sûrs de la qualité des vaccins, de leur validité du fabricant à l enfant, nous n aurons pas atteint l objectif principal de la vaccination. Le système de garantie de la qualité des vaccins est communément appelé «Chaîne de froid». La gestion de la chaîne de froid comprend deux catégories : gérer les équipements et gérer les hommes. Les récentes évaluations menées en 2001 et 2003 dans les pays d Afrique montrent que beaucoup de pays ont encore du chemin à faire pour améliorer leurs systèmes de gestion des vaccins. Certes, il y a beaucoup de points positifs dans le fonctionnement de la chaîne de froid, mais les insuffisances suivantes ont été constatées : les ruptures fréquentes de la chaîne de froid (parfois de longue durée) suite à l absence de combustible ou de pièces détachées le manque de planification de la maintenance et de la réhabilitation de la chaîne de froid. l utilisation incorrecte de la PCV comme instrument de gestion le manque de prévision pour les situations d urgences Ces problèmes freinent les progrès des services de vaccination de routine et entravent les efforts visant à atteindre les objectifs d élimination et d éradication de la maladie. Pour résoudre ces problèmes, il faut : Identifier clairement les difficultés de la chaîne de froid et leurs causes Entreprendre des actions spécifiques pour y remédier Renforcer les systèmes de gestion pour prévenir la résurgence des mêmes problèmes ou des cas semblables. 1.1 Contexte Afin d élaborer des systèmes de logistique efficaces et efficients pour une chaîne de froid fiable partout dans la Région africaine, le PEV/AFRO et ses partenaires s efforcent d aider les programmes nationaux des pays à atteindre les objectifs du PEV. Ces efforts sont consentis sous la forme d appui technique offert par les consultants de l OMS, d élaboration de supports pédagogiques, de modules de formation, de fiches techniques de supervision et d encadrement pour le développement des ressources humaines. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 1

10 La chaîne de froid est indispensable parce que les vaccins sont des produits sensibles qui perdent leur activité s ils sont exposés à des températures trop élevées ou trop basses. Rien ne sert d atteindre un niveau élevé de couverture vaccinale en utilisant des vaccins qui ne sont pas actifs. L équipe de la chaîne de froid est consciente de la tâche qui lui incombe. Un bon matériel (fonctionnel et répondant aux critères édictés par le programme) est essentiel pour la réussite du Programme, mais il doit être correctement utilisé, ce qui suppose un savoir-faire correctement appliqué par tous les membres de l équipe, une supervision permanente et une motivation conséquente. 1.2 But du module Le présent module fournit au personnel de terrain des informations actualisées sur la chaîne de froid, en remplacement du module de formation de niveau intermédiaire intitulé «Assurer le fonctionnement de la chaîne de froid» WHO/EPI/MLM/91.5 Révisé en janvier C est un outil didactique pratique destiné aux agents de santé impliqués dans la vaccination à tous les niveaux, en vue de gérer l appui logistique du PEV pour fournir des services de qualité à la population cible. 1.3 Audience cible Ce module s adresse aux cadres du PEV à tous les niveaux du système national de santé. Il leur fournira les informations nécessaires pour la conduite des activités de planification, de suivi et de supervision formative de la chaîne de froid. 1.4 Objectifs de la formation À la fin du module, les participants seront en mesure de : Expliquer la chaîne de froid. Justifier le choix des options retenues pour la chaîne de froid et le choix du matériel Estimer les capacités de la chaîne de froid et sélectionner le matériel Calculer les besoins en stockage des vaccins à différents niveaux Evaluer la capacité de stockage à différents niveaux de la chaîne de froid Evaluer les capacités de congélation du matériel pour les accumulateurs de froid Sélectionner les équipements appropriés de la chaîne de froid. Gérer la chaîne de froid Définir le calendrier d approvisionnement, en tenant compte de la capacité de stockage du matériel Effectuer l inventaire physique des équipements et des stocks de consommables et tenir les archives Définir les activités de maintenance des équipements à différents niveaux Evaluer les besoins de fonctionnement de la chaîne de froid Evaluer les besoins de renouvellement de la chaîne de froid. 2 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

11 Elaborer des plans pour la chaîne de froid Elaborer un plan annuel de supervision de la chaîne de froid Préparer un plan d urgence de la chaîne de froid. Suivre le fonctionnement de la chaîne de froid Fonctionnalité Fiabilité Entretien du matériel (préventif et curatif). Superviser la chaîne de froid Elaborer une liste de contrôle pour la supervision de la chaîne de froid Déterminer les tâches techniques à exécuter par les agents de santé pour l entretien de la chaîne de froid Elaborer un programme de formation ou de remise à niveau du personnel de santé. Mettre en place la chaîne de froid inverse pour la collecte et le transport des échantilons de laboratoire 1.5 Contenu du module Ce module est divisé en cinq sections : 1.6 Comment utiliser ce module Après avoir discuté des concepts régissant la gestion de la chaîne de froid et considéré les diverses approches suggérées, chaque participant passera aux exercices pratiques. A la fin des exercices, les solutions seront discutées en groupe de travail ou en plénière avec l aide des animateurs. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 3

12 4 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

13 2. Organiser la chaîne de froid 2.1 Configuration de la chaîne de froid 2.2 Approvisionnement de vaccins et autres matériels du PEV 2.3 Sources d énergie de la chaîne de froid 2.4 Chaîne de froid inverse La chaîne de froid se définit comme un système constitué de divers éléments, à savoir les ressources humaines, matérielles, financières et également des normes, à différents niveaux autrement appelés maillons de la chaîne qui permet le transport, le stockage et la distribution de vaccins actifs depuis le fabricant jusqu à l endroit où ils sont administrés aux sujets cibles. La figure 1 ci-dessous en donne une illustration détaillée. Figure 1 : Mouvement des vaccins dans la chaîne de froid des fabricants à l enfant ou à la femme cible Source : OMS/Siège La chaîne de froid fait partie intégrante du programme de vaccination et à ce titre, elle doit être considérée dans la gestion du PEV (planification, suivi et évaluation). Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 5

14 Dans les activités de planification de la vaccination, la direction du PEV doit : définir la meilleure configuration possible de la chaîne de froid, assurer la disponibilité de vaccins actifs à tous les niveaux d intervention du pays y compris les nouveaux.vaccins. 2.1 Configuration de la chaîne de froid Une évaluation logistique rapide peut déterminer l état de la gestion du matériel et des vaccins au niveau du terrain, ainsi que l état du système de distribution. Sur la base de ces informations et de la géographie du pays, les responsables du PEV peuvent décider de l option à retenir. Quelles que soient les stratégies de vaccination retenues, la configuration de la chaîne de froid se fait par rapport à deux options : la chaîne de froid rapide et la chaîne de froid lente. Chaîne de froid rapide L option de la chaîne de froid rapide est basée sur les équipements qui ne produisent pas de froid, mais qui le conservent grâce aux accumulateurs de froid préalablement congelés pour assurer le transport des vaccins (porte-vaccins et glacières). Ils ne produisent pas le froid. La chaîne de froid rapide compte sur la vitesse pour limiter les lacunes du stockage, de la distribution et de la manipulation des vaccins. La chaîne de froid rapide peut entraîner des coûts de distribution plus importants, mais ces coûts sont compensés en partie par la mise en circulation d une plus petite quantité de vaccins. La chaîne de froid rapide peut mieux fonctionner si les conditions suivantes sont respectées : Réfrigération peu fiable au niveau du centre de santé Capacité gestionnaire inadéquate au niveau du centre de santé Système de distribution bon marché et fiable Distances courtes entre les différents niveaux du système de santé Utilisation de vaccins à coût élevé (ex. Hib, HepB). Chaîne de froid lente La chaîne de froid lente, qui repose sur un matériel produisant du froid. Elle réduit le coût de distribution, mais augmente la quantité de vaccins en circulation. 1 La chaîne de froid lente est recommandée pour : Réfrigération fiable au niveau du centre de santé Capacité gestionnaire efficace au niveau du centre de santé Système de distribution cher et peu fiable Longues distances entre les différents niveaux du système de santé Faible coût des vaccins utilisés Ce système utilise des appareils de production de glace (réfrigérateurs, congélateurs ou chambres froides). 1 A. Rushton et al.: "Handbook of Logistics & Distribution Management", Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

15 Tableau 1 : Facteurs de choix d une option de chaîne de froid Critères Chaîne de froid rapide lente Techniques Fiabilité de la source d énergie non fiable fiable Fiabilité du transport fiable non fiable Distances courtes longues Gestionnaires Qualité Gestion stocks faible bonne Manipulation des vaccines faible bonne Coût des vaccins élevé moindre Facteurs de choix d une option de chaîne de froid Densité de la population faible forte Du tableau 1 on peut constater que la chaîne de froid rapide est la plus adaptée aux pays à faible superficie, tandis que la chaîne de froid lente convient davantage aux pays à grande superficie. Les facteurs de choix d une option de chaîne reposent sur des critères techniques et gestionnaires. Il n est pas nécessaire de choisir une option pour le pays tout entier. Sur la base de la situation spécifique de chaque district, certains peuvent choisir la chaîne de froid rapide, d autres la chaîne lente. Un plan combiné peut aussi être retenu : chaîne lente entre les magasins central et de district, rapide entre les magasins de district et les centres de santé. Exercice 1 : Vous êtes responsable d un district de 30 centres de santé : Le centre A, est situé à 60 km avec une population de habitants. En saison de pluies, le centre est inaccessible et ne dispose pas de réfrigérateur. Votre demande d allocation de réfrigérateur n a pas été satisfaite par la hiérarchie. Le centre B est situé à 5 km le long de la route principale et compte une population de habitants. Il dispose d un réfrigérateur, mais n a pas de technicien de la chaîne de froid pour les réparations. Le responsable du centre de santé vous a informé par téléphone que le réfrigérateur à vaccins est en panne. Le centre C est situé à 15 km, avec une population de habitants. Il dispose d un réfrigérateur. Lors de votre récente visite de supervision, vous avez notez qu il n y a qu un seul agent de santé au centre et que celui-ci n a pas les outils de suivi de la chaîne de froid. 1. Quelles dispositions allez-vous prendre pour assurer la vaccination sans interruption dans tous les centres? 2. Quelle serait, à votre avis, l option de la chaîne de froid la plus convenable à ces situations? 3. Justifiez votre décision en plénière. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 7

16 2.2 Approvisionnement en vaccins et autres matériels du PEV L organisation du transport fait partie intégrante de la configuration globale de la chaîne de froid et doit être bien planifiée et exécutée. Deux modalités d approvisionnement sont envisageables à savoir : Les vaccins et autres fournitures à récupérer par les institutions de niveau inférieur Les fournitures à livrer aux institutions de niveau inférieur Méthode de récupération La procédure consiste à laisser la latitude à chaque structure du niveau inférieur de venir chercher ses approvisionnements au dépôt du niveau supérieur (le centre de santé va se ravitailler dans un dépôt du district sanitaire). Les avantages de cette stratégie sont les suivants : possibilité de rencontres régulières du responsable des sorties du dépôt avec le personnel de terrain ou les agents des formations sanitaires, d où des échanges et la collecte d informations sur les fournitures en dépôt dans les formations sanitaires respectives libération du personnel du niveau central de la responsabilité du transport des vaccins vers les unités sanitaires périphériques les utilisateurs sont responsables eux-mêmes de la collecte régulière de leurs approvisionnements Les inconvénients potentiels sont les suivants : Exigence d un calendrier et d un horaire de collecte rigoureux pour éviter les absences au niveau du dépôt. Un système de contrôle de la disponibilité des stocks doit être en place, sinon le personnel des formations sanitaires peut arriver à un moment où le magasin est temporairement à court des fournitures nécessaires il peut être difficile à certaines formations sanitaires d arranger leurs propres transports (manque de fonds, panne de moyens de locomotion, etc.) Dans l ensemble, le système de collecte peut-être plus coûteux, parce que chaque formation transporte ses propres approvisionnements. Méthode de livraison des approvisionnements Ce système nécessite que les structures de stockage aux niveaux sanitaires supérieurs livrent les approvisionnements aux dépôts de niveau inférieur et aux unités sanitaires périphériques. Les avantages de la livraison sont les suivants : La livraison en groupe réduit les frais de transport La livraison peut se faire en même temps que les visites de supervision aux formations sanitaires Le personnel des formations sanitaires est plus disponible pour les activités de vaccination Il est plus facile de livrer de grandes quantités d approvisionnements ou d articles en gros, pourvu qu il y ait des véhicules appropriés. Les inconvénients de la livraison sont les suivants : La structure centrale doit disposer d au moins un véhicule de grande capacité pour les livraisons en groupe ou sous-traiter à des sociétés de transport privées. 8 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

17 Le magasin central peut ne pas avoir assez de vaccins pour servir toutes les formations sanitaires Les retards de livraison peuvent survenir s il y a beaucoup de centre de santé, des distances trop grandes ou des pannes de véhicules, d où d inévitables ruptures de stock pour les formations sanitaires bénéficiaires. La méthode peut parfois nécessiter des moyens complémentaires tels que des glacières ou des accumulateurs de froid. Dans certains cas, un véhicule frigorifique peut être nécessaire pour assurer des livraisons régulières. Dans la réalité, une combinaison des deux modes d approvisionnement peut conférer plus de souplesse au système. L uniformité du mode d approvisionnement est improbable, puisque tout dépend des conditions locales. Quel que soit le mode choisi, il est important de faire un plan pour assurer un ravitaillement régulier des unités périphériques. Conditionnement pendant le transport A court terme S assurer que les accumulateurs de froid congelés sont conditionnés (30 minutes à 1 heure) avant de les emballer avec les vaccins. A moyen terme Créer une chaîne de froid à deux températures Les vaccins sensibles à la congélation sont transportés avec des accumulateurs de froid remplis d eau froide Les vaccins sensibles à la chaleur sont transportés avec des accumulateurs de froid congelés (pas besoin de les conditionner). Types de transport Il y a trois types de transport que vous pouvez choisir : Transport par le MSP Transport public Véhicules privés. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 9

18 Tableau 2 : Choisir un moyen de transport approprié Types de transport MSP Public Privé Avantages - Généralement disponible, surtout si le MSP a un véhicule désigné/donné - Le chauffeur du véhicule est formé sur la chaîne de froid et peut veiller à la sécurité des vaccins pendant le transport - Convient aux activités intégrées à d autres programmes (ex. : supervision conjointe avec l unité de nutrition ou le point focal PCIME) - Pas de frais de transport supplémentaires pour les livraisons - Large réseau routier pour les mouvements d autocar dans le pays - Pas d entretien de véhicule par le MSP/PEV ni de procédure de recrutement de chauffeur - Transport bon marché, donc charge légère sur le budget du PEV - Les arrangements contractuels protègent plus les fournitures - Calendrier de livraison strictement respecté - Les plans contractuels donnent plus de temps au PEV pour la gestion du programme combinaisons Inconvénients - Le véhicule du pool du MSP peut être indisponible quand on en a besoin - Pannes fréquentes du véhicule pour cause de mauvais entretien ou d absence de pièces de rechange - L utilisation des transports publics peut créer des risques pour les vaccins à cause de retards possibles, d arrêts fréquents et d exposition des glacières au soleil - Itinéraires limités à cause des programmes fixes des autocars - Horaires contraignants pour le PEV - Les chauffeurs des transports publics ne connaissent pas la chaîne de froid et peuvent ne pas être utiles à l agent de santé en cas d urgence - Coût élevé de la sous-traitance des services de transport, surtout pour les véhicules frigorifiques - nécessité d organiser des sessions de formation pour les chauffeurs du secteur privé 2.3 Sources d énergie de la chaîne de froid En fonction de la taille du pays, le choix de sources d énergie appropriées peut se faire pour le pays tout entier ou pour chaque district ou province. Comme indication générale, les facteurs suivants doivent être pris en compte : Disponibilité, fiabilité et coût des différentes sources d énergie : électricité du secteur, électricité de groupe électrogène, gaz, pétrole, énergie solaire ou combinaisons Coûts d investissement et de fonctionnement des différentes technologies : à compression ou absorption, électrique ou solaire, à absorption de gaz ou à pétrole. La compression renvoie à l utilisation d un réfrigérateur à compresseur (moteur) ; l absorption à l utilisation d un corps de chauffe ou d une résistance électrique. Les unités d absorption sont souvent mixtes c est-à-dire qu ils peuvent utiliser deux sources d énergie mais pas concomitamment (pétrole, électricité ou gaz, électricité) Disponibilité de techniciens qualifiés pour l installation et l entretien des différentes technologies de réfrigération Quantité de vaccins à stocker Durée du stockage pour chaque niveau de la chaîne de froid. 10 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

19 La figure 2 résume le processus de choix d une source d énergie appropriée suivant la disponibilité et la fiabilité du système de réfrigération. Figure 2 : Choix d une source d énergie appropriée Source : OMS/UNICEF, PIS, Edition 2000 Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 11

20 Electricité L électricité est de loin la meilleure source d énergie pour le fonctionnement de la chaîne de froid. Elle permet l utilisation de réfrigérateurs et congélateurs à compression, beaucoup plus efficaces que ceux à absorption, chaque fois que la fourniture d électricité dépasse huit heures sans interruption et sans grandes variations (chute ou baisse de tension). Gaz et pétrole Le gaz et le pétrole sont des sources d énergie utiles dans les localités où il n y a pas d électricité. Elles permettent de faire fonctionner les appareils à absorption, certes moins efficaces que ceux à compression, mais suffisant pour le maintien de la chaîne de froid. Il est préférable d utiliser les réfrigérateurs à absorption fonctionnant au gaz qu au pétrole en raison de la facilité de l entretien. Les réfrigérateurs à gaz ont aussi l avantage d un débit régulier en gaz, ce qui permet de maintenir la température sans beaucoup de difficultés. Energie solaire L énergie solaire présente une alternative intéressante pour le fonctionnement de la chaîne de froid là où les sources d énergie classiques ne sont pas disponibles de façon fiable. Dans le choix des équipements, il est important que les appareils soient testés à plus de 43 C le jour et à +15 C la nuit (voir les données des fiches signalétiques d articles de l OMS/UNICEF). 2.4 Chaîne de froid inverse Définition et options Dans le cadre de la surveillance épidémiologique, des échantillons (de selles, sang, etc.) sont prélevés sur des sujets présentant des signes des maladies. Ces échantillons sont envoyés au laboratoire pour analyse et confirmation. Pour ne pas affecter négativement les résultats d analyse au laboratoire, les échantillons doivent être conservés et transportés dans les conditions requises par la chaîne de froid. Il est essentiel que le prélèvement arrive au laboratoire en bon état pour que l examen virologique soit fiable et la maladie correctement diagnostiquée. Cela doit être fait les meilleurs délais pour qu une action immédiate soit prise, car il pourrait s agir d épidémie. Le système permettant le prélèvement, la conservation et le transport des échantillons du patient au laboratoire s appelle la «chaîne de froid inverse». L option recommandée pour la chaîne de froid inversée est la chaîne de froid rapide. Précautions spéciales Si le prélèvement doit être effectué sur un malade, l agent de santé doit disposer de collecteurs à prélèvements, d un petit porte-vaccins avec quelques accumulateurs de froid dans lesquels seront disposés les prélèvements. Le collecteur à prélèvements doit comprendre les éléments suivants : Tampon d absorption 1 Fiche de laboratoire 1 Sac extérieur thermo-scellé 1 Boîtes à prélèvement 2 Etiquettes du malade 2 12 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

21 Déployer tous les efforts possibles pour que les prélèvements arrivent au laboratoire dans les 72 heures suivant le prélèvement. Si cela n est pas possible, les échantillons doivent être congelés (à 20 C) et expédiés congelés, de préférence avec des accumulateurs de froid qui ont aussi été congelés à 20 C. Si une chaîne de froid inverse n est pas correctement maintenue à tout moment pendant le transport, les poliovirus ne survivent pas dans les prélèvements de selles Si la formation sanitaire n a pas de matériel de transport des prélèvements, un porte-vaccins peut être utilisé. Celui-ci doit être étiqueté et ne doit plus jamais servir à transporter des vaccins. Les prélèvements ne doivent JAMAIS être disposés dans des glacières contenant des vaccins ou d autres médicaments. Les prélèvements sont potentiellement infectieux et doivent être manipulés avec soin et porter la mention : «Contaminés». A l arrivée au centre de santé, le prélèvement doit être hermétiquement enfermé dans un sac en plastique et placé dans un réfrigérateur, à l écart des autres produits pharmaceutiques. Il doit être envoyé le plus tôt possible à un laboratoire pour analyse. Le porte-vaccins contenant le prélèvement doit clairement porter le nom, l adresse et le numéro de téléphone du destinataire. Si le prélèvement doit transiter par un hôpital de district pour arriver au laboratoire, il doit être transporté dans un porte-vaccins clairement étiqueté et la chaîne de froid doit être entretenue. Les hôpitaux de district doivent suivre les mêmes règles de stockage énoncées ci-dessus pour les centres de santé. Après avoir effectué le prélèvement pour analyse, informez à l avance le laboratoire d accueil. Si l envoi s effectue par voie aérienne, informez-vous à l avance sur les procédures pour éviter des retards inutiles. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 13

22 14 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

23 3. Estimer la capacité de stockage de la chaîne de froid 3.1 Evaluer la capacité de stockage requise 3.2 Estimer le volume net requis pour le stockage des vaccins 3.3 Estimer la capacité de la chaîne de froid requise pour le stockage des vaccins 3.4 Sélectionner les équipements de la chaîne de froid 3.1 Evaluer la capacité de stockage requise Chaque antigène a ses conditions particulières de stockage. Il est par conséquent important de savoir exactement pendant combien de temps et combien de vaccins il faut stocker aux : a) Températures positives entre +2 et +8 C b) Températures négatives entre 15 C et 20 C Tableau 3 : Températures et durée de stockage recommandées à différents niveaux de la chaîne de froid Vaccins Dépôt Dépôts Intermédiaires Centre de Poste de primaire Province District sante sante 6 mois 3 mois 1 mois 1 mois Utilisation quotidienne VPO -15 o C à 20 o C BCG L OMS ne recommande plus de stocker les vaccins Rougeole lyophilisésà 20 C. Leur stockage à 20 C n est pas MMR dangereux, mais non nécessaire. Par ailleurs, ces +2 o C à +8 o C MR vaccins doivent être gardés au frais et transportés Fièvre Jaune entre +2 et +8 C. Hib lyophilisé Hépatite B DTC-HepB Hib liquide DTC DT VAT Le diluant ne doit JAMAIS être congelé. Si le fabriquant fournit du vaccin lyophilisé conditionné avec le diluant, l ensemble doit être stocké entre +2 o C et +8 o C. Lorsqu ils sont fournis séparément, les diluants doivent être stockés séparément entre +2 o C et +8 o C Source : OMS/Siège Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 15

24 Note : Ne jamais congeler le BCG si le diluant est inclus dans l emballage de vaccin A tous les niveaux de la chaîne de froid, tous les vaccins doivent être transportés à des températures comprises entre +2 et +8 C. Le vaccin oral contre la poliomyélite peut être dégelé pendant le transport sans dommage. Il peut être congelé à nouveau. Ceci ne s applique pas pour le BCG et la rougeole. Les durées de stockage conseillées dans le tableau ci-dessus sont des valeurs maximales recommandées. Les dates limites indiquées par le fabricant doivent être respectées. Indépendamment des dangers de l exposition à la chaleur, la congélation endommage gravement certains vaccins : DTC, DT, VAT, poliomyélite inactivé et Hépatite B (l hépatite B se congèle autour de 0,5 C) Un vaccin qui a perdu son activité par suite de l exposition à la chaleur ou au froid ne la retrouve pas quand la température de stockage correcte est rétablie. Lorsque cette perte d activité est consécutive à l exposition à la chaleur, le vaccin ne change pas d apparence. Il est donc impossible de distinguer un flacon de vaccin inactif sans un essai de laboratoire complet. 3.2 Estimer le volume net requis de stockage des vaccins Pour le calcul du volume de stockage des vaccins, on peut utiliser les données (démographiques, de couverture, etc.) de la dernière année de la période de planification. Les données suivantes sont requises : La population cible Les cibles de vaccination prévues (planifiées) Le calendrier vaccinal, qui indique le nombre de doses de chacun des antigènes utilisés dans le programme Les caractéristiques des vaccins utilisés dans le programme en terme de conditionnement et d emballage Le niveau du taux de pertes. Il est utilisé pour calculer le facteur de pertes en vue d ajuster les besoins généraux en vaccins Le rythme d approvisionnement : la période entre deux approvisionnements Les données ci-dessus sont les informations de base pour le calcul du volume net de stockage des vaccins, qui peut être déterminé à l aide de deux méthodes : a) Le calcul basé sur les besoins estimés pour chaque vaccin et volume de vaccin par dose administrée b) Une méthode rapide basée sur le volume de vaccin par enfant complètement vacciné en intégrant les nouveaux vaccins Calcul basé sur le volume de vaccin par dose Cette méthode consiste à estimer les besoins annuels en vaccins pour une période d approvisionnement (cf. module 9 : Gestion des vaccins). Notez qu il faut une projection des données de couverture pour une année donnée (utilisez votre plan quinquennal pour extraire la couverture cible). A l aide des chiffres de couverture cible, vous pouvez déterminer les besoins annuels en vaccins avec les intervalles d approvisionnement, en fonction du niveau de la formation sanitaire, par exemple : six mois pour le niveau national, trois mois pour le niveau régional, six mois pour le district et le centre/poste de santé. 16 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

25 Ensuite, pour chaque antigène, on multiplie les besoins pour une période d approvisionnement par le volume unitaire par dose correspondant au conditionnement choisi dans le programme. Le résultat est rapporté dans la colonne positive ou négative conformément aux conditions de stockage requises pour l antigène au niveau donné (2 C à +8 C ou 15 C à 25 C) pour les différents vaccins. Le dernier chiffre déterminera les volumes de réfrigération ou de congélation. Cette méthode est souple. Elle peut être appliquée aux vaccins individuels qui sont inclus dans le calendrier de vaccination et exclure ceux qui ne sont pas utilisés dans un pays particulier. Le tableau 4 permet de calculer le volume de stockage requis pour les vaccins qui peuvent arriver dans des flacons de différents volumes. Tableau 4 : Doses de vaccins estimés x volume emballé/dose = volume de stockage en cm 3. (Ce volume /1000 = volume de stockage requis en litres) Vaccin Emballage Besoins Volume Volume de Température de (doses/ estimés X emballé/ = stockage stockage (en flacon) selon la dose (cm 3* )* (cm 3 ) cm 3) selon les couverture conditions pour cible (doses) BCG 20 X 1,0 = VPO 10 X 2,5 = VPO 20 X 1,5 = DTC 10 X 3,0 = DTC 20 X 2,5 = Rougeole 10 X 3,0 = VAT 10 X 3,0 = VAT 20 X 2,5 = Hépatite B 1 X 9,7 = Hépatite B 2 X 4,8 = Hépatite B 6 X 2,7 = Hépatite B 10 X 2,3 = Fièvre jaune 10 X 3,7 = Fièvre jaune 20 X 1,8 = Dtcoq-Hep B 10 X 3,0 = DTC -Hep B+Hib 2 X 5,3 = Hib 1 X 9,7 = Hib 2 X 4,8 = Hib 10 X 13,8 = TOTAL * Les chiffres de cette colonne sont indicatifs et dépendent du fabricant les vaccins du PEV +2 à à 8 C -25 C Estimez le matériel sur la base des volumes de vaccins calculés, mais rappelez-vous qu il faut refroidir le diluant des vaccins lyophilisés au moins un jour (24 heures) avant l utilisation. Il faut aussi prévoir de l espace pour les accumulateurs de froid. Prenez en compte toute forte augmentation dans les activités de vaccination qui entraînerait une augmentation de la quantité des vaccins et des approvisionnements qui doivent être conservés dans le réfrigérateur. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 17

26 Exercice 2 : (Travail individuel) Vous avez reçu dans votre programme un lot de vaccin anti-amaril en flacons de 10 doses. Les vaccins sont emballés en 5 rangées de 10 flacons dans des paquets de x x cm de dimension. Calculer le volume de stockage de la FJ au niveau central, pour les 2,7 millions de doses attendues pour la prochaine campagne de vaccination. Après avoir terminé l exercice, vérifiez vos résultats avec l animateur Méthode rapide d estimation du volume net de stockage des vaccins Cette deuxième méthode consiste à calculer le volume de stockage des vaccins par enfant complètement vacciné. Le tableau 5 ci-dessous présente les informations utilisées à cet effet. Le volume net total de stockage est obtenu en multipliant le volume par enfant complètement vacciné obtenu par le nombre total d enfants attendus au cours d une année (en fonction de l objectif de couverture). Tableau 5 : Calcul du volume de stockage des vaccins par enfant complètement vacciné (y compris deux doses de VAT pour les femmes enceintes) Nombre de Nombre de Volume emballé Pertes Volume Vaccins doses doses pour par dose de stockage par flacon la vaccination (cm 3 ) Taux (%) Facteur A B C D E F Polio oral ,5 15 1,18 11,80 Fièvre jaune ,7 40 1,60 5,92 Rougeole ,0 40 1,60 4,80 BCG ,0 50 2,0 2,00 DC ,5 15 1,18 8,85 VAT ,5 15 1,18 5,90 Hep B ,3 15 1,18 8,14 Hib 1 3 9,7 5 1,05 30,55 Volume net de stockage par enfant complètement vacciné (cm 3 ) 77,96 N.B. : 1. Les calculs ci-dessus ne comprennent que le volume de vaccin, sans diluant 2. E = 100/(100-D) 3. F = B x C x E Volume de stockage requis en litres = volume net par enfant complètement vacciné (en cm 3 ) x nombre d enfants de moins de 11 mois x cible de couverture vaccinale/1000 Source : PIS, OMS, 2000 Le volume de 77,96 cm 3 cubes par enfant complètement vacciné correspond à un Programme de vaccination particulier utilisant des vaccins sélectionnés avec les conditionnements indiqués au tableau 5. Les calculs doivent donc se faire pour chaque cas sur la base des tailles spécifiques de conditionnement du Programme national de vaccination. En outre, les pays qui n utilisent aucun des vaccins dans leur PEV ne doivent pas les inclure dans leurs calculs. 18 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

27 Il est également important de retenir que les diluants pour les vaccins lyophilisés, qui ne doivent pas être réfrigérés aux niveaux national, régional et de district, doivent l être au niveau de centre de santé avant leur utilisation (au moins 24 heures à l avance). Par conséquent, leur volume doit être pris en compte par la suite, en multipliant le volume de vaccins lyophilisés par deux au niveau du centre de santé. Les taux de pertes utilisées dans ces tableaux et dans les formules ne le sont qu à titre indicatif. Ils peuvent être utilisés en l absence de données de terrain. L introduction des PCV sur les flacons de vaccins ainsi que l application de la politique de flacons entamés pour les vaccins liquides peuvent sérieusement influer sur les taux de perte. Les pays doivent assurer le suivi des pertes et ajuster en conséquence leurs estimations. Exercice 3 : (Travail individuel) Calculer le volume net de stockage des vaccins requis par enfant complètement vacciné en utilisant les données de votre programme de vaccination. Discutez de vos résultats avec les collègues du groupe et l animateur. 3.3 Estimer la capacité requise de la chaîne de froid pour le stockage des vaccins Une fois le volume de stockage des vaccins estimé, il faut estimer la capacité de la chaîne de froid nécessaire pour le volume qui vient d être calculé. Pour ce faire, il faut un facteur multiplicateur ou facteur de volume. Ce facteur prend en compte la nécessité de faire circuler l air entre les boîtes de vaccin. Le facteur de volume dépend de l équipement de la chaîne de froid utilisé. Ainsi, pour : les chambres froides il est de 2,5 à 3,0 les réfrigérateurs ou congélateurs : 1,4 à 2,0 Le résultat de ce calcul donne la capacité générale requise pour la chaîne de froid. Le nombre d équipements de la chaîne de froid est obtenu en divisant la capacité requise (produit du volume net de stockage des vaccins et du facteur de volume de l équipement correspondant) par le volume brut de l équipement retenu. Capacité requise (= Volume de stockage de vaccins x Facteur de volume d équipement Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 19

28 Exercice 4 : Travail individuel et présentation en plénière) Un district sanitaire en Hopelandia présente les données suivantes : Population totale : habitants Enfants de moins de11 mois : 4% Cible vaccinale de l année prochaine pour les enfants de moins d un an et les femmes enceintes : 65% Volume de stockage requis par ECV :..cm 3 (faire vos propres calculs) 1. Quel est le volume net de stockage requis pour les vaccins? 2. Quel est nombre de réfrigérateurs nécessaires par type d appareil sachant que : a. Le volume brut d un réfrigérateur vertical est de 80 litres b. Le volume brut d un réfrigérateur bahut est de 100 litres 3. Quel sera le rythme d approvisionnement de ce district si la capacité de stockage disponible est de 200 litres? 4. Quelles sont les mesures à prendre si le district souhaite un rythme d approvisionnement de trois mois? A la fin, vérifiez vos résultats avec l animateur et préparez-vous à faire un exposé en plénière. 3.4 Sélectionner les équipements de la chaîne de froid Une fois les besoins en capacité de réfrigération identifiés, le responsable doit choisir le modèle précis qui satisfait ce besoin. Les fiches signalétiques d article de la chaîne de froid ( Product Information Sheets PIS) de l OMS et de l UNICEF contiennent des renseignements techniques et commerciaux sur un choix de matériels utilisés par le PEV. Les matériels figurant dans les fiches signalétiques (PIS) satisfont aux normes exigées par l OMS et l UNICEF, qui se résument ainsi qu il suit : a. L adéquation de la capacité de stockage dépend de la taille de la population ainsi que des objectifs annuels du Programme b. La capacité de production de glace et le recyclage des accumulateurs de froid doivent satisfaire les exigences des séances de vaccination planifiées dans la zone de desserte donnée. c. La performance de l appareil dépend des conditions locales dans lesquelles il sera utilisé, température ambiante par exemple. Dans le document PIS, le matériel est catégorisé pour trois zones de température : froid, tempéré et chaud, ce qui aide les pays à commander le matériel approprié pour les différentes zones de température. d. Source d énergie fiable, sans interruption e. Capacité de l appareil à maintenir la température en dessous de +10 C pendant plus de six heures après interruption ou défaillance de la source d énergie. Plus l autonomie frigorifique est élevée, mieux les vaccins se portent f. Existence de possibilité de service après vente, facilité d obtention ou d achat de pièces détachées g. Coût relativement moins cher, y compris coût de maintenance et de fret. h. Les réfrigérateurs commandés doivent être sans CFC. 20 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO

29 L utilisation des appareils ménagers pour la chaîne de froid n est pas un bon choix. Ces appareils ne sont pas adaptés à la conservation des vaccins. Ils ne sont pas fiables et les coûts de maintenance sont très élevés. Les responsables du PEV doivent savoir que ce n est pas un bon choix. Chambres froides Une chambre froide est un magasin où une unité de réfrigération produit et maintient une température située entre 2 C et 8 C pour la réfrigération et 15 C à 25 C pour la conservation des vaccins (voir figure ci-dessous) Les chambres froides servent à : stocker de très grosses quantités de vaccins fournir une installation sûre pour les stocks de réserve nationaux ou régionaux fournir un point de distribution national ou sub-national. Une chambre froide est une structure complexe que ne doivent faire fonctionner que des agents qualifiés, tant pour le stockage des vaccins que pour la maintenance technique. Rappelez-vous les points suivants pour le chargement, le déchargement et l entretien de la chambre froide : Des zones spécifiques doivent être marquées pour chaque type de vaccin Laissez de l espace entre chaque rangée de boîtes de vaccins pour la circulation de l air froid Ne placez pas le DTC, le DT, le VAT et l HepB face au courant d air direct du système de réfrigération. Ils pourraient se congeler. Le choix d une chambre froide nécessite des connaissances spécialisées du produit et du fournisseur. L OMS/PEV recommande vivement d obtenir des conseils techniques (voir le document PIS, section E1). Au niveau des magasins régionaux ou nationaux, il n est pas recommandé d acheter une chambre froide à température positive pour une population de moins de 5 millions d habitants, et une chambre froide à température négative pour une population de moins de 25 millions d habitants. La décision finale dépend toutefois des facteurs locaux. Block III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO 21

30 Réfrigérateurs verticaux Beaucoup plus courants que les appareils bahuts, ils présentent l avantage de faciliter l accès aux vaccins; cependant leur facteur d utilisation est faible, si bien qu ils ne peuvent contenir de grandes quantités de vaccins. Au cas où le réfrigérateur servirait entièrement à la conservation de vaccins, un facteur multiplicateur de 2 s appliquerait. Tel est le cas de tous les réfrigérateurs verticaux pour vaccins utilisés dans les magasins locaux. Le volume brut de l appareil doit être égal au double du volume net requis pour le stockage des vaccins. Réfrigérateur vertical avec une boîte spéciale marquée «Utiliser en premier» ou «Use first» pour les flacons ouverts Source : OMS/Siège Réfrigérateurs bahuts Souvent utilisés pour la conservation de grandes quantités de vaccins dans les magasins intermédiaires. L accessibilité des vaccins est plutôt malaisée. Un facteur multiplicateur de 1,4 est appliqué à ce type de réfrigérateur, ce qui signifie que le volume du réfrigérateur est 1,4 fois celui des vaccins. De préférence, les réfrigérateurs bahuts doivent contenir un type de vaccin à la fois. Les flacons ouverts de vaccin liquide doivent être conservés dans une boîte spéciale dans le réfrigérateur marquée «utiliser en premier». Source : OMS/Siège 22 Bloc III Module 8 : Gestion de la chaîne de froid OMS/AFRO